作為一個財務人員，如何活用文件夾分類，以提高工作效率？

01-15

包括CDEF盤的文件夾分類，郵箱的文件夾分類(包括收件箱分類、發件箱分類)。能否提供一些具體的實例？

我有點強迫，所以必須要把東西整的很清楚。多開幾層文件夾，把文件命名細緻。當然這個看個人習慣。

僅靠文件夾分類是有局限性的。文件夾僅為一維分類，不管你文件夾分的多詳細，總是有某個文件，既屬於A文件夾，又屬於B文件夾。所以知乎採用的是分類+標籤的交叉分類方式，去確定某個問答的具體歸類。

我覺得花大心思去想怎麼分類文件夾，還不如多花心思在規範每個文件的命名上。有研究表明（來源忘記了），按分類的方式索引某文件，還不如直接用Ctrl+F搜索的快。

工作的時候，所有文件都是不能刪除的，說不定那個有用。能分類的分類，比如報表、制度。不能分類的按日期分，一天一個文件夾。反正空間有的是。找的時候用搜索。

這個主要是看個人習慣。

我的做法是：按照實用性+時間分類。

比如大部分文件都可以分別分到財務制度、報表、明細資料等等分類文件。

剩下的產生的臨時文件就一個月一個文件夾，全部放裡面。

其實我覺得文件的命名重於文件夾的分類，因為就我個人來講，常出現明明這個文件存在，但是由於忘記名字而費力搜索的事情。

所以給文件起一個易於搜索體現主題的名字很重要。

先說一個經驗教訓：財務的很多文件要修改很多版，一定要標註好關鍵詞和版本（以時間標註），不要隨意覆蓋之前版本，否則後面很多東西找不到了。

我分的稍微細一點，大概有4個層級，每個具體的文件都是「關鍵詞+時間」便於搜索，具體如下：

1、我的桌面

思路：

（1）根據類別和使用頻率將桌面圖標和文檔分類；

我的分為：軟體快捷方式、共享文檔、稅務工作（我目前主要的工作職責）、核算工作、個人臨時文檔。

（2）任務欄根據個人習慣將放到了右側。

備註：我們禁用外網，所以桌面沒有與工作無關的軟體。

2、 我的電腦

根據用途分為：C（系統）、D（工作軟體安裝、備份）、E（工作資料）、F（個人資料）

3、 文檔的分類（以工作盤E為例）

思路：

（1）根據工作內容、性質、頻率等，做分類。

（2）常規工作和臨時工作相區分。

如我這3年陸續做過核算、財務管理以及稅務工作（目前在做，標紅顯示），那麼我把這幾項工作分別建立了第一層級的文件夾。

（3）常規工作根據工作內容進一步劃分。——先內容，後分年

以稅務工作為例，首先，我將自己手頭的稅務工作根據國地稅業務的不同進行了分類；然後國稅工作又可以進一步細分，

（4）臨時工作——先分年，後內容

領導交代的臨時工作，往往優先順序會高一些，建議按「時間+關鍵詞」命名文件或文件夾，便於後期整理查找。

說明：藉助了兩個軟體：

A. 桌面分類軟體：Fences 2.1

B.文件夾分類軟體：Folder Ico

這兩個軟體，網上都可以下載，有免費版可以用；專業版需要購買（當然也有破解版）。

在事務所的時候按項目時間給文件夾命名…… 比如「2012-4」然后里面是個「XXX項目」再下面就是各種科目的底稿什麼的了。和公司的財務工作需要可能有出入。

之前的時候看過一篇文章叫做「樹形目錄」的崩潰。

大體的意思是，如果你想把所有的文件都按照一級一級的方式樹形分類，那麼分到最後，連你自己也不知道哪個文件夾在哪裡。

所以，我覺得分類的話，儘可能簡單實用的好。所謂「有可能」用的東西，做好備份就可以。

標準時間+文件作用可以更清楚的找到

原來看設計師命名file，v1到10，final1到10，老子不改了1到10，老子再也不改了1到10，老子再改就辭職1到10這個段子，還會哈哈樂。

去年做plan，我們的file命名是：201509101130

pm…真是絕望