講好ppt需要做好哪些準備？

01-06

今天上台做了一個PPT演講，感覺自己講的挺混亂的。請各位有經驗的知乎人給我把把脈，看看問題出在哪裡？先謝謝各位啦！
前期準備：在設計階段，ppt的結構和邏輯都很清楚。在製作階段，設計了一些與觀眾互動的問題，製作時，也經常會冒出一些靈感，可這些在臨場演講的時候都沒能派上用場。在演練階段，以為ppt都是自己做的，覺得對內容會比較熟練，所以演練得不是很充分，只在演講前粗略地看了一遍PPT。
臨場表現：剛開始講的時候有些貪快，常常出現卡頓現象，後來，邏輯開始出現混亂，最後完全亂了就變成跟著ppt念了。整體感覺是：臨場的發揮的成份居多，事先準備好的內容反而沒講多少。比如：製作時，設計的互動問題和自己迸發的靈感這些本該成為演講中的亮點的東西都沒能體現出來。

謝謝邀請。

一般而言，我們做簡報的過程可以大致分為四個步驟：

分析－企劃－設計－呈現（演講）

既然題主談到了前期準備的設計階段「結構和邏輯都很清楚」，那我們就假定企劃中的邏輯結構是沒問題，真的清楚的。這次重點談談事前的分析，也就是準備工作。

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題主說「整體感覺是：臨場的發揮的成份居多，事先準備好的內容反而沒講多少。比如：製作時，設計的互動問題和自己迸發的靈感這些本該成為演講中的亮點的東西都沒能體現出來。」從頭到尾，都沒有看到對於觀眾的照顧。講ppt，或者說演講、溝通、提案最重要的一個問題是：

What"s in it for your audience？

說人話，就是把自己想像成觀眾，問問你自己：「你講的關我鳥事？」。只顧著設計互動問題和傳遞自己迸發的靈感，尋求演講中的亮點，並無法保證這次溝通的成功，因為你要考慮的是觀眾的「痛點」，而非自己演講的「亮點」。

在設計中，有一個廣為人知的理念叫做UCD，也就是 User-centered design 以用戶為中心的設計；在演講與溝通中，我們需要做到ACC，也就是Audience-centered communication。

那麼如何做到以受眾為中心的溝通呢？

我們來看看具體一次演講or溝通前到底要考慮哪些問題？做哪些功課？

目的分析＋利益關係人分析＋情境分析

1、首先是目的。

問問自己，你這次為什麼演講？我們做提案or簡報or溝通的唯一目的只有一個，那就是勸服，或者叫說服。勸服的意思就是態度改變。不同的簡報有不同的勸服目標，可能是為了一筆大的合約，可能是為了讓老闆批准你的新項目，可能是老師希望讓學生記住某個知識點，可能是為了當選總統，也可能是某個國家為了夏季奧運會的主辦權。

如果一個人聽完你的演講從不支持某件事情轉變為中立，甚至是贊成，那麼說明這次溝通就是成功的，達到了勸服的目的。讓支持你的人更支持你，讓反對你的人消除誤解，不再那麼反對你，都是成功的勸服。所以開始準備前，需要明確這次溝通的目的，到底是銷售？傳遞新知？商務合作？融資提案？企業展示？

目標的設定有很多工具，例如MOST分析，用於評估內部環境的四個屬性：

Mission 任務：你的簡報的終極使命／任務是什麼？

Objectives 目標：為了達成使命，有哪些主要的具體目標？注意目標設定要具體可衡量。

Strategies 策略：意思是為了達成使命，選擇哪條路？策略與戰術不同，是 big idea，不是具體的作法，而是作法的集合。

Tactics 戰術：如何把策略分解成不同的行動／做法。

小結：明確你的目的是什麼？

2、其次是Stakeholder利益關係人。

就像前面提到的，溝通對象是人，所以必須對人做研究。這些人可以分為以下幾個層次：

觀眾：老闆？學生？同事？投資人？客戶？他們有多少？性別？年紀？職業？收入？教育程度？

他們的需求是什麼？來聽你演講的目的何在？痛點有哪些？因什麼而開心，因什麼而睡不著覺？他們花時間來聽你講，希望聽到什麼？期望值是什麼？對於成功的定義是什麼？對你所要講的東西有哪些刻板印象和錯誤認知？

買單的人：除了考慮以上的問題，還需要思考誰是最終決定為你的想法買單的那個人？是全部？還是某一個人？他希望聽到哪方面的訊息？以前聽過類似的內容嗎？聽的誰的？當時講了什麼？有什麼困惑？為什麼今天來聽你講？怎麼找到你的？他所在的組織或者機構最近有哪些動態？他所在行業有什麼消息？他的主要對手有誰？他的對手在市場表現如何？做過什麼？你了解的越多，越能讓觀眾和買單的人，覺得你懂他，有共鳴。

講者：其他講者有誰？他們講什麼？你在第幾個講？前後都有誰？你自己狀態如何？有沒有感冒？今天嗓子還ok嗎？

組織方：主辦方是誰？協辦方？主持人？場務？誰負責投影？誰負責音響？

小結：受眾的需求、需求、需求！而不是你的內容、內容、內容。

3、再來是情境分析。

你可以把情境理解成環境，環境有大環境，也有小環境。大環境涉及的內容可以很多，分析工具也有很多。例如PESTEL，涵蓋了政治、經濟、社會（文化）、技術、環境、法規等。小環境包括了：

演示地點：是會議室、教室、咖啡館、國家會議中心、水立方？你站在什麼位子？屏幕的左邊還是右邊還是下面？有沒有音響？有沒有翻頁器？現場環境是亮還是暗？

顯示裝置：是投影儀、筆記本電腦、大屏幕、平板電視、iPad？比例是4:3還是16:9？亮度如何？是否有偏色？

小結：認清環境，最好能對地形有個提前的認知和規劃，以免到了現場人慌。

通過以上三個維度的分析，基本能大致將演示當天的情況有個了解。你可能會覺得不就是個ppt么，怎麼搞的這麼複雜？但真正專業的公關顧問和廣告人提案前，可能考慮的比這個還要多，因為他們還要考慮到競爭對手，也就是別家公司會怎麼提，用什麼策略，怎麼講，客戶是真的想聽你講，還是只是找你來陪標……考慮的問題更為複雜。

接下來，是根據以上分析的結果，具體地來思考：

What"s in it for your audience?

或者說

What"s your point?

高大上版本

What"s your USP?

什麼是USP？

以下內容引自維基：

USP即「獨特的銷售主張」(Unique Selling Proposition)表示獨特的銷售主張或「獨特的賣點」，USP」是羅塞?里夫斯（Rosser Reeves）在50年代首創的，他當時是美國Ted Bates廣告公司董事長.里夫斯比較早地意識到廣告必須引發消費者的認同。他認為，USP是消費者從廣告中得到的東西，而不是廣告人員硬性賦予廣告的東西。「獨特的銷售主張」（USP）是廣告發展歷史上最早提出的一個具有廣泛深遠影響的廣告創意理論，它的意思是說：一個廣告中必須包含一個向消費者提出的銷售主張，這個主張要具備三個要點：

一是利益承諾，強調產品有哪些具體的特殊功效和能給消費者提供哪些實際利益；

二是獨特，這是競爭對手無法提出或沒有提出的；

三是強而有力，要做到集中，是消費者很關注的。

提煉USP也要考慮以下這些問題：

我為什麼要做這次演示？在演示之後，我希望觀眾做什麼？想什麼？

我在和誰溝通，我對他們有哪些洞察？

我的獨特的銷售主張是什麼？

我的這個主張的支持點是什麼？為什麼觀眾會相信它？為什麼要相信它？

——引用結束

時刻把觀眾的需求放在心裡，結合自己的目的，講他們感興趣、覺得有用、很重要、想分享給朋友的東西，而不僅僅是自己想說、覺得靈感無比牛X的東西。

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