你是如何整理辦公室的資料的？

01-11

作為公司的唯一員工，需要負責從業務到財務到行政的各項大小事務，時間非常緊張，而因為剛畢業就進了這間公司基本零經驗。
補充說明：
- 文檔的分類和編號
- 資料的保存和存放

- 好用的工具可以提高整理文檔的效率和美觀度
- 電子文檔的整理
- 如何高效做好公司行政

不請自來，把我4年前做的GTD分享材料中的工具篇給你參考參考，看看有沒能幫得上忙。

我先拋磚引玉吧

最近做了紙質文檔的編號管理，自己摸索的，做的不好還請大家多提意見。

首先要套一個文件袋，袋上編號並且寫名字。按編號收納在文件盒裡。

文件編號可以根據自己需要編寫：證書類的、合同類的、宣傳單類等等。4-5位就差不多了。

做一個EXCEL（我自己是把這個系統放在雲端了），要找文件的話現在EXCEL里搜索，之後在文件盒按編號查找。

1.文件——營業執照、合同、宣傳資料，唯一的，需要偶爾拿走辦事的。

EXCEL表頭分別是文件編號、文件名、文件盒號、入庫人、入庫日期、出庫人、出庫日期、備註說明。

2.制度——需要隨時更新的，紙質版本只是留作備案，大部分時間在電子版查看

先根據部門、制度序號把文檔編號編好，後綴".xxx"，比如".001 .002"。同時要在雲端更新。

3.票據——日常發生項記錄

首先要有大夾子，夾票據用的。夾子有編號，票據有編號（具體怎麼編就不贅述了）。然後上電子賬。

先吃飯了

每天忙得像個陀螺一樣，渴望時間再多一點的你，是否想過簡單的整理術就可以救你脫離苦海？

這些整理法則，教你秒變職場達人！

你想通過歸檔達到怎樣的效果呢？首先明確這一點不但會增加對歸檔的興趣，而且更容易達到預期效果。

文件放置井井有條，減少因尋找文件所浪費的寶貴時間。整理電子文檔、公文包和名片，大力提高工作效率。

① 要刪的文件暫時先留著

問題：很多時候，剛刪掉一個文件便後悔，或者幾天後才發現它還有用。
解決：在桌面準備一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間（比如一月）後集中處理。

② 辦公桌配置原則

問題：永遠不能第一時間找到要找的東西。
解決：①每個抽屜放什麼東西是固定的；②用過的物品放回原處；③離開公司前，將桌面整理乾淨。

③ 要有PlanB

問題：還是找不到要找的東西的情況。
解決：列出已有物品的清單，存於某個地方（比如印象筆記）。

④ 將經常使用的文件夾放到桌面

問題：找文件耗時。
解決：在桌面創建快捷方式。

⑤ 電子郵件要建檔

問題：電子郵件胡亂放置。
解決：在電子郵件中建立特定文件夾，同一類型的文件歸檔。

⑥ 備份是工作常識

問題：突如其來的情況導致電腦故障，資料全失。
解決：每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

⑦ 名片上寫清詳細信息

問題：拿著一張名片（點開一個微信好友），難以回憶起他是誰。
解決：在名片背後（微信的備註頁）寫清楚對方的詳細信息，比如，認識日期，場所，對方特徵，介紹人，一同出席者，畢業大學，特殊技能。

俗話說好記性不如爛筆頭，學會建立標籤和手冊不僅可以幫助你提高記憶力。

使用手賬，幫助順利開展工作、積累工作靈感、提高工作質量。

① 活用手冊兩個重點：及時寫，多次看

問題：沒有及時寫，結果筆記本乾淨如新；寫了沒看，結果淪為形式。

解決：一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

② 客戶名稱要加職稱、敬畏

問題：將筆記本交給對方確認，對方看到自己的名稱是「××」，氣氛尷尬。
解決：在名稱後註明「××總」。寫郵件也一樣。

③ 手冊上方註明日期和主題

問題：記得以前寫過一個idea，但是找不到。
解決：給每個記錄註明時間和主題，查找時多了兩個關鍵變數。

④ 所有的信息註明來源

問題：「小X，你從哪得到的消息？」「額...我忘了...」
解決：為每條從外部獲取的信息註明來源。

▲ 註明信息來源

⑤ 除了懊惱，還要給出方向

問題：「今天沒做好，好傷心。」

解決：「今天沒做好，好傷心，下一次要及時，提前15分鐘到會議室，然後檢查椅子數量，確認投影，並聯繫前台準備茶水，然後等待參會人員。」

不僅要做筆記，還要學會如何做筆記！

通過筆記整理每日衝擊大腦的各類信息，理清思路，明確發展的方向。
此外，整理筆記也有助於迸發出更多的靈感與創意。

① 2個筆記本就夠了

問題：那場會議記錄記在哪個筆記本里了？
解決：只要兩個筆記本，一本寫To-do，一本做各種記錄。

② 給用過的筆記本製作索引

問題：咦，這個筆記本是什麼時候寫的？
解決：在筆記本的第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

③ 給筆記本足夠的留白

問題：糟糕，沒地方寫了！

解決：一開始就在筆記本上划出一條直線，右邊的空白不能現在寫；隨時空出一行。

④ 以金字塔原理記筆記

問題：看完一遍筆記，找不到重點。
解決：第一句話寫結論，就像這個筆記一樣。

⑤ 一個工具：5W2H

問題：總是忘了記錄某些要點。
解決：問問自己，是不是寫下了5W2H。
誰（WHO）因為（WHY）什麼做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？時間（WHEN）地點（WHERE）？用了多少錢（HOW MUCH）？

▲ 利用5W2H整理重點內容

⑥ 將工作的PDCA寫在筆記本上

問題：做了就做了，錯了就錯了，下次繼續錯。
解決：Plan（計劃）→Do（執行）→Check（回顧）→Action（改善）。

如果每天開始工作時，總感覺毫無頭緒，下班常比別人晚，辦公桌永遠亂糟糟，就可以試試以上方法，快速整理資料+大腦，讓你秒變職場達人！

好想問你是怎麼堅持下來的，我現在時時刻刻都想走人。

此刻的樓主辭職沒？