如何提高商務英語寫作？

01-08

主要是應用在寫分析報告上面的
有沒有一些有針對性的推薦書籍和資料
看ft 上面的新聞覺得針對性和實用性不高

公眾號：外企er／微博：外企er英語／知乎專欄：外企er

既然是寫報告分析，那麼肯定要用到數據分析，這裡我就分享一下專欄中的一篇文章 How to describe data?

工作中我們時常要用到數據分析（Data Analysis) 來對收集到的大量數據進行篩選，從而提取有效信息並形成結論對數據加以詳細的研究，概括和總結。然而無論是作為Report中的論據，還是商業提案時Presentation中的數據支持，都需要運用圖表進行數據處理從而再用準確的辭彙進行描述和解釋，最終作出結論和分析。

1. 線形圖(line graph)：橫軸叫horizontal axis, 縱軸叫vertical axis

1).This is a curve graph which describes the trend of...這個曲線圖描述了...的趨勢。

2).As can be seen from the graph, the two curves show the fluctuation of... 如圖所示，兩條曲線描述了...的波動情況。

3).The graph provides some interesting data regarding... 該圖為我們提供了有關...有趣數據

4). As can be seen from the diagram, great changes have taken place in...從圖中可以看出，...發生了巨大變化。

2. 餅狀圖(pie chart): 餅狀圖內部分成一塊一塊，用於表示所佔分量，那一塊一塊就叫"segment"。

佔據:take up，occupy，account for，take over

1).The pie graph depicts (that).... 該圓形圖揭示了...

2).The percentage of...stayed the same between...and......至...期間...的比率維持不變。3).The percentage remained steady at... 比率維持在...

4).The percentage of...is slightly larger/smaller than that of... ...的比例比...的比例略高(低)。5).The pie chart reveals how... 這個餅狀圖向我們揭示了如何...

6).The graph, presented in a pie chart, shows the general trend in... 該圖以圓形圖形式描述了...總的趨勢。

3.柱狀圖 (bar chart)：每一個矩形就叫一個bar。

1).The bar chart illustrates that... 該柱狀圖展示了...

2).This is a column chart showing... 這是個柱型圖，描述了...

3).As is shown/demonstrated/exhibited in the diagram/graph/chart/table... 如圖所示...

4.表(table):表的「行」是「row」，「列」是「column」流程圖 (flow chart)

1).This table shows the changing proportion of a b from...to... 該表格描述了...年到...年間a與b的比例關係。

2).From the table/chart/diagram/figure, we can see clearly that...or it is clear/apparent from the chart that... 從圖表我們可以很清楚(明顯)看到...

3).According to the chart/figures... 根據這些表(數字)...

4).As is shown in the table... 如表格所示...

5).The figures/statistics show(that)... 數據(字)表明...

5.描述變化時(describing change)

(1)向上的趨勢(upward movement)：

－ to increase/rise/go up

－ to grow/expand

－ to rocket/boom/soar

e.g. we increased sales.

e.g. we expanded the market.

e.g. we raised our prices. (注意：raise是及物動詞)

(2)向下的趨勢(downward movement)

- to decrease/fall/drop/decline/go down

- to slump/collapse/plummet

(3) 不再變動 (an end to movement)

－ to level off

(4)無變化(no change)

－ to remain constant/stable

－ to stay the same

－ to maintain/hold/keep

6.變化的程度(degree of change)

－dramatically/considerably/significantly/moderately/slightly

e.g. profits rose slightly. 利潤緩慢上升

7.變化速度(speed of change)

－rapidly/quickly/suddenly/gradually/steadily/slowly

e.g. sales went up rapidly. 銷售迅速增長

公眾號：外企er

微博：外企er英語

對上面 @周嘉齊的回答中#1， #2 很贊同，但是#3 很值得商榷：

對ESL商業人士來說，The Economist，尤其是 NY Times 的辭彙量非常大（即便上過大學的英國、美國人，也未必都看得懂NY Times），句法結構等難度偏高。商務人士的寫作重點往往在於推銷一個產品或服務、一個商業概念、對現有項目的一個新建議、對客戶或同事的投訴作出反應、對某個非常具體的市場狀況或金融問題作出評估等等，但這幾大最著名的英文媒體的重點都完全不在這些方面。

我主張要多看更貼近實戰的東西。比如，你最需要的是為出口產品或在 eBay、Amazon 上推銷產品寫 product description，那你最好從看人家怎麼寫的著手，而且要多看幾家、尤其是最好的公司是怎麼寫的。我很欣賞 http://apple.com 上各類產品的描述：不單單是精確簡潔，更關鍵的是創作的立足點和對詞語的選擇。你只要考過了4、6級，你在 Apple 網站上就很少會看到需要你查字典的單詞。這就是優秀的商業寫作： Apple 對全世界所有能買得起它產品的人都歡迎，而不僅僅是受過良好教育的金領白領人士。因此它網站上語言的優秀，不在於辭彙量大、且高深的那種「高大上」，而在於讓誰看了都感到貼心的那種「高大上」！商業寫作最關鍵的問題不在於你的辭彙量有多大，或你駕馭英語的能力有多麼高強，而在於你「怎麼說話」，i.e. 1） your communications skill； 2） "KISS ---- Keep it simple, sweetheart / stupid / smartie...!"

此外，就ESL商務人士提高英語的實際運用能力和溝通能力而言，比 NY Times 等更好的閱讀材料，在諸如 inc.com, businessinsider.com, http://businessweek.com 那樣的商業新聞網站上：語言難度適中，辭彙量不是「海量」，而是居中，正好足夠你應付日常工作。裡面的各種報道也往往是商務人士感興趣的話題，未必對你的工作有直接的幫助，但是幫助你思考與商界相關的各類問題。這樣，你不僅學到了優質的商業英語，還在跟自己的工作關聯性更大的方面開闊了的眼界。

1.首先你要明白什麼是好的商務英語文書。商務英語的寫作要求概括起來就是兩個字：精確。好的商務英語的文書看上去很簡潔、精確，每一句每個詞話都有其存在的意義，少一個詞就不能準確表達其意義，多一個字就成了累贅。

2.怎樣能達到以上效果呢？熟能生巧，沒有捷徑。最好的練習方法就是多看出色的文書，從模仿中獲得正確的寫作邏輯，養成地道的表達風格。

3.推薦期刊，economist,NY times等主流紙媒都很好，幾乎每一篇文章的表達都無可挑剔。

以上

最近寫報告寫得很有心得哈。主要還是建立一個好的檔案圖書館。多看多套。

畢竟不同行業，不同職能需求的報告不一樣。而且要考慮受眾。

簡單談一下我個人的分類

定期報告/Periodic reports

這些報告每隔一段時間提交，提供關於某機構的資料。

&<針對這類報告，我個人建議是看主要諮詢公司和公司年報，多看就知道大概方向了&>

進展情況報告/Progress reports

提供關於某項目或銷售，最低利潤和庫存資料等。

&<公司年報，財務報表，財務和項目管理的教科書&>

研究報告/Research reports

這類報告主要涉及對公司有影響的任何領域，如市場研究，新產品競爭等等

&<諮詢公司，哈佛商業評論，FT,BI等等這類就起到作用了&>

調查報告/Examination reprots

這類報告主要包括金融信息，設備狀況，庫存價值等等

&<大型諮詢公司，著名協會的年報，公司年報&>

建議報告/Recommendation reports

這類報告是決策和行動的基礎，如是否引進新產品，遷移公司進行新投資等等。

&<大型機構、行業的年度報告，公司年報，諮詢公司&>

在這裡就不寫回答了推薦一本書給大家 Business Writing With Heart---how to build great work relationships one message at a time By Lynn Gaertner-J-ohnston

搞定商務英語寫作的好方法其實很多，這裡我只特別提醒一下「整理和提煉」這種方法。

其實工作習慣好的朋友，都有整理工作文檔材料的習慣。

學習工作英語其實也一樣，把你往來的所有E-mai都進行分類，按照整理，詢問、解答、感謝、致歉等等分類，在選出其中寫的好的段落和句子，做成自己的標準模板，以後在用到的時候，就不會感覺無從下手，這樣其實已經基本可以滿足你日常工作的行文往來了。

當然有些朋友會說，我沒那麼多時間去做這樣仔細而且不能保證正確率的整理，那我建議你去奧塔把他們上面文案王的部分記下來，對比自己日常用的，加以提煉，達到事半功倍。

把這些學完基礎毫無問題了，而且lz要的report部分也相當明確了。

在這裡也把手機里的比較好的商務英語app推薦給你吧

1.VOA/BBC

不用說，不可多得的練習聽力的資源，裡面的材料都是緊貼現實新聞，不僅練習了聽力，還拓展了視野。非常適合外企人使用。

2.扇貝系列app（單詞、新聞、閱讀、聽力）

扇貝出品的這幾款app都非常的棒，不僅軟體界面設計的小清新，而且裡面的內容都是精挑細選緊貼現實。在上班族中口碑頗佳。

3.口語俠

打開應用後就是一整屏歐美外教列表，可以自選外教一對一網路通話，輕鬆聊天中提升口語，非常適合職場人。

4.經濟學人

大名鼎鼎的財經雜誌，適合上班族用來練習閱讀，了解最新商業動態趨勢。

5.hellotalk

一個語言學習交換社區，在上面可以找到陪你練英文的小夥伴，作為交換你也可以去陪別人練中文