珠寶的會展管理要注意些什麼？

題主提到了：「珠寶的會展管理」 不知道是說作為參展商還是作為主辦方來詢問的。

如果您是參展商

1. 在參展前，對於您展出的展品必須購買保險，畢竟您在展會展期期間不會24小時在展位上，對於展品的保護只能依靠主辦方和展館，所以購買一份保險是十分必要的。

2. 貴重的展品，建議您在當天展示結束後向主辦方尋求存儲或特殊保管，一般情況下，主辦方在展期內都會租用一間倉庫，專門為展商提供特殊保管服務。

3. 如果以上兩個都不放心，那麼也可以與銀行聯繫，在每天展會結束後由押送人員將展品押送到銀行並進行存儲。

如果您是主辦方：

1. 同樣您需要購買一份保險，為展品丟失做保障。

2. 對於所有展商展出的展品進行登記並對展商和其展品進行核實，避免詐騙發生。

3. 通過有經驗的保安公司聘用優質保安或武警人員，提升展會時和展會後的安保等級，避免內鬼出現。

4. 設置展商暫存展品庫房，並進行24小時的安保服務。

5. 設立現場珠寶鑒定辦公室以及現場公安辦公室，以防現場觀眾與展商由於珠寶品質而引發的衝突。

6. 設立現場知識產權辦公室，避免由於珠寶設計雷同而引發的展商間的衝突。

7. 對於展商進場、退場、布展、撤展時間進行嚴格管理，避免由於時間差而引發的展品丟失現象。

如果您是展館方：

1. 首先與主辦方要有免責聲明，明確責任界限。

2. 建議主辦方派駐24小時安保，展館全力配合。

3. 展館的監控設施進行自檢，避免盲點，如有盲點需增派巡視人員。

會展業作為新興服務業，是2l世紀的朝陽產業，有著巨大的發展潛力。而良好的會展現場服務又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。在展會中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開會展現場服務。它不僅可以在當時促使展會取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解並參加展會，從而使展會取得更大的成功。

會展活動現場管理，具體體現在對參展商和觀眾的優質服務上。它是展覽計劃的具體落實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環節，理應備受會展組織活動組織者的重視。然而會展現場管理、控制和協調的內容相當複雜，如若處理不當，突發事件必將會釀成大的問題。所以要求現場管理的指揮協調成員對展會相關事宜全盤了解，並能及時、果斷做出英明決策。本文將結合我國目前大型活動現場各類型事件的處理現狀，將會展活動現場管理分為：展覽活動現場管理系統、會議活動現場管理系統、節慶活動現場管理系統；本文將主要對會展活動現場管理中的接待系統、會務系統的具體定義以及工作內容進行詳細闡述。

眾所周知，會展現場管理是成功辦展至關重要的因素和環節。會展活動現場管理的成功將提高專業觀眾和參展商對本展會的滿意度，以及提升展會的知名度和美譽度。而常久以來，大型活動現場管理一直是全球會展活動組織者頭疼的問題。前期經過了大量的準備工作，還是難免在現場發生各類突發事件。隨著現代會展業的日驅成熟，人們已開始意識到，會展活動現場是否能順利進行，與前期的組織設計、任務分工、責權分配、等有很大關係。現場管理不到位，直接影響了會展活動的成敗。

會展活動通常都是短時間彙集大量的人群、物品等，短時間會出現大量的交叉任務。如果能通過一種科學的方法，使這些交叉任務能有效的分配與合理的控制，是大家共同關注的問題。據統計，每年我國產生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多，節慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現場執行系統知識出現。造成了眾多大型會展活動現場管理不到位或者出現了不可挽回的損失。

大型活動現場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務進行協調與服務管理的總稱。「現場管理」一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質、不同主體的活動現場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現場管理中借用了「SWOT分析法」與「5S」管理等相關經驗，結合大型活動實際情況進行了創新。隨著現代會展業的快速發展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現代會展業發展的需求。

第一種:SWOT分析法

SWOT分析發又稱為態勢分析法，它是由美國舊金山大學的管理學教授於20世紀80年代初提出來的。

我們常用來作為企業內部的分析方法，即根據企業自身制定內在條件進行分析，找出企業的優勢、劣勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內在因素，O、T是外在因素。按照企業競爭戰略的完整概念，戰略應是一個企業「能夠做的」（即組織的強項和弱項）和「可能做的」（即環境的機會和威脅）之間的有機組合。

第二種:5S管理

5S管理源於日本，指的是在生產現場，對材料，設備人員等生產要素開展相應的整理、整頓、清掃、清潔、素養等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎，是日本產品品質得以迅猛提高行銷全球的成功之處。

整理、整頓、清掃、清潔、素養的日語在外來辭彙羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認識，有人又添加了「堅持、習慣」等兩項內容，分別稱為6S或7S活動。

a)整理（SEIRI） ：工作現場，區別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；

目的：清除零亂根源，騰出 「空間」，防止材料的誤用、誤送，創造一個清晰的工作場所

b)整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規定位置擺放整齊，並做好標識進行管理；

目的：定置存放，實現隨時方便取用

c)清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現場無垃圾，無污穢狀態；

目的： 1) 保持工作環境的整潔乾淨；2) 保持整理、整頓成果； 3) 穩定設備、設施、環境質量、提高產品或服務質量；4) 防止環境污染。

d)清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃後的局面，使工作人員覺得整潔、衛生；

目的：1) 養成持久有效的清潔習慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果

e)素養（SHITSUDE） ：通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規章制度，養成良好的工作習慣，做到「以廠為家、以廠為榮」的地步。

目的： 1) 養成良好習慣；加強審美觀的培訓；遵守廠紀廠規；提高個人素養；培訓良好興趣、愛好。2) 塑造守紀律的工作場所；3) 營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。

作者通過多年的實踐工作總結，結合我國目前大型活動現場各類型事件的處理現狀，研究出了「會展活動現場管理七系統」，並根據活動主題分為：以展覽為主的展會活動管理系統；以會議為主的會展活動管理系統；以節慶活動為主的節事活動管理系統；本文主要對會展活動現場管理中的接待系統、會務系統進行詳細闡述。

一、 展覽現場執行管理系統

⒈ 接待管理系統

接待管理系統是現場管理的第一任務，接待工作安排科學才能保證會展活動現場疏導與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學技術產品與現代通訊設備提高接待質量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志願者，以人力接待疏導為主。

展覽接待任務如下：

● 識別來者身份。例如：參展商、專業觀眾、非專業觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷服務人員、會場服務人員等。（到會人員識別方法有：證件識別法、標識識別法、問詢識別法）

● 制定人員流動疏導方案

● 協助辦理相關證件

● 協助隨身物品託管或寄存

● 疏導到會車輛

● 介紹展會活動的基本情況

● 協助填寫參觀註冊信息

● 講解展會現場相關注意事項

● 告知開館、閉館時間

● 接待現場諮詢人員

● 協助辦理相關商務手續

● 其他接待相關事務

⒉ 商務管理系統

商務管理系統分為財務管理系統、手續補辦系統、商務租賃系統、證件補辦系統。商務管理系統的工作量由展會前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現場工作量相對較小，如大量工作任務前期沒有完成，就會造成現場商務管理任務繁重。

商務管理系統具體任務如下：

● 驗證手續、辦理交費、出據發票

● 收取相關商務租賃費用

● 收取臨時入場購票費用

● 辦理會刊資料領取手續

● 驗收現場臨時採購物資

● 審核發放現場各項支出

● 提供列印、傳真等現場服務

● 編輯管理相關協議文本

● 填寫各方制定的臨時需求表格

● 其他商務相關事務

⒊ 後勤保障系統

後勤保障系統是現場主要物資管理與供應中心。如：運輸設備、倉儲、餐飲、車輛調用與配發工作，後勤管理實際是一系列後勤活動管理的統稱。由於後勤總是在有組織與管理的方式下進行，所以後勤與後勤管理不過是一個事物的兩個方面。

後勤保障的具體任務如下：

● 現場相關餐飲服務商管理與調度

● 現場相關運輸設備管理與調度

● 現場相關移動展具、模型的臨時管理與調度

● 現場可移動廣告載體管理與回收

● 現場展示租賃設備管理與回收

● 現場綠植管理與回收

● 現場非展區裝飾材料管理與回收

● 現場成型宣傳材料管理

● 現場攝影攝像設備管理與協調

● 現場各種開幕、閉幕物品的管理與回收

● 現場各種工作證件與服裝等相關物品領用

● 現場各類人員的管理與疏導

● 現場各類信息的處理、反饋與收集

● 現場各類組織關係的協調與分配

⒋ 展區展務管理系統

展區展務管理又稱為：現場參展商服務。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務與協調展出事務的總稱。

現場參展商服務的內容主要有：

● 展區測量與展品檢查

● 更換與調整展位

● 展位促銷管理

● 展位噪音管理

● 展位水、電、氣、餐飲協調

● 展品知識產權保護協助

● 展位施工與設備安裝協調

● 展位門楣檢查核實

● 展商代表與展出品核實

● 展區廣告內容核實

● 展區參觀人員疏導

● 展區證件補辦協助

● 展區桌、椅、垃圾筒協調

● 重要領導參觀路線設置

● 展區展位拆卸協調

● 展區安全防範

● 其他展區相關服務

⒌ 現場調度系統

現場調度系統也被稱為：現場指揮中心指會展活動召開時，會展組織管理者通過現場調度、調節、管制、指揮等方式，保證各系統的正常運行。現場調度中心是現場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調度中心完成並發布。現場調度系統負責人統常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責人、會展現場秘書組等相關組成。

現場調度的主要職責：

● 協調各系統的相關任務，特別交叉性任務的指派

● 控制會展活動現場的進行程序

● 調配現場相關管理人員與服務人員

● 對現場各類突發事件做出處理決定

● 重要工作內容通知下達

● 接待各系統的諮詢意見並做出反饋

● 組織重要領導進行參觀

● 處理其他系統不能決策的事物

● 檢查各系統實際工作情況

● 公布會展現場重大變化情況

⒍ 工程與設備系統

工程與設備系統是會展活動主要建築建設的核心系統。通常工程系統在進行現場管理階段後，任務較繁重，也是事故隱患最多的一個系統。工程與設備系統包括了會展活動現場所有的大型施工工程管理與設備使用安裝過程管理。

工程設備系統的工作範圍：

● 標準展位運輸、安裝、檢修、拆卸管理

● 展場水、電等申請、輸送、安裝管理

● 特裝展位施工管理

● 大型展品物流與安裝管理

● 展位移動、撤除、檢修、管理

● 大型表演使用設備的安裝、檢修、拆卸管理

● 工程運輸設備使用管理

● 協調場館方、施工方業務關係

● 協助辦理工程人員證件

● 檢查會展活動現場使用材料

● 人員管理設備與現場大型廣告載體的安裝與管理

● 背板、開幕台、剪綵台的安裝與檢修

● 展場通風、通氣設備檢修、安裝管理

⒎ 現場防護系統

現場防護系統包括了多個子系統，現場防護是大型會展活動的重要監控與突發事件處理系統。具體有：社會安全系統、現場治安系統、醫療服務系統、突發事件應急系統、日常監控系統、法律諮詢系統、知識產權保護系統等。

現場防護系統的主要內容是：

● 維護展期社會安全，防止各類事件發生

● 維護展示區域治安

● 排查消防設備設施

● 協助核對進入展區人員身份

● 失物報檢、領取管理

● 人身健康與財產安全保護

● 呼叫對講系統建設

● 現場糾紛處理

● 現場醫療救助及處理

● 知識產權侵權調查取證及立案

● 展區監控設備安裝與檢修

● 夜間巡邏與公共危害防止

二、 會議現場執行管理系統

⒈ 會議現場接待系統

會議接待管理系統根據會議性質決定。不同性質的會議對會議接待工作的設定各有偏重。

具體工作內容有：

● 根據機票、車票、參會名單、嘉賓的邀請統計情況，確定接待方案與人員分工

● 提前對進出車輛、周邊交通要道、場入進出口進行布置設計。

● 從機場，車站的接待工作開始，到進入會場的接待管理工作，然後到餐飲、酒店住宿、休閑的統一布置。分時段，分地點，責任到人。隨時檢查酒店、會議室相關的歡迎幅、歡迎牌、簽到台、指示牌等是否出現問題。

● 通常正式會議，需安排治安管理人員，對進入會場及周邊區域的車輛、人員、設備等進行監控。要做到人不離崗。

● 簽到人員較少時，可以採用流水作業；簽到人員較多時，可以安排團體隊伍進行領隊核實，集體簽到。如人員結構複雜，在至少安排四到五個接待位置，將嘉賓、媒體、普通參會者，分開接待。

● 嘉賓簽到使用的筆、紙等要選擇質量合理品。現場簽的字、賀詞、簽約書等應由專業負責妥善保管。

● 出席人員就座排列方式中西方各有不同，應提前諮詢排列方式。

● 發言過程中，準備好應急稿與應急演講設備。（例如：話筒、投影設備、照明設備）

● 準備充足的會議用品，會議正式開始前，提醒參會者將手機轉為靜音狀態

● 會議開始後，應安排專人負責錄音、拍照、攝像等工作。大型會議應提前安排同傳人員，並對同傳內容進行核實。

● 會議現場接待方面更多的內容，可以參考會展實務操作一書。

⒉ 財務管理系統

財務管理系統主要以處理相關的財務往來關係為主。通常會議財務手續辦理有兩種：一種是提前辦理、一種是現場辦理。

提前辦理是指會議正式召開之前，相關參會代表已辦理了相關手續，會議組織者在現場對參會人身份進行核實即可；現場辦理是指參會代表直接在現場辦理相關註冊交費手續，通常用於商業型會議。會議財務管理系統的工作有：辦理註冊手續、辦理食宿手續、辦理資料購買手續、辦理廣告處理手續、核實參會人資料、處理其他財務往來帳目等。

核實參會人資料也是接待系統的工作任務之一，為了防止參會人身份錯誤，通常接待系統與財務管理系統均是進行參會代表身份審核。

⒊ 會務服務系統

會務服務系統：主要任務是完成會議期間相關物品配備與會務協調工作。

會務服務系統主要工作任務有：

● 邀請(請柬、印刷、郵發)

● 簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)準備

● 儀式、講話(講話稿內容、審核、翻譯、設備)準備

● 剪綵(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導)準備

● 協助參觀(路線、引導、解說)工作

● 備餐(人數、標準、酒水、飯菜內容)

● 資料(會議介紹、講話稿、貴賓名單)發放

● 禮品準備與發放

● 住宿（住宿房間預定、分配、退定）

● 旅遊（景點考察、線路設計、購物指南、導遊安排）

● 座位（座位安排、桌面物品擺放、嘉賓席位設計、休息區設計）

● 交通（車輛安排、疏導、調用）

⒋ 會場布置與工程設備系統

會場布置與工程設備系統通常在中小型會議上，兩者沒有明顯的系統分區。政府型會議通常對兩種系統不在細分，而商業型會議則分工較明確。

主要工作任務：

● 標識、水牌、簽到檯布置

● 演講、翻譯、同傳、播放、投影設備布置

● 會議形象文化品製作、打包

● 會場背景牆、背景音樂、燈光安裝布置

● 大型舞台設計找尋

● 視頻、音頻設備安裝調試

● 會議區、產品展示區搭建

5．門禁管理系統

門禁識別系統又稱出入口識別控制系統，是一種高度智能化、既可實時控制又可離線使用的網路進出口監控和報警管理的安全系統。授權的用戶每人持有一張唯一身份認證的磁卡，持卡人將根據所獲得的授權進入指定區域。系統通過對特定的管理區域設防（報警狀態）實現報警與持卡人信息採集功能。系統自動讀卡時間、開門信息、持卡人、報警信息等資料，供查詢和統計處理並生成各種報表。廣泛應用於現代化辦公大廈、銀行、展覽場館、機房、智能化小區等。

近幾年，我國部分大型會展活動場館均安裝了門禁系統。以此來提高展覽場館的科技含量。熟悉使用門禁管理系統，是會展活動現場管理的重要內容之一。

⒈ 統一的門禁系統，僅實現了控制、管理、輸入輸出確認等功能，其處理速度也較慢。隨著技術的不斷進步，新型的會展門禁系統在原有功能上，新增了用戶信息存儲並提高了多點認證的速度。

⒉ 效協助場館方、組辦方、參展商做好現場的統計、管理、控制與宣傳工作。由於參觀群體魚龍混雜，很難就參展效果做出準確、有效的評估，而具體展位參觀群體的詳細數據，更是不得而之。寶卡門禁系統可以根據參展商需求來採集觀眾具體數據，及時作出現場數據的統計分析報告。

⒊ 本地參觀者、異地參展商可以省去展品宣傳材料攜帶的不便，根據門禁系統詳細地記錄，進行展品信息的傳送。避免現場宣傳品、宣傳資料的大量浪費。

會展門禁管理是會展信息化的一部分內容。至今為止，我國會展信息化的發展程度還遠遠比不上發達國家，這是因為我國的基本環境薄弱與會展發展歷史決定的。並且，會展現場服務在條件具備的情況下，還應注重提升個性化、人性化等順應顧客特殊需求的服務，使之體現出「以人為本」的經營意識。

結論與展望

在某一具體時間、地點，聚集大量的人員、物資、財產、信息，這就是會展業的特殊性。而要使一個會展活動順利召開，前期必須經過大量的準備工作才行。會展活動現場管理更準確的講應該是會展現場的協調與服務。現場管理是考驗會展組織者、會展承辦者、以及會展參與者的一個大考場。每個會展活動現場所產生的事態都會有所不同。這就要求要求從事會展活動現場管理的指揮協調人員必須具備駕御突發事件的處理能力，這樣才能按計劃將展會順利完成。並且應該在進行展會現場的管理中需要切實做好以下幾點：

1、 提高觀眾登記效率和入場管理的科學性，維持秩序，減少擁擠和時間緊迫等原因造成意外事件發生可能性；

2、 加強參展商行為方面管理，相關管理人員應在展前展中的與展商及時有效溝通，必要時組織者可以採用強制性措施，維護絕大多數參展商的正當利益和合法權益，保證整個展覽會的順利進行；

3、 及時做好展會中的保潔工作，為參展商和觀眾營造一個良好潔凈的展會環境；

4、 強化展會場館外的交通運輸管理，保證展館外交通暢通秩序井然；

5、 增強參展商的展位安全和防火防盜等基本安全意識，保持展會安全舉辦；

6、 增設參展商和觀眾諮詢投訴處理接待處，提供法律援助，服務參展商和觀眾，及時維護其合法權益侵。

7、 統一負責安排展商的食宿問題，與強勢媒體大力合作，充分發揮媒體的宣傳優勢，準確、統一發布展會的官方信息，為展商和觀眾及時提供便利展會信息。

此外，根據著名心理學家赫茨伯格的雙因素激勵理論，現場管理對展會舉辦有較大促進作用。一方面，有利於展會安全、順利的舉行，提高展會的質量和品質，增強現場管理人員對大型活動的駕御能力、控制能力、操作能力，降低意外事件發生率，有利於穩定展會環境和人心，營造舒適的展會交易氣氛，促成貿易成交；另一方面，有利於提升展會的知名度和美譽度，提高展會影響力，促成品牌展會的形成，同時還有利於及時維護展商合法權益，吸引本屆參展商和專業觀眾對該展會繼續的參展和密切關注！

綜上所述，會展現場執行管理需要不斷通過對展會內部改造和調整展會秩序等方法來改善展會環境，提高綜合性的服務水平，使會展現場服務更加人性化；通過增強踏實務實態度，從而提高展會的服務性、可控性；通過增強穩定展會現場的責任感，來提高展會的科學性、預見性。只有政府重視科學辦展、組展商轉化經營思路，強化會展服務功能。我們才可以在日趨激烈的市場競爭中爭得一席之地，現在的會展業，問題多機會也多，我們只有把握住了，中國的會展業才會更好的向前發展，中國的會展業才會在競爭中成長。

本文來源：會展講武堂 內容整理編輯：會點網袁帥