如何組織、籌備一個社交派對？

01-03

地點是中國，目標人群是中國人，只是一個非常 casual 的讓大家開心交朋友的派對。

我是學生，目前尚沒有在國內舉辦社交party的經驗，但是根據已有的認識來說，需要注意的暫時想到以下幾點。總體來說，題目給的信息量不是很具體，我的建議也比較籠統。

籌備前要考慮的有：

1 主題

為什麼籌辦這個party？客人來這裡的動機與目的是什麼，我們有什麼共享的興趣、愛好或者目的？這決定了你要辦的party如何吸引客人來參與，整個活動的氣氛應該是什麼樣的，還有party的亮點應該是什麼。亮點與主題很重要，不夠吸引力的話，沒有人來，或者大量的人臨時不來參加，都會造成比較尷尬的局面。

2 人數

人數決定了場地的選擇、活動的設計、餐飲的配備，等等。通常而言，人數的變動是非常大的，即使客人事先應邀，但到了party那一天，臨時有借口不來或是什麼都不通知也不出場是相當常見的，尤其是免費邀請的活動。

考慮了這些，你就要設計這個party，因為題目沒有談及設計方面，我不多說，直接進入步驟階段：

1 做好party策劃，籌備團隊分工。（我想除了類似小型家庭party可以一個人籌備所有的事項，其他的活動你都需要幫手的）

2 邀請。

如果目標群體之間對彼此已經有了一定的熟悉，這個party的邀請可以通過私人邀請的方式進行：安排一個人專門負責邀請所有客人和任何諮詢。好處是可以使活動顯得親切，同時針對不同客人的興趣點吸引他/她，另外中國人很喜歡問某某去不去，從而決定自己去不去，這一點可以很好地利用來吸引客人。

但是如果大家彼此不太熟悉，這個時候我建議採取比較正式的方式。當然最正式的是郵寄邀請函，那樣其實花費高，效率低，不容易聯繫到人。我個人覺得到現在這種方式的唯一目的只是為了彰顯活動的重要、正式或者高級。所以我們通常用的是電子郵件邀請，這一點，考慮到中國人的網路生活方式，可能會需要考慮這些客人是不是有每天使用e-mail的習慣。郵件中，看你自己喜歡，可以增加些圖像設計，也可以純文本，但是都要美觀大方簡潔，最重要的是，信息齊全，時間地點主題、應邀方式、各種諮詢與聯繫方式都清楚地提供給客人。邀請答覆，英文里我們常常稱為RSVP，客人RSVP後，即被認為答應參加活動，這個時候需要及時回復客人告訴TA你收到了TA的意見。如果party要收取一定費用，說明交付方式，一般都會在party之前完成。臨近party的時候，再發一次正式的邀請函，說明活動的內容，對客人的要求（服裝要求，或者活動特殊，需要客人帶上什麼東西之類的），交通方式，等等。這同時也提醒他們不要忘記參加party。

p.s. 有必要的話，可能在邀請之前需要問清楚客人的飲食要求（清真、素食之類的），這個視具體情況而定。

如果客人不習慣使用e-mail，聯繫人要辛苦些了，見面或者電話聯繫，這樣會有一點干擾人家，而且在大家不太熟悉的情況下，有的人不太習慣當面給出回復，或隨意定下承諾然後反悔，這個時候聯繫人需要確認被邀人的真正意願。

3 場地選擇與其他服務確認

前面提過場地要考慮人數，活動設計等。如果是無論是私人還是非私人場地，都要提前確定party當天的可用性，一定要預訂好。另外場地也可以是戶外或室內的，裡面的設施也要準備好，酒水台、食物台、娛樂區、發言區、留影區、休息區等等，都要考慮。

關於餐飲。大家都喜歡吃吃喝喝然後聊天玩樂，所以食物酒水是必要的，但是要簡單、乾淨、在相應場地里方便擺設存儲，不要喧賓奪主，不然大家都是來吃的，不是來社交的。十來個人的話，圍一個桌子沒關係，但是人多了，就不要有大桌子讓大家坐下來吃，這樣就不利於人到處走動，認識更多的朋友。這些食物可以自己準備，也可以外包，視party情況而定。

4 場地布置

隨著party的到來，所有之前準備的，設計的人、物品、資源全部都開始集中起來。到了party的前一兩天或幾個小時前，確保所有東西都布置好了，材料都準備好，一時間沒辦法拿出來的（比如食物）也要反覆確認到時可以提供。

5 party階段

到了這個階段，應該所有籌備成員都清楚自己要做什麼，整個party的流程如何，什麼時候什麼人開始著手做什麼事情。彼此之間的配合與溝通都要確保。然後接下來的事情通常都不難了。如果客人彼此不太熟悉，入場的時候可以分發實現設計好的、印製有TA的名字或昵稱（隨客人意願）的名卡，用別針別在衣襟上，方便大家認識彼此。當然你可以設計類似名卡功能的其他富有創意的小東西~ 因為目的是社交，所以要留有足夠的時間與空間給大家聊天交流，但也要時不時有集體的活動，隨客人意願參加，一來主題化party，二來調節氣氛，三來主動創造大家一起玩的機會。party過程中還要注意的是安全與健康隱患，大型一些的一定要有風險預測與二手準備。

6 後續跟進

party結束之後，可以以郵件形式做一個簡單的總結與感謝，活動當場的一些視頻、照片可以網路分享給大家。這些人也許你將來還要跟他們加深關係，所以，保持對彼此的好印象吧。

哦，另外，關於活動的時間，通常建議是周六的下午或晚上，這是一個大家一般都會比較有空而又不會壓力太大的時間段。戶外活動要注意天氣變化。

這些是我目前想到的關於籌備運營的一點點東西，希望有幫助。如果你希望這個party不僅在內容上，在形式上也同樣很casual的話，我前面提過的很多東西其實可以不用做到太精細的程度，那麼這種情況下，最關鍵的是保持大家之間融洽快樂的關係，心情好的時候，很多形式上的細節可以被客人忽略不計的，最好的話，你們能夠有一個「萬人迷」，就是那種大家很開心能夠見到TA，TA可以非常好地調節現場的氣氛，讓大多數人都很開心的，加上客人的積極配合，那一定會是一個很難忘的快樂party。

我是在香港讀書的學生，哪個學校就不說啦。最近我們的社團已經籌備好了在蘭桂坊包了一個club準備辦派對，門票和活動都是我們自己辦，如果題主真的有興趣的話我們可以私聊，proposal策劃書也可以給你參考一下

1月13日添加

派對方面的話，我慢慢講吧。本人現在做過兩次不大不小的club派對的策劃人。最近這次是在香港的蘭桂坊辦的。

首先題主想要辦多大的派對，本人策划過300人左右的中型派對，你想要是完全自己辦還是想要找活動策劃公司一起協辦，這都看你自己的關係和錢包。但是如果是協辦的話相信題主也就沒有必要問這種問題了，所以我下面說一下自己想要辦的話該怎麼辦。首先是場地，如果自己認識club的人，我是指能管事的人的話，那場地基本能拿下來，接下來就是拿多少錢出來的問題。如果不認識的話，那想盡辦法認識，或者多去那個club包幾次卡座也ok的，慢慢就會熟悉起來的，畢竟誰不想賺錢。好的假定現在場地基本拿下，那你的預算基本也就出來了，這個時候就可以開始著手下面一項作為一個策劃人首先得做的事情了——寫proposal，策劃書。

策劃書的話主要是先要體現自己的想法和安排，所有的安排，包括最後是誰清場都要明確。因為辦這樣一個活動，怎麼樣也不可能一個人來辦。至少是有一個小團隊的，所以你的策劃書裡面就要給每個人分配活動前的準備工作和活動當天的工作安排。這樣大家才能知道自己要做什麼，一個團隊才會有目標，才會有凝聚力。

之後就是宣傳了，這可是一個活動最最關鍵的地方了。一個活動，你可能不在乎他賺不賺錢，不在乎他有沒有意義，但是他媽的活動就是要有人來啊，沒有人來什麼都是狗屁啊。所以如果是對外的club活動，宣傳最好海陸空都來，海報，網路推廣等等，什麼有能力當天邀請一點有名的嘉賓來那是最好的。如果是公司或者已經有足夠人參加的話那就沒事了。

基本最簡單的就是這樣啦，一個策劃書的工作，當然這其中不包括活動當天的布置安排等等眾多的事情，如果題主有興趣的話可以私聊。

我們目前舉辦過多次ASW國際富豪俱樂部社交，有著比較豐富的社交派對經驗。我可以根據社交派對給您一些經驗，可供參考。

1 、主題

本次社交派對是否需要主題，比如是某個領域的還是某個興趣愛好的，或者是沒有主題純社交都可以。這個要提前想好，有利於後期的宣傳。

2、人數

人數基本是根據場地定的，先想好自己打算邀請或者參與的人數找尋合適的場地，基本你邀請的人數要是場地容納人數的2-3倍會比較合適，這樣才避免出現現場人數不足的狀況發生

3、場地選擇

根據你的需求（預算，人數等）選擇合適的場地，你可以上秘境locationhunter的平台選擇適合party的場所。是否需要含餐，一般社交派對都會有簡餐，包含蛋糕台等，酒水可以看具體情況選擇付費或者限量免費。

4 、場地布置

5 、party階段

這個就是所謂的環節，需要有什麼樣的環節來串場。其實雖然是社交派對，但中國人喜歡有些環節在其中，幫助活躍下氣氛，所以必要的小環節還是要有的。

安排一個暴風雪山莊，絕對有氣氛。