如何寫英語郵件？

01-13

今天第一次用英語給對方寫郵件，是對方強制要求的。感覺太難了~~~對於我們這些高考因英語不好沒上好大學的同學來說，有點難呀。平時看看英文文檔就已經夠嗆了，還要寫，太費勁了！！雖然剛才已經回復完了，可還是覺得不得勁的。那麼怎麼樣才能寫好英文文章呢？

寫英語郵件，最重要的不是英語寫作水平，而是寫作習慣、排版和禮貌，現在我們就詳細說說如何寫英語郵件才能得體並正確的傳達你的意思，並且儘快收到對方的回復如果需要的話。（本文首發於公眾號：英語玩吧）

郵件開頭

首先呢！作為一個講禮貌的好孩子，在郵件的開頭一定要記得四個大字：

自！報！家！門！

不管你的郵件是寫給哪個小可愛啦，哪個厲害的巨巨啦，哪個公司的負責人，甚至是各種經年不聯繫的七大姑八大姨啦~都要在一開始就寫清楚：

Dear XXX：

This is XXX.

世界這麼大，想要聯繫的人又那麼多，如果讓收信人讀完郵件才能通過章節附註知道是誰發信的話，難免會給人留下自我中心的印象。

正文開頭

就像天下武功唯快不破一樣，寫郵件呢，也講究一個快狠准~

切記！

要趁收件人還沒有想好：#要不要敷衍你？##要怎麼給你答覆？##要不要把你發的郵件點掉？#之前，就以迅雷不及掩耳之勢把你想要的信息傳達出去！

不管你要不要看，我都要寫給你看！

所以，作為發送郵件的人，一定要開篇立論！開門見山！用簡潔精鍊的語言描述一下你寫郵件的目的：

一、詢問類（Question）

For XXXXX， I have the following questions:……

I have some question about……

是想詢問學校活動的報名要求？

是想知道校外志願者的募集時間？

想要知道獎學金的發放條件？

還是想要知道第二天的工作行程？

一步到位，就這麼簡單！

二、附件類（Attachment）

I enclose XXXXX for your reference.

Please check the attachment.

請查收附件哦~

三、提案類（Proposal）

For XXXXX，I am proposing……

For XXXXX，I suggest that……

把提議放在最前面，不怕收件人粗心跳過去啦~

四、感謝類（Thanks Note）

Thank you very much for……

Your XXXXX on this is/are very much appreciated.

千言萬語此刻匯成了一句話：謝了兄弟！

回復他人郵件時的開頭

回復郵件和發送郵件就有一些些細微的差別啦~

比起發送郵件的直截了當，回復郵件顯然更考驗情商和話術，需要針對對方不同的發信再設計不一樣的回信模板喲！

Thank you for contacting me.

（適合場景：接到通知/問詢之類的信件）

Thank you for your prompt reply.

Thank you for getting back to me.

Thank you for your feedback.

（適合場景：問詢信件是由自己發出的，對方很迅速地給予了反饋和回應)

Thank you for providing the requested information.

Thank you for all your assistance.

（適合場景：問詢信件是由自己發出的，對方就你提出的問題給出了詳細的解決方案或信息）

郵件正文

一、切記要用標準化字體。很多職場或是校園新手每次寫郵件都有點心慌慌，為了讓英語郵件看上去高端洋氣上檔次，最喜歡用花體或是圓體來碼字，給收信人的閱讀造成了很大的麻煩。

Times New Roman 和 Arial等一系列字體雖然過於方正了些，但也勝在規規矩矩、字體包安裝度高，在大部分場合都不會出錯，是新人必備的碼郵件神字體哦~

二、注意大小寫字母的區分。對大部分人來說，看一封通篇大寫的郵件要遠比看一封大小寫分明、標點使用正確的郵件要難得多。不信的話，就讓我們來簡單測試一下吧！

A:"DO NOT USE ALL CAPS. THESE MAKE IT SEEM LIKE YOU ARE SHOUTING AT THE RECIPIENT."

B: "Do not use all caps. These make it seem like you are shouting at the recipient."

這麼一對比，兩種寫法高下立判~

更何況，大寫在書面英文中往往意味著強調和嚴肅，寫多了反而讓人覺得不禮貌，所以，能少用盡量少用。

郵件結尾

首先，結束之時，要（再次）表示感謝：

Thank you for your cooperation.

Thank you for your understanding.

Thank you again for everthing you have done.

根據外網的一項研究，在郵件結尾處寫上：「Thanks in advance.」的郵件回復率可以咻咻咻竄到65.7%；寫上「Thanks.」的郵件回復率也突破了及格線，達到63%；結尾處寫著「Thank you.」的郵件回復率大概在57.9%；而沒有表示的「感謝」這一層意思的郵件，僅有46%的回復率。

所以，你也明白啦，在文章結尾處加上感謝性的語句，是非常非常讓人受用的！

感謝之後就到結尾辭了，如果是非正式的郵件，結尾辭也不是必須的，你可以在感謝完後就直接爽快的簽上自己的大名，一封郵件就寫完了。但對於正式的郵件，恰當的結尾辭是很重要的。

結尾辭的寫法有很多種，比如下面這四種：

Yours sincerely（你真誠的XXX）

Yours cordially（你熱忱的XXX）

Yours faithfully（你忠誠的XXX）

Respectfully（此致敬禮XXX）

這幾個表達嚴格意義上講在用法上有些細微的區別，但現代人對這些已經沒有那麼講究了，所以經常出現混用的情況，如果你實在不放心用哪個的話，可以試試下面這個：

Regards

XXX

對於絕大多數正式的郵件來說，在你的大名前放上Regards來結尾，既顯得不過分親密，也不失禮貌，是一種十分安全的結尾方式（但要注意，如果是求職類的郵件，用以上四類如 Yours sincerely 反而更顯正式，往往會更好）。

關於郵件的寫法就說這麼多了，如果需要更多實用好玩的英語內容分享，可以進入公眾號：英語玩吧

職場人士怎麼寫出好的英文郵件？

2016-06-06 Mr.Gong 學好英語才能環遊世界

一、五句話理論

寫英文郵件是最簡單最常用的一種寫作形式，也相對隨意，當然工作場合是需要有一定規範的，可以用很多標準的句型，這些句型我的學員可在供你們學習的專門頁面找到。

什麼才是一封好的EMAIL.除了準確恰當的語言外，還有位美國的投資人提出一個「五句話理論」。

一封好的郵件是「簡明而有禮貌的」，少於5句話顯得不夠禮貌，多於5句話則稍顯啰唆，所以5句話最恰如其分。

這麼說來，一封好的電郵就如同一首五行詩。過長的郵件通常也會遭遇被人匆匆略過或是不予回復的情況，因為工作繁忙人士的郵箱里有大量待閱讀的郵件，恐怕他沒有那個耐心讀一篇小說似的郵件。

寫的長很容易，寫的短實際上更難。你會更加聚精會神，提高效率，也會有更高的回復率。

只有一種情況可以例外，就是你的郵件目的就是為了讚揚對方，你有再多的溢美之詞，也隨便你寫。寫的多長都可以！

二、關於簡短回復

如果你有很多郵件，正好你現在沒有時間回復，你可以用以下一些句型來簡短回復：

Thank you very much for your e-mail. I will get back to you as soon as possible.

Thank you for your message. I will deal with the matter as soon as possible.

Thank you for your message. I am away from my desk at the moment, but will get back to you as soon as possible.

三、不在辦公室自動回復設置

Dear,
Thank you for your e-mail. Please note that I will be out of the office from ….. until ….. . I will attend to your e-mail upon my return to the office.
Kind regards,
[Signature]

Contact information of a colleague:

Dear
Thank you for your e-mail. Please note that I will be out of the office from ….. until ….. . For urgent matters, please contact (name)………….. at (phone number)…………….. .
Kind regards,
[Signature]

An automatic forward of their message to a specific person:

Dear,
Thank you for your e-mail. Your message has been forwarded to [name] for action as I am out of the office until …..
Kind regards,
[Signature]

本公眾號還將發送「寫英文郵件最好的100個句型」

「應用導向」英語實戰打卡訓練營（規則）

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前幾天看到HKU學生會發的吐槽，希望有點幫助。