如何高效地管理郵件？

01-13

郵件太多，涉及事務也紛繁複雜，想問問大家是如何有效處理郵件讓其不至積壓或難於查找？

三條有用的方法

1）立即處理。郵件多了，會產生大量「Read Later」，太長了，還要琢磨一下，不知道如何回復……那就一會兒再說，結果就是你可能再也沒有時間去讀那封長郵件，永遠琢磨不遠，永遠不知道如何回復。所以，儘可能立即處理。

2）立即存檔（Achive）。處理過的郵件，不要保留在收件箱（Inbox）內，想像一下你打開 Gmail 看到了什麼，密密麻麻的已讀和未讀列表，你應該看什麼呢？一找起來，效率就低了。好的方法就是把處理過的郵件立即存檔，這封郵件（或者 Thread）就會從 Inbox 的列表中消失。好處是只有需要處理的留在收件箱里，你就一條條殺掉這些 To-Do 就好了。

3）搜索。存檔的郵件並沒有消失，它們都在全部郵件（All Mail）里，靠搜索去找，而不要留在 Inbox 里去一頁頁翻。

註：我一直使用 Gmail，並依賴快捷鍵。

最近在給這一年來斷斷續續寫成的書定稿，其中就有一節專門講電子郵件的使用。在這裡貼出這一節大部分的內容大家看看效果。

設置電子郵箱

對電子郵件進行有效的管理，依賴於職場人培養良好的處理郵件的習慣。習慣養成非一日之功。在培養習慣的同時，我們可以通過對電子郵箱進行有效的設置，在短期內提高管理電子郵件的效率。

下面這些簡單的設置，就能在很快地時間內將你的郵箱化繁為簡。

設置一：拋棄複雜的分類文件夾，只設立一個「已處理郵件」文件夾，將所有需要留存的郵件放入其中。

給東西貼標籤是人的本能，對待電子郵件時也是如此。因此常常看到有人在電子郵箱中設置複雜的文件夾來保存不同類別的郵件：銷售數據、預算決算、客戶信息、重要參數、會議備忘、媒體資料、待辦任務等等不勝枚舉。這種為每一封郵件分門別類別類的做法看似有條不紊，但實際上卻會導致郵箱管理的效率低下。

只設立一個單獨的「已處理郵件」文件夾，把需要留存的郵件一股腦的放進去，想都不想要怎麼分類，日後需要查調時，只需使用郵件的搜索功，輕輕鬆鬆的把郵件找到。

設置二：創立常用的「郵件規則」，讓電子郵箱成為你的私人秘書

「郵件規則」是大多數電子郵箱都會提供的功能。它指揮郵箱根據每一封新接收到的郵件進行一系列的條件判斷，然後根據判斷的結果，對郵件做出預設的動作。以最常見的Outlook為例，條件判斷就包括：

·
發件人/收件人是誰；

·
郵件主題或正文包含哪些關鍵字；

·
郵件是否包含「重要」、「行動」或「保密」等標記；

·
郵件是否包含會議邀請；

·
是否是主要收件人，或是被抄送對象。

而預設的動作則包括：

·
將郵件移入某一文件夾；

·
對郵件進行「跟進」、「重要」等一系列標註；

·
刪除、轉發或列印；

·
標記已讀；

·
桌面提示；

·
使用特定的信息或模板進行回復等。

這些條件判斷和預設動作可以任意組合，達到你想要得效果。

設置三：創建郵件模板

模板是提高辦公效率，避免重複勞動的極好方式。對管理郵箱來說也不例外。根據工作中經常會遇到的情況總結出幾個常用的模板，無疑會為你節省下一大筆時間。如果你已經工作了一段時間，可以現在就到自己的已發送郵件文件夾中翻看過去幾周發出的郵件，從中找出那些結構類似可以重複利用的內容，建立你的郵件素材庫。

此外。郵箱中還有一個容易被人忽視的功能，稍稍改變思路，就能夠成為管理這些模板的得力工具。這個功能就是簽名檔。

簽名檔，顧名思義是用來在郵件末尾快速嵌入你的簽名信息。這些信息通常包括姓名，職位，電話，傳真，郵箱地址等。通常大家的簽名檔中只會保存一兩個不同的版本。比如我常用的簽名檔只有兩個：公司內部使用的較短，只保留姓名，部門等基本信息，而對外使用的則包含更多聯繫方式。

但其實，這樣的用法並沒有最大限度的發揮簽名檔的功能。如果你設置過自己的簽名檔就會發現，其實雖然是專門為儲存簽名設置的功能，但是實際上簽名檔並沒有字數或格式的限制。你看到的簽名設置頁面基本上就是一個文字編輯器。

因此，我們可以利用簽名檔這個功能，儲存你的各種郵件模板。由於簽名檔是郵箱功能的一部分，使用它可以避免打開其他程序所花費的時間，同時也讓你省下不少需要記憶模板位置的腦力。

電子郵箱使用習慣

對郵箱進行上面的設置可以在短期內提高你的得處理效率，但是它們做能做到的十分有限，僅僅是對郵件進行一些初始的處理。而真正在長期內取決定作用的，是你使用電子郵箱的習慣。養成良好的使用習慣，可以讓你始終凌駕於電子郵件之上，讓它為你工作，而非整天疲於應付。

下面這些，就是最能為你的處理提高效率的好習慣。

習慣一：對每封郵件做到當天處理，保持收件箱清空狀態

羅馬非一日之功，而郵箱里那成百上千封的未讀郵件也不是一夜之間積攢起來的。像生活中的很多事一樣，如果總是想著「等到有時間的時候再來處理吧」，那些沒有被讀過的郵件，就會永遠的在你的郵箱住駐紮下來，再也揮之不去。

因此，你要儘力達到的狀態，就是在結束一天工作的時候，收件箱里空空如也，所有當天的郵件都被處理妥當。這不是一個容易做到的習慣，但是卻會給你帶來極大的收穫。下面將的幾個習慣都是圍繞如何才能做到郵箱的「日清日畢」來展開的。

當然，這樣的要求並不是要你一天到晚盯著郵箱，對新郵件一躍而上。如果這樣的話，豈不是本末倒置，把處理郵件當成了本職工作？有人提倡一天當中只打開郵箱一、兩次，集中處理郵件，把剩下的時間全部投入到工作中。這是一個好主意，可以幫助職場人保持對重要工作的注意力，避免分心。當然，這樣的做法也有負面的作用，比如可能會讓你錯過採取行動的最佳時機。

折中的辦法是將「即時回復」和「定時回復」結合起來使用，對於重要聯繫人發來的郵件，或者可能含有重要信息的郵件，迅速採取必要的行動。而對其餘的郵件，則安排固定的時間集中處理。常用的Outlook平台具備相應的功能幫助我們實現這種安排。

首先，你需要在選項中將郵件送達的桌面提醒關閉。這樣你就不會在每次收到新郵件時都被打擾到，因此可以集中注意力在要緊的工作上。

然後，通過上面提到的郵件規則的設置，為重要聯繫人發來的郵件，或者含有諸如「緊急」、「立刻」等字眼的郵件打開桌面提醒，以便自己在第一時間得到提示對重要的郵件有所行動。

最後，你要為自己規定處理其他郵件的時間。頻率和時間可以根據自己的工作內容決定。但是建議不要把處理郵件作為早上第一件去做的事情。這樣做是因為通常早上的時間，特別是已開始工作的時間，你的腦力最為旺盛，適合用來處理最為棘手、最富挑戰的重要工作。電子郵件容易轉移你的注意力，使你無法全身心的投入。因此，要避免讓檢查郵件成為你早上的第一件工作。

習慣二：每封郵件只讀一次

不少人處理郵件的方式是這樣的：一封郵件讀過後，頭腦中想想需要採取什麼行動，大概有了答案後，便感覺到問題已經解決，心裡給這封郵件打上個大大的鉤鉤，認為這就算處理完一封郵件了，於是接著去看下一封，重複上面的動作。這樣做的人心理上基本是一個想法，那就是打算把所有新郵件都讀過一遍後，再一併採取行動。打開郵件對他們來說有點像拆禮物，每一次郵件從未讀變成已讀的過程都能給他們帶來小小的滿足感。但是馬上採取行動就意味著拆開下一個禮物的間隔要變長，因此乾脆一股腦將所有的郵件看個遍，先滿足了再說。

但實際情況往往是，還沒等到把所有郵件都讀完，就有別的事情冒了出來，注意力於是被轉移到其他事情上。等回過頭再來繼續處理郵件時，才發現方才讀過，在心中約略有過答案的已讀郵件，雖然大體上仍有印象，但是對於具體內容卻不那麼確定。因此，只能回去再花時間認認真真的重讀一遍，以做進一步考慮。這樣反反覆復，時間就在不知不覺中浪費掉了。

要解決這個問題，只有拿出一步一個腳印的態度：嚴格要求自己郵件只讀一遍，讀完後馬上採取相應的行動，並把郵件請出收件箱。只有這樣做，你才有把浪費的時間找回來，才有可能對每封郵件做到當天處理。下面的習慣能夠幫助你堅持這種只讀一次的要求。

習慣三：對每一封郵件執行4D處理

4D是指四個英文單詞所代表的動作，它們是：行動(Do)，轉發（Delegate），擱置（Defer），刪除（Delete）。這四個動作涵蓋了對任何一封郵件可能執行的動作。這是由美國出版家Michael Hyatt首先提出來的有效方法。

行動

如果在閱讀後你發現郵件中含有需要由你來完成、並且可以在很短的時間完成的任務，那麼你就要立刻有所行動。比如郵件詢問一個簡單的業務問題而你剛好手頭有現成的資料，或者郵件請你安排出下周面試畢業生的時間。回復一個答案，在日曆中創建一個新的會議，這些都可以在幾分鐘內完成。這種情況下你沒有理由做任何拖延。

在這一點上，GTD工作法的創始人大衛·艾倫（David
Allen）提出過一個著名的「2分鐘法則」，即任何在2分鐘內可以完成的事情，都應該立刻著手去做。這是因為對2分鐘的事情所作的任何判斷、歸納、計劃所花的時間都會大於完成它所花的時間，因此除了立刻去做，沒有更為有效的方式。大衛甚至自豪的宣布自己為了對2分鐘有更準確的概念，曾經一度秒錶不離身，準確地記錄下那些小事情所花的時間。

我們顯然沒有必要做到那麼極端，1分59秒的事情就立刻動手，2分1秒的事情就束之高閣。但是大衛的道理是說得通的，值得我們在處理電子郵件時借鑒。

轉發

如果你發現郵件中提到的工作可以轉交給更適合的人，或者可以以更低成本完成的人，則要盡量將任務布置下去。比如審計中經常會遇到核對數字的工作。這件事情一個註冊會計師並不能比一個實習生做的更好，但註冊會計師的時間成本卻往往是實習生的數倍。這樣的工作，就需要合理的轉交給初級別的員工來完成。以解放出高級別員工的時間來作只能由他們完成的任務。

這種情況下，你也要立刻行動，在原郵件中加入對任務的說明、要求等，同時附上執行任務的人會需要用到的各種信息，告知其尋求幫助的方式，然後轉發給適合這項工作的人。在轉發的同時，也要記得通過抄送或單獨得郵件通知原發件人這件事情已經被轉交給他人處理。

對「行動」和「轉發」兩類郵件處理後，可以把需要備案的原始郵件存入「已處理郵件」文件夾，剩餘的則可以刪除。

擱置

當郵件中提到的工作必須由你來做，但顯然無法在短時間內完成的情況下，把它們暫時擱置起來，放入一個叫做「擱置」的單獨文件夾，是使收件箱保持清空的好辦法。

有人會有這樣的疑問，這樣擱置起來，豈不是跟在留在收件箱里一回事？這樣地疑問不無道理。如果你把「擱置」文件夾當作收件箱的替代品，無論什麼樣的任務都不分青紅皂白的往裡裝，那顯然這樣的文件夾與一個郵件堆積如山的收件箱並無區別。但如果在將這樣的郵件放入「擱置」文件夾前你做了以下幾個步驟，兩者的效果則顯著不同：

首先，你要嚴格控制放入此文件夾的郵件數量。這就要求你忠實的判斷郵件確實不屬於可以馬上「行動」或進行「轉發」的範疇。這一點對於避免「擱置」文件夾成為影子收件箱尤為關鍵。

其次，你要大致估算完成工作所需要的時間。如果任務對時間的要求超出了你能拿出的時間，就要考慮告知發件人尋求解決辦法。

然後，你要在轉移郵件前，在代辦事項列表中記錄這項工作。這樣做的目的，一方面是避免郵件一旦落入「擱置」的範疇就石沉大海，另一方面，也是通過這樣的記錄，判斷工作的重要性和緊迫性，分清主次，以便安排隨後的處理順序。

這些步驟完成後，郵件便可以順利移駕到單獨的「擱置」文件夾了。

關於分清郵件的主次，我們還有另外一個辦法。我們可以創建另外一個單獨的「抄送」文件夾，然後創建郵件規則，規定所有作為被抄送對象收到的郵件，都被自動放入這個文件夾。我們稍候會提到，習慣當中，郵件的抄送一欄中的聯繫人並不是郵件的主要溝通對象。因此，加入你的名字出現在抄送一欄中，你可以比較肯定的說這封郵件對你來說重要性不高，因此，利用郵件規則自動把這類郵件單獨存放起來，等完成更為重要的工作後再回過頭來處理它們。這樣可以幫助你更好的管理自己每日的工作流程。

刪除

前面提到的對於「行動」和「轉發」兩類郵件處理後的刪除自不必多說。還有一類情況是郵件只是通知性質的，並不需要你的進一步行動。這種情況下，當你把確定以後會用到的郵件轉入「已處理郵件」文件夾後，剩餘的郵件要果斷的刪除。

在這裡要強調「果斷」的刪除，是因為有些人對於刪除郵件存在難以言說的心理障礙。這並不是在說笑，在行為學上，不停的囤積物品、無法丟棄任何東西的行為，是強迫性神經官能症（也就是我們通常所說的「強迫症」）的癥狀之一。這種行為源自於人類和其他動物收集並貯存食物應對惡劣環境和災難的本能。但是在極端的情況下，這種本能就會演變成一種心理疾病。英文中有一個專門的詞來描述這種行為，叫做hoarding，可以翻譯成「囤積症」。表現在生活中，就是覺得任何東西今後都可能會用到，因此捨不得丟棄。最終把家裡塞得滿滿當當，連下腳的地方都沒有。在情景劇《破產姐妹》中，主人公就曾經給一個囤積症患者打掃過房間。

當然，大多數人不會到這個地步，但應該或多或少都在自己或身邊人的身上見到過這樣行為的影子。而在工作中，我們也有可能變成電子郵件的「囤積症」患者。要克服這樣的傾向，需要認識到這樣幾個事實：

·
任何現在需要的郵件，都被你保存在了「已處理郵件」文件夾中；

·
任何雖然現在不需要但是你感覺今後會用到的郵件，最終都不會被用到；

·
如何日後發現需要用到的郵件已經被刪除了，你的同事中永遠會有一個人把它好好的保存著；

·
如果沒有人保存這封郵件，那這封郵件根本就不重要。

所以，除非你現在就能知道這封郵件為什麼會被需要，否則請「果斷」的把它丟進垃圾桶。

如何寫好一封電子郵件

了解了如何管理每天接收到的郵件後，讓我們再來看看如何從我們自身做起，寫出高質量的電子郵件，減輕電腦另一端我們的合作夥伴處理電子郵件的負擔。

處理電子郵時很多的負擔是因為郵件的詞不達意、冗長混亂造成的。真正言簡意賅、目的明確的郵件鳳毛麟角。也許這是因為，發送一封電子郵件是如此輕而易舉的事情，幾分鐘就能寫好一封郵件，而且幾乎沒有成本，讓人們很少能夠像以前撰寫紙制信件時那樣字斟句酌。而工作節奏的不斷加快客觀上也加劇了毫不「走心」的垃圾郵件的產生。

但是，電子郵件已經成為商業環境中最為重要的溝通方式之一。它如此重要的地位確實應該讓人們認識到，寫好一封電子郵件的本領，是每一個職場人在入職之初就應該勤加鍛煉，儘快掌握的技能。下面的這些建議，相信可以幫助你更快的完成從一個菜鳥到高手的轉變。你會注意到，幾乎所有的建議，都可以歸結到一個原則中去，那就是換位思考，站在收件人的角度，想像收件人收到一封什麼樣的郵件會更願意讀下去，會更願意採取行動。掌握了這個原則，你可以發現其實更多的技巧，可以順手拈來。

是否非要發郵件 - 寫郵件之前，想想是否還有更好的溝通方式。有些時候，當面交談或一通電話比來來回回十幾封郵件要有效得多。不要讓電子郵件成為你懶惰的工具，只有在真正需要時才選擇利用電子郵件進行溝通。

分清收件人和抄送人的區別 - 收件人和抄送人同樣是郵件的一部分，對這兩欄的安排也能夠傳遞大量的信息。一般情況下，約定俗成的規則是，只有收件人一欄中的聯繫人才是郵件真正發送的對象。也就是說郵件里的話是說給這一欄中的人聽的。而抄送欄中的聯繫人，只是旁聽的身份。這種旁聽的身份，或許是因為是收件人一欄中聯繫人的上下級，需要對提及的事情有所知曉，或者是因為郵件中被提到，加入抄送一欄以示禮貌，原因不一而足。這其中微妙的差別，就需要發件人好好的捉摸，是否在收件人和抄送人的安排上給出了與郵件內容相矛盾的信息。

善於利用標題 - 在標題中用&<行動&>、&<信息&>或&<請求&>等字眼一目了然的概括你希望收件人所採取的行動，同時用關鍵信息勾勒出郵件的主要內容，比如"&<信息&> 2014年4月3日與王經理的銷售會議總結」和「&<請求&> 研發部2014年5月份分離機採購申請」這樣的標題，就比單純的「會議總結」、「採購申請」帶給收件人更多的有效信息。

一封郵件一個主旨 - 精簡你的郵件，盡量做到一封郵件只講一個主旨。人們會本能的抵觸冗長的郵件，而更願意對可以輕鬆掌握的信息採取行動。因此越是短小精悍的郵件，越能起到好的溝通效果。如果無法做到一個主旨，也請把話題限制在三個以內。就像我們在演講一章中講到的那樣。

對長郵件做出提示 - 如果內容決定了郵件本身不可能做到簡短，請在郵件的標題或正文的開始給讀者「這是一封長郵件」的提示，並解釋為什麼需要較長的篇幅。這既是出於對他人時間的尊重，也容易博得收件人的認同，讓人更有準備、更可能花時間閱讀你的郵件。

給長郵件清晰的結構 - 郵件達到一定的長度，實際上就進入了報告的範疇。這種情況下，就需要你結構化整封郵件。利用副標題，序號，加黑，斜體及下劃線等手段將郵件的邏輯和線索清晰地標示出來，有利於讀者對你思路的理解。

加亮標記連環郵件的引述部分 - 當回復或轉發一封含有一長串郵件的連環郵件時，把引述的部分加亮標記出來。要知道，你的發送對象不一定像你一樣對下面的連環郵件了如指掌。當你輕輕鬆鬆的寫道「如前一封郵件所示」時，你的讀者很可能要花上數分鐘才能找到你所指的那部分，並因此感到泄氣，行動的意願也會降低。

保持郵件編輯的簡潔 - 謹慎使用非通用的字體、字型大小或顏色。在不與企業文案的統一規定相抵觸的前提下，盡量使用預設設置的字體和字型大小，使用黑色作為正文的顏色。只在必要時使用加黑，斜體及下劃線等通用的文字編輯手段顯示重點。這樣做是為了降低收件人的閱讀成本，不必為了你的一封郵件而調整自己的閱讀習慣。

總結行動要點 – 跟開會時需要始終關注行動要點一個道理，對於需要收件人有所行動的郵件，在正文的顯著位置，即開頭或結尾，將行動用點句的形式概括出來，可以方便收件人進行跟進。「需要我做什麼？」永遠是收件人閱讀郵件時最為關心的問題，如果你不能在顯著的位置回答他的這個疑問，那麼很可能他會很快失去閱讀興趣，或者忽略藏匿在字裡行間的行動請求。

給收件人多種選擇 - 針對需要收件人有所行動的郵件，盡量給出多種行動選擇。比如在向部門經理申報年度預算時，與其一句「請您審閱附件中的年度預算」，不如這樣來講：「請您審閱附件中的年度預算。如果您認為這份預算可行，請在系統中批複。如果有任何需要修改的地方，請隨時打我電話或通過郵件提出您的疑問。假如您沒有時間做詳細的審閱，我是否可以佔用您10分鐘的時間當面向您解釋預算的細節？如果您希望稍後審閱，請注意預算批複的截止日是本月23號。」這樣做可以避免一封郵件來來回回商討可能的方案，減少雙方的工作負擔。

及時添加附件 – 忘記添加附件雖然不是什麼大逆不道的事情，到我寧可不要處在發件人那樣尷尬的處境。要避免把一封郵件匆匆發出而忘記添加附件，最好的辦法是，不要等到整封郵件寫完再回過頭來添加附件，而是在撰寫的過程中，當提到一份附件時，就隨手把附件添加到郵件當中。在包含多個附件時，這種做法尤其重要。它雖然可能降低撰寫郵件的速度，卻可以確保你發出的郵件始終保持專業的水準。

為附件編號 – 如果你的郵件中包含多個附件，請為它們編號。這樣，即使你添加附件的順序有誤，收件人也能後從編號中得知你正文中提到的附件依次是哪個。

慎用「重要」標籤 - 只有在郵件真的十分重要或緊急的情況下，才選擇使用「重要」標籤。這跟狼來了的故事是一個道理。如果你的每一封郵件都帶著那個鮮紅的感嘆號，久而久之就不會有人再把你的所謂「重要」郵件當回事。把「重要」標籤當做一種寶貴的資源，只有在真正需要時才去使用，才能達到它本來應有的效果。

重讀郵件 - 在點擊發送前，把郵件重讀一遍。這樣做，能夠使你站在收件人的角度檢查郵件是否足夠簡潔明了、不帶歧義，重點是否突出，讀者能否快速找到所需要的信息和行動點。在上面管理電子郵件中省出的時間，正是應該用到這樣的地方。

開啟自動校正功能 - 為你的郵件設置發送前自動校正功能。一個錯別字可以讓你的專業形象大打折扣，雖然自動校正功能不能識別所有的疏漏，但是它卻可以幫助你發現那些顯而易見的尷尬錯誤。

延遲郵件發送 - 如果你是那種常常在點擊發送的那一剎那，才意識到自己遺漏了某些關鍵信息的人，那麼建議你啟用郵箱自帶的延遲發送的功能。延遲的時間可以自由設定，5分鐘是一個不錯的選擇，留給你足夠的時間「反悔」。我的同事曾經不止一次的告訴我，延遲功能救了他們的「命」。

對於每天郵件幾百封的人來說，高效的處理郵件很重要。

曾經看過一篇英文的文章，很有意義。翻譯了放在這裡。

郵件多的人容易產生壞習慣，就是下意識的不到幾分鐘就會去Check一下自己的收件箱，看看有沒有新的郵件進來。根據人體生物學，當人在收件箱收到郵件的時候，大腦會分泌一種化學物質，使得人體處在一種較為亢奮的「解決問題」的狀態，同時人體會處於一種緊張的態勢中。法律工作者絕對是電郵非常多的那一群人，假設一天只看100次收件箱，一次花上兩分鐘的話，三個小時就花在了收件箱上。雖然法律工作者的工作很大程度上是靠Email來進行交流的，但如何更有效率的使用收件箱？以下幾個技巧，叔叔覺得講的真心有道理，和大家分享一下：

1、Turn Off Email Notification – 關掉郵件通知

特別在每天收到幾百封郵件的情況下，如果每封郵件進來都通知一下，可能會打斷我們正在寫的備忘錄、簡報、法律檢索或者其他工作，關掉郵件通知可以使我們更好的集中精力去干手上的活兒。

2、Add「No Email」 Time – 給自己一段「沒有郵件」的時間

在一天中，設置一段「沒有郵件」的時間，在這段期間里，不去檢查收件箱。如果發現自己始終忍不住要主動的去看收件箱，給自己一個強行的規定，比如每個小時才去檢查一次；如果你的工作不允許你每個小時才檢查一次收件箱，那就每過15分鐘看一次。

3、Slave Or Commander of Inbox? – 做收件箱的奴隸還是主人？

需要注意的是郵件只是工具而已，我們必須學會如何高效的使用它。我們當中的許多人成了收件箱的奴隸而沒有學會如何成為它的主人。關鍵是不要讓收件箱吃了我們的工作時間，在工作時間裡完成工作是工作的目標。

4、Best Email Practice – 最佳郵件實踐

One Subject Per Email – 一封郵件一個主題

不要把多主題放在同一封郵件中，一封郵件最好只說一個主題的事情。這樣更加清楚、集中，並且更容易將郵件歸檔。

Use Good Subject Lines - - 使用好的郵件主題

對於公司或者律所來說，使用標準的郵件主題格式有助於信息管理，比如

採用：

[Client/Matter]:[Subject/Topic] – [3-Word Summary] - [Deliverables] – [Deadline]

Keepit Simple, Sweet, to the point – 郵件要簡明、親切且切中要害

一般人讀郵件的方式都是前兩段重點關注，其餘段落都是掃視而過。所以在郵件的一開頭切中要害非常重要。

Minimize Use of 「Reply All」 – 盡量少用「回復全部」

「回復全部」不應該成為默認設置。在點擊「回復全部」的時候先問自己：所有在郵件上的人都應該收到回復嗎？

Don』tTreat Email like Text Messages – 不要把電子郵件當成手機簡訊

電子郵件絕對不是閑聊的替代品，不要將電子郵件當成手機簡訊。比如在團隊中可以事先訂好規矩，互相不要發「thankyou」之類的郵件。

5、Do Your Work First – 先做好你的工作

最好能將上午一開始的時間集中在工作而非開會上，將中間時段留給協作性工作，晚點的時候開始做管理性質的工作。

6、Taking Control Over Your Calendar – 掌控你的日程

將日程清單事項分為HardCoded time和Soft Coded time, 在硬約束時間裡，參加那些必須要出席會議，打必須打的電話和其他的必須事項，將硬約束事項時間盡量限制在四個小時內；在剩下的軟約束時間裡，靈活機動的去完成那些在日程清單上需要做的其他事項或應對突然出現的情況。

我每天的郵件都在上千封。

要想管理郵件，我認為最首要的是需要對郵件進行歸類，因此需要建立一個完備的過濾器，其規則經常需要微調。你需要一個含有靠譜過濾器的郵件客戶端（gmail 也行）。

有了過濾器之後，你的郵件已經歸類到了目錄，剩下少量沒有歸類的一般來說，我一天大約一封到兩封。這一兩封可以花點時間處理完畢。

上面也有其他網友提到《倉鼠革命》，這確實是一本指導性很強的書。在這裡，我來簡單的梳理下書的核心內容。

方法1：減少電子郵件數量

乍一看，你對收到的電子郵件數量沒有什麼辦法控制。但是仔細想想就不是這麼回事了。研究顯示，一般每收到5封電子郵件，就有3封是需要回復的。這也就意味著，我們自己每發出5封電子郵件，就會收到3封回復。我管這叫『飛去來器效應』。所以，只要你刪去發出的5封郵件中的1封，收到的郵件就會減少大約12%。而最主要的郵件垃圾就是來自於CC和FYI。在發送前一定要考慮清楚對方是否真正需要這封郵件。

方法2：提高電子郵件質量

【ABC法則】A-B-C是一個框架，幫助你把信息放到電子郵件里正確的位置，關鍵是要把信的主體分成三個部分——行動簡述（Action summary）、背景（Background）和結尾（Close）。

方法3：根據COTA法則快速存檔和查找文件

COTA是4個一級文件夾名字的縮寫，它們能夠涵蓋你所有的工作信息。如果郵件存放依據這個法則，就很好的解決了需要時找不到的情形。另外，這也可以運用於電腦文件的存放。

在@周源的基礎上補充：

對來自你的上級、重要合作夥伴等你可以稱之為【VIP】的人的郵件，區別對待，你可以設置單獨進入某個 filter, 優先處理
優先並認真處理髮給你，cc 給你的郵件看過就可以，不一定要回復
如果某封郵件需要後續跟進或行動，單獨存檔到某個分類，或者設定【任務】
如果你的工作不是所有郵件都需要立即處理的，每天選擇兩段時間，比如中午11點和下午4點，單獨批量處理（對於VIP的郵件即時提醒，即時處理），效率會更高

本文發自我的微信公眾號stehouse，以及知乎專欄。

一個禮拜休假回來，未讀郵件有一百多封，頓感壓力山大。

一封一封看，怕看過又忘了，把一些重要的郵件看完之後又標記為未讀，以提醒自己下次再來關注。久而久之，未讀郵件數量越來越多，常常被投訴說郵件不及時回。

這是我以前的做法，郵箱的就是和下面一樣的，上千封未讀郵件是什麼感覺。

也看過其他的做法，分各種各樣超級複雜的文件夾，往往自己都搞不清分類的邏輯。

也看了一些關於時間管理的書，裡面也涉及到如何管理郵件，講得很好，也照著做了一段時間，但由於過於複雜，還要分輕重緩急四個類型，看到一封郵件還要去想到底怎麼分類。堅持了一段時間也不自覺的放棄，還原到最開始的做法。

後來想出了一個最簡單的辦法，非常方便管理，一直堅持下來了。

能夠達到的目的：每封郵件都能被照顧得到，不遺漏任何重要的信息，日後查詢郵件里的信息非常方便。

一句話總結做法，就是每天下班之前，一定把自己的收件箱清空。

具體展開。

所有的郵件的類型，不分複雜了，只有三種：

提供信息類的（FYI, for your information)-不需要你回復的，比如群發的公司新聞、公司新規定、發給你的附件，提供某個日常報告給你的。
諮詢類的(Consulting)-問你某個問題，要你回答的（只是問問題，不需要做事的），比如要你發某個文件，比如諮詢你一個技術問題，比如問你某個項目的進展。
安排工作類(Assignment)：合作部門或者領導發郵件給你給你安排任務的，比如要你提供某個報告，要你去把某件事處理一下，客戶下達一個新指令，需要轉發給內部各部門，並且要追蹤反饋結果的。

記住，所有的郵件只有這三種類型。

一看到未讀郵件，腦海里自動把郵件往這三種類型歸類。

一、首先，從最容易的開始，就是提供信息的類的。

因為這些郵件價值不大，掃一眼看哪些是這種郵件，集中花幾分鐘看完就拖走，不要留在收件箱里影響自己的注意力。

公司的通知、新聞、IT維護信息，和具體項目無關的，沒太多價值，全部集中放在一個「通知」類的文件夾。
別人發給你的附件（和具體業務相關），當場有時間看，看完就拖走（拖放在相關項目文件夾），如果日後還有利用價值，把文件另存為在本地，保存完後立馬拖走，記住保存在本地是一個很好的習慣，很多人覺得反正在郵件里，以後也找得到，就不管了，但是真正以後要找的時候，翻天覆地又找不到。
別人發給的提供具體業務相關的信息的郵件，看完馬上拖走放入具體的項目文件夾。
每天收到的日常報告，不管是什麼項目的，簡單粗暴，不管有沒有興趣看，全部集中放在一個「報告「的文件夾里，記住千萬不要分項目保存（比如A項目，B項目），一方面你還要去找項目文件夾，這樣會挫傷你分類的積極性，另外，集中放在一起，等你要專門找報告的時候，非常方便找。

二、諮詢類的郵件

能夠立馬回答的，馬上就回答他，回完之後，把這封郵件拖走（放在相關項目文件夾）。

不能馬上回答的，比如你還要問別人的，暫時先留在收件箱。然後把這種類型的郵件集中記錄在本子上集中處理，等你找到答案再回復他，回完就拖走，在本子上劃掉。

三、安排工作類的郵件

和上面諮詢類的郵件中的不能馬上回答的一樣，先放在收件箱里，集中記錄在本子上集中追蹤，然後去處理這件事，處理完後，回複發件人處理的結果。回完之後馬上拖走（放到相關的項目文件夾里），本子上也劃掉。

每天按照這三種方法對待每一封郵件，理想狀況是每天下班的時候收件箱里全部是空的，在其他分類文件夾里的郵件都是處理過不需要處理的。當然由於不可能每天都能把所有郵件都處理完，總會有一些沒處理的郵件留在收件箱，那也沒關係，這樣有個好處，就是只要是在收件箱的郵件都是需要被處理的，而人每天最關注的就是自己的收件箱，這樣能夠不斷讓自己關注那些未被處理的郵件，直到所有郵件被清空，毫無眷戀，心如止水，下班就不會總是想著工作了。

文件夾分類的小技巧

相信大家都知道按照項目分比如項目A，項目B，項目C分，但是有些郵件，同時涉及到好幾個項目，到底放哪裡？

你看到底和哪個項目關聯性最大就放哪個文件夾，或者如下文。

我一般建立了一「通用項目類」的文件夾，把所有項目（或者大部分）共用的郵件放在裡面，比如「2016年項目進度」，「最新外觀檢驗標準「，「工程部圖紙存放路徑」，「設備供應商信息"。

還有一個」雜項「的文件夾，放一些和工作關係的不大的聊天郵件，比如」今晚大家一起吃飯「。

把所有舊的項目建立一個「舊項目」的文件夾集中存放以縮短列表，反對用年份比如2015 2014這樣分類法，因為這些年份真的代表什麼意義嗎，你能夠記得哪個項目是哪一年做過的嗎?日後要找的時候，非常不方便。

下圖是我文件夾分類的一個範例，總共只有五個文件夾，通知、雜項、日常報告、通用項目類，項目，（可以用01 02 ！這樣的符號給文件夾排序，不過outlook2013已經開始支持拖動排序了），收件箱是不是很清爽。

發件箱的管理

發件箱的管理就非常容易了，完全可以做到發完就拖走，每天清空。

發件箱也只有三種郵件：

回復別人的郵件
安排工作給別人等待別人處理或反饋的的。
主動別人提供信息的，比如主動向別人彙報工作，或者主動發某個文件給別人。

回復別人的郵件類的，回完了之後，馬上拖走放入分類的項目文件夾。

安排工作類的，發完之後馬上拖走放入分類的項目文件夾。在本子上記錄並追蹤這件事，就不要在郵件里追蹤這件事。

主動提供信息給別人的，發完也拖走放入分類項目文件夾。如果只是發個文件給別人，發完之後這個郵件要麼刪了（反正也沒什麼價值），要麼也放入分類的項目文件夾（推薦刪除）。

幾個問題的回答

為什麼每天要(盡量）把收件箱清空？

因為人最關注的都是自己的收件箱，如果裡面的郵件太多了，會干擾自己的注意力，所以無關的郵件必須及時拖走，留下的都是未處理的，讓自己持續關注未處理的郵件。

為什麼不設定自動規則（按照某個關鍵字或者按照發件人自動規律）？

我以前也用過，現在也沒用了。因為設定這些規則後，新郵件會自動跑到設定好的文件夾而不會出現在收件箱里，很容易忽略郵件。還是和上面說的一樣，人最關注的還是收件箱。哪怕是給老闆的郵件專門設了一個文件，你有多少次會記得專門看這個文件夾呢？

為什麼不用把未處理的郵件用紅旗（flag)標記這種方法？

這種方法我也嘗試過，結果是用紅旗標了之後再也沒去看過這個紅旗標誌這個分類了，還是上面那句話，收件箱是最靠譜的，誰都無法拒絕不去看收件箱。

另外我還寫過一篇姊妹篇，歡迎大家賞臉。

寫工作郵件的幾點建議（一目了然，高效溝通） - 史蒂芬的專欄 - 知乎專欄

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微信公眾號stehouse，聊點職場和英語

史蒂芬，湖南人士，前某500強外企工程師，現某知名品牌外企工程師，對職場、管理、英語有些感悟。微信公眾號stehouse，聊點職場和英語，歡迎大家關注。

我用的是gmail,一般用GTD的方法來處理郵件.

Inbox是收集站,走向不同的標籤 ,所有標籤下的郵件經過處理後,最終歸檔.

1. 2分鐘可以處理掉的,處理掉,存檔
2. 需要認真思考一下的 move to folder "reader it later"

閱讀完畢後存檔 or 其他處理方式

3. 委派給別人的郵件 move to" waiting"

別人處理完畢後,刪除waiting標籤,存檔.

4. 不靠譜的郵件, move to " someday"

空閑時再看,處理後刪除"someday"標籤

5.需要今天處理的郵件 move to" NEXT"

處理完畢後,刪除NEXT標籤,存檔

inbox永遠保持乾淨整潔的狀態,需要查找郵件時直接搜索既可以..

作為一個重度Gmail用戶，和一個看不得inbox裡面有沒有處理郵件的強迫症患者。在如何高效率的管理郵件上我使用了一個插件。the other inbox for gmail. 能夠自動幫助你的郵件分類。首先作為一個互聯網用戶，難免會有來自銀行，購物，娛樂，社交網站的郵件。the other inbox的只能分類表現還是比較好的http://www.otherinbox.com/organizer/gmail/。還有一個點就是，除了使用gmail的lable和過濾功能外，如果有很多無聊的文件，可以歸到一個大類。要敢於把一些inbox裡面的不緊急郵件扔出去。我的分類大體有： education, collaboration, finance, coupon, SNS,reading list, OLD, job, travel, pay bill和Otherinbox自動給我分的類(OIB)

作為 Gmail 忠實用戶，我補充兩點：

定期（較短周期）檢查垃圾郵件，時不時會有驚喜，然後清空它；
定期（較長周期）刪除陳舊郵件，特別是諸如一年前的帶附件郵件、發件箱裡面的陳舊郵件。否則即便空間大如 Gmail 也扛不住。BTW，我已是 Gmail 的付費用戶了……
充分利用手機處理郵件。很多碎片時間用在郵件上太適合了。但有一點，通過標題等判斷出那些不能立即做出決定的郵件，盡量保持未讀狀態，以便於在電腦上引起重視。同理，盡量 Archive 那些簡單、已處理郵件，讓收件箱中留下的都是需要再思考或重要的郵件。便於在電腦上引起重視；
儘可能少的設定郵件規則或過濾器，甚至不用。個人覺得那不太符合普通用戶的使用習慣。Push+標籤+搜索就夠用了。

最後，期待 Google 能推出一個出色的 iOS Gmail 應用，謝謝您了，谷大爺！

1，閱後立刻處理並打上標籤，移出收件箱。若看了又沒處理則標記為未讀

2，收件箱裡面不要超過一頁

3：跟蹤超過7天還呆在收件箱裡面的郵件，找到相關人跟進

4：用標籤分類歸檔

使用outlook。

首先請建分類文件夾，依據該郵箱的使用方向/ 類別/年限以及子項，建議越細緻越有效。

以個人經驗舉例：

inbox-年份/季度（我是按年）

年份下面按合作公司（我是按國外各兄弟公司，例如：西班牙/葡萄牙/墨西哥/等；

國家下細分各主要分支城市；

城市下細分各客戶名稱：

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郵箱架構建好後的處理為：當日處理並分門別類歸檔；不能當日回復的，請做好標記跟蹤實效（第二天/當周/當月），標記後請同時做好筆記記錄以期後續提醒；

新建郵件請保持主題關鍵字的完整有效；如果回復新郵件，切記在保持原有主題基礎上加入自己的關鍵字, 以便查找/跟進/快速反應。

部分重要新郵件請抄送自己，收到後請按你期望的對方響應時間內跟進，如果預計時間內無回復，請及時reminder.

也看到有人在發件箱歸檔分類，個人建議不必要，如果你可以迅速查到你的相關郵件，憑時間顯示可以迅速在發件箱查到郵件的；

outlook 還有幾個很重要又很實用的小功能，比如通訊錄，相關客人的具體信息包括名字公司電話手機郵址等，客人信息的持有與維護是很重要的資源之一和工作的方向之一。

另外，還可以建群組，這樣，同一封郵件，你只需發一次，組裡的所有人都可以收到，例如同事組，客人組，供應商組等等；高興的話，你可以BCC，這樣收到郵件的人只能看到來自你的郵址，而看不到別人的，這樣也不會擔心同行客人競爭力的問題。

暫時這麼多。因本人工作局限性，如果不適合您的工作習慣或模式，敬請繞行，謝謝您的善意。

分類處理

給不同的郵件分配不同的優先順序

根絕優先順序來安排處理郵件

再者就是處理過的郵件立馬分類處理不要讓其留在收件箱里

每次休假回來就有200+的郵件個人心得

1 所有郵件都讀完再回復，所有！

2 讀完處理完的郵件放到分類的文件夾中，分類越細越好找

3 回復郵件要有優先順序，最好設置rules，沒用的閑玩郵件放到一個文件夾中，報警郵件放到一個文件夾中，重要人回復的郵件可以選擇字體顏色，標紅標藍什麼的看自己

4 今天的郵件今天看完，不要留到明天， inbox在你離開公司的時候最好是空的

5 做不完的事，插個旗子

最重要的是1和2

藉助Outlook最大化提升你個人工作生產力Part.1：郵件管理

《藉助Outlook最大化提升你個人工作生產力》

某一天，你正在埋頭苦幹，一封郵件嗖地一下發了過來。你打開一看，原來是開發經理要你去排查一個問題。既然老大都發話了，你能不照辦嗎？於是乎，你極不情願地放下了手上的工作，打開了另外一個代碼工程。

很多程序員都會有上面的經歷，本來工作得好好的，但郵件一來，自己就被「迫」去做其他事情了。我們對於郵件的態度是「又愛又恨」。在本文中，我們來好好聊一下工作中的郵件。

為什麼要用郵件？

郵件的一個突出的特點就是非實時性。也就是說，郵件發過來的時候，你可以不在線，當自己上線的時候可以閱讀。即使是看到了，你也可以選擇是否回復。與郵件相對的是電話，它要求兩個人必須同時在線，人家問一句，你就要答一句。

在工作中，考慮到大家都有各自的任務在手，如果打電話或當面叫你放下手中的工作去做另外的事情，多少有點不禮貌。這樣，郵件便是一個比較好的選擇。反正我把要做的事情或想說的話發給你了，你有空的時候就給我弄一下，弄好了再回復我。

此外，郵件內容就像一篇文章，「白紙黑字」的可以把想要說的事情描述清楚，且閱讀郵件的人能夠反覆看。很多重要的內容能夠存檔，以後查找起來也比較的容易。

郵件的種類

工作久了，大家就會發現，並不是收到的每一封郵件都值得一讀，也不是收到了郵件馬上就要回復。

按照重要程序，郵件分為：緊急郵件、重要郵件和一般郵件。

(1) 緊急郵件：軟體現場故障、軟體升級過程中遇到的問題、客戶投訴的反饋等均屬於此類。一收到此類郵件，我們就要馬上停下手中的工作，將解決問題放在第一優先順序。

(2) 重要郵件：軟體需求改動、重要軟體模塊問題諮詢、軟體測試日報等均屬於此類。此類郵件不必馬上回復，但我們也不能忽略。等手上的任務完成之後，就要給予詳細回復。

(3) 一般郵件：行政平台或部門的通知、某些會議通知、產品宣傳廣告等均屬於此類。對於此類郵件，我們了解一下便可。

按照收件人範圍，郵件分為：小組郵件、部門郵件和公司郵件。

(1) 小組郵件：也即收件人和發件人限制在開發小組內部的郵件。這些郵件主要用於討論某些軟體版本在設計、開發和測試中遇到的問題及相關軟體的安裝、升級等。

(2) 部門郵件：也即收件人和發件人限制在部門內部的郵件。這些郵件主要用於通知部門活動、群發批評或表彰通知等。

(3) 公司郵件：也即公司相關行政部門發送的、每個員工都能夠收到的郵件。這些郵件主要用於群發公司的一些規章制度、某些產品的宣傳公告、處分或表彰決定、放假通知等。

如何回復郵件？

郵件的初衷雖然是不想打擾收件人，但現實的情況卻不是這樣的。很多時候，我們必須要「極不情願」地答覆一些郵件。有同事甚至每天要花好幾個小時在閱讀和回復郵件上，這對工作效率的影響很大。

那麼，我們如何回復郵件呢？我個人的經驗是這樣的：

(1) 在郵箱裡面進行設置，將重要發件人的郵件標註為特殊的顏色(如紅色)。這樣，當我們打開郵箱的時候，第一優先順序就是查看特殊顏色的郵件並給予回復。如此也提高了工作的效率。

(2) 不要每收到一封郵件便打開郵箱看一下，等手上的任務告一段落之後再統一查看前一時段收到的郵件。不要害怕某些非常重要的郵件沒有看到，如果郵件真的有那麼重要，會有人及時提醒你的。比如，如果是一個現場緊急問題的郵件，那麼開發經理就會讓你馬上查找問題原因。

(3) 某些重要的郵件不要馬上回復，開發經理也許會直接給予答覆。涉及到需求問題、研發進度安排等，一般是由開發人員的上級(即開發經理)負責回復。涉及到程序細節、軟體詳細設計等，才需要開發人員來仔細回復。

(4) 編寫或答覆郵件的時候，要做到語句通順、表意清楚、無錯別字。我看很多人急急忙忙地答覆別人的郵件，但答覆裡面沒有把自己想說的表達清楚，而且有錯別字，讀起來都不通順，還讓人怎麼理解呢？看到這種郵件，別人還會擔心你寫的程序是不是也會有很多錯誤。因此，郵件寫好之後，大家要再檢查、斟酌一下，看自己寫的內容是否正確無誤。

總結

工作郵件，看似是一個很小的東西，裡面卻包含了很大的「學問」。總之，我們要把它當作一個服務於工作的、方便溝通交流的工具，而不要讓其成為「累贅」。郵件的編寫和答覆不能任性，要將自己的想法清晰明了地表達出來。

我認為，寫郵件也是一門藝術。你怎麼看？

請參考：讓郵件飛一會兒

我一天收到的工作郵件大概是120到150左右，曾經做過統計，裡面有要我處理的大概是20封左右，其餘的不需要處理，但是需要知道的大概40~50封，其餘的，只要知道大概就行。

曾經我也很困擾一天郵件太多找不到重點，我也試過給郵件分了好多個標籤，有「未處理」，「跟進中」，「已回復待反饋」，「已反饋待回復」，「處理完畢」等多個狀態，並用顏色分類，但是實際效果並不算太好。基本打開郵箱看到密密麻麻的郵件就失去工作的動力。

今年5月份開始，我重新琢磨了一下我的工作內容，將郵件重新分類，具體如下：

1.inbox下新建四個文件夾，分別是「待處理」，「跟進中」，「已處理」，「已閱」

2.總結自己郵箱部分完全無需處理的郵件的一些共性，設置過濾器，自動將此類郵件轉到已閱文件中。

3.剩下的就自己手動分配，收到新郵件，緊急的。能處理的立刻處理，處理完直接丟到已處理文件夾，不能處理的，或者一時半會沒有結果的，拉到對應的文件夾中。需要知曉的郵件看完立刻到已閱。切記郵件不能拖，有就立刻按如上規則處理

4.每天臨下班一個小時到半個小時。抽出時間先檢查跟進中的郵件，及時將有結果的拉到已處理文件夾。然後再處理未處理的郵件。

以上，是我今年改變的郵件處理模式，自從改進方法後，我的郵件處理效率提高了很多，建議可以參考此方法和自己的業務內容，設置一個適合自己的郵件處理方法

根據主題、發件人等設置規則（目前郵箱基本都支持的），將郵件分為很重要很緊急、很重要不緊急、次重要很緊急、次重要不緊急的，分別安排時間處理。

你的注意力是有限的，不感興趣內容不用訂閱郵件提醒或者 fliter、Spam、unsubscribe 掉；
一封郵件閱讀了就需要處理，其它保持在 inbox 的已讀郵件可以作為 TODO list(不超過 5 封)；
使用 label 來分類
關掉提醒，手動 fetch

Unibox 這種另類些的客戶端用起來還不錯

可以試下??(???????)??