怎樣優雅地使用 Outlook？

01-13

謝邀。題主的「優雅」，我個人理解為高效率。

在別人用著低效率的方式處理郵件時，高效在某種層度上也算是「優雅」吧。

以下主要圍繞軟體技巧方面回答，非專業人士，如跟事實有出入，請指正。

1.使用搜索插件（推薦：Lookeen）

一個優秀的搜索工具，可以節省你查找軟體的許多時間，絕對是提高效率的最直接途徑。對於有比較明確的目標的搜索，還是插件擁有優勢。

例如正文的某段文件，可以很快速的甄選高亮提示。

而且部分插件（如Lookeen）可以一併索引EXCEL文檔內容，這點有時候是很實用的。

註：自帶的搜索相當慢，而且搜索結果往往差強人意。

2.設置收件規則

針對不同的群組，實現分類郵件。

根據實際情況，郵件不能用單一規則分類的情況，可以大方向分類之後在手工處理。

例如我個人處理郵件的時候會按照客戶分類，然後根據郵件內容再分置相應事件類別中。

3.善用後續標識（小紅旗）

合理的利用標識，可以很清晰的判斷優先順序，避免浪費不需要的精力去處理低優先順序事件。

不會善加處理優先順序的人，你會經常看到他們在...加班...加班...加班。

3.使用VBA實現自動密抄送

眾所周知，outlook的文件存儲在單一pst文件當中，雖然我們可以對pst文件進行備份，但是有時候意外的事情發生（電腦以及備份同時悲劇）的時候，我們才會後悔自己沒有多加註意。

利用VBA在發信時，自動抄送郵件至備份郵箱，並不會對實際的信件來往有影響，所以個人認為這是有備無患的。

PS：VBA能夠很大程度的配合個人需求解決問題，能夠有精力的話，學習一下有益無害（VB無用論者勿噴，謝謝）。

4.利用備份郵箱接收主信箱郵件

這個是跟第3點相對應的，第3的實現發件備份，這裡實現收件備份，這樣即使本地pst全盤崩潰的情況，你也可以悠悠的泡杯咖啡，然後重建pst文件即可。

5.熟悉掌握outlook的90%以上的功能

要想優雅的使用outlook，你當然需要知道outlook能夠幹什麼。熟悉掌握之後，你才能知道哪些方式更快，更好，更簡潔。

例如你不知道怎麼設置簽名，難道你每次發信都手打。。。

例如你不知道純文本、html、RTF，你肯定也不理解為什麼有些郵件不能畫表格，有些附件收件方收不到。

如果你不知道聯繫人組，當你經常需要向特定人群發信時，就一個個打/複製吧（本人周圍事實存在例子）。

6.盡量使用新版本的outlook

如果你使用2003或者2007，你會發現每次錯誤關閉outlook重啟之後的那段數據校對，簡直就慢得令人髮指。

7.盡量不要刪除郵件

別以為事件處理完了，就把郵件刪了，你永遠不知道你的客戶會不會隔個一兩年之後繞回來跟你扯皮，多幾個郵件不會佔用你多少硬碟空間。這一項就不算軟體技巧了，純粹是經驗教訓總結出來的建議。

Hi，持續更新哦：

1.秘籍帖丨Outlook 使用技巧

2.普及帖丨發送「外出」自動答覆

3.普及帖丨如何恢復已刪除的郵件？

4.普及帖丨在郵件中創建和添加簽名

—————— 10 月 28 日更新 ——————

5.新功能丨在 Outlook 中 @ 某人

Enjoy

規則收發郵件、聯繫人組、任務管理、聯繫人在outlook和手機和人脈中自動同步。

===Microsoft Outlook如果是作為你的工作主要通訊方式，那日曆這點小模塊，也別忽視，看看我下面根據我自己工作中體會到的總結的技巧，能夠在會議日程安排上讓自己的規劃清晰可視，同時也知悉別人的動態。知彼知己，百戰不殆^_^

1.
日曆篇

1.1
查看同是Microsoft Exchange Server賬戶（即使沒有獲得具體查看他人日曆的許可權）日曆上活動時間段的忙閑安排。

具體步驟：

1.1.1在「日曆」中，在「開始」選項卡上的「管理日曆」組中，單擊「打開日曆」，然後單擊「打開共享日曆」。

1.1.2 在「姓名」框中鍵入姓名，或單擊「姓名」從「通訊簿」中選擇姓名。

1.1.3 共享日曆將顯示在視圖中已有的任何日曆的旁邊。首次訪問共享日曆後，該日曆將添加到導航窗格（導航窗格:一個用於組織信息的列，提供對文件夾的訪問。單擊某個文件夾可以顯示其中包含的項目。導航窗格還包括「收藏夾」部分以及用於在「郵件」、「日曆」、「任務」和其他視圖之間進行切換的按鈕。）中。下次您要查看該共享日曆時，只需在導航窗格中單擊該日曆即可。

如果您要打開其他人的日曆，而該日曆的所有者尚未授予您查看許可權，Outlook 就會提示您向此人請求許可權。如果單擊「是」，則會自動打開一封共享請求電子郵件。該郵件請求此人與您共享其「日曆」，同時還提供與其共享您的默認「日曆」的選項。

如上圖就是我查看我們會議室的預定情況（如果公司的某些會議室有郵件預定的功能，這個就方便有效多了），不僅在會議位置的安排上及時發送「佔座」的郵件，而且可以預先了解你想要邀請開會的同事的時間狀況，高效便捷。

1.1.2 列印約會/會議

在文件-列印里設置下有多種列印的模式，通過列印預覽選擇自己需要的，這裡詳細日曆式還可以顯示參與約會/會議的郵件內容。

列印選項里有設置字體頁面等條件，其中若想隱藏死人性質約會的信息，注意勾選「隱藏私人性質約會的詳細信息」。

1.1.3 在日曆中添加國家節日

步驟：文件—選項---日曆---日曆選項---「將假日添加到日曆中」，然後選擇國家。

1.1.4 添加第二時區

如果在一個國際化的工作氛圍中，添加常用第二時區的時間在日曆，日程安排更為直觀。步驟：文件—選項---日曆----時區---勾選「顯示附加時區」。

1.1.5 以電子郵件形式發送日曆

步驟：日曆—開始—共享選項卡里
電子郵件日曆，接下來會出現即將要發送的郵件，輸入你想發送這個日曆明細的人即可。

我覺得只有一條，簽名只在新郵件中附加，回復的時候不要附加簽名。

嘗試過各種花里胡哨的功能和add-ins，現在覺得滿足辦公需求，以下三點最能提升效率：

1. 建立search folder 篩選出僅針對我的郵件（僅我在send to person list裡面），和我直接相關的郵件（我和其他人一起在send to list裡面），以及我只需圍觀的郵件（我在cc list裡面）。

2. Archive文件的時候再分folder。Inbox接收郵件，周五下班前把一周內已經過時的郵件快捷鍵到archive的分類文件夾里。

以上兩點比較適合一天百封郵件的人。

3. 用onenote整理ongoing project和to do list，不在outlook里做整理。至少要兩個，一個private notebook私藏自己的knowledge，一個public notebook，不放關鍵性信息，隨時可以share給別人做reference。作為manager以下level的員工，to do list 可以放在public的notebook里，隨時可以share to manager。

1.設一些rules，不要讓所有郵件都進收件箱，郵件太多，找不來

2.設一些templates，提高寫郵件的速度

學會OUTLOOK VBA, 才能算會用OUTLOOK，然後再考慮優雅的問題。

還能有哪個客戶端能強得過OUTLOOK麼？

看到這個問題，讓我聯想起網上的那些種種裝B指南貼。於是乎仿照一番，做如下開頭，權當拋磚引玉。

1. 首先，Outlook一定要裝英文64位版，一個受過高等教育的小資是不屑使用中文32位版的，否則就顯得很沒文化。64位版本突出你的專業精神。

2. 其次，所選擇的郵箱服務提供商一定是採用了Microsoft Exchange Server郵件伺服器的，否則，用Outlook有什麼意思呢？

3. 再次，將你的所有郵箱賬號都通過控制面板的「郵件」設置添加進去，記得一定要用配置文件的方式添加，這樣方便你的遷移和刪除郵箱賬戶。

4. 然後，在收件箱中分門別類建立文件夾，通過添加規則讓收到的郵件自動存入這些文件夾中，便於瀏覽和查找；

5. 善於使用日曆功能，將你的日程安排都事先寫到日曆中，這樣可以到時候自動提醒你。

6. 召集大家參加一個會議，請使用「新建會議」功能，不要傻呵呵的寫一個普通郵件。

7. 儘可能將所有的聯繫人都添加到你的通訊錄的聯繫人中。各項信息儘可能的完整、準確，這將極大的方便你收發郵件。

8. 先寫到這裡吧，睡覺去了。

1、良好的個人習慣，有一定的書寫能力（不會寫你用毛郵件）

2、適合的交流、工作環境（你朋友和同事都不用郵件，你自發自收嗎）

3、合理的郵件收發規則設置（別整天進垃圾郵箱找驗證碼郵件，在收件箱看小廣告）

如果你用Outlook 2013連web mail的話，web mail不要開啟兩步驗證。（淚~）

我的Outlook 2013連接我的http://Outlook.com。前天我把我的Microsoft Account開啟了兩步驗證，iOS上的Outlook App可以支持，但辦公室的Outlook 2013就不行。一天多來我google了不少文章但是沒一個靠譜的。

我只好把兩步驗證關了。

我不敢說以微軟技術之強大，Outlook 2013一定不支持兩步驗證，但是相關文檔不那麼容易找到。微軟一貫在用戶體驗方面漫不經心。

Update:

就在去關兩步驗證的時候，我在同一頁面看到了支持Mail客戶端的方法，就是生成一個App Password。成功連接！但我的結論不變，因為找到這個方法不容易。

使用outlook365，http://outlook.com，iphone提醒事項，完美同步任務功能，只需將http://outlook.com加入到iphone郵件APP中，設置同步任務即可。

最近學習到的技巧比較多，當前感覺有兩條比較實用

1 建立搜索文件夾，顯示到左邊面板的收藏夾裡面，可以很方便的訪問。有兩類搜索文件夾好用。一個是可以顯示帶"後續"標記郵件的搜索文件夾，瀏覽郵件的時候，需要跟進處理的郵件都打上"後續"標記，瀏覽完郵件後統一處理，可以提升郵件處理效率，略過低優先順序的郵件。適合每天工作郵件很多的同學。另一個是根據郵件的"分類",自定義規則的搜索文件夾，我用來顯示需要備份郵件

2 自定義好常用的群組郵件聯繫人，避免每次都重新敲一遍名字，還容易出錯。

我把我的http://outlook.com後綴改成http://live.com了，我認為這樣很優雅！

http是自己加上去的，另外我的花雞呢？

與其說如何用好Outlook，不如說是如何管理好電子郵件。

0收件箱原則肯定是其中之一。

要實現0收件箱，推薦使用擴展--SImplyFile。

具體見這篇博客

SimplyFileOutlook超級插件，高效幫你整理收件箱