關於收發郵件，有那些好的習慣和容易被忽略的細節可以使溝通更加有效？

01-13

互聯網時代，人與人的很多交流都是通過郵件進行的，有哪些需要注意的細節往往被大家忽略，有哪些注意事項對於建立一個好印象很有幫助？望大家不吝賜教。謝謝。

我一進公司就被教育說，跟外國人發郵件，重點的地方不要寫紅字，應該刷黃背景。

不管是中文還是英文，不管是哪行哪業（外貿、銷售、工程技術、學術交流），我都有以下寫建議，沒有大道理，也沒有高深理論，能夠給老闆、客戶、同事留下好的印象。一句話說完的話，就是要一目了然，減少收件人的閱讀成本，一分鐘知道你要說什麼。（結尾有大號加粗乾貨）

郵件主題

先上例子

前後兩個例子，孰優孰劣，高下立判。可惜大多數人寫郵件時，默認看郵件的人知道他要發的內容是什麼，所以理所當然用自己的理解寫出了缺乏信息的主題。

這種缺乏信息的主題會給收件人帶來哪些不便呢？

不知道這封郵件的重點，從而忽略掉不看（經常有會有收件人說，我知道你發了郵件，但是我還沒看）。如果你把必要的信息寫在主題里，是不是一方面能夠吸引他打開的興趣，另一方面，哪怕他沒打開，但是他看到了主題就初步掌握了所需信息，是不是能夠幫他節省效率呢？
不方便日後查詢。時間一久，看到這樣的主題，完全不知道是幹什麼的，他會又來找你，要你再發一遍。

所以對於主題，我的基本建議是（所有郵件無非是三種目的，提供信息、需要決策、需要信息）

提供信息比如（測試報告、數據之類），直接把基本結果寫上去吧，外加這個信息的目的是什麼
需要收件人做決策的，把需要回復的時間寫進主題吧，比如（請星期五之前回復），提高緊迫感
需要收件人提供信息的，你在後面加個「諮詢」兩個字，比如"XXX產品報價諮詢」
一封郵件反覆溝通來溝通去，到最後內容可能會和主題不符合，請主動把主題及時更改為合適的內容。

郵件正文

一句話概括，就是開門見山、能夠用表格用表格、不能用表格的也要用項目符號。

正文第一句話，請說明你的結論或者你發這封郵件的目的，再解釋事情經過。

中國說話習慣卒章顯志：先解釋事情經過，最後才說明他想要幹什麼，在郵件里也常常有這種通病，別人看到長長的郵件，沒有耐心看到結尾，可能就不看了，所以，以下兩封郵件，高下立判（先忽略郵件的措辭）

一定要多用項目符號用項目符號用項目符號！重要的話說三遍（項目符號就是我這段話左邊的那個圓點）

大部分人發郵件都是眉毛鬍子一把抓，和平時說話一樣把所有內容全寫在一起而不分開（哪怕有分段，但是還是看不清）。這樣產生的問題是信息極其不清晰，沒有層次感，別人抓不住重點而錯過重要的信息。
項目符號的作用是拯救你郵件最強大的利器，能夠幫你理清思路，理清結構，看郵件的人也一清二楚，但是我很驚訝的是大多數人都不這麼用。試比較以下郵件。

項目符號在outlook就在下圖這個位置（word類似）。如果想要像上圖一樣添加次級項目符號（也就是「-」）請選擇「-」，並且按tab降級，如果是要做有順序的1、2、3這樣的結構，選項目符號右邊的「有序列表」。哪怕有這個意識要做1、2、3有序列表的，大部分人都還在手工輸入（多少人躺槍請自覺舉手？）。

一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的話說三遍。道理和上面的項目符號一樣

能夠用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用項目符號

以下兩例子，哪個能夠讓人簡單省事閱讀呢？由於表格有對齊功能，更能夠讓人一眼看到所需要的信息。

如果正文有圖片，請務必在所有圖片上做文字標註說明，哪怕你正文中也有說明。

因為每個人看郵件習慣第一時間看圖片，如果圖片上什麼文字信息都沒有，收件人會很迷惑，還需要在正文中查找，這樣增加了收件人的閱讀成本。
圖片一定不放在正文中間（除非圖片比較小），一定要放在所有正文最後。因為圖片會佔用很大的面積，導致圖片下面的的正文常常被忽略。

附件

附件也是大有講究，發附件不是說你把附件貼上去，然後發出去就這麼簡單的。

先上例子

如果是你老闆，你希望看到其中哪一封呢

附件的文件名：也和主題一樣重要！必須儘可能信息完整。

大部分人的附件只是很簡單的幾個關鍵字，有些人的甚至就是「新建文件」。
附件名之所以信息要完整，也為了方便收件人在不看長長正文的情況下，一眼也知道附件是什麼，更重要的是，收件人經常需要把附件保存在本地或者轉發給別人，如果附件名過於簡單，這兩種情況都會增加溝通成本。

正文里一定要把附件的的內容進行一個總結。正文總結正文總結正文總結！重要的事情說三遍。

很多人責怪別人不看他郵件，可是如果你就是單純的發附件，正文沒有任何comment，誰會有興趣打開附件仔細看所有的信息呢？
記住，誰都不想打開附件（太費時間）。為了"引誘」別人打開你的附件，在正文貼上總結信息是一種好辦法。別人收件人來說，看到正文，如果一切正常，知道了，不需要打開。如果有問題，並且感興趣，再去打開附件。
很多美國人發附件的時候，還會寫I also attached the soft copy below。附件內容如果比較少，就直直接把附件的文字全部copy出來，如果附件內容比較多，有以下兩種方法

對附件進行一個總結提煉
把附件的內容直接截圖貼在正文

最重要一個建議是，所有郵件必須當天回，當天回，當天回！當天沒辦法答覆也要回一個「我知道了，正在處理，明天再具體答覆你」

我的工作每天需要通過郵件和美國總部溝通，為了減少不必要的誤解和溝通成本，必須努力追求一封郵件到位，讓別人一目了然看懂我在說什麼，不需要再發郵件來詢問某件事是什麼意思，並且最大限度減少別人在閱讀郵件上花的時間。以上是我平時採用的辦法，並且證明是有效的，大家的反饋是都喜歡看我的郵件，因為好懂易看。希望以上對大家有幫助。

====================================================================

原文首發知乎專欄

寫工作郵件的幾點建議（一目了然，高效溝通） - 史蒂芬的專欄 - 知乎專欄

先從網上轉一篇文章給題主參考，希望對你有用。文章：《如何發送求助郵件，才能獲得超高回復率？》作者是：奶牛Denny

你一定曾經發過很多後來對方就鳥無音訊的郵件吧？你是不是也曾經覺得XXX看上去樂善好施的，怎麼發郵件給Ta，Ta就不回復了呢？95%的情況下，答案不是對方耍大牌，人們每天都在處理上百分郵件，多一封不多。真正的原因是，你發的方式錯了。所以這篇博客，就講講如何發Cold Email。三個核心原則，由淺入深。

原則一、越短的郵件越容易得到回復

這個最簡單易懂，因為每個人應該都有體會，但自己發郵件的時候往往就忘了。我自己的真實情況是，兩三句話的陌生郵件會立即回復，五句話以上的陌生郵件就會放一放。放一放的意思是，大部分放著放著就再也不會去回了。郵件字數越長，給對方造成的精神壓力越大，現代人平時壓力已經很大了，實在是心有餘而力不足，只能直接把你這份壓力拋之腦後了。這一點，你可以思考一下你自己的情況是什麼，就馬上能開悟了。所以，五句話以內的郵件是王道。

原則二、別說你自己的事兒，說這事兒跟Ta有什麼關係

這個世界上對方最在乎的人是誰？對了，Ta自己。太多人寫Cold Email的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——「我是誰啊、我在幹什麼啊、我的歷程啊、做的事兒的每個細節啊」。。。您等等，您寫這封郵件給對方做什麼來著，對方正在高效率地處理大量和自己密切相關的郵件，您這是給他插一個故事會么。

所以，你的郵件第一句話應該直入主題地告訴對方，這封郵件的目的是什麼。然後，如果你希望增加對方回復的慾望，那麼你接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關係。你可以花500個字來形容你自己有多牛B，但從吸引力上來講，這比不上你花50個字來闡述清楚你這事兒和對方有什麼關係。

原則三、讓Ta可以很容易地回復和幫助到你

這一條只有1%的人在做。

舉個例子吧。你在聽完一場創業講座後，和人脈頗廣的演講嘉賓在台下交流了10分鐘。他覺得你的項目不錯，答應可以將你的團隊信息介紹給天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C，讓你回去發詳細資料到他的郵箱。然後你開開心心地回去發了你的項目簡介到他的郵箱，內容大意是說：

「很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是Blahblahblah，怎麼怎麼Blahblahblah，已經獲得了Blahblahblah。附件中是詳細的項目資料。謝謝您的幫助！今後咱們Blahblahblah。」

後來，就沒有後來了。然後你就開始想，」XXX看上去樂善好施的，其實也不過如此」。如果你這樣想的話，請你站在這位可憐的演講嘉賓的角度想一想——

他在當天清理郵件的過程中，看到你的這封郵件以後，需要（1）先思考他當時究竟答應你要介紹給哪些個人，關聯點究竟是什麼（2）找到這三個聯繫人的郵箱（3）分別寫三封獨立的郵件給這三個人來介紹你的這個項目和他們的關係。這至少是半個小時的時間投入，你真以為人家是你乾爹啊。光在發郵件的時候說「我知道您是個大忙人」，其實只是停留在了一種被動懇求的口吻上，跟伸手要錢其實是同一種精神。

很多人其實都是願意幫助他人的，但前提是你必須要努力地讓對方可以更容易地幫助到你。所以你可以怎麼做呢？你回去以後，應該發四封郵件：

第一封：「很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是X，您提到了可以我們的項目可能會讓天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C感興趣。接下來我會發三封您獨立的郵件給您，分別是寫給A、B、C的。這三封郵件都是可以被直接轉發的格式。謝謝您的幫助！」

第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給A、B、C，簡潔闡述你的項目和他們的關係，並且保證格式完整，讓你的聯繫人可以直接轉發。

好了，就點到這裡。大而全的長郵件大家都會寫，也很容易寫，所以也不追求什麼回復率——很多人只是圖個不吐不快（我個人覺得真寫這樣就別發了，自己宣洩一下就好）。寫短郵件則需要更多努力。而寫能夠設身處地為對方思考的短郵件，則更是需要時刻努力保持這種意識。

不過這三個原則如果能發揚光大，一定能為整個人類社會節省大量浪費的時間和電力。

這個必須要回答了，盡量說的詳細，因為本身在外所工作，工作內容就是郵件郵件再加郵件。如果未盡全面的想起來會隨時補充。

1. 所有郵件離不開一點，即To，Cc，Bcc，注意如果收件人是多個人，並且職位有高有底，一定要將職位高的寫在前面，並與郵件正文開頭的稱呼順序保持一致；如果對方多個人均為收件人，記得要To他們而不要To其中一位CC其他人。

2. 中文郵件抬頭後一般用冒號，如「王先生：」；英文郵件稱呼後一般用逗號，如 "Dear Mr Wang,"。稱呼中如果已知對方性別一般用Dear Mr/Ms + Last Name，或者Dear + First Name。如果是寫給不確定的人則可以直接寫Dear Sirs，/Madams，。如果同時寫給兩個人則可以寫作：「Dear A， Dear B，」並排即可。（寫郵件抬頭是個很考驗能力的環節，比如你叫Tom Li寫給一位先生名叫Thomas Van Anderson，第一次寫郵件可能要寫全名「Dear Thomas Van Anderson」，對方如回復很親切的稱呼你為Dear Tom，那麼你再回復繼續用這個名字就不妥，應當改用Dear Thomas，如果對方回復稱呼你為Dear Mr Li, 則你最佳的選擇是回復Dear Mr Anderson，還有很多這樣的例子，實踐中很有趣）。

3. 現在英文郵件在跨國公司之間主流的字體是Calibri，12號；主流的中文字體是仿宋，宋體，楷體，12號或14號字。主流的行距為Multiple 1.15倍，切記，任何郵件寫完後，均應當全選並統一調整字體和字型大小，縮進等，編輯時會出現各種莫名其妙的意外。

4. 關於中文的人名在郵件中的寫法，兩個字的一般寫作 Wang Ba，三個字的一般寫作 Wang Badan即可。

5. 任何郵件，有一個原則和知乎答題或者寫其他解決問題的文章同樣的道理：先把結論簡單明了的概括於郵件開頭，再展開論述，即便展開論述，也最好保證能夠直敘事實，不要繞。相信我，一般沒有人喜歡看又臭又長的郵件的。

6. 如果郵件可以在當天回復，則可以不用即時回復，如果無法當天回復或者回復時間不確定，那麼一定要回復確認收到，這個又叫做Holding email，很重要。

7. 一般如果有需要對方特別注意的地方，可以加下劃線、加粗、斜體，一般不要用奇怪的顏色來標記文字。給外國人寫郵件，更需要注意。

8. 檢查你用的web端有沒有功能叫做附件提醒，中文如果郵件里提到附件（英文attached，attachment），發出時會自動提醒你添加附件，這個功能強烈建議打開。見過太多同行以及跨國公司的法務發來的郵件沒有附件又追一封添加附件的郵件，感覺好尷尬。換句話說：請在每一封郵件發出前檢查是否需要添加附件。

9. 英文郵件在發出前一定要進行拼寫檢查。一般Outlook里會自動有，但是有的沒有條件的可以複製後粘貼純文字（或清除格式）到word里，檢查所有有小紅線小綠線的地方。

首先收發郵件一般使用outlook進行郵件的管理！每個公司一般都會對郵件或者文件命名進行規範，這是方便大家在收郵件的時候，outlook能自動將這封郵件歸類至你要求郵件去的分類項中。因為對於很多辦公室人員或者管理層來說他每天的郵件很多，他看不過來那麼多的郵件，他就需要選擇性的回復郵件。重要緊急的郵件在outlook中發送前可以添加標註緊急重要，收件人收到就會及時處理;如果需要提醒對方在特定的時間回復郵件，可以設置郵件時間回復的提醒，outlook中都有選項！對於重要的添加附件，請一定截圖在郵件正文中，告知對方，因為附件在回復是附件看不到，但是截圖可以一直在你的郵件中，這個可以避免很多扯皮的事情。

收發郵件還要知道這封郵件的第一回復人等，抄送給所有相關人員等，切記別用那個密送功能！郵件在工作中就是我們工作的證據！

（強烈贊同樓上們說的check attachment的問題，我曾因此鬧過笑話。）

寫一寫針對英文email的貼士。仍在學習中，有問題歡迎討論和指正。

收件人（recipient）-

除了正式收件人之外，抄送：cc（Carbon Copy）和密送：bcc（Blind Carbon Copy）都可以讓相關者了解情況。區別是cc時你的收件人可以看到抄送人的信息，bcc則看不到。根據你的機智來選用。

eg. Nice to meet you Jill, and John (bcc"d), thanks for the intro. Jill, are you available next week?

這樣既禮貌地包含對兩個相關者的謝意，又與John（未來不再相關者）的聯絡停止進行下去。

主題（subject）應該傳遞到至少50%-75%的email中心信息。

善用符號和縮略符。

eg. "Req. to Connect - Reg. Investment Opp - Big Data Startup"

"Urgent: Need Cost-Estimate on Supplies - 2 Days"

"Hey - Try Uber for X - Product Name - Punchline"

需要時加上FYI（for your information) 或 FYA(for your action)【FYA有時也有for your attention或for your approval的意思，看具體情況】這樣你的收件人會更加快速明確自己的角色定位。
注意主題中要避免使用以下有很大可能性被伺服器自動歸為垃圾郵件的詞語：

- Percent off

- Reminder

- Help

- Buy

- Clearance

- Earn $

- Make $

- Earn

- From home

- Biz

- Cash

- Claim

- Collect

- Income

- Get out of

- Increase your

- Prescriptions

- Free

- Millions

- Urgent

- Dear

稱呼（salutation）-

如果不知道寫給的具體是誰，使用"Dear Sir/Madam" 或 "Dear Sir or Madam"
知道具體對象，使用Dear Mr. xx, Mrs. xx, Ms. xx, Miss xx, Dr. xx等
確定已婚女士用Mrs.，確定未婚女士用Miss，不確定婚姻狀況的用Ms.。建議除非對方回復你時明確署名了Mrs還是Miss，不然保險起見都用Ms.，避免不必要的唐突。
如果你知道對方有博士學位，並想表示尊敬時，用Dr.。當然對方是醫生的話也要用Dr.。

開頭第一句話的三種情況：

表示客氣，感謝對方的時間，或感謝對方的回信

eg. Thank you for the connect/ Hope I can get a few minutes of your time.

Thank you for your prompt reply.

Thanks for getting back to me.

如果是第一次接觸，用一句話簡明扼要地介紹你是誰，你的目的。

eg. My name is xx. I"m contacting you to apply for the internship opportunity listed on...

在禮儀已經達到，情況都明確的時候，開門見山說你最主要的point或目的。這條多用於回復對方的郵件（已有一定溝通基礎），不然最好還是先表達感謝。

主體(body) 並沒有固定模板，說一些注意的地方吧：

不要跑題。一封email最要說一件主題，不要東一句西一句閑扯，會讓人摸不著頭腦，覺得你沒有邏輯，尤其第一次會留下壞印象。況且如果收件人是大忙人的話，一目十行看下來根本get不了你要表達什麼。
如果你發email是為了約定一個meeting或通話，最好給對方一些可選的時間，這樣可以大大增加效率和成功率。更進一步的建議是，可能的話最好把可選時間定在不同日子的不同時間段，eg.周二9am - 11am，或周三2pm - 3pm。這樣可以避免對方如果有固定的schedule，比如每天的9am - 11am都有安排的話，就可以選擇在周三的2pm - 3pm。

特別注意：廣泛默認12:00pm是中午12點，12:00am是午夜十二點。這點不要搞混，別約對方在12:00am，約炮呢么。。。為了避免歧義，表達中午十二點時最好寫12:00 noon。

老生常談了。。。檢查拼寫語法！檢查拼寫語法！檢查拼寫語法！重要的事情說三遍。。。通篇錯字病句真的很low的啊，印象分刷刷地丟。
可以用bullet points（這中文是啥？？）更好地組織Email的結構，更有邏輯性。

eg. 看到這裡要做的事情有

點個贊
點個贊
點個贊
別光收藏不點贊

告別（Leave-taking)

根據你和收件人的親密程度，或結合email的內容，使用合適的告別語。

常見的有：

- Yours sincerely,

- Yours faithfully,

- Kind Regards/ Regards,

傳統來說，

如果你在寫給你不知道是誰的人，用Yours faithfully,xx
如果你在寫給明確的收件人，用Yours sincerely, xx

(以上兩點大概會被詬病死板，但的確是最保守安全的寫法）

Regards/Kind regards/Best wishes/Love 一般在寫給關係較親密的人，或內容比較非正式，或你們在相互reply時使用。試想你已經跟某個人就一個主題互相Re:了好多次，如果每次你的結尾都是Yours sincerely, xx，是否有些over-dressing呢？

最後是我最喜歡的兩個法寶。。。

第一，在特定主題的email中明確寫出關鍵詞+時間。在後期搜索時會省無數麻煩。

eg. 一系列有關六月份的志願活動的email，要寫明，或創建標籤註明：Volunteering June。需要時一搜索所有相關的都會出來。

但如果只寫Volunteering的話，你其他月份或是一年兩年三年前的volunteering信息都會出來，效率極低。

第二，【前方高能】

Gmail用戶，如果你的email地址是abcdef@gmail.com，

那麼

ab.cdef@gmail.com,

abcd.ef@gmail.com

等等等等這些全都是你的email地址。

同樣的還有

abcdef+xx@gmail.com

也就是說，

如果你叫kuaidianzan@gmail.com,

別人發email發到kuai.dianzan@gmail.com

或者kuaidian.zan@gmail.com

或者kuaidianzan+zanzanzan@gmail.com，

全都是發給你的！不信親測！

那麼問題來了！這有什麼用咧？

用處就是。。。你可以有無數個email地址，比如註冊某個網站時你用abcdef+xx@gmail.com,未來你收來自這家網站的spam收到不厭其煩時，你就可以輕輕地揮一揮衣袖，屏蔽掉所有發給abcdef+xx@gmail.com的郵件，不帶走一片雲彩。

這個小技巧還有很多其他用途，快去去試試喲 (??????) ?

想到再更~

reference：

5 Tips for Writing an Absolutely Irresistible Email Subject Line

https://www.quora.com/How-can-I-become-excellent-at-email

Stop Using These Words In Your Emails

說一說我平時會很注意的幾點。

（1）如果一封郵件里同時附帶多個附件，請在正文處說明有幾個附件，並提示，如果有缺件少件，請聯繫我，我會重新發。

（2）如果附件里是doc文件，我會習慣把文件里的內容貼到郵件的正文里。因為不排除接收郵件的人由於種種原因不能及時查看附件。

（3）接到別人發來的郵件，別手懶，回個「已收到」，很重要。

大家已經說的很好了，下面是我工作中所學的，分享給大家，有什麼寫得不明白或不足之處，希望大家幫忙指出，多謝啦。

1.發郵件，寫郵件的順序為主題，附件，內容，收件人地址（防止漏寫主題及添加附件）；

2.若有附件，應將附件的內容截圖，讓收件人了解大概的內容；

3.發送給不同供應商(沒暴露身份吧)，應當將收件人地址放到BCC即密送里，防止其相互聯繫；

4.對於對方承認的相關郵件，一定不要刪除，作為未來爭議時的證據；

5.有事情需要對方協助，發郵件給對方時，要CC上對方的領導，可能會更順利；

6.發郵件時，要CC給自己的領導(不是全部郵件哦)，讓你領導知道你在做事情，也有彙報工作的意思，讓他看到你郵件很條理，可能另眼相看哦；

7.關於一件事的郵件，要接上封的郵件回復，不要新建個獨立的，否則別人會不知所謂；

8.郵件主題方面，主題要寫上to給誰，這樣淹沒在郵件大軍中的概率會減少一些；

主題最好有內容的關鍵詞，比如供應商名，料號等等，便於後續有忘記時進行主題搜索；

郵件內容方面，我習慣先用一句話將問題概述一下，點一下回車，然後分條講述，需要對方做什麼，責任人是誰，完成期限等等；

9.如果對方的級別比你高，最好帶上職務名稱，如經理之類，不要直呼其名（英文名除外，manager John 個人感覺很彆扭）；

10.牽扯到許多部門的事情，即使還沒有到需要相關部門協助的時候，也要CC給相關部門，讓他們知道事情的來龍去脈，也防止對方追究你怎麼不早說之類的。

終於湊夠十條了

曾經一天幾百封往來郵件，大小錯誤犯過不少，因為發郵件挨過罵返過工，自己當過奇葩也收過不少奇葩郵件，簡單分享一下：

一、關於發送郵件：

1、分清主送人和抄送人，（有時還有密送人）。

主送人是郵件直接相關人員

抄送人通常是對方領導，你的領導，或者項目其他成員（如IT支持等）

2、對外發送的郵件注意其保密性質。

我剛進甲方時，有一次將月度排期表（包含所有投放點位、價格、折扣、供應商等重要信息）同時發給了全部供應商，被領導罵得狗血噴頭。

3、收件人排名規則：

通常是按職級大小排位，平級之間按照先外後內的方式，比如A和B都是經理，但A是你的直屬領導，B是合作部門的領導，如果由你發送工作郵件，通常是B在前A在後。

4、標題寫明郵件的主要內容及用途。

如需要收件人進行下一步動作，在標題前說明。

比如：

【請宣導】關於明日領導視察的注意事項

或者

【請勿轉發】西區一季度營收報告

5、郵件第一段可以當做標題的擴充。

催款郵件寫明數額和還款期。

請示郵件寫明所請示的問題。

彙報郵件寫明結果（功績）

6、正文部分請自由發揮。請注意：

1、無論演繹還是歸納，邏輯要清楚，不要1講完了2,2講完了又穿插1；

2、一段內容不要太多，精簡語言，適當分段；

3、重要內容（指示、禁忌等）用粗體或標黃的方式加以區分。但是——不要通篇都加粗、標黃、標紅、標藍，相信我，收件人看到這種郵件跟你小時候看到「閱讀並背誦全文」的感覺差不多。

4、感謝的話不嫌多，但不要過分；

5、字體樣式、大小、格式統一；

6、簽名。簽名格式和內容參照名片。最好不要用圖片做後綴，更不要用QQ圖片。

7、關於附件：

附件請命名，不要出現「新建word文檔」，「新建excel文檔」這樣的附件。
有附件一定要附上，不要忘了。
前兩天領導突然對實習生小朋友說：「你發給我的郵件說詳情見附件，但是，附件呢？「

3.附件請在正文註明主要內容。

兩種註明方式：

一種是在相應內容後標註（詳情如附件x）

另一種在文末統一說明：

Xxxx信息如附件1

Xxxx信息如附件2

二、關於接收郵件：

看清自己是主送人還是抄送人；
重要的郵件（如待辦事項，重要數據，報告等）加上星標，或郵件另存為；
回復郵件時分清楚是要全部答覆還是單獨回復；
收件人分組（適用於郵件較多的人，便於篩選郵件和查找往期內容）。

以上，希望對你有幫助。

直奔主題，別忘說謝謝。

不要在郵件裡面吵架，吐槽。要吵架約個meeting吵。

有位前輩說，發信時，先寫內容，檢查，貼附件，寫主題，最後輸收信人地址。

1.郵件要定期整理，建幾個標籤，便於管理；

2.重要的往來郵件要及時備份；

3.發件後以其他方式提醒對方查收；（簡訊，微信，電話）

4.收到郵件要第一時間告知對方已經收到；（例如：來函敬悉，儘快答覆)

5.發送前多檢查幾遍，收件人，標題，內容，附件，逐個檢查，確認無誤；

6.初次聯繫時，或不經常聯繫時，應用敬語，並在結尾處加上祝福語；（祝好，商祺，文祺）

7.用語盡量規範、簡練，新人可以請有經驗的同事把關。

第一：郵件填寫順序 1.附件 2.正文 3.主題 4.收件人

第二：分清工作郵件、私人郵件、註冊郵件

第三：用好通訊錄

第四：附件過大，用雲盤分享

第五：休假啟動自動回復

第六：郵件不分早晚

第七：word附件內容較少，可添加郵件附件內容到正文

謝題主邀。

來說4個FOXMAIL的小技巧：

1、標籤：非常好用的分類工具，鍵盤頂上的1234不夠用，還可以用Num小鍵盤上的，還有26個字母也能用；我通常按人名和事項分類，對於需要備查的事項，比搜索還好用，以至於我成了全部門的備忘錄。

標籤前加上定義的字母或數字，可以不用費勁記對應關係。

2、請求閱讀收條：我曾經喪心病狂的設置成默認請求收條以及默認回復，然後頭兒的郵箱滿了。。我設了個名單，默認一部分人自動回復；另外只在交周報等特定場景請求閱讀收條，總會有好心人點一點的。只要有一個人點了，就不用擔心群發的人沒收到了，也就不用為這點小事兒打電話給頭兒確認收到沒了。

當然重要郵件還是得微信簡訊電話提醒對方看郵件，畢竟別人也要開會泡妞不是蹲在電腦前捧著手機刷郵件的。

3、清理線上郵箱：設置→賬號→選擇清理期限

從此就可以放心的遺忘線上郵箱密碼了。。

特別適用於公司員工眾多以至於郵箱有容量限制的，從此不用擔心爆倉了。

4、郵件簽名：可以設好幾種，編號後不同場景不同應用。

手機發郵件最煩的就是簽名設起來很麻煩，至今沒找到好用的軟體。

另外關於收發郵件的基本規則，我覺得FOXMAIL的教程里都有了，所以不多說了。如果還沒用過這個軟體，我想說的是，就奔著開發者是張小龍（開發微信的）也值得一試。

關於郵件禮儀里比較好用的兩條，一是標題規範，二是關鍵字加顏色。

標題規範是指：我發的郵件標題格式通常如下：

**（單位）**（部門）**（周報/審批/回復/需求/會議邀約）：事項簡述——2015年05月06日（本周三）早十點**會議通知/*公司*部門*人名17周周報/客服*工單退款完成

照顧在飛機高鐵上的各位同事，可以秒懂秒回復，快速推進工作。

特別是日郵件數過百的，他們直接把我這方法推廣全公司了，因為很多郵件不用點開了~

再點個全部已讀，世界頓時清靜了有木有？工作效率噴氣式提高啊~

關鍵字加顏色是指：超過兩百字的郵件內容，把需要收件人做的事項@出來，標黃標藍提醒。

人腦對顏色記憶優於文字記憶，因此標示不長於十個字的關鍵字句，可以更快的得到審批結果和郵件回復。

最後群發郵件時，如果回復內容是針對特定人的，請把無關人等刪掉。

群發郵件不是即時Q聊天，一句話的疑問，並且是針對三人以內的疑問與回答，請點對點進行，不必讓一大群人圍觀撕逼。

有事兒說事兒，別用郵件閑聊，這是為了自己好，免得自己淹沒在無關郵件里。

把1000個字的郵件砍到100字

收到郵件一定要及時回復「已收到」！！

重要的事說三遍！！

舊文一篇回答這個問題《從奏摺看如何給領導寫郵件》

　　奏摺，是古代帝王和官員溝通的主要工具。這些原有的朝廷機密，現今已大量公示天下，無需擺案焚香、磕頭謝恩便可任君閱讀。而奏摺系統，跟現代公司裡面的郵件系統有著異曲同工之妙。

　　各種拍馬屁，戳脊梁骨，請功述過，嘉獎任免，都通過這個系統上傳下達。能直接上奏的官員，在今天看無不是999千足金領，我們不妨發揮一下八卦精神，一探這些金領前輩在與領導書信溝通之中留給我們的過失啟示。

搞清自己的身份

　　雍正元年，湖廣總督楊宗仁給新主上了一道精心準備的請安奏摺。這個摺子的內容與其他所謂請安折無異，正文只有「請皇上聖安」五字，類似於今天英文里的「just to say hi」。但楊宗仁是下了心思去奉承這個新主的，奏摺封皮黃綾上畫了躍在壽山福水之中的五爪騰龍，騰龍角上繪霞彩龍珠，龍珠中書「奏」，煞是好看。

　　可惜，此番苦心並沒有獲得垂青，反倒是抬頭「湖廣總督奴才楊宗仁」被雍正爺像小學語文老師改作文一樣，用硃筆圈起了「奴才」二字。並在旁邊改正為「臣」。為了避免這個不上道的大臣不明白，還語重心長地加上一句「向後稱臣得體」。原來按照清例，漢臣連稱奴才的資格都沒有。

　　這個熱臉貼了冷桃子的故事告訴我們，給上級寫郵件，首先要搞清楚自己的身份，切勿隨便用稱謂套近乎。我司新人小紅剛進公司那個月，就曾用淘寶體回復資深總監的郵件，喚之曰單字「親」。該郵件所求之事也理所當然地被斷然拒絕，還成就了公司茶餘飯後一著名段子。

取一個恰當的題目

　　在現存的清朝奏摺當中，絕大部分都是上述所謂請安折。可以想像，天朝地廣臣眾，作為臣子的不三天五頭「just to say hi」，過兩天主上就要忘了此號人，便無從談仕途了。因此，請安，既是禮儀也是利益。

　　康熙朝規定，除了請安折外，其他摺子封面不得用黃綾的，可見主上對於大臣空洞無物的打招呼習慣其實也是很樂在其中的。康熙五十七年，湖廣總兵高其位奏報破獲地方搶匪的奏摺在折面上裱了黃綾。這本來是一個請功帖子，不想康熙爺的焦點完全不在高總兵如何智勇雙全上，而是御批：「知道了。凡奏摺不是請安用不得黃面黃封」。

　　相信那些在大公司工作的人都能多少理解康熙爺的心情。因為每天收到的郵件實在是太多，常常不能按順序一一閱讀。於是不同的人往往隨著當天的心情不同有不同的閱讀習慣。外企中就有在郵件開頭標註FYI (for your information)和FYA (for you ractions)的習慣，以讓那些日理萬機的領導區分郵件的性質到底是只是知會性還是要求馬上處理的。

　　不難想像，皇上跟領導一樣，心情不好的時候會先挑選那些知會性，特別是只是聯絡感情的請安帖子來看看緩衝心情。沒想到在一聲聲親切的問候當中居然夾雜了一個摺子說天朝盜匪橫行，心情當然是不爽的。

　　因此我們給上級寫郵件，一定要在郵件的題目就說明白郵件的主旨，到底是聯絡感情，知會，還是要求得到幫助和解決。這就像給奏摺選對封皮，不僅能幫助清晰表達自己的意思，還少受無妄之災。

慎用緊急等字眼

　　在不少古裝電視劇裡面都會有這樣的鏡頭。常常是一個使者，有時候背上還插著兩根箭，下馬奔到皇上面前，大呼一聲「八百里加急」，然後呈上文書吐一口血暈倒當前。而事實上，皇上看到所謂八百里傳遞的奏摺的機會比我們在電視上看到的還要少。天大的事情諸如太平天國的重要戰役，才用得上所謂的八百里加急。

　　根據事情的輕重緩急，負責傳遞重要奏摺的驛站提供三百里、四百里、五百里、六百里的不同速度投遞服務。乾隆三十五年，署理雲貴總督彰寶啟動驛遞，以日行六百里的速度回奏了緬甸邊防的情況，雖然涉及國防用兵，但還是得了乾隆爺「此尋常覆奏，何亟亟六百里為也。」

　　今天的郵件系統雖然都是一秒送達，無所謂幾百里之分。但是作為下屬，我們仍然要慎用郵件系統裡面的重要郵件標註、或者「緊急」等字眼。在雲貴總督的反面案例里，雖然所奏事情已經涉及邊境防禦，對於一個雲貴總督而言已經是頭等要事，但是總督大人沒能從皇上的角度去考慮這個事情的重要程度。

　　同理，如果我們絲毫不考慮郵件對於閱讀者的真正價值，經常隨意添加重要標籤，狼來了效應就不免會發生，等真正重中之重的事情發生的時候反而會得不到及時的注意，也會給領導留下不夠沉穩，咋咋呼呼的印象。

　　總而言之，所謂「有事早奏，無事退朝」，給領導寫郵件宜盡量精簡到點，務求把事情說清楚。那些聯絡感情的請安帖，在現代社會大可以留給微博、微信、簡訊就可以了。雖然手機打字比較費事，可幸所需字也不多——「恭請領導聖安」足以。

如何給一個忙得像總統一樣的大牛寫 email? （內附逐字逐句模版）

Paragon One · 1 分鐘前

Ramit Sethi／文
Paragon One/ 編譯
Ramit Sethi 是著名的美國私人理財顧問和企業家。他的代表作是紐約時報暢銷書 "I Will Teach You To Be Rich"。

你突然需要給一個重要的人物發郵件。

為什麼你會突然需要給別人發郵件？你我都聽人們談論過建立人脈的重要性。想像以下擁有一個可以打電話尋求幫助、真心希望你取得成功的「智囊團」是怎樣的一番情景。而你可以先從一個人開始。如果按照正確的方式接近這些人，他們會願意幫助你的。

其中的技巧比你想像的還要複雜。我們認識很多有這種情況的人：想要與一個大忙人安排一次通話，通過來來回回好幾次的郵件確認之後，這個大忙人終於放棄了，只是簡單地回復說「對不起，我真的沒時間。」

那你該怎麼辦呢？

你的目標是盡量減少來回的次數，讓大忙人更簡單地確定與你交談的時間。當你寫郵件的時候應該注意以下5點：

1.你（與想要交談的這個大忙人相比屬於地位較低的一方）應該是電話撥出方，儘管如此，你也要在郵件中留下你的電話號碼以防對方想立刻給你打電話。

希望不要被我所說的「地位比較低」所冒犯。坦白地說，如果你想要從別人那裡獲得點什麼，這種情況下你就是屬於地位比較低的一方。

無論是名氣、財富、成功度、重要性還是忙碌程度，只要你在某一方面比較弱，那你就是處於弱勢。記住，是你想要從他們那裡獲得點什麼。認識到這一點對於和大忙人敲定行程很重要。也就是說：

2.不要讓他們思考

你不能一邊期望他們很快地同意你的請求，一邊又讓他們按照你的行程來安排時間。不要讓他們提很多可行的時間，相反的，你應該提供幾個時間讓他們來選擇。這樣做的好處在於尊重了他們的行程安排並且將最終的決定權交到了他們手上，也不會讓他們做過多的思考。

3.在他們最可能閱讀郵件的時候發送

你可能想像不到有多少人會在周五下午給這些大忙人發送郵件詢問複雜的問題。

為什麼？為什麼你要在別人馬上準備迎接周末的時候發給對方一大推要求？

通常的回答：「哦，我沒想到這一點。」

如果你沒有從這些忙碌的人的角度考慮問題，那麼你從一開始就輸了。

為了獲得最高的回復率，你的郵件應該在他們最可能查閱的時候發送。

換句話說：

-不要在周一早上給大忙人發郵件

-不要在對方生日的時候給他們發郵件（除非是一條簡單的生日祝福）

正確的做法是在最佳的時間發出你的郵件。可能是午餐時間，也可能是周日晚上他們為下周工作做準備的時候！

4.格式

哪怕這封郵件再有幫助、再有趣，糟糕的格式會毀了一切。

善用分段符號和重點符號，讓你的郵件易於閱讀。

並且用文本格式而不要用HTML格式，這樣在移動設備上看起來更方便。對於非常重要的郵件，我通常會先給自己發送一次，確保它的可讀性，查看是否所有的鏈接都是有效的。

5.正確的語法和拼寫

錯別字是懶惰的標誌。正確使用標點符號和大小寫。

不要使用小寫的「i」和簡訊中常用的簡寫。郵件比短消息更正式。

記得每次都通讀一遍你的郵件。讓讀者專註於你想傳達的信息，而不要讓人以為你還不知道「its」和「it』s」的區別。

你可能會說這些都無關緊要，沒必要專門提及，但是我認為十分必要。

如果你牢記這些細節，你已走出了獲得回復的第一步，接下來我舉個實際的例子來說明這些原則。

比如一個大學生（地位比較低）需要給某公司的CEO（地位較高）發送一封郵件。一封像樣的郵件應該是這樣的：

希望你能在郵件中關注以下幾點。

a. 作者快速地介紹了他的介紹人以及他們之間的關係。如果你與這個大忙人有關聯，記住一定要在郵件開頭說明。

b. 郵件的目的，拋開其他無關緊要的內容。簡明扼要地強調郵件的目的，且與之後的電話協調一致。

c. 盡量精簡郵件內容，縮短所需的閱讀時間。一個非常忙碌的人總是樂意以最短的時間來閱讀陌生人的來信。

d. 提供一些選擇，試著加入一個全天的選項以及兩個時間範圍較窄的選項。「下午1點以後」的建議有助於忙碌的人克服選擇的悖論。

e. 讓他們明確地感受到他們是處在優勢地位的，禮貌地表達對他們行程安排的尊重。

f. 給予他們怎麼做的選項。有些忙碌的人在收到郵件時，如果有幾分鐘的空閑時間，他們會馬上給你打電話。

經過一些調整，這封郵件就能發給這些大忙人了。

今天我有一個任務要給你。想一個今天你能發郵件去建立關係的人，這種關係有利於你的事業、興趣或者生意。你可以在下面的評論區留言，告訴我這個人是誰。如果你真的發送了郵件，並且告訴我們對方是如何回復的，你將獲得意想不到的小獎勵。

「Paragon One的導師網路無疑是最好的。它的核心是美國的，但是專門為國際學生設計打造，尤其是針對來自中國的學生。Paragon One導師網路植根於麻省理工的一個邀請制的精英導師網路。我們花了超過十年時間慢慢擴張這個人際網路。此後向非麻省理工的畢業生開放，最後精選一部分國際學生進入項目來享受個性化的職業輔導。」

－－－ Paragon One CEO Matt Wilkerson

喜歡這樣的文章嗎？

關注Paragon One官方微信，獲取更多有趣有益的美國職場資訊

你可以還喜歡這些文章：

軟技能其實就是情商？實習生職場新人必備十大軟技能|如何提高軟技能的秘籍

想在美國當CEO嗎？為什麼印度人能打破玻璃天花板你就不行？你需要怎樣的跨文化智力來贏得職場的成功？

憑什麼威爾史密斯就能鹹魚翻身走向成功？

超級成功的人告訴你如何合理利用周末時間

來源：Paragon One獨家

版權歸Paragon One所有，未經容許不得修改原文。若需引用或轉載，請聯繫info@paragonone.com，並保留Paragon One相關版權信息。

團隊內溝通的郵件，標題直接寫出事情主題和基本信息，比如「XX日XX時在XX會議室開X會」，不要把標題寫成「關於X會的通知」（除非你是大規模發送一個通知「紅頭」文件，發送範圍包括其他團隊成員）……

哦，試試看能不用「關於」就不用。