零收件箱原則很有必要嗎？

01-13

瀏覽過一些知乎上提到的郵件管理經驗分享，很多人都提到了郵件要歸檔且保持收件箱為空。
我試著歸檔，把郵件放在不同類別的文件夾中，但感覺查找和搜索郵件時還是主要依靠郵件中的關鍵字，而歸檔文件夾貌似沒有起什麼作用。
既然客戶端在全體歸檔文件夾中搜索郵件的速度和在一個大收件箱里搜索郵件的速度差不多，那收件箱還有必要保持0狀態么？

謝謝解答！

這個是一個郵件管理的 Best Practice ，並非原則。這東西其實沒有一個統一的原則，不過清空收件箱，無論在郵件管理，還是 GTD 都是比較推崇的一個做法。

你說的是搜索效率的差不多，這其實技術問題，非方法論問題。不知道我這麼說是否明白？也就是說從技術上來說，你放在哪兒，搜索起來效率都差不多。但是從方法論上講，你把郵件從收件箱拿走，說明幾個問題：

1，你確實看完了。你放收件箱幹嘛？

2，把沒用的肯定會刪了。你放收件箱幹嘛？

3，你把有用的，可以立即回復的，處理了。你放收件箱幹嘛？

4，你把需要 Follow Up 的，可能打標了，但是日積月累，打標的可能很多，打標那時候就跟沒用一樣了。你放收件箱幹嘛？

5，你把需要備查的，可能打標了，但是日積月累，打標的可能很多，打標那時候就跟沒用一樣了。你放收件箱幹嘛？

說白了，你沒明白什麼是方法，什麼是技術。就像你管理文件，你完全可以都放在桌面上一層又一層的，搜索起來都差不多，但是那是個好習慣么？是個好方法么？實際上，分開後，好多客戶端可以支持在某個 Folder 查找，10000 分成四份兒，怎麼查找起來效率高不用我說吧，

不過話說回來，方法歸方法，是否合適，你還要自己體驗。你如果一周也就20封郵件，我覺得無所謂了就。所以，先搞清技術，方法，以及最佳實踐，在根據自己的習慣，好惡，找到適合自己的方法就行了。別人說什麼，你只需參考。話又說回去了，最佳實踐之所以稱為最佳實踐，它是有依據的，不是白扯的。

你明白了吧，

清空收件箱是為了提高處理新郵件效率的，而不是用來管理所有歷史郵件。對於管理歷史郵件，你要是不能合理設置標籤/文件夾，那麼用搜索功能其實也沒什麼。

無論是用搜索功能還是用眼睛掃，只要能最快速度定位到你所需要的郵件就是好的。之所以大多數人推薦清空收件箱，也是為了這個目的。

以 Gmail 為例，inbox 只是眾多標籤中的一個，新郵件會自動打上這個標籤，而歸檔操作就是刪除這個標籤。如果保持收件箱整潔，那麼它應該只包含近期待處理的郵件。我一打開郵箱就看到，滑鼠立刻就把需要的郵件戳出來。

如果不打理收件箱，新郵件會和已讀郵件混雜在一起，無用郵件和重要郵件混雜在一起。那麼，我想找一封需要處理的郵件，眼神不太好的話就只能搜索、在搜索結果中篩選、選中……效率大大降低。

每天一睜眼十幾、二十封新郵件是我的日常，收件箱里往往還有前些天沒處理完的郵件。要是一周不打理收件箱，那麼我處理新郵件時也得靠搜索功能了……重要郵件也會有很大概率不能及時看到。

說個自己的例子。

我有兩個主要郵箱，一個生活/私人郵箱A，一個工作/學習郵箱B。

我主張在郵箱A實現清空收件箱的原則，因為主要是銀行賬單，網購確認，各類打折，各類論壇提醒之類的郵件，屬於短期就能處理好，並且很少有需要反覆reference的需求。具體而言，我通常在手機上用 inbox 就解決了郵箱A的需求。

而針對郵箱B，因為內容直接涉及現階段的工作，所以效率第一。我曾嘗試保持收件箱清空，但是實際使用效率並不高，有的郵件並不是處理完就需要移除收件箱，還要經常在後續工作中用到，那時再reference非常不方便。我的方法是在收件箱里建立多個子郵箱，並且合理分配標籤。子郵箱和標籤真的是提升效率的好方法，不過需要不斷的使用，並根據情況來調整到最合理的分配。我在手機和Mac上用Outlook很贊。

綜上，清空收件箱有必要，但是要建立在你有一個合理的子郵箱/文件夾或者標籤的基礎上。

你郵件還不夠多不夠雜。

我感覺這有點像文件要分類存在文件夾里，不要都放在我的文檔里（放在桌面的我就不評論了）。

你的電腦里的文件都放在我的文檔里嗎？（我是說文件，不只是.doc .txt）

如果只是把郵箱作為收納工具的話，應該沒什麼必要做到inbox zero，反而標籤很重要。

但是，郵箱也可以是效率工具，inbox zero是一個很重要的思考步驟，不可或缺。