郵件禮儀到底哪裡重要？

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在做外資的NGO實習，老闆總是盯著郵件禮儀不放手。沒有添加抄送，她不高興；用公郵對外聯絡時語言語氣不合適她不高興。感嘆號多了也不高興。一個詞用錯了更是不高興。我就是想知道，這郵件的重要性在哪裡？為什麼會這樣？裡面的遊戲規則是怎樣的？以及，我不要再挨批評了！！

以我現在外資公司的郵件基準參照一下：

1.郵件題目。

① 題目要明確表明事情的內容 ?例如：關於銷售支援費用預算提高25%的企劃案

② 活用郵件分類符號 ?例如：【公告】- 9月8日與A項目相關的會議

③ 回信題目概括前面進行內容 ?例如：【張三-可以出席會議】Re:關於出席上半年訂單狀況的會議的邀請

④ 請注意勿以「無標題」
或漏寫標題發送郵件

2.郵件分發。

① 篩選收件人及抄送人（由於大量選用非相關者而降低工作效率）

② 忌為留證據而發送郵件 ?口頭或電話可以處理的事情可直接處理

3.正文。

① 要傳達的內容在開始部分以短句說明

?例如：關於～的內容。結果/論是～。對於您的請求～如下.

② 正文內容要一針見血，簡潔明了 ? 3段構成/ 按內容活用標題，數字及簡潔文體

③ 編寫時考慮可讀性 ?活用圖表，表，編號，符號；區分段落/ 強調重要句子/ 字體用10或11號黑體

④ 他部門業務請求時提供準確信息 ?速速回信，儘可能快（×） → 誰，什麼事，具體何時截止

⑤ 附加附件時，應提及附件的個數及附件名

⑥ 業務請求時提供相關的表格及文件 ?請參照之前發送的郵件（×）

4.結尾、事後管理。

① 發送前再次檢查內容及結構

? 收件人姓名，文件名/ 題目及內容的連貫性/ 簡潔的語句傳達正確的內容/ 是否有附件

② 發送後按緊急度電話聯繫或發送信息/
按內容的頻繁性模板化/ 按郵件內容或用途分類文件夾
。

以上。

不是郵件哪裡重要，這屬於現代企業管理系統中的一個模式，叫做CIS（Corporate Identity System），中文譯作企業的統一化系統。這是一套非常有效的管理模式。

可分為三個部分：

企業理念識別（mind identity簡稱mi)
企業行為識別（behavior identity，簡稱bi)
企業視覺識別（visual identity，簡稱vi)

用IT界流行的話來說，這三者的關係就是內核，框架，UI的關係。

大多數人最關心它的視覺表現，即vi。但其實vi是這三者裡面最不重要的一項。

外企的規範化程度遠遠高於國內的企業，要是你外企和國內的企業都待過，你會深入察覺到這些差別。

蘋果的員工和的IBM的員工同時坐在你面前，即使他們不佩戴工作牌，你也能較簡單的分別出他們所屬的公司，這就是企業識別。

「郵件格式」屬於vi裡面的一項，是有明確的規範要求的，這些要求被寫入CIS手冊，員工根據這些執行，這些規範往往被認為是強制性的。

清晰簡潔的寫郵件，將重要的事情在第一句話寫出來
考慮到所有收到郵件的人的感受，該委婉的時候需要用委婉的語句
郵件底部加上個人落款
寫收件人、抄送人時根據對方的職位高低、與項目的相關程度來安排排列順序
郵件中盡量少用「我」或「你」，用更加客觀的語句來表達

現在求職和商務活動很多都是郵件，但你知道郵件禮儀嗎？我想很多人都很隨意吧！也許很多人也都不在意，但是如果你想往高處走的話，有很多人不理解為什麼他一直都走不到別人的高度！因為有時細節真的可以決定成敗！

1、主題；主題是給別人的第一印象，千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

2、稱呼問候；郵件的開頭要稱呼收件人。在第一行頂格寫。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人。俗話說得好，「禮多人不怪」，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待，拿捏尺度

3、正文；正文行文應通順，多用簡單辭彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

4、附件；如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件，附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理，正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

5、簽名；每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為對方設計這樣的工作。

6、郵箱使用；使用什麼郵箱也是比較講究，工作郵件需要用比較正式的郵箱，如21CN微企企業郵箱，是專用於企業辦公郵箱，比較正式與規範化，處理正式的商務工作，不要使用 QQ社交類的郵箱，顯得不夠正式，且有的企業會自動屏蔽社交類的郵箱，所以要懂得用好郵箱。

每個人的工作環境都不一樣，對於郵件這個工具的使用的頻率和側重點也不同，
所以單純聽那些禮儀專家來告訴你一些有的沒的，並不是一件很靠譜的事兒。
以後遇到這種情況，先問問自己幾個問題。

「關掉你的收件箱通知」！！！

「每天只在早上和下午各檢查一次郵箱，不用更多」

「設置一個out of office自動回復，讓人們知道你在專註於工作，而不是無時無刻都在收發郵件」

類似這樣的電子郵件管理建議，通常被專家用來警告說，電子郵件收件箱是生產力最致命的殺手。事實上這是正確的：Email這個現代企業最普遍的工具，它的弊端也正在慢慢顯現。

為了集中精力，我們需要限制每天花費在Email上的時間。專家沒有告訴你的是，電子郵件造成的注意力不集中不僅僅只是影響了我們的工作，它對我們的心理也產生著潛移默化的影響。

你的電子郵件使用習慣告訴了你什麼

當你聽到叮的一聲提醒你又有一封新郵件的時候，就跟膝跳反應一樣，你會立刻下意識地響應，馬上打開你的手機或筆記本。

回復完郵件之後，你感受到一陣滿意。你覺得自己非常有效率。在你完全沒有察覺之前，你已經進入了不停查郵箱，回復郵件的無限循環：在與家人相處的時候，與朋友吃晚飯的時候，甚至是過馬路的時候。你慢慢開始意識到，這已經成為一種你無法控制的衝動。

這種行為，科學的解釋叫做「內隱認知」，一種可以在無意識的情況下影響我們的行為。這也就解釋了為什麼停止檢查你的收件箱是那麼困難。這種行為，看起來是自動的，實際上這是一個在你不自知的情況下，由你的大腦，身體，神經都在參與的複雜的過程。

當不停地檢查和回復郵件，當這慢慢開始成為一個，自動的不經過思考的「刷新」收件箱的行為，甚至是當你知道自己有更重要的事情要做，仍然還在重複這個行為的時候。

雖然最初在深夜回復郵件讓你感覺很好，但是當你任由其發展成一種習慣，它慢慢地會開始影響你的人際關係，你的時間，甚至是快樂。長期來看，這一定是不利的，是會影響到我們的正常生活的。

查郵件前你應該問自己的3個問題

你可以重新訓練你的大腦更有效地使用郵件，更合理地使用電子產品。這可以從每天問自己幾個關鍵問題開始，了解自己為什麼那麼地離不開電子郵件。

1.這是利用時間的最好方式嗎？

Email已經成為最大的分心者，那麼用這個問題檢查，重複查郵件的衝動是不是降低了你的效率。許多電子郵件可以快速閱讀，回復一個簡單的「是」或「否」，那些不是非常緊急的Email可以稍後再回復。一個好的經驗法則說：如果一個行為可以在5分鐘之內完成，現在立刻完成它。保留精力給那些更有意義的，更重要的工作。

2.為什麼我會覺得現在必須要查郵件？

當你察覺自己快捲入電子郵件的漩渦時，立刻轉變注意力給更有意義的事情。除了刷新收件箱還有沒有別的事情更值得做？如果你不立刻回復郵件，你是否會覺得孤單，無聊，或者覺得會被別人認為懶惰？一旦你發現了衝動的根源，尋找能解決這種感受的除了郵件之外的其他替代方式。

3.我試圖完成的目標是什麼？

很多非常成功的人會避免把查郵件當成早上起床後的第一件事，這是有原因的。就像個人發展專家Brendon Burchard說的，收件箱不過是別人用來日程記錄的工具。如果你不夠小心，很可能會迷失在別人繁忙的工作中，而忘了你自己應該要完成的事情和優先事項。

為了避開這個陷阱，給打開郵件一個具體的理由。比如：為了讓我老闆review1點鐘會議要用的文件，為了列印明天的航班信息等等。在打開郵件之前，給自己一個明確想要實現的目的，這樣就中斷了前文所說的內隱認知，杜絕了你會在收件箱中停留陷入的怪圈。

另一個很好的策略是，反過來思考，你在查郵件的過程中失去了什麼。這樣也能幫助你更好的判斷什麼才是你更應該優先做的。

你的Email究竟是使你更成功還是阻擋你變得更有效率？從今天起，嘗試問問自己這些問題，希望你能早日擺脫郵件的控制。

郵件寫的不好直接就會讓收件人誤解。郵件沒發送到位是對工作的褻瀆，有人不知道。所以無論如何，這麼技能在工作交流上是很有必要學習到位的。