電子郵件自動回復禮貌嗎？

01-13

發完郵件給別人後立即就能收到自動回復，沒有意義，還要刪除，覺得很煩人。這是禮貌的表現嗎？

因為運營著一個會員計劃，我經常會給訂戶發送郵件：歡迎郵件、續費提醒郵件，等等。每次郵件群發出去，總能迅速收到一些回復——當然，沒有誰能做到秒回，這些回復都是郵箱的自動回復。內容大多是模板化的：你好，郵件收到了，會儘快回復。

這種郵箱自動回復，在學生中尤其流行。我收到的自動回復，絕大部分都來自在校學生。

「自動回復」的正確用法

電子郵件服務商提供「自動回復」功能，主要是為了滿足一類特定人群的需求：因為休假、旅遊等原因，無法正常查收郵件的人，尤其是職場工作人士。

比如，我們學院的一位職員正在休產假，她的郵箱設置的自動回復是：

你好，我正在休產假，感恩節之後才能回到工作崗位。在此期間，XXX將負責我的日常工作，她的郵箱是XXXXX。

不管是幾個月的產假，還是一兩周的年假，還是半天的臨時出行，都可以設置一個自動回復，讓工作上有來往的人能夠了解你的狀況，並可以知道如何處理緊急事務。

但是一定要記住：按時取消自動回復，或者在設置自動回復的時候就嚴格設定好時間。否則，就可能鬧出上班幾個月了郵箱卻還在回復「你好，我在休產假」的笑話。

為什麼不應該設置常規性的自動回復

所以，自動回復是供你在無法查收郵件時使用的。雖然你也可以設置長期、固定的自動回復，告訴別人「我收到郵件了，會儘快回復」，但我非常不推薦這樣做，因為——

首先，這會給發郵件的人造成騷擾。每次給你發送或回復郵件的時候，都會收到一封內容完全相同的自動回復，即便不點開看，也不會是一種非常愉快的體驗。

其次，這種自動回復郵件並不會起到「我收到郵件了」的提醒作用。在電子郵件的世界裡，默認的狀態是所有郵件都會安全寄達、無需回執，現在很多郵箱都有發送狀態提示。「我收到郵件了」這樣的自動回復是多此一舉，畫蛇添足。

退一步說，即便郵件存在丟失的情況，自動回復也不能改善這一狀況。假設我給你發了一封郵件，寄丟了，你並沒有收到，所以你設置的自動回復沒有被觸發。而我這邊還是不知道你到底收到沒有，因為默認狀態下大家的郵箱都是沒有自動回復的。除非我明確知道你設置了自動回復，否則這樣的信息毫無意義。

另外，發郵件的人期待的是你親自打開郵件、閱讀、回復。自動回復不代表你會打開郵件仔細閱讀，更不代表你真的會回復。所以，收到自動回復的人並不會覺得更加安心。

我知道，有一些人設置常規性的自動回復是被要求的。有一名學生曾經跟我說，輔導員要求他們設置自動回復，以確保班級通知都成功寄送。

對於這種要求，我覺得可以理解。但是，這種自動回復的確是一種非常不職業的行為。當大家走入職場，或者申請國外留學時，請記得把自動回復取消掉，否則真的有可能減掉你的印象分。

這是電子郵件禮儀的基礎原則之一。

作為一個平均每天收到兩百多封郵件，忙季時有過一天五百封，常常一轉頭，開個會，吃個飯，郵箱就爆炸（其中不乏各種自動回復）的人 …… 除去休假和離職這兩種情況，其它時候，我並不在乎別人設不設置自動回復，更不會由此來評判對方。

因為，你要明白，郵件只是一個工具。工具怎麼用，其實沒有絕對的規範，除非這種規範，是硬性的。別人的很多道理，可能在一些特定情況具有適用性。但到你自己身上，就要依據個人情況，來靈活應用。

以我每天接收的幾百封郵件為例。發送者的公司、職位、目的、形式，甚至有時語言，都各異。有的人，寫郵件跟寫論文似的，把柯南破案的過程和安妮寶貝談戀愛時的心情都寫給你，而且還講的是同一件事。有的人跟喬布斯似的，一句話罵你，一句話誇你，或是只用一個問號或者一個句號來表達情緒和事情的嚴重性。其餘缺失的訊息，充滿禪意的散落在他轉發的，密密麻麻的郵件里 ……

這些人，有的是我的上級，有的是公司副總和各路大神，有的是我最心疼的一線工作人員；還有，惹不起躲不起的衣食父母，客戶們。等等。你說，天天面對這些性格繽紛多彩，能量手段迥異的寶寶們，我會在乎多一封還是多一百封的自動回復郵件么？不會的。我每年的生日願望都只有一個：世界和平。

寫了這麼多，不是說，禮儀是無用的。而是要你明白，郵件作為一個工具，它存在的意義是什麼。最重要的是能把事情辦成。不然你就算做出全中國最好的 PPT，演講講到相聲級別，產品該賣不出去，不還是賣不出去么 ……（老羅，I"m sorry ……）

我還想跟你講我的一位同事，就叫他，史蒂夫吧。史蒂夫這個人，在我還沒有見到他，只通過郵件交流時，我非常的不爽他。這個人的討厭，都不是自動回復那個級別了。你好，麻煩，謝謝，這種禮貌用語我是沒有見過。他喜歡在最後一秒來找你辦事。郵件寫的跟後現代藝術似的。各種隱喻、聯想和你自己用心腦補。最氣人的，他還喜歡以非常外行的問題，對你的專業決策指指點點 ……

你說，這樣的史蒂夫，討厭不討厭？為了避免是我不夠客觀。我對其他的同事旁敲側擊，大家一致得出，史蒂夫，和史蒂夫這樣的人，真的很討厭。然後我就繼續心安理得的討厭史蒂夫了。在這種心理下，他一來郵件，我也先入為主的認為麻煩要來了。然後，嗯，就是你所預計的轉折。

後來我加入了一個慈善委員會。就是搞搞籌款，撥款，逢年過節弄弄活動，給小朋友們發發禮物之類的。第一次開會，史蒂夫同志坐在我旁邊。他熱情的與我打招呼，握手，寒暄。禮儀水平比郵件版史蒂夫不知高到哪去。我對他的改觀由此開始。首先，他外貌不錯。雖然人到中年，頭上有不少白髮，但身材很好，駕馭各種年輕化的服飾毫無壓力。其二，他為人友善，熱情且主動。有什麼任務向來是立馬當先，不邀功，也不挑活。語言幽默風趣，一群人陷入沉思靜待天使飛過時，他總能帶動氣氛。人緣好。活動缺人，他輕輕鬆鬆招來一批市場部的俊男美女。別的公司笑話我們的產品。他居然組織了一場彩彈射擊遊戲，加深大家的愛恨情仇。這清奇的骨骼，這美麗的腦洞 ……

所以，你看，如果我不是在大老闆的淫威下加入了什麼慈善委員會（我主要是忙哈。每天要看五百封郵件真的很忙。其實，我也是很有愛心的 ~_~ #害羞臉#），正好遇見了那天恰巧不用出差，參加會議的史蒂夫，我就不會有機會了解到，郵件版之外，真實的他。在另一種情況下，我可能就在自己的偏見和其他人的閒言碎語中，與一個這樣有趣的人失之交臂。

這也是驅動我寫這篇答案的原因。因為我想，會關注這個問題的，多半是職場新人，和還在校園或求職路上的學生。懂規矩總是好的。俗話說的好，禮多人不怪，伸手不打笑臉人。但有時，這些繁文縟節，可能非但沒有讓我們變得更禮貌，反倒令我們圍繞自己的心靈，築起了一座城墻。既看不見外界，也無法向他人給予溫暖。道理都是對的（在特定條件里），但，英雄還是狗熊，卻往往要在細微處見真章。

在我剛剛進入職場的時候，也曾被領導教育過：郵件該怎麼寫，敬語該怎麼用，甚至標題怎麼換。而我作為一個把訂書機放在辦公桌哪裡都有規定的強迫症晚期患者，也曾熱衷於研究和堅持這些所謂的郵件禮儀。後來我換了工作。也開始培訓新人。也教過別人我的強迫症郵件之道。領導對我的評價，卻漸漸從，這孩子真努力，這孩子真細心，這孩子郵件寫的真好；變成，你每天都乾了什麼？你怎麼這麼忙？我能說我每天要看五百封郵件么 …… 當然不能。因為領導可能要看一千封。還不算自動回復的。這時我才明白。公司請我不是來當客服或者迎賓小姐的。公司留我的唯一原因是我能創造價值。

創造價值。這裡就可以引申到更重要的一點。史蒂夫 · 喬布斯脾氣這麼差的一個人，怎麼還會被知乎上這幫年薪百萬，世界名校的社會精英、優衣庫消費者，各種頂禮膜拜呢？怎麼沒人說他郵件寫的不對，怪他不該在電梯里嚇人呢？因為他創造了，我們一般人，望都不知該往哪望的長遠價值。他是孤身執劍向惡龍（微軟、IBM）發起挑戰的英雄少年。也是在屠龍之後（諾基亞）坐在寶藏上慢慢長出鱗甲的新一代龍王。怎能不叫人嚮往呢？你是想賣一輩子糖水（寫一輩子郵件）？還是想像喬布斯一樣，劍斬惡龍，改變世界？

回到問題。「電子郵件自動回復禮貌嗎？」答案是，有時候禮貌，有時候不禮貌，更多時候，沒人在乎。看過關於 QQ 郵箱 vs. HR 的討論嗎？有說法是，部分人力資源從業者對使用 QQ 郵箱的求職者有偏見。這種偏見是正常的嗎？正常。老實說，即使到現在，每次我的好朋友史蒂夫（不是蘋果的那個哈）給我發郵件，我心裡還是會犯嘀咕。但他們會因此失去自己的專業素養，不好好的按照流程審批你的申請資料嗎？不應該。如果會，那麼他們應該被炒。因為他們的不專業，公司可能因此失去了下一個喬布斯。

最後，我想轉一個笑話：

10幾年前，我們公司一小職員剛進公司就給自己取了個英文名叫 Aladdin 。過了幾年，該小職員變成了經理級人物，無奈之下被公司領導勒令改了個比較正式的英文名字。又過了好幾年，這小職員總算混成公司領導了。於是，他當上領導的那一天就又把名字改回 Aladdin 。

所以呢，等有一天，當我執劍了屠龍了或是長鱗甲了。我就要用「陽光男孩」from SunshineBoy@qq.com 給 HR 們發郵件。我的郵件設置有自動回復。每次都是一個不同的笑話。我還要寫文章，用特別嚴肅並語重心長的語氣告訴年輕人們，不把 HR 們逗的花枝招展，就會找不到工作。直到有傻孩子上知乎提問，面試不給 HR 們講笑話，會不會不禮貌？

嗯哼。

一個很簡單的道理，自動回復的功能，並不能告訴對方你收到郵件了，只能告訴對方你暫時收不到郵件。

（這裡的【收到】指的是郵箱的主人接收並閱讀，不是指郵件安全到達郵箱伺服器。）

所以自動回復的正確用法，是在休假外出期間，告知對方自己不能按時回復郵件，並提供其他緊急聯繫人緊急聯繫方式。

除此之外的用法都是不合適的。

郵件存在的意義在於你確信兩端是人，不是一個人一個機器，或者一個人一個智障。

如果是自己平時的郵箱，非必要情況，不要自動回復。

工作用郵箱，推薦設置。

自動回復主要是兩個作用：

1、用來告訴對方他的郵件確實已經收到了，並且你沒發錯人（回復裡帶上自己的名片），和為了避免以後出問題扯皮，主要是對服務對象的用戶體驗上的要求。

2、確實是不在，告訴對方可能會過一段時間才會回復郵件

對於第一條：

比如你用過淘寶客服吧，你點客服後，客服一般會自動給你發一段話會介紹下，自己是XX的客服。其實主要用途就是告訴你-----」我，在正常工作，並且我確實是XX網店的客服「

對應到郵件里，就是告訴你「你的郵件沒被當成垃圾郵件攔截，發送也成功了，而且你確實發送到了我的郵箱伺服器里「。

我的工作郵箱自動回復是這樣的。【「您好，你的郵件已收到，我會儘快回復您」+我的電子名片】

這樣如果某人發現發錯了，他可以撤回郵件，或者他發現我長時間沒有回復他抑或需要及時聯繫我時，可以換其他方式聯繫我。因為很多外企一般工作上都是郵箱聯繫對方只知道我的郵箱，萬一他急著找我，他能從自動回復里找到我其他聯繫方式。

對於第二條：

必然的，你既然可能會長時間不理人家必然要說一下。

所以。如果你是工作用郵箱，對可靠性有要求，需要告知發信對象郵件已經收到。最好還是設置個自動回復。這個屬於基本的職場規則。特別是一些大公司甚至有強制的要求。（比如老師收作業的郵箱，HR收簡歷的郵箱，最好還是設置一個）

如果只是自己平時用的話。。。還是算了吧，確實是挺煩人的。特別是對於熟人間用的郵箱，這個就真的沒必要了。

同意LZ，不同意LS。自動回復只是到達對方伺服器了，又不代表對方看到郵件了，沒有意義。

我平時郵件很多，最煩的就是自動回復了。。。感覺很rude。

其實自動回復的作用主要在，比如「I"m on vacation, 需要幾時才能回復你的郵件」這種時候，平時就不用開了吧。。。

幫助強迫症患者確定郵件確實發到了

自動回復，在我看來，是郵件禮節。

它可以告訴對方：你沒有把地址寫錯，你的郵件已經到我的郵箱了，我也沒有把它當垃圾郵件攔截。

這很重要。

這是我認為禮貌的回答。

現在大部分郵箱服務的自動回復功能實在是太弱了，沒有辦法用。

如果設置自動回復的理由是「讓發件人確定地址沒寫錯」，那麼我的郵箱至少要能支持以下設置，我才敢用：

1. 只有以前沒聯繫過的人發來的郵件，才自動回復。否則這對頻繁聯繫的人是嚴重騷擾。

2. 只有「收件人」一欄有我的地址的郵件，才自動回復。這裡主要是為了排除以下兩種情況：

(1) 發送給郵件列表的郵件，例如領導通過部門郵件列表發送全部門的通知郵件。

(2) 抄送給我的郵件。抄送表示郵件的內容僅僅是「讓我知道」，而非「對我說」。

可怕的是你發了郵件，對方一直沒有給你回復，然後你就開始懷疑這郵件對方到底有沒有收到...

（1）休假、外出、其他確實導致很長時間無法收發郵件情況下告知對方。

（2）公共服務（如輔導員、教師收作業、交稅）、投稿性質的，發件人很想確認對方已經收到郵件。

...

否則，就像我師妹那樣，明明是日常頻繁使用的私人工作郵箱還非要設置一個自動回復，真的很煩！真的很煩！真的很煩！

顯得很有禮貌，其實是麻煩別人一次又一次地刪除沒有任何意義的機器人郵件。

比如你發作業，如何確保沒有寫錯收信人的郵箱地址？就算回去再忐忑地檢查一遍郵箱賬號，是沒問題的，也還是不能排除自己一開始就記錯了郵箱的可能性。這時候假如能收到對方類似於「這裡是xxx，已收到您的xxx」的回執，對多疑的人來說就可以松很大一口氣。

同樣地，如果自動回復中的相關信息跟你的期望不匹配，就可以很輕易地發現是投錯了信箱。所以我覺得這樣的自動回復作為一個檢查你有沒有粗心寫錯郵箱地址的小標記是很有意義的。

加條關鍵詞過濾就解決的事，居然拿來批判一番。

自己沒設置郵箱自動回復，但是收到自動回復例如：「我是XXX，已收到您的郵件，會儘快回復。」感覺很安心，因為確認了一件事，自己沒發錯郵箱。。。。。。

其實是蠻懷善意的發送問題反饋郵件, 寫的時候還在想，「誒？對方是ai@caiyunapp.com,有沒有可能是個機器人？」結果真的是機器自動回復...瞬間覺得很失望。不是說不禮貌，只是更期望是一個有血有肉的人在與我對話，哪怕只是讓我覺得它是個有血有肉的人。

我覺得這比發過去無回復有禮貌多了，尤其是在發重要郵件的時候，一個自動回復讓你知道投遞成功而沒有出現意外bug導致問題，讓人很安心啊。

常見於高校教師收作業，要求在截止日期之前提交。

教師設置自動回復，起到一個給學生收條的功能，相當於郵戳時間。

這個需求還是挺合理的。

自動回復是輔助工具，是替你完成一些繁瑣的工作。回復什麼內容應該仔細考量。

如果你的自動回復長這樣：「你的郵件已經收到，至於我會不會打開來看我也不知道，更別提給你回信了，你就等著唄。」豈止不禮貌，對面都想衝過來給你兩巴掌。

所以事情是這樣，如果你自動回復的內容信息量為零，那就和垃圾郵件沒啥區別，惹人討厭。反過來，如果自動回復的信息很有用，那麼對方又怎麼會不高興呢？

對於服務業，應該要及時回復一個確認信息，同時提供查詢單號、預計處理時間等等重要信息，這個時候自動回復就很有必要了。

對於多數人的私人郵箱，對於響應時間沒有那麼高的要求，自動回復又不能提供更多信息，不設為好。如果你是一個幾個周難得查看一次郵箱的人，自動回復只會提高對方對你的響應的期待，反而不好。如果你經常查信，高密度的回復（第一封還0信息）也讓人生厭。

公司內部郵件，最好也不要設。這種默認你是經常查看及時回復的，這種也沒辦法自動化。這種情況下自動回復一般是用來告知對方你暫時無法處理郵件的，比如休假、出差等等。

除了休假或外出才會設置自動回復，告訴人家我幾號回來處理郵件，或者緊急的時候聯繫誰，但一般情況下，如果要休長假，建議提前幾天先和經常聯繫的人發個郵件打個招呼，這樣有些事情可以提早做掉或者等回來後再找

一般郵件都有收到提醒，如果發錯也會有退回提醒，所以正常的「收到郵件會回復」這種不建議設置。