寫工作日誌，有哪些好方法？

01-07

給上級看，更重要的是給自己一個反思的空間。

工作日誌的格式一般有兩種：一種是結構化的，一種是非結構化的。結構化的工作日誌是指按照公司的日誌模板或者自己的日誌模板長期從固定的維度來寫的，非結構化的日誌，更像是我們小時候寫的日記，想怎麼寫就怎麼寫，沒有固定格式要求。下面重點討論結構化的工作日誌常見類型。

1）時間消費記錄法

時間消費記錄是蘇聯科學家柳比歇夫的傳記《奇特的一生》所提到的方式。主人公通過數十年如一日堅持每天記錄自己的時間消費情況，合理高效利用時間，幫助他成為了知識淵博的昆蟲學家、科學家以及作家。他所取得的成就令人矚目！這種方式，筆者也曾學習借鑒過：

以某天的時間消費記錄為例：

這種方式記錄工作日誌的結果，是非常血淋淋的！因為你會發現，自己一天24小時，花費的時間真正有價值的太少了！絕大部分時間，我們都沒有什麼實質的產出！經過切身實踐，可以肯定的是做時間消費記錄對於提高自己的工作效率一定有幫助（但是否有較高的工作效能，需待議。因為做正確的事比正確的做事更重要）。

時間消費記錄法對於實踐者的意志、記錄時間的及時性要求比較高！我也做不到數十年如一日的堅持，但某段時間如果覺得自己的效率低，會通過記錄一周時間，來分析自己的時間消費情況。

2）九宮格日誌晨間日記

九宮格日誌曾經在微博剛興起時，非常流行。主要通過設置9個簡單的問題，快速回答，從而形成一個簡易日誌。如下圖所示：

對於九宮格日記，我曾經在學習晨間日記的時候使用過。當然根據自己的情況做了改造，如下圖所示：

3）KPTP工作日誌法（我和團隊現在都在用的）

KPTP工作日誌法是根據日本的KPT方法演化來的。它是由4個單詞：Keep、Problem、Try、Plan的首字母組成的。

K：keep，今天做了哪些工作；

P：problem，遇到了哪些問題；

T：try，計劃嘗試如何解決這些問題；

P：plan，明天的計劃是什麼。

根據這樣的工作日誌，無論是我個人的工作反思還是團隊的工作狀態，大家都可以清晰的了解每個人每天的工作情況。利用日事清寫工作日誌，遇到需要的溝通協助的問題，只需要@給對方就可以了。如下圖所示：

回到題主的問題：寫工作日誌，有哪些好方法？

個人認為，這需要根據題主寫工作日誌的目的來確定。工作日誌其實有兩個作用：對自己來說，它能幫助自己反思回顧一天的工作，養成良好的工作習慣；對團隊而言，工作日誌承載著每個人一天的工作信息，是團隊最高效便捷的溝通工具。如果題主只是想自己實踐工作日誌，我推薦：高階的時間消費記錄法！因為這種工作日誌是最樸實，也最有幫助的。如果是團隊實踐工作日誌，需要根據工作屬性自己定義日誌模板（最好做成結構化的），否則你會發現團隊成員寫的日誌大部分都想小學生作文。不過我想提醒團隊的管理者，如果你自己做不到堅持寫工作日誌，同時團隊寫的工作日誌你可能也沒有習慣和時間去看，那麼建議你千萬不要要求整個團隊寫日誌。因為註定會失敗！寫日誌不是什麼困難的事情，難得是堅持下來。不過，一旦養成這種習慣，益處還是很多的！

作為時間管理愛好者，歡迎私信與我交流時間管理、工作日誌方面的話題。

1. 本日工作重點（top3）

2. 本周工作重點（top3）

3. 重要緊急任務

4. 重要不緊急任務

（2、3、4項動態刷新即可）

5. 日工作總結：

列示本日進行的每個工作項
完成情況如何
對任務進行簡要說明（正常狀態的話一兩句話即可，如果有什麼難點需要上級關注或提供支持的重點描述）
該項工作心得（如果有的話就寫）

6. 明日主要工作計劃及預計完成目標

7.感知、心得、分享（如果有的話就寫，總得有個地方寫寫自己反思、誇誇自己、或者分享自己的總結提煉的東西吧）

以上，我總體是通過列表形式展示的，所以上級比較容易抓取重點

（此外，固定格式，後期在這個模板裡面寫效率也高）

發給上級、項目組同事，抄給其他與本日或明日計劃工作有關的人

我寫工作日誌的時間從10分鐘到1個小時不等，有心得或總結提煉的東西就多寫點，沒有的話彙報工作情況和進度就好。

（然後其實我想說我最開始這麼寫覺得好麻煩啊，後面慢慢習慣了就好了，也寫的快了，/挖鼻）

相當多的公司都會要求員工寫工作日誌，有的甚至抓的很嚴，和賞罰掛上了勾。儘管把工作日誌當作一種管理手段，初衷很好，想的也很理想，但相當多時候，寫日誌對於員工來說，特別嫌麻煩，要不寥寥數句，敷衍了事，要麼拷貝粘貼，千篇一律，要麼乾脆寫著寫著就不寫了。

為什麼工作日誌這麼「令人討厭」呢？所有原因無外乎三點：不知道為何寫，覺得每天不就做那些事嗎，實在沒什麼值得寫的；不知道為誰寫，覺得這是寫給領導看的，領導方便監控員工的工作進展；不知道怎麼寫，亂記一通沒個章法，對工作實在沒大作用。

為什麼寫工作日誌？

其實工作日誌有三個作用：

1、幫助自我管理提升：它能幫助自己反思回顧一天的工作，養成良好的工作習慣，通過文本方式來理性看待自己的工作方式與技巧，從中找到自己薄弱點，好好彌補加強。因此可以說只有做好了工作日誌才能有目的且持續化地提升自己的能力；

2、幫助團隊交流協作：工作日誌承載著團隊中每個人一天的工作信息，是團隊最高效便捷的溝通工具。通過文本的交流，可以讓上級明確自己正在處理的事務進展情況，了解自己遇到的困難，從而利於上級對自己的工作進行指導與協調。

3、幫助管理者進行管理：團隊成員每日的工作彙報，保留了工作事務的狀態和進展記錄，可以在需要的時候進行查詢與追究，方便管理者發現問題、分析問題和解決問題。

怎麼寫好工作日誌？

正因為工作日誌是團隊交流協作的一個重要工具，所以好的工作日誌需要一個規範的格式，而不是亂記一通沒有章法，這樣一方面便於自己有條例的進行自我管理，另一方面也便於其他成員的理解和溝通。

最常用的工作日誌格式，是來自日本的一種工作記錄方法——KPT大法，一則合格的日誌由三部分組成：

Keep：當前你正在做的事務或項目的正常描述；
Problem：你今日所遇到的問題；
Try：你準備明天要嘗試的解決方案；

這三個部分就組成了一份清晰明了的工作彙報，這樣的彙報既能充分體現你當前的工作狀態，又能層次分明地向領導和團隊其他成員傳遞工作中遇到的問題、需要的幫助與下一步的工作計劃。下面是一個參考的簡單例子：

日誌提報:XXX日誌日期：2015-11-24
K:
1、根據市場部的反饋意見，完成XXX活動的招商說明書（V3.2）；
2、修改完善活動執行規範（No.20151124），並提交收集反饋意見；
3、開始草擬YYY項目的活動執行方案
P:
YYY活動中，A廣告公司報價超出預算
T:
明天再找兩家廣告公司的就方案報價

還有幾點需要補充的：

工作日誌的格式不一定嚴格按照上述格式把K/P/T分三段寫，也可以把K/P/T匯總到一起寫在一個工作條目里來；
正在做的事務或項目一定撿重點記錄，瑣碎和每天都進行的常規工作，不需要每天在日誌里拷貝粘貼；
遇到的問題最好主動分析下原因，這樣可以鍛煉你把握問題的能力；
提出下一步工作計劃的時候一定要有時間節點，沒deadline的工作會讓你效率低下；
工作日誌是一個很好的管理溝通工具，主管一定要認真閱讀每位員工的日誌，並及時給予反饋，無論是工作進展的點評和問題解決的指導；
工作日誌日積月累連貫起來，能夠幫助主管和員工自己了解他/她的性格、能力和潛力，它是每位職場人職業生涯的記錄，所以養成堅持記日誌的習慣對職業成長大有裨益；
寫好工作日誌是最基本的職業能力，抓好工作日誌是最基本的管理手段。因此不會寫日誌的員工和不會用日誌的主管都不合格；
善用一些協同共享的工作日誌軟體，幫助提升日誌記錄、共享和分析的效率。比如印象筆記、有道筆記、日事清等。（完）

文：周強 / 微信公眾號：zhouqiangnotes

我用outlook來寫工作日誌。

提醒，紀錄思路，寫方案，紀錄項目進度，都可以。

之後遇到事情，通過搜索找回，方便的很。近三年工作上很多事情都有記錄，遇到什麼事情我都能找到當時的思路，邏輯還有紀錄的便簽

1、流水帳式（大多數）

一位美女人力資源總監朋友跟我分享，她老闆提出要員工寫工作日誌，她老闆的目的就是希望通過查看員工寫的工作日誌，了解到員工的工作狀態。

很明顯，老闆交待她做這個事情，主要是解決老闆的焦慮，比方說：

「這麼多人工作有沒有在做事情？」「每天進進出出這麼多人有沒有相對應的產出？」等等。

她主導設計的日誌格式長的是下面這個樣子（封面設計有點紅寶書的感覺）。

裡面的工作小結是亮點，可以寫上做的好的方面或不足的方面，或者只是寫寫心得也可以，有一點自由發揮的意思。

其實現在多數公司是不要求員工寫工作日誌的，不過美女朋友的分享勾起了我多年前寫工作日誌的那段經歷，那是我剛畢業實習的第一家公司，這家公司是生產休閑食品的民營企業，員工有兩千多人，當時在管理上流行向外企學習，也形成了一整套自身特色的企業文化和行為模式，比如部門每天早上開10分鐘例會，要求與會人員用不到1分鐘的時間簡述各自的重點工作進展，有時強勢的分管副總也會參加，他經常跟我們強調：人事行政工作要緊張起來，工作效率要提升，尤其是工作日誌要寫的清楚明了，時間要精確到每分鐘！每周都要檢查，誰要是敷衍，直接給我走人！

現在想來，對工作嚴格要求是一件好事（雖然我不喜歡那個領導），尤其對於一個剛畢業的學生來說，養成良好的職業習慣和工作習慣非常關鍵，甚至說能夠奠定未來職業生涯發展的基礎。

日誌格式其實可以非常簡單，哪怕是手工填寫的工作薄，也是很有用的，比如下面這個樣子，就是典型的流水簿：

2、結構化方法

因工作需要，我曾去一家管理諮詢公司進行短暫學習，這家公司很重視工作結果，他們開發了一套要事承諾管理系統，即YCYA。

1，Y：YES。指接到工作指令後，主動明確地作出承諾；


2，C：CHECK。檢查，指檢查人對執行人的過程與結果進行監督檢查。 
3，Y：YES。指工作完成後，主動明確地向指令發出人彙報結果完成情況

4，A：AWARD。指根據檢查結果，對結果進行即時獎懲。

因為這個公司的管理諮詢顧問日常工作是駐場（常駐在客戶那裡），而客戶又分布在全國各地，無法做到統一管理，所以就以日報的形式進行工作彙報和分享，相應的日誌格式即脫胎於YCYA，如下：

我覺得他們的日誌模版很贊，尤其是有檢查人和自罰承諾這兩項很有意思，有的自罰承諾就是跑5公里或者做50個俯卧撐。更重要的是，他們的內部文化比較開明，諮詢顧問可以知無不言言無不盡，基本上每天我都能在Outlook上面瀏覽到每個諮詢顧問發送的日誌（諮詢顧問共享郵件組），除了工作內容上的大同小異，其實我最看重的是分享心得部分，常常有一些諮詢過程中的處理技巧和經驗，乾貨很多，有的可以直接拿來用，效果非常好。

當然，我說上面的故事是想表達兩點：

第一、對於企業管理者來說，工作日誌是一個很好的管理工具。通過不定期的檢查員工日誌撰寫情況，了解員工的工作效率、時間分配和工作狀態，客觀上能夠對工作起到督查和督促作用。雖然我們經常說做工作要靠自我驅動，不是靠領導在上面壓，但這只是理想狀態，因為人都有一定的惰性，往往是沒有要求就不會有行動，沒有行動就不會形成習慣，而好習慣的養成需要一個過程，但破壞這個好習慣卻非常容易——一毀樹容易種樹難！管理其實就是反人性的，很多人都不想寫日誌，因為每天總是需要抽幾分鐘或者十幾分鐘來寫，看上去既耽誤時間又耗費精力，但是不做這項工作，你的懶癌就會犯，很多工作就無法得到分析、改進，結果就是得過且過，談如何成長就是十分奢侈的事情了。

第二、對於員工來說，工作日誌是一個非常好的自我管理的工具。寫工作日誌看上去需要一點時間，但實際上它有固定的「套路」，比方說：我今天幹了哪幾件事情，先列出來，然後寫上結果或者進度，然後附上對應的時間段。開始寫的時候需要長一點時間，但熟練了以後，就會加快速度，並且形成一套固定的模式。

很多公司雖然不要求員工寫工作日誌，但是就我個人經驗而言，想做好工作、提升個人能力，最好每天都有記錄、有總結，你可以不用叫工作日誌，叫工作記錄也行，好記性不如爛筆頭，日積月累之後，必定在量的基礎上實現質的飛躍，用一句流行語就叫做：每天進步一點點。

實際上，再深入挖掘一下，可以這麼認為：工作日誌就是寫給自己看的。尤其是對自我工作的一種審視，是一種有效提升工作能力的方式。這裡面也涉及到時間管理，包括：

一、記錄自己的時間。時間管理的第一步是忠實的記錄你的時間，而工作日誌恰恰充當了這個角色，所以一定要認真對待。管理大師德魯克倡導的方法就是讓秘書記錄，記錄後每隔一段時間回顧，就會大吃一驚：原來自己的時間用在了很多不必要的事情上。但這個方法不適用於普通員工，因為我們不會配有秘書，甚至也不會有其他同事願意幫你記錄，那主要是靠自己，對自己負責，認真對待，絕不能敷衍了事。

二、分析和利用自己的時間。通過事情和完成時間的對應情況，看看自己在哪方面的工作效率還可以提升，哪方面的工作應該投入更多的時間和精力以便有更高的產出？在這些工作當中是不是有浪費時間的情況？等等，通過日誌記錄你會發現很多問題，也能從中發現自己的擅長點和不擅長點，並進行有針對性的調整，查缺補漏，取長補短。

磨刀不誤砍柴工。寫工作日誌開始一定要先搞清楚做這個東西的目的，當你發現做這個東西的好處時，就不會再有抵觸心理，因為你的出發點是為了提升自己而不是應付上級檢查，這就對了。

時間。今日勵志名言。輕重緩急，每天至少五件事。早上中午晚上，簡短總結。今日匯總。今日反思。今日新詞新知識。哦還有一個，每天簽名，自己的漢字寫得很爛，每天鍛煉簽名。

公司規定：日記為工作內容，查出一天不寫，100元，兩天500元，第三天，你很危險！一個月寫完，你的工資裡面會增加數字。

寫日記，真的很有幫助，還有寫周記，總結。

φ。1226658

太拼了。

我這邊每天上午9點~9點30列出今天要解決/要做的最重要3件事情，以及預計交付物。

對於一些需要長時間，且簡單不費腦的工作，則用番茄工作法已提醒自己該起身喝水走動。

專註的時候，時間會過得很快。