有哪些簡單的 PPT、Word 和 Excel 小技巧，可以在工作中省力？

12-27

本文首發於本人公眾號 (一圖一)：one-wallpaper ，歡迎大家來逛。

正文：

最近公司IT部在給公司里的電腦升級Office，

Office2003 升級至

……

2007 版本……

已經用了3年 Office2013 的我表示情緒不是很穩定…..

Office作為生產力工具，人人都會的表格的功能就是記錄和顯示數據。

那麼，既然表格用來看，特別是給別人，給客戶，給全公司，給老闆看的各種表格，為什麼不讓它好看一點呢？

今天不說2013版有多好用，來說說無論什麼版本，怎麼通過簡單的調整，

讓表格數據顯示更準確，易讀的同時，更美觀，眼睛更舒適呢？

我最近修改了一下公司出口外貿用的發票模版，使用效果不錯，下文我會說說製作的一些步驟和細節。

首先，讓我們先來看看一些「炫酷」，哦不，是「質樸」的表格

高能

天邊的雲彩……

濃墨重彩總相宜……

我頭暈……（心疼看錶的老闆…）

還有最常見的，

這種

還有這種，

好了……沒勇氣再看了。。。

如果到這裡你覺得以上表格好看的話，請點擊左上角或者右上角。

(( ^_^ )/~~拜拜）

---------------------------------------------------------與上面劃清界限的分割線-----------------------------------------

下面，乾貨。

Excel 美化只需要三步：

1、顏色

在正式開始做一個表前，我們需要確定表格的整體配色，以及不同顏色的含義。

一般一張表格中顏色最好不要超過5種顏色

越少越好！

不要大片使用鮮（liang）艷（xia）刺（gou）眼的顏色！

灰色大法好！

行列中間可多用灰色！

這是我自定義設置的配色，已經用了很久了。

【頁面布局】-【顏色】-【自定義】就可以設置自己的調色板！

注意使用相同色系下不同深淺的顏色，

很多灰色啊，看到沒。

點【其它顏色】可以獲得更多選擇。

2、字體的選擇

普通的表格，字型大小大小 8~10 就可以。

字體推薦：

英文：Arial 或者 Calibri

3、做減法！！！！！

- 刪除多餘的顏色！！！

- 刪除多餘的框線！！！

- 刪除複雜的背景！！！

請默念3遍！！！

舉例子：

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

用幾個色填充，標題行用較深的顏色！

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

表格邊框改成白色，標題行字體白色，中間字體用較深的灰或者黑色都可以。

Complete！！！

簡單嗎！

順手改下上面的高能系列，半分鐘一個表！

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

再來，

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

---------------------------------------------------我也是分割線-----------------------------------------------------

下面說說最近新做的出口發票模版。

原先使用的模版，怎麼說呢，是標標準準的發票，很樸實，但是當要翻一大堆發票看的時候，就想吐了，看多了真的是很眼花。

它，長這樣，

然後是新做的模版，（點開看大圖哦）

懂外貿的朋友注意看內容的分區。

一套單證里包含商業發票、箱單、CVL、形式發票等等，為了快速區分不同的單證，找到想要的內容，我把不同單證做成不同的顏色，上面綠色是商業發票。

Packing List 藍色

形式發票，金色

當然，黑白的也要好看

如果你作為我司合作夥伴，從這兩個表格，你能感受到企業形象或者其它的什麼不同嗎？

作為單證的reader，在讀取重要信息是，那一個更易讀取，一目了然？

---------------------------------------------------吃飯回來分割線---------------------------------------------------

說一下，製作中需要注意的細節

1、標題行 （綠色填充的部分）

用較深的顏色填充，字體設置成白色，字型大小較正文大1~2號，居中對齊，加粗。

檢索內容時候是不是就一目了然啦！同時也起到了對發票進行分區的功能，美觀的同時，易讀性也得到了增強是不是！

2、著重顯示的內容，灰白交替

這部分Shipment Information 是外貿單證中最重要的內容，要顯眼且易於讀取。

使用較淺的灰色進行隔行填充，需著重讀取的內容加粗。

注意，灰色行兩側縱向的邊框要用白色描邊。

這樣看更明顯點，看到了嗎，灰色行用白色的豎條邊框分隔內容，造成視覺上的反差，不會看走眼。

你要說上面的隔行填充灰色，還要描表框，一行一行設置太慢了，寶寶沒耐心。

這裡安利一個Excel中很有用的工具

【套用表格格式】

我們可以使用這個功能設置好需要的格式，把行、列、標題行等等的格式設置好。

可以設置對應表元素下單元格的格式：字體、邊框、填充

設置好後，選擇要應用的表格區域，然後選擇套用自定義的表格格式就好啦。

友情提醒，在決定更改你的表格風格時，請酌情慎重考慮你的表格的用途以及你老闆的審美……不要說我沒提醒你。。。

獵奇心理作祟，發到kindle上看了下。。。嗯，很有質感...舒服！

以上，
基本就是這樣了。。對你有用的話，點個讚唄 ^_^。

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（基本）每天推送一張原創壁紙，

一起探討一些審美和設計的事情，讓生活與工作變得更美。

Have a Good Day!

前方高能預警！前方高能預警！前方高能預警！非戰鬥人員請快速撤離

本回答超超超長，內含超超超超多乾貨，請仔細閱讀

首先感慨一下，這個問題涵蓋的範圍之廣，大概只有浩瀚的宇宙能夠形容了。

作為大多數人日常工作中接觸最頻繁的軟體，office三件套的地位真的是不言而喻，關於它們的使用技巧也是層出不窮，讓人目不暇接。

今天我們就分別從EXCEL、PPT、WORD這3個軟體出發，各自介紹一些小技能，讓你從此告別加班。

【EXCEL部分】

好的，各位同學，讓我們先從裝逼功能開始，領略三件套的獨特魅力~

----------【一. EXCEL裝逼篇】----------

開始裝逼之前，我們來思考一個問題。宇宙是否...，不對不對，EXCEL是否有盡頭？

認識Excel的，都知道它是由行和列組成的表格工具。

只要在單元格手按著鍵盤向下箭頭，游標就會一直向下移動，表格行也會不斷增加。那麼它一共有多少行？有沒有盡頭？

來自美國的一位小哥Hunter Hobbs，用長達9個小時36分10秒，堅持把手指放在鍵盤的向下鍵上，告訴我們，excel是有盡頭的。（心疼）

最底部一行的行數為第1048576行。

其實，只需1s，我們就可以知道Excel的最後一行。按住跳轉到末尾的快捷鍵【CTRL+向下箭頭】

今天這篇回答，我想和你分享一些你應該知道的excel技巧，學會這些，讓你不做樓上那位小哥。

【1】快手是如何產生的

你經常需要使用滑鼠點很多次的操作，可能一個快捷鍵就可以一次性搞定。這裡精挑細選了一些常用的快捷鍵，保證讓你的手速快到飛起。

【Ctrl+Pgdn/Pgup】 切換工作表

【Shift+F11】 插入一個新的工作表

【Ctrl+方向鍵】 跳轉到內容末尾

【Ctrl+Shift+方向鍵】 全選指定範圍

【Shift+方向鍵】 連選

【Crtl+F】 查找和替換

【Ctrl+G】 定位

【Ctrl+:】 顯示當前日期

【Ctrl+Shift+;】 顯示當前時間

【Shift+F3】 顯示函數參數框

【2】快速分析數據

還不知道怎麼分析你的數據，選中你的數據區域，按住【Ctrl+Q】啟動快速分析，可以選擇圖表、條件格式、公式快速分析你的數據。

俗話說（好俗），字不如表，表不如圖。

隆重推薦excel中的迷你圖，讓你的excel中有數有圖，逼格提升一萬點。

【3】再見手動錄入信息

我們經常遇到從資料庫導出來的表格內容是合併在一個單元格里，如果提取某一行單元格的特定數據時，比如身份證的出生日期，公司姓名、地址等，不會函數只能複製粘貼，練就一手滑鼠快手（哭）

有了快速填充，無論是提取數據、還是轉換格式，都只需要輸入第一個單元格內容，按住【Ctrl+E】就一鍵就可以快速提取我們想要的信息！

【4】讓數據開口說話

拿著上萬的數據表，想篩選和分析數據，數據太多無從下手。其實，是因為你不知道數據透視表。

只要選中任意一個單元格，選擇插入數據透視表。在欄位列表裡，任意篩選你需要的欄位，得到你想要的結果只是一秒的事情。

還以為，Excel就是簡單的電子表格，只是算數統計做報表的工具？

其實，這只是不到20%的Excel功能，這種表格能做的事情超乎你想像。

比如，你覺得Excel的數據分析的報表不夠好看。

美麗又有才華的可視化報表工具- Excel Powerview，(2013的載入項)類似一個數據透視表的切片器，可以對數據進行篩選查看。

即使缺少統計和編程的背景知識，也可以用它處理20億條數據，快速做出互動式的動態數據圖表。

如果你覺得 Excel Powerview已經很厲害了。那麼，Excel Powermap(2013的載入項,2016原生自帶)就忍不住笑了。作為一款三維數據可視化的工具，可以對地理和時間數據進行繪圖、動態呈現和互動操作。

碉堡了，還能怎麼玩？

還可以，利用excel工作表的網格特性，設置每個單元格的背景顏色、填充圖案、邊框樣式，或者輸入字母和字元來實現的獨特的藝術作品—像素化的繪圖

或者拿Excel來畫喜歡的動漫，又是跪著看完的。

樓下這位日本老爺爺,居然因為其他繪畫軟體太昂貴，電腦預裝了excel。於是選擇了excel，用autoshape（自動圖形）功能製作，再填上顏色而畫出了眾多的絕美的風景、動物和人物畫，還畫到開畫展。

Joey 從美國人口調查局、紐約市開放數據與美國勞工統計處獲得數據，並製作了這張二十四小時呼吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 Gif 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖。

信不信由你，這些圖表與地圖都是用 Excel 數據透視表作成的。

每日手動去搜集股票交易資料太辛苦，利用excel匯入資料和宏的功能，讓excel自動分析股價走勢，讓投資更加方便。

利用excel自帶的模版統計每月的收入及支出，更好的規劃自己的大學預算。

誒~

為什麼別人能把excel用的生龍活虎，而你的excel卻只能用來做表格？

珍妮，為什麼我的Excel2007找不到快速填充,也找不到 Powerview,更找不到Powermap?

...這位童鞋，請先確認你安裝了Office 2013+。

----------【二. EXCEL實用篇】----------

上面的功能可能過於酷炫，讓人一時有些消化不了。下面我們來看看日常工作中經常會遇到的那些令人頭痛的狀況~

在開正文之前，我們還是先來思考問題。

不知道大家有沒有遇到這樣的情況，在公司開會之前需要列印數據統計表，但是把工作表列印出來的時候卻發現，列數太多以至於多出了一列放去了第二頁？

或者是工作表比較長，除了第一頁以外，其他頁數都沒有了標題行，以至於我們不知道哪個數據對應的是哪個列標籤？

有人會說列印工作表是小事，但是並不常用，公司里有人會就行了嘛？

Excel的列印並不是不常用，而是因為會的人太少。

萬一你的公司裡面大家都不會EXCEL列印改怎麼辦呢？

俗話說得好，多學一個技能，就少一個求人的理由。順便還能在老闆面前表現表現。

如果就連列印工作表，這種那麼簡單的小技巧你都不會，豈不是你的損失了？

因此在實用篇中我們一起來學習以下幾個EXCEL列印小技巧。

【1】列印標題行

有時候我們需要列印多頁帶有標題行的表格，然而每次列印的時候卻發現，只有第一頁才帶有標題行，那麼如何讓其他頁，同樣帶有標題行呢？

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組的「列印標題」

在「列印標題」中可以選擇頂端標題行和左端標題列

選擇我們需要列印的標題區域後，點擊確定

【2】一頁紙列印

小白在列印工作表中經常會出現一些奇怪的問題，我們明明只想打一頁紙，卻總是多那麼兩行數據，導致我們總是要多打一頁。雖然沒有什麼大不了的，但總是顯得不美觀而且不方便。

點擊「文件」選項卡下的「列印」

在「設置」一欄中最後一個下拉菜單

點擊「將工作表調整為一頁」

【3】選定部分列印區域

在我們列印工作表的時候，為了節省公司開支，我們可以只選取需要列印的區域作為我們的列印對象，這樣不必列印整個工作表，既減少了油墨損耗，又節約了紙張，老闆一定會為我們點贊。

方法一

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「工作表」

在列印區域中填寫相應的選區部分單元格

點擊確定後，即是選擇性列印區域

方法二

先選中需要列印的區域

點擊「頁面布局」選項卡，找到「頁面設置」群組中的「列印區域」

點擊「設置列印區域」即可

若要多選列印區域，可以繼續劃取選區

依然選擇「列印區域」，不過在這裡要選擇裡面的「添加到列印區域」

【4】列印居中顯示

在上文中，我們設置了部分單元格作為選定的列印區域，但是列印的內容只顯示在了紙張的左上角。雖然並不會影響查閱，但是學過排版的同學都知道，居中對齊才是最美觀的呈現方式，把列印的內容放在紙張中間，讓別人看起來更加的舒服。

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「頁邊距」

勾選「居中方式」中的「水平」和「垂直」

【5】列印批註

作為部門經理的小明在開會前拿到了下屬給的數據表，然而數據有點問題，小明就用了批註的形式標註出來，想著開會的時候便於大家的理解，然而卻發現批註並沒有隨著數據列印出來。那麼如何才能顯示批註列印呢？

方法一：工作表末尾顯示

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「工作表」

在列印「注釋」中選擇「工作表末尾」並點擊確定

方法二：在工作表中顯示

在帶有批註的單元格上單擊右鍵

在菜單列表中選擇「顯示/隱藏批註」

同理，在頁面設置中列印「注釋」里選擇「如同工作表中的顯示」

【6】列印頁眉頁腳

在列印過程中，我們也會遇到另一個問題，針對列印的工作表需要增加頁碼或者增加一個抬頭。

這時候我們就需要藉助頁眉/頁腳來進行設置。

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「頁眉/頁腳」

選擇相應的頁眉頁腳，點擊確定即可

【7】錯誤單元格列印

工作表中有時候難免會出現錯誤值（如#DIV/0!）。

但是急於列印又沒辦法時間去修正，那麼如何才能不顯示錯誤值，以便於列印出來後更靈活填寫呢？

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「工作表」

找到「錯誤單元格列印為」，選擇「&<空白&>」

【8】單色列印

有時候為了突出數據的重點，有些小夥伴們會在單元格中填充了底色。但是辦公室印表機通常為黑白，列印出來的效果肯定是令人堪憂。

那麼如何才能去除了填充色列印呢？

點擊「頁面布局」選項卡

找到「頁面設置」群組點擊右下角顯示更多設置

在頁面設置對話框中選擇「工作表」

找到「列印」中的「單色列印」並勾選它

這個時候就不會列印單元格的填充色了

其實關於工作表的列印並不難，我們所要做的，就是根據自己的需求情況，對列印設置進行一定的調節，這樣既節約了紙張，又減少了油墨損耗。

花個五分鐘，學會這些實用的小技巧，相信對你會有很大的幫助。

下面我們進入PPT部分~

【PPT部分】

作為大多數人唯一會頻繁接觸到的設計工具，可能做了N年PPT的我們，做出來的PPT依然是這樣的

或者是這樣的

雖然我們不追求做出一個100分的PPT，但是至少還是不要亮瞎老闆的雙眼為好。

下面，讓我們從封面開始，學習PPT中的裝逼實用技能。

----------【一. PPT裝逼篇】----------

【1】PPT封面有什麼用處？

1.封面是整套PPT的臉

在這個看臉的時代。

封面做得好，才有引發閱讀了解的衝動。

2.確定整體PPT的風格

舉個例子，在做PPT定製的時候，我們會發給客戶的風格樣稿，一般都是先設計一張PPT封面，然後根據PPT封面的圖片和元素再去搭配幾個版面。

在這裡，封面就定下了整套PPT的設計風格。

根據我的抽樣調查，我們最常用，效果姿勢最佳的PPT封面就是「全圖型PPT封面」

舉個栗子，如何一秒鐘讓這張PPT封面高大上？

加。個。圖。片。啊。

所以我們今天的裝逼篇來聊聊「全圖型PPT封面」

【2】好的圖片去哪找？

既然要去做一張全圖型PPT封面。

所以第一步，我們應該去找一張高質量的圖片。

有三個方法我們可以得到一張高質量的無版權可商用圖片。

1.網站

市面上有很多高質量的無版權圖片庫網站。

比如

Unplash

https://unsplash.com/

或者

pixabay

https://pixabay.com/

這類圖片庫有很多，篇幅有限，具體不在這裡放出了，各位同學如果有興趣的話可以閱讀下面的文章。

承包你一年壁紙，這幾個圖片網站美到窒息

你搜索圖片的方式弱爆了。

2.ZOOMMY

Zoommy是一款可以一次性搜索50個無版權圖片庫的小軟體，每張圖片都可以一鍵下載。

有了它再也不用擔心圖片庫不夠用了。

看看下載過來的圖片質量，就問你怕不怕？

用之前，可以先來這看看「小眾軟體」之前做的一個介紹。（複製到瀏覽器打開）

Zoommy – 一站搜索 50 家高質量「免費授權」圖片網站

http://www.appinn.com/zoommy/

官網在這~

3.iSlide

http://www.iSlide.cc

iSlide是一款PPT的插件，裡面自帶了高質量無版權圖片庫的功能。

安裝之後，打開圖片庫，然後檢索你想要的關鍵詞，直接插入就好啦

【3】如何設計全圖型PPT版面？

全圖型PPT封面分為三種，我們挨個講一講。

1.單圖型

單圖型是指普遍意義上的全圖型PPT，特點只有一張圖片當做背景同時配上封面文字。

通常設計這類PPT封面，我們只需要選擇好背景圖片之後，然後直接放上文字就行。

但是如果背景圖片元素過於豐富，也會導致文字看不清楚。

所以通常我們會在這類背景圖片上墊上一張半透明框。

設置如下。

（繪製一個矩形-&>右鍵-&>設置形狀格式-&>純色填充-&>設置透明度）

我們可以將透明框鋪滿全圖，做出像這樣的效果。

-案例01

-案例02

也可以使用半透明框擺放一部分。

【居中】

【上下】

【左右】

隨後直接敲上文字即可。

文字設計還有一些技巧和心得，我們一會兒再講。

2.圖片牆

相對於單圖型，圖片牆封面背景圖片由多張圖片拼接而成，避免了因為單一圖片不夠清晰的尷尬。

圖片牆的製作有很多種方法。

方法01：SmartArt

我們直接在PPT中插入選好的圖片

全選圖片-&>格式選項卡-&>圖片版式-&>螺旋圖

是不是很快就生成好了？

但是會有一些小問題，就是生成的圖片牆僅限5張圖，如果想要更多的圖片拼接，就需要用到一個小軟體。

方法02：COLLEGEIT

整個文件非常小，才8m，安裝完畢之後打開

COLLAGELT提供了多種拼圖模板，我們選擇一個黑色背景的模板（10號模板）

在這裡我們直接將圖片全選拖到COLLAGELT裡面去就可以了，他會自動生成一張圖片牆。

我們可以點擊頁面設置，調整圖片牆的尺寸和解析度，PPT一般選擇16：9的1280*720像素

如果你覺得圖片牆裡面的圖片太少，我們只要在右上方點擊調整圖片數量即可。

當我們把圖片牆生成完畢之後，直接點擊輸出，將圖片輸出到桌面備用即可。

更加詳細圖片牆方法可以參考以下文章。

偉大的圖片牆 | 5分鐘，解決你這輩子的PPT封面

3.圖片混合

如果我們想同時使用兩張圖片作為我們的PPT背景。如果兩張甚至多張圖片拼貼的太過於生硬，邊緣過於明顯。

我們可以考慮使用兩張圖片去做圖片混合，得到一張同時結合兩張圖片的浪漫效果。

我們可以使用ONEKEY 插件中的疊加功能去做一張圖片混合效果。

具體的方法其實很簡單，我們只要同時插入兩張圖片，並且將兩張圖片重疊。

全選-&>ONEKEY-&>圖片混合-&>疊加

然後就得到這一張疊加效果。

【4】全圖型PPT封面的文字處理

當我們搞定了圖片背景之後，我們接下來需要對文本進行設計處理，讓它看起來更加的具有設計感。

現在流行的文字的處理手法分為有以下幾種。

1.組合為形狀

人眼對圖形的識別處理能力是文字的3000倍，通常許多設計師會將文字拆分斷行拼合成一個形狀，然後放在封面上。

看幾個例子。

-圓形

-矩形

-平行四邊形

2.鏤空

我們可以使用圖片填充，將圖片填充進文字裡面。

-插入文字，選擇字體，放大到適合的大小。

-然後選中文字，點擊右鍵，設置形狀格式，文本選項，圖片或者紋理填充。

這樣就完成啦，直接使用圖片填充的好處是保留的文字屬性，你可以隨便修改文字。

但是實際上並不是鏤空的，如果想要「真鏤空」可以使用布爾運算。

我們插入適合的文字，縮放到適合的大小。

然後我們在背景墊上一個矩形。

先選中矩形，然後在按住shift鍵選中文本。

點擊格式-&>合併形狀-&>剪除

最後調整完顏色之後放置到圖片上。

3.半透明漸變

這是這兩年比較流行的文字設計手法。通過文字設置漸變，將文字一半隱沒在背景中。

其實設計起來很簡單。

我們先插入文字，選擇一個字體（推薦：方正風雅宋簡體）

注意每個文字要對應一個獨立的文本框（就是把文字一個個拆出來。）

放大到合適的大小，然後選中文字，設置線性漸變填充。

方向設置為0度。

插入2個同樣為白色的光圈，最右側的光圈透明度為100%，最左側為0%

然後我們會得到這樣的文字效果

接下來選擇文字，點擊格式刷，將效果複製給其餘的文字。

然後，將做好的文字效果複製到圖片上。

關於PPT封面，還有很多其他的文章，鏈接就在下方，大家想延伸可以去看看。

8分鐘，徹底講完PPT封面

偉大的圖片牆 | 5分鐘，解決你這輩子的PPT封面

Hey~是時候讓你的PPT騷起來了～

----------【二. PPT實用篇】----------

好的，經過了裝逼篇的震撼之後，我們回到實用篇來介紹一些簡單易上手的PPT小技巧，讓你的工作效率up~up~up~

下面有請我們今天PPT實用篇的主角——SmartArt

什麼是SmartArt呢，其實你可以直接翻譯為智能圖形

官方是這麼定義的。

用戶可在PowerPoint，Word，Excel中使用該特性創建各種圖形圖表。SmartArt 圖形是信息和觀點的視覺表示形式。可以通過從多種不同布局中進行選擇來創建 SmartArt 圖形，從而快速、輕鬆、有效地傳達信息。

其實你可以認為是一種「圖表工具」

普通的圖表工具是為了直接呈現「數據」

而SmartArt則是為了呈現文字中的「邏輯」

舉個例子，我們想用PPT去呈現下面一大段文字。

如何學好PPT？先關注「一周進步」看每天的乾貨文章，然後去閱讀書籍「PPT高手之路」對PPT有個基礎的理解，再去參與「PPT基礎訓練營」學會PPT中紮實的操作，最後參與「PPT審美模仿訓練營」掌握高大上的PPT應用技巧。

讀起來是不是很累，但是我們仔細研究分析一下就會發現，這一大段話是一個「遞進關係」整一段話都是在表示流程，我們可以可以用SmartArt中的遞進關係示圖表示。

這樣看起來是不是輕鬆多了？

這就是所謂的「呈現文字的邏輯」

而SmartArt可以表現多少種圖形。。。

你感受一下。。。

（多到數不完！）

那麼為什麼定義為智能圖形？

因為智能是指賊TM快。

你只要寫好文本。。。

然後點擊開始選項卡中的「轉化成SmartArt」

感受一下。。。

所以，一個神器放在手邊，你不拿來用，就是「暴殄天物」了。

如何，讓SmartArt融入PPT設計呢？

嘿嘿嘿。。。

珞珈老妖要開始裝逼了

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【1】封面設計

SmartArt中有許多設計非常精良的圖文版面，如果利用的好的話，分分鐘做出一個秒殺級的PPT封面。

STEP.01 插入分段稜錐圖

首先，我們插入一個分段稜錐圖

然後我們將分段稜錐圖寬度調整至PPT頁面高度一致，並且拉伸寬度，讓整體看起來像一個「等邊三角形」

STEP.02 調整擺放位置

這個時候，我們選擇分段稜錐圖，點擊右鍵，選擇「轉化為形狀」

點擊右鍵，將圖形線段寬度設置為2.25磅

這個時候，我們按住鍵盤Ctrl按鍵，滑鼠移動複製出另外兩個稜錐圖

最終我們調整擺放到如圖的效果。

最後，記得整體全選之後組合一下。

STEP.03 圖片填充

我們選中整個組合好的整個圖形，然後右鍵選擇「設置形狀格式」

選擇圖片或紋理填充，找到我們的目標圖片

就可以很輕易的得到這樣的效果。

擺上文字，你就會得到一個讓你直呼666的封面。

亦或者，你要是覺得一張圖片比較單調，你也可以每個圖形各插入一張圖片。

順便再換個背景。

你可以得到醬紫的效果。

甚至，我們只需要簡單修改一下形狀。

就可以得到以下各種各樣神奇的封面效果。

除此之外，SmartArt其餘圖形也能做出很多漂亮奇特的封面。

比如，我們可以用交替六邊形得到這樣的效果

【2】高大上的人物介紹

我們常看到很多PPT作品中，這種並列式的人物介紹頁面總是顯得那麼「高大上」

我們該如何做到呢？

其實，用SmartArt簡單到飛起。

STEP.01：插入「圖片題注列表」

全選圖形之後，拖拽空間將圖形調整為1:1大小的尺寸

STEP.02：替換為圓形

我們全選完元素之後，點擊格式選項卡左上角，更改形狀為圓形。

STEP.03：插入圖片

這個時候，挨個點擊圖形，挨個插入圖片即可。

最後放上描述性的文字，看看，一個簡單的個人介紹PPT就做好了

看起來稍微有一點單調，，我們再去找一張背景大圖去簡單修飾一下版面。

*更多的排版修改學習，可以去看我的這一篇文章

60歲老爺爺都能學會的80分PPT修改技巧

當然，如果你嫌這樣做起來比較慢。

其實還有一種更快的方法，就是直接插入四張圖片。

然後按住CTRL+A全選多張圖片，

在畫布的正上方選擇格式選項卡中的「圖片版式」再選擇你想要的一個版面

然後再調整修改形狀就好了。

其實除了圓形，每換一種圖形的感覺都不一樣，所以我們可以多去嘗試一下修改形狀。

【3】做出高大上的圖示內頁

我們經常在網路上看到這類帶有非常美觀圖示內頁的PPT。

請問這種類型的內頁是怎麼做出來的呢？

以圖一為例子。

我們只需要插入SmartArt中的「循環矩陣」

對著四個扇形挨個填充圖片

刪除多餘的文本框

最後再添加一個白色的圓形放在正中間就好啦

那麼圖二怎麼做呢？

其實SmartArt中早已給到啦!

我們只要插入SmartArt中的「基本循環」

我們會發現其實SmartArt的生成的基本圖示其實都不好看，所以我們需要自己去編輯調整一下。

首先，我們選擇圖示，然後點擊右鍵「轉化為形狀」

這時候，我們全選圓形，點擊格式選項卡左上角「更改形狀」

將形狀變為正六邊形

然後我們挨個調整一下每個圓形的大小與顏色。

然後，我們刪除箭頭。

然後，我們給圖形上方挨個置放一個小圖標。

並且繪製一個圓形虛線貫穿幾個圖形。

最後打上描述性的文字，並且放上背景

最後，我們會發現，原來這麼簡單。

看到這裡，我們終於說完了EXCEL和PPT兩個部分的小技巧

（所以啊！這個問題的範圍之廣只有浩瀚的宇宙能夠形容啊！夠形容啊！形容啊！）

【WORD部分】

很多人在使用WORD的過程中都會面臨的一個問題是：後期排版花費的時間和精力比創作文章還要多

所以這部分的回答我們就不進行裝逼了，讓我們直接先從這個問題入手

----------【 WORD-排版篇】----------

掌握WORD的排版，我們要從認識【樣式】開始

【1】什麼是樣式？

樣式是許多格式的集合體，你可以理解為一種格式套餐。

網站的樣式是通過CSS樣式代碼實現的。我們常用的Word軟體，也可以做出好看的樣式模板哦。

任何文欄位落格式，包括字體字型大小、段距行距對齊方式等等，都可以整合到一個樣式當中。

規定了樣式，這樣就能規範所有寫作者的排版了~

【2】如何自定義樣式？

製作樣式非常簡單，你可以在現有的樣式上右鍵修改格式。

你也可以先在頁面上對文字設置好格式，然後選中這段文字-創建樣式。Word會自動根據所選文本的格式創建樣式。

多餘的樣式可以刪除。在樣式上做得越少，就是做得越好。

一般來說，文章基礎樣式也就那幾樣：正文、標題、引用（或強調）。

1、正文

在中文互聯網上，主流字體是黑體系，相比宋體楷體來說更有現代氣息。

考慮到不是每台電腦都安裝了同款字體，這裡我推薦使用微軟雅黑Light（筆劃更細，看起來比微軟雅黑更優雅一些），大部分電腦都有這個字體。

由於微軟雅黑字體本身行距過寬，我們可以將它設為固定行距（16-20磅，舒適即可）。

同時你會發現，互聯網排版中文段落時，往往不加首行縮進（也就是空兩格）。而是通過拉開段與段的距離，區分段落。

段距不用太突兀太刻意，段前段後0.5-1行就可以了。

兩端對齊後，文本段落非常工整。

2、標題

和PPT標題設計一樣，我們可以從三個角度考慮，顏色、大小、字型大小。

只要記住，標題就是要和正文明顯地區別開來，基本不會出錯。

3、引用

引用樣式比較別緻，在互聯網中文排版中非常好用，一般都呈現為淺灰色或淺藍色底紋。

顯眼的設計能讓讀者一眼就明白，這段話和其他內容不同。雖然這種樣式被叫做引用，但也不妨用於強調某段文字。

在word中要如何實現呢？這實際上是段落格式的邊框底紋。

想要更加精緻的話可以對補充說明文字、序號、題注、超鏈接等也進行樣式設計。

整潔美觀的排版讓人有閱讀下去的興趣，有條理的排版能讓讀者更容易接受文章的內容。一切排版都是為了更好的閱讀體驗。

【3】如何高效的使用樣式？

應用樣式很簡單，游標放在段落內，點擊樣式即可直接套用。

它使用起來有點像格式刷，但是可以重複調用，以及可以對應用了樣式的文字進行統一修改。

但雙手打字的時候，總是停下來去點滑鼠，是一種很不高效的行為。為了不讓點滑鼠中斷我們的寫作靈感，我們可以給樣式添加快捷鍵。

右鍵-修改，在下方找到快捷鍵，指定快捷鍵。

為了避免和其他快捷鍵衝突，建議設置為ctrl+alt+數字。（注意，這裡不是拼寫單詞，直接敲擊相應的鍵位即可）

當你碼完字，排版也排好了，是不是很爽呢~

【4】怎麼保存為模板？

做好了樣式，這還沒完。目前樣式只存在了當前文檔下，我們要把它存為模板文件。

刪除所有文字內容（別擔心，樣式還在），然後將這個空白文檔另存為dotx文檔，同時放置在系統盤自定義Office模板文件夾下。

這個模板文檔也可以發送給別人，如果使用了特殊字體，記得也要安裝同一種字體哦。

以後打開word，可以在個人模板下找到這個模板。這樣新建的空白文檔都帶有這些樣式啦~

我是結尾

優秀的寫作工具，應該讓人專註於寫作本身。用好這個樣式和模板的功能，能讓我們的工作更加高效哦。

以上，是不是解決了你多年以來對於WORD排版的困惑呢？

-----END----

如果說這個問題的廣度只有浩瀚的宇宙能夠形容的話，大概這篇回答的長度也是令人印象深刻的吧

希望以上內容能對大家有所幫助，非常感謝你們看到這裡~

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關於office軟體的使用技巧還有很多很多，大家可以參考以下文章

EXCEL

用好這個Excel插件，每天都像在放假-一周進步

Excel函數之王，Vlookup到底怎麼用？-一周進步

學會這招，1分鐘做出高顏值的Excel圖表-一周進步

PPT

進階玩法，那些牛逼的圖表是怎麼來的？-一周進步

這篇PPT排版指南，重要性僅次於你的女朋友-一周進步

這三個修改技巧，讓你的PPT妖艷到逆天-一周進步

WORD

沒有大綱的Word，比沒有freestyle的嘻哈還要糟-一周進步

學會這幾個Word小技巧，老闆都誇我機智了-一周進步

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請允許我這個VBA的腦殘粉再說一次，毫無疑問還是VBA或者宏，僅僅需要略微熟練掌握這個東西，甚至無需上升到寫代碼的層面，就能將工作效率提高若干倍甚至上一個量級。先說炫目的案例，然後再說簡單的學習辦法。

Excel案例
關於Excel的用法，在回答（Excel 有哪些可能需要熟練掌握而很多人不會的技能？ - 何明科的回答）中已經提到很多，不再贅述。

Word案例
關於Word的用法。幫朋友實現的一個項目，他們實驗室是研究某類事故並對重大事故進行鑒定，最後發布word版的正式報告。之前的工作流程是在專業的軟體中完成計算和模擬，最後按照正式報告八股文的行文，把各種關鍵信息填進去，最後寫成word文件。寫報告的過程枯燥而沒有技術含量，但卻要反覆進行。通過下圖的Word+VBA，完成主要的交互界面並連接計算軟體。在通過簡單的交互獲取主要信息後，在後台完成計算並將主要信息填寫入八股文的word模版，最終完成報告，同時將結構化的信息存入Access資料庫。

Powerpoint案例
先說簡單的，下圖是利用Powerpoint中錄製的宏再加上稍微修改的代碼（甚至都稱不上是改代碼，大部分是改參數），將Powerpoint中所有的字體及字型大小進行統一修改。常做PPT而且需要根據老闆的喜好改來改去的同學們，知道這個批處理功能有多麼救命。

再說複雜的，這是協助某國際大型汽車製造廠完成新品牌及其新款車型上市，面臨車型即將斷檔的窘境，該新車型的上市非常關鍵，不能錯失時間節點。然而，新車型上市涉及到無數分支：製造、產品、市場、渠道、營銷、公關、財務等等，同時還要協調歐洲的兩個總部以及中國的兩個分部。整個過程中項目管理非常重要，需要總控整個大項目的進度，並每周向中國區的CEO彙報進度並發掘出易出現問題的關鍵節點以調配資源。作為參與該項目的我們（4個諮詢顧問）被分配下去各自負責幾個部門或者項目分支，和團隊一起規劃流程、畫甘特圖、確認里程碑及時間點、安排負責人等等。當每天回到辦公室大家將進度匯總在一起的時候發現了挑戰及難點，每條任務線並不是獨立發展的，而是各條任務線交織在一起並互相影響。

某些核心人員在多個任務線出現。比如：負責預算的財務人員，幾乎要出現在各條線中負責相關預算的審批環節
某些任務線的里程碑是其他任務線里程碑的必要條件而相互關聯。比如：新車的下線時間影響發布會的時間，相關法規測試的通過又影響車輛的下線時間等等

當任務線增多以及任務線之間的交叉越發頻繁的時候，匯總的任務將會幾何級數增加，這就是我們在項目過程中遇到的問題。於是我利用Excel+VBA完成了這個工作的自動化。主要實現的功能：

自動將4個顧問手中分散的Excel文件彙集在一起形成一個大的總表，如下圖
各顧問手中的表格是按照部門維度來劃分的，匯總後需要按照不同的維度來輸出不同類型的表格，比如：按任務線輸出表格、按責任人輸出表格、所有延誤任務的表格、所有需要資源重點投入任務的表格等等

在此基礎之上，還要將上面提到的各種維度下的所有表格（大概有200多張），按要求格式粘貼到PPT中，每周提交給中國區的總部進行彙報和評估。密密麻麻的表格如下圖。於是，我又寫了一個程序將Excel中的表格輸出到Powerpoint中，將一個秘書每次需要數小時才能完成的工作，簡化成了一鍵發布，並可以在Excel中完成對PPT的更新。

這個項目的程序量不小，近似於寫了一個迷你版的Microsoft Project來進行項目管理。

最後，下圖中密密麻麻的PPT每周需要更新一次，每次都是快100張的工作量，然而基本上都是靠Excel來自動完成更新的。因為PPT的模版每次變化不大，我將這些模版記錄下來，每周更新的時候只要根據Excel中最新的數據更改PPT中的數據即可。

學習方法之捷徑
如果嫌編程麻煩，可以通過錄製宏的方式來解決問題，基本無需編程。
1）對想實現的功能手工操作一遍，同時錄製宏，下圖用Excel舉例，Powerpoint和Word同理。

2）根據錄製的宏，更改參數及簡單修改代碼（加IF或者For循環）。下圖是我寫的第一個VBA代碼，準確說是拿Macro錄製後改出來的。

3）搜索引擎各種查，加上根據VBA的提示各種改。具體教程和案例，可以關注這個：粉絲回饋：程序讓你更性感 - 數據冰山 - 知乎專欄

更多文章請到數據冰山 - 知乎專欄
更多回答請看何明科的主頁

*推薦一個本人另一個回答，關於利用Word/PPT製作簡歷，可能對你有些幫助。
普通人如何做出有設計感的PPT簡歷？ - 沈濤的回答
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PowerPoint
1.模板選擇

銳普PPT論壇：http://www.rapidbbs.cn/
演界網：http://www.yanj.cn/
Pptstore:http://www.pptstore.net/

基本日常工作彙報用的模板都可以在以上三個網站中找到，節約時間。

2.常用熱鍵

Ctrl+S 保存
Ctrl+B 加粗
Ctrl+L/E/R 左對齊/居中/右對齊
Ctrl+G 組合
Ctrl+M 新建一張幻燈片
Ctrl+[ 縮小字型大小
Ctrl+] 增大字型大小
Ctrl+Shift+C/V 複製粘貼格式
Ctrl+Shift+G 取消組合
F5/ Shift+F5 從第一頁放映/從當前頁放映
放映時：B/W 全黑/全白

PPT中快捷鍵有一打，記憶熱鍵的最好方式是用到了記，不然都是紙老虎。

3.嵌入字體/設置自動保存
當PPT中存在藝術字體時，則需要將字體與PPT文件「打包」起來，避免更換電腦播放時無字體文件而降低演示效果
步驟：文件-選項-保存-將字體嵌入文件/保存自動恢復時間間隔
建議5-10分鐘的保存間隔。
注意：嵌入字體在PPT完全製作完成後勾選，不然每次自動保存都會因為「正在嵌入字體」卡殼，影響製作效率。

4.功能推薦

SmartArt

步驟：插入-插圖-SmartArt
製作關係類文本必備。

排列工具

（1）排列對象
當兩張圖片重疊而想選擇下面一張怎麼辦？想將下層圖片置頂怎麼辦？
用排列中的頂層/底層/上移/下移
（2）選擇窗格
選擇窗格強烈推薦，它可以讓PPT上的所有元素一目了然。注意右邊的「眼睛」，可以實現隱藏/顯示。圖片重疊時可先隱藏礙事的圖片，目標圖片處理完成後將礙事的圖片顯示出來，增強工作效率。

（3）對齊工具
元素處理的又一大利器。通過PPT自帶的只能對齊線+對齊工具，不用滑鼠笨拙地移動了。

5.快速訪問工具欄
高能操作，但卻是提高效率的極好操作。
什麼是快速訪問工具欄？就是菜單欄上面的一欄。默認有保存、撤銷、恢復功能。

但我個人的快速訪問工具欄是這樣的：

是的，一長條。我將常用功能都放在了工具欄中，省去了在菜單欄中操作的麻煩。下面有我導出的工具欄，各位可下載後導入進自己的PPT中使用。
步驟：文件-選項-快速訪問工具欄-所有命令

我導出的自定義文件：
PoinPoint自定義工具欄 by 沈濤.exportedUI https://pan.baidu.com/s/1jI2QiPo
注意：自定義工具欄生成的熱鍵是Alt+數字，如我的工具欄中排在前面的有無格式粘貼與各類對齊方式，那此時對應的熱鍵就是Alt+1/2/3...將自己最常用的功能放在前面，效率提升地不是一星半點。

6.保存文件
按F12另存為，可以將PPT保存為各種想要的形式，如PDF、視頻、圖片、全圖型PPT等。
有需要可將PPT存兩份，2003版本（xxx.ppt）和2007以上版本（xxx.pptx）

7.插件推薦

Nordri Tools

基於PowerPoint的「一鍵化」效率插件,設計師必備。有導出圖片、生成長圖等功能。

*下載鏈接：http://www.nordritools.com/

Office Tab

像瀏覽器一樣將打開的PPT文件合併成多標籤，避免切換的麻煩。它適用於整套Office軟體。
*下載鏈接：https://pan.baidu.com/s/1jI2QiPo

PPT遙控器

播放利器，手機電腦聯網即可，掃碼連接控制播放。
注意：不限區域網，聯網即可。

http://ap.baidu.com/pptctrl/?id=972f2dd5e3857e3f75198231d51b6dcast=1441458435_8019 (二維碼自動識別)

705KB的.exe文件，精巧。
*下載鏈接：http://ppt.baidu.com/
（不錯，是百度的產品。）

PPT還有很多插件，但多了不一定有用，所以我挑了如上3個在內容（Nordri Tools）、操作（Office Tab）、演示（PPT遙控器）方向上的插件用作推薦。

============
Word
1.使用項目符號/編號/多級列表

讓word文章的級別一目了然。
2.開啟編輯標記

它的作用是讓你看到文章的全形/半形空格等原本視覺上無法察覺的符號，如下圖：

開啟後字之間的空格區將出現灰色圓點，選擇多餘處刪除。
3.手動換行符（下箭頭）

習慣網路複製粘貼的同學對此肯定不陌生，那下箭頭到底是什麼？

手動換行符是一種換行符號，它的作用是換行顯示，但是它不是真正的段落標記，它的換行不是真正意義上的重起一段，因此被換行符分割的文字其實仍然還是一個段落中的，word中基於段落的所有操作都是不會識別換行符為段落結尾的。

如上圖「我是一段」雖分屬不同行，但仍屬於同一段落，但「說明文」三字卻是三個段落。
步驟：按Shift+Enter使用手動換行符。
4.樣式表

不同等級的文字用不同等級的樣式，用自動樣式的好處是之後生成目錄時非常方便。
5.目錄

配合著4.實現效率的提高
6.插入題注

這個是用於「圖1、圖2、圖3……」「表1、表2、表3……」的標記，當文檔中圖片表格較多時使用。

還有好多，看各位需求更新吧~
謝贊謝收藏。

從會用電腦開始，Microsoft Office Word就是我們最常用的軟體。靠著它，我們寫論文、寫方案、寫情書、寫故事…

但是，你真的懂Word嗎？

其實，這個軟體背後，還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們，你將開啟新世界的大門。前方高能，小夥伴們請站穩扶好。

1、妙用Alt鍵

Alt是單詞「Alter」的縮寫，意思為「改變」。

在Windows操作平台下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。

按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然後Ctrl+C就可以複製，或你可直接修改這部分文字。

Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此：

按住Alt鍵(或同時按住滑鼠上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

用Shift+Alt+上（或下）方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。

此外，Alt+F8可顯示用於運行、編輯或刪除宏的「宏」對話框。

2、F4鍵 Word里的大神器

很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大殺器！Office中的「F4」-重複上一步操作。什麼意思呢？

比如我輸入abc，按一下F4,就會自動再輸入一遍abc；

比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重複一遍，應用到現在新選擇；

還可以幹什麼？做表格時候，「在下方添加新行」這樣的命令，全部都可以用F4重複！

最後，F4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事！

3、Ctrl加字母快捷鍵

Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

最基本的快捷鍵，shift+上下左右。可以用鍵盤從當前游標位置選擇文本。當然可以配合各種其他導航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對其他應用程序也有效！

知道了如何用鍵盤選擇，那接下來一定要知道F2的妙用！選擇好一片文本之後，按F2，游標會自動變成虛線，讓你可以不用按住滑鼠左鍵拖動，而是用鍵盤的方式，將文本移動到任意位置！

如何快速放大縮小字體呢？Ctrl + Alt + &<就是縮小，ctrl alt="">就是放大，很直觀吧！如果還想更詳細的調整字體，Ctrl + D調出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤操作吧：）

Ctrl + L左對齊，Ctrl + R右對齊，Ctrl + E居中

Ctrl + F查找，Ctrl + H替換。然後關於替換，裡面又大有學問！巧用替換，可以幫你節省大把大把時間！

Ctrl + Z是撤銷，那還原呢？就是Ctrl + Y，撤銷上一步撤銷！

Shift+F3，英文全部大寫，英文全部小寫，首字母大寫切換。

Ctrl + Shift + C粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對應的格式粘貼到另一端文字里。

Ctrl+Shift+Home/End，選中游標前後的所有文本

當插入點位於公式中某個函數名稱的右邊時，則會顯示「函數參數」對話框。

Ctrl+B應用或取消加粗格式設置，Ctrl+I應用或取消傾斜格式設置

Ctrl+V在插入點處插入剪貼板的內容，並替換任何選定內容。只有在剪切或複製了對象、文本或單元格內容後，才能使用此快捷鍵。

Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口。

Ctrl+Y重複上一個命令或操作（如有可能）。

Ctrl+Z使用「撤消」命令來撤消上一個命令或刪除最後鍵入的條目。

顯示了自動更正智能標記時，按Ctrl+Shift+Z可使用「撤消」或「重複」命令撤消或恢復上一次自動更正操作。

WORD中輸入三個等號然後回車，出來就是雙橫線

「顯示/隱藏編輯標記」按鈕，會顯示段落標記和其他隱藏的格式符號

Ctrl+1設置當前段落行距為1倍，Ctrl+2設置當前段落行距為2倍，Ctrl+5設置當前段落行距為1.5倍

如何將PPT的文字拷入WORD裡面：只要以.rtf格式另存即可。

4、巧用「文檔比較」解放你的雙手

Word中的「審閱」功能大家可能都知道了。通過點擊「修訂」按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕迹。

如果對修改的內容無異議，即可選擇「接受所有修訂」，一鍵搞定。

然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善於使用「審閱」中的「修訂」功能，導致文檔被修改過很多次後想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

當然word視圖功能中有「並排查看」功能，但是比起「比較」功能還是遜色很多。

有一次審閱合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天後合同發給對方簽署，對方要求將之前合同（word版）所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。

可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了「審閱」下的「比較」功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。

這是「比較」功能的位置。

圖二：分別選擇原文檔和經過修改過的文檔：

圖三：舉一個簡單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區別。

5、巧用「通配符」

有時候Word文檔中有許多多餘的空行需要刪除，這個時候我們可以完全可以用「查找替換」來輕鬆解決。

打開「編輯」菜單中的「替換」對話框，把游標定位在「查找內容」輸入框中，單擊「高級」按鈕，選擇「特殊字元」中的「段落標記」兩次，在輸入框中會顯示「^p^p」，然後在「替換為」輸入框中用上面的方法插入一個「段落標記」(一個「^p」)，再按下「全部替換」按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除。

這個替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。

類似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行（^p）替換為製表符（^t），如此一來，所有段落將變成一行，並且能直接粘貼進Excel的一行內，自動分為不同的列。

其他的通配符還有很多，可以使用通配符來搜索多個單詞。

例如，使用星號(*)通配符來搜索字元串（例如，輸入s*d會得出「sad」、「started」和「some other day」）。

如何使用通配符查找文本？

在「編輯」菜單上，指向「查找」，再單擊「高級查找和替換」

選中「使用通配符」複選框

在「特殊」彈出菜單上，單擊通配符，然後在「查找內容」框中鍵入任何附加文字

單擊「查找下一個」

注意選中上方的「Use wildcard」（使用通配符）。

下面是通配符全攻略，使用的時候查看即可：

還有這些…

掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內容。

比如，找所有句子與句子之間只有一個空格的地方（兩個空格為正常）。

輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

6、雙擊分屏炫酷小技巧

雙擊Word中右上角的小橫杠，輕鬆將頁面分為兩屏！

寫文章時同時看前面的內容，完全無壓力。

Word里你會準確地設置字體段落頁面，會用頁眉頁腳，會分節，列印之前知道預覽，知道怎麼用宏，會生成目錄，你已經打敗了超過90%的人。

謝 @阿建邀請。

看了一圈回答後，覺得還不夠簡單，不夠粗暴，不夠有效。我認為這個題目可以簡化為「Office高效小技巧」。

[ Office ] 主要介紹整個office體系的通用技巧，一招走遍Word、Excel、PPT

[ 高效 ] 頻率高、使用效果顯著，藥到病除

[ 小技巧 ] 學起來簡單，用起來順手，教程看完，技能Get√

【對了】本篇內容比較基礎，更多是普及一些功能的存在，不做過多展開。技多不壓身，不妨看看，說不定有驚喜哦~

[Office技巧通用篇]

? 格式刷

這是一個神奇的刷子，其實也蠻顯眼的，長這樣：

作用：把對象A的格式copy到對象B，這裡的對象可以是文本、形狀（不能帶回家見爸媽……

用法：

&<1&> 選中對象A

&<2&> 單擊或雙擊「格式刷」按鈕，此時游標變為刷子形狀。若單擊「格式刷」，格式刷只能應用一次；雙擊「格式刷」，則可以連續使用。

&<3&> 用刷子游標選對象B

延伸：其快捷鍵為 Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V

? 查找替換

批量修改不要慌，查找替換幫你忙。

查找替換的功能遠不止換個名詞，尤其是在知道了「通配符」之後。但也不必將這個功能學得特別複雜，你需要的是「替換意識」。然後在遇到批量修改問題時現學現用即可~

對了，在PPT中，還有個「替換字體」的功能哦~

? 表格排版法

在PPT和Word中，可以用表格進行排版。

在單元格里插入內容後，對表格設置無框線即可~

表格排版的便捷在Word里尤為顯著，隨便舉個例子：論文封面的好多橫線難對齊吧？用表格試試吧~

? 快速訪問工具欄

喏，最頂上這欄就是咯~

把常用的操作放在這裡，效率biubiu上漲，道理不用多說~

2016版可以直接在某個操作上單擊右鍵，然後添加。

? 快捷鍵

快捷鍵的好處大家都知道，但問題是：

太多辣！

如果只能介紹一個快捷鍵，我會介紹F4。其功能是：重複上一步操作。

F4，讓你一鍵成為Office高手

記不住！

如果想要記住常用快捷鍵，那可以讀讀這個故事：

華山論「鍵」——史上最生動的快捷鍵大全

你一定會回來點贊的！????

[ 小白也該學的 Excel 技巧 ]

? 函數公式

Excel 中的高級玩法實在太多了，但不會VBA就意味著只能傻傻地挨個敲單元格嗎？

你該掌握「函數意識」。遇到有規律的內容，一定要先想辦法提高效率，比較簡單的方法就是用函數公式。

公式不會不要緊，問度娘！

講(ju)個(ge)故(li)事(zi)：

要在Excel里把某個文件夾里的所有文件都建立超鏈接。恩，大概也就50個吧…一個一個手動添加當然可以，不嫌累的話…

但我百度出了一個超鏈接函數（看不懂不要緊，我就是嘚瑟一下）：

=HYPERLINK("[D:臨時文件報告單11.xlsx]sheet1!a1","要顯示的名稱")

然後我只需要複製粘貼文件路徑就可以了，雖然沒有實現全自動，但比一個一個右鍵加鏈接快得多~

對了，要將某個文件夾中的所有文件名輸入Excel中，也是有方法的哦，不過不是用函數，有興趣的可以百度一下~ 問的人多的話我考慮一下再出一篇教程 (?????) ??

[ 相見恨晚的 Word 技巧 ]

這時候就要祭出以前寫過的教程：

修訂比較功能

【秘籍02】不為人知的Word隱藏技巧

合併文檔功能

【秘籍03】Word技巧之文檔合併

【秘籍04】Word技巧之文檔合併（續）

[ 說來話長的PPT 技巧 ]

作為一個PPTer，這部分技巧豈不是信手拈來就說上三天三夜？

母版設置、插件安裝、參考線定義……更多內容推薦閱讀：

有哪些製作好 PPT 的習慣？ - 烏素淖爾的回答

總結

@曹將說，任何重複性勞動都有偷懶的訣竅。日常工作中的「懶惰」，可能是提升效率的原動力，懶人懶辦法，就看你是否有偷懶意識咯~

——默默地吐槽——
——2016.03.14——
謝謝大家一直以來的支持，《Word版武俠》已全部完結，TT接下來都會寫教程，急救，搜索，PPT等等，因為我通過《Word版武俠》發覺，與別人分享自己的知識是十分有趣的一件事，我會繼續寫下去，與大家分享我的知識。

——很硬很硬的廣告——
我的公眾號：特立獨行的E
歡迎大家關注，我會在這裡繼續分享我的知識，想法，技能。

——原答案——

——2016.01.11更新——

——2015.01.18更新——

——2016.01.25——

——2016.02.01——

——2016.02.18——

http://weixin.qq.com/r/9kwxKUvEAxZ8rQ9K9xnk (二維碼自動識別)

http://weixin.qq.com/r/9kwxKUvEAxZ8rQ9K9xnk (二維碼自動識別)

——2016.03.03——

http://weixin.qq.com/r/9kwxKUvEAxZ8rQ9K9xnk (二維碼自動識別)

——————————————我是分割線———————————————

歡迎大家加我的微信號，和我進行討論

http://weixin.qq.com/r/UdNUTIjEO9VErcwv94ZD (二維碼自動識別)

如需轉載（微博，微信，朋友圈等除外），請私信我，我不加水印只是我不喜歡水印，不代表可以隨意轉載

作為一位PPT發燒友，每個月都要做40多份幻燈片，我也跟大家分享一些私藏的，真正能在PPT製作中省力的技巧和工具。

提前聲明：本文與微信公眾號旁門左道（id：pangmenzd）同時發布，未經授權，請勿轉載。

好了，廢話不多，咱們直奔主題，寫完我也早早睡覺。

1.如何快速調整幻燈片的頁面邏輯？

首先跟大家解釋一下什麼是頁面邏輯：

我們都知道，幻燈片實際上起到的是承載內容的作用，不同的幻燈片承載的，肯定是不同的內容，比如說，有些頁面寫的是市場分析，有些頁面上寫的是競爭分析，那麼，當很多頁面同時出現在同一份幻燈片中時，就肯定會有順序之分，這個順序，就是我上面說的頁面邏輯。

好了，明白了概念，那麼如何快速調整頁面邏輯呢？在這裡，我經常使用的一個技巧是把表達意思相同的頁面歸到一個節中。

大家看我用綠線圈著的區域，是不是很像書籍的目錄？

對了，起的就是目錄的作用，大家知道這有什麼好處嗎？

1、便於查找相關內容。當幻燈片頁面很少時，這個節的作用幫助不大，但當你的幻燈片超過20頁時，你知道想找某一個頁面有多費勁嗎？使用這個技巧，絕對省力。

2、能理清你的思路。比如就拿上面這份幻燈片來說，除了首頁，尾頁和目錄，整份幻燈片內容分為9個部分，當你把頁面按節整理好了，你可以發現幻燈片的邏輯是否正確，當然，如果不正確，你可以快速調整，這時候，節也起到了思維導圖的作用。

2.如何一鍵替換字體？

我之前在其他文章中寫過，一份幻燈片中，不要使用超過3種的字體，有些講究的公司甚至只使用一種，比如我前幾天幫京東做的一個案子，就規定只使用微軟雅黑。

那，如果你做完幻燈片後，才發現，字體使用不恰當，比如想把幼圓全部替換為黑體，手工一個個文本框替換的話，太坑爹，這時候怎麼辦呢？

第一次使用這個功能時，我真特么覺得微軟比媳婦還貼心啊！

3.如何一鍵刪除動畫效果？

有時候，當你辛辛苦苦，精雕細琢地為幻燈片中每一個元素都添加了動畫，拿到老闆或客戶面前演示時，他們說，：「我趕時間，3分鐘給我講講幻燈片內容。」如果你遇到過這樣的場景，你會傻掉的，心裡有10W只草泥馬在奔騰，嘴裡那句「我靠」久久不能咽下。

但你還是要花3分鐘來講幻燈片，如果你再笨手笨腳的一個動畫一個動畫的去刪除，估計你離掛掉沒多遠了。

但是，如果你知道了我今天介紹的這個技巧，你也會覺得，微軟比媳婦貼心。

幻燈片放映還有很多技巧，感興趣的朋友可以看下。

4.如何快速做出公司人員組織架構？

在PowerPoint這個軟體中，雖然有一個功能叫smartart，裡面有組織架構圖的樣式，但一個個的添加未免太慢了，這裡有一個小技巧是，把smartart反著用，你會爽翻的。

在介紹技巧之前，咱們看看什麼叫正著用：

正著用就是先插入smartart，再添加文本和其他形狀（因為默認樣式智能輸入5個）。

那麼反著用是什麼意思呢？

就是，我們先插入文本，然後轉化為smartart。

怎麼用呢？首先，我們需要新建一個文本框，在裡面寫上所有職位，然後調整段落級別，選中文本，按tab鍵即可：

然後，選中右邊那個文本框，咱們可以在開始選項卡中看到轉換為smartart這樣一個功能：

點一下，看看能出現什麼：

如果這時候，我們要給老闆添加一個秘書，怎麼辦呢？

選中老闆那個形狀，在添加形狀那裡，選擇添加助理：

我們看看效果：

是不是反著來用smartart比正著更省力？

5.如何快速copy其他幻燈片中的效果？

有時候，我們在別人的幻燈片中看到一些非常不錯的格式效果和動畫效果，想借用一下，對吧，讀書人的事兒，咱不叫偷，咱們是借用，洋氣點叫copy。

那該怎麼快速省力地借用呢？

比如說，我用幻燈片做了一個3維格式的禁止符：

你覺得好看，自己又做不出來，想直接把我做好的效果給copy到你的這個上面：

這時候，你可以借用格式刷：

先選擇我做的禁止符，點擊格式刷，然後在你的禁止符上點一下，你的也能變成3維效果了：

很簡單吧，想要copy動畫效果也是一樣的操作。

當然，如果你有一群禁止符要做成3維格式：

那麼，如果還按上面的方法一個個來copy效果，未免有些緩慢，那麼，這時候，你可以先選中我做的禁止符，然後，雙擊格式刷選項，這樣就可以變成一把增強版的刷子了，就可以連續為不同元素添加統一效果：

6.如何快速實現對齊效果？

在這裡，我不講使用排列，對齊功能，我跟大家分享另外一個小技巧，那就是開啟智能參考線。

那麼，勾選這個設置會給你帶來哪些便利呢？

請注意右邊那兩個方塊對齊時出現的兩條線。

如果你用過這個功能，你同樣會覺得微軟比媳婦貼心。

7.如何保持幻燈片演講時邏輯流暢？

很多人在進行幻燈片演講時，會經常忘記下一頁幻燈片上寫了什麼內容，從而導致卡殼現象，那怎麼解決呢？

很簡單就能解決，那就是開啟演講者視圖。

當你開啟後，在幻燈片放映的那台電腦上就會變成這樣，左邊是正在幕布上顯示的頁面，右上是下一頁幻燈片，右下是當前頁的幻燈片備註，最下面那一排是所有的幻燈片頁面。

很簡單，很貼心的功能，你說，是不是比媳婦還貼心？

8.如何快速檢查幻燈片的兼容性問題？

這個問題令人很頭疼，也很無奈，為啥？在中國，各種版本的PowerPoint軟體橫行，有像我一樣使用2013版的，也有正常的使用10版的，還有些高校，在使用07版，當然，也不排除一些中學，還在使用03版，那麼，當我在13版軟體中使用了很多酷炫的動畫效果，拿到低版本軟體上播放時，是出不來效果的。

那麼，我們有時候也不清楚，哪些功能是低版本軟體不具有的，這時候，我們除了拿到將要演示的電腦上先過一遍外，還可以檢查兼容性：

當我們點擊這個功能後，我們可以看到：

哎呀媽呀，暖暖的，又讓我感覺到貼心了。

再更新幾個能在幻燈片製作中省力的小工具。

1. 幾何背景製作

首先跟大家分享一下，什麼叫幾何背景：

對，就長這樣。

在我收到的很多讀者朋友的作品中，很多人喜歡用這樣的圖片做背景。但我估計，很少有人知道這樣的背景圖是怎麼做出來的。

知乎上也有關於如何製作這種圖的討論，無非就是先拉一個漸變，然後再修改什麼參數之類的去做，很麻煩，而且門檻還高。

但是如果你知道了這個工具：Trianglify Generator

看到主界面就不用我多解釋了吧！

同樣是修改參數，但是這個網站里，你只需要修改尺寸，幾何塊之間的疏密程度，幾何塊的大小和顏色就OK了：

忍不住要爆粗口了，操作太特么簡單了。

2. 阿里巴巴圖標素材庫

同樣地，在知乎上還有一個關於如何用PPT製作小圖標問題的討論，其實，我真的想在裡面說一句，幹嘛要親力親為啊，網上有現成的，質量還高，為啥不用啊？

上面是主界面，比如咱們搜索目錄的小圖標：

你以為多就完了嗎？還有更貼心的：

多種顏色和3種格式提供下載，真是方便到爆。

另外，我再說一點感受，因為幾乎我每天都要使用這個網站找圖標，滿意率差不多能達到95%，而且，細心的朋友還會發現，這個網站提供了很多樣式統一的圖標素材，這一點才是真貼心。

舉個例子，比如我們在一頁幻燈片中想插入幾個圖標，樣式肯定要統一，對不對，比如說都是圓形圖標或者都是方形圖標之類的。

帶圈的「首頁」圖標：

帶圈的「目錄」圖標：

帶圈的「內容頁」圖標：

咱們就用上面的圖標來做一頁幻燈片：

格式統一才是幻燈片製作的正確姿勢。

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今天先寫這麼多吧，明天接著寫，睡覺。

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另外，如果有對幻燈片設計感興趣的朋友，可以關注我的公眾號，旁門左道。

今天剛寫了一篇，應該每個人做PPT時都會用到：

PPT 最後一頁寫什麼結束語既得體又能瞬間提升格調？ - 邵雲蛟的回答

再另外，我在知乎還寫過幾篇高票答案，這個是最高的，應該對各位都有用，值得看看：

有哪些軟體堪稱「神器」，卻不為大眾所知？ - 邵雲蛟的回答

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本人在工作中經常要用到excel，但在中國excel的普及率真的太低了，以至於很多人都在花幾個小時做excel只需要幾秒鐘的事情。

本人在

Excel 有哪些可能需要熟練掌握而很多人不會的技能？——Excel自習室的回答

的回答中得到很多人的支持，其實這些簡單實用的技能最值得首先學習，對工作效率有明顯的提高——————————————————

文章已更新，羅列的是真正需要大家熟練掌握的，可以快速提高工作效率的技能。

上篇：8組快捷鍵分享

下篇：快速輸入數據的捷徑

上篇：8組快捷鍵分享

有人問，要學多久excel才會顯得自己很厲害？

一年？兩年？五年？

今天，你只需看完自習君這篇文章，10分鐘，你的excel操作就可以進步如飛。這也是自習君常年以往總結的幾個實用操作技巧。

沒錯，那就是快捷鍵，有些你需要5分鐘的工作，或許快捷鍵1秒鐘就可以搞定。

比如說我現在要將1-5000行的數據累加，顯示在第5001行。

普通人的做法是，滑鼠選中1-5000行的單元格，再點擊∑符號，搞定。

上面的操作看得自習君好想砸電腦呀！

稍微懂點excel函數的，使用函數會快很多。

真正的高手，是使用快捷鍵的，根本不需要滑鼠。

上面GIF的操作，涉及到三組快捷鍵：

1、shift+ctrl+↓（選中需要求和的區域）

2、alt+=（求和）

3、ctrl+end(選中表格中最後一個單元格)

有人會說，記住這些快捷鍵太難了。其實不然，只要工作中有意識地使用快捷鍵，很快就可以熟記於心，信手拈來，形成條件反射。

請記住：磨刀不誤砍柴工

下面自習君推薦幾組最常用，最實用的excel快捷鍵，也是自習君每天都要用到的快捷鍵。

①首先來一組最基礎的，不懂的就別說你使用過excel。

Ctrl+A；全選

Ctrl+Z；撤銷

Ctrl+X；剪切

Ctrl+C；複製

Ctrl+V；黏貼

Ctrl+B；加粗

Ctrl+S；保存

②查找，替換功能也經常使用。

Ctrl+F查找

Ctrl+H替換

③在Excel單元格中輸入大段文字，使用它可以在任意位置換行。

在word中，Ctrl+Enter是用來分頁的，並且增加本頁行數不會影響下一頁的排版。

④以下兩個快捷鍵重點推薦，好用得不得了。

F2鍵，快速進入單元格，處於編輯狀態。相當於滑鼠「雙擊左鍵」的效果。

F4鍵，重複上一個動作，這個功能非常好用，重點推薦。F4鍵主要有兩個作用，一是將單元格地址在相對引用、絕對引用和混合引用中切換，二是重複上一步操作。

⑤Ctrl+;快速輸入當前日期

Ctrl+Shift+：快速輸入當前時間（因為冒號：需要使用Shift鍵才能輸入，所以需要三個鍵）

⑥快速求和Alt+=，相當於SUM。

其實前面案例中，我們只需要選中5001單元格，直接按Alt+=即可，因為excel會自動識別求和區間。這個動作，通常只需要1秒鐘。

⑦雙擊滑鼠左鍵

1、雙擊行列的邊緣時，得到最適合的行寬或列寬。

2、雙擊單元格右下角，自動向下填充。

3、雙擊單元格邊框（上下左右皆可），直接跳到相應的最遠單元格。

⑧最後，推薦一組最燒腦，但看起來最牛的快捷組合鍵，其實也很實用。

1、Ctrl+箭頭（箭頭代表4個方向的箭頭，作用是：快速移動到數據區域的邊緣。針對行或列較多的表格，這套組合鍵是相當重要。其實，這個快捷鍵和上面雙擊單元格邊框作用一樣。）

2、Ctrl+Shift+箭頭（快速選定從當前單元格(數據區域)到最後一行(列)有數據的區域。針對數據區域比較大的工作表，用這套組合鍵來選取部分數據區域是非常方便的。）

3、Home(移動到行首)

4、Ctrl+Home(移動到工作表的開頭，即單元格A1)

5、Ctrl+End（移動到工作表最右邊+最下面的單元格）

以上快捷鍵，看似很難操作，實際是有一定規律的。Ctrl+（），主要是用於選中單元格，如果再按住Shift，將選中兩個單元格之間的所有內容。有了這幾組快捷鍵的配合，選擇連續單元格的內容不會超過5秒。

Excel的快捷鍵遠遠不止這些，十分之一也沒有介紹到，但自習君今天羅列的都是非常經典、實用的招數，只要你能掌握，離Excel高手的路上又進了一步。

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沒想到這麼多人對這個話題感興趣，其實我看了很多其他人的回答。

有講excel可視化處理、有推薦excel vba的。

雖然自習君也覺得這些excel功能很牛逼，但請注意人家的問題是「Excel 有哪些可能需要熟練掌握而很多人不會的技能？」。

拜託，大家需要熟練掌握應該是：最直接、最有效、最實用的那部分功能。好吧，如果你希望多看到這樣的內容，可以關注我的個人微信公眾號：excel自習室（excelzxs），我還組建了微信交流群喲~~~

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下篇：快速輸入數據的捷徑

好吧，今天我繼續分享一下excel的數據輸入技巧吧，掌握這一個關鍵的技巧，就能夠讓你輸入數據比別人快100倍

什麼？數據輸入一個一個數字輸入不就行了嗎？能有什麼技巧？

今天我就是要講講如何快捷輸入數據這件事。

這個截圖大家一定不陌生，這個格式大家也經常要設置，但「自定義」又是什麼鬼？又有什麼用呢？我們先來熟悉一下這個表格：

在設置單元格格式中，自定義裡面 # 是代表數值；@ 是代表文本；" "是代表字元串信息（英文狀態的雙引號）；數字0是代表佔位。

下面我舉幾個栗子，帶大家感受一下吧

1快速輸入編號1804199342017001到1804199342017100，因為編號位數比較長，我們只能設置文本格式，也用不了下拉填充的功能。如果要一個個輸入，工作量可想而知。

這裡運用 " " 和 0佔位，就能很好解決這個問題。廢話不多說，GIF演示。

當然，這裡自定義也可以輸入"1804199342017"@，但單元格中就必須完整輸入001、002、003……三位數，如果你只輸入1，結果將顯示為18041993420171。同樣，我們還可以設置為"1804199342017"#，但你將無法輸入001三位數，因為在數字格式中，前面的0會自動不顯示。

2要輸入大量QQ郵箱，我們也可以利用自單元格指定為後綴為"@http://qq.com"。具體自定義類型為：

@"@http://qq.com" 廢話不多說，GIF演示

3許多企業還存在這樣的需求，要輸入5位數的編號，如果位數不夠，前面用0補充。

一般我們是設置單元格格式為文本格式，在一個一個輸入，但要一直要按很多0，也是一件很麻煩的事。這裡就可以通過設置「佔位」來解決。

4日常工作中，中文大寫數字使用非常頻繁，出錯率也非常高。比如要寫987654321中文大寫，即使是老會計也需要花費不少時間。但使用excel卻只需要5秒鐘。

當然，這個功能90%的人都知道，但實際工作中，中文大寫數字是要求加上單位的，比如顯示為：人民幣玖億捌仟柒佰陸拾伍萬肆仟叄佰貳拾壹元整

又該如何設置呢？相信90%的人都不得其解。

這個時候，就可以使用我們說的自定義技巧——用 " " 增加字元串，GIF演示如下。

注意：在設置單元格格式時，需先點擊要選擇的格式類型，再點擊自定義。特殊→中文大寫數字→自定義。如此，自定義里就會顯示出「中文大寫數字」的類型規則。

其實，我們可以點擊任何單元格格式類型，再點擊「自定義」，即可查看該類型的規則。懂的了這個規則後，我們以此類推，便可以玩出無窮無盡的花樣。比如以萬為單位可以自定義格式為：0!.0，"萬"；需要隱藏數據可輸入自定義格式為：；；；

（2016.11.05）13：00二次更新內容
還有這麼多人看到這個答案真是出乎意料~另外，被收藏602次贊才268是什麼鬼啊喂……
於是再來更新下。
再次審閱了下題目，關鍵詞：「簡單」「省力」

先來一份word大餐：
1. 是否總是在為word文檔中標題格式都要一個個手動更改而發愁？
——一個個找到相應的標題然後格式刷格式刷？
——不，怎麼可能要這麼麻煩……
其實批量更改標題格式很簡單。

首先阿紫開始菜單欄中找到樣式組右下方的倒三角按鈕，點它，然後創建樣式，更改名稱為一級標題

然後點擊修改，

另外，左下角格式中還可以完成對字體、段落等的進一步修改，一般只用修改段落就好。如下圖：

然後確定、再確定，就可以完成一級標題樣式的創建了。同理，按照所需的字體格式創建二級標題三級標題的樣式，若以後哪篇文檔中需要單獨修改標題樣式，可以只更改當前的一個一（或二、三）級標題的格式就好，這樣還可以邊改邊看整體效果，改完之後，只需要一個步驟就可以將全部一級標題統一為剛才修改的樣式，選中當前修改的標題，再按如圖操作：

這樣就完成了整片文檔中一級標題格式的統一修改。二級標題、三級標題同理。

再上點Excel菜肴

2. 假設需要在這一列身份證號中篩選出身份證號中間代表出生年份那部分為2000的

你的想法是不是把那四位數用mid函數提取出來再去篩選呢？其實沒必要那麼麻煩的，篩選中使用通配符即可。如下圖所示：

輸入??????2000*即可篩選出所要的部分

順便解釋下，其實上上圖中excel已經說明過了：?代表單個字元，而*代表多個字元。2000前面應有6個字元，所以篩選框中填了6個?（是英文狀態下的問號哈）。這樣是不是既簡單又省力呢？

最後來個PPT點心

3. 巧用幻燈片母板
前幾天我幫一朋友改過這樣一份長達168頁的PPT。

這樣的PPT……看得我是要崩潰的！

我想要的風格明明是下圖右側我改的這樣啊喂！。。。

啊。。扯遠了……回到本題中來，巧用母板。在這樣一份龐大的PPT中，想要一張一張去更換背景很明顯是不現實、吃力不討好的事情，那麼我們就需要學會巧用母板。

首先，如何快速打開母版視圖呢？很顯然不是【視圖】-&>【幻燈片母板】這樣麻煩，很簡單，按住鍵盤上的shift鍵，然後單擊幻燈片下方的普通視圖這個按鈕。

就進入了母版視圖，把要添加背景的那一張裡面的佔位符刪除掉，然後將想要的背景放進去，再加一層黑色半透明矩形遮罩，最後再加上公司或者學校的logo什麼的。當然，還可以改幾個不同的風格，比如一個半透明遮罩透明度高點（背景會亮點），一個透明度低點（背景會暗點），還可以再設置一個背景圖片的虛化再加半透明矩形。

關閉母版視圖進入普通視圖，左側預覽界面中選中所想要改背景的PPT，右鍵，版式，就可以選擇剛在母板中添加的背景了。

有時候我們還會碰到，明明選擇了這樣的背景作為版式，怎麼沒變化呢？比如說這樣：

怎麼背景還是大紅一片呢？原因很簡單，就是隱藏了背景圖形。

如果不是這個原因呢？那我想應該就只能是這個紅色背景本身就是PPT中的一個矩形而已……刪掉就好……

今天的更新就到這裡了……居然寫了1個半小時！……看書去……

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補充說明，如果感覺我回答沒說明白的，或是還是有些不懂的，評論私信隨意問，雖然我目前並算不上高手級別，可能有些本回答之外的問題我也不懂，但對於我所了解的一定知無不言言無不盡~
在這裡對各位的支持先行感謝~鞠躬~

（2016-10-30）更正說明：很抱歉昨天的回答中excel身份證號變成科學計數法E+格式的解決辦法好像並不可行，我剛試了下貌似自定義單元格格式為「0」，只能強制顯示15位數字，再多出來的就會顯示為0而不是正確的數字了。不知道有不有什麼優化方案。好像就只有設置成文本格式了吧？……

仍然是【Ctrl+1】設置單元格格式，設置為文本。不過這就需要先提前設置為文本格式再去輸入身份證號，不然改起來又會非常麻煩，這也是我之前沒有說這種方法的原因之一。

（2016-10-30）一次更新內容：
1. 既然提到了身份證號那就順便再說說身份證號提取生日的技巧吧
用到了提取函數

MID(提取對象，提取的起始位置，提取的位數)

字面上就可以理解出來是提取出文本中間的一段內容。很簡單，提取對象即身份證號所在單元格，起始位置，第7位開始提取（包含第7位數字），提取的位數為8位數字（年月日）

=MID(A1,7,8)

不過這裡就有人要問了，這樣提取出來的只是一段數字啊，並不方便查看怎麼辦呢？

這裡就需要用到另一個函數TEXT了

TEXT(需轉化的內容，轉化的目標格式)

那麼與MID函數連起來就是下面這樣

=TEXT(MID(A1,7,8),"0000-00-00")

這樣就轉化完成了，簡單吧~2. 利用Excel批量創建文件夾
當我們有如下這麼多名字每一個名字創建一個文件夾時你會不會感覺頭痛？

別怕，其實很簡單。跟著我左手右手一個慢動作~右手左手慢動作重播~

首先在旁邊的單元格輸入公式：

="MD "A1

記得，雙引號裡面分別是M、D、以及空格鍵三個元素，別忘記了空格哦~
然後滑鼠移到單元格右下角那裡出現一個十字（如上圖紅圈圈處），此時雙擊填充。就出現了一長串這樣的：

複製，到需要創建新文件夾的地方新建一個文本文檔，粘貼，保存。

關掉，按【F2】鍵重命名這個txt文件，將後綴名改為"bat"

是，然後雙擊運行該bat文件。神奇的一幕出現了

這些文件夾全部都創建好了~
當一個個創建文件夾很繁瑣很繁重的時候用這種方法會不會輕鬆很多呢？也不容易出錯。

---------------------------------------------------手動分割線------------------------------------------------------------以下原答案-------------------------------------------

我來答一發！希望對各位知友來說會是乾貨滿滿！~

第一章 Word

先來看關於Word的一些小技巧（畢業論文格式其實也沒那麼難）：

快捷鍵部分（快捷鍵太多，這裡只列出部分不那麼大眾但又可能比較常用能提升效率或更方便的快捷鍵）

1. Word多窗口切換：當Word打開了多個窗口的時候我們可以使用快捷鍵【CtrlL+F6】切換到下一個窗口！有沒有方便許多呢~

2. 都知道保存快捷鍵是【Ctrl+S】，那麼另存為的快捷鍵是什麼呢？很簡單，一個按鍵【F12】解決~

3. 有時候用小屏幕筆記本閱讀word文檔時總感覺不夠用，這時候功能區摺疊起來也是由快捷鍵的，【Ctrl+F1】讓閱讀更輕鬆。（註：這個快捷鍵對於PPT，Excel同樣適用哦）

4. 打開字數統計對話框快捷鍵【Ctrl+Shift+G】

5. 大綱視圖快捷鍵【Ctrl+Alt+O】（註：普通視圖則將字母O換成字母P即可）
提升段落級別：【Alt+Shift+向左鍵】
降低段落級別：【Alt+Shift+向右鍵】
降級為正文：【Ctrl+Shift+N】

6. 更改字母大小寫：【Shift+F3】

7. 應用下標格式：【Ctrl+等號(=)】
應用上標格式：【Ctrl+加號(+)】

8. 將所選字母設為大寫：【Ctrl+Shift+A】
將所選字母設為小寫：【Ctrl+Shift+K】

9. 單倍行距：【Ctrl+1】
雙倍行距：【Ctrl+2】
1.5倍行距：【Ctrl+5】
段前添加或刪除1行間距：【Ctrl+0】

操作技巧部分

1. Word滑鼠選擇：

直接拖動選中時會帶上每一段前面的數字標記，然而又並不想要這些數字怎麼辦？能夠只選擇右半部分么？答案是可以的。按住Alt鍵再來拖動滑鼠試試：

這樣就解決了。

2. 封面中尾部空格添加下劃線：
我們做封面需要給尾部的空格加上下劃線，但有時候無論如何明明有下劃線就是不顯示出來怎麼辦呢？

就像上圖這樣空格加了下劃線格式還是沒用。這時候我們就要這樣操作了：

打開文件-&>選項-&>高級，將「為尾部空格添加下劃線」選項勾上就可以了，再來看，是不是神奇的下劃線出現了呢？

3. 公式右側添加的公式編號自動右對齊
輸入公示之後按下製表符Tab鍵，右鍵選擇段落，出現的對話框左下角打開製表位輸入製表位位置數值36，對齊方式選擇居中，前導符選擇2

這樣就完工了，當然，標尺上的製表符位置是可以拖動改變的，方便直接修改。
媽媽再也不用擔心我的論文中公式多至上百個啦！

4. 刪除全部分行符
【Ctrl+H】打開替換對話窗，查找內容中輸入：^p，替換為空值，如下圖所示

第二章 Excel

函數部分（只選取其中一部分常用函數實現常用功能）
（PS：其實我自己也是半瓢水，研究不夠，還請多指教）

1. 計算不重複的個數
=SUMPRODUCT(1/COUNTIF($A$2:$A$9,$A$2:$A$9))

2. 統計兩個表格中重複的內容
=COUNTIF(Sheet2!A:A,A2)

3. 讓公式出錯時顯示為空白而不是#N/A或者#REF
=IFERROR(公示表達式,"")

4. 查找匹配
當我們需要按照匯總表中的名字與手機號將整理表中的手機號按照姓名填好，相信大家都會知道VLOOKUP函數進行名字與手機號的匹配，但VLOOKUP有一個要求就是查找項必須在所選擇區域的第一行才行，當如下圖手機號碼在姓名前面的時候怎麼辦呢？
————我知道我知道，把名字那一列複製下粘貼插入到手機號前面就好啦
————的確可以，不過這裡要講的自然不是這種粗暴的方法，而是使用INDEX函數與MATCH函數結合的方法。
=INDEX(匯總!A:B,MATCH(整理!A2,匯總!B:B,0),1)

看著複雜，其實這個公式的構架就是INDEX函數中嵌套一個MATCH匹配函數。如下：
=INDEX(所需要區域，所需要返回值的行數，所需要返回值的列數)
其中這裡的「所需要返回值的行數」用MATCH函數得到，
所需要返回值的行數=MATCH（要進行查找匹配的值，要進行匹配的區域，精確還是模糊匹配）

5. 提取漢字與西文字元組合而成的字元串（漢字在前或漢字在後）
這裡需要用到兩個函數，LEN與LENB函數，都是用來計算字元串的大小（即字元數）
不同的是LEN函數將1個漢字看作1個字元長度，而LENB則是將1個漢字看作2個字元長度。
那麼兩者結合會發生什麼呢？

就是兩者相減就可以得到字元串中漢字的個數咯~

那麼，提取漢字就可以用以下公式解決了：
漢字在前：=LEFT(A1,LENB(A1)-LEN(A1))
漢字在後：=RIGHT(A1,LENB(A1)-LEN(A1))

當然，這裡只是很簡單的有規律的情況，複雜情況就不討論了（其實就是我也不會）

操作技巧部分

1. 高級篩選不重複記錄
依次打開數據-&>排序和篩選（組）-&>高級，如下圖所示，在彈出的對話框之中按圖中操作，點擊確定得到不重複記錄的結果，註：「複製到」後面應選擇一個單元格而不要選擇一個區域。

2. 手機號碼分段顯示
選中單元格，【Ctrl+1】快捷鍵打開單元格格式，選擇自定義，輸入：000 0000 0000

點擊確定，把單元格距離拉寬即可。

3. 萬元顯示
把以元顯示的數字顯示成單位為萬元，可以用自定義代碼：0"."0,

4. 按條件設置顏色
自定義格式中雙括弧內既可以表示顏色，也可以表示條件。大於60的數字顯示字體為紅[色的代碼為：[紅色][&>60]0

5. 輸入大段數字後變成科學計數法E+
設置單元格格式，自定義，輸入0即可（只適用於數字位數小於等於15位的情況下）
0 在這裡自定義格式中是數字的強制佔位符，強制顯示數字。

6. Alt+=快速設置求和（SUM=）公式。
也可以先選中某一個區域，再按下Alt+=，如下圖

選中此區域後按下【Alt+=】則會自動求和填充進紅色方框所標識的區域內。

第三章 PPT

偷個懶，用以前做的一份PPT截圖一部分

快捷鍵部分

操作技巧部分

------------------------------------------------------------------------------寫了這麼多，我也來求個贊！
贊數多我再接著更233333

光收藏不點贊，奶們這似幾個意思！！！！

流量預警！前方多圖！

本文由本人首發於公眾號：跟我學個P（PPTlearning）中。

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辦公室PPT數量多，好在質量要求不高，只要頁面整潔，內容簡單易看即可。

對於小木這種一個月要做十幾二十個PPT的人來說，要在規定時間內完成PPT，效率是最關鍵的。

下面四招，就是小木的經驗總結：先構思後動手；善用快捷工具；善用快捷鍵；建立個人素材庫。

先構思，後動手

上學時老師有教過你怎麼寫作文吧？先列提綱，再提筆寫作。

做PPT也是一樣的道理，把思路縷清了，PPT才能做得又快又好。

a、畫思維導圖：將PPT的框架畫出來；

b、整理內容搜集素材：將素材與詳細內容放到PPT里；

c、動手製作PPT：簡單排版素材與內容，美化頁面即可。

關於思維導圖APP，IOS用戶可以去搜一下「MindNode」或「Mindly」，安卓用戶可以去搜一下「Mindjet Maps」或「Mindly」。

以上三款APP都是整理思維的利器！

善用快捷工具

問：如何提高做P效率，做一個快速的男人？

答：用快捷工具！

a：設置默認文本框、形狀、線條

做PPT，總會需要插入大量格式相同的文本框或者形狀、線條。

以設置文本框為例：

先設置好我們需要的文本框的格式，接著右擊文本框-【設置為默認文本框】，這樣以後你插入的每個文本框就都是我們現在設置好的樣式了。

同理，形狀與線條也可以設置默認樣式。

b：批量添加元素

當老闆要求你給一個數百頁的PPT的每一頁都加上公司的logo…我只能說，還好你現在看到了這篇教程。

就以添加logo為例：

點擊【視圖】-【幻燈片母版】-在第一頁加入logo-【關閉母版視圖】

你會發現所有的頁面都加上了logo！

其他元素可不可以加？當然可以！

在母版中，無論是形狀、圖片、文字還是線條，什麼都可以批量添加！

c：對齊工具

排版第一要義，對齊！只要你的元素對齊了，你做的PPT可以超過90%的人！

Office 2010或以上版本的PPT會默認開啟智能對齊功能，當兩個元素處於對齊狀態時，元素邊緣會出現智能參考線：

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

如果你的PPT中沒有這個功能，可以右擊空白背景-【網格和參考線】-在【形狀對齊時顯示智能嚮導】前的方框中打勾，以開啟功能。

當頁面中有多個元素需要對齊時，先選中需要對齊的元素-【開始】-【排列】-【對齊】-選擇對齊方式。

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

d：格式刷與動畫刷

格式刷：可以將某個元素的格式一鍵複製到另一個元素上。

先選中已經設置好格式的元素-點擊【開始】-單擊/雙擊【格式刷】-點擊未設置格式的元素-按【Esc】鍵恢復滑鼠

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

動畫刷：可以將某個元素的動畫一鍵複製到另一個元素上。用法與格式刷相同。

e：一鍵替換PPT中所有字體

假如你PPT中使用的字體為宋體，而老闆要你改成黑體的話，千萬不要傻傻的一頁一頁去改。

點擊【開始】-【替換】-【替換字體】-選擇需要被替換的宋體-選擇需要替換的黑體-【確定】

整個PPT的宋體都會被替換成黑體！

f：一鍵隱藏動畫效果

如果你的PPT中有非常多複雜的動畫，而你又不需要這些動畫。

點擊【幻燈片放映】-【設置幻燈片放映】-在【放映時不加動畫】前的方框打勾

g：一鍵統一背景

某個實習生做了十頁PPT，每一頁都用了不同的抹布背景。

老闆把PPT丟給你改，作為職場老手，我們有必要教教他什麼叫做統一才是美！

右擊背景-【設置背景格式】-設置好背景-【全部應用】

所有頁面的背景都會變成剛剛設置好的背景！

h：一鍵統一切換效果

買回來的PPT模板裡面，每一頁的切換效果都不同，看得眼花繚亂。

點擊【切換】-選擇某個簡單的切換效果-【全部應用】

所有頁面的切換效果都會變成剛剛設置好的切換效果！

我想要去除所有切換效果怎麼辦？將切換效果選擇「無」，再點擊【全部應用】。

i：快速製作圖表

利用SmartArt工具可輕鬆做出各種關係圖表，比如：

將文本轉換為圖表：

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點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

快速為圖片排版：

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

更多關於此強大工具的教程，請看這裡《如何用PPT做出專業圖表？》

j：快速訪問工具欄

將常用菜單與工具放置於快速訪問工具欄里，比如將對齊工具放進去：

點擊【開始】-【排列】-【對齊】-右擊【左對齊】/【右對齊】/…-【添加到快速訪問工具欄】

你會發現頁面頂部多了一欄工具欄，右擊該工具欄-選擇【在功能區下方顯示快速訪問工具欄】，可以將工具欄移動至功能區下方，更便於點擊。

l：選擇窗格

如果你做過PPT動畫，相信你肯定遇到過以下令人懵逼的情況…

點擊鏈接查看動圖：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

以上這一頁來源於大神@鍾源的動畫看似簡單，實際上這個頁面包含了一百來個元素！

你試試在這種情況下把圖片替換一下？

「Excuse me？！圖片在哪裡？！」

@鍾源大神早就給出了教程：

按【Alt+F10】調出【選擇窗格】菜單，將所有元素【全部隱藏】，然後找到圖片，把圖片右邊的「眼睛」打開，右擊圖片-【更改圖片】。

如果PPT頁面中的元素特別多，我們可以利用【選擇窗格】工具先將不用修改的元素隱藏，以免擾亂視線。

善用快捷鍵

以下是打死都要記住的快捷鍵：

【Ctrl+C】複製；

【Ctrl+V】粘貼；

【Ctrl+S】保存；

【Ctrl+Z】撤銷操作；

【Ctrl+A】全選；

【Ctrl+G】組合；

【Ctrl+Shift+G】取消組合；

【←】【→】【↑】【↓】微調元素位置；

【Ctrl+滾輪向上/向下滑】放大/縮小頁面；

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按住【Shift】，插入規則形狀；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

按住【shift】平移元素；

按住【Ctrl+Shift】平移並複製元素；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

按住【Ctrl+Shift】，以滑鼠點擊處為中心插入規則形狀；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

按住【Shift】，拉動角落節點，等比例放大/縮小形狀；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

按住【Ctrl】，拉動任意節點，中心對稱放大/縮小形狀；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qlogo.cn 的頁面

按住【Ctrl+Shift】，拉動角落節點，中心對稱等比例放大/縮小形狀；

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

以下是愛記不記的快捷鍵：

【Ctrl+&<】縮小字型大小；

【Ctrl+&>】放大字型大小；

【Ctrl+L】文本左對齊；

【Ctrl+R】文本右對齊；

【Ctrl+M】新建幻燈片；

【Ctrl+F10】選擇窗格；

【Ctrl+Shift+V】選擇性粘貼；

建立個人素材庫

當你需要寫一份10000字的檢討，想起以前自己寫過，電腦里還有存檔…
當你正苦惱要送女朋友什麼禮物時，想起前任送給你的水晶杯還在你柜子里…
當你需要為老闆做PPT時，想起以前自己買過一個相同主題的模板…

於是你的工作就只剩下了複製…粘貼…隨手搜集素材，關鍵時刻能救命…

a、搜集素材前必看

作為一個做P小能手，小木的素材庫里累積了近10000個矢量圖標，數百張高清圖片，近百套關係圖表，數十套數據圖表。

素材不是積累的越多越好。因為如果你沒有時間去整理，素材累積得越多，找起來就越困難，做P的效率就越低。

沒有經過整理的素材，都是硬碟垃圾。

因此，我建議大家在積累素材的時候，一定要分類存放。

b、圖標素材下載

這裡給大家推薦幾個矢量圖標下載網站：

阿里巴巴矢量圖標庫：Iconfont-阿里巴巴矢量圖標庫

在這個網站下載PNG格式的圖標之前，可以選擇圖標顏色。要知道PNG格式的圖標在PPT中是無法像形狀一樣能隨意更改顏色的。

如果你想要在PPT中隨意更改圖標的顏色，或者編輯圖標，你需要下載AI或SVG格式的圖標。

下載完成後，你需要用一款軟體「AI」來打開剛剛下載的圖標文件。

用AI打開文件，選中圖標，按【Ctrl+C】複製圖標，在PPT中按【Ctrl+V】粘貼；

接著在PPT中按【Ctrl+Shift+G】取消組合兩次；

原本是圖片的圖標就變成了可編輯的形狀了！

動圖示範（圖片不動的話請點下方鏈接）：

點擊鏈接查看動圖示範：mmbiz.qpic.cn 的頁面

以下的兩個圖標網站，可作為前一個網站的圖標數量補充：

Easyicon：圖標下載，ICON(PNG/ICO/ICNS)圖標搜索下載

Iconfinder：Iconfinder - 1,125,000+ free and premium icons

最後給大家推薦一個有趣的火柴人圖標網站：

Human pictogram2：human pictogram 2.0 (無料人物ピクトグラム素材 2.0)

你以為小木的人物素材都是從哪來的？

c、圖片

Pixabay：Free Images - Pixabay

一個能搜索點陣圖、矢量圖、視頻的網站！還能根據尺寸、圖片方向、色系、類別搜圖的超強大的網站！

Unsplash：Unsplash | Free High Resolution Photos

一個圖片質量與瀏覽體驗非常好的圖片網站！

Stock up：Stock Up - 13,000+ Free Stock Photos

一個收集了來自27個免版權圖庫的神奇網站！

Pexels：Free stock photos · Pexels

一個圖片質量高，也能根據色系搜索圖片的網站！

Life of pix：Life Of Pix - Free Stock Photos Images

Publicdomainarchive：Vintage and Modern Free Public Domain Images Archive Download

d、配色參考網站

強調一遍：不！要！自！己！配！色！

自己配色容易出錯，也非常費時。以下是一些專業的配色參考網站：

千圖網——配色工具：配色工具-專業的配色工具大全

這是一個專業提供設計素材的網站，其提供的配色功能十分強大，根據主題配色，根據特定顏色配色，溜到不行。

花瓣網——配色參考：花瓣網_陪你做生活的設計師（發現、採集你喜歡的靈感、家居、穿搭、婚禮、美食、旅行、美圖、商品等）

一個被稱為「靈感偉哥」的設計網站，彙集了國內外海量的設計作品，在網站上搜「配色」，你懂的。

PPTSTORE——配色參考：中國頂級原創PPT模板和KEYNOTE模板下載的高端平台-PPTSTORE

國內逼格最高的PPT模板網，不知道怎麼配色的時候，打開這個網站，別說話，照搬優秀配色就對了。

以上就是成為一個快速的男人的秘籍！

我是小木，我的座右銘是：

http://weixin.qq.com/r/KjiSilvEqwbUrR-p9204 (二維碼自動識別)

更多教程，歡迎關注小木的公眾號：跟我學個P（PPTlearning）

Word中隱藏的排版利器——製表位

所面臨的困惑

時常在做各種調研活動時，需要在word中準備類似的調查問卷……

但是由於排版是用空格來實現的，因此一旦鍵入信息，整行的文字就會向右移，好不容易的排版化為了烏有。怎麼辦？

Word中的「製表位」

什麼是製表位？

表格是由表元素和表格線組成的。表的內容可以不用格線來劃分成小格，而是依靠相互之間的固定的間距和規則的縱橫定位來形成表的特徵，這就是製表位。

製表位在哪裡？

在標尺上，單擊左鍵，便能添加一個製表位；
而雙擊這個製表位，則能進入設置窗口。

製表位都有哪些功能？

讓製表位來解決之前的難題

Step1:刪除不必要的空格
Step2:在標尺中間位置，添加一個左對齊製表位
Step3:將游標定位到段尾，按下「Tab」鍵；再將「辦公/住宅電話:」複製到製表位的位置。
完成！這樣，再填寫信息的時候，文字不會再右移了。

製表位還能幹嘛？

比如在論文里排一個公式，並帶上虛線和編號？

是的。利用不同對齊方式的製表位和前導符便能製作出上圖的排版。當然也會有更多的使用場景，那就等你去開發啦！

喜歡就請關注我們吧~~

微信公眾號：效率火箭（ID：xlrocket）

Hi 可以試試下面提到的小技巧，將持續更新：

1.秘籍帖丨Excel 智能的快速填充

2.秘籍帖丨Excel 神奇的 VLOOKUP 函數

3.秘籍帖丨Excel 雙擊小技巧匯總

4.秘籍帖丨超級好用的 & 鍵

5.秘籍帖丨提高 PPT 文本的顏值

6.秘籍帖丨還沒用幻燈片母版？

———— 9 月 7 日更新 ————

7.秘籍帖丨使用 PPT 快速摳圖

———— 9 月 9 日更新 ————

8.新功能丨在 PPT 中炫酷「縮放」

———— 9 月 14 日更新 ————

9.秘籍帖丨Word 中的對齊小技巧

10.新功能丨在手機上使用墨跡書寫

———— 9 月 23 日更新 ————

11.秘籍帖丨處理 Excel 中的重複數據

———— 10 月 12 日更新 ————

12.普及帖丨Word 中實時協作處理文檔

———— 10 月 21 日更新 ————

13.秘籍帖丨快速比較兩份文檔的差異

———— 10 月 28 日更新 ————

14.秘籍帖丨在 Excel 中精確「定位」

Enjoy

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9/30 2.0更新
終於要迎來國慶節前的一次大規模的更新，之所以說2.0，是因為這次的主題是PPT。
大概有半個月沒有更新了，回來看了看只有可憐的20多個贊……看了覺得好要點贊吶。
書歸正傳，開始吧。

1. 關於ppt你應該知道的有用的快捷鍵（編輯篇）Ctrl+A-Z
這部分知乎上有很多精彩的回答了，只說作用不過多展開~
Crtl+A(ll) 選擇本頁所有元素（All）
Crtl+B(old) 字體加粗（Bold）
Ctrl+C(opy) 複製（Copy）
Ctrl+D 高級複製，他的好用之處可以參考這個地址高級複製：Ctrl+D-PPTSTORE
Crtl+E 文本框字體居中（Center的第二個字母。因為第一個字母C的快捷鍵ctrl+c被廣泛地使用於微軟的幾乎所有軟體……）
Crtl+F(ind) 搜索文字（全文搜索）
Crtl+G(roup) 將選定元素建立組合
Crtl+H 替換
Crtl+I(talic) 字體變為斜體字Italic
Crtl+J 文本框字體兩端對齊
Crtl+K 為所選內容建立超鏈接
Crtl+L(eft) 文本框字體左（Left）對齊
Crtl+M 新建幻燈片
Crtl+N(ew) 新建ppt文件
Crtl+O(pen) 打開文件
Crtl+P(rint) 列印菜單
Crtl+Q(uit) 關閉程序（Quit）別亂點……
Crtl+R(ight) 文本框字體右對齊
Crtl+S(ave) 保存文件（Save）沒事多點點……
Crtl+T(ext) 呼出「字體」對話框
Crtl+U(nder) 所選文字加下劃線
Crtl+V 粘貼
Crtl+W(indow) 關閉當前文件（Window）別亂點……
Crtl+X 剪切所選內容(因為x長得像一把剪子吧……)
Crtl+Y 恢復上一操作
Crtl+Z 撤銷上一操作

9/16 v1.3 更新
9/14 v1.2 更新

6. 關於單元格調整（用於列印）

在辦公環境下，我們經常要面對列印文件的需求，於是調整單元格間距/合理排版可以避免浪費紙張，並做到儘可能利用版面使字型大小達到易讀的標準。以一個例子來解釋這一環節的內容。
下圖是一張2015年的工作日曆。

很顯然這個日曆的設計在A4紙面列印，則可以有效的讓我們安排好時間進度。
那麼在全年工作日曆的基礎上想做一個工作月曆（12個月每個月成為一個工作表），使得單元格增大，以便我們書寫每天的內容，你會怎麼做？

A. 新建一個工作表/工作簿

也許你會直接點擊下面的sheet1 標籤，其實這裡想介紹給大家的是「移動/複製工作表」命令。
在「2015」標籤處點擊右鍵，出現命令菜單，如下圖，

點擊「移動或複製」，就會跳出命令窗口。

點擊sheet1，勾選建立副本，則會出現如一個與「2015」工作表完全一樣的新工作表「2015(2)」（包括文字的字體/大小/顏色/行距和列寬）。

現在可以給工作表「2015(2)」更換一個名字，比如「1月」。然後可以去掉工作表中其他的月份數據，留下1月的內容。這樣第一步也就完成了，如下圖。此時可以看到虛線是列印區域的邊界線。接下來就開始進行下一步。

B. 調節單元格大小與位置使其適合幅面
用滑鼠選擇A-G列，在G列右側線（G和H之間那條線）按住滑鼠左鍵會出現下圖，往右拖直到寬度大概為137像素（數學好的同學們可以自己換算297cm等於多少像素再除以7……），大概確保這個區域在列印區域內。

結果如下

同樣地，用滑鼠選擇4-8行來調整行距，大約100像素，得到結果如下。

調整一下字型大小後，似乎已經可以列印了。按下Ctrl+P，出現列印界面。注意最右下方有兩個按鈕，點擊左面的按鈕，列印預覽上會出現幾條標記線，在黑點處點擊滑鼠拖動可以調整表格的整體位置。

最後利用縮放菜單來將工作表調整為一頁。

這樣，一份新鮮的工作月曆就整裝待印了。
C. 以1月為基礎製作其他月份
這是最後一步工作。也許有同學會重複A和B來實現，但這裡想介紹給大家的命令是前面介紹過的「移動或複製工作表」把「1月」工作表複製之後，在「2015」工作表中選擇2月的數據（可以試試9/10提到的Ctrl+A），然後在新複製出來的工作表裡面直接Ctrl+V粘貼就可以了。效果如下，把sheet名稱改為「2月」就可以了。
這樣操作的好處在於只更換內容，而不改變任何已經設定好的格式。

以此類推，12個月的工作月曆唾手可得，可謂一勞永逸，2016年的月曆做法想必大家已經領會了。完成後可以利用9/10介紹過的Ctrl+PgUp和Ctrl+Pgdn來檢驗一下自己的勞動成果。

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·9/11 v1.11更新（前面更新的添加了圖片，重新排了排版）

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·9/10 v1.10 更新

5. 如何選定一個區域

選擇數據應該是excel操作裡面一個最常見的操作了。
說一些比較常見的選擇方法吧。

直接用滑鼠拖 適用於數據較少，可以（包括縮放後）容納在一個屏幕內的數據。
用Shift鍵選取 適用於單行/單列/矩陣。具體操作：點選初始單元格→拖動滾輪直到出現最末單元格→按住Shift→點擊最末單元格→完成區域選擇。
用Ctrl + Shift + ↑ / ↓ / ← / → （具體操作見下文）適用於數據條數較多/滑鼠滾輪不好使/鍵盤派等。PS.該指令可組合使用來實現選擇區域的目的。
用單元格定位窗 具體操作：在單元格定位窗（下圖紅色圈框內）輸入起始單元格地址+「:」(半形全形均可)+最末單元格地址。例如在該區域輸入C1：H30，則會選擇從C1到H30單元格為對角的矩陣區域。

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在工作中有實際問題需要解決的朋友可以pm我，大家彼此切磋，共同進步。

我過去的工作中OFFICE套件基本都會用到，但用的最多的，也最熟練的還是Excel，下面介紹幾個我工作中常用，也覺得能省掉大把時間的技巧：

1. Ctrl + PgUp / PgDn

作用：不同sheet之間切換

好處：不用再去移動滑鼠費力的點那奇小無比的sheet tag了……

如下圖，可以自由在sheet之間切換

使用場景：
a 外國魔人（尤其日本人）製作的操作說明書等
b 工廠中的生產操作條件、設備數據統計表等
c 各類揉在一起的報表等
d 需要不停在sheet見進行對比、選擇數據、複製粘貼的操作情景

2. Ctrl + A

作用：全選當前單元格所在區域的所有數據
好處：不用再去移動滑鼠拖動選擇框選擇需要的數據
注意「所在區域」的定義是一個矩陣，且矩陣對角線頂點非空白單元格。如下圖。

場景1：當前指針停在E4，則按下Ctrl + A，所選區域為下圖

場景2：當前指針停在L15，則按下Ctrl + A，所選區域為下圖

PS 再次點Ctrl + A則是選擇整個sheet的內容。

3. Ctrl + Shift + ↑ / ↓ / ← / →

作用：選擇所在單元格之上/下/左/右所有數據，出現空白單元格為止。
好處：在數據條數很多的時候可以讓你節省很多浪費在滾輪和滾動條上的時間。
使用場景：
當你拖了很久的滾動條選擇了一列數據，然後手一抖點到某一個單元格的場面……遇到這種情況，你就會知道這條命令的可貴。

4. 如何在office2007/2010環境下並排顯示文件

相信許多在企業（尤其外企）工作的朋友都會遇到這樣的情況：工作電腦里只能安裝正版的excel2007/2010版本。以上版本有個bug，就是在打開一個文件後再點開任何文件都被默認在同一個窗口打開。
如，我想並排打開這兩個文件：

然後點擊「2015工作日曆.xls」會出現下面窗口

再點擊「Production stat.xls」則會出現下圖

有數據對比分析需求和頻繁複制粘貼需求的朋友想必對這點深惡痛絕（word和powerpoint無此問題，2013版excel也已解決）。如果你想並排打開xls文件a和b，那麼按照如下順序操作（後續上圖）：
打卡xls文件a→中鍵點擊任務欄的excel圖標→跳出新建表格1→把xls文件b拖到新建表格1
操作過後，兩個文件便可以並排顯示，媽媽再也不用擔心我頻繁複制粘貼了。

隨時更新。想到其他好的隨時追加

對於這個回答，我是很認真的寫了，手下留情一定點贊啊！

如果您是一位高手，覺得我寫的很EASY,或者有什麼其它見解，可以評論區指出喔，技術分享自然是很好的事情，我就拋磚引玉！另外，我的磚頭還是很多的。。。

畢竟技術更新很快，人外有人天外有天，山外青山樓外樓.(貌似用這裡不合適，咳咳)......嘛！！！

本篇回答以office2010 舉栗子！2010與2013操作其實也差不多！暫時只是介紹word,想看ppt請看我的另外一個回答！

曉庄先生：有哪些讓你相見恨晚的 PPT 製作技術或知識？

曉庄先生：Excel 有哪些可能需要熟練掌握而很多人不會的技能？

廢話不多說了，關於word的技巧，冰山一腳，開始ing

一、巧用樣式輕鬆排版

內容與樣式分離可以最大限度的是使作者從繁瑣的排版工作脫離出來，全身心投入到寫作的過程中去！

有時候我們寫文章的的時候，寫了一大半甚至寫完的時候，需要調整文中的格式，比如標題字型大小調大，正文字型大小行間距需要調整！這時候，我們不能全選進行調整，否則全部都會變！笨一點的方法，就是一段一段一個一個的選擇，挨個修改！聰明的方法是利用格式刷，對呀幾十頁的論文來說非常的費力！

但是如果我們在開始的時候，就用樣式定義標題段落的格式，最後想要修改，只需要修改樣式定義就可以了！改一下，就全部修改了，是不是很省時間啊！

二、巧用模板

當你寫完一篇文章的時候，可以將該本章的內容刪除，然手保存成模板，以後需要的時候，直接複製一份這個模板直接用就可以了，定義的格式樣式與你寫的那一篇文章完全一樣！這樣省去了添加樣式的工作！

三、插入生僻字

當使用word編輯文檔的時候，偶爾可能需要輸入生僻字的情況，習慣用拼音輸入法的我們，可能根本不知道該如何念，也就沒辦法輸入進去！其實這裡有個小技巧！

這裡以「醯」字為例，我們可以輸入一個與這個字偏旁一樣的字，例如「醬」字，因為他們都帶有偏旁「酉」，並且在WORD中將其選中！然後看下圖，簡單把！

四、刪除空白的最後一頁

我們在寫文章的時候，有時候最後出現一個空白頁面，怎麼刪都刪除不了，有強迫症的實在是難受的牙痒痒！那怎麼刪除呢，有幾種方法！

1、設置最後一頁的頁邊距，設置的小一些，最後的空白頁就會消失不見了！

2、如果倒數第二頁是表格，可以在表格下面留一個空行，然後把這個空行的字型大小設置的很小，甚至1磅！另外還可以用滑鼠拖拽表格的最後一個單元格大小！

3、切換成普通視圖，刪除多餘的分割線

4、有可能是倒數第二頁內容正好滿了，然後多出來一個空白行，放到了下一頁，這時候空白行刪不掉的，可以調整一下倒數第二頁的行間距！

五、特殊符號插入技巧

有時候找不到乘號、除號、打勾、方框內打勾符號，怎麼辦呢？

特殊符號自己找把，都在這裡不斷切換圖中框出來的三個選項，你會看到很多驚喜的！

六、巧用書籤，快速定位

書籤主要幫助作者在word長文檔中快速定位到特定的位置，靠拖動滾動條找想要修改的內容實在是OUT啦！

點擊插入---》書籤--》添加，如圖！

添加的是哪個地方的書籤？是你選中的文本或者此時游標所在的位置！

好，已經添加書籤了，如何快速定位？

重複以上步驟，打開窗口之後，選中書籤，選擇定位！

七、文檔加密和限制編輯

有時候，我們辛苦寫的文章不希望被其他人隨意閱讀、抄襲、篡改，可以根據情況選擇word提供的文檔保護功能，來保護自己的文檔！

1、標記為最終狀態

標記為最終狀態的時候打開word文檔會顯示是只讀模式，自動禁用編輯功能，但是，這時候文檔的頂部還是會提示「啟用編輯模式」，點擊啟用編輯，就又可以編輯這個文檔了，所以此功能只是防菜鳥的！

2、用密碼進行加密

用密碼加密之後，不管誰在打開這個文檔都需要輸入密碼，弊端就是自己忘記密碼也打不開！好處，就是傳送過程中就給需要看這個文檔的人提供密碼，比較安全！

3、限制編輯

限制編輯功能提供了三個選項：格式設置限制、編輯限制、啟動強制保護。格式設置限制可以有選擇地限制格式編輯選項，我們可以點擊其下方的「設置」進行格式選項自定義;編輯限制可以有選擇地限制文檔編輯類型，包括「修訂」、「批註」、「填寫窗體」以及「不允許任何更改(只讀)「，假如我們製作一份表格，只希望對方填寫指定的項目、不希望對方修改問題，就需要用到此功能，我們可以點擊其下方的「例外項(可選)」及「更多用戶」進行受限用戶自定義;啟動強制保護可以通過密碼保護或用戶身份驗證的方式保護文檔，此功能需要信息許可權管理的支持。

4、按人員限制許可權

這個較為複雜不適合於個人！！！

5、添加數字簽名

這個較為複雜不適合於個人！！！

八、形狀功能很強大，來炫一下技術製作一個圖章

1、選擇插入選項卡，點擊形狀，然後再選擇橢圓

2、安卓shift鍵，拖動滑鼠，可以畫出一個圓形出來

3，選中圓形，然後設置形狀填充為無色，形狀輪廓設置為紅色，在設置粗細

4、畫好圓形之後，就可以插入藝術字了，點擊插入選項卡，然後選擇藝術字，在彈出的藝術字對話框選擇想要插入的樣式！

5、選中格式選項卡中的藝術字樣式，在文本效果裡面選擇轉換

6、選中藝術字設置文本填充文本輪廓都為紅色，然後拖動藝術字周圍的白點讓他適合圓形的弧度！

7，在插入一個形狀，五角星，設置輪廓填充都為紅色，並且拖動到紅色圓形的中間！

最後插入的五角星和文本框就不說了！！！雕蟲小技，見笑了！

暫時想到這麼多，後續還會更新的！！！！多多關注把！

一、如何批量提取PPT、Word、Exel、斧子演示里的圖片和視頻

office07版之後默認保存的文件都加了一個x，ppt變成了pptx，doc變成了docx，xls變成了xlsx，可是你知道為什麼加這個x嗎？
這是因為07版之後為了更加方便文件在互聯網的傳播，office採用了open xml 和zip的技術，pptx中的x就是來源於xml的首字母。
xml主要用來傳輸和存儲數據，裡面存儲了編輯時配置文件和數據，比如採用的主題、字體、字型大小、圖片大小、位置等等。
斧子演示的dbk文件也是同樣採用了這項技術，不同的是斧子演示選擇的是json作為數據存儲文件。
了解更多請移步【openXML_百度百科】

我們以ppt為例，如果你的文件名是ppt首先打開另存為pptx；

如何將解壓的文件再轉成PPT

把zip改成pptx，大功告成！

二、PPT模板整理
由於這兩年自媒體打得火熱，朋友圈到出可見
《6000套ppt模板，不轉不是中國人》
《20G 模板素材，免費送》
相信你電腦里也存了大量的模板素材，
你確定這些東西真的有用嗎？我想很多壓根你都沒有打開過。

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未完待續。。。
文中提到的斧子演示是我們團隊自己開發的一款演示軟體，歡迎大家下載使用。
查看演示效果
免費下載軟體------------------------------------

作為一位靠PPT吃飯的設計師，我跟大家分享20個私藏的PPT製作技巧，我稱之為PPT中的黑科技。

聲明：本文同時發布在微信公眾號【利兄日誌】，未經授權，切勿轉載。

接下來，進入正文

1、去除PPT的默認版式

新建的PPT總是存在著默認的版式，比如下圖中的「單擊此處添加標題」、「單擊此處添加文本」就屬於默認的版式，這些版式的條條框框會影響我們對於PPT的製作和創意，所以我們要去除默認的版式。

去除的方法很簡單，選中幻燈片，點擊開始》版式》空白，就可以輕鬆去除。

2、設置默認文本框

設置默認文本框，就是我們可以將文本框的字體、字型大小、效果等都進行設置，這樣以後插入的文本框都是設置好的效果。通過這種方法，可以節省很多重複操作的時間，從而提升效率。

操作上也很簡單，就是將文本框設置好效果之後，選中右鍵，設置為默認文本框。

3、為每頁PPT添加LOGO

在PPT中，經常需要給每一頁幻燈片批量添加logo，這既是對公司知識產權的保護，也是公司對外的一種宣傳。但是，如果你要挨個去添加logo的話，那你就OUT了，因為你可以通過幻燈片母版，一鍵給所有的幻燈片添加logo。

4、給PPT換一個酷炫的皮膚

PPT還可以更換皮膚，是不是很驚訝，我們默認的PPT主題是彩色的，也就是下面這種——菜單欄是紅色，工具欄是白色的。

你想過將你的PPT皮膚換一個顏色嗎？比如深灰色，這樣在夜間做PPT的時候，既可以保護眼睛，拍照發朋友圈也很酷炫。

你只需要在【文件】- 【選項】 - 【常規】 - 【Office主題】中，更換office的主題就可以了。

5、預覽視圖

PPT文件一多，經常就不知道文件所對應的內容。如果可以在打開PPT文件之前就看到這個PPT的預覽視圖，那該多好，這樣我們就知道打開的文件是否正確了。

為什麼有些PPT可以看到預覽視圖，有些則看不到。對於那些看不到預覽圖的，我們該如何設置呢？

點擊【文件】- 【信息】- 【屬性】 -【高級屬性】-【保存預覽圖片】，點擊確定就可以了。

通過這種方法就可以看到PPT的預覽圖了，通常為PPT的第一張。

6、提高PPT撤銷的步數為什麼要增加撤銷步數呢，因為PPT默認的撤銷步數只有20步，而20步肯定是不夠的。PPT最多的撤銷步數是150步，當然也用不了這麼多，但是設置的多一點，撤銷的時候就用的爽一點。

具體的做法是，點擊【文件】-【選項】-【高級】-【撤銷步數】，然後更改數字就OK了。

7、幻燈片隱藏

做了那麼多幻燈片，在放映的時候可能有些又用不到，但我們又不能刪了它，這個時候我們可以用幻燈片隱藏。

只需要選中幻燈片，右鍵點擊，在彈出的菜單中選擇「隱藏幻燈片」，就可以了，你會看大前面序列數字上有一個刪除線，這樣在放映的時候，被隱藏的就不會顯示出來。

要想讓隱藏的幻燈片重新顯示出來，只需要選中幻燈片，再選擇一次隱藏幻燈片就可以了。

8、幻燈片導出為圖片

想把PPT上的內容發到網上或者公眾號上，就需要將PPT文件中的每一頁幻燈片都變為圖片，如果一張一張去截圖就會非常麻煩。

還好，PPT可以直接導出為圖片，目前支持JPG格式與PNG格式。

9、兩把神奇的刷子

兩把刷子分別指的是格式刷和動畫刷，格式刷指的是我們可以將別的對象上的格式和效果，複製的另外一個對象上，動畫刷指的是我們可以將一個對象上的動畫效果複製到另外一個對象上。

我們單擊這兩把刷子時，只能刷一次。當我們雙擊時，就可以刷無數次。

10、一鍵禁止動畫

我們給PPT設置了酷炫的動畫，但由於演講的時間緊張，經常不得不取消動畫效果。但是一頁一頁的刪除動畫效果又非常麻煩，有沒有一鍵消除的方法呢？

我們可以點擊【幻燈片反映】-【設置幻燈片放映】-【反映時不加動畫】，然後點擊確定就可以了。

11、常用快捷鍵

製作PPT，我們還需要掌握一些快捷鍵，比如Ctrl+S，就是快速保存PPT，Ctrl+G就是快速組合形狀，Ctrl+hSift+G就是取消組合的形狀，是有神奇的快捷鍵F4，既可以實現複製，還可以實現對齊，當然還有很多。

12、找回丟失的PPT

大家肯定都遇到過下面這樣的情況，辛辛苦苦寫好的PPT，由於軟體突然奔潰閃退；又或者是自己手賤，點了個不保存，這時候應該怎麼辦？該如何找回。

PPT本身就具有自動恢複信息的功能，能恢復十分鐘之前的幻燈片，具體做法如下：

以下自動恢復文件所在的位置，我只需將這個位置複製一下。

然後回到PPT界面，點擊【文件】-【打開】-【計算機】。點擊「計算機」或者是「我的電腦」打開電腦相關目錄。

打開的目錄中，點擊最上面的地址框後面的空白部分，把剛才複製的這個地址粘貼上去，然後按回車「Enter」鍵

找到想要恢復文件的位置，然後打開文件，就可以實現恢復了。

13、取色器

Office2013更新了這一黑科技，我們通過取色器快速提取圖片和形狀的顏色。這為我們的PPT配色提供了很大的便利。

14、一鍵生成邏輯結構圖

PPT中的SmartArt是一個神器，它可以一鍵生成邏輯結構圖。

通常情況下，我們都是直接插入SmartArt圖形。可以看到，裡面有很多大氣的邏輯結構圖。

除了直接插入圖形，我們還可以將文本轉化為SmartArt圖形，比如下面這個。

我們直接將游標移動到文本框內部，然後右鍵，選擇【轉換為SmartArt】,即可一鍵轉換。

效果還不錯哦

15、一鍵對齊對象

在PPT中，要想對齊對象就必須使用對齊工具，我們不能用肉眼去對齊。

使用起來也相對簡單，選中多個對象後，在【開始】菜單下，找到【排列】，然後選擇【對齊】，挑一種想要的對齊方式，一共有八種。

16、PPT也有圖層

我們都知道PS具有圖層，但是你知道PPT的圖層嗎？我們可以通過「選擇窗格」，調出PPT的圖層。PPT中的每一個對象元素對應一個圖層，通過「選擇窗格」，我們就可以輕鬆選中一些被其它元素遮住的對象。

選擇窗格如何打開？

在【開始】菜單下，有一個【選擇】按鈕，點擊下拉三角形就可以查看選擇窗格。

通過選擇窗格，我們可以查看這也幻燈片中的所有對象，我們點擊「眼睛」的圖形，可以將對象隱藏。

17、PPT也能摳圖

我們通常使用的摳圖軟體是Photeshop，但你知道PPT也能摳圖嗎？

PPT摳圖實際上就等於Photeshop的魔棒工具，所以，它要求背景最好單一，不要太雜亂。

下面是具體的操作步驟

18、PPT也能截圖

大家通常用的截圖軟體，如果我沒有猜錯應該是QQ吧，Ctrl+Alt+A這個快捷鍵想必大家閉著眼都能找到在鍵盤的哪個位置吧，今天我想說的是，其實PPT自身也能夠實現截圖和視頻錄製。

19、幻燈片分組

幻燈片分組在PPT中的叫法其實叫PPT的分節，我們可以根據不同的主題內容將PPT進行一個分節，這樣我們可以清晰的知道每一部分所講的內容。

在幻燈片左側的大綱中，我們在要分組的幻燈片上方右鍵，選擇新增節，然後對新增的節進行命名，就可以實現分組了。

20、快捷訪問工具欄

使用快捷訪問工具欄可以大大提高PPT製作的效率，我們可以將我們常用的工具放在工具欄中，這樣在使用的時候就非常方便了。工具欄的位置如下：

點擊【文件】欄，下面有一個【選項】按鈕，我們直接點擊【快速訪問工具欄】，左側的是PPT上所有的工具，我們可以將我們常用的工具添加快捷訪問工具欄。這樣在PPT的左上角就會出現。

喜歡的朋友，歡迎點贊哦，讓更多人，看到這些黑科技。

今天就這樣了，下次再加點。

註：本文首發在本人的微信公眾號【利兄日誌】，未經授權，請勿轉載，轉發朋友圈隨意，公眾號也歡迎大家訂閱。

之前寫在專欄的回答，希望有幫助。

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大家好，我是大夢。

不知不覺中，PPT已經成為了我們日常使用最廣泛的工具之一，幾乎任何場合都需要它的存在。

上課演示需要

企業彙報需要

個人總結需要

…….

但從小缺乏美學訓練的我們，有時候做出來的作品往往慘不忍睹。首先，我們再回顧一下，那些年我們曾經受到的傷害。

一、那些年傷害過我們的PPT

相信你們都曾被這些問題困擾過，這三個問題也是工作型PPT最大的殺手。

1、用了十年的Office 2003

直到現在，許多人都還在使用Office 2003甚至WPS。

自然而然做出來的就是這種效果了。

2、客戶理解的漸變色

有的時候迫於壓力，不得不向惡勢力低頭。

雖然很醜，但無法改變。

3、千奇百怪的宋體

宋體也是十分神奇的存在，以前的Office字體默認為宋體，但現在都已改成了等線，所以各位同學也不要在執拗地使用了。

不然只能是這樣：

二、什麼是工作型PPT

顧名思義，工作型PPT就是工作時需要使用的PPT，比如：彙報、授課、總結等場合，它與演講或追求設計感的發布會PPT不同。

1、80分就足夠使用了

工作型PPT，我們只需要做到簡潔、美觀、實用就夠了，不要犯基礎的設計錯誤，準確的呈現內容即可。

比如這些PPT：

也許這些PPT的設計感算不上很強，但卻是平時我們最長使用的類型，十分易於修改，也推薦大家在平時工作中使用這種類型的PPT。

2、文字處理技巧

PPT設計的內容很多，最常見的就是文字與圖片的處理，尤其是在工作型PPT非常重要。

假如我們現在有一頁純文字的PPT，應該如何進行修改？

①拉開段落間距

處理大段文字時，如果不能刪減，那就應當先拉開段落間距，增加文字之間的層級感，使得邏輯更加清晰。

②正文和標題區分

然後我們再來處理標題和正文間關係，標題可適當加粗字體或放大一號。

③正確利用項目符號

項目符號就是文本前的符號，可起到強調作用，在彙報、總結類型中運用十分廣泛，確實也很實用。

在段落前增加icon等圖形，也可以起到項目符號的作用。

3、圖片處理技巧

「用好圖片，PPT就成功了一半。」

運用的場景也非常多，我們一個個來看。

①色塊填充icon

在排版品牌logo時，經常會出現數目不對無法對齊的情況，不處理就顯得十分尷尬。

這時，我們可以用色塊來假裝icon，以達到對齊的效果。

②裁剪圖片

圖片在PPT中適當裁剪，我們就能做出許多不同的辦事。

色塊遮住部分，還可以適當增加高斯模糊。

可以用全圖的形式，可以用色塊或者半圖裁剪。

③色塊對齊法

相信你們都看多許多這樣的案例，多張圖片在一張幻燈片中出現，但排版卻十分紊亂。

這種情況下，我們可以使用這種色塊對齊法來快速檢驗。

是否存在對齊錯誤就一目了然了。

三、這個技巧也很重要

除了文字與圖片外，在工作型PPT中還有非常重要的一個技巧：標題的處理。

工作型PPT側重內容的呈現，內容之間就一定存在層級關係，我們需要通過標題去體現出來。

一般在PPT中，頁面標題由這三方面構成：主標題、副標題、元素裝飾。

主標題即是PPT的大標題，一般字體可加粗稍放大一些。

副標題是主標題的分支，不同內頁的副標題可以不同。

主副標題之間關係非常簡單，主從關係，在PPT呈現只有兩種方案，上下排版、左右排版。

剩下再用元素適當裝飾即可，比如符號、icon、圖形等。

標題一般在左或在右，如果頁面底部沒有元素，會有視覺失衡的感覺。我們可以在底部加一個色塊，或者加logo來對應。

從而使得頁面平衡。

四、寫在最後

很多時候，我們並不需要過分去追求某些炫酷的技巧，實用然後能快速解決工作中問題即可，PPT是如此，其他也亦是如此。

但我們自己的要求不能這麼低，如果你喜歡設計，那再做PPT的過程中應當把標準提升至海報級，追求每一個細節。

喜歡真是一件無可救藥的事情啊。

希望有助，順頌時祺。

其他閱讀：

沒想到，我也成為了一名老師

等了三年，《PPT高手之路》終於開始預售了。

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學會自拍，才能對得起自己這身好皮囊。

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當你在word中插入了很多圖片時，又一時找不到原圖，如果不想一個一個另存為的話，可以試試將整個word文件另存為網頁…這樣會出來一個html文檔和一個文件夾，文件夾裡面就是你想要的圖片。

公眾號編輯福利有沒有…

曾經一張一張存，一張一張上傳，一張一張排序……╭(°A°`)╮

補充：
感謝 @五凌一提供的另一種方法。

1.改文件名後綴為「*.rar」 2.雙擊打開後找到「word-＞media」 3.雙擊打開即可。