用 Microsoft Word 寫書排版有哪些技巧?

01-09

在學校兼課，正在寫一本自編教材。過程中發現自己word技能真的不夠用了。我用的word2013版本（2007,2010應該也差不多），模版，標題導航，樣式這些都了解。
因為篇幅很長，我當然是分章節寫的，一個章節一個文檔。有幾個問題：
1.頁碼如何連續呢。對每個章節依前章設初始頁碼不現實，因為修訂時會增減內容，一旦一個文檔的頁數變了，這樣會影響別的所有章節的頁碼需要調整。合併到一個文檔也不現實，好幾百頁，文檔太大了。而且不是一次性完工。
2.頁眉如何設置為自動「第N章標題」這樣。
3.如何自動生成目錄，如果不合併文件的話（這個估計做不到，就只能用粗放形的目錄了）。

4.還有哪些排版技巧分享。比如針對程序代碼樣式，表格，插圖，引用等。
謝謝！
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感謝大家的回復,提了很多很好的建議.
我在問了問題得到一些提示後立刻到圖書館借了兩本word排版的書，花了兩天速讀，基本解決了自己的問題，書也寫完了，列印出來，很像那麼回事。解決的方案如下，希望可以給同樣問題的人參考：
1. 使用了"主控文檔"；
2. 在頁眉中使用了域；
3. 引用中的目錄；
4. 多用模版和樣式。

發布

我把過去做論文的經驗給你如下：

1、寫論文中解決word /WPS本頁未排滿其他內容掉下一頁（部分頁面空白）的問題

2、在word或者wps中如何把兩行字合成一/多行合一行？

3、解決word2010,2007,2003,wps中英語自動換行的問題|中文和英文混排留空白的問題

4、word(包括2010,2007,2003,wps系列)腳註圈圈使用方法

5、圖解word(2010,2003，wps)腳註分隔符與正文間距大怎麼辦|word腳註分隔符回車符去掉

6、word2003,word2007,word2010，wps如何設置奇偶頁頁眉不同

7、如何在word和wps中讓章節附註和腳註自由切換(word中章節附註改成腳註)

8、如何自動生成論文目錄(word2010,word2003，wps均可以)

9、圖解如何刪除章節附註分隔符和腳註分隔符（word 2003,word2007,word2010均可實現）

10、Word 2013如何關閉郵件發送窗口欄（發郵件的東西）

11、如何把word一頁轉為橫版（word2003,word2010,word2013,wps適用）

12、在Word中怎樣給一行字或者一個字添上框框（文本框）

13、輕鬆讓Word中的全形字母、數字、符號全部轉換成半形

14、解決word中的表格超出邊界而無法編輯的問題

15、怎樣在word中的表格前面插入標題文字

16、Word/wps中輕鬆實現兩行（多行對齊）

17、如何刪除刪不掉的Word的頁碼

18、如何更改word.Excel之類的office文檔的作者

希望對你有用

大型文檔，如果是做出版等用途的，建議用InDesign之類的專業軟體。真搞不定的話，不如先用Word編輯原始內容，然後交給專業的印刷公司去做，反正教材最後也是需要印刷的，不如放在一起好了。

如果一定要用Word，可以去看看侯大師的《Word排版藝術》，裡邊像頁碼、目錄這些都說的很清楚了，而且基本上都是Word各版本通用的，並且，這本書就是用Word排版的。

《請給你的Word「打底妝」！！！！！！(讓Word跑快些系列)》

如果用Word寫長文時，你是不是習慣直接打開一份空白頁面，然後開始敲打鍵盤，等到寫完調整格式時，發現調整的時間比寫文章耗時還多？
如果要將某級標題統一換成其他字體和字型大小時，你是不是通過用手工操作的方式在Word里去調整每一個標題的的格式？
如果需要修改論文的末尾時，你是不是在Word里用滑鼠左鍵按住，往下拉了好長一段距離才聚焦到想要的位置嗎?

如果你沒有在上面這些情境中不會感到鬱悶和抓狂，我深深地佩服你。

但是，有沒有想過，在Word里處理長文時，你很可能用的是一種原始、粗放的做法，所以，那些重複性的工作才特別惱人。

而實際上，我們可以讓Word跑得再快一點，減少海量枯燥無謂的重複操作。尤其是你需要經常寫論文、公文以及各式各樣、雜七雜八的長文時。

我給出的方法是：給Word寫長文（特別是結構化長文）前「打個底妝」——做好段落樣式的規劃。

這種方法的理念是以長遠的目光來看待Word長文的未來。

先體驗一下打底妝後的「驚艷度」

下面以幸福成長沙龍的「拆書戰隊」戰果為例，說一下Word的打底妝這回事兒。

話說2015年7月份時，我倒騰了一個拆書戰隊的線上活動，每周戰隊群里按時交上作業的小夥伴，可以留在隊里，並獲得一份本周由群里小夥伴的拆書筆記共同構成的「戰果」。

這份「戰果」是在Word里製作的。因為有五六十號人，每人600字以上的內容，合在一起的內容少說都有幾十頁的數量級。

如果沒有任何的底妝，這些拆書筆記的內容堆在一起是這樣的——

這樣是見不得人的。

然後打完底妝，是這樣的：

並且，這種美不是純粹表面的美，而是由內而外散發出來的（等下你可以慢慢感受）。

這種內在美體現在以下四大方面——

一、批量式操作

可以瞬間改掉同級內容（標題或正文）的段落樣式。即使老闆要求哪一級標題的顏色、字體、行距必須統統換掉，你再也不必一個一個去調整了。

二、靈活式跳轉

配合「文檔結構圖」，實現輕鬆跳轉。即使結構化的文章再長，也能瞬間跳轉，到達某一章節。

當你給Word「打底妝」以後，可以點擊Word菜單中的「視圖」，打開「文檔結構圖」。在左方文檔結構圖的項目點擊後，右方的文本就會迅速切換對應的板塊，類似超鏈接的作用。

另外，完工之後，還能自動生成目錄。

三、快捷式移動

利用「大綱視圖」，實現輕鬆調整段落次序。不需用滑鼠長長按住選中大段文字才能移動，方便快捷。

四、永久式克隆

可以轉為模板，無限次使用。以同樣的格式為基礎撰寫其它文章，能夠形成統一的風格，為將來把一系列長文集結成書做好準備。

實例說明打底妝這回事兒

總共四步曲：

第一步：想好值得否

第二步：規劃做啥樣

第三步：變出快捷法

第四步：轉成模板來

第一步：想好值得否

在活動開始前，作為戰隊隊長的我琢磨著，得給這個拆書筆記戰果的Word先打個底妝，也就是做好設置好段落樣式的模板。

這樣做的目的是，讓不同戰隊「駕駛員」拿到這個模板後，在匯總整理每周大家的拆書筆記戰果時，能夠在耗時少的前提下，實現風格統一。

拆書戰隊活動是會持續一段時間的，所以這個模板像槓桿一樣，花點時間做這個模板，對於後期效率的提高有撬動的效果，值！

對於給WORD打底妝這件事，可以先想好這個模板是有什麼應用價值，如果未來有長時間的使用可能，那這個模板非常值得去做。

第二步：規劃做啥樣

接著，對Word的內容層次和段落樣式進行一個整體的設想。

對於拆書戰隊的戰果模板，我主要是從內容的結構，以及各層次標題和正文的樣式上進行規劃。

每個人的拆書筆記內容上的結構為——

基本信息：編號+姓名+閱讀書目+書目作者
Step1.精彩摘錄
Step2.我的思考
Step3.我的行動

我將上面第一行（基本信息）作為第1級標題，第二至四行（拆書的三步驟名稱）作為第2級標題。

想要做出來的效果是——

「第1級標題」的段落樣式三號字黑體藍色

「第2級標題」的段落樣式三號字華文中宋藍色

另外，還有「正文」的段落樣式五號字宋體黑色

想好了什麼類別的段落用什麼樣式，能夠大大提高第三步的效率。當然，如果你對字體、字型大小的模樣敏感度不高，需要一邊操作一邊選擇效果，也可以將第二步與第三步合併起來進行。

第三步：變出快捷法

在空白的文檔上，輸入三行（其實內容可以隨便，這樣寫是為了方便你理解哪一級內容對應使用什麼樣的段落樣式）：

第1級標題
第2級標題
正文

這三行內容按照第二步預想的字型大小、字體和顏色，先設置好。

現在要將它們分別設為段落樣式了。

以第一級標題為例，將「第一級標題」選中，右擊，在菜單選擇最下方的「樣式」-「將所選內容保存為新快速樣式」(下圖)。

在出現的對話框里，將「名稱」改為「第1級標題」，改名稱是為了方便識別，因為Word本身存有其他樣式（下圖）。

再選中對話框下方的「修改」，進入「根據格式設置創建新樣式」對話框（上圖）。

將該界面中的「後續段落樣式」選為「正文縮進」。

「後續段落樣式」指這個樣式之後的段落的格式，比如說這一段是「標題」的樣式，第二段接著的是什麼樣式。像「標題」類的樣式，全面往往跟著的是「正文」，暫時把這一項選為「正文縮進」（縮進是指前面有空2格）。
此外，「後續段落樣式」上面還有「樣式基準」，是指將要創建的樣式與哪一個相近，這樣你在創建的時候就可以盡量少地修改就行了，一般系統默認為「正文」，就讓它為「正文」吧。

選中左下角的「格式」-「段落」（下圖），修改「對齊方式」和「大綱級別」，「對齊方式」可以按照你自己的設想修改，但是「大綱級別」一定要對應好喔，如果是文檔中第1級標題，要選擇「1級」比較妥當（如果是正文的內容，則將「大綱級別」按照系統默認為「正文文本」即可）。

在這個界面中，還有一些行距什麼的內容可以設置，你可以按照你之前的想法去設置，也可以按照默認的選項。

設好樣式以後，還能不能再快一點？

當然，最最有用的一招在這裡：設定快捷鍵！！！！！！

選中上述界面左下角的「格式」-「快捷鍵」，在「請按新快捷鍵」輸入你要使用的快捷操作（按你個人喜好設置），我在這裡是設為「同時按下Alt和1」，再點擊左下方的「指定」，再點擊右下角的關閉。

上面是設置「第1級標題」的步驟了，餘下的「第2級標題」和「正文」的設置是依樣畫葫蘆，這裡就不展示了。

這樣以後，有什麼神奇的效果呢？

當我把游標停在某行內容上，按下設好的快捷時，就會變成我預設好的效果。

比如下面這行，我要設成「第1行標題」樣式的效果，

基本信息：編號+姓名+閱讀書目+書目作者

把游標放在這一行上，然後按下我設的快捷鍵ALT+1，立刻就變成了「三號字、黑體、藍色」這種標題的段落樣式。

第四步：轉成模板來

在前三步的基礎，我將這個文檔另存為Word模板（dotx格式）。以後，這個模板就可以反覆使用了。

如果我看到文檔A的段落樣式特別喜歡，有什麼方法複製給文檔B嗎？

當然有！

方法是Word「開始」-選項卡-「樣式組」（右下角處）「對話框啟動器」，彈出「樣式」窗格。在這個空格下方第3個鈕為「（樣式）管理器」，點擊後找到「導入/導出」按鈕，按照彈出的對話框進行操作就可以了。

為什麼要這麼麻煩去設置新樣式呢？因為我不喜歡Word里原有的那些嘛，雖然軟體里原來有一些默認的樣式，但不一定是我們喜歡的呀，另外也不一定是我們公司或其他單位文本規定的那種樣式要求。

好了，那麼學到了給Word「打底妝」這一招之後呢，你就可以大展拳腳了，想想平時經常需要寫的長文里，哪些的格式是固定的，可以通過設置好段落樣式將它以模板的形式保存下來，提高未來工作和學習的效率的？

以前，你沒有試過給Word「打底妝」，可能也沒覺得有什麼；一旦你試過，就會覺得「不打底」不行。

我相信，「打底妝」的Word能夠極大地提高效率，為你的大腦騰出的時間，去做更多的創造性的事情。

最起碼，這種做法能讓你的結構化長文結構突出、重點明顯，而且也賞心悅目一些。另外，悄悄地告訴你喔，這樣的「打底妝」的Word文檔占的空間會小一點。

如果這種方法給你的工作和生活帶來改變，請記得告訴我（公眾號neverstop201508)，或者和其他人分享你的心得和喜悅。

模版，標題導航，樣式這些都了解。

確定？

1：模板。章節用【標題1】【標題2】之類的。打開word2013，在右上角。

2：域，StyleRef。手上沒中文Office，不知道名字。

3：在你正確做了1的情況下，翻到【引用】標籤，最左邊有【目錄】。

4：只說代碼，其他要說太麻煩。因為你是出書，假設你不需要高亮。還是用模板，創建一個叫【代碼】的樣式。選代碼專用字體，取消語法檢查，設個淺背景色，其他隨意。

word排版方便倒是方便，但有個最大的缺陷：右邊對不齊！這個還是只有專業排版的才行。

幾百頁不算多。16700頁，打開直接卡在啟動頁面，十幾秒後才顯示出來第一頁——「全唐詩」

頁眉頁腳與頁碼樣式的選擇決定著整體美觀。