你是怎樣利用日程管理和任務管理軟體來提高工作效率的？

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正如老話所說：好記性不如爛筆頭，GTD和Calendar工具間接提高了我們的工作效率，同時也避免了瑣事繁多忘事的幾率。想找到一種合理利用這兩種工具的方法，即不強烈依賴，又能發揮它們的優勢。

我比較喜歡折騰軟體，GTD方面用過切不限於：

idoit
any.do
wunderlist

這三款都是支持多平台同步（mac ios win android）的好工具各有特點，無論排名，可以自己都試用下，選擇自己喜歡的

但用著用著你會發現，計劃還是完不成，本來在「今天」項目里的，一周後還在「今天」
就像我們都知道拖延症，怒改之，但往往還是拖到最後一刻；資深煙民何嘗不知道吸煙有害健康，還是飯後一根賽過活神仙
所以，不從自身發掘的話，即使有最好的軟體，也無法阻止時間的耗散

如何防止「無效時間」

首先聲明，時間是等價的，沒有「無效」這一說。我只是想表達，過去的這一天中，與你自身所期望做的事情不同，而你又不知道「怎麼又過去一天了」）

《奇特的一生》中描述了一個與時間作伴的人——柳比歇夫，並介紹了他的時間統計法，據說此人有種內在的時間觀察
TED的這個視頻中菲利普·辛巴杜介紹了健康的時間觀念，我想應該是同一類東西

柳比歇夫那種對時間流逝，精確到分鐘的感受，我想可能也不是什麼難事，（比如以前天天用普屏，多少年了，也沒啥感覺，看過Retina再返回來，怎麼就不行了呢，可能就是注意到了那些細節）精確到十分鐘，半小時，總是可以的

所以，應該先花一個月，至少也一周，先不去計劃什麼，以半小時為單位，如實的寫下自己的時間用到哪裡去了，積累一下原始數據，看看平時自己是怎麼度過一天的

你可能發現刷微博了，上網了等等等等，有了這些數據，下次在做這種事情時，心中就會留意了

如何善用Google Calendar

我自己用Google Calendar兩年了，最早好像是標記各公司的面試時間，後來慢慢開始把別的一些事情記錄上去，之後才看到了《奇特的一生》，居然和大神的習慣相吻合，好開心 ……
（累死我了，回來再寫）

之後雖然一直記錄，但真沒怎麼總結過，直到前些天看到這本書

我還沒看完，但收穫頗多，筆記在把時間留給最重要的事
（此作者好像集大成了，包羅各個方面，從如何找到自己的興趣到如何實現夢想，等等等等。我這個回答不看也行，但那本書最好去看看，強烈推薦）

書裡面把日曆加入了顏色：

黑色: 事業與成就
紅色: 家庭與社會交際
黃色: 健康
藍色: 人生的意義與價值

當時我眼前一亮，有種醍醐灌頂的感覺，立即去Google Calendar嘗試標註了幾周

果不其然，如此以後，每天晚上，每周末，只要掃一眼，就知道時間在各方面大致消費情況了
而以前不一個個Event看下去，搞不清楚自己做了什麼

我想許多人不願意總結、不願意整理桌面，可能就是因為繁瑣的東西太多，腦子一團亂麻，感覺整理耗時太長，又沒有一個好的框架，化繁為簡，那就拖著吧。這大概也是熱衷於追求軟體（工具）的原因

其次是Google Task
這東西好像就是一個列表，還可以分級
我用來記錄一些最近要做的事情，在加Event的時候，方便複製粘貼（這是Google的本意嗎？囧）

思維導圖

Mindjet上面提到了，用的人也比較多，略過
下面我說下，另一種思維導圖，也是無意中在知乎上看到的：電視里主人公整理線索時，會把釘在牆上的資料用線連起來，然後找到交匯點，那是什麼方法？

TheBrain，神器

甘特圖

這個東西的好處是你可以清楚的知道自己的進度，特別是好幾個項目並行的時候
當時我在瘋狂的尋找一款好的軟體（不用Ganttproject的原因是界面太丑了，-_-|||）後來發現其實Mindjet支持，但操作很不方便
Mac上OmniPlan不錯，可是收費的

但是！！但是！！當我看到我們的項目經理用Excel用作甘特圖（一個小格子代表一天，還能標註顏色），我驚呆了！！

其他

還有一些如：晨間日記、Evernote、輕重緩急四象限，以後有機會再說吧

這東西就像功夫，到了大師級，飛花摘葉即可傷人
比如我有個同學就用3M便簽來當Note用(後來我看到《太傻天書》中說道一次不要超過三個，完成一個，從顯示屏上撕掉一張)
當然在我們還不那麼NB時有了一款NB軟體，無異於如虎添翼
最最重要的是不要用用著忘了GTD本來的目的，形成自己的管理系統

我想從一個日程管理和任務管理普遍的誤區，來談談這個問題。這個誤區是，可以用日程管理來替代任務管理；它的另一種形式是，在任務管理軟體中，為每一個任務定下具體執行時間。

以下展開論述：

說到時間管理，我們想到最多的應該就是日程表，我猜這得歸功於陪伴我們從小到大的課程表了吧。日程表，具體來說就是給每一個待辦任務安排好執行的起止時間，然後在一張時間表上直觀的排列出來。課程表、傳統的紙質枱曆、電腦和手機上的日曆軟體，都是實現這個功能的工具。這是最直覺的時間管理方式：每一個空閑的時段就是一個坑，任務就是一個個蘿蔔，一個蘿蔔一個坑。如果僅限於紙上談兵，這個解決方案是完美無缺的。我把所有時間都合理的分配給了任務；分配的時候，我肯定還仔細考慮過任務的輕重緩急，確保過沒有重要的任務被遺漏；執行的時候，只管讓日程表提醒我，一項任務要開始了，然後我只需專註地做這項任務就好了，不用再來考慮一遍上述問題。一切井然有序，還有更完美的世界嗎？

但是現實終究是殘酷的，我們必須接受不完美的世界：領導臨時安排我去接個人，只能趕緊停下手頭的工作；一直打不通客戶的電話，沒法確認這次重要會面的時間，而一周內接下來的時間安排都要讓位於這次會面，只能苦等；本想今天花半天思考一下明年的工作規劃，結果白天沒人打擾，卻只做了一些不費腦筋的例行公事，到了下午以為可以靜靜思考，卻每隔10分鐘就有電話或者同事有瑣事來找，結果什麼也沒寫出來……理想世界中，我們以上帝視角沾沾自喜的審視著規劃得完美無缺的日程表；現實世界中，一個個安排好的日程因為各種自己的或別人的原因，沒有完成，只能推延，安排到明天，明天的事情不得不順延後天，後天的事情又順延……；推延的同時，我還得重新考慮，是不是明天的事情比這件事更重要，不能推延；最後還得通盤想一遍，全部任務都推後了，會不會遺漏了什麼不該遺漏的事情……

顯然，越依賴日程表管理任務，我的日程表就越充實，可調整的餘地就越小。看似完美實則僵化的日程表，最終卻成了嚴謹的時間管理實踐者的噩夢。我本來是想讓它像個秘書一樣，做好計劃後就放心的交給她，她會適時地提醒我到時間該做什麼事了；至於其他還沒開始的任務，暫時還不需要佔據我的頭腦。據說焦慮很大程度來源於對現在不可把握的未來的恐慌，有效的時間管理可能是解開這種焦慮的鑰匙：專註當下，讓未來可預期。顯然日程表沒能做到。

值得一提的是，有時候我們以為自己沒在用日程表，實際上還是在用日程表的方式來做安排。比如使用其他待辦任務軟體，包括outlook、gmail的任務管理，iOS上的reminders，跨平台的Wunderlist等。它們都有設定任務執行時間的功能，和日程表的區別是可以設定到天，而不一定要到小時。雖然調整的靈活度更大了，但是如果還是僅僅按照執行時間屬性來安排任務，終究還是容易陷入拖延、重新調整的怪圈。

那麼，有沒有其他方法，有效管理時間、緩解焦慮呢？也許我們將任務執行時間作為解決問題的切入點，本身就錯了。那我們就回到原點再出發。這個原點就是，我們有很多要做和想做的事情，我們想充分利用有限的時間和精力，盡量多地完成優先順序更高的事情。下面介紹的GTD方法，轉變切入點為任務的重要性，以及當前是否具備任務執行的條件；不再強調一次性的全盤規劃，轉而關注計劃執行過程中，是否有足夠的靈活性進行調整。

未完待續……

我想結合3個工具來分享我做任務管理、日程管理的方法。
這3款工具分別是：

奇妙清單（wunderlist）
Mac/iPhone日曆
Mac/iPhone提醒事項

一、任務管理工具奇妙清單（wunderlist）

在介紹這款工具的使用方法之前，我想先介紹自己的清單管理思路。

在《搞定 Getting Things Done》這本書中詳細介紹了GTD時間管理理念，較為重要的理念之一是通過5個清單來管理待辦任務。

1、今日行動清單
從任務/行動清單中提取的、需要今日處理的最重要的3-5件事
2、任務/行動清單
所有需要自己處理的任務/子任務、行動，對於優先順序高的事項，可以加星標註。
3、項目清單
需要多人協作完成的事情。標註項目任務list、負責人，將需要自己完成的任務寫到「任務/行動清單」，定期回顧時將已完成的部分劃掉。
4、等待清單
委派給他人做的事，或等待他人完成自己才能開展的事情
5、將來清單
每周回顧時翻開看看，有沒有什麼事情可以孵化成行動/任務

你可以在我的公眾號後台回復「清單」，獲取相關文章。

我曾經嘗試嚴格按照5個清單來管理我的待辦任務，但經過一段時間的嘗試，發現幾個弊端：

1、清單太多，每天回顧今日有哪些待辦任務時，需要在5個清單中來回切換瀏覽每個待辦任務。這樣在審視、比較事情優先順序時不是太方便。

2、今日行動清單，一般都是從任務清單、項目清單中提取的，等待清單、將來清單的利用率偏低，一段時間後就會忘記看這兩個清單的待辦任務，導致某些事情過了等待期而忘了處理。

經過改良，目前我的清單是按照工作、學習、生活來分類的，每個類別只有1個待辦清單。

下面結合奇妙清單這款軟體，來詳細介紹我對待辦任務的管理方法和技巧。

1、3個主要的待辦任務清單

工作清單：與自己所負責的工作職責相關的所有待辦任務。

學習清單：工作之餘的時間，用來提高自己各方面技能的任務，比如主題閱讀、輸出總結等。

生活清單：日常生活中的一些瑣事，可能是公司組織的活動、可能是自己或家人的生活瑣事。

2、任務和子任務

每個任務的顆粒度不同，有的一次行動就能完成，有的需要分階段完成。前者管理相對簡單，後者略複雜些。

以我的日常工作為例：

作為交互設計師，我主要是接需求做設計方案，這項工作分為幾個階段：完成需求的交互方案→跟進視覺設計中的問題→驗收開發效果→bug跟進→上線效果跟蹤。

對某個需求設計任務，我會根據任務進度，不斷調整任務標題。

第一個階段，任務名稱是——【需求】需求描述，做交互方案，某月某日星期幾完成初稿
第二個階段，任務名稱是——【跟進視覺】需求描述，某月某日進入開發

這裡的任務名稱有2個小技巧：

一是用中括弧【XX】開頭，中括弧里寫著這個任務的階段或類別。這樣做的好處是通過這個關鍵詞，大概就能知道這個任務當前的優先順序了。

二是體現時間節點，在評估優先順序時時間信息很重要。

對於一個待辦任務，如果需要自己處理的事項很多很雜，可以在任務詳情視圖（界面右側邊欄）建立子任務，每做完一項就可以劃掉一項，讓自己對手頭的事情、進展心中有數，也不至於遺忘某個小任務。

以「【主題閱讀】獨立思維的相關書籍」這個任務為例，它的子任務可以包括：

《書籍1》閱讀書籍
《書籍1》思維導圖筆記

《書籍2》閱讀書籍
《書籍2》思維導圖筆記
…
獨立思維的知識點總結-知識點1
獨立思維的知識點總結-知識點2
...

3、加星標記

任務列表的事項非常多，對於優先順序高需要在最近兩三天處理的任務，我會加星標記，並根據優先順序調整這些任務的順序。

前面提到5個清單之一的今日待辦清單，雖然被我省掉了，但我通過加星標記來實現類似的效果，使用起來也非常方便。

4、備註欄

奇妙清單的備註欄，是我非常喜歡的一個功能。

我可以在這裡寫一些關於這個任務的思考、完成思路，也可以在這裡標註需求方給的部分信息和資料地址等，也可以註明這個任務上次討論的結論等等。

當我著手完成這個任務時，看看備註欄可以了解相關信息，很方便，不用到其他地方尋找。

5、提醒功能

奇妙清單的不足之處是，提醒功能不太好用。我沒有辦法讓它稍後提醒我，這意味著我要麼立即處理、要麼修改提醒時間，否則我很容易錯過和忘記處理這個任務。

對於奇妙清單在提醒上的缺點，我嘗試用日曆、提醒事項來彌補，配合的也不錯，後面詳細介紹。

工具小貼士：

奇妙清單（wunderlist）支持Mac、Window、iPhone、Android 多平台同步。

二、日曆

日曆，適合用來設置對時間有嚴格要求、必須在固定時間進行的事情。比如已經預約好的會議，比如某個待辦任務需要與某人溝通、聯繫之類的事情。

在工作日，我不會將自己單獨完成即可待辦任務填在日曆里。

一方面是因為我會在奇妙清單里註明某個任務是在星期幾的上午/下午完成，除了會議佔用的時間，其他的時間都有我支配，我都可以按照任務的優先順序來做，不需要在日曆里重複安排一遍。

另一方面，通過日曆上的空白，我可以了解這一天有多少自由支配的時間來做最主要的設計工作。如果某一天日曆上佔用的會議太多，我就會適當控制一下推遲或拒絕一些會議邀請，給自己預留時間來做最主要的任務。

但是在周末或下班後的時間，雖然所有的時間都由自己支配，但通常人會處理放鬆狀態，容易忽略、遺忘要學習的任務。這個時候，可以將待辦任務按照時間、優先順序記錄在日曆上，讓自己按照一定的規律生活和學習。

工具小貼士：

如果是Windows電腦或Android手機，同類的日曆軟體都差不多，不過建議挑選多平台同步方便的工具。

三、提醒事項

Mac/iPhone的提醒事項，支持稍後提醒、1小時候後提醒、明天提醒我。

而我最喜歡iPhone提醒事項的一個體驗是——它提醒我某個事項，但我沒有標記推遲提醒或已完成，那麼它會一直存在我的鎖屏界面上。每次我在鎖屏狀態下按亮手機屏幕能注意到這個未完成的提醒，讓我不容易錯過它。

基於這個特點，我常用提醒事項來添加一些需要當天處理，但時間可能沒法精準的事情。

比如下班後去超市買點東西、取快遞。下班時間不固定，我處理這件事情的時間也無法確定，所以特別需要推遲提醒我。

比如習慣養成類的事情，早上看看投資的基金股票情況看要不要買入或賣出、每月10號交房租等等。有時候沒空處理，可以不用理睬、讓它一直顯示的屏幕上，等我有空了再處理它。

——END——

時間管理方法為GTD，工具：Google Tasks+Google Calendar

從接觸到GTD概念開始，嘗試了很多方式和工具，也算樂在其中吧。算算差不多有3年時間了。

可以說，GTD很深刻的改變了我的工作習慣和效率（這一點因人而異，我只能說像我這種缺乏強大意志的易走神者，特別有效）；

現在的用法是：
1、用EVERNOTE做時間管理；
2、每件事情記錄，用標籤做優先順序管理；
3、用紙質筆記本參加會議與討論，會議結束後馬上整理和記錄；
4、沒了～

心得是：
1、記錄很重要，「我不會忘記事情」這種信心，本身就很有價值；
2、行動、讓改變發生，這才是最後的目的；

紙做list，Evernote做知識管理，excel統計時間並透視紀錄

首先，我用的是Evernote的電腦版和iPhone版，記錄備忘、名單、突如其來的想法、雜誌電視上的新知，是不是的回顧一下，加深印象。
其次，用單位Mircosoft Exchange系統，從outlook中同步需要響鈴提醒的會議、備忘等。利用Mircosoft EXchange可以和iPhone的日曆、郵箱、Reminder同步，非常方便。
最後，會議做一些筆記。

以前用此類軟體都是虎頭蛇尾, 堅持不下來
直至前段時間朋友推薦了TickTick, 最初在安卓上用, 覺得頁面很簡潔, 因此用起來無負擔
後來換了iPhone, 繼續用TickTick, 現在基本已經習慣了
有時候在辦公室就直接用她們的網頁版http://www.ticktick.com
尤其是做一些清單非常簡便, 還能和別人分享，值得推薦

因為大部分工作相關事宜都會通過郵件處理，Outlook就可以了。可以通過category變相實現靈活的tag功能，通過folder來歸檔，Outlook自帶對每封郵件的重要級別設置和提醒。周期性任務可以通過Outlook calendar設定。覺得有意義的各種想法和各種知識都會放去evernote，方便保存和查找。重要任務單列在一張A4紙上，時時看得到。很喜歡Google Calendar，無奈連接時斷時續，不得不放棄。

Any.Do 記主要任務和每日瑣碎的事情；
MyChain 記錄每日都要做的事情，比如喝水2L；
印象筆記 Evernote 記錄每日的摘抄、自己的感想以及晚上對一天的總結。

公司用Evernote企業版，Google calendar

個人用Evernote， Google Calendar， Rememberthemilk。

凡是能夠手寫的，盡量手寫，且編序號，完成後一項一項打勾予以確認；
其他需要依靠手機或電腦的：有道雲筆記+桌面小便簽

1. Outlook 使用其中的標記和顏色就可以完成todo列表。
2. 紙質筆記本，記錄並跟蹤非電子郵件類任務，跟蹤方法也簡單，在每個任務前面畫個框，完成了打鉤，取消了就打叉。

以上，夠用了。

iphone自帶日曆APP

一直在用http://www.xiaomilaile.com/?from=zhihu

以前用google calendar，現在用微信上的一個公眾號，叫有約日曆

記憶力的提高可以用在其他地方。如果依賴時間管理工具而忘記某件事，只能說沒用心去記，或者不需要去記憶這件事。並不能說明記憶力下降。如果擔心記憶力下降，試試背單詞什麼的，人沒有衰老，不會記憶力下降。

個人：Omnifocus
團隊：Worktile

我喜歡用那個【高效todo】就是四象限軟體

一直用的是桌面日程，以月為單位，可以看到整個月的內容，直接生成桌面壁紙，打開電腦就能看到。但現在覺得它每個格子太小了，想換一個用。