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目前工作涉及英文郵件溝通,怎樣快速提高文書能力?

01-07

本人已過六級,不是不懂英語,只是平時太少用,一下子寫郵件總感覺憋屈,怎樣能快速提升一下文書水平呢?不是需要寫得多好,就是溝通無障礙,不要出明顯錯誤丟人就好,求方法,求教材,非常感謝!

在外企工作，每天都需要跟客戶郵件往來，我本科是英語專業，研究生在英國讀，可是剛進公司的時候還是很不適應，對寫郵件這件事還是感到有些棘手。原因是雖然我英文基礎很好，可是我的英語經常讓我的客戶感到我的無禮或者說是我的英語很直白，不夠溫柔。。。於是我開始收集一些常用的句子，辭彙等等，使我的郵件看起來更佳專業並且有禮貌。雖然現在我不再去依靠這些公式化的句型來完善我的郵件，但是對於剛剛進外企的小朋友還是很有幫助的。

感興趣的朋友可以關注我的微博：外企er英語，以及公眾號：外企er，我會持續的更新。

寫郵件是每一個在外企工作的白領每天必不可少的工作內容，那麼作為職場新人，外企小白，如何把一封郵件寫的得體，還真是讓剛剛步入職場的我們感到頭疼。首先寫郵件並不是在寫作文，所以這裡其實並不需要你有文采，當然如果你有文采那就是錦上添花了。但是職場新人首先是要把事情表述清楚，那麼我來給到家分享一個3C原則。

A. 3C 原則：

1. Deliver a Clear message

2. Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

3. Be Concise

所以3 C原則就是 clear 清晰，correct 正確，concise 簡明。記住重點在於更有效的傳達信息，而不是用你豐富的辭彙量給對方留下印象，用更簡單的句型和清晰的組織來使你寫的東西更易讀。 避免陳詞濫調，那些不能給你的信息帶來任何新的東西的詞可以省略掉。

B. 如何讓你的郵件簡潔並且有禮貌？

  1. Please kindly....

  2. Please help...

  3. We would appreciate...

  4. 用to代替 in order to

  5. 用regarding 代替about

  6. 用before 代替 prior to

  7. 快速回復用 prompt reply

  8. 用by 代替 no later than

  9. 用since 代替 due to the fact that

  10. 用另一封郵件 by my separate email..

C. 下面是郵件中常用句型：

1. 開場白：

  • Hope you are doing well.

  • Hope this emial finds you are doing well/great.

2. 回復開場白：

  • Further to our conversation earlier, .........

  • As discussed over the phone, .......

  • As checked with.....

  • Thanks for your kindly reply.

  • Thanks for your prompt reply.

  • Thanks for your kindly feedback.

  • Regarding...

  • As per my email sent on xxxx

  • Please help to clarify....

3. 結尾：

  • We are looking forward to hearing from you.

  • Many thanks for your support.

  • Please kindly share us a feedback by today.

  • FYI: For your information

  • For your reference

4. 深盼貴公司及早回復

  • We are looking forward to hearing from you.

  • We trust you will share us a feedback at your earliest.

  • We hope that you could reply us as early as you can.

  • Please kindly update the status with me.

  • Please kindly reply at your convenience.

  • Please help to reply ASAP.

  • Please share us a feedback as early as possible/ASAP.

  • Please get back to us by today.

  • I did not hear from you yet.

  • A prompt reply would help us greatly.

  • A prompt reply will be appreciated.

  • Your prompt reply would be greatly appreciated.

  • Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.

  • As the matter is urgent, please try your best.....

5. 回函遲誤, 請見諒

  • I apologise for my late reply..

6. 郵件結尾：

  • Should you have any questions, please let me know.

  • If you have any questions, please feel free to reach me out.

  • Your kindly cooperation is much appreciated.

  • Many thanks in advance.

7. 我會與你保持聯絡，讓你知道實情的進展。

  • I will keep you posted.

  • I will keep you in loop.

  • I will keep you updated.

  • I"m looping in xxx who is leading..

8. 關於附件attach的用法總結如下：

  • 最常用的就是:please find attached......

  • I am enclosing...我附上...

  • Attached here to...附件是關於...

  • Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning…

    附上關於某某的最新資料…

  • Attached please find the draft product plan for your review and comment.

附上產品計劃書的草稿，請審查及評價。

  • We enclose a copy of our latest price list.

    隨函寄出我方最新價格表一份。

  • Enclosed is a copy of our latest price list.

  • Enclosed please find a copy of ……

  • Attached please find …

  • I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評估報告供您閱讀。

  • Attached please find today"s meeting notes.今天的會議記錄在附件里。

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    公眾號：外企er

    微博：外企er英語

    學習英語需要持之以恆，歡迎關注。

你說的英文郵件溝通是哪個方向的，是日常的溝通還是工作上的。如果是日常交流那麼六級的的水平寫一般郵件應該沒什麼大問題了。如果是工作上的，你需要積累一些英語公文的格式和模板，就買幾本商務英語和英語文書寫作看看吧，亞馬遜上很多的，專門有這個版，一些老外寫的很不錯。

個人認為英語基礎是一方面（單詞量，語法，閱讀理解），了解基本商務環境下的英文口語以及郵件規則也是同等重要的。每天學習兩小時背GRE辭彙，或者看Friends或者Big Bang Theory是不會幫助你在商業場合談吐英語的。。鄙人也不是什麼英文專業高材生，只是在美國學習工作7年，接觸過很多來美讀研究生的中國同學，也經常讀到這些童鞋寫的商務郵件，或者口語表達。這些童鞋基本都有四級水平，且按說應該還記得不少（因為剛本科畢業），但是我發現很多童鞋的商務英文表達非常不足。主要表現在幾個方面：

1. 語法問題嚴重：比如量詞用的不對，比如I have a little question（應該是I have a small question或者a quick question）。要不就是時態用的不對或者不一致，前一句還是過去式後一句就變現在進行時了。時態用不對很多時候會引起歧義，尤其是涉及虛擬語氣的時候。

2. 英文郵件習慣不了解：舉幾個例子。

1） 比如中國人習慣稱呼XX先生，或者XX女士，但是美國人習慣就叫first name（名字），即使對方級別再高。如果實在摸不清應該叫對方什麼的時候，看看對方落款如何稱呼自己，下次就用那個就好了，一直稱呼人家XX先生XX女士別人會覺得很奇怪。不過注意教授和博士除外。叫教授或者博士要一直叫他們prof. xxx或者Doctor XXX，除非人家要求你叫他first name。

2）郵件上來的客套：如果你起頭寫一封郵件給對方，一般都要寒暄一下，而不要就開門見山的說事情。如果是寫給認識的教授或者寫給一起工作的同學或者同事，至少要說一句How are you doing?，或者如果剛剛過了一個周末，可以再加一句Hope you had a good weekend. 或者直接問How was your weekend? 如果是有一段時間沒聯繫的人，第一句可以寫Hope all is well。如果給一個之前不認識的人寫信，開頭可以說hope this email finds you well. 之後再介紹自己。我經常受到同學的郵件，寫完hello Hong之後劈頭就問問題，感覺很冷酷。

3. 商務郵件應該保持professional。很多中國女孩子寫商務郵件很可愛，會很激烈的表達自己很激動的心情，比如會寫什麼「I feel so lucky to find you to talk! I have hope again！』…之類的。其實完全可以寫成I am excited to connect with you and can"t wait to learn from you about XXX就足夠表達你的心情了。也要避免用很多^^ T_T或者~~之類的聊天經常用的表情。如果寫給朋友倒沒什麼大問題。如果你是寫給職場上的人，這些都是挺不專業的，讓人覺得你不夠成熟。

4. 個人覺得最好的鍛煉英文郵件寫作的方式是多找能和外國人用郵件交流的機會。比如如果你在美國讀書，最好的學習方式是找個實習，看公司同事的郵件都是怎麼寫的，然後慢慢積攢，再把這些地道的用法應用在你自己的郵件里。

模仿別人發給你的郵件里的單詞、結構、語句。

模仿A的用法發給B，模仿B的用法發給C，現學現賣，慢慢積累。

這樣最節省時間，又貼近工作環境。

一般商務信函比較簡單，因為只需要與對方簡單的溝通，比如提醒查看某文件，催促辦什麼事情，提交申請之類的，常用詞就那些，把事情說清楚了就可以了。

但是，還有些商務信函比較複雜，比如涉及到與業主往來的商務信函中，說明工程延期需要索賠，語氣很重要，一方面要爭取索賠、保留證據，另外一方面不能得罪業主，以免給後面的工作造成不必要的困擾。這個就要在實踐中總結，最好是有經驗的人帶一帶。

寫的部分只需打招呼和說內容即可，尤其是商務信函更簡單。

我很擅長郵件或者寫作，但是非常不擅長口語。我覺得口語和寫作的功能相差很大。我現在就在如何用口語交流方面很頭疼。

經常會看到中國分公司同事發來的郵件，說實話，沒法看。所以樓主的問題問得好。

當年我剛入職的時候，雖然國外待很多年了，但是工作郵件完全是另一碼事。我的學習方法很簡單，從同事的郵件中學習。不同的情形，不同的stakeholders，不同的情緒，wording都是很不同的。所以有機會收到native English speaker發的郵件多看看多研究。

此外，很多人都覺得英文順溜就可以，語法可以不糾結。這個想法不一定對。有些詞也許可以省略，但時態和固定用法這一類的一定不能錯，否則會有歧義。

祝樓主早日修鍊完成 - 目標就是寫郵件罵人很順手，能夠準確完全表達自己的憤怒且留有餘地。

可以買一本英語函電看看。另外可以模仿客戶的寫作手法，慢慢就得心應手了。

坊間有很多教如何寫EMAIL的書不妨參看，如果不會寫不妨先背幾個，不同的模板包含一些有用的語句，還是不錯的。另外不妨拓展單詞量。

其實我也很想知道。有時候明明一大堆語句在腦子裡繞啊繞，可是寫一句刪半句，實在是為自己的水平捉急。。

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