如何充分利用 Gmail 的功能讓其成為一個高效的任務管理清單/工具？

12-26

比如按通常的任務管理分類來對郵件進行分類，重要不緊急，重要緊急……
最好講講如何設置，具體您是怎麼用的等，考慮到有些同學不是很熟悉 Gmail 的一些隱藏而強大的功能。

我有個把郵箱改造成行動管理系統的方法，和大家分享：

一共分三步：

1、改造郵箱
2、清空收件箱，建立系統
3、每日工作流

1、改造郵箱

整合郵箱

你想通過不同的郵箱把工作和生活隔離開嗎？這樣很好，不過還有更好的辦法：整合郵箱，把郵件都轉發到一個信箱進行處理，發送郵件時使用「send as」功能（更多資料），這樣既可以隔離郵箱，又可以統一處理郵件。
設置標籤和過濾器

建議設置的標籤：
1行動：可以立即執行的行動
2電話：存放需要打電話解決的事情
3等待：已經委託出去，需要等待、跟進的行動
4某日：暫時無法採取行動的事情
5參考：需要歸檔的文件、表格等資料
6外出：存放需要外出辦理的事情

在GMAIL里，如果你把郵件地址寫作xxx+yyy@gmail.com,程序會忽略「+yyy」，仍然把地址看作xxx@gmail.com，根據這個規則，建立幾個過濾器能幫你把郵箱變成行動樞紐：
略過收件箱, 應用標籤「1行動「：zouxin2000+action@gmail.com
略過收件箱, 應用標籤「2電話「：zouxin2000+phone@gmail.com
略過收件箱, 應用標籤「3等待「：zouxin2000+wait@gmail.com
略過收件箱, 應用標籤「4某日「：zouxin2000+someday@gmail.com
略過收件箱, 應用標籤「5參考「：zouxin2000+Reference@gmail.com
略過收件箱, 應用標籤「6外出「：zouxin2000+out@gmail.com

使用快捷鍵提高效率

思考，不是浪費時間，行動，也不是浪費時間，思考和行動之間沒有意義的空隙是浪費時間，所以我認為使用快捷鍵是延長生命的習慣。
快捷鍵用起來很流暢呢，試試看吧？！

2、清空收件箱
收件箱看似那麼多雜七雜八的郵件，歸納起來其實就分這幾類：
垃圾、行動、項目、參考資料、將來某日、日程、情境
按照不同的性質，歸入不同的標籤，你的收件箱就會被清空了，很爽吧？
清空收件箱並不是要把所有的事情解決掉，而是讓他們各得其所。

3、每日工作流

我把上面這些方法做成了一本ibook電子書，下載地址：http://www.gtdlife.com/youjiankuangren.ibooks
系統要求：ios5+ibook2
大小：300M

其實我覺得應該把問題重新設定一下邊界，如何用Gmail打造高效的郵件任務管理系統。
Gmail再好，它的本質還是Mail。用它來做完全的GTD，不是不可以但是非常麻煩。
首先說一下我的理念，我把Gmail作為一款私人和工作的郵件管理系統，我是這樣用Gmail的：
1.整合所有郵箱。個人正常用Gmail，公司郵箱Shopex，朋友一般用QQmail，統一匯總到同一個Gmail進行處理。
a.利用POP3協議將公司郵箱的郵件同步到Gmail賬戶中，同時將來自於公司的郵件全部加上標籤「公司」，按照此方法，三個郵箱整合到Gmail中並不會雜亂無序。
b.利用Gmail的從其他電子郵件地址發送郵件功能，我們可以將自己的公司郵箱地址設定到Gmail，做完以上2步，就可以直接在Gmail中用公司郵箱地址發送郵件和接收郵件，極大的提升了工作效率。
參考http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=zh-Hansanswer=56283topic=1669014ctx=topic
2.用標籤區分郵件類型。標籤是Gmail首創用來取代文件夾的郵件分組功能，非常適合用來整理不同類型的郵件。參考http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=zh-Hansanswer=118708topic=1669016ctx=topic
a.根據自己的郵件來源區分，比如設定「公司」，「QQmail」，「私人」，「淘寶」等等。
b.用過濾器篩選出特定條件的郵件。使用過濾器自動對郵件進行標記、存檔、刪除、加註星標或轉發，甚至不讓郵件進入「垃圾郵件」。
比如我經常收到淘寶賣家發來的促銷郵件，我可以利用過濾器篩選包含"淘寶+促銷"欄位的郵件，自動歸類到「促銷」標籤中。
參考http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=zh-Hansanswer=6579topic=1669016ctx=topic
3.開啟重要郵件功能。Gmail會根據你往來郵件，加星郵件等信息分析哪些郵件是重要郵件，然後顯示在收件箱頂部，方便你處理重要郵件，能夠提升你的效率。

4.定時清空收件箱。在用過濾器自動存檔了不重要的郵件以及歸類了部分標籤郵件，我們需要做的就是按照一定的規則來處理我們的收件箱。Gmail是唯一一個進入郵箱首頁就跳轉到收件箱的Email系統。
我的處理方式是每天早中午各打開一次Gmail收件箱，首先看一下新郵件列表，大致掃一下過一下標題。不需理會的直接用快捷鍵選中然後直接存檔，個別垃圾郵件直接刪除。
然後，剩餘的郵件，按照重要不重要，緊急不緊急的原則進行處理。
5.四象限法則處理待辦郵件。我用Gmail的加星圖標和重要郵件來實現。
重要不緊急的郵件加一個星標歸類到「已加星標」標籤中，回頭有時間再慢慢處理。
重要緊急的事情直接放到收件箱中立即處理，不去拖延。
不重要緊急的事情，看情況如果時間允許直接在收件箱中處理，no時間的話不處理。
不重要不緊急的事情，直接批量已讀，然後存檔。
6.插入GTD小工具輔助郵箱。利用Google自帶的小工具功能，我會選擇一款GTD軟體進行輔助處理郵件。比如RTM，Google Calender或者用自帶的Google Task。
你可以把郵件中的待辦事項直接放到GTD工具中，這樣就不容易遺忘。

1、簡單的就是用好labels和starred，如果開啟了lab功能，starred有更多圖標可用
2、複雜一點可以用插件，我見過一個同事在firefox下用ActiveInbox for Gmail的plug-in，功能很強大
3、我個人只用1，每天郵件在50封左右，夠用了
4、還是那個原則，管理時間和任務最重要的是習慣而不是工具，對於一般人而言，不需要太複雜的工具，對工具的片面准求反而是舍本求末了。

我直接用的紙質日曆，一個月由很多個正方形組成，直接拿筆就寫，附加的信息多了可以寫空白處，很好用，一目了然，如果不是常常移動辦公，推薦這個。這種日曆也很好有，一般都是其他公司送的。

gmail + google calendar，基本可以做到很好，如果結合labels和starred，基本上可以做到完整GTD的功效。工具僅僅是工具，工具是人用的，人很重要。

用左側預覽欄結合星標和標籤，直接把收件箱變成一個to-do list：

每收到一封郵件讓我幹活兒，就把它加上星標，這封郵件就會一直在左邊分欄Starred下面，相當於我的待辦事項，完成之後直接在左欄取消星標，清單上就少一項，非常方便直觀。
如果不是別人郵件發來的活兒，就自己給自己發一封郵件~
想對一項任務加註釋或者提醒，可以直接寫郵件回復給自己，這樣保證一項任務相關的信息都在一個email chain里。
如果想區分優先順序，可以用標籤，比如圖中Starred第二項是一個重要任務，就加上一個標籤，在清單上很明顯能看到。
完成一項任務取消星標之前，也可以再加一個標籤作為歸檔，方便以後查找。
每天上班看著這一欄一點點清空，成就感滿滿~

設置很簡單：
1）右上角進入設置 &> Labs &> 啟用Preview Pane

2）回到Inbox &> 點右上左邊這個圖標選Vertical Split

3）現在就可以看到左邊分欄了，然後進一步設置Inbox：

選Priority Inbox就會把分欄分割成最多四個sections；
在下面Sections設置分類，調整順序；
添加section的時候還可以選標籤，這樣就可以把某一類郵件固定在左欄的一個section里，隨時查看。完成~於是上班再也不需要其他to-do list啦 (? ? ?)?

可以結合一下其他工具。愛跟進（http://www.igenjin.com），一個專門用來跟進任務的互聯網產品。一件任務，從記錄/布置、溝通進展情況、分享文件、提交審核工作成果，一直到完成，信息呈現比較清晰，也能按照事情的重要程度分類查看。能夠起到一定的補充作用。

別人寫得很好，我就照搬了，大家看看。新浪微博：@時間卡片
神奇的3個文件夾：存檔、後續處理、關注
我們已經談到了處理電子郵件的黃金法則：

務必清空收件箱，讓收件箱空無一物。

今天，我們介紹神奇的3個文件夾：

（1）存檔文件夾

存檔文件夾是長期保存郵件的倉庫。除了刪除的郵件外，它是收件箱中大部分郵件的最終歸宿。

所以，當你閱讀過一封郵件，如果：

郵件沒有意義，請直接刪除；
郵件無需回復，但郵件內容有價值，請轉移至存檔文件夾；
郵件你回復了，就已經處理完畢的，請轉移至存檔文件夾。

總之，如果一封郵件你處理完畢，卻不想刪除，那麼就丟入存檔文件夾。
卡片君有話說：「這種無需思考，只管丟在那裡」的方式，非常適合養成好習慣的階段。(^o^)/~

（2）後續處理文件夾

首先，後續處理文件夾中的郵件都是必須響應的事。
在你閱讀完一封郵件，卻無法做出立即行動，請將這封郵件轉移至「後續處理文件夾」。

僅僅放入「後續處理文件夾」，當然不夠，你的任務就是儘快把「後續處理文件夾」內的郵件做完，並歸檔。

（3）關注文件夾

關注文件夾臨時存放感覺很重要、需要最近幾天快速找到的郵件。

比如：「部門2013年1月13日中午11:30，在「海底撈」聚餐，402包間」

同事發給你的臨時性確認郵件：「我周二答覆你關於你提出的項目建議」

如果，你問：「卡片君，何不將關注文件夾裡面的事情，記錄在便利貼上、日曆上，或設置手機提醒？」——實在是太棒了！你領悟了這個文件夾的意義，按你的想法去做吧~

請大家首先在電子郵箱中自定義如下3個文件夾：

每個網路郵箱或者客戶端，設置都不盡相同，很簡單，你們應該能搞定。

有了這三個自定義文件夾，我們可以簡單地對已讀郵件進行歸類。

無意義的刪除
處理完的「歸檔」
立刻搞不定的「後續處理」
備忘的「關注」

是不是頭腦清醒多了呢？
分類完，就結束了嗎？

NONONO，

1.你每天要努力：讓「後續處理」文件夾的郵件數目變少直至歸零——趕緊想辦法搞定吧！

2.每周回顧「關注」文件夾，清除哪些變得過時的消息，提醒那些沒有履行承諾的人。

卡片君這篇反覆修改了好幾遍。為什麼？因為每個人都可以根據自己的需要，設定不同的分類來清空收件箱。但是規則一旦複雜，各位新建文件夾倒是容易，卻難以真正學會使用文件夾的精髓。
幾經易稿，我推薦了這種雖顯粗糙，卻「無需思考，只管丟在那裡」的方式。

大巧若拙，萬法不離其宗，習慣了如上的分類，就會在實踐基礎上衍生出適合自己的更細緻的文件夾管理模式了。

其實對於卡片君自己來說「神奇的3個文件夾：存檔、後續處理、關注」，配合郵箱的其他功能（加星標、新建標籤等），已經夠用。

讀到這裡的朋友們，你們有更好的分類方式嗎？一定要告訴我哦，微博上@時間卡片吧~

我用領度任務軟體，不錯。可以試試看

我覺得用google calendar更適合吧