你的郵件是如何分類管理？

01-13

我姑且理解成題主問的是電子郵件的分類管理

自從工作一直用的是outlook系統，其他系統不太熟悉，以下所講均為outlook使用的情況，不再複述

首先我覺得任何的整理術都不是可以一步到位的，它一定存在兩個維度，一個是時間維度，一個是經驗維度。

所以對於不同階段的使用者，哪怕只是一個郵件整理，也會有不同的差異。

剛工作的時候，大部分人的郵件不會有很多，有時往來頻繁也多是類型單一，還有些時候只是作為一個小執行，看著主管級之間互相CC來CC去，跟實際工作的關聯度並不高。

在這種狀態下，你所需要做的就是按照項目或者部門分類在收件箱中創造不同的分類，在處理完郵件後進行歸檔即可。

進階版還可以做一件事兒，如果你的郵件中有大量的資料郵件，你要練習在處理郵件的同時把附件資料存入電腦硬碟的相關文件夾。

在我剛工作的時候，我的自戀狂上司是這樣教我們整理郵箱的，在收件箱中根據部門設立不同的文件夾，重要的人需要單獨為他設置一個文件夾比如對於他，然後創建規則，讓發件人的郵件自動進入這些文件夾，如果郵件來自後勤部門，可以不看，如果郵件來自於他必須要第一時間看……

似乎看起來郵箱很整齊，但在實際執行中，會發現這種方式產生的負面問題，最重要的一個就是分散注意力，你的關注不是從一個文件夾閱讀完成就結束了，而是要不停的在不同的文件夾中跳來跳去，你閱讀一次郵件需要的時間會比不做這樣分類的人長出去，而且用這樣的方式給工作緊急度和重要度來分級並不合理，也會影響整個工作的進度。

還有一點很麻煩的是，當你按人來分類，當出現跨部門的業務郵件時，同樣的一件事，也會在不同的文件夾中跳來跳去，條理度上會感覺非常混亂。

而且當你遇到要換一台新電腦，或者換一家新公司，恰好公司組織非常龐大的時候，創建文件夾都是一件非常麻煩的事情。

我做整理最大的一個出發點就是我們所做的事情，所想的方法是為了讓生活和工作更簡單和輕鬆，而不是為了整齊要付出更複雜的勞動，那樣整理就成為了一個束縛，你也就不可能很好的留在其中。

所以通過工作機會對很多人郵箱的觀察，以及不斷的實驗，我找到了更簡單的方式，我不敢說這是獨家的，很多時候殊途同歸，也許很多人在工作中也發現了相似的甚至更適合自己的方式。我這裡拋磚一下，把這種方式作為一個基礎的模型拿出來給大家參考，每個人可以根據自己的維度進行調校。

目前不在公司，簡單模擬一下樣式

收件箱
今日完成
待辦
推進中
各類歸檔

不設置收件接收規則，所有郵件都納入收件箱。然後對未讀郵件進行以下處理。

1、垃圾郵件，直接刪除。

2、兩分鐘內可以完成回復，並且不需要再找第三方徵詢的郵件，直接回復。舉例：財務發郵件詢問某筆合同款項是否已經支付完成，你只需要告知完成。那就直接回復。如果你自己不知道這件事兒，執行人目前外出，或者需要向對方徵詢，那就不適合此類方式。

3、郵件所涉及內容重要度很高，需要立刻處理，否則影響事項進展，但無法2分鐘內完成的郵件，放入『今日完成』，不要因為看見一封非常重要的郵件就立刻停下手中的事情開始去處理，要記住你現在的時段是你的郵件處理時段，那麼除非老闆來到你面前拍桌子，不然不管什麼事兒都先等一下，一件一件事情來，不會耽誤你多少時間的。

4、郵件提到的事情和你的工作內容相關，是需要處理的，但你有不明確的內容，或者緊急度沒有很高，只需要你找時間處理一下，但這個處理可能要超過2分鐘，那麼就把這類郵件放入『待辦』，擇時處理。舉例，媒體發來一個兩個月後要舉辦的活動，問你是否有參加意願，內附活動的資料，你有興趣，但需要進一步了解信息。這樣的郵件就放入待辦即可。

5、郵件中的內容由你負責，但具體執行人不是你，你已經安排了相關工作，但對方的進度你暫時不清楚，或者郵件中的內容無需你來回答，你可以直接轉給相關人員，但需要執行人給你一個反饋的郵件，放入『推進中』。

6、『各類歸檔』這一部分比較靈活，你可以根據你的工作內容進行分類，最常見的就是根據項目和部門進行分類，但這和開頭說的分類的不同之處在於，這裡只是作為歸檔，不會產生任何的未讀郵件，目的是方便你自己的查找工作。另外說一下對項目的理解，如果只是單線程的簡單項目，比如一個設計師做了一系列的平面海報，這樣的工作不需要建立歸檔文件夾，按大類分，比如這個設計師可以設置一個海報文件夾，把所有海報相關的工作歸檔在一起。

更簡單的一種方式是，只設置一個歸檔文件夾。根據個人需求來設置。

經過以上6類的處理，你可以保障的是你的收件箱中只會出現全新的未讀的郵件。其他郵件都已經各有歸屬，而你也可以根據你當天和當周的工作進度進行安排處理相應的郵件。

另外想說一下的在於，郵件是你的工具，不是你的鐐銬。我看過很多人每天陷在郵件堆里，上班時間不是在不停的回郵件，就是不停的刷郵件，或者就是收到一封郵件就立刻停掉手裡的工作。工作時間的碎片化極度嚴重。想完成自己的工作的時候只能選擇加班，看似敬業，其實一定程度上在於自己的規劃管控能力還需要進行優化。

更多工作、生活規劃方法歡迎關注我的公眾號：時間積木

http://weixin.qq.com/r/M0NDW0-EyRK2rQs49xYh (二維碼自動識別)

平均每人每天會收到

120封郵件

通常處理這些郵件要佔據, 工作時間的1/5-1/3

那如何高效的處理郵件？

「郵件狂人」馬化騰動輒處理上千封郵件的故事啟示我們：若想打造自己的郵件處理流，必須做到Inbox Zero

YoMail 的方法是

"自動化」

垃圾郵件

所謂「垃圾郵件」泛指未經請求而發送的電子郵件，如未經發件人請求而發送的商業廣告或非法的電子郵件。

一般郵箱服務商都會在此基礎上增添一些新規定，不過也有少數例外。

對於垃圾郵件，YoMail 完全遵循各郵箱服務商的遊戲規則，並沒有做過干預。（話說有用戶吐槽，YoMail 把重要郵件收到了垃圾郵件，其實我們是莫名躺槍）

分類

YoMail 的干預從「分類」開始。

YoMail 定義的郵件分類：社交、賬單（購物）、推廣、通知（訂閱）、旅行，它可以識別非工作類郵件，並自動將這些郵件歸類到這些分類下，為收件箱「瘦身」。

如果有漏網之魚

您可以手動一下

需要說明的是，YoMail 的分類是根據發件人地址進行分類判斷的。

http://weixin.qq.com/r/rEiFncjEXZUirYz_9x2_ (二維碼自動識別)

過濾器

YoMail 過濾器（又名收件規則）被譽為郵件管理的第一神器，相信不少用戶已在使用，它的原理是根據發件人與郵件主題來自動歸入所建文件夾。

使用很簡單

"半自動化"

打星標

星標比較好理解，凡是比較重要的郵件都可以打星，不管是老闆布置的工作任務，還是重要的個人事件都可以。

標籤

標籤一般要結合具體的情況進行管理，但總的來說，標籤不要超過3個，一般設定待辦與已處理兩個標籤足矣。

因為理論上，我們收到一封新郵件要先判斷是否需要採取行動，如果需要行動，又分成兩種，一種是立即處理，一種是待會處理。

前者一般是5分鐘以內就能搞定，這樣的事情要盡量立刻完成，越拖越麻煩，如果需要進一步跟進，可以將郵件標籤進「已處理」。

後者一般是要花時間才能有效解決，這樣的事情先標籤進「待辦」，等處理完再好好處理，完成後直接取消標籤，如需跟進，再標籤進「已處理」。

手動整理

文件夾管理

手動整理是最考驗拖延症毛病的，但是人類的進化史就是一部與拖延症的鬥爭史。所以大家拿起向小馬哥看齊的鬥志。

建議定期（1周1次或1月1次）將核心郵件賬號的收件箱、星標郵件、標籤郵件進行整理，整理的通行規則是無價值的郵件刪除，有價值的郵件轉移到重要文件夾。文件夾管理同樣適用該規則。

一般文件夾不要超過4個，基本分成工作、個人、收藏、廣告就夠了，總之越簡單越好，複雜是反人性的。

高效習

如果要郵件管理做好，需要逐漸培養起好習慣。有人不是說過：人與人的差距，不是運氣，而是習慣。

一是學會說no，相信專註創造的價值比回應他人的需求更重要。

一個是把話練到絕對的簡潔清晰，凡事不要打太極，若需要討論，那就乾脆聊天。

按年度建立存檔

收件箱下

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老闆

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