用時間管理工具管理自己每天的行動清單和任務，有時候設定的行動清單無法在當天內完成，是否我設置行動清單時沒有考慮清楚時間和處理方法，以及優先順序有問題？

01-12

我有時候也有這個疑問
是不是突發事件（緊急而重要的事件）太多而導致？
還是因為時間沒安排好而導致？
該採取怎麼樣的措施去避免老是推遲？

這種情況太常出現了，不過看題主自己的分析，似乎是找不到具體的原因。

但其實，有時候也許並不是某一個原因造成的，也許是很多原因共同在起作用呢？

通常，list完成不了大概有下面兩個原因：

1.計劃不合理。

在做計劃的時候，常常出現的一個問題就是沒有考慮到資源（在這裡指時間和精力）的約束。要知道，做一件事情肯定會消耗自己的時間和精力的，而如果我們對自己每天可用的時間和精力沒有合理的預期，對事務要耗費的時間和精力沒有合理的預期，最終就會覺得「事情太多做不完」。

另外一個問題就是突發事件影響了我們計劃的執行。為什麼說這屬於計劃的問題而不是執行的問題呢？因為「突發事件」實際上總是會出現的，這一點在我們做計劃的時候必須考慮到。突發事件通常分兩種，一種是真正的突發事件，是無法預料的；而另一種是我們自己造成的突發事件，是由於我們自己沒有處理好那些「重要但不緊急的事務」，導致它們變成了「重要且緊急的事務」。這一點在@鄒鑫的書里有提到。

2.執行不到位。

我們常常發現，做好了計劃，但到了要做的時候，往往卻「打不起精神」，然後就找盡借口來拖延。實際上，這往往是因為我們自身的目標並不明確，不知道哪些是必須要做的，哪些是自己以為必須要做的。

執行中還有一個重要的點就是效率的問題。有時候，我們做不完，其實是因為我們「不會做事」。都是做方案，別人一天搞定，自己卻剛剛寫了個開頭。還有些時候，我們想做到盡善盡美，結果卻延誤了更多的時間。

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那麼如何改進呢？

1.記錄時間日誌（參看其他知友的回答）

進行時間記錄，可以有效的幫助你：了解自己的（平均）可分配資源以及幫助自己盡量準確的估算事務所需的資源。事實一次又一次的證明，人們在記錄之後看到的結果與自己想像的大相徑庭。我從今年3月開始用excel開始進行記錄，現在已經可以做到對事務的安排比較準確了，通常領導交代下來的工作，都能夠剛剛好在承諾的時間內完成。

2.計劃留出緩衝時間，用來應對真正的意外。

當然這個緩衝時間要客觀的估計，不過我覺得，每日計劃有時候給人的壓力會太大，或者可以考慮將日計劃變成周計劃，除非那些在固定時刻要做的事情，否則大可把時間段拉長一些，讓自己可以更自由的安排時間。

3.劃分優先順序。

這一點其實諸多爭議，有人贊成精確的劃分，這樣可以讓我們對要做的事務有更深刻的理解和認識；有人建議不設優先順序，凡是在list上的事，都要做，這樣可以迫使我們精簡列表並給自己一定的壓力，而且，畢竟一件事務的重要和緊急程度很大程度上是我們的主觀看法，存在一定的偏差。我的建議是都試一試，然後按自己的習慣來。不過我認為把「重要」的事務單獨列出來，還是有一定意義的。

4.明確自己的目標，只做必要的事情。

因為許多時候我們拖延是因為這件事其實並非真的需要去做，典型的例子就是人云亦云的英語學習，許多人在小民企，壓根用不到英語，甚至連基本的工作能力都不高明，還談何未來的發展呢？

5.努力提高自己做事的能力。

當我們做事的能力提高了，同一件事就可以用最少的資源來完成，換句話說，我們在相同的時間段內就可以做更多的事了。所以，提高自己的綜合能力是一件很有必要投資的事務。

6.學會放手。

很簡單：

把猴子丟到別人身上---學會拒絕，別讓那些無謂的事情浪費資源（當然，要先考慮好後果哈）；

放棄那些不重要的事---要認識到沒有完美的人；

放棄盡善盡美的想法---追求完美是個大坑，得習慣於先把事情完成，再用多餘的資源進行優化；

理性看待事務的性質---有時候事情的緊急程度會放大它的重要性，讓我們緊張過度。

呃。。。我能想到的就這些了。。。

謝邀，

1、那些剩下的事情需要在當天完成嗎？如果這樣的話，是否今天完成了一些沒有必要在今天完成的事情？

2、記錄3天的時間日誌我覺得你可能就會自己回答這個問題了

3、工具、方法、理念，都不代表著你能把所有當天要做的事在當天搞定。

啊，感覺題主有點陷入誤區。

to do list的採集是不需要考慮處理方法。

GTD的收集流程，就是把你想到的需要做的，無論什麼完成時間，通通置於一個可靠的系統中，而不是腦海里，這樣去放空自己。

可以是寫一本書（可能得耗幾個月），可以是打個電話（5分鐘完成）

收集的過程不需要為怎麼去解決而思考，例如你不需要去想書的提綱，也不需要去想你是要用手機打電話還是座機打電話。

沒錯，你只需要收集，把東西都扔進這個系統中。

在GTD的理念內，做什麼是關注點，而怎麼做不是！

附圖一張。

當天完成不了就放到下一天

總結為什麼完成不了，提高效率或者在下次計劃時考慮這些因素

很常見的問題。隨便找了個工具用了一下就覺得自己GTD了。重新來過，把GTD原書找來看一遍，就不會再有「設定的行動清單無法當天完成」這種完全和GTD對著乾的事情發生了。

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