請問如何建立一個簡潔易用的小型辦公協作平台？

01-08

我在工作中遇到了一些數據組織上的需要。
我部門的辦公室共四人，四台電腦，網路統一在企業的一台本地伺服器下。
工作時相互之間的協作方式是：「這個文件我拿QQ傳給你，你處理一下，再傳給我。」

這實在是太差勁了，小米都能拍月球了，我們卻還像在互聯網的田園時代一樣工作！
可惜的是我不是搞IT的，對專業性的知識非常欠缺，獨木難支。
現在把需求說一說，懇請大家集思廣益，看一看我該如何建立一個小型資料庫。
（ps：有朋友指出資料庫不是這個意思，我想了一下也不知道該怎麼描述我需求的這個東西，姑且稱他為資料庫吧，歡迎大家幫我編輯一個更恰當的詞）

需求

希望建立一個結構簡單、易用、易維護的資料庫，要求在不增加硬體，不增加開支的情況下進行：

想使用一台電腦或者雲作為主機存儲大量文件。讓其他同事用自己的賬號可以隨時訪問。可以顯示文件的版本記錄。

需要建立一套文件的存儲規則，與命名規則。利用文件夾和文件名的方式進行數據分類是大型資料庫會用的方法嗎？是不是太低級了？正規的資料庫是依照何種邏輯對文件進行排序的？

需要有一個好用的搜索資料庫的方式。以解決對word文檔內文字的搜索需求。

如果資料庫建立在本地還好說，現有的搜索方式雖然難以令人滿意，但至少還可以用。如果資料庫建立在雲上可怎麼辦？現有的哪種雲服務可以滿足這種文檔內信息的搜索嗎？

在建立文件儲存的規則這件事上，有什麼可參考的文獻嗎？我調閱了一份檔案管理的國家標準，但對數字檔案管理的通用標準似乎還是一個空白。

諸如阿里巴巴、騰訊、亞馬遜，這些每天都要處理大量數據的企業來說，他們是如何管理與存檔信息的？比如他們是如何管理客戶資料的？

請使用Microsoft Office Access，簡單好用的低級資料庫

普通文件，dropbox

文檔，google docs或者微軟的office的web app

選擇什麼樣的解決方案或技術，需要看用戶的具體需求，而不是實施者的好惡。這是我對這個問題下已有的幾個答案不滿的原因。如果美其名曰為了提高效率，而讓一個用了多年Excel的財務人員，放棄Excel轉向網頁，我看不如直接將他解僱，效率提高的更快。

根據問題，提問者的團隊應該不是做IT的，團隊里也沒有搞IT的成員，而需求又是處理Office文檔和各種文件管理。既然如此，我建議你考慮現成的雲服務，比如Office 365小企業版。Office 365各版本的功能對照，可以參考Compare Office 365 for business plans。提問者目前遇到的所有問題，都可以通過Office 365中的SharePoint Online和Office Web Apps解決。另外，SharePoint的搜索引擎可以索引各種Office文檔的內容，方便搜索。SkyDrive Pro提供了Online/Offline同步的能力，SharePoint team site可以滿足基本的項目管理和協作需求，而Exchange Online和Lync Online則可以滿足郵件和即時通訊需求。

相比於自建系統，Office 365的好處是，沒有維護成本和學習成本。不用自建伺服器，不用自己備份和維護數據。用戶仍使用他們熟悉的工具，比如Office和瀏覽器。相比於其他的雲服務，如果你的用戶目前最熟悉的是Office，使用其他的雲服務都會有不小的教育和使用成本。當然，團隊成員如果非常熟悉互聯網和開源軟體，也可以嘗試Google的服務。

根據題主給出的條件，先排除一些選擇：

不要用項目管理軟體。四個人的小型辦公環境，沒有項目周期、需求、發布等概念，用項目管理軟體反而複雜了。
不要用團隊協作軟體。QQ、Email足以解決簡單的交流、審批流程。
不要用svn、git等版本管理工具。不是IT團隊不建議用這麼專業的工具，好多優良特性發揮不出來，而一旦壞掉了又沒人會弄。
不考慮太貴的產品。

再給幾個意見：

挖掘現有並且免費工具的使用空間。用好QQ、Email這類常用工具，對於四個人的團隊足夠了。QQ群有共享、討論等功能，Email可以利用附件、抄送、回復、轉發、檢索等功能。特別是Email，好多企業對Email的利用率實在是太低了，如果會用，並選擇好服務商和客戶端，多人對多個文件進行協作編輯、檢索、回顧完全不再話下。
用好當前比較成熟的雲存儲服務。知乎乃極客的天下，言必談dropbox。其實國內雲存儲市場也已經很成熟了，可選擇的餘地很大。但盡量選擇一些實力較強的大廠商，比如金山快盤、百度雲盤、360雲盤，速度、穩定性都可以，也都能實現同步、分享等功能。以我一直使用的金山快盤為例，能方便的將我的文件在我同事的電腦上實現無縫同步。如果需要比較複雜的許可權和更多的企業功能，可以嘗試金山雲盤企業版，試用過，還不錯，也不貴。
文件管理方面，使用不同的工具要匹配不同的方法。原則是，儘可能自己管好自己的，公共空間的規則要簡單且嚴格，嚴格的地方又要容易執行。比如文件名稱，一定要包含容易檢索的關鍵字和包括最後修改日期的版本號。至於文件怎麼組織，其實windows的文件夾並不算高效文件管理方式，精心約定的文件夾方案最後一定會亂成一團。我的建議是不要糾結文件夾，重點是文件的命名。這樣的話用Email服務和客戶端強大的檢索功能很容易搜到，如果用雲存儲的話就配合everything。

可以試試teambition.com, 雖然teambition是用來進行團隊協作的，但是可以滿足你們團隊存儲和版本控制的需求，可惜的是目前沒有滿足你搜索的需求，希望你我興趣看看，畢竟團隊間任務的分工協作外加存儲都有了，操作還簡單，也不用花錢，移動端也有，可以試試。

就4個人很好解決啊，不用各位說的這麼麻煩……

關於問題1：

1.收費方法（根據需求可選擇需聯網的團隊版和不需聯網的企業版）：https://jianguoyun.com/s/enterprise

2.免費方法：http://www.appinn.com/bittorrent-sync/

BitTorrent Sync 是 BitTorrent Labs 推出的實驗性項目，可以在多台電腦間進行點對點自動分享/同步文件，由於沒有中間伺服器，傳輸過程加密，安全自己掌握，並且文件大小僅受到硬碟限制。可設置完整許可權同步或者讓接收方只讀，還可以發送 24 小時有效期的密鑰，過期作廢。一個私人性質的 Dropbox 誕生，只需要持續開啟一台電腦。支持 Windows/Mac OS X/Linux。:

推薦2，免費，你只要有機器開著就行（伺服器），對於小團隊功能足夠了。

----

問題2：

如果1解決了，其實2也就解決了，怎麼規劃文件存放的方法不是太重要，重要的是有而且大家都一樣。幾個人討論一下達成共識就行。

----

問題3：

1.免費方案（需聯網）：為知筆記。功能大多同evernote相同就不在贅述了。推薦wiz的目的是因為如果你以文檔為附件上傳到筆記後，會自動轉換到筆記內容中，這樣你就可以檢索全文了。每月有1G免費流量，足夠。

2.收費方案（無需聯網）：http://www.appinn.com/filelocator-pro-gift/

FileLocator Pro 是一款非常專業的搜索工具。不同於 Everything 和 Listary Pro 這類文件名快速索引工具， Filelocator Pro 不僅能搜索文件名，更擅長對指定文件和目錄進行 全文搜索，並且支持 多種搜索表達式 以及 日期屬性等 細節設定，快速準確定位您所需要的文檔，提高搜索效率。

看到了不？支持文檔全文搜索，而且不用索引（也就是很快），媽媽再也不用擔心我找不到文件內容了。

-----

問題4：

其實還是同步問題，問題1解決了問題4就不存在了。

看了半天，你的需求實際上就是一套免費的開源oa就能解決。

注意一下該oa一般使用mysql資料庫，php編寫，能夠獲取無償升級，能夠進行文檔版本好管理即可。

一種方法在你們的小伺服器上自行安裝，在路由器上設置埠，最後用花生殼解析地址，外部可直接訪問。另一種方法是花點錢購買現成的網路oa或者使用免費網路oa（功能可能有顯示）。

如果你們做項目管理，可以試試《禪道》

鑒於你們已經有伺服器，自行安裝開源oa的方法造假最低。

不得不說題主的表述方式真是太可愛了！

「小米都能拍月球了，我們卻還像在互聯網的田園時代一樣工作！」

哈哈哈哈哈哈哈哈

言歸正傳，其實題主需要的是一個雲端辦公平台。

把所有東西存在雲端就不會有這種「我拿QQ傳給你，你處理一下，再傳給我」的麻煩了。

距離題主提問已經有四年了，現在的協同辦公工具已經不僅僅是雲盤了。

很多產品不僅可以提供同一份文件的多個版本，甚至還能夠查看修訂記錄，清楚地看到哪部分是誰編輯的。

而且雲服務的好處在於隨時隨地可以調取，自然也能夠實現多終端——電腦/手機/pad都可以使用。

這類產品越接地氣越好，使用起來門檻低。因此本土化產品為佳。此外，流暢度也會比翻牆使用的國產品要好許多。google drive和office365在國內非常難用，並且無解。

基於題主的需求，我推薦WPS雲協作（ WPS雲協作官網）。

簡潔大方，功能全。提供檢索和排序。提供非常長的使用期，價格也很良心。

除了基礎的文檔協作與文檔共享外，還有即時通訊的功能（用以替代QQ、微信等），可以說是一個完整的辦公協作平台了。值得一提的是，溝通記錄中的文檔都會被自動整合到團隊文檔中，非常適合文檔的需求。

至於命名規則和分類方式，我不是非常了解就不做回答了。但是題主可以嘗試一下用MECE法則來分類，即「不重複，不遺漏」。

以上，希望能夠幫到題主。

文件共享用dropbox吧。文件檢索如果只檢索文件名，那麼everything是不二之選，快到你不好意思。文件內容搜索的話，試試谷歌桌面之類的工具。

我看了一下你的需求，其實你的要求總結來說大體分為數據同步和文件搜索兩種。畢竟你想要的是低成本解決問題，我就只說不花錢怎麼搞。

解決數據同步我覺得可以使用Git來解決比較合適。你只需要個客戶端就行了，它的操作很簡單，一般來說就是更新、提交、推送這麼幾個也就夠用了。現在有很多Git的服務，挑一個適合你的就可以了。我覺得國內也好國外也好只要訪問和速度沒有問題都可以，反正文件都可以同步到本地的也不怕丟，就算是服務暫時不可用了還是可以用QQ救急的。比如據我所知oschina有個Git的服務，現在是可以隨便建私有庫的，讓你的同事註冊賬號然後分給他們許可權就行了。關於使用Git服務的安全性，這個還得你自己權衡，雖然一般沒問題，但畢竟安全沒有絕對的。然而Git服務的問題就是不知道什麼時候會收費，如果覺得用得順手也可以用Gitlab自己動手搭一個其實也不難。

關於搜索問題，當你同步下文件來之後，不管是文件名還是內容，這貌似都可以通過使用針對磁碟文件的各種搜索工具來解決。

剩下就是文件分類存放規則的問題了，制定好規則然後嚴格的執行，不然誰也幫不了你啊。

類似VSS、SVN之類的代碼管理工具不要考慮了，原因很簡單，word 這種文件不像源代碼是純文本，用代碼管理工具可以很方便的查看出哪一行在那一個版本里改動了，但 word 就只能簡單的比較兩個文件是否一致。另外一個每次修改完都要提交/更新的流程也很麻煩的，不見得就比QQ發來發去省事。

下面逐項回答你的問題：

數據同步的問題用 Office365 、QWPS、Google Docs 之類的在線/離線辦公方案的都能夠比較完美的解決，要求不高的話用網盤類的工具都可以實現。
文件存儲規則，這個沒有特別的研究。
索引方式，這個沒有具體用過，不是很清楚。理論上 Google Docs 和 Office 365 的搜索功能都能勝任。
遠程查看數據（庫）的方式，用 Office365 、QWPS 、 Google Docs 及網盤類都可以完成。

考慮到網路問題，可以先試用一下QWPS Office ，在一定程度上應該可以滿足你的要求。

wps輕辦公

Mac mini server 版。郵件系統 wiki 文件共享等等等…… 會議室專用機器，還可以做演示用。

Git或者SVN等VCS絕對能滿足你的需求。文件內容搜索？Windows 7及以上系統在控制面板打開就行。對數據不放心的話買個NAS。

小企業不要使用微軟的東西，理由很簡單，微軟不算小企業啊親！

即時溝通微信就可以。

項目管理用 37signals 的東西，或者 minigroup，github 之類的。他們的附件功能還不錯。

更頻繁的文件共同編輯和分享用 google 企業套裝。如果沒有翻牆能力考慮 dropbox 或者更專業的領域，比如視覺設計，用 invision 等專業服務。

總之，去 MS 化，去文檔化 - 你有多少無法用瀏覽器表現和編輯的文檔？，全面網路服務化，優先考慮移動訪問，善用搜索。放棄 MS 的文件格式才是小團隊大幅提高效率的捷徑(執行成本也低)。

這個問題很正常，好多人都會遇到，但是我自己的一個觀點就是：使用Svn或者git，這兩個哪個都能滿足要求。只要你確定修改過的資料是正確的，且提交到伺服器，別人就能下載到。然後你說的文件管理混亂，這點我深有體會，作為程序猿，桌面是各種亂，建議：使用SVN的時候，自己布局好文件路徑，每次上傳文件，都要求上傳到相關路徑下。希望能幫助你。不過現在租賃伺服器蠻貴的，為了實現您所說的功能，怕是要破費了

Confluence. 信息聚合、wiki、知識管理，10人以下團隊特別適合。在線版一年120美元，會自行安裝的話伺服器版10美元。再沒有其他商業軟體能和此媲美了。如果技術水平再高一些，Google App 也是不錯的選擇。

基於PC的各種解決方案一般是基於傳遞文件的解決方式，主要應對基於層層彙報、下達命令的傳統的企業管理模式。而對於為敏捷而生的互聯網時代企業，正適合新類型的在線應用---他們使用屬於2.0形式--通過傳遞信息、聚合信息來完成工作。

通過使用在線專業軟體，例如 Small Business Software ，讓普通人工作起來也能達到專業人員的水平。如果你在組建一個敏捷團隊，那個只會用某種電子表格軟體的會計，只會用某些字處理軟體的文員，開了他們沒錯。

最後聲明，以上觀點純屬一家之言（也許有的團隊將會否熟練某種軟體作為重要考量~看多數招聘文案即知）。要提高團隊的效率和工作質量，不僅僅在於選取某個系統，更重要在於衡量團隊的平均水平，如何與團隊溝通；排除積習，堅持實施、考核此系統，並長久地運用下去。

看了你的需求

我覺得一個簡單的Visual SourceSafe就可以滿足你的需要了

她本來是為了在程序員之間協同工作而開發的

使用它可以保證文檔的惟一性，每次只能有一個人修改某個文檔，這樣避免了多人協同工作的混亂

同時文檔也是可追溯的，比如修改錯了，可以找回修改之前的

他架設在區域網內部，保證了訪問速度和數據安全

這些都很符合你的需求

簡單，改為文檔雲協作，文件私有化網盤，方案可以是

1.選一家協作平台

國內的可以看看一起寫，石墨文檔等，然後你們就可以在線共享編輯資料了。

2.私有化網盤

大文件存儲為了效率，還是得私有化部署，建議用Nextcloud 搭建在你們現有的共享的那台電腦上。

簡單兩步改造，解決了樓主的需求 - 不增加硬體成本改進效率

redmine jira gitlab