對於個人來說，如何有效地管理電子文檔？

01-12

看到一篇文章《利用Adobe Digital Editions建立本地電子圖書館》http://www.x-berry.com/using-adobe-digital-editions-to-build-your-library。
如果不利用這個軟體，如果高效地管理電子文檔、電子書？
ps:知乎上有人推薦「百度硬碟搜索」http://disk.baidu.com/，和「Document to go」。

黃靖昀，但行好事
不二推薦，百度硬碟搜索。
全文檢索 全文檢索電腦中的各種文件
我的目錄 自動生成我的目錄，硬碟文件一目了然

一些建議：

1. 考慮哪些文檔需要管理。首先假設你說的文檔管理是相對長期的，比如至少會有幾個月使用周期。那麼，這時候不是所有的文檔都需要整理，特別是公開的文檔（包括你提到的電子書），在網路幾乎無所不在的情況下，很多內容在需要使用時下載使用即可。例如商業文章，可能把標題和鏈接記錄下來就行了，學術論文也類似道理。保存在磁碟上的文章可以當成是一個方便快速打開的手段，但並不需要特別仔細的整理，如果找不到了去網上搜索就行。

2. 選擇適合你的工具。接上面，那麼自己原創的文檔的數據應該是最需要整理的，往往包括工作中和生活中的各種文檔，更廣泛一些還有自己和家人照的照片、視頻等媒體內容，暫且統一稱這些為「個人文檔」。因為工作關係（有道雲筆記），我們觀察了很多人如何管理自己的個人文檔，有一些人在這些文檔的管理上更有效，舉一些他們常用的工具可能有幫助：

1) 如果你相對熟悉計算機，Subversion/Git這樣的「版本管理工具」可能是長期使用的最佳工具。我從2005年開始的所有個人和工作文檔（不包括照片），都使用Subversion管理，好處包括每次修改都有記錄，多台計算機上可以輕鬆同步等，提升效率很多。我也了解到多家公司使用Subversion來管理全公司的文檔，總體效果不錯。這類工具的缺點也很明顯，簡單來說就是不適合非技術人群，最麻煩的是需要自己設置伺服器端（當然對於懂技術的人也不麻煩，現在購買VPS很方便），伺服器端也有一定費用。

2) 各類網盤是最易上手的工具，也可能是最適合非技術的人群的文檔管理工具，包括百度網盤、QQ網盤等。最大好處是使用簡單，也有可多台計算機訪問，空間大這些優點。但用於長期的文檔管理還會有各種小問題，可以注意一下：比如文檔的時間等信息容易丟失（複製粘貼一下文件修改時間可能就沒了），而對於長期存檔的文檔來說，時間往往是很重要的（我要寫個工作小結，但那個啥項目到底是幾月做的來著？）；又比如誤刪除還是有時會發生；又比如當文檔庫很大的時候，可能不希望同步整個文檔庫在計算機上（百度網盤倒是有同步部分目錄的功能）。我個人嘗試過一段時間用網盤管理文檔，但最後放棄了，主要原因就是時間信息丟失，以及誤刪除的問題。

3) 對於接觸文字多的人，雲筆記類軟體可能是最合適的，包括有道雲筆記、Evernote。我們看到很多記者、產品經理等都非常喜愛這類工具，非常適合快速碼字，插入截圖，找到之前碼的字等等。筆記軟體一個很好的用法，是用來記錄網上資料的「目錄」，比如為一個項目進行調研積累的所有文檔鏈接（而不是文檔文件），就是上面第一點裡提到的情況。筆記軟體也非常方便在手機上訪問筆記內容（比在手機上看Word文檔方便很多），自動同步功能很好用。使用手機照相的功能做記錄也方便。當然從缺點上說，對於大量非文字文檔的管理上，筆記軟體可能不是特別方便。

4) 專用PC軟體，比如原帖中提到的Adobe的軟體，我也了解過各類學術文獻的管理軟體等。這些不是非常熟悉，但專用工具往往有個問題就是使用時間長了之後，你的需求會有變化，這時如果發現這個工具解決不了需求，就有些麻煩。

3. 花合適的精力和方式整理文檔。主要的意思既不要不整理，也不要過度整理。我觀察到有些人會按主題和分類做非常細緻和複雜的整理，包括打tag這些。肯定有其道理，但應該還是存在過度整理的可能。對我來說，整理文檔最需要解決的一個問題，是同一目錄下文檔過多而無法快速找到所需內容的問題，解決這一問題一個非常簡單的辦法，是按時間分配目錄，比如2013，2014作為根目錄，裡面按項目或主題再分目錄，或者按月組織，都非常有效。這個往往比完全按主題分目錄更好，因為主題分類的方法會隨時間改變，而你不希望每三個月重新對幾百幾千個文件重新做分類。所以檔案館按時間組織檔案，還是相當科學的。

對於Word、PPT、PDF等電子文檔，建議使用專業的文檔管理軟體。

我用的是針式PKM，文件名搜索快，支持全文搜索

用CAD圖文管家, 可以自建項目分類, 從文件夾拖到項目中, 其中文件顯示和Windows顯示保持一致, 非常簡單明了.

印象筆記付費版沒人提嗎，可以搜索office文檔、pdf里的文字

自己分類整理，加上硬碟搜索軟體，應該已經夠用了。推薦百度硬碟搜索，其餘一些硬碟搜索很難對文檔內容進行有效搜索。