寫學術郵件給國外的同行，格式、施詞有什麼要求？

01-13

導師要我用論文下面的郵箱向國外的研究者要他們的研究數據（數據是公共的），來做對比研究。但是，第一次寫沒有經驗，不知道國外的學術郵件是怎麼寫的。我們是做社會科學研究的。寫給法國的研究者。論文是英文的。

謝邀。我個人覺得只要寫得正式一些，像寫正式的官方信件一樣就可以，這種郵件一般都會留來做底以後方便查詢的，所以會要求比較正式。所以當作你們平時寫的類似正式信件，但由於沒有信頭，因此需要在正文開始時把你們是誰、為什麼索要這些資料分段介紹清楚就好。

以下內容摘自本人的知乎專欄痛飲繆斯聖泉的獬豸

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在學術世界中，寫信、回信與轉發信件是一件既普通而又頻繁的活動。放眼西方學術圈，無論是申請學校，與導師套磁或是接收教學通知，都離不開一個功能良好的email賬號。現如今，越來越多的國內各大高校也紛紛開始向入學新生髮放本校專屬的學術郵箱賬號和相關的使用說明。這可見，學會撰寫學術信件已經成為進入象牙塔求學所必備的基本技能之一，值得反覆練習。

相比於新興的人際溝通方式，信件，特別是電子郵件，仍有其長處。首先，信件具有私密性。如非發件人和收件人許可，他人通過合法渠道不容易得知郵件具體內容，而使用黑客攻擊和偷拆信件的方法，又可能導致法律責任。而且，一般情況下信件的收發與傳遞不會打擾到他人的正常生活作息。這是因為傳統郵件或者電子郵件，一經發出，則閱讀和回復的主動權在對方。是否閱讀郵件、何時閱讀郵件、回復與否、何時回復的選擇權均由收件人行使。除了無/限制行為能力人之外，每個人都應當被假定為自身利益的最大捍衛者，所以收件人一般會選擇較為方便的時間查收與回信。在這種情況下，只要發件人寄出的郵件數量與內容沒有達到垃圾郵件或者騷擾的程度，一般而言都不太會打擾到收件人的正常生活。第二，信件具有嚴謹性。書信通常是以文字表達的，在涉及到關鍵的名詞術語、地址、時間、數字的時候有很大優勢，可以一目了然。另外，通信一經發出，一般情況下其內容不可更改，而有效撤回期一過，發信本身就成為一種不可逆的行為。此時，文中所表達的意思業已確定，收件人也可以根據信件內容進行預期，確定下一步的活動計劃。這就要求發件人在寫信時就深思熟慮，在傳遞一些重要信息的時候避免出現筆誤。第三，信件具有形式美。許多口語中為圖簡便不會使用的正式稱謂、書面語、敬語和問候語，有很大部分會出現在信件中。這樣既可以表達對收件人的尊敬，也可以表現自身的素養，使文章本身在結構與措辭上顯得精緻、美觀。第四，信件具有可信度。不同於未經加密且易於被模仿的通話或者即時聊天信息，寫信可以較多地體現個人特質，比如：筆跡、行文風格、簽名、印章、個人書信習慣等。即使從取證的角度而言，書信作為證據材料也是相對容易被收集的。第五，信件還具有成本低廉、便捷的特點和保存上的優勢，在此由於篇幅所限，就不一一展開了。

進行學術通信不是一件小兒科或者可以弔兒郎當的事情。在一些人看來，「寫信有什麼難的呢？學過初中語文和英語就可以寫得很好了。」然而，這種觀念放在學術寫作中，無疑是過時了。有別於生活通信、商務聯絡或者公文來往，學術信件自有其稱謂方法、固定格式與行文風格，如果不仔細分辨，就很容易出錯。以下，本文以電子郵件為例，從收件人地址開始，以郵件簽名結束，全面分析學術通信的注意事項。

（圖一：收件人、抄送人、傳抄人填寫欄）

如上圖所示，電子郵箱系統通常會需要用戶仔細填寫收件人、抄送人(cc)、秘本抄送人(bcc)地址等基本信息。如果發件人是寫給學術機構的教職員工，在知道對方學術郵件地址的前提下，最好在收件人一欄填上以.edu或者.ac為後綴名的學術郵件地址，例如：xx@pku.edu.cn, xx@harvard.edu 或者 xx@u-tokyo.ac.jp, xx@ox.ac.uk 等等。當然，在這種情況下，如果發件人有相應的學術郵箱，最好使用學術郵件地址進行發信，此之謂學術圈交流。至於抄送人(cc)和秘本抄送人(bcc), 則可以視情況添加，尤其是在需要他人參與溝通過程或者得知通信內容的時候。值得注意的是，秘本抄送人(bcc: blind carbon copy) 在信件中是看不到除發信人以外的其他聯絡人地址的，而抄送人(cc: carbon copy) 基本上都可以看到。

郵件標題是影響收信人閱讀與回復意願的重要因素。一個醒目而貼切的標題不但能言簡意賅地點明郵件主題，而且還能幫助收信人對該郵件進行分類，確定處理時的輕重緩急程度。相反，標題若是偏離主旨、冗長難讀而不知所云，則易激起收件人的反感和忽視。在擬定郵件主題時，不妨遵循如下的思路。1. 在需要特別註明緊急情況或者重要序號的時候，可以使用方括弧[]標明相關信息，便於收件人察知，如[Urgent Request] 或 [報考序列號：XXXXX]。2. 在對方收件人有分類要求的時候，應當將郵件分類註明在標題中，如：[General Enquiry] 或 [Documentation Request]。3. 如是請人赴約，標題中也可以註明具體時間、地點、會晤目的，便於收件人檢索、記錄。4. 除上述特殊情況之外，在確定一般標題的時候，要特別注意用關鍵詞(keywords)來概括郵件內容，使標題短小精幹。

學術稱謂的選擇在一定程度上體現了寫信人的學術資歷與素養。下面，本節分情況討論相關問題。1. 有些時候，學術機構的公共郵箱會成為發信對象。這個時候，發件人或許並不清楚對方會派哪個工作人員來處理郵件，所以在稱謂上可以採用較為靈活的方式：既可冠以機構的名稱，又可以用「尊敬的先生/女士：」, 「Dear Sir/Madam,」來稱呼收件人。2. 若收件人與發件人並不認識，也不清楚其學術頭銜，只是只是經人介紹或者瀏覽網頁、出版物信息得知其人聯繫方式，為避免失誤，最好在姓氏之后冠以先生/小姐/女士等稱謂，如「尊敬的王先生：」。如果是英文信件，可以將全名連同稱謂一併寫上，如：「Dear Mr James Arthur, 」須注意的是，此種稱謂方式只能在確實不知道也沒有能力知道對方學術頭銜而又必須儘快聯繫的時候使用，否則，應當儘快查詢對方的學歷、職務等信息。3. 當然，在某些情況下，學術信件的收件人可能是行政工作人員，不具備相應的教學職稱或者博士學位，那麼此時在英語國家則可以直接援用上述稱謂方式，在國內直接以xx老師相稱。4. 對於有職稱或者博士學位的教職人員或研究人員，在決定其稱謂方式時應採取一定的優先順序： A.有領導職務者(職銜不低於一定級別)，優先稱呼其領導職務(國內適用), 如xx校長，xx書記，xx院長等。 B.既有教授職稱又有博士學位，在信件抬頭中只稱呼為xx教授(Prof. xx)。(題外話：在向他人正式介紹的場合（國內適用）可以兩者都提及，如：北京大學教授xx博士)。B.既有副教授職稱，又有博士學位的人員，在英語國家只稱為xx博士（Dr. xx），在中國可略稱為xx教授。C. 只有教授或者副教授職稱，沒有博士學位的人員，當然也只稱為教授。D. 職稱在副教授以下，有博士學位，可稱為xx博士。E. 稱呼研究員，或稱呼其教職（如達到教授級），或稱呼其學位。F. 如果對方兩者都不具備相應水準(副教授級或者博士學位)，在國內則稱為xx老師，在英語國家則冠以先生/小姐/女士或者爵位等等社會頭銜來直呼全名。5. 如對收件人不是非常熟稔，盡量寫上對方全名加學術頭銜或者以學術頭銜加姓氏，如「尊敬的王xx博士」，「Dear Prof. Arthur」。6. 如符合個人判斷或者經對方要求直呼其名時，可以直接冠以名字，不加姓氏和頭銜，如「Dear Adam,」。這種稱謂要視具體情形而定，考慮到對方的平易近人程度，與他/她的上下級關係，職務，資歷等等。

信件開頭問候語因時、事而異。若是初次通信可以是表達對收信人的敬仰之情，為能與他通信而感到十分愉快等等。也即, 「It is my great pleasure to keep correspondence with you.」若是此前已有交流，則可以說：「Thank you for your reply」等等。當然，許多情況下，漢語信件中用「您好」加上詢問近況的句子/佳節的問候已足夠。

學術信件正文的寫作要求與一般學術寫作相似。重要的是保持結構美，段落設置合理，段首句體現段落主旨，行文流暢，盡量不要出現錯別字、語法錯誤、拼寫錯誤甚至標點符號錯誤。尤其是在涉及到一些重要細節比如名詞術語、地址、時間、數字的時候不能出錯。同時，文章應保持一定的莊重感，盡量避免使用一些黑話、俚語、不被學術圈大多數人了解或接受的縮略語、順口溜或者不雅的文字。

信末尾處的問候語有多種表達方式。中文中比較慣用的當屬「此致，敬禮」，其有兩種寫法。第一種寫法：在正文之下另起一行空兩格寫「此致」，「敬禮」寫在「此致」的下一行，頂格書寫。要注意的是，「此致」後邊不加任何標點，因為這句話未完。「敬禮」後加驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。第二種寫法：正文後緊接著寫「此致」（其後不加標點），另起行頂格寫「敬禮！」英文書信結尾問候語根據場合，收信人與發件人關係的親疏而有不同，見下表。

Formal opener: Dear Sir(s) / To whom it may concern

Formal closing: Yours faithfully

Formal opener: Dear Prof/Dr/Mr/Mrs/Ms X

Formal closing: Yours sincerely

Informal opener: Dear Jack, etc.

Informal closing: Yours sincerely / Kind regards / Best regards / Best Wishes

這裡還要說明簽名檔如何使用。對於有學術資歷的人而言，簽名檔可謂是一個展示自己學術能力的窗口，自己的職銜、作品、工作單位等等都可以列明如下，供對方參考、檢索。而對於學術圈新人而言，能夠清楚地列明自己的聯繫方式與就讀學校、專業即可。但不論如何撰寫簽名檔，都應當注意限制篇幅，也就是說，只能挑選最重要的單位、職務、作品或者頭銜來寫，同時將聯繫方式擺在比較顯眼的位置。

(圖二為英文學術信函範本)

(圖三為中文學術信函範本)

綜上所述，學術通信雖然門道很多、需要一定的時間掌握，但是它畢竟還只是跨入學術世界以後的萬里長征第一步。同學們日後無論是請求導師進行會面，詢問與作業有關的問題，請求指導論文，還是辦理相關手續可能都需要用到它，所以更加應該督促自己加緊練習，爭取早日成為一名合格的學術共同體成員。

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不同國家信件格式都不一樣。你還是谷歌下搜搜吧