工作郵件有何寫作技巧和禮儀？
要大師級別的，不是常規的。
因為工作關係，每周會查收上千封不同用戶發來的郵件，截止 2015 年 9 月底，總共大概 7000 封以上，看多了之後，慢慢的會發現很多有趣的「細節」：或把本該寫在正文里的內容，寫在了標題里，一長串看著著急；有的則在正文中，添加一些恰當的表情，讓人看著感覺暖心。
今天，在這裡和各位分享一下看了那麼多郵件之後，對於「郵件寫作」的所思與所學。
在學校里的時候，部門招新，收到過很多學弟學妹們發的報名郵件，基本是慘不忍睹，大多是「無標題」，「無正文」，「無簽名檔」，然後還得下載附件查看才知道是誰發的郵件。這類情況太多太多，即使很多已經混跡於職場的同仁，也不免存在這種「致命傷」。一封郵件不能完全說什麼，但它在某種程度上代表著，你對收件人的尊重程度，以及你個人的修養，好的郵件會給你加分噢。
「關於主題」
一定要寫！
- 提取所寫郵件的關鍵信息，讓收到郵件的人知道，這封郵件值不值得看，是否為垃圾郵件！
- 如果不寫的話，一般會默認為「無主題」，對於經常看郵件的人來說，這是非常糟糕的體驗。
- 如投簡歷的時候，主題可以是「姓名」「專業」「學歷」「求職崗位」或者可以再根據情況加上「電話號碼」等信息。
「關於正文」
- 簡明扼要！
- 對於收件人的尊稱要有，以及在正文末加上類似於「以上，謝謝！」內容，會讓收件人覺得你很禮貌。
- 正文的要求是「說人話」，除非一些特殊的情況外，盡量化繁為簡，一句話能說清楚的不用兩句話。
「關於簽名檔」
- 不是必須要，但有最好！進入職場的人，基本都是有的！
- 當你是第一次給某人發郵件時，你的簽名檔算是你的個人名片，收件人可以在簽名檔里知道你的基本信息，如果有進一步的溝通，可以根據你簽名檔里留下的聯繫方式直接與你取得聯繫。
- 補充一句，應該會有人不知道什麼是郵件的簽名檔，以及該如何去設置，這裡不科普了，歡迎百度。
「關於郵箱昵稱」
- 這其實是個細節問題！
- 收到過朋友用 QQ 郵箱發郵件的人，可能都有體會，因為這些郵件里的郵箱昵稱，如果沒有設置過的話，大都源自你的 QQ 昵稱，所以你懂的。
- 對於已經進入職場的人，要額外注意這個細節，把郵箱的昵稱進行修改一下，以符合你現在的工作場景需要，即使用的不是 QQ 郵箱。
- 別弄個英文名，別人看了半天也不知道是誰，建議用真實名字或者是大都數人知曉的別名。
「關於抄送」
- 發送和抄送別弄混了！
- 所寫郵件，應該發送給哪些人，應該抄送哪些人，需要搞清楚喔，不然會很尷尬，尤其是在一些部門、人員層級劃分很清楚的公司。
- 關於郵件的抄送是有點學問的，這裡不細說，在初入職場時，如果有不明確的，及時問上級，溝通確認之後，再進行下一步操作。
「關於附件命名」
- 其重要性和郵件主題一樣！
- 永遠不要出現「新建文本文檔」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。
- 如果收件人每天要查收好幾十封帶有附件的郵件，當他們下載之後，在一個文件夾里都出現各種「新建」時，估計他要瘋的。附件的命名，也是需要根據關鍵詞，簡明扼要的寫，如果是公司的一些文檔，最好是加上「自己的名字」「最後修改日期」「文檔名」等。
「關於附件」
- 能夠貼在正文裡面的附件，請都貼出來！
- 讓收件人進行繁瑣的操作，才能查看到的郵件，都是需要反思的。當你的附件里有一個 PDF 或者 Excel 文件時，如果收件人的手機里沒有相關的軟體進行查看，他還得需要先下載相關軟體，才能看到你附件里的內容，這其實是減分項。
- 表格里的內容，其實可以用系統自帶的截圖工具，導出圖片，貼到正文裡面；如果是 PDF 的文檔，也可以通過導出圖片等形式，貼到正文。
- 收件人可以一目了然，根據需要再考慮，是否下載附件里的源文件查看。這裡想強調的是，這一點不是必須的，因為你會發現很多人的郵件里，其實並沒有做到這一點，如果你做到了，Nice！
「其它若干細節」
- 寫好郵件一定要，檢查！檢查！檢查！重要的事情說三遍。
- 檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。
- 檢查是否存在錯別字、語句不通之處、邏輯不當之處。
- 收到郵件及時的回復，這是對於發件人的尊重，也是一種基本的職場禮儀。
- 分清楚「回復」與「回復全部」的差異，什麼時候什麼內容該「回復全部」，需要額外小心。
- 入鄉隨俗，不同的公司，可能對於公司內部的郵件寫作有不一樣的要求，包括使用哪種字體、默認字型大小等，所以到了新的地方之後，先了解一下這個細節，並且在之後的郵件寫作中注意。
- 如果是經常會和郵件打交道的人，或者是有多個郵箱的人，推薦下載一個 PC 端和手機端的郵箱客戶端，可以節省很多時間以及提高效率，這點用過的人都知道。比如，我自己有 QQ 郵箱、個人企業郵箱、工作郵箱、Gmail 郵箱等，用一個郵件客戶端，第一次綁定之後，每天打開客戶端，即可查收到所有綁定郵箱的郵件。
- 抽空去查看一下你常用郵箱的「設置」選項吧，把裡面的每一欄都去看看，同時也順便把你郵箱的昵稱、簽名檔、默認字體、字型大小等進行設置一次。
- 一般來說，郵件的簽名檔可以設置多個，所以可以根據自己不同的場景需要，先配置常用的幾個簽名檔，在發送郵件時，根據情況選擇。
- 試試給你的郵箱設置分類、標籤或者是收件規則，可以減少花在每天查找郵件上的時間。
一次性碼完，應該會存在錯別字、語句不通之處，請勿在意。也還存在頗多需要補充的點，歡迎大家指出。
其實郵件里提到的某些點，我目前都還沒有完全做到，不過我也會盡量的規避一些常見的錯誤，努力的把每一封從自己郵箱里發出去的郵件，在細節上都做到最好。和各位共勉。
「 10 月 1 日 11：55 更新，修改了文章已知的若干處錯誤，如果還存在錯別字，請在評論中指出，多謝！」
「 2016 年 2 月 13 日 23：35 更新，優化排版」
「 2016 年 10 月 3 日 02：15 更新，修改部分內容」
已開通付費轉載，無需私信，直接在答案下方申請，收到申請提示後會授權是否轉載。
在外企工作，每天都需要跟客戶郵件往來，我本科是英語專業，研究生在英國讀，可是剛進公司的時候還是很不適應，對寫郵件這件事還是感到有些棘手。原因是雖然我英文基礎很好，可是我的英語經常讓我的客戶感到我的無禮或者說是我的英語很直白，不夠溫柔。。。於是我開始收集一些常用的句子，辭彙等等，使我的郵件看起來更佳專業並且有禮貌。雖然現在我不再去依靠這些公式化的句型來完善我的郵件，但是對於剛剛進外企的小朋友還是很有幫助的。1.首先寫郵件並不是在寫作文，所以這裡其實並不需要你有文采，當然如果你有文采那就是錦上添花了。但是職場新人首先是要把事情表述清楚。錦上添花的事留給之後吧。我在這裡分享一個3C原則。
1. Deliver a Clear message
2. Use Correct grammar, vocabulary and punctuation
3. Be Concise
那麼3 C原則就是clear清晰，correct正確，concise簡明。
記住重點在於更有效的傳達信息，而不是用你豐富的辭彙量給對方留下印象，用更簡單的句型和清晰的組織來使你寫的東西更易讀。 確保每句話在20個單詞以下，用分段來組織你的信息。避免陳詞濫調，那些不能給你的信息帶來任何新的東西的詞可以省略掉。
接下來分享一些常用的公式句型，我當時總結了很多關於寫郵件的句型以及短語，先分享一部分～
It is my pleasure to write here to you.
回復開場白：
Further to our conversation earlier,
.........
As discussed over the phone,
.......
Thanks for your kindly reply.
Thanks for your inquiry/email.
結尾：
I hope everything with you is fine.
Many thanks for your support.
FYI: for your information 僅供參考
深盼貴公司及早回復
(1) We hope to receive your favors at early date.
(5) We are looking forward to hearing from you.
(7) We trust you will share us a feedback at your earliest.
(8) We trust that you will reply us immediately.
9）please kindly update the status with me.
(10) Will you please reply without delay what your wishes are in this
matter?
(11) Will you kindly inform us immediately what you wish us to do?
(12) We request you to inform us of your decision.
(13) We are waiting for your early reply.
(14) We will appreciate an early reply.
(16) We hope to receive your reply with the least possible delay.
(17) Kindly reply at your convenience.
(20) Please reply immediately.
(21) Please share us a feedback as early as possible.(ASAP)
(22) Please get back to us by tonight。
(23) Hi, how is the status? Could you kindly share us a feedback?
(24) I did not hear from you yet.
(25) A prompt reply would help us greatly.
(26) A prompt reply will be appreciated.
(27) Your prompt reply would be greatly appreciated.
(28) Your prompt attention to this matter would be greatly esteemed.
(29) We look forward to receiving your early reply. (hearing from you)
(30) As the matter is urgent, please try your best ASAP.
(33) Thanks for you in advance.
回函遲誤, 請見諒
(1) I apologise for my late reply..
郵件結尾：
Should you have any questions, please let me know.
If you have any question, please feel free to reach me out.
Your kindly cooperation is much appreciated.
我會與你保持聯絡，讓你知道實情的進展。
I will keep you posted.
I will keep you in loop.
I will keep you updated.
當時我總結了十幾頁，可以關注我的微博，以及訂閱號，英語需要持續的學習，我也一直在積累學習，英語是一個越學越覺得有意思的東西，感覺從小到大我唯一堅持下來的事情就是學習英語，可能是我運氣好，姐姐就是留學生，在我很小的時候就經常教我英語，後來上學我的班主任是英語老師，因為喜歡她所以我也特別愛學英語，現在我的客戶分別是不同地區的人，有美國人，歐洲人等等，但是我依然最喜歡的還是英國人的英語，真的是很好聽，說跑題了～點個贊給我吧哈哈，這還是我的處女答～
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我忍不住想再來補充一下,雖然已經有人分享過了，但是覺得很好再分享一遍。
1. I am writing to
confirm/enquire/inform you...我發郵件是想找你確認/詢問/想通知你 有關…
2. With reference
to our telephone conversation today...關於我們今天在電話中的談話…
3. As we discussed
on the phone...如我們上次在電話中所說的…
4. In my previous
e-mail on October 5...在之前10月5日所寫的郵件中提到…
5. As I mentioned
earlier about...在先前我所提到的關於…
6. As indicated in
my previous e-mail...如我在之前郵件中所提到的…
7. from our
decision at the previous meeting... 如我們在上次會議中所決定的…
9.as you requested... 根據貴方要求…
10. In reply to your e-mail dated April
1，we decided...回復貴方4月1日的郵件，我方決定…
11. This is in response to your e-mail
today.這是對您今早發來的郵件的回復。
12. As mentioned before, we deem this
product has strong unique selling points in china.
如先前所述，我們認為這個產品在中國有強有力且獨一無二的銷售點。
13. As a follow-up to our phone
conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of
our agreement.
追蹤我們昨天在電話中所談，我想答覆你我們合約的一些待解決的議題。
14. I received your voice message
regarding the subject. I"m wondering if you can elaborate i.e. provide more
details.
我收到了你關於這個主題的留言。我在想您你是否可以再詳盡的說明一下，也就是再提供多一點相關細節。
15. Please be advised/informed that...請被告知...
16. Please note that...請注意...
17. We would like to inform you that...我們想要通知你...
18. I am convinced that...我確信...
19. We agree with you on...我們同意你在...的看法。
20. With effect from 4 Oct., 2008...從2008年10月4日開始生效...
21. We will have a meeting scheduled as
noted below...我們將舉行一個會議，會議時間表如下。
22. Be assured that individual
statistics are not disclosed and this is for internal use only.
請確保個人信息不會外泄且只供內部使用。
23. I am delighted to tell you that...我很高興地告訴你...
24. We are pleased to learn that...我們很高興得知...
25. We wish to notify you that...我們希望通知你...
26. Congratulation on your...恭喜您...
27. I am fine with the proposal.我對這份提案沒異議。
28. I am pleased to inform you that you
have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我十分高興地通知你我們已經同意您參加於2008年11月22-24日舉行的研討會。
29. We are sorry to inform you that...我們很抱歉地通知您...
30. I"m afraid I have some bad news. 恐怕我今天要宣布一些壞消息。
31. There are a number of issues with
our new system.我們的新系統有些問題。
32. Due to circumstances beyond our
control...由於情況超出我們的控制...
33. I don"t feel too optimistic about...我對...不太樂觀
34. It would be difficult for us to
accept...我們很難接受...
35. Unfortunately I have to say that,
since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.我不得不這麼說，自從收到你關於這個主題的詢問，我們的看法都沒有改變。
36. We would be grateful if you could...如果你可以...我們會很感激的。
37. I would appreciate it if you
could...如果你可以...我會很感激。
38. Would you please send us…?你能否寄給我們…？
39. We need your help.我們需要你的幫助。
40. We seek your assistance to
cascade/reply this message to your staff.
我們希望您能將此信息傳達給你們的員工，非常感謝。
41. We look forward to your
clarification.我們期待你的澄清。
42. Your prompt attention to this matter
will be appreciated.您若能立即關注此事，我們將非常感激。
43. I would really appreciate meeting up
if you can spare the time. Please let me know what suits you best.如果您能從百忙中抽出時間，我希望能與您見面，請讓我知道您最適合的時間。
44. Please give us your preliminary
thoughts about this.請讓我知道您對這件事情初步的想法。
45. Would you please reply to this
e-mail if you plan to attend?請您回信如果您計劃參加？
46. Please advise if you agree with this
approach.請告知我們你是否同意這個方法。
47. Could you please let me know the
status of this project?請通知我這個計劃的進度？
48. If possible, I hope to receive a
copy of your proposal when it is finished.
如果可能，當你完成提案，我希望你能發一份複本給我。
49. I would appreciate it very much if
you would send me your reply by next Monday.
如果能在下周一前收到您的答覆，我將非常感激。
50. Hope this is OK with you. If not,
let me know by e-mail ASAP.
希望您滿意，如果不滿意，請發郵件儘快通知我。
51. Could you please send me your
replies to the above questions by the end of June?
請您在6月份前答覆我上述問題好嗎？
52. May I have your reply by April 1, if
possible?如果可能，我可否在4月1日前收到您的答覆？
53. If you wish, we would be happy to...如果你有需要，我們很樂意...
54. Please let me know if there"s
anything I can do to help.如果我有什麼可以幫得上忙的, 請告訴我。
55.If there"s anything else I can do for
you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.對於這件事，如果還有什麼我能幫得上忙的地方，請隨時與我聯絡。
56.If you want additional
recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is
possible.如果關於此事你需要額外的建議，請讓我們知道，我們會試著看看這是否可行。
57. I"m just writing to remind you of...我只是寫信來提醒您...
58. May we remind you that...?我們想要提醒您...
59. I am enclosing...我附上...
60. Please find enclosed...請查閱附件...
61. Attached here to...附件是關於...
62. Attached please find the most
up-to-date information on/regarding/concerning…附上關於某某的最新資料…
63. Attached please find the draft
product plan for your review and comment.附上產品計劃書的草稿，請審查及評價。
64. If you have any further questions,
please feel free to contact me.如果你有任何問題，請隨時與我聯繫。
65. I hope my clarification has been
helpful.希望我的說明對你有所幫助。
66. Please feel free to call me at any
time, I will continually provide full support.請隨時與我聯繫，我將持續地提供全程支持。
67. Please let me know if this is
suitable.請讓我知道這是否恰當。
68. Looking forward to seeing you soon.很期待能儘快見到你。
69. We look forward to hearing from you
soon.我們很期待能得到您的回復。
70. Hope this is clear and we are happy
to discuss this further if necessary.希望上述說明很清楚，如有必要，我們很樂意再進一步討論。
71. I look forward to receiving your
reply soon.我期待很快能收到你的回復。
72. Looking forward to receiving your
comments in due course.期待在預期的時間收到你的反饋。
73. I"ll keep you posted.我會與你保持聯繫。
74. Please keep me informed on the
matter.請隨時讓我知道這件事的發展。
75. For any comments/suggestions, please
contact Nadia at 2552-7482.
有任何評價或建議，請撥打2552-7482聯絡Nadia。
76. I would like to apologize for...我想就...道歉...
77. I apologize for the delay in...對於...的耽擱，我深感抱歉。
78. We are sorry for any inconvenience
caused.對於產生的任何不便，我們感到抱歉。
79. I am sorry for any inconvenience this
has caused you.對於造成的不便，我深感抱歉。
80. I"m sorry about last time.上次的事我很抱歉。
81. We apologize for not replying you
earlier.對於未能早一點回信給你，我們感到抱歉。
82. I"m really sorry about this.這件事，我真的很抱歉。
83. Sorry, I"m late in replying to your
e-mail dated Monday, April 1.抱歉，太遲回您在4月1日（星期一）發給我的郵件。
84. We apologize for the delay and hope
that it doesn"t inconvenience you too much.
我們為耽擱道歉，希望這沒有給您帶來太多不便。
85.Hoping that this will not cause you
too much trouble.希望不會為您造成太多麻煩。
86.Sorry if my voice message is not
clear enough.如果我的電話留言不夠清楚,我深感抱歉。
87. Thank you for your help.謝謝你的幫助。
88. I appreciate very much that you...我非常感激你...
89. I truly appreciate it.我真的很感激。
90. Thank you for your participation.謝謝你的參與。
91. Thank you so much for inviting me.非常感謝您的邀請。
92. Congratulations to all of you and
thanks for your efforts.恭喜各位並十分感謝各位所做的努力。
93. Your understanding and cooperation
is greatly/highly appreciated.很感激您的理解及合作。
94. Your prompt response will be most
appreciated.很感激您快速的答覆。
95. Once again, thank you all for your
commitment and support.再一次感謝大家的承諾及支持。
96. Thanks for your
input/clarification/message.謝謝你的投入/澄清/信息。
97. Any comments will be much
appreciated.對於您提出的任何建議，我將深表感謝。
98. Thank you very much for everything
you"ve done for me.謝謝你為我所做的一切。
99. I would appreciate your understanding with/regarding this matter.
我很感激你對這件事情的理解。
100. Please convey my thanks to all the
staff involved, they did an excellent job.
請向有關的同仁傳達我的謝意，他們真的幹得很好
說個反常識的。
溝通時做到「事無巨細」是針對下級和平級的，尤其當給指令或交接任務時，這裡的重點是盡可能避免誤導對方或給予對方過多的信息。過多的信息會造成負擔並增加出錯率。
如果這件事很重要或者很複雜，三言兩語說不清楚。那麼最好先當面或電話跟對方把這件事談清楚。雙方達成共識後再發一封郵件作為總結、備忘、「合約」。
如果在雙方沒有共識的情況下企圖直接通過一封郵件來解決一個複雜或重要的問題，便是對雙方與事件本身的不尊重。長久來看，這樣的溝通方式有可能會降低當事人與事項本身的在人們潛意識中的重要性。
當然，如果你面對的是一個靠譜的屬下或者合作方以上內容便可以完全推翻。只要是現有業務框架能夠勉強承載的事項，直接把帶關鍵詞的郵件轉發過去都可以。
郵件問題背後的核心問題是，一般情況下，郵件在眾多商務交流模式中的正式性和響應優先級其實都特別的低，在郵件上花太多功夫或寄予太多期待其實有些本末倒置。在企業里幹活的，尤其是每天花幾個小時收發郵件的白領們可能不會這麼想。但這其實是一種環境造成的錯覺。企業再大也不能代表整個社會。企業越大，各個部門與各個分公司之間的溝通問題其實越多。你認為理所當然的溝通方式與業務流程，不代表對方也認同。
回到答案開頭。如果與下級和平級溝通的重點是準確性和易讀性。那麼反過來與上級和客戶溝通時，即時性和重要性才是關鍵。及時性：盡快給予回復，目的是讓對方感到受重視並對未來發展有一個大概預期（進一步降低對方的心理負擔）。重要性：給出對方想要的，或者根本上的，解決問題。讓你的郵件成為重要內容的載體，這時形式怎麼樣真的不太重要。
紐約Wall Street律所初級律師一枚，不請自答。本回答側重於律師應該注意的郵件技巧，但是應該對其他行業也有參照價值。（原文鏈接《關於Email：菜鳥律師不知道的四件事》）-----------我是分割線------------
Email是律師最常用的溝通方式。隨著市場越來越國際化，能夠寫一封漂亮、清晰的英文Email已經成為了律師（不論外資還是內資所）最重要的技巧之一。大家已經看過無數教如何寫Email的文章了，但是我保證：這篇文章絕對和那些不一樣。
我聽過一個合伙人說，從一個Associate發的Email就能八九不離十的看出他是不是當合伙人的料。寫Email的水平對於一個律師的重要性可見一斑。可是，初出茅廬的菜鳥律師除了知道文末署名前寫「best regards」外，其實完全不知道寫Email時有什麼需要注意的，而本文就是要和大家分享一下這些注意事項。
1、Professional Email一般不說「Hi」還記得告訴我不用寫Thank you Email的Senior Associate么？這篇文章最初的靈感也是來自她。有一次，我和她在同一個deal上，我發給客戶的Email也抄送了她一份。該Email如下：
Hi John,
Please kindly find attached the memo re: dissenters』 right in Delaware, updated per your comments. Please let us know if you have any question or further comment.
Regards,
考林君
隨後，這個senior associate給我單獨回了一個郵件: 「This Email is otherwise good, but in professional Emails, no need to say Hi.」 自此之後，我注意觀察了一下，發現我所的大Par和Senior、客戶的GC等在職場摸爬滾打久了的前輩們在Email 中都不說Hi，直接就是用收件人的名字開始Email（例如： 「John,」）。說Hi的一般都是剛開始工作的菜鳥們。之後？考林君也默默地把郵件開頭的Hi一律去掉了。
說不說Hi這件事相比我之後要說的幾點而言沒有那麼重要，但是我想通過這個例子表明職場Email中有很多新手律師想不到，因而只能通過自己的觀察或者別人的提醒(if you are lucky)才能知道的細節。所以，如果你是一位菜鳥律師，那要完善你Email skill的最好方法就是觀察其他資深的同行是如何寫Email的。
* 考林君目前供職於一家Top Tier美所的紐約辦公室。對於英文Email是否say Hi的問題國內有可能有和紐約不同的做法。所以，對於新手律師而言，最好的方法還是要觀察其他資深律師的做法。
Email里要不要say Hi這個topic就告一段落。這個問題可能根據地域而有不同的答案，但接下來考林君要說的三個topics不論是哪的律師都應該注意。
2、Email的主題欄(Subject Line)Email的主題欄主要有以下幾點需要注意。考林君就從個人覺得最重要的一點開始說起。
A. 求求你，一個「Re:」就夠了！
一定見過一個超級超級長的Email Chain吧？在一個Email被答覆多次以後，主題欄很有可能變成 「Re: RE: 答覆：Fw: Re: [Real Subject Line]」。這樣的主題欄非常的unprofessional！每次我看到心中就像長了草一樣痒痒。
這個問題有多招人嫌？就這麼說吧，有的律所或公司就因此已經在Email軟體上特地加上一個功能：自動將「Re:」的數量控制為一個。如果你的Outlook還沒有這個功能，那麼你只好花一秒的時間手動操作一下。考林君覺得這是一個legal professional起碼的professional courtesy，也相信只要你有心做了，no effort will go unnoticed.
B. 大小寫
這個是一個格式上的問題。主題欄的內容最好Capitalize Each Word，除了：「a」、 「an」 、「and」 、「at」 、「but」、 「by」 、「for」 、「in」、 「nor」、 「of」 、「on」 、「or」、 「so」、 「the」 、「to」 、「up」 和 「yet」。
舉個栗子：主題欄請寫 「Memo on Potential Matters Involving Chinese Law」而非 「memo on potential matters involving Chinese law」。
C. Be SPECIFIC !
主題欄要達到的目的就是讓收件人一看就能知道這封郵件是關於什麼內容的，不然要主題欄幹嘛……所以，在編輯主題欄的時候應該寫的具體一些。
舉個栗子：主題欄請寫 「Memo on Potential Matters Involving Chinese Anti-Bribery Law」而非 「Memo」。
當然也不要太過火了：如果你的主題欄超過了10-15個單詞，考林君建議你考慮精簡一下。畢竟，有再多的話，正文里也可以說……
D. 可以在回復郵件時改變主題欄
你發了一封郵件關於 「Reps and Warranties in the Merger Agreement」 的郵件給A，隨後你們就這個話題進行了幾輪Email exchange，再解決了Reps Warranties這個問題之後，A突然回復這封郵件，開始和你討論Escrow Agreement。在你回復A的時候，記得把主題欄從「Reps and Warranties in the Merger Agreement」改為「Escrow Agreement」。這樣讓你自己和A下次再找這封郵件的時候都會方便許多。
E. 可以加上項目Code Name
特別是當你和同樣的人在不同的項目上的時候，加上Code Name會方便你的Email檢索工作。
例如，你和A在一起同時做一個Code Name為「Bluebird」的項目和另一個Code Name為「Greenday」的項目，那麼在將Bluebird項目需要的一份XXX公司的Bylaws發給A時，主題欄可以寫 「[Bluebird] Bylaws of XXX」。
3、Email的正文在編輯Email正文的時候，總體的指導方針是「簡潔、清晰、明確。」
A. 結構清晰、有條理
最爛最爛的Email就是一封超級長、但又沒有條例的Email。不論你是發Email給你的Senior還是客戶，一定要記住收件人都是非常忙的。讀一封很長的Email已經是一件非常累並且耗時的事情了，如果這封Email還沒有條理，讀者一定會很不耐煩。
如何讓Email條例清晰？最主要的是要學會用bullet points。如果你要在一個Email裡面說三件事，每件事又分為兩方面，但這封Email的主體結構應該如下：
你也許會說這都是基本功，但很多菜鳥律師往往會忽視這點。
在適當的時候，Email中可以用表格或者結構圖。例如，如果你的Email是要從A、B、C、D和E五方面來比較甲和乙兩方面，那麼用bullet points也許不如用如下圖表來得清楚：
再比如，如果你需要用Email解釋好幾個investment vehicle之間的股權結構，那麼與其用語言在Email中解釋，不如直接畫一張股權結構圖（當然，除非結構一目了然，不然還是最好配上解釋）。
B. 明確說明收件人需要做什麼
有時候你會需要寫一封很長的Email向客戶update交易最近的進展、解釋客戶的問題。恰巧，當時你正在finalize一個合同，需要客戶提供幾個信息，所以，在這個很長很長的Email里，你還加了一句 「Can you please provide us with XXX?」 之後，no response，客戶一天都沒有回這個郵件。為什麼？因為他只是粗粗地掃了一眼這個Email，根本沒看到「Can you please provide us with XXX?」這句話。
在很長的Email里，考林君建議你用一些visual aid。如果有什麼事情需要Email收件人馬上做，明確告訴他，並且加粗、斜體、下滑線或高亮相關部分。總之，讓收件人第一眼就能明確地看到他需要做什麼。這樣會給你和收件人都省下很多時間。
當然，考林君在這裡也不得不補上一句，這些visual aid的使用也需要掌握好火候，過多處或者過多種形式的強調反而會讓人眼花繚亂，更加失去重點。並且，有時一些使用不當的visual aid可能會給人造成一種很粗魯的印象，比如整句話全部使用大寫字母。
C. 站在收件人的角度考慮問題
作為一個律師，你的目標應該是給客戶（或者你的boss）提供最大程度的便利。所以，一封好的郵件應該考慮到收件人閱讀後的反應。
舉個栗子：如果你發Email回答一個問題，那你就應該考慮到這個問題的方方面面、由這個問題衍生出的下一個問題是什麼，然後一併作答。（e.g. 客戶問你要地址，你又能猜到客戶是想要寄文件給律所，那麼在給地址的同時也給出郵編、收件人等必要信息。）
再舉個栗子：如果你發Email問一個問題，那你的目標應該是讓客戶能夠用最短的句子回答你的問題。（e.g. 根據以前和一個客戶打交道的經驗，你認為給A公司的文件應該寄送到1 East St., Suite 3636, New York, NY 123456, Atten: John Doe，但你又不確定，仍需要和客戶確認。那麼你的Email應該是 「Can you please confirm that notice to A Corp. under XXX Agreement should go to 1 East St., Suite 3636, New York, NY 123456, Atten: John Doe?」 而不是 「Can you please provide the address of A Corp. for purposes of the notice provision under XXX Agreement?」）
4、附件A. 別忘了attach！
關於Email附件的第一條鐵律：如果Email的正文說有附件，千萬別忘了attach上附件。考林君充分意識到這句話看上去是一句大廢話，但是很多時候一忙起來就非常容易忘記附件。
律師的reputation就是要細緻，所以忘記附件和郵件中有typo一樣都是大大的減分項。現在有些律所的郵件系統已經會自動檢測類似attachment的詞語，如果你的Email中提到有附件而沒有attach的話，系統在發送前會自動提醒。如果你工作的律所還沒有這個「福利」，那自己可要多小心。
B. 說清楚怎麼用附件
其實關於附件，總體的原則還是要站在收件人的角度考慮問題。接下來的幾點也都是從這一原則出發，是這一原則的具體適用。
請看這封郵件：
Under the Shareholders Agreement (attached), at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.
這封郵件還attach了Shareholders Agreement。
有什麼問題？如果收件人想要確認你說的對不對，打開了附件中的Shareholders Agreement，他應該看哪呢？難道讓他一頁頁看下來，直到看到了Board Quorum那一條條款么？
正確的做法應該是：找到Board Quorum的相關條款，高亮，並在郵件正文中寫明：「Under Section 12(b)(ii) of the Shareholders Agreement (see page 10 of the attached), at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.」
C. 想想收件人怎麼用附件方便
假設律所大Par讓你寫一個memo。你小心翼翼地寫完了，檢查了3遍之後才交差。第二天，大Par看好以後，打了一個電話給你，說：「Good job. 我有幾個comments：……」你按照大Par的comments又對memo進行了修改，然後把修改後的memo發給了大par。
30秒後，電話又響了。是大Par。當你正在驚嘆大Par讀memo的速度時，只聽到大Par說：「逗我么？你想要我再把你整個memo都讀一遍？」
出了什麼問題？大Par當然不會想把他看過的內容再看一邊，所以你應該用Word中的compare功能，將修改前和修改後的版本compare一下。Compare後生成的文檔基本如下圖（藍色顯示的是修改後版本新輸入的內容，紅色劃區的是修改後刪去的內容）：
D. 附件數量很多怎麼辦
考林君在做summer associate的時候，有一位合伙人讓我給他從SEC filing中找某些文件，一共有十幾個。給你做個選擇題，考林君找到後，應該(A)直接散亂地attach在Email上，讓合伙人自己一個個打開找他需要的；或(B)將十幾個附件每個都在文件名中編號，並在Email中附上如下表格：
總之一句話：郵件是寫給人看的，想想收郵件的人想看到什麼，怎麼讓對方看的更加明白。
看到有的答友提到商務郵件，這塊沒有寫過，直接忽略，主要說說：溝通郵件、通知郵件、會邀/會議紀要、向上彙報郵件/需要老大排版的郵件這幾個吧；通用部分：1、標題明確；讓收郵件的人看到標題就知道是說什麼的（記得寫標題，我們不寫標題要請全組人吃雞翅）。2、分清收郵件人和抄送人；3、郵件開頭稱呼部分，該用Hi的別亂用Dear；4、結構清晰，一般採用結構：概括、詳細描述的形式；5、郵件內容部分：一般先寫結論，後面詳細描述部分1、2、3、一層一層的羅列清楚，不要進行長篇大論，注意使用標點、換行；6、附件部分：附件一般用來展示郵件內容中描述不清晰的地方，郵件內容中需要附件的部分需要註明附件中的哪一個，每個附件內容命名和郵件內容提到的部分保持一致；7、郵件中需要著重強調的地方，進行特殊標記（每個公司用的標記方法可能不同，我一般選用黃色背景顏色做標記）；8、不要在郵件內粘貼很大的圖；9、寫郵件時考慮移動端收郵件用戶（老大們手機收郵件較多）；10、發送郵件前詳細檢查不要有錯別字，不要有錯別字，不要有錯別字（重要的事情說三遍）、語句不通；12、如果郵件發出了，發現有問題，記得還能撤回郵件；13、每個郵件說明要做什麼，結論是什麼，希望相關人員做什麼，時間點是什麼，爭取做到發一封郵件能達到對應的目的。溝通郵件：1、開章註明自己本次郵件需要溝通的內容，相關人員是誰，現在存在的問題；2、當前進展如何，雙方的意見如何；3、本次郵件需要對應處理人在什麼時間點，做什麼確認；通知郵件：1、稱呼部分，通知郵件我一般用Hi All；2、通知的內容是什麼，若需要介面人答覆的，請註明最終截止時間；3、收到通知郵件的同學，不要直接全部回復，大的郵件組動不動就是幾百人，最後再次收到無關回復的同學會瘋了的；會邀/會議紀要：1、會邀當然是老三樣，邀請哪些人，在什麼時候，去哪裡開會；2、會邀中註明本次會議的主要議題，防止會上開腦洞跑騙了，最後會上時間用完了但是並未解決問題；3、會議紀要繼承前面的那一堆東西，同時註明會上討論的結果；4、會議紀要的todo部分，註明哪些人需要在哪個時間點進行答覆或者完成某些操作；向上彙報郵件/需要老大排版的郵件：1、開篇註明自己當前業務進展，去的收益有哪些，對應的宏觀數據是什麼；2、若有下一迭代，註明下一迭代要進行的部分；3、附件中可以進行詳細收益展示，PPT還是具體圖表自選；4、需要老大排版的郵件，最好能提供兩種或者三種自己的見解，寫明厲害關係，最後寫上自己的建議以及為什麼，用這些內容幫老大做決策；不來長篇大論，就說幾個要點：1、開頭寒暄，結尾禮貌2、記得分段，控制字數3、標題簡潔，內容完整4、回的慢要致歉，收的快要感謝5、CC該CC的，附件該打包打包6、發送之前要細緻檢查
不要讓標題變成RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:某某合作協議。
其實剛動手寫的時候，題目是叫做「一節藤校的英文寫作課」的，我承認確實有點噱頭，但是並不是毫無根據的。幾年前有機會去藤校上過寫作課，雖然當時很多基礎的內容對科班出身的A來說已經很熟悉了，但還是一定程度上改變了我的寫作習慣和思維。
甚至這幾年過去，寫過大大小小的論文，工作之後寫過不少數據分析或者工作報告，每次寫到big, this, a lot, good, but這些詞的時候，都會條件反射地刪掉重新寫。
後來題目為什麼改成這個呢？如果題目只是「藤校的英文寫作課」，你覺得「哦就是講講寫作的方法的嘛」，但是我發現寫作和英文好壞沒特別大的關係，尤其是到了一定水平，大家的表達都挺地道的。
正好這幾天，有個在律所的師兄給我發了一段挺長的英文郵件，說你能幫忙看下這封郵件么？這封郵件是回復給國外的客戶的，我們在談報價，我想表達什麼什麼意思，但是好像對方總是誤解我們的意思，來來回回發了好幾封郵件了，還是沒說明白這個事情。
聽到這A還挺驚訝的，師兄在國外也念過書，英語非常好，邏輯性也是我認識的人中非常強的，為什麼會遇到這樣的問題？更驚訝的是，據說律所有專門負責對外溝通交流的同事，也是沒把這事弄清楚。
看郵件的時候我大概有點數了，問題真的不出在對方的英文水平高低，比如語法、時態、表達是否地道這些基礎概念上，而是表達所體現出來的思維還是中式的，所以別說老外蒙圈了，我看了一遍也是一頭霧水，如果不是師兄和我解釋了半天background，我可能都不明白什麼意思。
所以問題是：我知道你英文好，但是你真的會寫作么？
其實英文寫作，除了小說散文詩歌講究特定的寫作技巧，大部分都非常簡單，比八股文還八股文，尤其是職場上涉及到的郵件、報告，更是平鋪直敘，大白話白開水一樣，講求效率，衡量的標準是clear and effective。
Clear指的是表達的信息夠清晰，不會產生歧義；Effective是指信息的有效性，給出的都是必要的，不廢話，不冗餘。達到這樣標準的關鍵在於，寫作的時候要有英文的思維方式，也就是人人都會說的「用英語思考」，主要體現在句子順序，句子之間關係，語言運用這幾點上。
師兄的那封郵件，這幾方面都有所表現，A給出了一些建議，再改完之後就是一個比較清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要幹嘛，報價是怎麼計算的，包括哪些服務，下一步對方要幹嘛，有什麼選擇。（以後如果失業了，我就靠這個吃飯好了，此處應有笑中帶淚的表情）
以前英文寫作零零散散都有提到過（回復「英語」或「寫作」查看相關文章）。不過這篇不會講怎麼樣表達某個意思比較地道，因為大家肯定都有很多年的英語基礎在，這種問題查查詞典就好了。
今天主要講郵件中、報告里，怎樣表達對方能看得懂。甚至我要分享的知識點你都懂，有的也在用，但是用的時候可能沒意識到為什麼這樣用。沒有經過專業訓練、以及有意識的刻意練習，很難寫出清晰的郵件，即使憑著感覺寫得出清晰的郵件，也說不清為什麼好，好在哪裡。
這篇文章不會告訴你怎麼一步步給自己的文章做手術，而是給你一把手術刀，教你怎麼用手術刀，怎麼審視文章背後的邏輯，然後自己就能大刀闊斧改文章了。之前的知識點或許就像一堆散開的拼圖塊，而搞懂背後的這些大規律，就能夠把這些拼圖組合起來刷出the whole picture。
一. 句子順序
各類英語考試中都有閱讀理解，大家肯定知道如何從原文中找信息。如果時間有限的話，讀開頭結尾，時間再多一點的話，再看每一段的第一句和最後一句。
一篇文章的精華就分解成了以下部分：
Introduction
Body (topic sentence+concluding sentence)
Conclusion
所以咧？所以寫作時候就需要按照這樣的方式寫啊。你肯定會說這些我都懂啊。但是關鍵是很少有人真的做到這一點啊。大部分人在表達「老闆我需要招人」的時候，還是會這樣寫：
老闆你好，今年我這邊新上的項目，項目可難了，花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表，我們已經完成了項目的30%，但是如果項目想在Q1上線的話，照目前的進度我們可能只能完成70%，所以我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的target。因為這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個，所以整個資源也都應該往這方面傾斜，您說是不是？
看上去是不是很正常也很符合我們的閱讀習慣？按照事情發展順序和老闆講了一大堆原因合情合理。老闆再不給你招人就好像很沒人性一樣。
但是！你如果這樣發給一個外籍老闆，他內心會很崩潰的。因為如果你把這當做閱讀理解來看的話，習慣性地就希望在第一句找到這一段話的主要意思和目的。老闆看到這段文字的第一句，第一反應不是耐著性子往下讀，而是心想「卧槽，這麼重要的項目出事了？！」
直到讀到最後才明白，兜這麼一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早說嘛，人來就能解決的事情還叫事情嗎，我還以為項目完不成呢。這種情況下，對方就會覺得你的英文寫作不夠好。這就是兩種思維帶來的差異。
1. 英文寫作最重要的就是，開門見山，結論先行。尤其職場中發給老闆的郵件和報告，就算不考慮寫作習慣，站在老闆的角度想的話，時間有限，也應該把重要的信息放在前面。
其他信息放後邊作為觀點支撐和信息補充，如果需要了解更多的話，細讀就好了，這點其實就體現了兩大標準中的effective。這下你知道，英語思維的話，以上應該按這樣的順序寫：
老闆你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的在Q1上線的target。原因如下：1. 項目花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經完成了項目的30%，照目前的進度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。2. 這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個...
先不論後邊的信息如何組織或者加不加數字分隔，但是直接把結論擺在首句，既符合英文寫作的習慣，也符合老闆的閱讀習慣。時間有限的情況下，看第一句就夠了。
2. 除此之外，注意一段只表達一個主要意思/觀點，不要在一個觀點沒表達充分的時候急於加上新的觀點，新的觀點應該直接另起一段重新闡述。這和上一點是一脈相承的，也是為了信息的有效性。這樣就能在每一段的開頭結尾直接get到這段的意思而不會遺漏，也不會覺得所有信息龐雜交織在一起讓人不知所云。
這點也是一說都懂，但是明白不等於能做到，因為實際上這樣的表達，是要克服很大的表達慣性的。還是舉以上給老闆寫郵件的例子，如果既想表達要人，又要讓老闆知道現在的項目進展，至少有一半的人都會這樣寫：
老闆你好，我希望能多招幾個人以完成之前我們設置的在Q1上線的target。原因如下：項目花費精力和時間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經完成了項目的30%。這30%的內容包括項目的框架基礎搭建，競品分析，用戶分析等前期準備工作，這些工作在每一個重要時間節點的時候，都已經和各合作方溝通過，之前和您review過，也拿到了市場部法務部財務部的審批。
照目前的進度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個人在做開發，有幾個人在做測試，工作量和工作小時分配如下表。這個項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰誰誰也講了我們今年的戰略方向是這個...
以上橘色的部分告知項目進展，根據英文的寫作習慣，壓根就不應該出現在這裡，應該另起一段專門介紹，也就是說第一段就只談要人，第二段只寫進展。
雖然上個例子，形式上分成了兩段，貌似還挺清楚的，但是根本沒有做到「一段只表達一個意思」的標準，而是把信息強行割裂開，用形式上的分段掩蓋了寫作時的思維混亂，第一段同時混雜了要人和項目進度兩方面內容，信息龐雜，思維混亂。
為什麼容易出現這種情況？是因為中英文寫作思維的不同。
中文的寫作，很多時候是線性的，就是順著一條思路一直說下去，從A說到B，從B聯想到C，層層遞進，大家不會覺得理解上有難度，上文提到項目完成30%，順著說這30%包括哪些內容，覺得非常順。
但英文寫作中，更多時候講究的是並行，你先把ABC點列出來，告訴大家，接下來我要分別闡述A、B、C三個方面的內容了，這三個方面往往也是各自獨立的，最好不要你中有我我中有你。
下圖可以表達出這個意思，所以知道了兩者區別，你就明白，如果我們用中文的思維帶入英文寫作中，你的外籍老闆就會再次崩潰，你到底要表達什麼？因為對方的心理預期和你的不一樣啊！
中文寫作：A→B→C
英文寫作：我要寫ABC了→A
→B
→C
3. 另外，有些時候如果要分別闡述不同情況的話，把區分的標準寫在句首，看起來會更加清晰有邏輯。比如以下兩種表達方式，如果是用英文寫長句的時候，第二個就更清楚。
A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.
B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.
第一種表達完全沒有問題，但是實際工作中往往不像上面的例子這樣短一眼就能掃完，有時複雜一點的材料，需要好幾行英文才表述清楚。
讀者如果看到第四行才看到區分的標準，是會不知所云的，因為信息太長，一句話句末才看到區分的標準，前面的信息早已經忘了講的是什麼。所以，必要情況調一下句子順序更加便於理解。
二. 句子之間關係
工作中，報告、郵件的寫作，往往對寫作者的邏輯性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工處理時，我們往往會遵循一定的規則描述事件，比如時間順序、因果關係。
英語寫作，其實就是句子之間關係的處理。句子之間的關係，無非就是「因果、條件、轉折、讓步、假設、比較、並列、承接」，這點在之前的文章也提到過（點擊查看【155】如何說話/寫作顯得有條理有邏輯？)
所以在寫作中，信息的組合部署，可以遵循以上八種常用的表達句式，讓人很快明白一件事情的來龍去脈。例子還是拿之前文章的，涉及幾種句式關係：
因為我們上一個季度和XX公司的合作比較順利，（所以）他們打算和我們繼續簽訂下一個季度的合同，不過他們希望在XX條款上做一些修改。
另外，在之前的條件基礎上，如果我們能做到額外的A，他們將會給我們XX折扣；如果我們達到B，他們將會在XX折扣基礎上給我們更多的優惠。（這裡其實也體現了上文提到的，把區分的標準寫在句首這一點。）
另外，在表達句子之間關係的時候，有兩點需要注意。
1. 不要隨意跳過或者忽略只有自己才明白的內容。
作者和讀者的信息量是不對等的，所以寫作的時候，應該儘可能地表述完整信息。在幫別人改報告的時候，小A常常發現，有一些因果關係，直接變成了「果」，找不到「因」，這就會讓讀者覺得困惑。比如：
A：...老闆我們預估不了大致的工作量...
B：...因為現在還沒收齊完各方回復，所以我們預估不了大致的工作量...
上述例子看上去有點不可思議對嗎？但這種例子確實大量存在。因為在上下文中，寫出第一種句子是很自然的事情，作者會覺得前文可能已經提到過了，這裡你自己能夠推測出原因的嘛。
但實際上，我說過，作者和讀者的信息量是不對等的，你知道不代表你的讀者知道，老闆看到這裡，或許能夠推測出原因，或許猜測不出原因，甚至猜別的原因：為什麼預估不了？是你水平不夠嗎？是你經驗不夠嗎？因為你信息給的不夠准，不是唯一，所以對方會產生理解分歧。
2. 連接詞要表達真實存在的邏輯關係，不要亂用。
很多時候中文裡我們用的連接詞，實際上並不是在講真正的邏輯，只是用於句子連貫，這種情況下，如果直譯成英文，就不太合適。舉個不是很極端的例子，and和but：
A：（中文）我在網站上看到這個職位的信息不太全面，但是我真的很想知道具體的...
B：（英文）我在網站上看到這個職位的信息不太全面，and I"d really love to know the detailed information about...
中文表達模式中，前後兩句話，邏輯上並不是強烈的轉折關係，也不是衝突大的敘述；這裡的「但是」更多的是強調想了解的語氣，起到一種連接的作用。
但英文寫作中，連接詞是要體現真實的思維邏輯的，前後既然是接續關係，用and就更加合適，but則用在強烈的衝突或轉折中，比如：烤鴨好吃，但烤雞好難吃。
這個例子其實不是很極端，因為即使這麼寫對方也能明白大致意思。但一些極端的情況下，連接詞亂用，表達出來的意思就會非常混亂。這就是為什麼有時候，我們自己看覺得意思很清楚能夠理解，但是老外卻覺得內容confusing。
用接續詞的時候，需要多考慮一下，你確定用得沒問題嗎？小A是常常寫了一長封郵件，又掉頭回去把連接詞改的改刪的刪。
三. 語言運用
寫郵件、報告時，語言運用要盡量簡潔準確，用儘可能少的語言表達清晰，信息不重複不冗餘，細化具化，必要的時候輔以數字。
1. 簡潔：信息不重複不冗餘。
中文裡為了加強語氣會有大量的修飾語。英文中，一些詞本身如果已經包含了這個意思的話，修飾語則不必重複，加上則畫蛇添足，顯得冗餘，比如老闆說，今年行情不錯嘛，我們明年的目標是，翻10倍！你和同事抱怨說：真是不切實際的幻想啊！
A：What an impractical illusion!
B：What an illusion!
英語中，在表意已經清楚的情況下，無需重複，illusion本身就已經有「不切實際」的意思了，所以不必再加上impractical。同樣，比如有同事私下八卦，某個已婚的同事有婚外情，直接說has affairs就好，不必再加上outside his own marriage, 因為affair本身就已有這個意思，無須贅述。
2. 準確：細化具化，輔以數字。
回到開頭提到的，雖然這麼多年過去了，但寫作時候遇到一些詞，小A還是會條件反射返回去刪掉換成別的詞，和當時上的寫作課分不開。
當時胖胖的寫作老師，不允許我們在文中用「big, this, a lot, good」類似的詞，每篇文章寫完之後，都要用word查找功能把這幾個詞給搜一遍，全部用其他詞替換掉，替換的方式就是要細化、具化。比如this指什麼，寫出來，this shows that，什麼情況表現了什麼，寫出來。
剛開始當然是很痛苦的，而且當然也懷疑過這樣練習的有效性，畢竟一篇8頁的文章里不出現一個this基本是不可能的。但這種看似有點矯枉過正的方法，確實能夠讓大腦形成一種條件反射，以至於每寫出一個這樣的詞的時候就拷問一下自己，是否能夠有更好更精準的表達，久而久之，就形成了這種更加細化具化的表達思維。
在職場中寫英文郵件、報告，除了以上，還需要儘可能地用數字表達。huge, extremely, a lot, significant, 這些量化的詞如果單獨使用，看起來會非常可疑，不具有說服力，直接換成對應的數字，30%, 50%, 量化程度。這一點每一個職場人士應該都有最基本的sense。
四. 其他
這一部分和寫作技巧關係不是很大，太細不太好歸入以上幾大類中。一些是A自己的總結，一些是better not to的建議，但也不是說完全就不能用。
1. 根據讀者/目的量體裁衣
遵循重要的放前邊說這個規則，把這點放在第一條。這條其實是在寫郵件和寫報告中，動手之前需要思考的第一個問題。
讀者是誰：是你直屬老闆嗎？還是你老闆的老闆？亦或是大老闆？
目的是什麼：了解項目進展？還是某一環節出現的問題？還是常規彙報呢？
不同的讀者，背景知識不一樣，決定了文章中部署信息的多少。不同的目的，決定了你如何去寫。比如直屬老闆對項目的細節了解程度肯定要超過大老闆，寫給大老闆的彙報和寫給直屬老闆的彙報就不一樣；解釋分析某一環節的問題，和常規彙報的內容肯定也不一樣。
寫報告的時候，要根據讀者和目的的不同，量體裁衣。
2. 段落之間篇幅盡量平衡。
雖然英語論文中這一部分要求相對嚴格，比如開頭結尾不能過長，大致是中間主體任意一個段落的二分之一；但職場郵件和報告中，不必太拘泥，篇幅段落看上去視覺比較平衡就好，避免一些極端的情況，比如第一段十行，下一段就一行。
3. And, But大寫放在句首最好避免。
語法上沒有錯，甚至有人專門在知乎上用學術論文規範討論過這個問題，一句兩句也難以說清楚原因。傳統的看法認為不可以，即No conjunction can start a sentence，但現在這麼寫的也不在少數，反正這麼有爭議的事情，A是不會去用的。
4. 正式的郵件、報告中，避免用縮寫。縮略詞另說。
比如It"s, I"d, We"ve。縮略詞的話，比如某個項目有簡稱，出現第一次的時候寫全稱，出現第二次的話用大寫縮略詞即可。
5. 區分書面語、口語、俚語。
You know, God knows, kick the bucket 這類都不適合出現在正式的書面語中。如果把握不好一些詞語的使用範圍，多查一查總沒錯的。
6. 寫完整的句子。使用拼寫檢查。
不是隨意在一個地方加句號就叫一個完整的句子了。（這裡好想加個哭笑不得的表情）郵件或者報告寫完，至少使用拼寫檢查查一遍拼寫錯誤。
五. 寫在最後
有人問，我觀察過很多文章，發現有的文章並不是那麼嚴謹？包括文章結構，用詞，泛泛的詞比如你提到的good, a lot，或是句首就用大寫的And, But之類的呀？
當然是這樣，不同類型的文章有不同的寫法，正式與不正式的文體也會有所區別，我也常常看到紐約時報知名的專欄作家句首就用大寫的And。這本來就很正常，每個人都有每個人的寫作風格。
但學的時候，剛開始還是要學general practice一些最基礎的規範，練熟了以後才能收放自如地應用，慢慢形成自己的語言風格。就像學口語一樣，剛學的時候肯定還是希望學RP或者GA稍微標準化的，時間長了之後才會去模仿自己喜歡的演員口音，沒有聽說誰上來就要直接學某個口音。
六. 題外
這篇文章從構思到寫完，修修補補花了好幾天，翻了不少以前上課的筆記還有教課的課件，也回憶了很多好玩的事情。以上是小A的一些心得總結，希望能夠幫助到你重新審視職場中的英文郵件、報告寫作。
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郵件寫的好，關鍵詞是professional。
尤其是五百強外企出身的，郵件就是江湖。你是什麼角色就要是什麼角色。用禮貌到令人髮指的語言滴水不漏的表達你的情緒。
及時回復，再忙也盡量及時回復。哪怕一時解決不了，也說一下，我手上有事，晚點具體回復。你有過石沉大海的郵件，就知道對方等你解決的焦急。這表現的是一種積極的態度，老闆都喜歡reactivity。
別人忘了承諾的事，要提醒，提醒的時候如果和他沒仇，發給他一個人就夠了。如果這個人經常拖欠你報告，不要猶豫，抄上司。給你提供信息是他的工作，他不提供，有效的催他得到訊息就是你的工作。誰都是混口飯吃。
加班解決了難題，一定要抄上司。沒什麼不好意思。
對方不理你或者不作為或者侵犯到你，先抄你上司，不行再抄他上司，n+1解決不了n+2，你的我的大家的上司，以此類推。但是這樣做的前提是1你肯定自己有理，2事情要夠重要，3你的職權真的解決不了。否則會顯得自己特事兒媽，或是乾脆能力不夠。事情不嚴重整天彙報，還不如從來不彙報。
對於想提攜和幫助過你的人，還個人情，發現對方犯了個錯誤只回復他自己就好，不用抄上彼此老闆。
有人發了一封郵件只發給了你讓你做件事，有的時候是很可疑的，如果不確定一定要抄上司。郵件的意義之一就是back up，可以證明誰對什麼事情負責。抄了老闆再回復，you ass is saved.他總不能說他不知道。
不管你多不高興，也許你可以拿起電話來說兩句不好聽的話，但不要讓任何不職業的語言留在郵件里。表達你的憤怒和不滿，要有理有據邏輯無懈可擊的講事實。表格和bullet point要多用，很多事情一目了然，包括誰對誰不對，誰幹活誰偷懶。
你自己主持的會議開完了發個follow up，誰該幹嘛一清二楚。很多會開完了不了了之，都是因為沒有follow up。不是你的會，對你的工作有重大影響的，主動要求follow up。寫清楚who what how，大家都特別輕鬆。尤其是大項目，沒個log事多到轉身就忘。嗯，這是一種leadership的體現，聰明的老闆都會看在眼裡。
最後一點：整理你的郵箱。把你的工作分成大類和小類，有棘手的特別的問題特別歸類。否則有人問你一個發生過的問題，你想起老闆當初轉發給你過解釋啊，只不過老闆是老闆，為了省事經常發給你一個無題郵件，或者標題太簡單，在搜索框寫了他的名字，大約找到了幾年發的幾千封郵件。解決一個已經發生的問題，你本該手到擒來，結果找了半小時郵件……看不下去了，我來試著回答一個。
1 官越大回郵件的數量越少；
2 官越大回郵件的內容越「流氓」。
領悟一下，就徹底回答你的問題了。
職業發展有套路，有規律。體會體會
辦公郵件能體現一個人的辦事風格，同事、上下級都能看見，是個很好的展示平台。讓我試著由頭到尾試著總結下，可能並不專業，且當拋磚引玉。
1-郵件發給誰
新郵件請最後再填收信人，給自己檢查的機會
需要對這封郵件做出響應的人，放在收信人一欄。 如果你把別人放抄送欄了，就別怪別人老不回你。
需要知道這封郵件的人放在抄送欄。
推進上級分配的任務，要抄送上級。
跨部門郵件，需要視郵件重要性抄送其它部門領導。
2-郵件標題怎麼寫
簡單明了。讓相關人一看就知道和自己有關。
必要時可以標註重要性。雖然很多郵件系統自帶分級，但都不如在標題里直接寫出來
適當清理系統自動生成的標題前綴。
回復：回復：轉發：回復：轉發：回復：轉發 xxxxx，看得心累。3-郵件內容怎麼寫
這部分每個人都有自己風格，很多其它答主提到的，我就不提了，在此基礎上，我來談談自己理解。
重點先行。把郵件重點放最前面，一目了然，讓收件人第一時間知道自己要幹什麼。
期限明確。如果郵件需要別人響應，請一定標明回復時間，以及逾期處理方式。
關鍵加粗。加粗關鍵的部分，例如時間，地點等。方便兩方工作，何樂不為。
用語專業。 這裡我主要是想講當你發出請別人辦事時的用語。很多人覺得要有禮貌，結果變為「請您幫個忙」，「請您看一看」。我覺得這樣反而不好。相反，一套專業的用詞語氣堅定、自信，除了可以表達你的禮貌外，甚至也能夠讓你在和上級溝通時，贏得尊重。但這一方面我個人也在不斷學習中，就不便獻醜了。
減少錯別字。很多人都提到這一點，我贊同，但覺得不是關鍵。其實難免會有錯字，不影響工作即可。最麻煩的是我下面要提到的—附件！
4-附件
我個人覺得，附件是需要格外小心的地方。因為你附件出了問題，收件人一定會有一封「回復全部」的郵件可以讓你無地自容，而你也一定會準備一封「回復全部」的郵件給你帶來二次傷害。所以要再三檢查附件。
檢查無外乎有以下幾點：
附件是否上傳；
附件是否全部上傳；附件內容是否正確；另外，有幾個平日處理附件的感悟，和大家分享：
版本兼容。比如Office軟體，我一般會發多個版本，方便收件人選擇。內容提要。我習慣對附件內容做簡要說明，方便收件人。
暫時想到以上這些剛好最近做了一場名為《升職加薪必知的郵件撰寫技巧》的企業內訓，個人做了一點總結，本文的內容比較長（約1.5萬字，全文閱讀時間約15-20分鐘），如果您覺得文字太多，文中圖片即為內容大綱，如果您想先了解文章核心內容，直接跳到文末的 「8 最後總結」，再回過頭來選擇讀自己感興趣的部分。
0.先上目錄
1.為何要發電子郵件？
2.該寫郵件和慎寫郵件的6種情況
3.工作郵件的內容、語氣和結構把握
3.1 如何對工作郵件的內容進行取捨
3.2 .如何把握工作郵件的語氣
3.3 如何梳理工作郵件的結構
4.工作郵件的3個核心原則
5.工作郵件正確的寫作順序
6.工作郵件必知的6大禮儀
7.格式--最易忽略的丟分項
1 為何要發電子郵件？
作為職場人士，想必在工作中大家都經常收發電子郵件，一封高效得體的工作郵件勢必會讓溝通事半功倍。但一些職場新人，甚至一些職場老鳥，由於平時並不太熟悉收發工作郵件的技巧和規則，導致工作延誤、合作擱置、甚至造成不必要的誤解。
大家都知道，我們現在正處於信息時代，傳遞信息有無數種選擇。我們可以選擇電話，也可以選擇微信、QQ等即時聊天工具，但在職場溝通中，電子郵件卻依然是其中最重要的方式之一。
電子郵件作為信息溝通的一種表達方式，目的是通過文字、圖片、表格、附件等形式，達成發件人和收件人之間的信息交互。但為什麼職場上有時必須使用郵件，而不使用其他溝通形式呢？因為郵件與其他溝通形式相比，具有無法替代的效用：①郵件與其他溝通方式相比，顯得更加正式；②郵件更易保存和追溯；③郵件具有很強的商業效力和法律效力。
作為職場人士，想必在工作中大家都經常收發電子郵件，發郵件容易，但發一封得體且高效的郵件並不容易。下面我先舉幾個簡單的例子，看看大家平時在工作中是否遇到過。比如：
①自己給對方發了一封郵件，但許久都得不到對方的回復。
②一封非常重要的郵件需要對方確認，但對方卻說沒在在意郵件的內容。
③所有重要信息都在郵件裡面詳細說明，但對方還是通過電話反覆與你確認。
④自己郵件發送完之後才發現有誤，要麼漏掉了重要信息，要麼漏掉了附件，要麼漏掉了某個關鍵收件人，只得再發一封進行補充。
⑤明明自己給對方發送的郵件表述非常的客觀，但對方卻認為自己是在對其指責或挑釁。
……
如何解決這些問題？如何通過一些小技巧的運用，撰寫一封優秀、高效得體的郵件，提升工作效率呢？這正是本篇文章主要闡述的內容。
2 何時該寫郵件和慎寫郵件？
郵件作為信息傳遞的重要表現形式，有時候採用郵件溝通比較恰當，但在另外一些情況下，郵件並不是最合時宜的溝通方式，甚至最好避免使用郵件。那麼何時該寫郵件，何時又慎寫郵件呢？下面先就跟各位聊聊該寫郵件和慎寫郵件的6種情況。
需要通過郵件進行溝通，主要基於以下6點考慮：
①需要留下官方的內容記錄，方便備查，這一點很容易理解。
②同時與多人交流，又不方便安排會議。那麼通過電話或微信等溝通，信息會比較零散，也會浪費大量時間精力。
③需要對方做出回復前仔細思考的問題。因為問題比較複雜，對方是無法馬上答覆我們的，我們通過一封郵件說明基本情況，留給對方思考的空間，會比較妥當。
④需要將發送給對方的信息轉發給第三者。這種情形下，通過郵件可以一次性將信息傳達到位，減少了溝通成本。
⑤重要的安排、結論或工作報告，用於備忘或提醒參與者。這時候，郵件主要充當會議紀要的作用。
⑥知識推薦或信息傳遞。可以一次性將信息全部送達所有相關對象，無需挨個通知了。
但是以下6種情形，最好避免使用郵件。
首先，發出去的郵件，潑出去的水，當自己處於激烈的負面情緒時，白紙黑字的郵件，任何一個小錯誤都有可能被固定化和擴大化，一時間衝動造成的小錯誤，可能成為別人的把柄。所以，就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。
另外，有爭議的內容，話題複雜，需要多方深入解釋或討論的內容，需要保密的內容，溝通較為敏感的話題，以及需要對方立刻反饋的內容都不太適合利用郵件進行溝通。此時，採用電話可能會比較合適。
所以，我們要根據實際的工作場景，選擇合適的溝通方式，避免誤用郵件而給自己帶來麻煩。
3 工作郵件的內容、語氣和結構把握
一般人們在思考一個問題時，會從以下三點進行考慮：①是什麼、②為什麼、③怎麼做。剛剛我們討論了前兩者，下面我們重點來討論如何寫一封優秀的工作郵件。
一封優秀的郵件，之所以能夠達到有效溝通的目的，無論從①內容、②語氣和③結構三個角度來考慮，都是可圈可點的。
3.1 工作郵件的內容取捨
內容是一封郵件傳遞的主要信息，從內容上來講，郵件不應該是只寫自己想寫的，而是寫對方需要知道的。工作郵件從內容的角度考慮，大致可分為以下四類：①需求郵件，②確認郵件，③反饋郵件，④通知郵件。
3.1.1 需求郵件——「4W1H」原則
咱們先談談需求郵件，因為平時工作中，大家接觸最多的郵件類型便是需求郵件，無論是上級給下級安排工作，還是請求上級或者其他人員支持，都可歸為需求類郵件。需求類郵件的目的就是希望對方採取相應的行動，實現自己期待的目標。
那麼就需要在郵件中給予對方明確的指引，明確要求對方什麼時間，完成什麼工作，如何做，需要達到什麼效果。這就需要在郵件的開頭，就用簡短的幾句話，言簡意賅地概括此封郵件的大意，以及期望達到的目標。
對於需求類郵件的撰寫，內容上可以考慮採用「4W1H」原則來構思——即誰（Who）、什麼（What）、何時（When）、為什麼（Why）、怎麼樣（How）。
①：誰（Who）——如果不能在一開始就說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最後一段，並且搞清楚你的真實用意的。所以在郵件開始打招呼的時候，就一定要明確收件人是誰，指明任務歸屬人。如果開頭只是一個「Hi」，卻有若干個收件人，收到郵件的人，是無法明確自己是否需要響應該郵件的。而一封跟多個人打招呼的郵件，就會讓所有收件人都覺得事不關己而不了了之。
②：什麼（What）——描述清楚自己的需求或者要求，而不要模稜兩可地表態，這樣對於郵件溝通沒有任何益處。如果自己都沒有搞清楚目的，那還是等想清楚了再發吧。
③：何時（When）——明確解決郵件中所提及事件的最後時限，這樣收件人才好作規劃，越快越好在大多數時候就相當於沒有截止日期，最後可能導致郵件中所提及事件的完成時間變得遙遙無期。
④：為什麼（Why）——讓對方明白，郵件中所提及的事情對收件人的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對發件人個人而言的重要性。即便發件人是收件人的直接彙報對象，在多數情況下，能夠寫清楚為什麼，也比不寫能夠得到更有效的響應。
⑤：怎麼樣（How）——如果收件人收到一封沒有明確要求的郵件，執行的最後結果是很難保證的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文定義，比如之前已經電話溝通過，此封郵件只是作為提醒或者留存記錄需要，否則，最好在郵件中明確提出要求，希望對方按何種方式處理，以及期待達到的效果。
最好在後續的段落中，就「怎麼樣（How）」交代清楚細節，量化出來，這樣需求才精確，接需求的人才知道該怎麼做，最後執行的結果也不會偏離目標太遠。
在交代清楚「4W1H」的基礎上，再慢慢展開郵件、羅列數據及解釋原因吧。
3.1.2 確認郵件——確保信息傳達到位
工作中，無論是領導安排的工作，還是收到其他同事的支援請求，通過口頭、電話、會議交流敲定的事情，再發一封郵件給對方進行確認，這是一個好習慣。
確認郵件的主要用途體現在以下幾個方面：
①需求確認。
通過郵件向對方確認自己所理解的需求，與對方當時擬定的目標是否存在偏差，確保工作執行方向與目標一致。
②留存證據。
口頭或電話收到相應的工作指引後，再發一封郵件給對方，得到確認後再開始執行，在某種程度上是對自己的一種保護。
按照對方郵件確認的工作指引去執行，就算今後任務的執行結果有偏差，對方將出現的相關問題單方面歸咎於我們的工作失誤，此封郵件也可以作為免責的依據。因為我們是完全按照對方確認後的工作指引去執行的，出現偏差不在於我們工作執行不到位，而在於當初目標設定有問題。
3.1.3 反饋郵件——及時反饋相應信息
「反饋郵件」跟「需求郵件」其實是對應的。對於郵件反饋，有幾個核心要點需要把握。
①及時回復。當我們收到別人的需求郵件後，應該儘快給予反饋，最好在24小時之內，這是起碼的職場禮儀。如果事情複雜，確實無法及時給予明確的答覆，在收到郵件後應及時回復「收到了，我們正在處理，一旦有結果立即回復您」等信息，顯示你對對方所提及事件的重視程度。如果正在出差或休假，最好設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。
②針對性回復。當回件答覆問題時，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案，同時進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費時間精力。
③回復字數不可太少。對方發來一大段郵件，如果只回復「是的」、「對」、「已知曉」等字眼，會顯得非常不禮貌。除非你是對方的大領導，否則至少湊夠10個字吧，免得讓對方誤解。
④避免郵件反覆討論。若雙方就同一問題郵件回復超過3次，此時採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷會比較合適。
⑤適當精簡總結郵件內容。對於較為複雜的問題，由於多個收件人頻繁回復，導致郵件蓋高樓而影響閱讀，所以在回復時，最好對之前討論的結果進行精簡總結，突出有用信息。
對於需要多次響應的需求類郵件，在工作中該如何處理呢？一般來講，與需求郵件相對應的反饋郵件，至少需要在不同的時間點發送兩封以上。
第一封，確認收到了對方的需求。並及時告知對方自己對郵件中所提及事件的處理方式和計劃安排。如果對方給自己發送了一份重要的文件，一定要及時在本地電腦或者網盤存檔。設想某天你亟需該文件，卻發現郵箱死活連不上，或者被自己不小心從伺服器端刪除了，又或者附件已經過了有效期無法繼續下載了，不得不重新向對方索要，容易給對方造成不靠譜的印象。
第二封，隨時反饋進度和結果。無論是執行上級的工作安排，還是接受其他同事的工作請求，在工作執行過程中，需要隨時或定期向對方彙報工作的進度和結果，並做出適當的說明，讓對方對目前工作的推進情況心裡有數。
咱們換個角度考慮，這一點就很容易理解了，設想某人答應給予自己相應的支持或者幫助，但對方卻從不主動向你通報事情的進展，當你問及相關情況時才發現，事務的發展方向與當初設想的目標出現了很大的偏差，但對方卻沒有及時告知你，自己的心裡是不是有千萬匹草泥馬在奔騰？
3.1.4 通知郵件——公司內部資訊廣播
通知類型的郵件，一般是就公司的某個決定廣泛地通知到所有相關的同事，比如：《元旦放假通知》、《關於任命XX為公司副總經理的通知》等等。
這種通知類郵件主要是用於相應信息的上傳下達，不需要回復，也最好不要回復。因為通知郵件往往都是群發N多人的，一回復就變成了郵件群聊，非常影響其他同事的工作。在這裡，我就不展開敘述了。
3.2 工作郵件的語氣把握
郵件畢竟主要靠文字來傳遞信息，所以發出的郵件並不能完全反映所想要表達的語氣，有時候明明很溫和的詞句，卻被對方誤解為指責或者挑釁。
從信息傳遞的角度考慮，人和人交流30%靠的是內容，70%靠的是語氣。郵件這種特殊的信息表達方式，很多時候如果語氣把握不好，特容易得罪人。所以，要根據收件人與自己的熟悉程度和等級關係的不同，郵件是對內還是對外，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
如果非常熟悉的朋友之間郵件來往有過多的謙詞，容易讓對方誤認為自己在故意與其拉開距離，會顯得生疏。但一般的工作郵件溝通，謙恭的語氣，多使用「請」、「謝謝」之類的詞表達友善，會比較容易讓對方接受。
郵件發出去之後，白紙黑字便成為了「呈堂證供「，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀，避免因為負面情緒通過文字呈遞出去，而給自己造成不必要的麻煩。
3.3 工作郵件的結構梳理
為了在郵件中清晰明了地闡述清楚目標事件，盡量不要在一封郵件中陳述多個主題/問題。如果涉及多個郵件主題，分別發郵件。在郵件的結構上，建議可以遵循倒金字塔結構，即：結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。即結構化思維的論、證、類、比。
在語言組織上，不是按照自己最自然的方式去寫，而是按照對方最容易理解的方式去寫。優秀的郵件都會採取結構化表達，即：基於目標定主題，縱向結構搭框架，橫向結構理順序，序言結構做開場。
對這四句話的解釋為：
1) 自下而上思考，自上而下表達
2) 縱向總結概括，橫向歸類分組
3) 邏輯關係為：上下有父子，橫向是兄弟
4) 可以是時間順序、空間順序或重要性順序，無論採用何種順序，都要有一條明確的邏輯主線。
5) 多採用總分結構，每一層思想都是下一層的概括。
6) 序言做敘述，標題提煉精華
4 工作郵件的3個核心原則
前面我們從一封優秀的郵件為何能夠達到有效溝通的目的，深度剖析了如何從①內容、②語氣和③結構三個維度來提高郵件寫作技能。除此之外，是否遵守工作郵件撰寫的一些核心原則，最後的結果會大相徑庭。
讓我們先設想一下情景，在你的工作環境中是不是有這樣的同事，當你向他請教問題或請求支援時，他總會告訴你，有需要時可以隨時給他發郵件，但是當你真正向他發出一封求助郵件後，你卻發現你發出的郵件幾天了，對方都沒有回復你，你發出的郵件就這樣石沉大海，杳無音訊了。
其實出現這樣的情況，除了極個別情況是因為對方不想幫助你，或者無法幫助你而直接選擇迴避之外，絕大多數情況都不是因為對方耍大牌，而是因為咱們發郵件的方式存在問題，那麼工作郵件需要通過何種形式發送，才能達到咱們想要的預期呢?遵循工作郵件發送的三個核心原則或許對我們有幫助。
4.1 原則一、越短的郵件越容易得到回復
這個道理很簡單，因為現代人平時工作壓力都很大，郵件字數越長，闡述的問題越多，給對方造成的心理壓力也就越大，對方會先考慮該如何回復你，再決定以何種方式回復，通常郵件回復的時間就會被往後挪，大部分這樣的郵件放著放著，就被對方拋之腦後了。在這一點上，咱們可以思考一下自己所遇到的情景就明白了。所以，在不影響溝通的前提下，郵件的內容還是盡量簡短些吧。
4.2 原則二、別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什麼關係
這個世界上對方最在乎的人是誰？沒錯，肯定是Ta自己。太多人寫郵件的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——「我是誰啊、我是幹什麼的啊、現在做的事兒遇到什麼問題啊」等等，我們想想自己寫這封郵件的目的是什麼?當然是要對方提供幫助啊！設想對方現在正在忙碌地處理工作上的事情，突然收到這樣一封全都在說某個人自己的郵件，那跟Ta有什麼關係呢？
所以，咱們在給對方發郵件時，第一句話就應該直截了當地告訴對方，咱們發這封郵件的目的是什麼。然後，如果希望增加對方回復的慾望，那麼郵件中接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關係，因為人都會只關心跟自己有關的事情。
4.3 原則三、與人方便，於己方便
要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應該盡量減少對方的時間精力支出，這個道理大家都明白，但卻很少有人做到。
舉個實際的例子吧，假設你正參加集團公司的一個項目分享大會，自己聽了某個大牛做完分享後深受啟發，台下便與其簡單地交流了你打算開展的項目，他聽完你的陳述後，覺得你的這個項目非常的不錯，可以把集團公司內部A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給你，協助你推動項目的開展，讓你回去後把項目的詳細資料發到他的郵箱。你該如何做？
我想大致的情形應該是，你回去後便立馬寫了一封洋洋洒洒的郵件，內容大意是說：「很高興今天和您……，我們打算開展的項目是……，目前已經進展到哪一步……，目前遇到的主要問題是……，附件是該項目的詳細資料，希望能夠得到您的幫助。「然後將幾十上百個文件統一打包，一個超大附件像重磅炸彈一樣扔到他的郵箱，開開心心地等待對方回復。
然而你發了郵件後，等了很久卻沒有收到對方的及時回復。然後你就開始想:」我靠，某某的人品其實也並不怎麼樣嘛，原來當時只是跟我耍耍嘴皮字，我還傻傻地當真了「。
如果咱們這樣想的話，那就錯了。咱們換個角度，站在對方的立場想一想，沒錯，他是答應了要介紹公司內部相應的資源給咱們，可他在看到咱們這封郵件以後，他需要做很多工作：
第（1）他要先思考當時究竟答應了要介紹哪幾個人給咱們，他們與咱們這個項目的關聯點究竟是什麼。
第（2）先電話與這三個人溝通，向三者簡要介紹咱們的這個項目，以及表達他個人的想法，為什麼要請對方協助咱們開展該項目，並徵得對方同意。
第（3）找到這三個聯繫人的郵箱，分別寫三封獨立的郵件給這三個人，詳細介紹這個項目以及與他們的關係。
想想這至少是1-2個小時的時間投入吧，人家與我們非親非故，為什麼要那麼拚命地幫我們？所以，就算是我們需要對方給我們提供幫助，我們也不能只做伸手黨。
那麼我們該如何做，才可以讓對方可以更容易地幫助到我們呢？
其實對於這個請求，我們應該至少發四封郵件：
第一封郵件與對方直接相關的，內容大致是「很高興今天和您……。我們的項目是……，您提到了可以把集團公司A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給我，方便我隨時向他們請教。接下來我會發三封獨立的郵件給您，分別是寫給甲、乙、丙的。這三封郵件都是可以被直接轉發的格式，謝謝您的幫助！」
然後第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給甲、乙、丙的，簡潔闡述該項目和他們的關係，並且保證格式完整，讓對方可以直接轉發。
好了，到這裡，不用過多解釋，我想大家應該明白了，為何前後兩種發送郵件的方式最終收到的效果會千差萬別了。只有設身處地為對方思考，幫助對方節省時間精力，對方才能高效地幫助到我們。偉大的作家魯迅先生曾經說過：浪費別人的時間等於謀財害命。這條原則不僅僅適用於發郵件，也適用於工作中的其他方面。
5 正確的郵件寫作順序
上面我們談論了如何從①內容、②語氣和③結構，三個維度來寫一封優秀的電子郵件。如果能夠做到以上三點，至少大體上保證了郵件的質量。但你能確保在執行過程中不出現差錯，寫出一封得體的郵件嗎？不一定。
大家想一想自己平時有沒有收到這樣的郵件：比如①莫名奇妙地收到一封沒有內容的空郵件；或者②正文中的稱呼明明顯示是發給甲的郵件，但莫名奇妙地發現收件人卻只有自己；又或者③正文中聲明郵件包含附件，但是一查附件，卻什麼也沒有；更讓人無法忍受的是④郵件中有很多錯別字，語句不通順，排版也很混亂……
為什麼會出現這樣的情況呢？主要原因是因為發件人沒有遵循合理的郵件寫作順序，在郵件寫完後也沒有及時檢查，就直接點擊了發送鍵，才會導致以上的情況出現。
一封完整的電子郵件包含以下幾個部分：①發件人、②標題、②正文和④附件。但我們在寫郵件時，得按相反的順序，即：①附件---②正文---③標題---④地址欄這樣的順序來編輯郵件內容，才能有效避免出錯。
5.1 郵件附件
首先我們來談談附件。
1) 附件可能是許多郵件的主要目的，但添加附件也是有技巧的。首先，如果有附件的話，開始寫郵件的第一步，就先將附件加入到郵件中，這樣可以有效避免郵件發出去之後，才發現漏了附件。
2) 附件最好以規則的名字命名，並盡量將關鍵詞放在附件名的首或尾，方便對方根據附件名選擇性地保存相關文件。我們自己可以設想一下，當自己收到一封附有大量無規則名字甚至亂碼的附件時，我們得一個個下載下來，預覽後才知道附件的內容，然後挨個重命名，這是一件多麼令人崩潰的事情啊。
3) 包含附件的郵件，正文里一定要有相應的提示，並且要對每一個附件都有簡短的文字說明，方便收到郵件的人查看。舉個例子，我們可以在郵件的正文中對附件添加以下描述：
l 某某文檔，是某產品的使用手冊
l 某某文檔，是最終定稿的宣傳文案
l ……
4) 如果附件是一個特殊格式，必須說明一下附件用什麼方式打開，如果是不常用的軟體，還應該附上軟體的鏈接，方便對方下載安裝，免去對方網路搜索該軟體的時間。
5) 盡量不要發送大附件。因為很多公司的郵箱容量有限，大附件可能會被郵件伺服器屏蔽，如果實在需要傳送大附件，可以將文件存在網盤上，在郵件正文中，附上網盤文件的分享鏈接和密碼，便於收件人在有需要時自行下載。
6) 附件的數量以4個以內為宜，如果需要發多個附件，最好將相關聯的文件壓縮打包成rar或者zip格式。
5.2 郵件正文
5.2.1 郵件的稱呼
郵件的正文包括郵件的稱呼，也就是郵件的抬頭，郵件的主體，以及郵件末尾的署名，或者稱之為簽名檔。
關於郵件的稱呼，最好按照公司的文化傳統寫。有的公司內部，尤其是創業團隊，相互之間都是以名字相稱，因為這樣顯得比較親切。但是在對外部公司寫郵件的時候，一定要把級別表明出來，這樣對尋求合作和業務推進都有好處。否則外部公司的人可能會想：這他媽什麼破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能拍板嗎？總之，要弄清楚郵件發送的場合，不要搞混。
需要特別提醒的是，無論在任何場合，別人的名字千萬不要用紅色，為什麼呢？因為在古代，判決死刑的人，都會用雞血在其押號上寫上名字，後來逐漸演變為用紅字來書寫，所以衙門也用紅筆來紀錄罪犯的名字。
民間也素有閻王爺用硃砂筆勾劃生死簿之說，被硃筆勾掉的就是被判了死刑的。因此，紅筆寫的名字，一般是表示已經死的人或即將行刑的死刑犯。如果用紅字寫別人名字，便有詛咒他人去死的意思。當然也不能把別人的名字圈上，因為在書籍和報紙上的人名列表中，如果名字帶黑框表示其人已經去世。
5.2.2 郵件的正文
寫完稱呼之後，下面就是郵件的正文部分了，那麼郵件的正文部分該如何寫呢？
1. 首先，郵件的主體應該簡明扼要，多用短句。
2. 其次，多用列表，少長篇大論。如果事情複雜、表述內容多，最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明。使用列表主要有以下幾個好處：①對方願意看下去；②列表會讓文章的邏輯條理清晰；③方便對方理解記憶。因為沒人有時間看你密密麻麻的長篇大論。
3. 第三，確保行文通順，避免出現歧義，可以通過圖片、表格、鏈接等形式加以說明，儘可能地讓信息有效傳達；
4. 第四，不要動不動就使用網路表情符號，在商務信函里這樣會顯得比較輕佻。畢竟工作郵件傳遞的是相對嚴謹的事情。
5. 第五，一封郵件只說明一個問題。如果涉及多個郵件主題，分別發郵件。
6. 第六，盡量在一封郵件中一次性交待清楚一件事情，避免發幾封郵件來不斷補充同一件事情。設想自己在不斷收到同一個人發過來的「補充」或者「更正」之類的郵件，你心裡會怎麼想？會不會有點反感，感覺對方做事毛毛躁躁不靠譜。
7. 第七，注意檢查、避免錯誤。寫完後一定要仔細檢查有無拼寫錯誤，行文是否通順，這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。
8. 第八，合理提示重要信息，避免濫用。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字型大小等手段對一些信息進行提示。如果確有必要，最好不要超過三個。否則，過多的提示會讓人抓不住重點，影響閱讀。
其實寫郵件跟我們上學時寫作文是一樣的，我們也需要審題。要確保在信息充分傳達的前提下，郵件的內容言簡意賅，需要考慮三個方面的因素：①你為什麼要寫這封郵件？②你想讓對方做什麼？③對方為什麼該做？先構思郵件的內容，再動筆寫郵件有三個好處：①縮短郵件的寫作時間；②提高郵件內容的邏輯性和條理性；③縮短郵件的篇幅。寫完後在發送之前，及時檢查，可以避免發出一封沒有寫完，或者錯誤百出的郵件。
5.2.3 郵件簽名檔
郵件署名主要用於讓對方獲取自己的其他聯繫方式。如果公司有統一要求的，按公司要求嚴格執行，如果沒有統一要求的，需要提前設置一個固定的格式，包括個人姓名、職務、部門、公司名稱、網址、手機、座機、QQ等必要信息，但一定要適當地取捨，不要將所有信息都羅列上去，一般最好不要超過4行。引用一個短語作為簽名的一部分非常有創意，比如個人的座右銘，或公司的宣傳口號等。但一定要簡短，分清收件人對象與場合，切記一定要得體，避免嘩眾取寵。
有人會問郵件簽名中該不該包含自己的郵件地址？我個人的理解是非常有必要，雖然當對方收到你發送的郵件時，自然可以從發件人中看到你的郵件地址，但是不要忘了你的郵件可能會被轉發或回復給其他人，那麼最後收到這封郵件的人，想與最初發送這封郵件的你取得聯繫時，如果簽名檔沒有包含郵件地址，對方是無法及時與你取得聯繫。
郵件署名既是尊重對方，也在宣傳自己。當然，最好根據對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，事先設置好多個不同的郵件簽名，附上自己所有方便的聯絡方式，便於靈活調用。
5.3 郵件標題
郵件的標題對郵件的打開率具有舉足輕重的作用。工作中每個人都會收到大量的郵件，通常我們會通過郵件的標題來決定是否打開該郵件。如果不能吸引別人打開你的郵件，那麼寫得再好也沒有任何意義。寫郵件不僅僅要告訴別人你的郵件是關於什麼的，還要能夠「吸引別人打開你的郵件」。
一方面空白或無意義的標題會讓我們發送的郵件淹沒在大量的郵件中，影響溝通效率；另一方面，站在對方的角度考慮，不方便日後查詢。空白和太過隨意的標題，時間一久，完全不知道是幹什麼的了，當某天對方需要去找之前我們發送給Ta的某一封郵件時，通常是通過郵件搜索功能來搜索郵件的標題，而無意義的標題，對於郵件的搜索毫無意義，對方又會來找你，要你再發一遍。
所以，郵件的標題一定是郵件正文的提煉，以關鍵詞充分體現郵件的主要內容。在寫好郵件正文後再寫標題，可以更好地提煉標題的內容，保證收件人看到標題後立馬知道郵件的大致內容。
如果標題中有關鍵詞想突出，可以添加適當的符號加以著重，例如【】；如果確實很緊急，可以在郵件標題註明【緊急】，但應適度不要太隨便使用。
所以對於郵件的標題，有以下幾個注意事項
①一定不要空白標題，這是最失禮的；
②標題要言簡意賅，不要長篇大論；
③真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題；
④一封郵件只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，便於對方日後整理。
5.4 郵件地址欄
郵件的主體寫完了，終於到了地址欄部分了。在完善所有的內容後，再填寫收件人，一方面在寫郵件正文的時候，可以思考該郵件該發送給哪些相關的人，另一方面可以也可以避免發錯郵件，使郵件直達目標收件人。
關於地址欄，我們要弄清楚發送、抄送和密送之間的區別
發送（To）:是指受理這封郵件所涉及的主要問題，需要對郵件予以回復的人
抄送（CC）: 是指只需知道郵件中所提及的事，Ta沒有義務對郵件予以響應，但是可以給予建議或補充相關信息
密送（BCC）：是指其他收件人不知道發件人發給了密送的人，由於這個不太好把握，一般情況下還是慎用為妙。比如，你本不想讓其他收件人知道你發給了密送的人，但是密送收件人卻回復了所有人，這下你就尷尬了。
所以關於郵件地址欄，有幾點需要特別注意：
①千萬不可混淆發送和抄送的關係
因為這個東西涉及辦公室政治，比較敏感。誰是收件人，抄送誰，發之前一定要想清楚。一般地，給其他部門員工發郵件最好抄送自己的上司和對方的上司，萬一有什麼問題上司可以幫你一起解決。不抄送給上司的話，出了問題就只能自己扛了，這個應該不用多解釋。
②收件人的位置，一定要放和郵件內容直接有關的人。
收件人的擺放位置也最好按照職位的高低從大到小。
③使用正確的郵箱昵稱
我們知道當自己收到某人發過來的郵件時，除了顯示對方的郵件地址外，也會顯示對方的郵箱昵稱。比如在使用QQ郵箱發工作郵件時，如果沒有及時修改郵件的昵稱，QQ郵箱就會默認QQ昵稱作為發件人昵稱。設想對方收到譬如「爽一把就死」、「一隻跛腳的貓」「好想做一隻豬」等等這種吊炸天的殺馬特式昵稱發過來的郵件時，心裡會是一種什麼滋味？
另外，對他人的郵箱備註名最好正式些，有些人為了方便記憶，可能會把別人的綽號作為郵箱備註名，就算大家私底下給某人取了個不雅的綽號，也最好不要作為郵箱的備註名，因為當你發信後，對方是看得到你對Ta的備註的。想想對方看到你給Ta的郵箱備註是「張老姑婆」、「四眼仔」這樣的名字的時候，對方心理會是一種什麼感覺？所以發件人所用的郵箱名稱或者地址最好符合身份和使用場景。
6 工作郵件的恰當禮儀
到目前為止，一封正式的郵件總算是寫完了，是不是就可以直接點擊發送了？別急，還有一點你可能沒有考慮到，那就是郵件禮儀。
有的朋友可能會納悶了，郵件又沒有肢體語言和神態，怎麼會牽涉到禮儀呢？其實不然。相反，恰當的郵件禮儀非常重要，有時可能就因為禮儀不到位，導致工作延誤，甚至被對方誤解。那麼，工作郵件需要注意哪些內容，才能確保發出去的郵件合乎職場禮儀規範呢？下面我說幾點，大家一起思考一下是不是這麼回事。
6.1 首先，使用合適的郵箱賬戶
不要使用個人郵箱賬戶收發工作郵件，因為使用個人郵箱賬戶收發工作郵件容易讓人誤解你的公司不靠譜，設想一個連企業郵箱都沒有的公司，實力能好到哪裡去呢？當然，更不要使用公司的電腦或郵箱賬戶來收發個人郵件，因為在很多國家和地區的法律定義中，公司配備的辦公電腦及其所存儲的文件，以及公司郵箱里的所有郵件都是公司資產，這就意味著，公司有權查看你的任何文件。而且，就算在公司的電腦上，哪怕是用個人賬戶發出的郵件或者文件，都有可能被定義為公司資產。所以絕不要用公司電腦或郵箱發任何不該發的東西——包括但不限於個人求職信息、對公司不滿的言論、任何違反公司規定或當地法律的討論等等。
6.2 其次，使用恰當的郵件稱呼
工作中常見的稱呼方式為姓氏+頭銜，主要有以下幾種：①職務性稱呼，比如×局長，×主任；②職稱性稱呼，比如×工程師，×研究員；③學銜性稱呼，×博士，×教授；④行業性稱呼，×老師，×醫生等。
同樣，工作郵件採用恰當的稱呼非常的重要，一方面顯示你對對方的尊重，另一方面也可以拉近彼此的距離。當不少人在寫工作郵件時，卻很少關注到這一方面，造成不少的困擾。
第一大忌諱不稱呼，不少人寫郵件一上來就直接吧啦吧啦說事情，給人的感覺是「你應該知道我是誰」、「你都知道我是誰了，招呼就免了吧」；有的人最多用個「你好」，其實這些都是不合職場禮儀的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，通俗的稱呼為姓氏+先生/小姐，但一定要把性別先搞清楚，尤其是那些字面含義容易被誤判性別的名字，否則叫錯性別就尷尬了。當然也可以根據行業的不同，稱呼對方為×工，×老師等。
需要注意的是，在郵件中用「您好」比用「你好」更有禮貌。當然雙方都十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，但僅僅局限於平常的個人非正式郵件溝通。
第二大忌諱亂稱呼，一上來就誰都稱呼為×總，普通員工看到自然非常高興，但會因此冒犯比其職位高的人。如果對方的職務為副職，稱呼時可省去「副」字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。
6.3 第三，合理的回復對象
①一定要明確單獨回復（Reply）和回復全部（Reply All）的區別。儘管對方郵件可能同時發給了很多人，為了避免給別人帶來不必要的麻煩，如果只需某個人單獨知道的事，在回復時通常只需用「回復」功能答覆發件人即可。如果對發件人提出的問題不清楚，或持不同意見，應該與發件人單獨溝通，而不要通過郵件蓋高樓，向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
如果確有必要抄送給其他人，則盡量根據實際需要選擇性地添加回復對象。尤其需要注意的是，正面的事情可以抄送給他人，負面的事情還是盡量一對一處理吧；這與當眾表揚，私下批評是同樣的道理。
②主動控制郵件的來往頻率
工作中為了避免無謂的回復，浪費時間，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上：「全部辦妥」、「請知曉」、「僅供參考，無需回復」等語句。
6.4 第四，巧妙的收件人取捨？
如果是寫給領導的信，最好單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給領導的同時，抄送其他人，否則領導收到這樣的郵件會有種不被信任的感覺，甚至威脅的味道。如果確實需要領導了解某個具體事項，則發郵件給他人的同時，通過抄送知會領導會比較妥當。例如自己在領導的授權下就某一事項與第三方達成共識，通過抄送知會領導事項的進度。
6.5 第五，確保正確的收件人排序
收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要按一定的規則排序。通常是按照職務高低排序，同樣職位時按姓氏字母排序，不了解職位時可以按照字母順序排序。
6.6 第六，真誠地向對方表示感謝
俗話說：好言一句三冬暖。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合，即便是領導命令對方與自己合作，一句簡單的感謝也能顯示自己的職場修養，在請對方幫忙也更容易得到正面的回應，工作開展也會更順利。
7 工作郵件的格式要求
在談完了郵件的禮儀之後，我們最後來談談郵件的格式要求。格式是一種細節，雖然不影響內容的陳述，但會影響對方的閱讀體驗，直接決定對方是否有勇氣讀下去。
7.1 郵件接收者的閱讀環境預估
這一部分可以視為「電子郵件溝通中的用戶體驗」，我們要充分考慮到對方是在什麼場景下，接收和閱讀咱們發送過去的電子郵件。凡是能分段，盡量分段；凡是能用小標題，盡量用小標題；凡是能用清單，盡量用清單。如果對方經常使用小屏幕上網本，那麼，咱們就盡量把表格設置得緊湊一些，方便對方閱讀；如果對方經常使用移動端收信，發郵件時就盡量避免發送大附件。
對於以文字為主的核心附件，可以考慮將文檔里的正文用純文本複製，粘貼在郵件的末尾，並在郵件開頭說明郵箱附件文檔跟正文內容是一致的，方便對方無需等待下載附件，便可以直接在移動端快速瀏覽，等對方使用電腦時，可以隨時打開附件進行修改。
7.2 合理標註
不要使用太多的粗體、黑體及多種顏色強調，這會讓人感覺你在郵件中對Ta咆哮。郵件正文盡量不要使用超過3種顏色來強調相關內容，如果不得已一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標註，否則郵件幾經轉手後，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失或誤解信息。
7.3 段落對齊
在電郵中，段落開始時應該避免加空格，這屬於「web時代新文字排版問題」，不在這裡鋪開討論。所以最好讓文本自適應屏幕大小顯示，而不要利用回車控制來換行，因為在自己的客戶端設置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設備上的顯示效果卻會慘不忍睹。自己可以試一試在記事本里粘帖上一段文字，並使用回車鍵換行，再調整一下窗口的大小，看看顯示效果就明白了。
7.4 適當間距
行間距可以用默認間距或1.5倍以內的間距，取決於篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。
7.5 字體與背景
不要使用有花哨的背景和不常用的字體。不要只圖自己覺得好看，花里胡哨的背景會影響對方的閱讀體驗，商務郵件頁面還是乾淨一點好，也不要用特殊的字體，因為你用的字體對方電腦不一定有，有可能會導致郵件內容顯示不正常。
7.6 發送前檢查
不要未經檢查就匆匆發送郵件。錯別字，邏輯不通的語句，糟糕的排版，不完整的網址，都會給對方造成做事毛躁的印象。
8.最後總結
以上就是關於如何撰寫一封優秀且高效得體的電子郵件的全部內容，最後我們一起來回顧一下本篇文章所講的主要內容。
首先需要考慮採用郵件溝通的情境和場合，最好使用郵件進行溝通的6種情況分別是：
1. 要留下官方的內容記錄，方便備查
2. 同時與多人交流，又不方便安排會議
3. 需要對方做出回復前仔細思考的問題
4. 需要將發送給對方的信息轉發給第三者
5. 重要的安排、結論或工作報告，用於備忘或提醒參與者；
6. 知識推薦或信息傳遞
而慎用郵件溝通的6種情形是：
1. 處於激烈的負面情緒時
2. 溝通有爭議的內容時
3. 話題複雜，需要多方深入解釋或討論時
4. 溝通需要保密的內容時
5. 溝通敏感話題時
6. 溝通需要對方立刻反饋的內容時
第二，要想達到有效溝通的目的，需要從①內容、②語氣和③結構三個維度來提高電子郵件寫作技能。在內容上，需求郵件可以考慮採用「4W1H」原則來編寫，與需求郵件對應的確認郵件的目的在於確認需求和留存證據，最好在不同的時間點發送兩封以上，第一封確認對方的需求，第二封隨時反饋進度和結果。而通知郵件除非確有必要，盡量不要回復。
在郵件的語氣把握上，為了避免誤會，可根據與收件人的熟悉程度和等級關係，郵件是對內還是對外，恰當使用謙詞，客觀地陳述內容。
在郵件的結構上，建議可以遵循倒金字塔結構，即：結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。
第三，發工作郵件的最好遵循3個核心原則，即越短的郵件越容易得到回復；別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什麼關係；要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應該盡量減少對方的時間精力支出，與人方便，於己方便。
第四，正確的郵件編寫順序為：①附件---②正文---③標題---④地址欄，多站在對方的角度考慮，這樣可以才能有效避免出錯。
第五，注意恰當的郵件禮儀，使用合適的郵箱賬戶，恰當的稱呼，合理地選擇回復對象，並真誠地向對方表示感謝來顯示自己的職場修養。
最後，在郵件格式上，充分考慮郵件接收者的閱讀環境，發送前仔細檢查，避免郵件出現錯別字，邏輯不通的語句，給對方留下專業的職場形象。
以上就是關於如何撰寫一封優秀且高效得體的電子郵件的全部內容，更多乾貨，請移步公眾號「琴聽聊」（qt_chu)，期待你來撩哦～
先描述下最近遇到的事情。
最近，W妹子在工作中遇到一件令她很委屈的事情。
上級需要在某個日期前確保所需資源到位，作為項目助理的她，提前很長一段時間就發郵件給相關人員，確保他們能及時完成工作。很多職場人應該都吃過這種溝通虧，明明期限快到了，事情無法落實，一看原來是郵件無人回復，收件人沒能理解任務的緊急和重要程度，發件人又忽略持續跟進，最終發現任務無法完成。
@曹將之前寫了一篇關於Markdown使用教程的文章，非常棒，有興趣的可以去找找。04 Markdown（簡稱MD）工具推薦① 簡書：① #一級標題，##二級標題，以此類推。
② *斜體*，**粗體**。③ *和-表示無序列表。④ 數字和點表示有序列表。⑤ &>表示文字引用。⑥ 使用 [描述]（鏈接地址）為文字增加外鏈接。
可以選擇常用的編輯器：富文本和Markdown。
寫作模式非常簡潔，專心碼字，不受干擾。
預覽模式下左邊寫MD，右邊看效果，隨時發現寫作過程的疏漏。
缺點：
② 馬克飛象（Chrome插件）：
網頁版寫作中斷後，不能在手機端繼續同步寫。
複製預覽界面的文字會有背景色，影響美觀。
專為印象筆記打造的Markdown編輯器，實時同步。
異常美好的寫作界面：支持高亮代碼塊，多種編輯主題。
複製預覽界面的文字毫無痕迹。
④ 為知筆記
讓富文本編輯框也支持MD，在郵件編輯框內直接右鍵選擇「Markdown轉換」即可。
不只是郵件，微信公眾號文章的編輯同樣支持！
⑤ Cmd Markdown
電腦、手機、平板和網頁實時同步，在地鐵上也能繼續碼字。
提供標籤和關鍵詞搜索。
一鍵收集微信、微博、郵件等各個平台的資料。
多人協作工具，功能太多，自行體驗。
⑥ Matcha 3：
無需安裝客戶端，網頁上直接編輯，雲端同步，多台電腦一起辦公。
離線模式依然可以運行。
這其實是款iOS App，售價高達￥98，Daniel在限免活動時強勢入手（狂笑臉）。
支持文檔標題的全局搜索，再也不用擔心找不到文檔了；
可以通過觸屏向左或向右滑動段落，實現段落間的快速排版，經常忘記MD符號的童鞋趕緊滑滑滑；
還支持添加圖片，圖片任意放大縮小，輕鬆生成不錯的圖文排版或相冊。
不支持中文關鍵詞搜索。
Markdown語言的支持有限。
趕緊對號入座，找到屬於自己的Markdown工具吧。郵件發送之後別忘了面對面溝通哦！
職場中離不開郵件溝通，我們來做一個測試，看下面幾個郵件問題，你常遇到幾個，在心理給自己打打分。
- 忘記帶附件的郵件，帶錯附件
- 標題主題不明確，如，項目報價，正確，xx公司關於xx項目的方案和報價
- 正文結構不清晰，雜亂花哨的排版，無法突出主圖
- 急於發送郵件，來完成工作任務，從來不檢查
- 郵件結尾沒有明確需要對方跟進的事情或提供完善建議，如，有問題，請隨時聯繫修改，非常感激
- 缺少祝福語，如，祝：商祺
平時工作郵件溝通的時候，是否也曾注意到這些郵件的細節呢？
分享一下我總結的正式專業的郵件方法，幫助你寫出正式專業的郵件。
如何寫出正式專業的郵件
- 正式的主題名和郵件顯示名
- 主題名：根據麥肯錫的金字塔原理，結論現行原則，主題名要根據正文內容進行提煉，是全文的總結概括。
- 姓 名：郵件顯示自己的名稱要避免QQ昵稱，最好的就是用真名，或者公司名-真名
- 邏輯清晰的內容和簡潔的格式
- 基礎項：開篇要有尊稱，在正文末加「以上，謝謝！」內容，會讓收件人覺得你很禮貌。結尾加上跟進，如，有問題，請隨時聯繫修改，非常感激；結尾添加祝福語，如，祝：商祺，顯得專業。
- 邏輯項：主要做到結論現行，每段的首句，是整段概括，能用小段，不用大段，能用短句，不用長句
舉例：
標題主旨（郵件內容概括）段首主旨1，段落描述1段首主旨2，段落描述2...
3.簡潔項：僅通過一種字體、一個顏色、一樣大小、配合分段、縮進和加粗來表達觀點和概括重點
- 良好的郵件回複習慣
收到郵件儘快回復，代表你的效率、能力，和對他的重視程度。配合上回信的專業方式，可以表現出你職業化的程度。在郵件回復的發送前，要再次檢查標題、稱呼、錯別字、格式、附件。
大家可能會問，要不要這麼複雜，只要把事情完成不就可以。其實我也有過這種困惑，對穿著、飲食、溝通等都有這種煩惱，為什麼要這麼精益求精呢？
最後我是這樣想的，你可以只為了填飽肚子吃飯，你也可以為了品味美食順帶填飽肚子而吃飯；你可以隨便穿衣服來遮羞，你也可以穿著整潔得體展現個人形象，你可以隨意聊天，你也可以引導交流完成目標....怎麼樣處理事情的心態，決定自己需要接受怎麼樣的結果。
我選擇了培養精緻的習慣，過精緻的日子，你的選擇是什麼呢？
1.郵件主題:主題簡明扼要，包含所屬事項，便於郵件歸檔或後續搜索查找2.正文:稱呼簡單明了，說明發郵件來意，什麼事情，怎麼辦，需要什麼幫助，處理結果怎樣3通知型郵件: 介紹郵件用途後，一定要有明確的時間節點，比制度，從XX時開始執行，比如需要回復的，請於XXX日期前回復4.附件較多的郵件:切記一定要將所有附件名稱命名完善，將附件統一打包便於收件人查收，歸檔(以往碰到一個特例，告知將材料統一打包，結果他把每個附件都打包一下，再發一下，這真的是大忌)5.能用正文展示的，一定不用附;需要發送附件的，一定不能用正文(二者判斷標準: 如果只需要收件人看到郵件，知曉或簡單回復，用正文即可;如發送文件類的，需要收件人存檔或在原件上修改，批示，一定用附件)6.關於郵件結尾標籤: 聯繫完善，將職位聯繫方式表明，便於他人聯繫。
在我剛進入大學的時候，就接受過幾次系統的郵件學習課程。工作之後，公司也會定期做一些培訓，其中有幾次是關於郵件禮儀及規範的。自己在平時寫郵件的過程中也會有意識的注意這些點，這麼多年來，也倒是已經成為習慣了。
這次，借著這個回答，和大家分享下我自己總結的關於工作郵件寫作過程的幾個要點。經驗之談，如果能對你有所裨益，不勝榮幸。
01
郵件標題直接明了，並運用標籤強調重要信息
郵件標題可能會出現的問題：
1.收件人無法從標題中了解到郵件內容。
2.後期搜索查閱不便。
針對以上問題的解決方法：
1.郵件標題應該簡單明了的表現出此封郵件的目的，使收件人看標題就知道這封郵件是做什麼的。比如「2017年9月工作總結-市場部Rainbow」就要比「工作總結」更合適。
2.給重要的欄位添加標籤，推薦使用「【】」，如【重要】、【盼復】、【緊急】。
重要欄位主要指重要或緊急的事，或者希望吸引收件人注意力的信息。
02
編輯郵件的順序
你是否碰到過以下這些尷尬的情況：
1.郵件發出去之後發現附件忘了添加。
2.未完成的郵件不小心發送了出去。
3.郵件內容出現了錯誤，比如數字錯誤、錯別字、語言表述不順等。
以下的郵件編輯順序可以避免出現這些尷尬的情況：
添加附件-編輯正文-添加標題-添加收件人-檢查-發送
Tips
1.首先添加附件可以避免忘記添加附件就把郵件發送出去的尷尬。
2.完成郵件內容後再添加收件人可以防止誤點導致還未完成的郵件發送出去。
3.郵件寫完後最好檢查一遍，如果不是特別緊急，可以過一會再回頭看一下郵件是否有不合適的內容。
03
收件人的稱呼方式
公司內部：
1.姓+職位，如，王經理，陳總。
2.關係比較好的同事，採用平時對他的稱呼即可，如丁姐，嬌嬌。如果對方既有中文名又有英文名，可以根據對方對自己的稱呼來選擇。
公司外部：
1.姓+職位（職位明確的情況）。
2.姓+工（職位不明確且從事工程技術類的工作）。
3.姓+老師（職位不明確且從事文藝傳播類的工作）。
4.姓+先生/女士/小姐（實在不知道稱呼什麼的情況）。
04
正文結構
正文的結構建議分為3大塊：表明主題-細節闡述-總結
Tips
1.所有信息都圍繞主題。
2.需要對方著重注意的內容需要標示出來，加粗或者高亮。
05
郵件簽名
在郵件的末尾應附上個人簽名，包含公司名稱、公司地址、個人姓名、聯繫方式（電話+郵箱+手機+微信）及個人職務。具體內容可根據每個公司的實際情況做調整。
另外，針對比較熟識的收件人，也可以專門做一版簡化的簽名，僅包含個人姓名、職務及手機。
Tips
1.簽名位置建議放在左側，由於人的閱讀習慣是從左到右的。
2.簽名欄中可以加入微信信息，畢竟現在微信是主要溝通的方式。
06
關於收件人、抄送人及密送人
收件人是指需要對方知悉且回復的人
抄送人是指只需要知悉但不需要回復的人，應慎選抄送人，以避免對他人造成不必要的打擾。
密送這個功能基本是用不到的，至少我自己從來沒用過，也很奇怪這個功能的設計到底是為了什麼呢。如果你希望A君收到這封郵件又不被其他人知曉，你完全可以單獨發一份郵件給A君。若使用密送功能，總有點讓人感覺偷偷摸摸的意味。
07
其他注意點
1.一封郵件只圍繞一件事。
這裡的事是指一個大的概念，比如關於例會會議紀要的郵件，雖然其中提到了5件不同的事，但是主題是會議紀要，所以這是一件事。
那如果要針對其中的一件事提交方案細則，就是另一件事，應該另起一封郵件。
2.在多人討論的郵件中，如中途增加或減少收件人，應註明。
3.如果某個話題更適合當面溝通或電話溝通，應盡量選擇更適合的方式。
4.不要使用郵件來討論有較大分歧的問題，郵件比較適合用來闡述事實性的內容。
5.不要在郵件中討論公司的機密或隱私。
6.郵箱名稱用自己的名字命名。
別說技巧，我覺得很多人應該先分清reply和reply to all的區別！
上個廁所的時間就幾百封未讀，點開的速度都沒有收件的速度快。我是真的真的真的覺得
發郵件最最起碼的一點：收件人的名字你總得寫對吧
是Brooke 不是 Brook 更不是 Broke....
尤其是在我先發你郵件的結尾處有我的基本信息的時候
仍然寫錯 一遍又一遍
我不玻璃心 但我真的覺得這樣有點不尊重。
一大早就起來修鍊這個，最近常有困惑，在於郵件顏色的使用。總感覺自己用的很亂，常用3種顏色：紅色、藍色、紫色。但是對於這三種顏色的使用，很隨意，希望獲得一些使用不同顏色的技巧。求經驗賜教，謝謝！
要嚴格使用郵件格式，同時也要主要公司的文化，盡量不要做到另類，儘管你是對的，但是不同的公司還是有一點點小小的區別。
什麼方法可以有效了解一個人？
生活中看他怎麼發微信，工作中看他怎麼發郵件。
1. 寫郵件的順序
當你在寫一封新的郵件時，記住四個字：由下到上。
我們寫郵件的順序最好是：附件，正文，標題，收件人地址。這樣你不會落下任何重要的信息，你不完成所有的步驟，郵件根本發布出去。
2. 說清楚4個「W」和1個「H」
(W)ho：你在給誰寫郵件？
(W)hat：你想說什麼？
做到言簡意賅，有數據和數字的，記得直接引用。
(W)hy：人家為什麼要回復你？
你要把關注點調到對方身上。你要讓對方感覺這件事對他重要，他才有動力回復你的郵件。說白了，多數人都只關心自己，這是人性，不要違背。
(W)hen：什麼時候需要答覆？
每個人都有點拖延症，你不給對方一個明確的截止時間，對方有可能一直拖著不答覆。「儘快回復」的意思就是「我其實沒那麼著急」。
(H)ow：希望對方如何應對？
明確希望對方做出的回應，不然誰知道你想要對方怎麼做呢？
3. 內容採用總分形式
先寫好幾個小標題一二三四五，後面再去補充裡面的具體內容。看的人有時間和興趣就仔細看，沒時間就只看小標題。
4. 標題要明確
不要過短讓人摸不著頭腦，也不要太長讓人覺得是垃圾郵件。
用最少的詞把這封郵件的內容說清楚，用點不用面。
5. 能用文字的就別用圖片
別把文字做成圖片發過去。首先載入速度慢，在手機上看更是效率低。其次不能檢索，後期查起來太麻煩。最後大部分人的審美不夠專業，正常的文字至少不會減分。
6. 簡化添加的鏈接
如果有鏈接需要添加，那就去用專業網站縮短它。看起來簡潔明快，不會讓人覺得反感。推薦百度短鏈網：http://www.dwz.cn/
7. 多說事實，少帶情緒
有問題就反應問題，我們發郵件不是為了泄憤，而是為了解決問題。
檢查郵件的時候，如果發現某些詞對於解決問題沒有幫助，那就果斷刪去吧。
8. 想好了再抄送
這封郵件應該只涉及相關人員，不要有事沒事抄送給他人，尤其是領導。
9.兩條重要原則
1.發出去的郵件就是潑出去的水。每封郵件發送前都要三思，再發送！
2.收到以後即使沒空，也要回復一句「郵件已收到，過後答覆您」，讓對方起碼知道郵件已經收到了，不會懷疑是否發送失敗。
如果企業郵件遇到退信、發送失敗等郵件問題，靠譜郵件雲安全可以幫你解決一切關於郵件的煩惱！
想要升值加薪，先從好好寫郵件開始。
靠譜郵件雲安全從2002年起，專註郵件雲安全服務！
上海青羽電腦科技有限公司專註為企業提供優質的企業郵箱服務、反垃圾郵件雲網關、中繼外發服務、郵件歸檔等全方位企業郵件解決方案。
企業郵件選擇我們就是「靠譜」！
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1. 標題要充分顯示是什麼類型的郵件。最好首先在宗括弧里加入項目名，活動名等，綜括弧後面緊接著你的姓名，再後面需要的信息用 「—」 連接，如： 時間等。2. 禮貌不能少，開始語一般用 Hi XXX 就行，結束語用 Thanks， XXX 或 Regrads XXX 。3. 郵件內容儘可能簡單明了。不同的事用枚舉列出來。4. 內容不能有錯字、病句、歧義句等。
蘋果系統和窗戶系統不兼容的文檔文件發雙份！
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我不管你怎麼做到，但是做到了絕對加分。推薦閱讀：
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