如何用英語開電話會議，需要注意什麼？

01-08

電話會議有沒有什麼需要注意的事項？
一般開電話會議都是那些已經多次郵件往來，互相認識的同事，需要怎麼開頭會比較好呢？

2006年第一次被邀請參加所在跨國公司的全球架構委員會參加每兩周一次的TC，全球各地的架構師接近30人同一時間撥入會議，使用英語。整整6個月學習適應外企全球管理的方法，老外會議的組織方法，如何準備議題，如何開meaningful的會議，如何在會議上獲得支持，如何通過會議紀要扭曲會議的實際進程和結論，如何妥協......一開始語言是巨大的挑戰，

（1）認真讀pre-reading，不管別人讀不讀你都要認真讀

（2）口語聽力不好就要發揮筆的優勢，利用電子郵件積極和topic的主講人提前互動，提升你的global visibility

（3）會議主持人很重要，要私下和他多多互動，1:1，電子郵件都可以，很多會議主持人都只是faciliator但是對你的價值巨大

（4）與其它參會者保持互動，讓大家認可你是團隊一員

（5）敢於表達自己的觀點，克服我們語言上的缺陷，從敢於發問開始，到學會challenge別人，到學會誘導會議主持人作出最終決策

（6）坦誠！坦誠！坦誠！

（7）體現你的價值 - 各種方法都可以，堅持原則可以，幫助別人可以，順水人情可以，take action然後present back也可以

（8）國際化的視野很重要

（9）搭建你的人脈和關係網

9個月後，和這個會議的主持人做regular 1:1的時候，他突然和我說：Yang，我相信你有一天會自己主持類似的會議 - 上帝我哪裡有想過？！！

12個月後，這個會議的主持人開始將邀請我在他休假的時候代替他主持這個會議；15個月後，我被正式提名全球4名發展中國家talent進入global leader培養路線（中國一名，哥斯大黎加一名，巴基斯坦一名，土耳其一名）開始主持自己的EMAP架構設計審批委員會，每周一次，審議新興市場，日本，亞太，中國，獨聯體國家分支機構所有5千英鎊以上的投資；17個月後開始長達兩年的主持公司全球ERP最高決策委員會常務會議（每兩周一次，夜裡10點到12點，英國夏令時順延為夜裡11點到凌晨1點）- 8個人參會除了我之外全部是英語母語，非常艱辛，目睹了很多莫名其妙的決定是如何作出的.....

希望對樓主有幫助，祝樓主抓住機會！

註：手機打字，陪兒子在上早教課。思路混亂拼寫錯誤望見諒-看到這個議題的確思緒萬千不能自己

不管中文還是英文，畢竟大家都是人，碰到商業問題，思維和邏輯也都差不多，所以如果英文會議開不好，或者主持得不好，不要賴在語言上，換了中文，你用同樣的方法，不見得有多少好轉。我主持過一年多的和歐洲和美國的英文電話會議，這裡賣弄一下。

首先，明確會議的目的，做好自己的功課。我為什麼要開這個會？它要解決什麼問題？我自己為解決問題收集了哪些信息？為什麼不能通過私下郵件決定？回答了這些問題，好恭喜，可以往下走了。我參加過太多的會議，主持者自己都不明白自己的問題，就期望拉些人進來，大家一起討論，然後，砰一聲，問題的解決方案出來了！懷有這樣想法的人，就如同把一堆原材料扔到鍋里，然後大火猛煮，就能做出一份佳肴一樣。

其次，你要決定邀請誰入會。他們都是哪個部門的？什麼職能的？你把他們拉進來期望他們對解決問題有什麼樣的貢獻？傳統外資企業的弊病就是，大家都play safe，怕擔風險，一個小問題，拉一堆人進來，有些人的角色就是隔壁老王的大舅子，事情和他一點關係都沒有，但是鬼佬就是喜歡錶現自己，喜歡說，具體事情都沒搞清楚，說一大堆，啥用沒有，但都political right，你除了解決你問題以外，還要跟他解釋。這樣的人，拉進來，一句話，no zuo no die。所以，明確目的，並找對正確的人，你的會議成功了一半。

其三，控制會議的節奏。這個其實很大程度上取決於課前功課怎麼樣。meeting agenda要做好，每個議題需要多少時間，提前做個預估。很多的情況下，一個問題的複雜程度被低估了，而且碰到這種每個人都喜歡來插一腿，討論議題轉幾次很快就會面貌全非了。這個時候主持人就要跳出了打斷會議了「this is what I heard, please correct me if I am wrong"，把剛才討論的總結一下，然後再把這個討論偏的話題，問一下大家「 I just heard a new issue, which is not included in our previous agenda. Given that we only have 20 minutes left, do we need to include this into our meeting?" 大部分情況下，肯定就是不討論了。同時，如果大家還是在話題裡面討論，就做個安靜的美男子吧，把握時間，做好筆記就可以了。每個話題結束到下一個話題，提出總結。

再者，會議主持人/召集人，需要手腦並用。一方面，跟蹤大家的邏輯，談到共識時要儘快確認，寫入meeting minutes；另一方面，要在大家探討某個話題需要輔助資料時，及時調出資料，是個體力活。有時電話會議有專門的秘書，但我個人喜歡自己一人兼做，效率可以大大提高。

最後，寫好總結。感謝大家發言啊之類廢話。

這個寫的有點虎頭蛇尾，以後有空再補。

回來再補充一下：

會議開頭，再等待所有人加入的同時，可以和個別組員先扯扯淡，活躍一下氣氛。天氣，組員旅遊計劃，公司最近的變化，那種一兩句能夠說清的，大家都能聽懂的都是好材料。

會中要調動大家積極性，不要讓討論的話題變成一兩個人獨佔，而其他人旁聽。對於那些不長發言的人，特別是那種內向，不主動但很有想法的人，一定要常停下來，問問：「 hi Sam what do you think?" 多問一些上切的問題。對於那些喋喋不休，越扯越遠的人，要及時總結他的觀點，問一些下切的問題，估計其他人已經受不了那些羅里吧嗦的人，你的及時出現可以把大家都解放出來。

會後，乘熱打鐵，及時發出你的紀要，對於關鍵問題，關鍵決定，不妨再次和相關人員確認。

最後，衡量一個會議的最終成果還是要看執行。一個有結論，但是最終變成共識和行動的會議，也很難算事成功。

開頭扯閑篇啦，說說北京又霧霾啦，熱到三十八度啦，哪哪地震啦，如果是除了郵件往來第一次對話的，就說哦！我是誰誰誰啊，聽到你的聲音真好啊，然後在正式開會前繼續扯閑篇……如果你主持會議，等大家都到齊了就說一下現在開始了啊，然後你就講講講，停頓的時候看看大家有沒有問題，老外一般都會很主動的提問的。這時候如果有同事幫你記一下會議內容和action point啥的最好了，如果沒有，一定要自己記錄一下，實在擔心記不住，直接錄音。最後結束的時候感謝大家與會，然後說一下會發meeting minutes和其他材料給大家，然後就回去自個寫meeting minutes吧。當然如果不是你主持，你也沒有議題的話，你也可以就在開頭結尾打個招呼，然後默默的看老外同事們互相撕逼直到會議結束╮(－_－)╭

這個事兒吧，以叔多年的經驗，最需要注意的就是：

找個音質清晰的固定電話》》》在信號優良區域使用音質清晰的手機》垃圾固話》信號不要的情況下使用音質不好的手機......

morning or,,,Hello，問候幾句。然後開始自己的內容主題。

跟用中文一樣啊。開頭打個招呼，等人的時候閑聊兩句，人都到齊了就開始切題該說什麼說什麼。最後明確各人職責任務，謝謝大家參加會議。掛電話

居然我來回答，自己都覺得我缺腦子