如何整理MAC電腦的文件？

12-24

Mac上保存文件平時不注意整理？各種資料很亂，沒有頭緒，文檔命名也沒什麼邏輯，關鍵的時刻怎麼找都找不到？請問如何能有效的整理文檔？文檔命名？以及對目前亂糟糟的一大推文檔重新整理？

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電腦文件整理十分麻煩，老是收到這類問題的邀請，一直沒有回答。因為：
1、電腦文件大多與工作形態和內容有很大關係，職業不同，產生的文件及整理方式可能很不相同。
2、電腦文件很難採用心動整理法。我覺得。

我用的也是MAC，以下是我覺得有一定幫助的做法。
總體原則是三個關鍵詞：

清空
扁平
規範

1、下載區和桌面日日清空
下載區和桌面，不保存東西。
哪怕只做到這一點，也會感覺電腦輕鬆了許多。

圖1：桌面保持清空

每日下班前，強迫自己在下班之前做出判斷：保留還是扔掉？
保留的就立刻按照自己確定的文件命名規則重命名，放入。
扔掉的就立刻清空廢紙簍。
不要堆積。

圖2：下載區保持清空

2、成果化，留終稿
社會和職場認可的都是成果。
每個項目，保存成果文件，不保存過程文件。
一個項目結束以後，刪除中間版本的文件、參考資料、相關文件。

圖3：項目的最終成果（過程文件幾十個，做完全部刪除掉了）

在我的職業中經過實踐，發現這樣做沒有問題。
這個也許不一定每個職業都適合。
設計師如果刪過程文件可能很可怕，弄了N多版本以後客戶說前幾天那個不錯要不改回去吧，肯定吐出一口老血……

3、文件需要固定、清晰的命名習慣；文件夾只進行粗顆粒分類
文件夾套文件夾，樹狀的文件夾結構其實是Windows時代造就的行為。
MAC有非常優秀的搜索功能和標籤系統。
通過這兩個維度，文件的整理和保存可以更加扁平化。

優秀的命名+搜索+標籤，應當是MAC的正確用法。
奈何我的思維已經被文件夾化了，暫時拋棄不了文件夾。

（1）文件夾：文件夾的分類要粗顆粒
首先按年度分不同文件夾。
每年一個文件夾。
跨年的工作單獨一個文件夾。
長期保留的文件單獨一個文件夾。

圖4：所有文件夾結構

在年度的下面，一個項目一個文件夾。不要一層套一層，邏輯上搞成樹狀圖。

圖5：2015年所有文件夾

在項目的裡面，沒有文件夾了。只有所有文件

圖6：文件夾下面全部扁平，不再嵌套文件夾（2）文件命名：固定且清晰的文件命名習慣，方便搜索及排列。
有幾個元素通常會放入

時間：有年度以後只用月日，如0422
作者：姓名或單位
全名：如報告等word，會打文件的全名，特別容易搜索

不用模糊詞，如終稿、最後版本、最新修訂版本、終極版本……

圖7：文件命名5、用好筆記和網盤

日程的安排和推進：這一類的文件比較瑣碎，建議採用印象筆記等筆記類工具整理
一些不常用的公共文件，上傳到自己網盤。雲化嘛，雖然不是特喜歡，不過的確方便。

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原文鏈接：一次整理終生輕鬆的文件整理術

0. 無序根源

你是否每次打開電腦，桌面都一片文件，

聰明的你，竟然每次都能一眼找到昨天的那個文件，

不過你也經常有失誤的時候，比如說，老闆突然跟你要……

你說，我桌面非常整潔，

那是因為你經常聰明地建立一個名叫「待整理」的文件夾，

這個神奇的文件夾竟然能裝下所有的混亂，你一下子就清凈了，

但，你知道那裡卻隱藏著大大的不安。

說起文件整理，讓我不禁想到前一階段，我寫的「簡物」系列文章，自己進行物品整理遵循了一套模型叫PKU（定位-保持-升級）（有興趣的同學，可以閱讀「如何打造極簡物品系統（概述）」和實踐案例「我的極簡工位整理術」）我仔細想了一下，其實文件整理同樣適用。

PKU= 定位（Position）+ 保持（Keep）+ 升級（Upgrade）
「定位」根據使用場景及工作流程重新定位文件結構及使用規範；
「保持」通過習慣保持文件整潔；
「升級」定期優化工作流，更新規範。

場景-工作流-定位

定位階段，其實用到的方法是場景定位法，即從場景出發，梳理該場景的工作流，給每一個流程節點進行定位。

最早的蘋果手機其實是打破了原來文件夾、文件對於信息的組織形式，以場景的方式進行組織。例如按照不同的使用場景，有了照片、通訊錄、電子書（iBook）、密碼管理……等應用。

以最典型的「照片」應用為例。

還記得，在幾年前，可能我們還在為繁多的照片整理而發愁。而現在，基本上，把你不喜歡的照片刪掉之後，你不用做任何整理工作，因為「照片」按照不同的使用場景，做了不同的視圖展現：時間視圖、地點視圖、人物視圖、以及不同多媒體類型。

一個應用解決一個典型場景問題；
信息數據在應用內部自動歸檔；
應用內部以不同的視圖滿足用戶多方面的場景查看需求；
這應該是終結的信息組織方式，
就是不用整理的整理。

當然筆記類應用的出現，應該讓很多人擺脫了整理word文件的煩惱，文件統一存放入口得以解決。但當然，筆記應用內部也是需要管理的，這個我們後續再單獨聊。

也有公司開始引入了一些不錯的團隊管理工具，這些方便團隊共享資料的工具，將文件之間通過鏈接關聯，很大程度上解決了文件的組織問題。

但對於目前絕大多數工作，單獨形式的文件依舊存在，文件夾和文件的這種信息組織形式，對於工作文檔暫時還是必不可少的。但是這種形式因為過分自由，如果沒有合理的規範，日積月累就會混亂。

以下，以Mac端為例，作為文件整理的案例。

1. 定位——文件結構框架及命名規範

1.1 根據場景定義文件結構框架

以個人文件總框架結構為例：

日常用電腦進行的工作場景大分類：工作（Work）、個人（Personal）、生活（Life）。另外為確保三個主要場景的文件數量不會過多，導致尋找不變，會定期將文件進行歸檔（Archive）。如下即是最外層的框架結構，這個結構基本不會改變。

個人和生活類數據現在大部分都分散到筆記類應用，以及相應場景應用進行維護，Finder中的文件相對較少，也相對好整理。

以下規範主要針對工作文件。當然個人項目同樣適用。

1.2 命名規範

1.2.1 文件命名規範

文件命名結構：序號_項目名稱_文件名_版本號_日期.文件後綴

例如：1_XXXX項目_產品規劃_V1.0_20171126.PDF

文件名由如下部分組成：

序號：同一個目錄下有多個文件時為了固化顯示順序加一個數字序號

第一部分為：項目名稱

第二部分為：文件名（規範的項目流程，可統一階段輸出物名稱）

第三部分為：文件版本

第四部分為：時間戳+文件後綴

項目名稱——命名方法：按項目統一的立項名稱

文件描述——命名方法：按規範項目流程中節點輸出物（可以重新梳理一下現有項目流程，並規範每個節點的輸出物名稱）

版本號更新基本規則：

主版本號.輔版本號

正式評審階段一個較完整的版本可命名為1.0

在之前的版本0.N

評審結束後，更改，輔版本號+1

註：如果同一文檔多人編輯，在最後加入名或縮寫；

1.2.1 文件夾命名規範

文件夾命名結構：序號_文件夾名稱_開始日期_結束日期

例如：1_XXXX項目_20160211_20161111

文件夾由四部分組成：

序號：為了固化顯示順序加一個數字序號

文件夾名稱：項目名稱

開始時間：項目的開始日期

結束時間：項目的結束日期

新建項目結束日期可為空，等待工作結束時，添加工作結束的日期，這樣就比較清楚自己每年工作的時間線。

（注意：根據項目階段的不同級別，開始時間和結束時間可隨機調整，不必每個文件夾都註明。）

1.3 核心文件名定義方法：根據工作流程定義項目文件結構名稱

看完上面，回到自己的電腦，準備開始，但你依舊發現無從下手，因為最核心的文件名總是不知道怎麼起，這個問題產生的原因可能是你對自己工作流程不夠清晰。

一個標準規範的項目流程應該有明確的項目階段及項目輸出物，我們可以根據項目過程規範我們的文件結構：

工作流與文件名的關係
1. 按照項目種類確定工作流；
2. 通用的項目，按照工作流確定每個流程節點的名稱，按此定義文件目錄結構及名稱；

以產品經理的一個完成項目工作流為例：

原則：
1. 對於流程較複雜的項目，例如下圖，子項目階段、子項目步驟，文件夾中開始時間和結束時間可根據情況來定，不必全部填寫，但整體的大項目和重要階段最好補充清楚。
2. 文件夾盡量保持扁平，一般項目2級目錄最好。

1.4 Finder個人收藏夾及標記設置規範

2. 保持——習慣

3. 升級——及時更新

以上規範，只是個人現階段的一個方法，根據不同公司不同的項目流程，文件目錄需要及時調整，但是大原則基本上是固定的。注意更新自己的文件管理規範。

行動建議

如果文章開頭描述的就是你，那你可能需要先花一段時間集中梳理，但是不要著急：

1. 執行初期：可將命名規範、習慣卡片列印出來貼至工作台前，提醒自己時刻按此規則整理文件；
2. 每天整理10分鐘：整理文件是個大工程，在初期，可先從個人、最近的工作開始著手，每天抽出10分鐘。
3. 保持：一旦大功告成，後面的人生將無比輕鬆，無需整理，要堅持。

就像讀哈姆雷特，一千個人心中有一千個哈姆雷特。

文件管理也如是，每個人都應該有自己的一套文件管理規範。

祝你早日整理，終生輕鬆.

謝邀
抱歉，我不太清楚
不過，搜了一下，可以試試

@張銳說其實是alt+cmd+n

多年潛水黨發一波

先說說自身情況，第一台電腦就是Mac，用了大概兩年了（其實兩年也沒多長時間）

Win確實是用了好久，不過都是玩遊戲的，不算數！！（我會說原來經常去網吧??）

因為原來經常去網吧玩遊戲，現在一提到遊戲就沒什麼興趣了

買Mac的其中一個原因是你根本沒有遊戲可玩！！ 原來在App Store買了個Trine玩，風扇也是呼呼呼地轉個不停（我怕我的電腦會爆炸）

ps. 聽女朋友說Mac也是一個彩妝的牌子啊..

目前兼職做留學中介幫學生申請大學

留學中介啊就是你的電腦會有好多學生的材料，每份材料也不大，但是真的蠻多的..而且文書老師也會把PS、CV什麼之類的材料發給你..說不定哪一天學生會要求改稿，是需要存有Word版跟PDF版兩種。

而且而且而且，有的學生是會經常向你要材料的，這些材料還不能刪除..

在這我要吐槽一下，同學們你們個人的護照電子版學士學位電子版offer電子版就不能自己保存一下嗎？？？

說一句與問題無關的話。對申請系統熟悉的人可能知道，有的網站是需要上傳不大於 *m的文件，或者要把多個PDF組合成一份（這個功能預覽就能辦到），這裡強烈推薦Smallpdf.com - A Free Solution to all your PDF Problems 這個網站，只要跟PDF有關的，你想要的它都有，而且還免費！

說正題

個人認為，整理文件，一是清空，二是歸類。

先說清理

推薦兩個MacPaw Team的應用（我不是來打廣告的），CleanMyMac以及Gemini 2。

Clean的用處是可以幫助你清理系統垃圾以及查看和清理你Mac上的大文件

有時候你真的不知道你的電腦會有這麼多的大文件..

這些大文件可以裝網盤裡或者移動硬碟里，隨你咯。

個人推薦用百度網盤，因為它足夠大。(名字改成百度網盤之後好像不可以像原來一樣隨意一拉文件就直接保存到網盤上面了)

像Dropbox和iCloud Drive就幾個G，這些就比較寶貴了，要存你經常使用的文件，因為你可以隨時調出你想要的材料。（Spotlight很有用，能提高你的效率。有的人用Alfred，個人感覺Spot夠用了就沒有深入研究）

還想詢問一下大家，谷歌網盤為什麼網頁版的能打開客戶端一登錄就顯示出錯..

說到這裡，又想起來一個應用推薦給大家，Encrypto Encrypto: Encrypt the Files You Send on the Mac App Store 加密文件用的，免費哦。 App Store說跟Hide2組合更佳，個人感覺沒什麼用就沒有買

Gmini的用處就是文件查重

親測準確率能達到98%。剛開始你可能會用不慣以及擔心會把你的重要文件刪除。前期你需要查看結果然後i一一確認，不過這個軟體的好處就是會收集你個人「處理」文件的習慣，之後你就可以智能清理啦

經過前兩個的操作，基本上你的電腦大文件以及重複文件都清理的差不多了。

ps. 可能有人說這兩個軟體我沒用過，直接讓我買我接受不了。可以試用哦，推薦他們家另外一個新出的產品——Setapp。Setapp | Your shortcut to get the best apps for Mac 可以試用一個月，裡面有他們家的Clean和Gmini可以下的，還有一些其他比較好的應用。

不免費的話一個月9.9刀說實話我內心是拒絕的。

提前說好，我可不是搞傳銷的。好東西是要分享的。

第二步——歸類

這一步我是贊成高票答主的做法，每天要清空自己的桌面以及下載文件夾，這一步相當重要！！懶癌患者可能看自己電腦桌面和下載文件夾密密麻麻的會直接放棄整理文件吧

每一年的「任務」要歸類整理分成年份，其次是國家，最後是學生。

16年的材料我會直接放到百度雲盤裡了，沒什麼用處了已經。

我個人除了學生的材料之外還有其他的資料，這些材料我會建一個文件夾單獨放在一起。因為這些材料有許多格式，我可以直接按照種類排列，這樣看起來比較簡潔。

對比圖

再吐槽一下，為什麼沒有一、二、三這樣的命名規則..

Spotlight，好東西。

如果遇見一些生僻字輸入法不好找的，可以直接打拚音搜索。

由於我搜索的材料基本上都是學生的材料。學生的每一個材料我不會添加他們的名字。如張三護照電子版。

這樣搜索太麻煩了，Spotlight上搜索的文件除了打開跟拖動並不能進行其他的操作，並且滑鼠一點其他的地方Spotlight會消失。這樣不爽

直接把文件夾命名為學生的名字，這樣Spotlight一搜索，一打開，全部都是他個人相關的文件，想怎麼操作都行，還不用擔心不小心消失。這樣多爽

說了這麼多，簡單總結一下。

整理文件，先清理後歸類。

就像雕雕塑一樣，先大刀闊斧的把重複的，大文件都一一去掉，再細緻的一點點的分類。

養成使用Spotlight的習慣。

命名按照年份-項目名稱-客戶名稱-客戶相關文件

1500字，可能有的地方沒有講清楚，這個答案我會一直修改。

好的文件夾結構+好的文件名設定，可以利用Hazel以及textexpander進行協助。

Smart Folder，非常重要的武器。

Spotlight搜索

Get Info，寫一些comment，有助於Spotlight搜索。pdf文件還能在裡面寫關鍵字。

Tags,有快捷鍵，比較方便。適合初學者，power user也能用的很好。

Hazel。可以設定規則，在一定時間後自動把不同格式文件整理到不同文件夾中。

斷！舍！離！
把東西備出來，清空硬碟。隔（hen）兩（guan）天（Jian）再按需拷回去，你會發現有用的不多。
當然，你如果繼續「文檔命名沒有邏輯」，神仙也幫不了。

個人很習慣windows操作，各種文件井然有序，剛用Mac，各種不適應，所以個人覺得題主說的答案還沒解答我想了解的。

我覺得整理文件最主要是刪過程文件和用spotlight搜索關鍵詞。另外time machine也可以用來整理文件用time machine備份完電腦我就直接把電腦清空了，下次想要什麼文件直接去time machine里找。

Mac操作系統中的下載區和文件的關係到底是什麼？為什麼我保留在」文件「文件夾下面的東西，每次在發郵件需要上傳的時候，都會顯示無法上傳，要求我去確定下載區存在而且可讀？

感覺題主最大的感受應該是MAC本身建文件的方式有點太亂,打比方的話就像在Windows的C盤裡的我的文檔和用戶文件夾里建文件一樣不好找,也不好整理.

(P.S 其實真心希望除了分區和建個總文件夾以外有個更好的方式,畢竟有些只懂工作軟體的人不一定懂OSX的操作,備份起來也麻煩)

(P.S II 至少我是不喜歡自己的作品和素材等文件夾和系統文件或者其他文件放在一起的.....(精神潔癖?

右鍵可以標記不同顏色
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其他答主說的很好，是從管理學角度來的，題主其實大可通過選擇軟體解決這個問題，用kass文檔管理軟體就能輕鬆解決題主的大部分問題，試用一下又不虧。

刪，分類裝文件夾，或者分類打tag。要不然，無論怎麼樣都是亂