如何利用excel和Word批量生成公文？

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本人做人事工作，近期需要給幾百個員工出具公函，基本格式都一樣，就是裡面的員工編號、姓名、出生時間有變，這幾個要素我excel表都是全的，但一個個複製到Word模板里又慢又容易出錯，有沒有批量生成的方式？求助

來講講郵件合併的方法。郵件合併會生成單個文件，這樣列印的時候會比較方便。

首先我們也是先有這麼個數據表：

然後我們也要有模板：

注意：末尾不要有多餘的回車或者分頁符。郵件合併會自動給每一項創建一頁。

然後點擊郵件 - 開始郵件合併 - 信函

點擊旁邊的選擇收件人 - 使用現有列表 - 選擇你的 Excel 表格

這裡按照實際情況選

如果不是所有數據都要填進去的話旁邊有個按鈕「編輯收件人列表」那裡可以過濾一下。

然後我們把游標定位到要填寫姓名的地方

插入合併域 - 姓名（這裡顯示的是 Excel 表格列標題）

其他地方同理，全部完成後效果如圖

然後就好了。戳右邊的完成併合並

點擊編輯單個文檔然後選擇「全部」可以看到最終合併的文檔，或者你可以選幾頁來看。

點擊列印文檔就直接列印了。用這種方法如果要對每一頁創建新文檔的話請參考微軟官方教程：如何以編程方式將每頁或每節的文檔另存為一個單獨的文件

（完）

首先呢，先在一個文件夾下新建兩個空文檔，一個 Data.xlsx 文件，一個 Main.docx 文件。Data.xlsx 文件用來存儲人員信息的， Main.docx 文件就是你要生成公文的模板。

Data.xlsx 裡面就是人員姓名，編號，出生日期什麼的。不要在意日期和編號這些細節。

然後我們打開 Word 文檔，點擊開發工具 —— 宏。

然後在彈出的對話框中，填上宏的名字，隨便填。然後點擊創建。

你就能看到系統給你添加了一個 Sub 的框架。

然後我們往裡面填代碼。

" 打開 Data.xlsx 文件 Dim MyFile As Object Set MyFile = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")


    Dim FilePath As String

    FilePath = ActiveDocument.Path  "Data.xlsx"
    " 如果不存在 Data.xlsx 文件

    If Not MyFile.FileExists(FilePath) = True Then

        " 退出

        MsgBox "無法找到文件: Data.xlsx", Title:="Error"

        Exit Sub

    End If
    " 讀取 Data.xlsx 文件

    Dim ExcelObject As Object

    Set ExcelObject = GetObject(FilePath)

    Set Table = ExcelObject.Sheets(1).UsedRange()
    " 循環

    For i = 1 To Table.Rows.Count

        " 清空變數

        For Each Var In ActiveDocument.Variables

            Var.Delete

        Next
        " 添加一個名字為 Name 的變數，它的值是 Data.xlsx 中第 i 行第 1 列的內容

        ActiveDocument.Variables.Add Name:="Name", Value:=Table.Cells(i, 1).Text

        " 添加一個名字為 Number 的變數，它的值是 Data.xlsx 中第 i 行第 2 列的內容

        ActiveDocument.Variables.Add Name:="Number", Value:=Table.Cells(i, 2).Text

        " 添加一個名字為 Date 的變數，它的值是 Data.xlsx 中第 i 行第 3 列的內容

        ActiveDocument.Variables.Add Name:="Date", Value:=Table.Cells(i, 3).Text
        " 更新 Word 文檔

        ActiveDocument.Fields.Update
        " 設置保存目錄

        ChangeFileOpenDirectory ActiveDocument.Path

" 保存文件，文件名為：姓名.docx ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=Table.Cells(i, 1).Text ".docx", FileFormat:= _ wdFormatXMLDocument, LockComments:=False, Password:="", AddToRecentFiles _ :=True, WritePassword:="", ReadOnlyRecommended:=False, EmbedTrueTypeFonts _ :=False, SaveNativePictureFormat:=False, SaveFormsData:=False, _ SaveAsAOCELetter:=False, CompatibilityMode:=15 Next

如下圖所示。