如何學會 GTD ?有哪些好的軟體和書籍推薦?
GTD書籍:
http://www.read.org.cn/html/1242-gtd-book-read.html最好的GTD軟體:
推薦筆+紙,軟體無,沒有一個軟體能適合所有人,需要不段嘗試找到適合自己的軟體,別追求完美。先解決最常遇到的問題,然後再考慮其它,要努力培養習慣,而不是去測試各種GTD軟體
誰能教我GTD?- 有錢,可以去參加付費培訓。
- 如果在大城市可以看看當地有沒有GTD小組、幸福行動家的分支,通過都會有一些定期的聚會,會有人分享自己的心得
- 沒錢,自學。去買幾本,看書,參加一些網上社區,閱讀這方面的Blog,關注一些時間管理達人的微博
yolfilm說GTD沒必要學,我想他大概是說沒必要在尋找GTD軟體或書籍上死磕。
GTD的方法當然是可以學的,時間管理的一些技巧和原理,對我們提高效率很有幫助。
然而,方法終歸只是方法。
爬上黃山有很多條路,我們老是在想哪一條路比較快捷,卻不知道,加快自己的步伐才是最快的。小強升職記沒有最好的軟體,我用Outlook配合Onenote參加時間管理研習會,特別是永錫主講的研習會
http://pomotodo.com/ 番茄土豆我們自己做的一個web工具
這是我自己總結的GTD工作流程,希望能有所幫助。
一,逃離安全區
1 我們為什麼要改變自己的時間管理方法,因為我們要逃離自己的安全區。每個人的安全區域都會存在,而且安全區域旁有個延展區,延展區旁邊有個恐慌區。現代心理學認為,安全區、延展區和恐慌區是人類感知外部世界的三個階段。安全區使我們熟悉的,得心應手。延展區裡面是我們很少接觸甚至沒有涉足的領域,充滿新鮮的事物。恐慌區,在這個區域人會感到憂慮和恐懼,比如從事一些很有挑戰的事情,如極限運動,對於某些人公眾演講也算。
想要不斷的突破,就要從改變習慣,從安全區跳到延展去再到恐慌去,不斷的螺旋上升。
二,統計你的時間
2柳比歇夫方法的核心在於時間的統計和對時間的感知:感知時間是一種能力——具備這種能力的人可以很自信地說:「我很清楚自己剛剛做的這件事用了多少時間,我也完全能掌控自己馬上要做的那件事需要多少時間。」這種能力所帶來的好處就是,你知道自己付出了多少時間,也知道它們的去向,由此,你產生了意義感、安全感和滿足感。
(一)相關的理論
1. 統計分析:這是核心,柳比歇夫對其生活中的各類事項進行了分類,並進行了相關的統計。
2. 二八法則:柳比歇夫利用時間基本是圍繞自身目標展開的,這也是符合二八法則原理的。
3. 精力管理:按照不同時間段的精力特點,進行分類,安排合適的事項。如:他在一天之內是怎麼安排讀書時間的?清早,頭腦清醒,我看嚴肅的書籍(哲學、數學方面的)。鑽研一個半到兩個小時以後,看比較輕鬆的讀物;歷史或生物學方面的著作。腦子累了,就看文藝作品。
4. 連續分段休息法:區別各種工作時間的性質,納入「連續一分段一連續一分段」的組合公式進行處理。如此便能充分利用間隔或空檔的時段,創造出更多可供利用的時間。
5. 碎片化時間管理:柳比歇夫善於利用一切零碎的時間,他的英語就是利用碎片化的時間學會的。
(二)時間統計相關要點
1. 保持時間記錄的真實性、準確性。真實是指工作現場的記錄,而不是補記的。準確是要求記錄的誤差不大於15分鐘,否則記錄就無使用價值;
2. 切勿相信憑記憶的估計,人對時間這種抽象物質的記憶是十分不可靠的;
3. 選擇的時間記錄區段要有代表性;
4. 及時調整時間分配計劃。在檢查時間記錄時,要找出上一時段計劃時間與實耗時間的差,並以此為根據,對下一時段的時間耗用予以重新分配;
5. 堅持就是成功。
(三)相關的步驟
1. 記錄。運用各種各樣的耗時記錄卡準確地記錄時間耗費情況。工作記實表,真實準確;
2. 統計。每填完一個時間區段後,對時間耗費情況進行分類統計,看看用有多大,並繪成圖表。
3. 分析。對照工作效果,分析時間耗費的情況,找出浪費時間的因素。浪費時間的因素主要表現在:做了不該做的工作;做了應該由別人做的工作;做了浪費別人時間的工作;犯了過去犯過的錯誤;開會和處理人事關係時間過長等等。
4. 反饋。根據分析結果制訂消除浪費時間因素的計劃,並反饋於下一時段。
(四)對四象限法則的解讀:把todo-list中的事情分為四個象限。
我們要明確知道的是,最重要的兩個象限是第一和第二。這是一個思維陷阱。我們已經很清楚地標明了這兩個象限屬於重要,但還是有人沒把重心放到這裡。他們往往忽略的是第二象限,這是他們誤以為緊急就是重要的。其實,如果第二象限沒處理好,那些事情很容易就進入第一現象,成為了既重要又緊急了,這就令人焦頭爛額了。不過這可以通過在平時重視第二象限來避免。
配合GTD系統,第一象限的事不進入收集籃和清單,馬上去做。第二象限的事,是平時我們把大部分精力放在的地方,制定工作計劃和工作目標,做好任務分解和目標描述,列入項目清單。第三象限的事,先檢查能否委託他人,如果不行只有自己去做。一方面盡量委託別人去做,另一方面要盡量減少來自別人的壓力。第四象限的事,用調劑生活,可做可不做,切不可沉迷。有一個很有趣的說法,我們要像巴菲特那樣投資自己的時間:找出傑出的公司,少就是多,押大賭注於高概率時間,要有耐心,不要擔心短期價格波動 。
(五)知識管理:柳比歇夫有很強的閱讀能力。文中提到:柳比歇夫有種罕見的才能;隨便哪本書的作者,凡有獨特的見解,他都極善於汲取。有的書,一張紙就夠;某些大部頭書,需要幾張紙來歸納。它們的菁華同它們的厚度怎麼也不相稱:大量的是插圖、表格、附頁、書皮……
柳比歇夫有著很強的知識歸檔管理能力。,一生中花在書信上的時間很多,書信也替他節約了時間。精裝成冊的書信副本同他的讀書札記並排擺在書架上;柳比歇夫經常從中攻得自己著作的題目。有時,幾乎把整封書館都搬進了著作中。時間統計法幫助他利用幾十年來積攢的全部浩瀚的材料。
六、其他精彩除了時間統計法之外,柳比歇夫還有幾條守則:
1. 我不承擔必須完成的任務;
2. 我不接受緊急的任務;
3. 一累馬上停止工作去休息;
4. 睡得很多,十小時左右;
5. 把累人的工作同愉快的工作結合在一起。
純時間和毛時間 純時間,也即真正利用在工作上的時間會比毛時間少大約20到30個percent 。
三,番茄工作法
番茄時間內,對於內部因素的打斷,在todo list上表明計劃外的緊急事件。番茄工作法的目的就是為了讓手頭的事情不被這些計劃外的事打斷。處理內部因素的機理,是逆轉我們與打斷的決定與被決定關係。讓自己來決定打斷,從而在之後f分析內部打斷的原因。外部打斷也是一樣,快速記錄事情,推遲事情,並寫進日程表,詢問打斷你的人是否同意。這麼做就能幫助你避免外部因素的打斷,然後把事情放在以後再處理,至於推遲多久那就要看事情的緊急程度。逆轉我們與打斷的決定與被決定關係,這個機理在這裡就解釋為:我們不再被輕易打斷,而是由我們來操控打斷。
在開始番茄之前,對於本天todo list中的項目做一個估計,每個項目大概會用到多少個番茄數。如果在估測的時間內完成任務或者時間還有剩餘,把任務從todo list中划去。如果時間估計不足,可以再估計一次,以判斷自己的估計誤差,對以後的估測有參考價值。對於任務的估測,參考柳比歇夫時間管理系統的統計方法,以增強自己的時間觀念。番茄工作法可以增強對時間的感知能力。
一個任務的估測值不超過5-7個番茄數,任務的顧冊數也不超過7個番茄數。如果一個任務估測超過這個限度,將其分解為若干個小的任務。
休息的時間在一個番茄鍾完成後應該不少於3-5分鐘,但是不能多於30分鐘,多於30分鐘的休息會打亂番茄工作法的節奏。在完成3-4個番茄後,可以有比較長的休息時間。
遵守紀律是番茄工作法高效率的關鍵。
番茄工作法把抽象的時間變成了具體連續的事件,形成了番茄時間的概念,這使我們能抓住時間,不再是分分秒秒地去追趕時間,打破和改變了我們對於時間的依賴,形成了對於時間的全新理念。通過對工作進程 (番茄時間)的自我評估,從而成功地打破了我們對於時間的原有理念。番茄時間的概念,特別是倒計時(從 25 分鐘到 0), 產生了一種有利於工的積極的緊迫感。它能使你把精力集中於當前。時間不再是消極地一分一秒流失,它們是積極的。每一個番茄時間都代表著一次提高和改善的機會。時間過去地越多,你就越有機會改善自己:預測和計劃更多活動,平息焦慮和不安,對事務有更清晰的認識,注意力更集中,下一步計劃更明確。結果就是更加高效。
最完美的例子:
讓我們看看下面這份作息時間表的例子。工作時間為 8:30-1:00 和 2:00-5:30。現在是上午 8:30。艾伯特很快地開始了這天的第一個番茄時間。他用這個番茄時間來回顧前一天做的事情,快速瀏覽了 ACTIVITY INVENTORY 活動清單中的項目,在 TO DO TODAY 工作計劃表中填好了今天要做的,其中把這個番茄時間也寫了進去。同時,艾伯特檢查了工作台上的所有東西是否就緒,並做好了整理。鈴聲響起,畫「」,休息。第二個番茄時間開始,這個時間只屬於工作。然後又是第三個、第四個,一輪番茄時間結束,休息。儘管事實上他不想休息,只想繼續工作,但他還是決定舒緩一下大腦的緊張感,休息大約 20 分鐘。他很快又打開計時器,繼續工作。又是一輪番茄時間過去,艾伯特看了
看錶,12:53,距一點鐘還有 7 分鐘,時間充足,他收拾了工作台,把文件歸檔,查看了 TO DO TODAY 工作計劃表,工作進程與預計的差不多,然後他去吃午飯。下午 2 點,艾伯特又來到工作台,調好計時器,回到工作中。這回不一樣,他都沒怎麼休息,而是一直工作。四個番茄時間過後,他感到疲倦了,但後面還有工作等著他,所以他想休息地好一點,於是他決定外出散散步。半個小時後,他回到工作台,調好計時器,繼續工作。鈴聲響起,畫「」,休息。最後一個番茄時間,艾伯特用來回顧今天做的事,記錄檔案,做一些簡要摘記,看看工作效率是否有提高,在 TO DO TODAY 工作計劃表上為明天的事情寫了備註,收拾好工作台。鈴聲響起,休息。艾伯特看了看錶,5:27。他把文件歸檔,把活動清單放好,5:30,空閑時間開始。從上面例子引伸出的兩點: 實際工作時間與規定的工作時間不一定相符。例子中,規定的工作時間一共有八個小時,而艾伯特花了 2 個番茄時間(一小時)用來整理,回顧和總結,用 12 個番茄時間(六小時)工作。 時間對番茄工作法來說總是次要的,這麼理解,這個例子中沒有任何打斷,所以可以不必規定幾點到幾點是工作時間,可以簡單地用番茄數來表示,不論是早上還是晚上都可以。這樣既包括了工作時間,又有了休息時間。根據上面的例子,作息時間表可以記為[1+3],[4]----[4],[1+1]在進行番茄工作法時,適當運用莫法特休息法:連續分段時間管理法,又稱莫法特休息法,簡單地說就是先區別各種工作時間的性質,納入「連續一分段一連續一分段」的組合公式進行處理。如此便能充分利用間隔或空檔的時段,創造出更多可供利用的時間。連續分段時間管理法(莫法特休息法)根據人的大腦左右兩半球有不同的功能,把工作時間分為「連續」和「分段」兩種。
我們知道,大腦的左半球負責人的語言表達、邏輯性和序列性等思維活動。大腦右半球負責人的非語言性、非邏輯性思維,知覺、直覺感情等形象思維方面的整體活動。我們連續性地工作,如長時間地思考問題、寫文章、訂計劃,是用左腦。可分段進行的工作,如複印材料、打電話、發傳真、抄寫、統計、記賬等,是用右腦。我們如果把一天必須完成的工作,分成這樣兩類,交替進行,就可以使左右大腦輪流獲得休息,減輕緊張的感覺,祛除疲勞,也能使工作更加專註,提高工作效率。
連續分段時間管理法(莫法特休息法)主要有以下5種類型的工作模式:
- 按抽象與形象來分配時間 - 按動靜交替分配時間
- 按研究問題的不同角度分配時間 - 體力與腦力互相交替分配時間
- 按工作和娛樂休閑交替分配時間
四,GTD工作法
圖傳不上來,就暫時不傳了,大家可以從網上隨便百度一個。
1 收集
盡量用紙製品 最重要的是不拖延。
成功收集的三個必要條件:
a每一個懸而未決的事情都必須存儲於你的收集系統之中,而不是在你的大腦。里。---這也是GTD思想的核心,惟其如此才能將我們解放出來。正如戴維·凱克奇所說,焦慮是由於缺乏控制力,組織管理,準備和行動不足所造成的。b你應該儘可能地控制收集工具的數量,夠用即可。
c你必須定期地清空這些設備。我們收集箱的目標是收集所有「經常喚醒你模糊記憶」的事情,也即內心中於自己達成的承諾。任何沒有找到應有的位置和恰當的存在方式的事物,都會盤踞在我們的腦海中,成為懸而未決的問題。我們再記錄這些事情的時候要用簡單的一句話描述我們希望達成的結果。
內心的平和依賴於對一件事情的記錄,只有當我們隊一件你事情的結果以及即將採取的具體行動過的提示作出決定並有明確的記錄的時候才可以保持內心的平和。這也正是GTD的意義,將你所要做的事情做合理的整理和規劃,將任務清單從大腦中放到收集箱里。將收集到的材料進行前期的判定,為工作和生活制定標註的運作程序。
成功的收集箱所收集的並非簡單的生活中所碰到瑣碎的材料,而應將這些僅僅代表著一些尚未解決的事情提示信息轉化為真正意義上的工作提綱和細節。
事情很少由於時間匱乏而受阻,他們陷入困境往往是因為未能判定行動。之所以有時間匱乏或者手忙腳亂的感覺,是因為無法判定下一步的行動。實際上,很多推動整個工作進程的步驟實際上僅僅需要一兩分鐘的時間就可以搞定。
在我們對於信息的收集時,需要同時從橫向和縱向兩個方面進行考量。一個完整的信息應該包括以下信息:動詞開頭,具有可行性;具有清晰的內容;;描述結果;設定開始時間,周期和最後期限。
2處理
在收件箱中對事情進行處理,管理收件箱,檢查並處理每一件事。從上往下處理信息,馬上做出決定。從收件箱中的第一項開始,立刻做出決定,不要跳過、拖後或延遲做出決定。
刪除。如果你不需要這條信息,就刪掉它(總是保持這個為優先選擇)。
委派他人。你是做這件事的合適人選嗎?如果不是,交給最適合的人。
立刻完成。如何這件事需要的時間少於兩分鐘,那立即完成它,而不要放到任務清單中。
等下在做的任務。如果這件事需要的時間多過兩分鐘,馬上把它列入任務清單中,並且等下馬上完成它。
製作檔案。你需要額外的參考文件來完成某件事情,那趕快為它製作一個檔案。
無論如何,不要讓收件箱里有剩餘的項目。刪除或者製作檔案,處理每一個項目直到收件箱為空。注意,如果你的收件箱中有上百的項目,那最好把它們放入另一個文件箱中等下處理(專門擱出幾個小時去處理它們),接著再繼續處理新進入收件箱中的信息。對參考資料的分類可以分為一般性的參考資料和制定主題的參考資料。重複這些步驟,保持你的收件箱為空。如果你有限制自己的收件箱數量,實現這一點並不難。保持收件箱為空會讓你覺得棒極了,慶祝一下?!記住,不要一整天都在處理收件箱,最好形成習慣總是在固定的時刻去處理它們。
在進行這一步驟的時候,我必須介紹一種很有用的項目管理工具---甘特圖。, 甘特圖(Gantt Chart)作為一種理想的項目管理控制工具,它通過條狀圖來顯示項目,進度,和其他時間相關的系統進展的內在關係隨著時間進展的情況,管理者由此可以非常便利地弄清每一項任務(項目)還剩下哪些工作要做,並可評估工作是提前還是滯後,亦或正常進行。Ganttproject或excel都可以很好的完成這項工作。
3 計劃
設定每天的MITs,每天大約1-3個,設立日計劃和周計劃。目標的描述可以遵循S.M.A.R.T.原則:specific,measurable,attainable,realistic,time-based。將目標分解為計劃:寫出你的目標,為什麼要達成此目標,我為什麼可以達成此目標,哪些人對我達成這樣的目標有幫助,這個目標要在多長時間之內完成。
4執行
重大事件(Big Rocks):選擇一個任務(最好是每日最重要的任務之一),做出決定:是一次全部完成、還是現在抽出一段時間(30分鐘)去做它。更詳細請參考《放置大石頭的藝術:讓你的效率翻倍》。
選擇好環境:在你開始工作前,消去所有使你分心的事。關閉Email、關上手機、拔掉網線等等,把辦公桌上堆積的混亂的東西寫清理乾淨。
記錄時間:設置一個計時器(像CoolTimer等等),或者儘可能的集中於你的任務不要鬆懈,不讓自己變得心煩意亂的。
避免干擾:如果你在執行時被干擾了,馬上把這些新到的信息或者任務記錄到你的筆記本或收集箱中,然後繼續原來的任務。重申一遍,千萬不要嘗試多線工作。
快速調整狀態:如果你必需去檢查你的Email或者執行其他的任務,那停下來,深呼吸,重新使自己的思緒集中,調整到正確的狀態再繼續任務。
不可避免的中斷:無論如何,有時總會碰到一些我們無法避免和拖延的事情而中斷現在的任務。當遇到這個情況時,把現在的任務進度記錄下來,把所用的資料也都整理放到一旁。當你弄完那些無法避免的任務後,簡單地把所有的資料重新拿出來,然後再看看記錄的任務進度,又可以馬上開始原來的任務了。
享受休息:深呼吸,舒展一下身子,在工作時也要享受好的休息。身體可是革命的本錢,千萬不要虧待了哦~
當你完成任務後,表揚你自己!獎勵你自己上一會兒網,看一會兒電視——但是不要太長了(10分鐘),然後繼續你的下一步行動。千萬不要讓你被獎勵沖昏了頭腦,忘記了下面的任務。
5 選擇信任的系統。
6管理 保持桌面乾淨,使用標籤。
7回顧 和GTD一樣 做每周的回顧。
8簡化 只有MITs,減少承諾,減少信息員,讓價值最大化,把小事情集中起來做批量處理。
改變習慣的方法:
承擔義務。告訴你的親人、朋友、同事和網路之友,你要改變習慣了!使你自己產生壓力,讓你因為承擔義務而堅持不放棄;
堅持實踐。改變習慣也是一種技巧,就像其他技巧一樣,它也需要實踐。參與一個月培養一個好習慣,並且堅持你的習慣整整30天。你不斷地堅持,重複,失敗,再嘗試,最終才能熟能生巧;
推動力。通過各種途徑來推動你自己不斷向前。參考《Top 20 Motivation Hacks》;
跟蹤記錄。每天都記錄下你的改變過程。聽起來挺麻煩的,但它確實非常有用,也更容易成功。每天睡覺前,記錄一下。把記錄本放在床頭,同樣也不斷促使你去堅持。
支持幫助。參與一個習慣培養活動,或者與你的夥伴一起培養。畢竟,與別人一起培養習慣,會更容易成功一些。
獎勵慶祝。每隔上一個星期,就為自己的收穫小小慶祝一下。在一個月結束後,則來個勝利的慶祝。這也是使你堅持的推動力哦~
集中注意。這是非常非常重要的,在30天里集中於你的新習慣,一天也不能放棄。這就是為什麼,一次培養多個習慣是非常困難的,你的注意會被分散,導致不能集中與其中任意一個。
積極的想法。告訴你自己,「我能行!」壓扁那些消極的想法,採用積極的想法吧。
附錄1-可能會幫助你建立起時間管理良好習慣的軟體:
Thingking rock--最符合GTD思路的軟體
Google calender--可能對一些商務人士來說非常方便
Todo list--註冊以後會有一段時間的試用期
Doit im--也是我現在正在用的,用戶界面很友好
Remember The Milk--很可愛的名字,當然你可以把remember後面的換成別的誰
OmniOutliner---個人認為是ios平台下最好用的時間管理軟體
Bonsai--當你進行一個大的項目時你可能會用到它
Listpro--軟體支持同步蘋果iPhone移動設備端的 ListPro 文件。
Trello--:輕量級團隊流程協作和列表管理平台
附錄2:一些小Tips:
1,關掉一切聊天工具,記得是關閉而非隱身。同時把郵件到達提醒服務關閉,你可以在一天的某個固定的時間去查看這些郵件。
2,保持辦公環境的乾淨整潔並不是處女座的專利,保證你所可能會用到的東西觸手可及,雜亂的辦工作會嚴重的影響你的注意力。一個高效辦公區有如下的特徵:乾淨整潔,足夠簡單,觸手可及,功能完備。據統計,如果一個人的桌子上堆滿了東西的話,他可能需要一個半小時每天的時間去尋找東西。
3,給水杯里倒滿水,這樣不會因為中途倒水打斷我們工作的思路,而且喝水對我們的健康很重要,remember the milk。
4,選一張舒適的椅子以緩解身體的壓力,健康的身體是健康工作狀態的保證。
5,設置任務的合理期限並盡量留有餘地,我們永遠不知道有什麼突發情況會發生,一個適當的最後期限能挖掘你的潛力並讓你感到工作充實。
6,要有充足的休息時間,一般成年人保持精力高度集中的時間大約是20分鐘,你可以試一下番茄工作法。
7,閱讀我們需要或感興趣的資訊時盡量有RSS閱讀器,這能很大程度上避免你迷失在信息的海洋中,我們要時刻把方向把握在自己手中,RSS閱讀器是個很好的羅盤。
8,你可能聽說過21天法則,我不能確定一個習慣的養成是不是真的需要21天,但有一點是肯定的,頭三天是習慣的養成期,80%的人會在這三天裡面放棄。
9,可以試著做一個習慣培養卡片,時常看一下,重複自己的願景。
推薦滴答清單,其簡單易用性吸引了我,特別是提醒功能。目前已經讓自己部門的人在用了,以下是我製作的培訓資料:背景:在智能手機中,有些軟體會對系統進行頻繁的「喚醒」(從等待節能狀態轉換為就緒狀態),致使耗電量劇增、機身發燙、損耗過快,降低了手機使用壽命。而我們的大腦也一樣,生活與工作中各種懸而未決的事務會佔據我們的心智,並會不受控制的頻繁「喚醒」大腦,使思維受阻。在白天我們處理完繁雜瑣碎的事務後,回到家頭腦里仍塞滿了各種思慮與考量,反覆無序的思考使我們沒辦法專註更無法好好休息,最終事情沒有絲毫進展,而壓力卻陡然倍增。
目的:應用滴答清單對全部事務進行記錄與管理,將各項事務放入可靠的系統,使大腦告別被頻繁「喚醒」。
對象:多項目、任務操作者。
工具:滴答清單app,支持平台:Android、IOS、Mac、Windows等,杭州隨筆記網路技術有限公司出品,本文將以Windows系統下網頁版(免費版)為例進行講解。
網頁版登陸地址:滴答清單: 一個幫你高效完成任務和規劃時間的應用。
參考資料:《搞定1:無壓工作的藝術》(簡稱GTD),[美]戴維·艾倫,中信出版社。
一、原理
我們將通過滴答清單建立一個簡易的、可靠的系統,使其實現部分GTD的功能。其模式如下:
通過上述系統對事務進行分類存儲,以時間線(截止日期)、標籤(情境)、優先順序(重要程度)對任務進行檢查和調用。
二、軟體設置與操作
1、註冊並登陸網頁版滴答清單,登陸後界面如下圖所示:
右側紅框中有兩個無日期的的任務,我們可以點開進行閱讀,了解滴答清單的功能與作用……左側第一項是「所有」:這一欄將匯總我們所有未完成的任務。
第二項與第三項「今天」與「最近7天」:它們將按照所指的時間顯示我們的任務。
第四項「收集箱」:所有任務都將通過它來進行收集、整理與分配。
2、開始設置
點擊左上角頭像選擇「設置」,進入設置界面,如下圖所示:
建議將「時間格式」調成24小時制,每周開始於「周一」。然後點擊左側的「實驗功能」,將「分類標籤」及「複製任務」的功能打開並點擊保存。如下圖所示:
3、建立文件夾與清單
「清單」建立方法:點擊「添加清單」按鈕,填寫清單名稱並保存即可。
「文件夾」建立方法:(至少已建立兩個清單)滑鼠左鍵點擊按住一個清單,並向另一個清單方向進行拖拽,當兩個清單即將重疊並在周圍出現白框時,放開滑鼠,文件夾即創建完成,填寫文件夾名稱即可。如下圖所示:
三、實踐
1、請參照下圖樣例,建立全部文件夾及清單。
2、名詞解釋:
(1)動作:2分鐘可以完成或通過一個步驟就可以完成的任務。
(2)項目:需要多步驟完成的任務。
(3)將來也許:可能在未來某些時候才能去做或思考的想法和項目。
3、進入案例部分,我們先模擬把所有任務都放入滴答清單,請跟我一起做:
(1)請在「動作」清單中填入:
#公司 整理自己的辦公位 (注意「公司」後面有一個空格,下面的也一樣)
#等待 文件審批結果
#郵件 發送郵件給A說明B事件情況
#電話 向項目經理彙報X任務情況
完成後如下圖所示:
(2)請在「項目」清單中填入:
#計算機 完善下屬考核制度文檔
#上級 X總安排處理C事
#外出 帶A客戶去XX處洽談合同
(3)請在「個人動作」清單中填入:
超市購物清單 (沒錯,沒有「#」號)
#外出 辦理護照
#家 找公司抽屜鑰匙
(4)請在「個人項目」清單中填入:#家 搬家項目
(5)請在「循環動作」清單中填入:還XX銀行信用卡
(6)請在「循環項目」清單中填入:月度總結彙報
(7)請在「紀念日」清單中(填入紀念日、節假日、生日等均可)
(8)請在「將來也許」清單中(填入你現在還不能做,但在未來準備好好思考或條件成熟再去做的事情)
現在已經把所有的事情都分類存儲在滴答清單中,接下來我們將以時間線(截止日期)、標籤(情境)、優先順序(重要程度)對任務進行檢查和調用。
標籤(情境)
1、標籤的建立方式(#標籤名稱+空格),目前建立的8個標籤代表了8種情境:「上級」指派給你的任務、在「公司」才能處理的任務、通過「外出」才能處理的任務、在「家」要處理的任務、需要撥打的「電話」、安排給同事或下屬需要「等待」反饋的任務、需要操作「計算機」才能完成的任務、發送「郵件」的任務……2、注意事項:每次錄入任務時我們需要確定是否對該任務進行情境分類,當我們按情境來處理事務時效率會大大增加。你可以在乘車時處理電話清單、可以集中時間發送郵件、可以不再遺忘安排給他人的任務、可以優先完成上級指派的任務,情境模式突破了項目與項目、任務與任務之間的限制,它橫穿了所有事項篩選出此時此刻你在此地的應做之事。
時間(截止日期)
賦予任務截止日期,時間線才有意義。同時滴答清單提供了強大的提醒功能,使我們不再錯過已記錄的事項。
1、提醒設置:每個任務最多添加2個提醒,如下圖所示:
2、循環提醒:支持農曆每年(生日常用)、每天、每周、每月,通過自定義可以自由定製循環提醒。
3、將時間與提醒設置完成後,我們點擊左側的「所有」,如下圖所示:
在這裡我們將從時間的維度檢視所有任務,你也可以點擊「今天」或「最近7天」來進行檢視。如果我們不希望某些清單的任務出現在時間線中,比如生日清單或一些瑣碎的循環事務清單,我們可以設置隱藏,以「紀念日」清單為例:
PS:手機安全軟體可能會自動清理後台應用或阻止滴答清單的提醒功能,大家要注意對自己的手機許可權進行設置。
優先順序(重要程度)
高優先順序=重要緊急事務,中優先順序=重要不緊急事務,操作中低優先順序基本用不上,所以可不再設置。被標記的任務,選框的顏色會變為「紅」或「黃」,使其在清單中突出顯示。
四、應用三原則
1、完整的收集事務。一件都不要漏掉,將其全部放入到系統中,無法立刻分類的任務暫時放到「收集箱」中並定期思考和清理。
2、明確下一步動作。系統可以做到存儲、檢視和提醒,但不會幫你自動完成工作,多步驟的任務我們要進行計劃、分解和推進。單個動作也需要我們親自執行,每個任務均要盡量明確出下一步該做什麼。
3、定期檢視。每周要檢視系統中的項目與任務,對新的事項進行收集,對未展開的事項進行計劃,對已完成的事項進行清理,保持清單的完整與更新。
到此整個系統介紹完畢,我們可以隨時通過手機、電腦等設備同步、更新、編輯清單,適應和熟練需要時間,所以請大家保持足夠的耐心。對GTD理論感興趣的同學可以閱讀《搞定1:無壓工作的藝術》原書,強烈推薦。
預告:下期內容《印象筆記的應用技巧》學習GTD的人很多,可惜,似乎很少有人去看最初的Getting Things Done那本書,雖然那本書很好找,03年的中文版網上都有的下載。就算是有看過的人,一談起來,都說最初的GTD那本書枯燥,或者說沒必要嚴格執行,我們可以搞個簡化版的GTD云云~
最終就成了現在這個樣子,很多人都聽說過GTD,很多人也都去嘗試過,卻沒幾個人真正懂得GTD,以至於現在最流行的GTD工具居然是Google Calendar,簡直神了,GTD書里最反對的就是日程表啊~
200頁的書而已,不妨去看一看,雖然裡面很枯燥,雖然翻譯的有點差,雖然成書時間比較久,裡面沒有介紹任何和電腦或手機有關的軟體和方法,但是,我保證看一遍一定會很有收穫的。- 「如何學會 GTD ?」實踐。GTD不是一個孤立的方法或流程,它是一組工具、方法、流程、竅門的集合,你可以從中挑選你喜歡的某個流程來實踐,也可以將其中多項內容拿出來結合使用,以應對較為複雜的需求。這正是GTD的強大所在,也正是讓初學者困擾的地方。正因為GTD系統的可塑性,造成了「別人口中的GTD總是形態各異、讓人難以捉摸」,就像是小馬要過的那條河……「紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行」。GTD離不開實踐,而且要儘早開始。不管什麼工具或軟體,重要的是馬上動起來。最好的實踐方法就是在閱讀 Getting Things Done 這本書的時候,按照書中的指引去做。只要開始就算是成功一半了。
- 「有哪些好的軟體和書籍推薦?」
- 書籍:首推英文版 Getting Things Done ,如果想看中文則選擇中信出版社的第二版GTD 搞定1:無壓工作的藝術 。網上流傳的中文電子版是第一版,錯誤很多,容易造成誤導,強烈不推薦。既然想學GTD,自然要追根述源,看看原作者的觀念和想法,尤其是英文版,強烈推薦!原作者戴維·艾倫可是號稱「35歲以前從事過35種職業」,其生活和工作經驗的豐富積累不可小覷,書中處處可見。這本書成書較早,書中介紹的工具大多是「低技術含量」的,便於讀者實踐和學習。其它的GTD相關書籍和文章多是第三方的經驗和理解,很多網路文章可以說是GTD學習者的學習筆記。可以適當參考和輔助,用來作為學習GTD的教材就差點兒了。
- 軟體(或說工具):尚未發現普適的軟體或工具,都需要根據需求來調整或定製。網上各種軟體的介紹文章經常讓初學 GTD 的人無所適從,其原因這些文章總會參雜文章作者對軟體的定製和改造(而這些定製和改造通常是文章作者最為得意之處,經常大書特書),所以閱讀的時候要謹慎。不知道題主的需求,只好將我用過的GTD工具羅列一下。哦,對了,先介紹一下我自己的需求:我的GTD系統主要用於工作中的項目管理,我通常需要同時跟蹤多個項目的進展,包括訂單確認、採購、集成、軟體組態、出廠驗收、發貨、到貨確認、現場服務、現場驗收、開發票、催款、售後服務等等,而且項目時間跨度各異,短的一兩個月,長的能達到2年以上。
- 筆記本:這是接觸GTD之前用的,很原始,但是比我自己的腦子強,至少不會丟三落四。也正是筆記本的使用,讓我開始積極尋找一套合理的事務管理辦法,並很幸運的找到了GTD。
- ThinkingRock:一個嚴格遵照GTD流程來實現的軟體,幫助學習和理解GTD的利器,用了一年多。不過在使用中發現一些缺陷(主要是多項目管理方面的),最後棄用。聽說這個軟體也一直在改進,不知道最新版本如何。
- Outlook:注意,不是OutlookExpress。Outlook除了處理郵件以外,還有很強的事務管理功能,如果能和Office家族的其他軟體配合使用,更是如虎添翼。不過Outlook的事務管理系統,不太適合嚴謹的GTD流程需要;尤其隨著項目數量增多(我的工作需要同時跟蹤20+項目的執行情況),處理起來比較吃力。最大的缺陷是不能跨平台,在買了MacBook之後,郵件處理轉移到了雲端,Outlook自然就棄用了。
- Emacs(org-mode):操作系統換到OSX之後,開始尋找新的GTD解決方案,正好當時在學習Emacs,就開始用它了。優點是高度可定製(包括外觀和結構)、速度快、純文本資料庫、可跨平台;缺點就是有點兒太Geek了,寬字元的兼容性不好(這是Emacs的問題,可能無解),只能單機(嘗試過用webDav搭建網路版,效果非常不理想,只好作罷)。
- wiki:工作需要,用MediaWiki引擎在公司搭建了一套Wiki系統,同時在裡面建立了一套簡單的任務管理系統。雖然遠遠達不到GTD的標準流程標準,但是基本滿足了項目管理和人員管理的問題,外加豐富的項目信息管理,在工作中發揮很大作用。目前已經使用了一年多了。
- Omnifocus:前面wiki的一大問題,只能管理工作中的項目任務,沒有辦法處理個人事務,而且MediaWki許可權管理也不健全。最近打算重啟個人GTD系統,於是就咬咬牙,花錢購入了Omnifocus Mac版,正在學習和嘗試中。就目前了解到的信息來看,這個軟體應該不是浪得虛名。
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沒有必要學。所謂的 gtd ,其實就兩個重點。
一、任何事情,都可以拆分。
二、把拆分的工作,定下時間,分階段一一完成。(若要再多加一點,就是「時間安排」,一定記得「倒著算」,把 dead line 定了,你的時間只有那麼多,一定得完工,咬牙,也得把時間表「切」出來。)
就這兩個重點。
舉例。
你在家炒菜。來了一屋子客人,得在最短時間內,炒出四菜一湯的梅花宴。
而你的廚房,煤氣灶上,有兩個爐嘴,同時能料理兩樣東西。你只有一把菜刀,一塊砧板,請問,你該怎麼工作?你想好了,這邊煮湯,那邊炒菜,先炒這個,再炒那個。
炒菜時,我還可以給魚開腹,給肉剁醬。先此後彼,這個這個,那個那個,如此如此,果然果然。
這時,你的腦袋已經開始在作 gtd 的工作了。
其實,世間所有的事,都可以套用 gtd 的工序。
從讀書寫作,研究學問,到廣告公司討論一個廣告片的創意,一群人合力寫一個劇本。
到農民搭間茅廁,到建築公司蓋棟大廈,到國家射枚衛星,到打場波灣戰爭,調動多國部隊。(我們拍一部連續劇,動輒上萬個鏡頭,怎麼拍?那通告單,其實就是 gtd 表。)
世事,皆如是。
拆分 + 定時 + 倒算時間。
就是 gtd。-以下僅代表個人觀點個人習慣。
學習:沒必要怎麼學。要學的話樓上說的《小強升職記》挺生動。
軟體:很多主流的GTD軟體我都用過 一般打開折騰幾分鐘就刪掉了。之前也用紙質本子做過GTD 最後我總結出的結果就是:Google Calendar 足矣。(什麼端都有 門檻低 效率高)1、為什麼要用專門軟體來管理?也許你是學了那一套理論:什麼重要而緊急 什麼緊急而不重要 什麼unbroken time……這些誠然有用 但都是記著 遇到事情用腦子去處理就好 沒必要標註在GTD里。
2、用普通GTD軟體 你有時還要想怎麼分類你要做的事情 或者各種理論而糾結的問題。不如日曆來的直接:時間、地點、人物、時間、關閉。(因為是自家做的 Android用戶用日曆體驗很好 操作、同步、提醒都很方便準確)So軟體要越簡單越好 簡單到是手機自帶的。不能讓你感覺到這是一個軟體 不能讓你感覺到:噢!我是在用GTD辦事 多Niubiable。記得你只是在Get thing done 只是把事情完成。
總結一套GTD的簡易版本
1、不重要的事不放進日曆。(不重要不緊急的事)2、當日曆提醒了 能做就現在做。(重要且緊急的事)3、不能做就延遲。 (重要不緊急的事)4、覺得沒必要就打個電話交給別人做 (緊急不重要的事)有了更複雜的腦袋 軟體不需要複雜1-GTD是什麼(來自百度)
·GTD就是「Getting Things Done「的縮寫,翻譯過來就是「把事情做完」。·GTD的核心理念在於清空大腦並且記錄下來要做的事,然後一步步按照設定的路線去努力執行。GTD的五個核心原則是:收集、整理、組織、回顧、執行。2-使用GTD實現時間管理的理想過程
·前提——如果說你今天有10件事需要去完成,而這十件事有不同的來源,例如:個人家庭或者工作等等。·第一步——你需要將這十件事兒在紙上或者在某一個軟體上羅列出來,然後用自己的方式給它們分類並且加上標籤。比如說重要程度和緊急程度、當前處於什麼狀態、完成所需要的時間、是否需要添加備註、或設置一個循環。當你細緻的規劃好每一件的時候,這10件事就會重新形成一個排列,比如需要首先去完成重要且緊急的事等等。
·第二步——你需要去實施,實施的時候就可以非常輕鬆地做到全神貫注,因為今天的安排已經形成框架,只需要按部就班的做即可。同時,在實施的過程中遇到什麼問題要隨時記錄,做完之後打上一個對勾,以方便每周或者每月的回顧。
·最後一步——就是回顧,可以以周或者月為單位進行回顧,你會非常明了的知道自己在這一個周或者一個月之內都做了些什麼,更重要的是自己能否從中發現問題和做的這些事之間的聯繫,從而更好的規劃以後的事。
·試想一下,前面的例子只是十件事。假如說每件事需要30分鐘,在不加不同的地點和工具的轉換時間,以及中間間隔和個別事的耽誤時間的前提下,完成這十件事至少需要五個小時。更操心的是生活中還有很多突發情況和意外,比如當自己還沒有做完一件事的時候,另一件事卻突然發生。所以歸根結底一種科學靠譜的時間管理會讓你的生活在井井有條的基礎上變得更加細緻,會幫助並且監督你完成更多自己想做的事情。
3-個人時間管理大概適合這麼幾類人。
·事情很多而且特別忙的人。·有很多想法但是特別懶的人。·注意力不集中容易走神的人。·經常忘事而且為此感到很累的人。·嗜睡的人。4-使用2Do進行GTD的心得。
A-設備 iPhone6s+12.9iPad Pro 2Do只在Apple的陣營中發布,後續還是期待開發者搞定windows版,至少是網頁版。B-軟體
b1-接觸著GTD大約兩年了,我從安卓陣營轉到了iOS陣營,換了許許多多軟體,App Store裡面所有的GTD軟體都使用過,最終決定穩定使用的軟體是———2Do。這是一款相對於其他軟體來說較重度的GTD軟體,完全上手並不容易,該軟體裡面幾乎囊括了所有GTD軟體功能。儘管一次性很難接受,但正是我想要的,要想規劃好各種繁雜交織的事也必須要有功能強大的軟體來支持。也非2Do莫屬了。 b2-軟體介紹:這款軟體於2015年6月份開始可以從App Store裡面免費下載。但軟體仍然有2個內購:一個是128元的時間提醒,另一個是30元的郵件提醒。兩項內購相對於滴答清單的包年服務和omni系列的價格,還是很有誠意的。(具體的使用方法請參考——https://sspai.com/post/35620) b3-軟體圖標:細看其圖標設計還是很用心的,上下的綠黃條框夾著小清新藍色,使情緒大好啊。C-關於列表和標籤
c1-這也是寫這篇文章的原因,因為剛接觸GTD的時候,我是用列表代替標籤的功能,分了很多列表,但是隨著使用發現這樣並不實用。舉一個例子,現在有一個水杯,請你列舉一下這個水杯具有哪些屬性?回答說:有顏色、容量、品牌、材質等等。如果想用列表來代替標籤,並且要有明確的分類,那麼這個杯子有幾種屬性就需要列幾類列表,最後還需要強迫性的把杯子放到一個列表裡面。最後由於列表太多太亂,就開始反思這個問題,後來引入標籤後才發現,標籤相對於列表更加靈活,一件事兒只能歸屬於一個列表,但是多個標籤可以同時歸屬於一件事,這就對應了從多個角度分析一件事的原則,所以我的建議是標籤和列表要同步使用,關於如何使用,請繼續閱讀。D-建立列表
d1-原則——列表要越少越好,列表和列表之間不要有不清晰的交集。 d2-我的列表如下列表主要涉及五個大的方向,分別是專業、個人、工作、家庭和願望單。
因為答主是一名大學生,還是要以學習為主,故單獨設立專業一組收集與專業有關的事情; 個人裡面是包含關於我自己所有的事情; 自己還是一名班長,平時有很多老師安排的事和班級里的事,這些都放在工作裡面; 家庭主要記錄家中的一些重要日期。在外求學需要定時提醒給家裡人打個電話,向上級彙報一下自己的思想; 願望單主要是自己想去做一些事情但是還做不了的,顧名思義嘛。
列表代表著的是大方面的概括性,不同的列表就代表著互不相干的類別,而我們平時解決問題的思路就是,大事化小,小事化零。當自己的事情非常煩多並且找不到頭緒時,通過列表的劃分去分類查看任務簡直就是一種享受。
E-建立標籤
e1-原則——建立標籤要多維度,即從多個角度去看一件事,與建立列表相反,添加標籤的時候要儘可能多,標籤就是構成這一件事的點,當一件事的點足夠多時,才有可能與其他事情找到相關點。2Do的一個好處就是標籤可以分組,更加實用,但弊端是2Do使用iOS自帶的應用——「提醒事項」進行同步,因為提醒事項本身就沒有標籤,所以使用的時候標籤偶爾會出現錯亂。e2-標籤組如下下面分別介紹
(1)標籤內容如下:
標籤的內容相當於不同的關鍵詞,也是事件與事件之間找到相同點的一個媒介。這類標籤是根據每個人的生活習慣而設定的,一個人一個樣。
(2)相關度內容如下:
這是四象限法則,不再多做解釋,不懂得可以維基一下,關於四象限法則的反思如下:
·如果你總是有緊急又重要的事情要做,說明你在時間管理上存在問題,設法減少它。·儘可能地把時間花在重要但不緊急(第二象限)的事情上,這樣才能減少第一象限的工作量。·對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權,讓別人去做。·不重要也不緊急的事情盡量少做。(3)金融,狀態,所需時間
金融的標籤下,目前只有收入和支出,打算後期再進行擴展。
狀態目前分為三個標籤:
·要回顧指完成的任務要定期進行回顧,因為並不是所有的事情都需要再進行回顧。·要擴展的意思是與這件事兒相關的東西要進行擴展。比如:當我讀一本書的時候,我對本書的作者感到非常好奇,我就需要建一個任務,然後把作者的相關信息擴展一下。·有跟進是指要持續跟進這件事的發展,比如我關注了之前的於歡案件,而且其充滿的興趣,我就想持續跟進這件事情的發展;或者是我在知乎關注了某個問題。因為隨時可能添加新的回答。所以我就需要跟進問題的更新。所需時間就像番茄時鐘一樣,給自己想要完成的事兒定一個時間,看看能不能在規定的時間之內完成,這是提高效率的保障。
(4)地點、設備和頻率
地點就是你經常去的地方,要設立一個點。比如:去酒吧玩,若經常去的話就可以設立一個酒吧標籤,如果不經常去的話就可以設立校外標籤,範圍更大一些。設備是我在做一件事的時候需要用到什麼設備。比如說我想看一本書,然後我就會選擇kindle標籤
頻率就是做一件事情的頻率。因為自己的很多事情都是每天必做。我會直接設置重複,而不是每天去添加任務。
仔細觀察,標籤的作用就是和列表一起構成縱橫交錯的網,將每一件事分割成很小的一塊,不但方便後期的回顧,而且可以找到事與事的關係。
5-對於GTD我還想說。0-GTD只是一個名稱而已,重要的是要有管理時間的想法,當仔細觀察周圍效率極高的大神時。會發現它們也具有相似的管理方式。1-實現GTD的工具並不重要,重要的是要有這種想法而且讓受益者成為自己,即使沒有手機和電腦只有紙和筆,也要把自己的時間規劃的井井有條。2-每個人的列表和標籤都是不盡相同的,我也是隨著自己的使用而不斷變化,讓這些標籤和列表服務於自己。3-時間管理的前提是要有充沛的精力,否則的話就先小睡一會兒吧。4-答主只是一名大學生,擁有的知識還遠遠不夠,有什麼問題還希望各位看官多多指正,在寫這篇文章之前,我看過了能搜索到的所有關於GTD的文章,有很多思想也是借鑒來的,希望大家能夠共同學習。推薦lifehack上一個人寫的一系列文章Productivity Made Simple,感覺很簡單易懂,可操作性比較好。
Productivity Made Simple: Where to Start with GTD
Productivity Made Simple: Selecting What to Do Next with GTDProductivity Made Simple: The 7 Main Elements of GTDProductivity Made Simple: The Key to GTD (譯言有翻譯:譯言精選-高效很簡單:GTD方法精要)Productivity Made Simple: How to Keep Your Projects from Killing YouThe Only 5 Tools You Need to Implement GTD(這篇是工具推薦)ps:建議使用Evernote Clearly插件閱讀戰隼的博客
《搞定,無壓工作的藝術》《小強升職記》《番茄工作法》擴展類閱讀:《拖延心理學》《搞定3》《吃點那隻青蛙》《番茄工作法》
搞定1描寫的方法是gtd原來的原理提出書的翻譯,英文版就是《get things done 》這本書,英文好的建議看看,《搞定3》是《搞定1》的續,搞定3要以搞定1為基礎寫的,不過不看也無所謂,因為搞定3寫的也很詳細,寫的東西更多,上升了一個層次。《番茄工作法》是關於注意力的一個書,挺有用的。為此我還買了一個番茄鍾,建立了番茄日記,效率明顯好多了。每次做任務時都用番茄。《吃點那隻青蛙》是關於事的重要性的書,現在我每天有三隻青蛙吃,每周也有三隻青蛙吃,每個月也有三隻青蛙吃。這樣有個重要的方向集中自己的高精力來處理,效果很好。主要看這三本就比較有用了,其他的用處都不大,不過可以輔助看一看,比如說《精力管理》還有《拖延心理學》。
其實再好的gtd軟體都沒有紙和筆好,因為任何工具都是為了代替紙和筆的,紙筆唯一缺陷就是攜帶不方便。
關於gtd軟體,我用過的還挺多:滴答清單,2DO,anydo,todo,奇妙清單,印象筆記等等。
現在我就留下了印象筆記,還新下了一個365日曆。用於辦事清單(不定時的事)和日程(固定時間的事)我的建議到此,gtd只是一個理念,並不是什麼工具,但是需要工具來實現,這就需要你去體驗一下,都試試。至於哪一個適合你,那就需要你自己的體會了。如果你是mac ox 或是iOS 用戶的話,omnifocus無疑是你最佳的選擇~它無疑是一款GTD的神器。用了之後你會發現你離不開它~GTD: David Allen, Getting Things Done? and GTD?一篇外國牛人寫的關於omnifocus使用的文章:OmniFocus GTD
omnifocus
我的入門書籍:
《搞定-無壓工作的藝術》,GTD理論的入門書籍《番茄工作法》,教你如何專註高效《小強升職記》,故事性強,淺顯易讀,作為前兩本的補充我用的工具:番茄土豆,可以設定番茄時鐘滴答清單,簡潔高效的GTD工具,幫你記錄各類待辦事項我知道的是葉驥老師在杭州8月26日有spark,可以參加這樣的活動,先行了解一個大概的框架
如果能解決了為什麼去GTD,那麼就GTD了.書籍別停留在GTD的概念上,更重要的是心智模式,軟體很快給你推薦.
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