如何快速地排版一篇排版很亂的Word？

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不僅是清除格式的問題，排版很亂會有大量的空行和空格，需要清除掉。

舉例如下：

1.清除多個空行：用「替換」指令，將 ^p^p 替換為 ^p ，執行多次。

這條指令中，^p 代表一個換行。

2.清除多個軟回車：軟回車是 Shift + Enter 產生的，在替換命令中表示為 ^l ，替換方式同1。

基本原理就是這樣，下面是 word 的通配符：

^? 任意字元；

^# 任意數字；

^$ 任意字母；

^p 段落標記；

^t 格式標記；

^d 域；

^w 空白區 (空格、不間斷空格、以及任意順序的格式標記)；

^f 腳註標記；

^e 章節附註標記；

^b 分節符；

^ 原查找內容；

^c 剪貼板內容。

so，知道了這些是什麼意思，就可以用「替換」命令，把你看到亂的地方全弄好了，比如說清除多個空格。

清除格式重排。

排版很亂的 Word，有時不僅僅是「排版很亂」的問題而已，也同時有樣式表混亂、樣式表衝突、引用混亂等問題。所以，我比較贊成的方式是全選並複製原文檔內容，再新建一個文檔，然後用「選擇性粘貼」中的「HTML 格式」（不使用「無格式文本」是因為題中要求「快速」）快速粘貼原文中的內容。當然，如果有順手的、已做好樣式表的文檔模板，那就更好了。

粘貼過來之後，整理也是必要的。除了說過的替換空格空位，也建議打開顯示標記開關，再根據需要進行處理。

1、版面結構化：排版者首先要有清晰版面概念，明確文檔的版面要求，建立標題、正文、表格、圖片、抬頭、落款、邊框修飾等版面結構要素的樣式模板，排版時可以一鍵到位。結構化要遵循兩個原則，一是層次化，即整篇文檔的版面結構要有層次感和立體感，標題是標題，正文是正文，插件是插件，一目了然。二是統一化，既版面結構雖然要有層次區分，但不能太過繁雜，比如字體的樣式、大小、顏色設置一般最多兩三款，字距行距要統一，整體看起來要乾淨整潔。

2、操作程序化：遵循先內容後版式的操作順序。一篇沒有多餘字元的word文檔是進入排版作業前最理想的初始條件，平時要養成習慣，編輯word文檔時要先完成所有內容錄入工作，不要一邊錄入一邊排版，一般最初錄入word文檔的文字，保證只有簡單分段文字（包括表格），僅此而已。如果上手的文檔完全不是你要的版面，你需要做是就是清理，把所有的格式全部清理掉，一般文字處理軟體都有一鍵還原的功能。通常不規範的原始文檔還會包含很多與內容無關的字元，比如空格符，佔位符，以及其他形形色色的字元，這些字元都可以執行編輯替換指令進行批量清理（參照前面有朋友已經作過的詳細介紹）。清理工作完成後你得到的就是一篇素凈的文檔，也正是你著手排版前所需要的天然原料了。

1.格式刷！

這個是神器！

2.可以利用已經排版好的文檔，複製粘貼排版不合理的內容進去，在粘貼選項裡面選擇跟隨目標格式。

3.掌握一個固定的格式標準(每個單位、機關、公司都會有固定的文檔格式標準及要求，比如頁面設置長寬的頁邊距、版心位置、字體、行距、間距、頁碼等等)記住它們，反覆練習，拿到文檔能夠快速的進行設置。這才是硬本事，總是偷懶找捷徑，最終很可能在非常認真嚴格的領導面前被盯出紕漏，或者發文的時候因為格式問題被人笑話，嚴重的可能會上升到認為你個人辦文不嚴謹，那麼你辦事也不會牢靠的程度。

慘痛經歷塑造出來的一個小小文字工作者的經驗之談。

複製到記事本，再複製回新建文檔。

如果是類似於報告之類，會經常用到的格式。建議可以用vb寫一個宏，每次用宏排版好字體，間距，表格樣式等，就可以一勞永逸了。

我在公司寫報告的時候都是先寫好內容，再用寫的宏刷一下格式，非常高效。

自定義樣式

一般定義三到四級標題，正文、引文，即可。

然後分塊選中，應用樣式即可。（順帶連目錄也有了^O^/）

這個我有實踐經歷，作為編輯會經常處理各種稿子，我曾經把別人需要2小時整理的稿子，點一次滑鼠就搞定。當然，我說的方法適合經常處理各種稿子的人，如果只是一次兩次使用，就別用了，因為前期準備會比較複雜。

注意：WPS有一個「文字工具」，已經具備了快速排版功能，只不過沒有個性化。

先說下需要用到的工具和知識準備：

工具準備：word或wps（必備），滑鼠按鍵精靈（備用）

知識準備：1.對word有深入的了解，並了解其工作的一般規律。

2.稍微了解一些編程知識，至少有一點編程的思維。

3.熟悉並了解word的「宏」功能。word中的「宏「需要啟用一下；WPS中的「宏」需要下載一個插件。

4.了解自己經常處理的稿子的特點，找出規律性。這一點很重要，必須深入洞察其規律才可以找到快速合理的方式。

下面說具體的操作方法：

基本原理：了解和分析稿件特點，運用word強大的查找替換以及格式設置功能進行預演示，演示成功後，將各次查找替換、格式設置等逐一編寫成word宏，並設置好宏快捷鍵。下一次，當我們打開一個新的文件時，只要按一下快捷鍵，一個雜亂無章的稿子瞬間變成你預設的樣子。包括頁面大小、頁邊距、行間距、字型大小、字體、首行縮進字元、是否要空格、是否要手動回車符等等。

說明：「宏」有一個好處是可以錄製，你可以像用錄音機一樣把你的操作錄下來，遇到同樣的稿子就可以應用你錄過的宏。如果不太會用word宏，也可以用滑鼠按鍵精靈代替，也有錄製功能。

實例說明：

比如，你經常從網上複製文字粘貼到word里，這種word文檔需要修改的內容很多：1.字體字型大小要統一、2.所有空格要刪除、3.所有英文雙引號要換中文、4.半形字元要換全形字元、5.手動換行符要變成自動換行符、6.沒用的圖片要刪除、7.網頁中固定內容的文字要刪除（網站名稱、導航欄內容等）、8.首行縮進2字元需調整、9.行間距段間距需調整、10.頁邊距要調整。以上所有的調整，我們都可以編寫到word宏中。其中，1、8、9、10需要用宏錄製功能錄製下來再做調整；2、3、4、5、6、7則需要做簡單的宏編輯來實現。

清除格式+查找替換

複製到記事本中，重新來過~~

沒有人用WPS嗎？

WPS的文字有一個段落重排，刪除空行，空格，首尾空格什麼的。

我一般是用這個，再自己手動整理。因為有時候需要增加必要的空段，空格什麼。

下午回去補圖

第一步肯定是清除格式。可以參考@俠小然的回答，我也是來學習的！如果各種各樣的格式非常混亂（比如從各處粘貼過來的資料）就先粘到txt文檔一遍吧！

第二步重新設置格式。word里有一個大綱視圖，在這個視圖下可以設置文字等級（印象中共有九個等級），各等級的格式也可以單獨設置，完成後目錄可以進行自動生成。個人覺得比較方便。@張梓陽的方法與這個類似，大綱視圖下操作更豐富些。

雖然寫了這些，@魏一平講的用宏排版應該是最方便最能減少重複勞動的，可惜目前還不會編寫宏。以上。

整體複製到txt格式的軟體上，把多餘格式清除掉，然後再複製到word上，查找空格替換掉，接下來慢慢排了

使用word通配符，分別選擇正文，標題，然後應用樣式。