如何解決項目管理中遇到的困難？

01-03

例如，時間和資源都很緊張怎麼處理？

該問題本身的問題是沒有把範圍放進來，項目管理談平衡是四要求的平衡。

在《人月神話》這本書裡面也談到過往進度落後的項目投入更多資源或人手，往往使進度根據落後。而質量目標往往本身不是平衡項，最好的平衡方法就是縮減範圍或延期進度。

而現在實際項目中，我們平衡的方法往往都是犧牲質量，而由於犧牲質量帶來更加大量的返工成本。

其實是四個點，時間、成本(資源)、範圍、質量。

1、這在四個點中，最重要的是質量，唯一不可變的也是質量，因此是一個以質量為中心的，三個點圍繞的三角；

2、基於第一點，在質量不變的情況下，考慮其它的三個點：時間、成本、範圍，平衡也是在這三點之間平衡；

3、具體的問題要具體的分析，比如時間是確定的，成本是不可變的，那就要考慮是否可以分批交付，先交付核心的需求，以這樣的思想來平衡；

4、質量是唯一不可以妥協的，但在現實項目中，很多時候是質量出了問題。

思想如上，需要具體問題具體分析，相信99%的項目利益人是講道理的，是要想高質量的項目交付的。

同意王寶明的觀點，補充幾點，

1. 時間、成本、範圍、質量，對於一個具體的項目來說，一定有優先順序，這個優先順序每個項目都不同，在一個項目的不同階段也可能不同。雖然有各種方法可以平衡，但本質上是為高優先順序的因素犧牲低優先順序的因素。

2. 按照PMI的思想，質量是唯一不能妥協的，但實際上在軟體項目中，質量經常被妥協。對於長期而穩定的產品，質量的缺陷一定會付出代價，但是對於追求短平快的創新型產品，很可能在質量缺陷暴露之前，產品已經更新換代了，因此質量經常被妥協。

3. 時間，成本，範圍是鐵三角，變了一個，另外兩個一定會跟著變.... 除非犧牲質量。如果表面上不變，那一定孕育著風險，比如長期加班引起的士氣低落效率低下人員離職，犧牲質量引起的性能問題和代碼混亂。如果項目發起人提出不合實際的要求，常常是因為他不了解這些風險，這時候PM需要對風險進行盡量量化的分析，來說服發起人。

毫無疑問，產品質量是唯一我們需要保證的。喬布斯有句話：有BUG的產品一定不面世，即使需要延期上市。

我覺得其餘的，針對不同的問題需要不同的平衡方案，但是終究歸於一點：就是在有限的時間和有限的資源的情況下，保證質量。如何保證質量，就是八仙過海，各顯神通了。

所以我覺得前期對項目進行一個風險預測是很關鍵的，身為PM要多考慮各種顯性、隱性的風險，這樣可以使問題得到避免。

要看如何制約，和要求的條件如何。

簡單的說，在符合公司價值觀和制度的前提下，作出權衡和妥協方案。

通常來說，重大項目，時間是不可讓步的，資源提升程度是有限的，那麼只能降低質量（但降低程度必須保證在法規之上）。唯一的辦法，就是在自己能決定的範圍內儘可能提升質量。

針對項目管理中遇到的問題以及改進思路，自己之前做的部分整理，作為參考。

》概要設計文檔不明確，導致開發人員很多時候無從下手

在這次對外包人員的管理中，這個問題尤為突出。因為設計文檔不夠明確，一些模塊的技術流程沒有確定下來，導致開發人員無從下手，影響了整體的開發進度。

以前之所以問題沒有凸顯，是因為開發人員的技術水平高，並且主動性強，對於存在的問題能夠自主找到合適的解決方法。但是對於技術水平一般的成員，沒有明確的技術流程，對他們會很大的影響。

改進方法：

開發之前，由核心人員寫好概要設計說明書（如果要嚴格保證項目的質量，則需要有詳細設計說明書），對於重要的模塊，需要明確具體的業務流程和技術實現流程。

如果因為時間問題沒有明確的文檔，那一定要開發人員（尤其對於技術一般的開發人員）在開發前畫出關鍵模塊的流程圖，然後進行評審，通過後才開始開發。否則會出現設計不合理導致後續變動大或者質量達不到要求。不過對於核心人員的開發，最好也要畫出關鍵模塊的流程圖。

針對項目質量的把控，可以通過重點模型評審等方式。

》缺少技術積累和自主平台，導致不同的項目重用性很低

目前這個問題很明顯，而且在小公司中也很普遍（大公司好很多）。對於技術的積累，涉及到知識庫的建立，包含軟體模型的封裝、自主平台的搭建，特定問題的處理方法，技術的積累。

由於沒有知識庫的積累，所以在不同項目中，重用的模塊特別少，沒有充分利用已有的資源。同時，一旦項目組人員有變動，對項目的影響特別大。

知識庫的建立方法：

對於知識庫的建立，因為工作量大，如果單靠項目經理來做，肯定是低效的，而且不能持久。知識庫內容的產生，必須由全體成員分享。

需要由項目經理推動，前期做重點模塊、技術的積累，並形成文檔，分享給團隊成員。並要求團隊成員每周寫技術周報（目前部門已推動了，只是時間長了大家不認真對待，因為沒有很好的反饋和激勵），技術周報可以由成員自主選擇技術點，也可以由項目經理指定，並且明確格式和內容。

可以嘗試將整理的知識點發布至博客，並且在每周例會中進行點評。

推動的另一個方法是，加大內部的培訓力度，培養團隊內部的分享氛圍。但是這個在項目時間緊張的時候，推動不起來，主講人沒有時間準備。可以嘗試每周限定時間給主講人進行準備（時間緊需要加班）。

》缺少項目管理經驗的積累和改進

目前對於項目的管理，還比較混亂，缺少一套正規的、合適的方法，還屬於小作坊式的管理。對於開發和測試，完全憑項目經理的個人意願進行，對於小團隊可能問題不會凸顯，但是對於較大的團隊，就會有很多問題，導致項目進度、質量等不可控。

雖然現在開展了很多項目，但是對於新來的項目，又是按照之前的方式，得不到有效的改善。

改進方法：

項目經理需要抓住項目中的重點事情，然後擠出時間進行項目管理方面的總結，形成文檔。並且要善於發現、製造場景挖掘團隊中的問題，讓問題盡量都暴露出來，然後解決並整理總結，然後在後續同樣的問題上進行改進。

每周必須要總結至少一次，如果能做到每天總結整理，那最好不過。並且在後續的管理中，基於已有的經驗進行改善。

》缺少行業知識的積累以及行業資源

這一點在做產品的時候尤為明顯。因為涉及到競爭對手、市場的考慮。如果產品做不到好的口碑，那麼只能靠公司銷售的關係，也只能維持短期的利益，得不到真正的推廣。產品讓用戶產生不了依賴，實用性不高，用戶掏錢購買的意願也就沒有了。

改進方法：

平時多從互聯網、競爭對手官網收集行業資訊，試用競爭對手產品或者優秀的第三方產品，然後結合自己的產品進行優略勢分析(SWOT分析)、產品方向分析，借鑒別人的產品路線，以及爭取獲得行業資深人員的幫助。

多接觸行業內的合作夥伴、朋友，從他們那裡獲得行業的信息。當然，自己也需要事先花時間收集，與他們分享。

另：互聯網是一種很好的資源。

》缺少會議紀要的整理以及軟體變更的記錄和控制

很多重要的會議，缺乏會議紀要的整理，導致很多會議上確定的東西以及待做的事情，在會後得不到有效的實施。對於軟體的變更，沒有統一的記錄，這樣在後續的開發和測試中，一旦團隊成員忘記了之前的變更，要追溯就顯得非常困難。

改進方法：

確定會議紀要文檔模板，每一次會議認真做好會議紀要。對於會議上確定的事情以及後續待做的事情，項目經理必須要監督，使會議確定的事項得到實施。

對於每一次的會議紀要，除了電子版提交到SVN中，還需要列印出來進行傳閱、備份。

項目管理的要素樓主肯定知道，無需多言，說點自己的切身體會：看人下菜，各個擊破。

首先要弄清楚，這個項目最重要的stakeholder在乎什麼？是在乎及時發布呢，還是在乎質量呢，還是其他呢？一切以這個標準行動。否則搞錯了方向，一切努力都是白費。

其他的不外乎對外哭窮搶資源，對內排優先順序激勵加班畫大餅，和產品經理忽悠扯皮砍需求。另外如果項目經理是技術上的專家，遇到困難能頂上來解決問題，也能加速項目。畢竟最在乎項目成敗的人，還是項目經理。

前兩名討論的恆定三角形（時間、成本、範圍、質量）已經是比較老的一種項目管理思路了。這個類似FIFA足球遊戲的人物設定，以前是幾個點來確定這個人物的能力值，但是現代足球可能是多維度的來確定人物值了（類似從三角形變成雷達圖）。所以項目管理一樣，從恆定三角形變成了多維度的分析，可能會加上風險，加上干係人管理等額外的重要因素，每個因素的變動哦給你都會導致這個系統的不穩定性。所以對當代項目管理經理要求更高。

個人覺得最重要的一點就是干係人管理。從第五版的PMBOK開始，額外增加了干係人管理，就是很說明了這個問題。了解客戶或者說干係人的需求，才是順利完成項目的關鍵。一個不在乎錢的客戶，你幫他節約錢而導致項目質量有問題或時間延長，這個項目順利嗎？所以最重要的其實就是滿足干係人的需求。當然滿足有很多種，不能一味的滿足而達到不可能完成的地步。對於客戶，引導比滿足更重要。讓你的思維變成他的思維，讓他跟著你的思路走。在了解他根本需求的同時讓他按照你設計的路走，這才是順利完成的關鍵。

要是時間資源都有問題，武斷點猜，你的計劃制定的時候就過於隨意，質量忒差，壓根就沒考慮風險問題，重新規劃一下吧，想清楚用什麼，和各方面提前溝通好有得用么，把計劃制定得現實些可行些，排好順序什麼更重要，執行時就好決策和解決這些問題了。

在雲計算、移動互聯網以及社交化的背景下，企業的管理方式更傾向於簡便和專註，「簡化流程、專註結果」的管理系統受到更多企業的歡迎，憑藉嵌入智能化的業務解決方案，以最高效快捷的方式實現項目管理。

一個項目的成敗通常彙集著人為及本身的複雜因素，除了項目數據要確保實時精準以便管理層科學決策外，項目實施過程中還有非常複雜的人為因素需要去控制，比如計劃偏離實際、需求溝通不暢、責任劃分不明、資源分配不均等。這些問題如果不處理好，將給企業的項目管理帶來阻礙，也會拖緩項目進度、延誤項目實施。

那麼小編今天講一下以智雲通CRM項目管理系統為例，簡述如何更好的進行項目溝通與實施。

　　一．複雜的項目，要如何實現簡單的管理？

CRM項目管理系統旨在簡化項目管理中的計劃與執行，從而保障項目的成功。通過嵌入優秀的項目管理解決方案，可以自動跟蹤項目執行情況，提供進度，並自動生成報表。因此，項目經理得以從日常的數據跟蹤與分析中解放出來，更多地參與到能夠優化項目績效的任務中。

智雲通CRM項目管理系統以執行為主導的先進管理平台，全面關聯與實時同步，保障項目各個環節數據的準確性。同時，通過控制項目管理中的人為因素影響，將項目實施的風險降到最低。

　　二．範圍定義與需求溝通順暢

　　在當下社交碎片化的情況下，人們往往很難通過一次溝通就把複雜的需求交代清楚。智雲通CRM項目管理系統採用迭代式的方法來溝通需求，幫助項目團隊制定需求交付計劃，儘早溝通及理解需求，同時還通過現狀調查監測需求交流問題，自動追蹤需求評審與驗收，以及需求依賴和變更，更好實現項目需求，提高項目成功率。

三．問題與風險自動跟蹤與上報

　　每個項目都難免有問題和風險，但若問題和風險管理得不妥善，就會導致項目複雜化，甚至令項目停滯不前。風險的發生可以有不同程度的概率（從極細微到極有可能），不同的優先處理級別（從不需處理到必須馬上處理）以及不同的處理方法（如：迴避、轉移、減輕和接受等）。智雲通CRM項目管理系統可自動識別問題與風險的級別、類型以及解決方法，從而統一有序地管理所有問題與風險，幫助項目團隊有效地管理問題與風險，提高項目的成功率。

　　四．項目計劃與執行合二為一

　　當項目計劃和項目實施出現偏差時，為了糾正偏差或追究相關責任人，管理就會變得複雜而混亂。最好的辦法，是在項目計劃前便避免這一情況的發生，將項目計劃與執行合二為一。

項目只有一個當前計劃，且這個當前計劃能夠實時反映項目團隊最新工作進度與可交付成果情況，所有的責任劃分與執行狀況一目了然，團隊成員可以實時共享唯一的最新的項目進展情況。項目的計劃與執行高度一致，保證了項目的正常運作。

　　五．責任劃分與工作交付清楚明確

智雲通CRM項目管理系統將項目進行分解，並通過強化執行適當的責任和承諾，當某團隊成員更改其承諾時，CRM系統會自動通知其他相關人員，對無法完成的承諾進行預警、自動識別不當承諾帶來的風險，確保項目的責任分工清楚明確。

　　六．資源與依賴條理清晰

資源共享與依賴會在很大程度上增加項目的複雜性。基於經濟方面的考慮，以及由於某些特別資源的匱乏，同一資源有時會被多個項目共享。智雲通CRM項目管理系統通過明確資源與可交付成果的依賴、自動跟蹤間接依賴、自動監測不恰當的依賴並在需要時警告相關人員等，讓所有資源需求與依賴一目了然，幫助項目成員有條理地管理它們。

智雲通CRM項目管理系統以項目的執行為主導，採用實時精準的數據以及有力的項目人為因素控制手段，幫助企業優化項目管理流程，提高項目實施效率。

減少工作內容或者降低品質要求。項目管理是玩平衡而不是無中生有。當然，能夠提升現有資源的利用率也是很好的環節措施。

在需要平衡時，可以縮小範圍，優先順序較低、使用頻率非常低的需求裁剪掉；

主要功能、使用頻率高的需求質量一定要保證。

時間和資源都很緊張的，可以考量：1) 提高資源使用率，即原來8小時可能只有3個小時在真正工作，現在需要找到浪費並消除，然後提高更多的小時在真正工作；如果可以提高到4.5個小時，即提高50％，那麼相當於多招了一半的組員，而且沒有磨合的試用期：）；2) 盡量提高質量，包括需求質量和代碼質量，有一些辦法：例如需求反講、結對編程、故事驅動測試、持續集成等；3) PULL的方式，即按照最可能完成的需求反過來配置團隊結構和開發計劃，當然這些都是優先順序最高的需求，即把優先順序低的需求作為可能放棄的部分（如果最後實在完成不了，也不會是所有的功能都完成了95％，而沒有一個是可交付的，而是優先順序高的需求是可交付的，只有優先順序最低的一些需求被放棄，最好的做法是這些優先順序低的需求根本沒有開始編碼，這樣浪費最少）