在工作中，郵件禮儀有哪些方面需要注意？

01-05

比如郵件內容以及收件人，抄送，密送等方式。

@flypig 老師曾經寫過一篇《在公司里，如何寫好一封電子郵件》，這是我看過最好的郵件禮儀的文章。

============== 因博客地址不翻牆幾乎無法訪問，所以轉載到這裡 =================

在公司里，如何寫好一封電子郵件

定義電子郵件的「好」是很難的。

若你寫了一封「加薪申請」給老闆，哪怕對方只回復倆字「OK」，那也算是好得令人動容。但如果郵件來自令你頭疼的追求者，哪怕對方把郵件寫成了一幅《蘭亭集序》，可能也逃不過「Report as spam」的厄運。

所以，本文只探討：在員工都具備基本的職業素養，同事之間無冤無仇也沒有人來大姨媽的情況下，如何寫出讓對方看過之後覺得專業並樂於回應的郵件。

另外，這只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只揀些皮毛說說。否則應該開個兩小時的培訓才能說透。

發出去的郵件，潑出去的水

絕大多數「郵件車禍現場」來自一時衝動。

在回復任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎？如果你覺得自己一輩子不會上法庭，那麼就換一個問題：在微博上，我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎？

在數字時代，郵件就是所謂的「白底黑字」。隨便一張截圖，你的郵件就成了長微博。很多「壞事兒」的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成了全世界的把柄，跟隨一輩子。

就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。

不要相信有些企業郵箱提供的「撤回」功能。很多人自以為已經撤回的郵件，在三秒鐘之前其實已經被推送到了那些黑莓用戶的手機里。

如果你使用 Gmail，建議開啟一個名叫「Undo」的功能。它和鎚子手機一樣，會延遲五秒鐘發出你的郵件。這是天底下除了破解對方郵箱進去刪郵件之外，唯一有用的「撤回」方法。

寫新郵件的最佳順序

寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、標題、收件人。

首先，就像它的名字所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進郵件吧。Gmail 有個「附件提醒」的功能，也需要你自己去開啟。如果你在郵件里提到了各種語言的「附件」而又忘記了貼上，它都會在你按下「發送」之後彈出一個提醒。

其次，標題放在正文之後，是因為大多數郵件客戶端會提醒你「沒有標題是否發送」；而收件人放在最後，是因為沒有收件人，這封郵件肯定發不出去，這就給了你足夠的時間來回味這封郵件的疏漏。

而且，隨著正文的進行，你有很大可能會調整郵件的標題和收件人。所以這樣的順序也比較好，不會等郵件發出去以後再加各種人進來。

不要把文字變成圖片

在過去幾年的觀察中，我發現人事和行政部門的同事喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件里發出來。

這種做法並不能增加任何有用的信息，卻帶來了許多壞處：

首先，大部分人的審美水平不如專業的設計人員，這就導致了很多紅底黑字或紅底黃字、配合密布著鋸齒的「魏碑」或「隸書」字體的郵件，非常難以閱讀。但發信人還往往覺得這樣很喜慶，營造了一種祥和的氛圍。

其次，越來越多的人在手機上讀郵件，這會讓對方看郵件的時間成本和流量成本大大提升。我曾經收到過一封總字數不過 500 字的通知郵件，但對方做成了五張總計 2 MB 的 PNG 圖片，令正在開車的我苦不堪言。

還有，圖片上的文字是不可搜索的，這意味著你的這封郵件在日後被找到的可能性大大降低。我目前還沒有發現任何郵件客戶端或網頁版內置了 Evernote 那樣的圖片文字自動識別功能。

倒金字塔敘事

如果說我在幾年前做記者的時候學到的最重要的事情是什麼，那就是如何說清楚一件事情。

倒金字塔的敘事方法是很有用的：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚「四個 W 和一個 H」——誰（Who）、什麼（What）、何時（When）、為什麼（Why）、怎麼樣（How）。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最後一段並且搞清楚你的真實用意的——除非你是一個有絕對權威的 CEO。

誰——這意味著你需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人（所謂的「owner」）。如果你只是一個「Hi」開頭，卻有若干個收件人，那麼誰也不知道要響應這封郵件；而如果你一下子和多個人打招呼，那麼這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。

什麼——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以「中國式思維」發些模稜兩可的表態，這樣對於郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什麼或者要表達什麼，就別發出這封郵件。

何時——明確這個需求的時限。「越快越好」（ASAP）在大多數時候等於「沒有截止日期」。

為什麼——請讓對方明白這件事情對對方（收信人）而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你（發信人）而言的重要性。俗話說：「誰上班沒點事兒呢？」即便你是對方的直接彙報對象，在多數情況下，能夠寫清楚為什麼也比不寫能夠得到更有效的響應。

怎麼樣——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件里花費更多時間，建議給出儘可能明確的操作辦法。

說清楚這些，再慢慢展開郵件、旁徵博引、羅列數據、推演流程吧。

用對方的語言和思維方式

每個公司，哪怕只是一個五人的創業團隊，也存在分工。所謂「隔行如隔山」，你不能要求他人對你的工作了如指掌，也不能假定自己對其他部門的業務知根知底。

比如營銷部門在和運營部門打交道的時候，就應該把廣告上那些冠冕堂皇的表達方式分解成運營部門所能夠理解並執行的業務指標，少提「最近的增長情況」之類模糊的概念，多用「過去 15 個月中 A 分類下 B 屬性等於 C 的商品的銷售量（而非銷售金額）逐月佔比」。

公關部門在和技術部門打交道的時候，就儘可能地應該把自己的需求變成技術語言，少說「我要建個博客」，多說「我們需要在一台和公司主營業務沒有關係的伺服器上搭建一個有獨立二級域名的、採用 WordPress 搭建的、有 MySQL 資料庫的小網站」。

我在目前的工作中，主要負責營銷和公關，而非運營和技術。對於大多數員工來說，這樣的要求不低，但這樣提需求會得到更高效的響應和更準確的執行。

從人情世故上說，這樣的郵件也能夠讓對方產生「這人比其他那些瞎指揮的傢伙強點兒」的印象。溝通起來也順暢。

多用點，少用面

我個人最害怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個大段（很多的段落之間還沒有分隔，你還需要腦補空行），需要費勁巴拉地去裡面刨出對方的重點，加以消化吸收。

而通俗易懂的郵件，多是分好了點，一二三四五，言簡意賅。而且點和點之間沒有重複，邏輯清楚。

更好的郵件，是把複雜的事情分成幾個大塊，每塊下面幾個小點，以重要性和緊急程度排序，把不可泄漏的重點用黃底標出，層次清楚，皆大歡喜。

多說事實，少說道理

這是很難做到的一點。而且這也是外國人做得比中國人做得普遍要好的一點。

這就像微博上的辯論，比如梁歡說五月天唱歌只有 5 分水準，五迷們就應該拿出五月天唱歌不跑調的證據加以反駁，而不是說你知道阿信有多努力嗎，或者指責梁歡想紅想瘋了，或者問候梁歡的家人。因為這後面所有對動機或原因的猜測，即便不說沒有證據站不住腳，也很容易被當場否定立刻拍死。

比如你在針對一個逾期項目發出郵件的時候，最好的方法是問人什麼時候能做好，其次的方法是說這個項目逾期了，最差的方法是說「你們技術部門能不能不要三天打魚兩天晒網這麼簡單的需求都做不出來」。

可能技術部門是有來自比你的需求更重要的需求需要緊急處理？也有可能負責你的需求的工程師家裡出了一些意外需要臨時請假？還有可能是你的需求郵件其實因為垃圾的企業郵箱系統被搞丟了？

在郵件中施以「誅心之論」不但容易傷了和氣，也往往會讓發件人陷入巨大的被動之中。

而且，話說回來，很多事情其實可以通過電話或見面溝通解決，遠不至於走到在郵件里擦槍走火的地步。

不要抄送一堆人

首先，在一封郵件里，加入更多收件人的時候，務必在郵件開始處寫上「+John」之類的提示。這對於原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。

其次，每一個收件人都應該是和這封郵件里所談及的事情有關的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應該說些什麼或是做些什麼。而且收到不相關的郵件對於大多數人來說，都是一種困擾。

最後，很忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司里的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老闆並不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人「做主」。

就像在學校里考試的時候，老師站在台上，自然能清楚看到誰在搞小動作，只是不作聲而已。

舉手揭發的那個學生，也未必是班上最得寵的。

郵件的歸屬權

你應該明白的是，在很多國家和地區的法律定義中，公司郵箱里的郵件都是公司資產。這意味著，公司有權力看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個人郵箱發出的信件，都有可能被定義為公司資產。

這意味著，不要用公司郵箱發不該發的東西——包括任何違反公司規定或當地法律的討論。

標點符號

最後還是要提這個很多人覺得無關痛癢但是「說者無心、聽者有意」的問題。

用對標點符號、不要中英文標點混用、分清「的地得」、不寫錯別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫……這都是最基本的書寫要求。

而更高的商務書寫要求，還包括那些能讓收件人更快閱讀郵件的技巧，比如在英文單詞前後都加上空格，比如用更短的分句，比如統一字體、字型大小、文字顏色等等。

不要以為你的收件人看不出這些細節。不是每個人都有梵高的水準，但大多數人還是能對《星空》發出讚歎的。

April 24, 2013

主題：

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如「王先生收」。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：「嘿！」或是「收著！」

5．一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。

6．可適當用使用大寫字母或特殊字元（如「* !」等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼。

7．回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關於稱呼與問候

1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「x經理」；如果不清楚職務，則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個「Dear xxx」，顯得很熟絡。

關於格式，稱呼是第一行頂格寫。

2． Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個「HI」，中文的寫個」你好」或者「您好」，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個」祝您順利」之類的也就可以了，若是尊長應使用「此致敬禮」。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，「祝」和「此致」為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而「順利」和「敬禮」為再換行頂格寫。

俗話說得好，「禮多人不怪」，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

正文

1. Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最後看。但也不可過多，有些聯繫方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單辭彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2. 注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。「郵件門」就是深刻的教訓！

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件，這會讓人很反感。

5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字型大小等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用之類的笑臉字元，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在－:)

還是推薦這篇文檔給你吧，太長了，希望可以幫助到你http://wk.yl1001.com/doc_7391326350197772_all.htm

首先是開篇稱呼：「親愛的XXX，早上好/你好」需要根據郵件的正式程度來選擇開篇稱呼的方式。正式的郵件中，盡量使用「尊敬的XXX女士/先生」，避免簡單的「你好」

然後空一行

介紹性的語句：可以先進行自我介紹（我是XX公司的XXX等），或者回顧一下上次見面的情形（自上周見面後，希望您一切都好），或者回顧一下一年中特定的某個時期（相信您一定在享受這個愉快的假期）

空一行

寫郵件的目的，原因，想傳達的主要信息

空一行

結論：您需要什麼，時間，期望的結果「期待您的回復/期待下周見面」等

空一行或兩行

最後的問候/祝福：真誠的，此致敬禮，願一切都好等等。

在職場中，郵件是你向上級彙報的重要渠道，「郵件寫得好，升職升得早」一點都不誇張，尤其是大領導，更多地是通過你寫的郵件認識你。

給大家介紹郵件的幾類寫法

寫郵件時要寫清楚你想要表達的內容。

首先要了解郵件內容的組成：

1背景S——situation

2 衝突/癥狀C——complication

3閱讀郵件的人會有哪些疑問Q——question

4 給出答案A——answer

第一、發出指示/命令（下達任務）的郵件的順序應該這麼寫

S-我們打算做什麼事情？
C-需要閱讀郵件的人做什麼事情？
Q-閱讀郵件的人應該怎麼做？

第二、請求支持（申請預算、請人幫忙）等的郵件順序應該這麼寫

S——我們遇到了什麼問題？
C——我們的解決方案是？
Q——能否得到您的同意？
A——您應該儘快批准

理由1：這件事情對誰有幫助？理由2：這件事件為什麼著急？理由3：。。。

理由一定要寫上去，否則批複的時間一定會很長，甚至有些領導只閱不回。

第三、解釋某件事情的郵件應該這麼寫

S——目前的情況是怎樣？遇到哪些阻礙
C——這些阻礙將帶來壞的影響
Q——如何改進，使工作正常開展？

第四種、比較選擇

S——我們希望做什麼事情？
C——目前有方案A。。。。方案B。。。。
Q——哪種更合理

另外，麥肯錫的MECE法則可以幫助你有邏輯地整理你郵件的內容。

MECE

各部分之間相互獨立（mutually exclusive）
所有部分完全窮盡（collectively exhaustive）

你需要這樣思考

我做最下面這些事情是為了達到上一層的這個結果

我做上面這一組事情是為了達到更上一層的結果

依次類推。每一個思想都必須與其同組的另一個思想相互排斥（沒有重疊），而每組的思想對於上一層概括它的思想而言，都必須是完全窮盡（沒有遺漏）

盡量使用明確的辭彙和語句

在閱讀的過程中，讓讀者「看到」某種形象，讀者將對文章產生更大的興趣。這種結果明確化的方法對作者具有更重要的意義，因為能促使作者進一步深入思考。

提煉概括各組思想

確保思想屬於同一組，應抽象、提煉、概況思想精髓。

概括行動性思想——（介紹採取的行動、行為、步驟、流程）時，應說明採取行動取得的「結果」（效果、達到的目標）

概括描述性思想（介紹背景、信息）時、應說明這些思想具有的「共同點的含義」

例：該組織存在2個問題，這「2個問題」聽起來索然無味，缺乏思想。

NO ASAP

NO URGENT

NO TOP URGENT

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數相比，寫得很符合職業規範的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什麼原因。

基於多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是「你應該知道我是誰」；有的至多用個「你好」，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是，通常用「您好」比用「你好」更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經理職位高的人。

通常稱呼他人可省去「副」字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經理，可以稱呼「姓氏+經理」，但不要稱呼「姓氏+總」；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。

三忌回復所有人

通常只需要答覆發件人，很少有需要全部回復的情況，儘管對方可能同時發給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用「回復」功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據實際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。

發件人為了避免出現對方隨意點擊「回復所有人」的不職業情況，可以把大批量的收件人地址放在「密送」處，然後在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如「致：各事業部經理」等，有利於收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產生。

四忌把老闆列為收件人之一

常見人們寫信，幾個收信人中，自己的老闆是其中一位，這通常會被老闆認為不太尊重他。

如果是寫給老闆的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給老闆的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員，如果他們是老闆收到類似的信會有什麼反應，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。

如果需要老闆了解某個相關的事項，則致他人的同時，抄送給老闆比較妥當。例如需要就一個提案徵求大家的建議，則可以寫給大家抄送老闆；若需要同時徵求老闆的意見，則需單獨寫給老闆，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段「請老闆指教」的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內外之別時，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

當然，如果能根據收件人的具體情況調整字型大小大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字型大小，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

七忌重點不突出

現在的職場壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調，包括加粗、增大字型大小或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當于海報作用時才可以適當用彩色。

郵件的標題至關重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結果相關的字眼可放在句首的【】內，然後再寫具體內容，例如標題可寫為「【請9日前確認】xx會議日程」。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

九忌多重結束語

常見不少人在信的結尾同時寫上幾種問候，諸如「祝好」、「祝一切順利」、「祝工作愉快」等等（還有用英文寫best regards,all the best,ha*e a nice day）。其實，一句最恰當的結語即可。

有時候，很明顯地可以看出發件人事先設置好了簽名檔，裡面已有問候，那麼在發送之前務必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯絡方式，因為大多時候的問候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者「不用那麼客氣」，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。

署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好籤名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。

以上的一些規則同樣適用於寫簡訊，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內容（最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建築物、聯絡人及電話等）。

個人以為就兩點需要注意：

沒有拼寫錯誤或其他相關內容性錯誤
清晰表達郵件溝通的目的，以及呈現相關需要的內容要素。

上面第2點有些拗口，小編接下來會貼一個實例給大家說明，是因為今天收到了某司BD的合作信件，有感而發。（反正自己手頭的工作也做完了，用機構號答這種偏離業務的話題，真的好嗎？管他呢····）

正題來了~

上面就是我收到的「合作諮詢」郵件，小夥伴們看看有什麼問題嗎？如果這些郵件給到你，你會怎麼處理。我收到這封郵件的時候，內心有很多OS .

問題來了：

電話的縮寫都寫錯了（圖中箭頭位置），不應該是 tele 嗎？tell 是什麼鬼？You tell me·····
起碼應該讓我了解你們是什麼類型的公司吧，完全不知道對方是做什麼的，我怎麼去評估合作的這個事情呢？公司同事需要使用 ProcessOn 產品，大概使用規模是多少也應該告知一下。

所以，我都替這位小夥伴著急，這封郵件完全沒有達到合作諮詢的目的。因為信息缺失，導致下一步行動的實施。

關於郵件的種類，我畫了張思維導圖，覺得不完善的小夥伴，可以克隆這個圖進行補充，地址如下：郵件類型 | ProcessOn思維導圖

綜上，凡是郵件措辭恰當，沒有拼寫或相關錯誤內容，最終能夠達成最初寫郵件的目的，就是一封不錯的好郵件。

完~

我也湊下熱鬧，有感於某司嚴重依賴於郵件溝通，但問題頻現，這兒略提幾點。

1.標題格式：【XXX】YYY。

其中XXX為"ABC項目"、「通知」、」活動「等等，依次類推。如果你是個資料控，一定知道怎麼樣分類，怎麼樣加標籤；同理給郵件加」【XXX】「，方便創建過濾器進行歸檔。

YYY為標題，簡明扼要即可，不要overflow，更不要把正文的內容放在這兒。

2.新建郵件：一個新的開始。

個人碰到的一個常見的情況是，一封郵件會經過無數次的Reply或Forward，其中有同事的口水，上司的妖言，領導的批示... ...此處省略一萬字。這效果就像在論壇跟帖，很壯觀，或像一部歷史劇，或像一出折子戲。如果到你這兒，請試著另起一封郵件，讓它們安睡吧。

3.及時回復：不讓郵件沉沒。

這事兒有點怪，郵件的實時性本身不是很強，但工作中以郵件為主要溝通手段，還是有必要及時回復的：表示已收到郵件，正在處理，已經安排，稍後答覆，甚至可以酌情回一個電話，依此類推。總之一封郵件一個響應，若你在抄送列表除外。

其餘參考Email Etiquette: 101 Email Etiquette Tips。

前公司對郵件要求比較高，譬如：

1、沒有標題或者標題不清楚的，一般不會點開

2、搞清楚抄送和發送的區別，抄送給你的回復了別人會當沒看見

3、搞清楚順序逐級發送回復，不要越級發了，可以發給你的直屬領導抄給高級領導，一般你的直屬會回復後再發送給高級領導請示的

4、大段文字表格圖片什麼的，麻煩添加附件，除非特別重要，正式郵件很少直接插圖，最後加一段：另：關於**請見附件即可

5、習慣的開頭稱呼加個Dear，顯得親切多了，比尊敬的**好用

6、正文開頭加個hi，我是**

7、如果郵件需要儘快回復，可以在正文善意提及，譬如，煩請儘快批複，多謝。有的領導一天處理太多郵件，適當催一下比打個電話好

8、正文注意分段，注意分段，注意分段。特別是彙報工作，用12345，洋洋洒洒一大段文字的簡直就是災難

9、結尾別忘了自己的名字

10、即使領導可以隨便給你回復「同意」倆字，你也不要覺得你也可以這麼回復別人，哪怕同級別，很多時候郵件是需要列印出來的，比如財務報銷，你弄個對話列表你試試財務會不會理你

11、最後，養成發完確認發送成功的習慣，特別是iPhone發郵件，最好聽到發送成功的聲音，有時候信號問題發送失敗你沒在意，以上十條就廢了。

以上

補充一點 1.不要用否定詞。you are wrong, you miss something之類的不要出現

2. 回復郵件前先表示感謝。感謝您的及時回復，感謝您的幫助之類，不要硬梆梆直接就回。

3.精練明了，意思表達清楚就好。你經理一天收上百封郵件你知道么?

4.盡量用簡單句, 避免從句。這不是考寫作，更不要去考別人的閱讀理解。

5. cc,bcc, reply, reply to all, reply to all with history, reply with history and attachmemt這些要根據實際情況區別對待。具體怎麼用就懶得說了。主要就是從機密性和郵箱容量兩方面考慮要知道，企業郵箱容量一般都很小，我剛上班才70MB，經理現在才300MB，禁不起一個十幾MB的郵件來來回回的。歸檔是蠻耗時間的。最重要是看著不爽

稱呼以及結尾之類的我就不說了。。

個人感覺最重要的，別寫錯別字！！！！！！！！！

包頭

郵件禮儀？是的，職場中新人最容易忽略的就是郵件禮儀了。一圖詳解郵件禮儀那些事！

看到標題忍不住就想進來答幾句，做過很多國內外的EDM，郵件禮儀確實直接關乎整封郵件的效果。

1，郵件內容

郵首的稱謂其實是個很讓人糾結的部分，對於上級或客戶需要表示尊重，但用「尊敬的」或「敬愛的」未免太過矯揉造作，這時不妨嘗試該用「x領導/先生/女士您好」作為郵首稱謂，當然這隻適用於日常郵件。

英文版的就更好處理了，「Hello XX」或「Dear XX」即可。

郵件正文開頭一般會有1-2句無關痛癢的問候語，但切記不可過於冗長。

進入正文後平鋪直敘，但建議在正文尾部另起一小段強調重點。

郵件簽名一般簡單再次問候或祝福「祝工作順利或best regards」之類，簽名檔補充完整你的聯繫信息與公司信息。

郵件標題，須言簡意賅，概括大體的郵件內容，註明幾個關鍵詞:時間，人物，事件，以方便他人查閱

有幾個需要敲黑板的注意點:不少人在郵件中為了強調重點而會採用部分紅體字或黃色陰影。這如果是公司內部溝通郵件無妨，但對外商務郵件中其實是很不可取的，相對於紅黃色的扎眼，換成藍色字或灰色陰影會提高讀者體驗感。

2，關於郵件發送時間

除了日常需要緊急回復的郵件，營銷性或者告示性的郵件發送時間其實很有一套。

上午10點左右是很不錯的時間點，處於工作狀態比較巔峰的時刻，這個時間段收到郵件重視程度也會比較高。

3，抄送問題

有個國際慣例是，如果一個項目內的可公開的郵件內容，發送的時候最好抄送所有組員，保證信息高效對稱。抄送的時候，以職位高低順排名單。

同時，和外部門溝通或客戶溝通一定記得密抄boss，幾乎所有的領導都很忌諱下屬過於自助行動，至少要在檯面上為上級保留足夠的知情權。

如果英文郵件，越簡單越好。簡單又能表現這封郵件的重點。

除了上面諸位提到的禮儀，寫上幾條我的習慣以做分享。

1. 內容

給同事發郵件，我會先說要辦的事情，然後把前因後果做個說明。

郵件中需要對方行動的事情，我會加粗顯示。

2. 情緒和態度

英文郵件限於我水平一般，所以都是正常書寫，在表述後加上一個:)

中文郵件在發送少量對象時，我會在有些語句加上「哈」（郵件語氣容易被接受者當時的情緒所誤解，你懂的哈）

回饋類的郵件，我喜歡用I"ll ... at once. Roger that等等.

3. 口頭溝通

給老闆郵件，通常我會先口頭溝通再發送，標題要讓老闆一眼可以看出我們剛談過這事。

給同事或下屬郵件，緊急情況也是口頭說明後發送。

4. 重要程度

通常不緊急的郵件我會在上午9:30以前，下午4:30以後發出，重要的標記重要性高。

當要給其他分公司老總分享類的信息時，我會點上重要性低。

這幾年幾乎不再密件抄送。

1.有附件時，先添加附件，再寫正文內容，最後添加聯繫人；

2.郵件主題一定記得寫上，簡短概括+日期；

3.注意排版，語氣，也不要有錯別字；

4.郵件內容中有時間，地點等需要別人注意的事項時，要加粗或選紅體字。但不要在郵件中濫用!!!

4.學會抄送! 學會抄送! 學會抄送!

1、一定不要空白標題，這是最失禮的 2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題 3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如「王先生收」 4、一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理 5、可適當用使用大寫字母或特殊字元（如「* !」等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼。 6、回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。


關於稱呼與問候

1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「x經理」；如果不清楚職務，則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個「Dear xxx」，顯得很熟絡。

2、Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個「HI」，中文的寫個」你好」；結尾常見的寫個Best Regards，

轉載百度知道

郵件一般公司培訓有講的，其實就是職業化必備的內容，至於格式我覺得還是看公司的文化，可能有的人覺得郵件中增加了XXX，還在郵件中專門提"+XXX"這種比較好，但是我感覺很彆扭，因為加人實在太頻繁了。。。。。

# 不同企業環境和場景，差異非常大。

# 以下適用創業公司和氣氛類似的組織/公司：

- 先排除微信、電話、見面的適用性後，再選擇寫郵件。

- 能標題寫完的，正文就空著吧。（可加章節附註：EOM，end of message）

- 收件人是需要對郵件做出回應和反饋的，其他全部抄送。

- 不需要回復的，可標明NNTR，no need to reply。

- 只說事兒。實在忍不住的話，先說事兒，再賣萌/寒暄/勾兌。

- 短句子，多分段，控制長度。做不到的話，可能這段溝通用郵件不適合。

- 用顏色和加粗來提醒重要內容：任務，時間，地點（劇情轉折，吐槽，震驚...）

- 不需要編輯的附件，盡量用pdf；4M以上的文件，盡量雲儲存。（或者先用自己的QQ郵箱超大附件發給自己）

如果想到，會再添加。