怎樣有效地開電話會議？

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因為工作原因經常要開電話會議。想請問可以怎樣更有效地在電話會議中交流呢？因為不是面對面，要如何才能更清晰地傳達信息，並且能讓聽的人不會（或者比較少）走神？謝謝！

我在工作中大概平均一天有一次電話會議。對方有同一辦公室的同事（但是因為會議室不夠，只能電話會），也有國外的同事。
「電話會議」這個概念也可以包括各種 on-line meeting，通過任何可能的工具：Lync、Skype、QQ……
有效的電話會議與有效的面對面會議一樣，都要求清晰傳達信息和保持與會者注意力集中，以及其他需要注意的方面。根據這個問題的要求，「其他」在這裡不說。

清晰傳達信息
1. 會前給所有與會人分發 agenda。除非有所保密，所有會議切忌到會議開始了才知道今天要說什麼事。
1.1 有效的 agenda 應該包括
1.1.1 有效的內容
1.1.1.1 時間地點人物主題。
1.1.1.2 事情或者議題的最新狀態。比如「9 月 2 號提交的 XXX 項目俄語翻譯質量被客戶投訴，目前項目經理和語言部正在 review 客戶意見。」
1.1.1.3 任務及其執行者。比如「會議上需要項目經理、工程師與語言部 review 客戶報告，可能會涉及質量判定標準以及翻譯生產的流程。請準備有關的內容或數據。」
1.1.2 有效的結構
1.1.2.1 有條理，用「1、2、3」等 bullet 將內容分「塊」。
1.1.2.2 任務被充分分解
1.1.2.2.1 所有要在會議上發生的動作都列舉出來。
1.1.2.2.1 所有動作都有 owner。
1.2 有效的 agenda 不應該包括
1.2.1 過多的細節。 agenda 只是個提綱，基本功能就是說明有這麼個事。細節留到會上。
1.2.2 預設的結論。除非有預謀，結論也留到會上，或者會後。
2. 會上嚴格走 agenda。
2.0 要求準時參會！！！做不到，什麼效率都是妄想。
2.1 會議中不說別的，也不讓說別的。除非是為了調節氣氛等等。在別人的討論跑偏時，主動出手把會議的方向摟回來，並且提醒大家，「扯淡到為止，下不為例，接著說剛才的問題……」。
2.2 用引導性的語言與各方建立會議議程，特別是只有語音的場合，比如「會議第一項呢我們先通報這次事件的概況和進度。我們今天早上收到客戶對 XXX 項目的俄語質量報告……」
2.3 用結束性的語言確認會議進度，並且確認前一個事情的結論。比如「好，客戶投訴俄語翻譯質量這個事情我們就說完了。結論是客戶在質量反饋中沒有按照雙方議定的質量標準來打分，部分意見扣分過重。翻譯質量有可提高的餘地，但是我們在翻譯過程與項目管理中並沒有嚴重失誤。接下來要做的事情是語言部會對報告逐條提供反饋，然後交項目經理審查，最後由項目經理髮給客戶並建議修改翻譯的計劃。下一個議題是中秋節的 team building 怎麼弄……」
2.4. 如果有突發的議題需要加入，向與會人員說明。比如「插播一個事情，物業剛剛說，外面尾號 3721 的車擋了寵物醫院救護車的路了，誰的趕緊去給挪一下，不然有條狗命就危險了。好了，說回剛才的事……」
3. 如果有必要及有可能，充分使用共享桌面等工具來使各方明白會議進度和討論內容。這要求
3.1 會議各方事先檢查好網路、計算機、耳機、話筒和攝像頭。
3.2 在會議開始前，確認雙方在網上語音、視頻、共享都正常。
3.2.1 如果帶寬有限，參與人數又較多，可以集中在會議室，用投影儀讓已方的人員看到共享內容，並且用擴音器讓所有人聽見。

保持與會者注意力
1. 只讓必要的人參加會議。再重要的會議，人一多就分出演員和觀眾了。
2. 會議能短則短。再重要的會議，開成「兩會」，誰都會打呵欠。
3. 會議的主持者注意主持方式
3.1 本人語言簡潔有力，不跑題，給會議營造正式的氣氛。
3.2 議題的開始直截了當。
3.3 議題的結束明確無疑。
3.4 強調某個議題的重要性，提示參會者注意。
3.5 使用數據而不使用模糊的描述，從而引起其他人的注意。比如可以說「這個項目俄語翻了 2000 條字元串，客戶對其中 200 條提出了不同意見，其中被判定錯譯的 50 條，不適當翻譯 120 條……」，而不要說「客戶對有一些翻譯有不同意見，我大概看了一下，有些認為我們錯譯了，有些覺得我們翻譯不錯但是不恰當……」
4. 與會者可以只參加與自己有關的部分。
4.1 不必所有人同時出現在會議中。兩個完全不相干的部門的人，沒有必要聽對方的內容。先說的先到會，後說的主持人為其預計參會時間，比如會議開始 15 分鐘以後。這時可要控制好那 15 分鐘。
4.2 不必所有人都留到會議最後。先說完的人如果跟後面的事沒有關係，可以先走人。
4.2.1 於是電話會議就體現出一個好處，人進人出不怎麼影響其他人，最多進的時候「嘟」一聲。而且如果是在 IM 工具上，這一聲還可以關掉。而現實中就可能存在各種干擾了，開關門啊、讓路啊、打招呼啊、碰倒了誰的茶杯開水流到 D 中央了啊、高跟鞋扎進腳背了啊……
5. 明確地跟某參會者說話，引起他同一部門的人注意。比如「對於翻譯不一致的判定標準，當時我們語言部是怎麼跟客戶商定的？七爺？」
6. 最後，讓最需要的人保持注意力。大哥帶小弟的那堆與會者，一定要讓大哥聽明白了，參與進來了。小弟嘛，其實是人家在選擇要不要聽，不過是以他的職業發展為代價。

以上。

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根本做不到的，大部分會議都是扯淡，儘管初衷是好的。電話會議我遇到過所有國家的人都睡著的情況，都不知道怎麼結束的。