在你的項目管理活動中，Excel 起了哪些作用？

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Excel憑藉在各種結構和擴展性的優勢（簡單易上手、靈活能適用各種需求以及適合多人協同），基本可以滲透到項目管理中的各個環節。從超簡單的個人時間安排到巨複雜的產品開發及上市，都可以完美或者將就著滿足。比如：

管理旅行中個人或者團隊的行程安排
管理生活或生活中複雜的辦事流程（你經歷過最複雜的手續是什麼？ - 知乎）
Excel稍微變形一下天生就是甘特圖，可以用來管理各種簡單項目。下圖就是某大型產品上市項目中，某個小團隊單獨使用的Excel版甘特圖，監控自己職責範圍內各任務的進度及預算安排等執行細節

同時可以利用Excel豐富的函數、條件格式以及VBA強大的擴展能力，還能解決前項或者後項等造成的複雜dependency問題、多人協作問題以及按照不同維度整合和分拆等等問題。

關於複雜的案例，可以參考在諮詢的時候遇到一個實戰性強到奇葩的項目，主要工作內容是協助某國際大型汽車製造廠完成新品牌及其新款車型在中國的上市。該國家大牌當時正面臨車型即將斷檔的窘境，該新車型的上市非常關鍵，不能錯失時間節點。然而，新車型上市涉及到無數分支：製造、產品、市場、渠道、營銷、公關、財務等等，同時還要協調歐洲的兩個總部以及中國的兩個分部。說是高端的戰略諮詢顧問，實際上沒有任何戰略思考，只是作為大老闆的超級助理和項目監理，擺平各方利益執行到位。

這樣的項目管理，需要總控整個大項目的進度，並每周向中國區的CEO彙報進度並發掘出易出現問題的關鍵節點以調配資源。每個任務由專人（owner）負責，設定完成日期（deadline），標註時間軸上的重要節點（下圖紅色矩陣標註），監控其進度（progress）以及預算消耗情況（budget）。下圖是用Excel來完成，其優勢是結構化，每個單元格表示一個信息，同時利用單元格的組合可以表示時間軸，塗色、做標註以及填寫信息等都非常方便。

我們四個諮詢顧問分配下去各自負責幾個部門或者項目模塊（Area），和客戶團隊一起規劃流程、畫甘特圖、確認里程碑及時間點、安排負責人等等。當每天回到辦公室大家將進度匯總在一起的時候發現了挑戰及難點，每條任務線並不是獨立發展的，而是各條任務線交織在一起並互相影響。

某些核心人員在多個任務線出現。比如：負責預算的財務人員，幾乎要出現在各條線中負責相關預算的審批環節
某些任務線的里程碑是其他任務線里程碑的必要條件而相互關聯。比如：新車的下線時間影響發布會的時間，相關法規測試的通過又影響車輛的下線時間等等。因此需要不斷檢查各條任務線的完成期限設置得是否合理，或者進度是否互相干涉

當任務線增多以及任務線之間的交叉越發頻繁的時候，匯總的任務將會幾何級數增加，這就是我們在項目過程中遇到的問題。考慮到Microsoft Project的諸多局限性以及在團隊之間分享使用比較複雜，最後利用Excel+VBA完成了這個工作的自動化。主要實現的功能：

自動將4個顧問手中分散的Excel文件彙集在一起形成一個大的總表，如下圖。每個顧問出去工作的時候，只要使用Excel填寫標準表格就可以，幾乎不需學習就可以上手
各顧問手中的表格是離線的，而且可以按照各種維度來切分。當需要和某人過進度的時候，把所有和他相關的任務提取出來，逐一設置完成期限、安排預算或者監控進度；有時候又需要按照某一個模塊來進行上述工作，比如需要對廣告代理商招募模塊進行一次完整梳理，召集各方開會討論進度。
各顧問收集到各種維度切分後各項任務的信息之後，需要回到總部進行匯總。匯總的原則仍舊比較複雜，且需要按照不同的維度來輸出不同類型的表格，比如：按任務線輸出表格、按責任人輸出表格、所有延誤任務的表格、所有需要資源重點投入任務的表格等等

在此基礎之上，還要將上面提到的各種維度下的所有表格（大概有200多張），按要求格式粘貼到PPT中，每周提交給中國區的總部進行彙報和評估。原因很簡單，大老闆們是不看Excel的，只習慣於對著PPT發表意見。密密麻麻的表格如下圖。於是，我又寫了一個程序將Excel中的表格輸出到Powerpoint中，將一個秘書每次需要數小時才能完成的工作，簡化成了一鍵發布，並可以在Excel中完成對PPT的更新。

最後，下圖中密密麻麻的PPT每周需要更新一次，每次都是快100張的工作量，然而基本上都是靠Excel來自動完成更新的。因為PPT的模版每次變化不大，我將這些模版記錄下來，每周更新的時候只要根據Excel中最新的數據更改PPT中的數據即可。

靠著這樣一套迷你版Microsoft Project的Excel表格，最後完成了這個負責新車上市的項目管理。

…更多文章請到數據冰山 - 知乎專欄

…更多回答請看何明科

製作項目計劃，詳見 http://www.houqun.me/articles/project-plan-template-based-on-excel-2010.html

這是一個基於Excel的項目計劃模板，實現類似Project的基本功能，但界面自我感覺比Project要漂亮很多。該Excel的項目計劃模板實現如下的功能：

1、通過Group的功能實現任務/子任務分層顯示

2、節假日的設置說明，見Holiday表

3、使用條件格式化，繪製條形圖，包括：計劃任務的條形圖、完成任務的條形圖、當前日期的日期線

4、「完成率」手工填寫，未做自動計算

5、「周期」計算的是工作日，扣除了節假日

6、「當前日期」為工作日時，條形圖中以紅色線顯示

7、右邊條形圖上方的日期只顯示工作日，每周5天，未扣除節假日

8、「起始日期」為右邊條形圖上方日期條的初始日期。修改起始日期時，右邊條形圖上方的日期自動計算變更，但第幾周和月份需要手工處理

9、使用時，最好通過插入行的方式，在當前任務區域內增加任務，如此不需要修改條件格式化的公式以及其他相關計算公式；條形圖日期長度不夠的時候，通過拖拽單元格，複製公式的方式增加條形圖日期長度

詳細製作方法，請見 http://www.houqun.me/articles/how-to-make-project-plan-template-based-on-excel.html

@Zakk，用Excel做項目計劃，替代Project，原因是很多項目參與人員的電腦上沒裝Project，做一個Excel的項目計劃模板，一來可以做的比Project好看，二來可以讓沒有裝Project人員查看、修改項目計劃，三來很多元素（一些數據計算）可以自己掌控。

project也好，owb也好，都是建立在項目管理的方法論上。有答案也提到了，諸如predecessor和successor之類的dependency在excel里沒辦法自動建立邏輯關係。但現實中很多項目沒必要完整走一遍流程咯。
excel的好處就是，任何管理工具幾乎都能被實現。有形式上的（不需要複雜的邏輯檢查），有功能上的，無所不能。
還有最重要一點，Excel的license公司肯定有，其他軟體就不行，試想一下干係人打不開你的項目工具。。。是什麼樣的體驗。

曾經用excel + VBA 寫了一套房貸優選計算器，在每月月供只增加５%的情況下為我省了超過４０萬的利息。

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是這樣的，說白了很簡單：

對於一般的房貸來說，公積金和商貸是可以分開貸款的，比如：我貸款150W，那麼公積金可以貸款80W，其餘的70W走商貸。問題來了：公積金的利率和商貸的利率是不一樣的，比如分別是4.6%和6.7%。那麼，我們就可以分別計算兩邊的貸款年限從而找到最優解。

一般的人貸款會讓公積金和商貸走一樣的年限，我們可以以這個月供為基準尋找一個近似的月供，但是相比而言利息最少的方案做為最優解：比如公積金貸款X年而商貸Y年。從而達到節省￥￥的目的。

當然，會有同學問了，今年的10W和10年後的10W是不對等的，是的。但是我們小P民又不可能會預測通貨膨脹的速率，我們只能相信，我們讓銀行賺到最少的錢，那麼我們就省下了最多的錢。

當時那個EXCEL找不到了。哪個用個其它語言重寫一下吧。當時用VBA純粹是因為手頭沒有任何開發工具。

Excel 是工作神器，大家都介紹了Excel在工作中的運用，我介紹一點在家庭中的運用吧。

1. 家事管理

家譜：親朋好友和配偶、子女的姓名，重要紀念日等

人情：紅包收、支

資產：固定資產、投資、負債

報銷：發生日期、事宜、人員、報銷日期

2. 裝修

裝修是個大工程，多位朋友裝修時，沒有做規劃，前面硬裝超支，只能壓縮後期軟裝、尤其是電器，非常影響生活體驗！得一朋友 Excel 裝修預算模板，我的全清包，得以在預算範圍內順利進行，完美圓了自己裝修一套房子的夢想。

我感覺大家是是不是搞得太複雜了，我使用的方法

1.項目進度，會議

2.行動計劃

剛剛完成一個EXCEL表格的改造並通過了測試。
一個融資部門，每天要處理到期用戶的還款管理，包括到期提醒、開發票、登記還款狀態、把用戶還款狀態通知相關領導或業務負責人等等，以前雖然有一個EXCEL表，但只有數據而缺少對數據的分析，所以造成有的用戶到期該還款了卻沒有去及時敦促還款，現在加入了數據分析、錯誤數據的核查、原始數據意外變動的告警、有還款到期的提示，最重要的是所有這些提示都會在周一到周五定時運行並以手機簡訊形式通知到各相關責任人，實現了科學化、人性化。

搞項目的時候excel最大的用途就是給領導彙報。
當然，作為建檔建台賬，excel也是必不可少的。

1 在時間進度計划上面，Excel專業性比不上Project，比如前置後置任務邏輯關係很難自動建立，時間的變更操作不方便等等。但是Excel的篩選功能十分強大，有利於查詢；
2 Excel強大的編輯與圖表功能，是各種報告不可或缺的工具；
3 在成本控制上，EXCEL的層級、分組功能將非常實用，可以同時監控物料與人力成本。比如人力成本的控制，在沒有專門系統的情況下，不管多少種類的人員，附以不同的工時成本，鏈接一個公式，只要正確記錄工作時間，就能夠計算出實際的人工成本；
4 項目的問題單跟蹤，只能使用Excel；問題內容標題，開、關閉時間，負責人，解決方案，當前狀態統計等等信息，一目了然；
5 會議紀要，同理，強大的編輯功能比word更方便；
6 責任矩陣，物料清單，組織結構圖，聯繫人清單，lessonlearn記錄……等等，各種方便，不一而足

先明白自己要做的事情，然後選擇順手的工具，但也不必執著於工具，因為重要的還是那個事情。

計算器

1、excel作為項目進展數據來源的基礎，項目初期把工作做好，後期會很省事；
2、excel生成的進度S曲線更美觀；
3、數據可以「人為」控制

在做項目整體計劃時，P6和project的效果明顯優於excel，但是在實際控制中，因為業主和承包商、各承包商水平參差不齊，無法統一使用P6和project來控制項目，更多的是通過excel來進行工作。

Excel很厲害，但是它做不到以下：

項目集中展示和跟蹤，實時監管。 任務分解量化，精確把控項目進展。 全面控制成本、資金管理更透明。

因為它是靜態的，只有我們主動去調整它，它才會發生新的變化，並且需要我們通過第三方發郵件或者列印傳遞才能到達其他項目組成員或者領導、財務等人手中。

Colloa PM全自動調整，隨著流程和審批的變化，實時計算出新的剩餘費用，目前已用工時、項目進度等。

1.用作任務追蹤表
這個是用的最多的，一個excel可以非常清晰的將每個例會的任務追蹤非常有條理和有追溯性的完成。包括哪次會議（會議應有編號），任務內容，當前的狀態，負責人，deadline，誰提出的，之後有什麼更改等等，貼一個感受下。

2.做時間計劃
由於我平時做時間計劃基本用project，彙報時用PPT，所以做時間計劃很少，但我見過其它做的好的，真的是嘆為觀止，非常清晰和明了。
如果做一個簡單的甘特圖，用excel還是不錯的。
3.任務清單
這個與任務追蹤單類似，但更加簡潔。
4.明細單
這個最常見了，設備明細，零件明細等等。因不同的公司而已，可以容納很多條目。

基於Excel的功能，在項目管理活動中，主要會在以下幾個方面用Excel，能起到提高效率的作用

1，需要進行數據計算的時候；

2，需要進行數據篩選的時候；

3，需要快速實現數據圖表可視化展示的時候；

4，以表格為主要展示形式的時候；

項目中涉及到這些常用的功能，Excel當仁不讓，能快速提高項目的工作效率。

項目管理主要的工作之一就是項目進度管理，很多項目經理會用Project來管理項目進度，甘特圖能很好的展示項目進度和項目資源。但是，實際項目管理中，用Excel來做有時候比用Project更方便。

上面這張Excel是管理一個網站實施開發的進度表，這張表可以實現以下功能：

1，網站欄目分級展示，任務拆分，任務相關信息備註說明。

2，工作任務權重分級，按權重優先順序篩選任務，安排工作。

3，任務開發人工作進度安排，及每日工作漏排檢查。

4，任務開發人工作量匯總統計，按欄目分類，圖表展示。

5，任務工作項分類篩選展示。

Excel除了功能使用外，適用性比Project更普遍，機器上安裝Project的人比Excel少，會用的人也少，所以Excel分發起來更方便一些。

萬達集團，對工作的所有表格要求，都是用Excel，通過我接觸萬達以來，自己用Excel，我發現，這個表格確實很實用，而且簡單明了，如果表格做好了，想改動，也可以快速的改動，而且支持單點改動，也支持聯動改動。它是一個各方面都很實用的表格，製作簡單，看起來簡單，而且如果你給領導彙報，領導可以很直觀的看到這個項目的時間，情況等等你想要表達的一切東西。

舉個例子

在這個表格中，第一排是單位名稱，第二排是工作種類，第三排是工序，第四排是前置條件，第五排是開始時間，第六排是周期，第七排是結束時間。如果你想加去負責人，備註，等等，都很方便的就加了。

當你想完成一項東西的時候，你會考慮誰負責，做多久，影響因素，這一切，都可以通過表格中的文字，直觀的看到，而且後期有變動，也可以直觀的修改，若表格內容太多，也可以Ctrl+F進行搜索。

萬達現在在中國已經變得家喻戶曉，而且他們的管理水平也領先目前的國企甚至央企，執行力更不用說了。但是我還是聽見部分人覺得萬達很笨，用excel這種說法，然後他推薦用project，我覺得大企業會選擇拋棄project選用Excel，肯定有他的想法，而且實際中，也確實是Excel更加的好用。

想寫一本使用excel的穿越小說我會說？

用途很廣啊。

團隊人力需求狀況和未來每周的人力缺口

各種粒度的項目時間進度

各種粒度的細項任務狀態

時間評估

敏捷開發的sprint計劃

說不完了。

我用excel公式，宏，結合word郵件合併，製作了現在單位上用的基礎數據存儲+文件製作系統。現在基本上整個科室甚至半個單位都在因此受益。對我自己么，然並卵。

有些人用EXCEL做項目計劃。看似簡單，其實更麻煩，因為EXCEL沒法象PROJECT那樣對多個任務設置依賴關係。

EXCEL適用於處理數據，如缺陷。從QC里把缺陷導入EXCEL, 加工下，可以自動生成很多有用的報表，如缺陷數最多的團隊或個人，5天以上未更新缺陷狀態的團隊和個人等。大大提高測試階段的項目管理效率。

可能不太對題，但還是貼一篇自己之前在微信公眾號（惜字閣）上寫的系列文章其中一篇，其中提到一些關於項目計劃中excel的使用，希望對你有幫助。

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優秀項目經理系列（3）——計劃

前言：

這是優秀項目經理系列文章的第三篇，談談項目計劃。在自己剛開始做項目管理的時候，從認知層面會狹隘的認為，項目管理就是項目計劃，認為做出天衣無縫的計劃，項目就萬事大吉。就教科書而言，也在項目計劃板塊著墨最多，項目管理變成了一門技術，有專門做項目計劃的軟體工具、專業的甘特圖、也有通用的計劃模板供參考，貌似選擇了最完美的軟體工具和最合適的模板，項目計劃就完美了，項目也就離成功不遠了。

管理是科學是技術，管理也是藝術，管理還是哲學。藝術和哲學都玄之又玄，而技術相對而言，有定勢、可預測、有規律，因此相對容易掌握，也更容易通過書面方式進行傳播。從人性角度而言，大多數人厭惡不確定性，喜歡找規律，規避不確定性帶來的風險和恐懼。所以，將項目管理技術化，追求一招致勝，一勞永逸，這是人性使然。或多或少，項目經理都會帶有這種傾向性，無論菜鳥還是久經沙場的大師。

回歸項目最本質的特徵——獨特性，沒有一招致勝，更沒有一勞永逸。計劃是為了變化，項目管理心態，更多可參見系列文章第一篇《優秀項目經理系列（1）——心態》。

正文：

項目管理，首先是管理，管理的對象本質還是人、事、物。

1. 物

目標物，是項目的最終成果，換做實體項目，更容易理解，包括加工生產工具、原材料以及最終的成品。而軟體項目，最終成果則是軟體系統和文檔。這裡需要明晰一個概念——WBS。工作分解結構，從字面意思理解，很容易理解為工作步驟的分解。其實不然，WBS分解出來的細項，應該是純粹靜止的名詞，而不能是動詞。以包餃子為例，正確的WBS如下：

下面是通常容易犯錯的形式，將任務和WBS混為一談。

這只是一個範例，較為簡單，有興趣的讀者，可以順著正確的WBS例子，繼續往下分解，直至最細粒度。

見過很多軟體項目的WBS，按照需求調研、分析、設計、研發、測試、驗收來分解WBS第一層，然後逐層分解，底層逐步就變成了類似撰寫某某模塊需求書、編寫某某程序代碼等這樣的任務。

為什麼會強調WBS一定要如此去分解，因為在複雜目標物中，對於目標物本身的分析和分解，是後續制定計劃任務和項目行進過程中能否解決計劃外問題的基礎。這種WBS分解方法，能夠讓我們暫時不考慮實現計劃，完全聚焦於目標物本身。製作WBS不只是一次分解，本質其實是一次重構。

這裡引出另外一個話題——架構。我不專門做軟體架構，但是有一個觀點是我比較堅持的。軟體項目的目標物是軟體產品，軟體產品本身就是一個複雜系統，有子系統，有系統間介面，軟體系統本身有它的運行機制。所以，一個軟體項目，WBS製作和架構（包括業務架構和軟體架構），應該同步或者合併進行。

2. 人

人是執行項目任務的主體，在整個項目中，所有的變數都是由人帶來。理論上說，除了人，項目中的其他因素，如果你足夠專業並且精細，都是可預測的。

關於人的管理，通用的管理學和領導學中涉及較多，項目管理中的特殊性也較少，在此，不做詳細的討論。

3. 事

為簡便描述，「事」就是以時間為載體，並串聯起人和物的計劃任務。一件具體事項的描述，通常都是，什麼人在什麼時候花多長時間做出什麼東西。

通過以上分析，人、物和時間顯然就成為了項目計劃的三個關鍵點。前面，已經分解WBS至最細粒度，也重構了WBS，知道如何將最細粒度WBS組建為最終的目標物，那麼剩下的就是如何安排不同的人在不同的時間完成最細粒度的WBS，最後所有底層WBS都完成的時候，整個項目目標物也就整體完成。以時間為序，將所有任務串聯，便是項目計劃。

有了以上概念之後，項目計劃管理的其他知識點，就很順利的引出。

活動排序，各項任務之間可能存在前後依賴關係，有些任務可以並行有些則不能並行。活動排序後便形成活動圖。

關鍵路徑，活動排序後的活動圖中，最長的路徑決定項目的最終完成時間，便是關鍵路徑。

進度壓縮，項目進度延後時，可以添加人手、壓縮單項任務工期、或增加並行任務、或直接減少項目目標物。

關於項目計劃管理，有一些個人經驗和心得，介紹如下：

例外管理

在項目計劃管理過程中，個人最常使用的是兩張excel表格，一張表格是計劃內的任務，一張是計劃外的任務。

計劃內的任務，通常是項目初期已經制定的任務計劃表，其中各階段的里程碑和日期，均非常明確。任何情況下，里程碑日期，我不會去做調整，哪怕一天都不願意，這是一種態度和對於項目干係人的預期管理。對於表格中的任務，我也不輕易調整，如果需要調整，一定會經過慎重考慮和多方達成共識。這張計劃內的表格，和臨時性的計劃外的任務分開，可以保證我主體思路的清晰，從而，保障項目在總體時間進度上不會有偏差。頗有點，外面狂風暴雨，我卻穩坐釣魚台的意境。

計劃外的任務，是單獨用來記錄臨時性添加的任務或者意外事件的表格，更新極為頻繁，凡是已經完成的就會去掉，只跟蹤未完成的。這個表格，我沒事的時候就會看，目的是看看能不能找到辦法把某個問題解決掉。這個表格中的任務強調解決的及時性，千萬不能堆積，一旦堆積起來，必然對項目主體計劃產生負面影響。

銜接管理

項目之所以分階段，一方面是為了分而治之，另一方面也是因為某個階段內的任務集中在某類人或者某類資源上，或者這一階段的工作性質和下一個階段存在較大差別。由於兩個階段的某些特有差異，兩個階段的銜接和融合，必然不會如我們想像或者計劃的那般順暢。

從人員上來說，上一階段的人員急於交接，下一個階段的人員還沒準備好。

從任務上來說，上一階段的任務需要收尾驗收，下一階段的任務需要Kick Off。

所以，對於項目經理，除開項目起始和項目收尾，最應該關注的就是項目各階段的銜接。同時，在兩階段銜接處，預留緩衝期，極為重要。

收尾管理

行百里者半九十，項目最終是否取得干係人的滿意和認同。收尾管理至關重要，拋開常規的項目收尾動作。個人認為，如何將項目成果包裝並呈現給干係人，是項目經理最容易忽視的地方。有道是，幹得好，不如說的漂亮。如果能幹得好，還能說得漂亮，豈不快哉！