開高效率的會議，有哪些好的經驗？

12-27

1、項目早會：
8人以下，每人2-3分鐘，站立，每人三個問題

昨天工作完成情況
未完成原因和遇到的問題
今天計劃任務

2、短會或周會：

3、重要一點的會議：
出處和源文件下載： http://t.cn/zjZnIM5

4、其它建議：
這方面最好的書是《羅伯特議事規則》，最好買一本去看看。可以分享幾條心得

只去參加必要的會議
準時開始，準時結束，有可能的話，盡量站著開會，這樣結束的最快
明確會議時間、目的、流程，確保每個人了解會議內容。
讓提出問題的人給出解決方法，並列出優缺點，在會議上二選一或三選一
會議後分發會議記錄到參與人郵箱，明確會議的結論，任務、執行人和期限，及時追蹤和確認。

Google的開會方法如下：
①每次開會都必須做出一個明確的決定
②參會人數不能超過10人
③每個參會人都必須給出自己的想法，如果沒有想法的話那說明他壓根就不應該參加這次會
④不應該讓某個決定等著開會才可以決定。如果需會議後才能做決定，那麼該會議應該立刻召開。

會議是一個團體交流討論，並發表決策的重要流程，現如今經濟節奏日益加快，如何提高效率是個管理層所關心的問題，但是很多會議服務人員想方設法去提高效率，卻往往效果不高，其實想要提高效率，更應該避免出現失誤。

廣州鳳騰會議服務公司，以親身經歷，與大家分享一些在會議組織過程中，容易被忽視的一些細節。

1、發了會議通知才發現與會者時間不能統一，導致反覆發通知。

2、發通知之後沒有跟催、提醒，導致會上見不到人。

3、與會者收到通知以後不重視，不能參加不事先請假。

4、與會者本來想參加，但到開會時間因為正忙其它事忘記參會或者遲到。

5、投影設備調不好，大家坐著乾等。

6、參會人員太多，七嘴八舌，經常偏離主題，導致時間無限延長，最後草草收場。這種情況在與會者中沒有絕對權威的時候尤甚。

7、參會者對議題背景不了解，導致會上花大量時間解釋背景，如果背景複雜，一時難以解釋清楚，往往出現上面第5個問題中描述的情況。

8、會前沒有相對成熟的方案，寄希望於會上大家討論出解決方案，而實際情況是往往因為時間緊迫，討論出的並不是最優方案。

9、會前沒有溝通，等會議開始了開始討論了才發現與會者不能代表本部門做出決定或承諾——更有甚者，會議結束會議紀要發出之後才反映出這個問題。

10、會上得出的決議缺乏可執行性，職責、流程沒有確定，導致要麼會後沒有人執行，要麼執行過程中再反映出一堆問題，執行不下去。

提高會議效率，最考驗會務人員的細心以及操作經驗，上訴問題無不會影響會議的進程與開展，只有保證其不出錯，才能更好的提高整個會議流程的效率。

1. 時間：不要在飯點或快到飯點開，如果一定要，整點吃的；
2. 地點：圓桌封閉會議最優，便於交流，不被打擾；
3. 人物：有充分授權的，如果只是個傳話的什麼到要請示，或者給不出建議的，不要邀請
4. 內容：能以文件形式傳達的盡量文件事前或事後傳達，討論重點應該為需要強調的、協助完成的、有爭議的。

站著開
用白板
有記錄
有決策

就自身經驗，給題主建議以下幾點：
1、主題明確
2、所有主題主題以告知參會者，並明確會上討論範圍。
3、可能的情況下，開場白就說明會議持續時間。
4、主持人時刻糾正討論主題
5、得出結論或到點立即結束。

If you fail to prepare, prepare to fail. 任何事情，如果準備不充分，便準備好失敗吧。開會也是！

15~17號辦來美的正事兒，開會！去年這三天都是上午開會，下午去其他 IT 公司參觀，今年的日程表臨時被安排滿了，索性從參會者的角度談談如何準備會議。

如何準備會議

這個會議是指討論會，而不是類似培訓一般的會議。至今參加的三次大型會議都是美國人組織的，通常會在會前2個月左右便會聯繫嘉賓，收集討論主題、分發日程表、告知參會嘉賓名單。如果準備的好的話，可以在討論會上達成很多合作意向。準備的不充分的話，就像是局外人一般，看看熱鬧。經過三次會議，總結了一點點小經驗。

會前：

大會之前，首先要明確會議的目的。一般這種討論會不外乎給大家一個相聚的機會，擴展下人際，向其他人學習，同時傳播下自己的思想，看看能否促成自己的組織與其他組織合作。我參加的是一個用戶組交流會，參會嘉賓都是全球用戶組的領導人。所以我在會前做了以下幾項準備：

跟老闆討論我們在本次會議過程中需要解決的幾個主要問題，帶著問題諮詢相關的聯繫人，取得答案。
瀏覽參會人員名單，高亮需要接觸的嘉賓，並在會議期間安排時間拜訪請教
瀏覽會議日程表，高亮計劃參加的小會議（全球會議會有分會場），協調時間
準備參會演講。某些時候，主辦方會要求我們講點東西，要提前準備好。

會議期間：

有了完美的準備，便完成了30%，重要的還是會議期間。這時候要忘記時差，拋開疲憊，打起精神。當然，主辦方通常會準備大量的咖啡，哈哈！會議期間，就是執行執行再執行。今年被拽著參加了開場演講、會議期間演講、視頻採訪和總結演講，我是這麼做的：

臨時給了5分鐘做開場演講，通宵準備，以3幅圖片為基礎，分享我們在去年的工作，由點及面的擴展到了活動組織、會員人數和國際合作，在會議主會場上表達了我們期待與其他組織合作的誠意，為後兩天拜訪請教嘉賓做好了鋪墊。
積極拜訪嘉賓，虛心學習別人經驗，認真總結。
總結演講，用1分鐘的時間，感謝主辦方，感謝遇到的嘉賓，並特別將交換過名片的嘉賓的名字都念出來，以表示真誠的感謝。

會議之後：

主辦方說結束，並不代表結束，因為沒有後續的執行，就相當於前功盡棄。所以會議之後這一部分應該也佔到30%左右的精力。我在會後做了一些小工作：

總結名片，在名片上標記對應嘉賓的接觸時間、地點、嘉賓形象特徵，以便後續回憶。另外，有了名片加Linkedin不就方便了嗎？一併搞定！
寫會議總結，參加了哪些會議，達成了哪些目標，拜訪了哪些嘉賓，進行了怎樣的交流。另外，還會列出下一步要進行的工作。
向新朋友們發感謝信，感謝他們在會議期間的幫助，並保持聯繫
列好了會後要做的工作，要積極行動。

有的時候，時差是件好事兒，不論是去美國還是回來，每天5、6點鐘就會起床，對於我這種上午效率高、下午就打盹的人，早起2小時，可以在上午就完成一天的工作，這樣從中午開始就可以忙一些計劃外的工作。

會議前，要提前把會議要討論的議題和相關資料發給參會人員，並確保他們已閱讀。會議期間，會議主持人需要控制每一項議題時間，並確保大家討論不跑題。會後講會議紀要通發大家，確保每一位參會人閱讀並知曉後續工作安排。你也可以通過曲奇辦公（一款協同辦公應用）提高你的會議效率，比如資料收集整理、議程製作、資料分發用它效率高，還利於跟蹤管理

可以通過藉助連通寶等遠程網路視頻會議融合電話會議系統遠程開展，這樣的話隨時需要開會馬上開始，一刻也不耽擱

如何結束會議：怎樣去結束每次會議