辦公室整改，有大量紙質文件需要掃描成電子檔管理，有無最優的方案？

01-14

辦公室近期整改，以往有很多文件都沒有掃描存檔，現在需要把這些文件都掃描存檔。
成千上萬的份的文件，如何能夠較高效率的完成掃描任務。（如有相關的經驗、其他建議都歡迎提出）
感謝！

干過類似的工作：

1、如果預算充足不需要保密，直接外包。

2、自己掃描

如果有整冊文件或書籍，先用裁紙機載完，然後用ScanSnap iX500 批量掃描直接轉成PDF

ScanSnap iX500 現在3000左右，亞馬遜上29XX ，這東西是家用版，偶爾用買這個足夠了，長期用買專業的吧。

支持各種類型：文件，票據，圖片，照片，名片
可由移動設備直接接收掃描數據
·一次性可以放50頁紙
·每分鐘可掃描25頁彩色文檔

掃描後的文章，按要求統一歸檔到檔案管理或知識管理系統中，便於查詢。

管理大量電子文檔，檔案管理或知識管理是必須的，沒有單獨文檔管理系統，無法管理上萬或10萬以上的電子文檔，數字化基本沒有任何意義。

補充：

@嬴詩

這個東西量多後期就會產生各種卡紙，紙質吸不進去，預熱時間變成等一系列問題…

回復：確實，但這東西本身就是家用的，便宜啊.專業批量掃描儀質量好，但太貴了，當時一個同事找到幾個報價都是1W以上，老闆覺得貴沒同意。主要就是一段時間，如果要是長期使用，還是專業一點的靠譜。

（啊好激動，終於看到算是屬於目前學習的專業（Digital Asset and Media Management）涉及的部分內容了）

*首先要說明，如果題主的主要任務和目的是」完成掃描「的話，我的回答並不能解答 如何能夠較高效率的完成掃描任務；如果題主關注把紙質文檔電子化背後真正的目的，以及長遠價值利用、管理的考慮，希望從目前我接觸過的理論能提供一點有益的思考。

廢話一句，為什麼後者重要？很多時候我們說要電子化，並沒有真正考慮電子化的目的是什麼，於是會導致可能好不容易花費很多時間、人力成本把這些巨大數量的文檔電子化了，卻因為沒有有效的管理導致丟失、無法使用以及找不到。

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首先，明確對象。

這些文件的性質是什麼？法律文檔、會議記錄、工作成果？它們的功能不一樣，在數字化過程中需要注意的要點也是不一樣的，有的文檔可能要求保留整個表現（presentation）才是有意義的，有的文檔直接掃描可能沒有多少使用價值，有的文檔一定要保留上下文環境（context）才能是完整的。

可以選擇放棄和淘汰一部分文檔，因為有的文檔的價值在特定的時間點就截止了。

其次，明確目的。

這些文件數字化的目的是什麼？它們對於公司的價值在哪裡？是不是有一些以前沒有挖掘的價值，可以通過管理來實現？

根據問題，主要目的應該是長期存檔，那麼是不是要考慮用TIFF格式，存儲的硬體環境是什麼，如何考慮備份問題？

如果這個問題沒有考慮清楚就開始吭哧吭哧的掃描那成千上萬的文檔，一不小心就是無用功。

第三，添加元數據（非常重要）

元數據（metadata），簡單說是「用來描述數據的數據」。

這一點很重要因為數據的體量會越來越大，缺少元數據的文檔，就像在大海里一滴水，你知道它漂在那裡，但是根本找不到，也就沒有價值了。

數據化的過程中文檔如何命名？是不是完全照搬列印版本的就可以？本身沒有標題的怎麼辦？

文檔有哪些關鍵信息需要和電子文檔一起保存？比如紙質版的創建日期，責任人，等等。

電子化的過程中是誰負責的，日期是什麼，採用了什麼硬體軟體設備，總之要考慮文檔的性質和之後的用途。

如何分類、歸檔？以後是否有搜索的需求？

許可權是什麼？是機密文檔，還是限定於部分人群，還是公開的，是否涉及到版權問題

最後，整個過程是其實是一個不小的投入，所以在一開始就有一個全局的計劃非常重要，真正的高效在於最大程度地保留了文檔的價值，而這些價值是在真的能夠保持了完整，能被找到、利用的前提才是存在的。

成千上萬這麼多的話，是不是可以很優雅的外包出去？

當然如果一定要自己來完成，我想可以考慮購買一些合適的掃描儀，並諮詢一下掃描儀廠家是否有相關的方案

一些高端的辦公設備有連續進紙掃描能力，不過同意樓上觀點，外包出去，遠比整個高端設備便宜，而且質量有保障。

說個題外話，現階段，國內的人工費用遠遠低於高端設備成本，所以富士康宣稱的機器人計劃絕對是宣傳而已。

我覺得你想要的應該是這個吧：

http://www.gaosendao.com/bbs/data/attachment/forum/month_0912/0912031156ec22237472e639ee.gif

可以看看上面的gif動畫

谷歌的圖書掃描機

圖書館裡成千上萬的書都是被這貨掃描進電腦的，

先進的紅外攝像頭掃描專利

參考鏈接：Google圖書掃描機科技中國――歡迎光臨全球最大的互聯網博物館

樓上的 @蘇希傑分析的非常有道理；

應該規劃好文檔掃描後如何管理和利用，掃描數字化只是一個工序，並不是結果；

選擇一款掃描儀也只是速度、價格的問題，並不是解決文檔管理的重點；

FNP文檔掃描管理系統適用於中小企業管理公司內部各類文檔，建立不同檔案類型，如法律文檔、會議記錄、工作成果、合同、送貨單據等等，為文檔類型建立元數據(metadate), 如合同文檔應該有：合同編號、客戶名稱、產品類型、金額、簽訂日期等，在合同掃描儀，輸入這些元數據，在未來的檢索利用時，才能快速找到需要的文檔；

歡迎交流： Jasondeng@avision.net.cn

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FNP文檔掃描管理系統快速文檔數字化利器、協助無紙化的聰明軟體！

當客戶來電,想要調閱本月發貨的某一張送貨單，要怎麼處理? 翻箱倒櫃,先找到客戶需要的發貨單據,然後在複印,然後再傳真? 太多太多的作業流程...

在全球化競爭的狀況下，如何達到快速及節省成本已成為各單位首要目標，送貨單據影像管理系統可結合網路環境，提供多台計算機同時掃瞄、條碼識別、建檔，索引自動填充，輕鬆完成送貨單電子化分類和管理目標，用戶只需通過個人電腦即可輕鬆查找客戶的送貨單圖像，大幅提升查檔工作效率，減免與客戶對單產生的物流成本，加快企業收款進度。

FNP文檔掃描管理系統特色功能簡介

1. 提供單機、網路版本管理模式

2. 支持各種Twain驅動掃描儀設備

3. 採用Microsoft Net Framework技術 + SQL Express資料庫(SQL免費版)

4. 文檔類型元數據(Metadate)自定義，如定義合同、發票、送貨單、記賬憑證、財務報表、人事檔案等；定義索引（送貨單號、客戶名稱、日期、訂單編號、備註）

5. 條碼識別準確率99.9%，支持常見的各類條碼類型，增強版可支持二維碼識別

6. 索引自動填充(Lookup)，自動識別送貨單條碼，並根據條碼獲取業務系統或ERP相關單據信息，填充到影像對應索引；

7. 網路版本支持人員、部門的管理，可設置用戶只讀、編輯等許可權

8. 整合郵箱伺服器，可將查詢的送貨單直接郵件發送給客戶；

9. 網路增強版，支持Web瀏覽器，支持IOS、安卓、Window Phone平台查詢應用；

應用場景：

發貨部：及時將客戶簽收的送貨單掃描、歸檔；

財務部：客戶簽收送貨單號，即時發起收款流程，加快收款進度；

銷售部：與客戶對單時，可及時提供送貨單副本；

價值分析

送貨憑證電子化、系統化管理，為日後查單、對單提供快捷查詢利用；

減少與客戶對賬產生的快遞和人工成本；

優化收款流程，加速企業收款進度；

1、A4紙張，辦公室採用的印表機需要有批量掃描功能。

2、單獨一台電腦直接連接印表機，採用印表機自帶驅動程序進行批量掃描。

3、建議註冊一個網盤，很多可選，根據個人喜好。

把掃描好的電子版文檔，一般jpg格式放入網盤中，根據實際情況分不同的文件夾。

方便其它電腦登陸查看、管理。

4、Total Commander(文件管理器)http://www.ghisler.com/，這個程序可以讓你給這些文件命名、整理時，事半功倍。

相關操作教程：Total Commander系列教程：TC學堂。強烈推薦閱讀，你會發現值得的。

以上個人工作中經驗，供參考。

第一個解決方案，買兩台設備。單張的文檔用高速掃描儀，如果文件比較舊，擔心對文檔造成損壞的話，還是得用平板掃描儀。當然，效率就沒有這麼高了。裝訂好的文檔試用國內的成者M1000成冊掃描儀，性價比很高，專門針對裝訂好的文檔進行快速掃描，據說一分鐘60-80頁的速度，神牛了。。

還有一種方案就是，如果有預算的話，外包給數據加工公司，不過，如果擔心資料安全的問題，還是自己買設備拿回去掃描吧。

高速掃描儀（依照功能和速度從七八千到兩萬多不等），配合相關軟體能夠自動將圖片壓縮轉格式重命名分門別類設置文件夾，反正我是跟過三個月掃描一百八十萬份a4表格的項目（社保卡），期間出問題需要修的都是印表機，掃描儀沒出過什麼大問題。

如果不涉及保密文件，直接外包比較省事（交給專業的來。）

如果涉及保密文件，每個市的檔案局同樣有幾個人員能夠外派承接這種檔案整理的業務這種事估計就真的沒什麼人知道了:)。

我用兩種辦法

1. 掃描儀ScanSnap iX500，同系列Scansnap還有其他款，比如更小的，更便攜的。大量零散的紙質材料用這個。

2. 另外一種方法是用手機的「掃描全能王」App，看書時掃描用這個。

我有掃描歸檔軟體，聯繫我，中外運等船務公司都是我客戶

你可以只用一台手機，就可以完成了。

印記App可以掃描文檔列印了 - A0-小熊的文章 - 知乎

http://zhuanlan.zhihu.com/p/31101712

http://www.demohour.com/projects/337196

極速M1000-X成冊掃描儀時間

外包吧！這種數字化加工很便宜的。自己買高速掃描設備不划算，還需要投入人力成本。

首選的還是外包出去（有錢的情況下），如果非得自己干那就找個相對簡單通用的辦法。

就按照我們公司來說，有柯尼卡的大型一體機3台，可以直接將文件掃描成pdf存儲在伺服器上（基本沒有文件大小限制，）可以連續不斷工作，不用考慮頁碼的多少。

完成這項工作重點在於前期和後期整理

前期主要整理物理文件，保證其符合掃描儀掃描的文件（不卡紙，紙張大小相同，沒有曲別針，等一系列障礙掃描的東東）

後期主要是將掃描到伺服器上的文件合理歸類和命名。

至於掃描那就是機械式的操作沒什麼技術含量的東東。

1.有一種業務叫做「大型掃描儀租賃服務」（上門裝配掃描儀，完全由你們自己人操作，而且效率極高。）

2.但是這種業務一般只在一、二線城市有。

這項工作的完成取決於三個要素：人力、費用、時間。時間最重要的話只有不計成本的外包；費用有限的話就只有拿人力和時間來手工操作了；人力有限還要求儘快完成的話，你可以叫老闆去屎。