如何高效地使用 OmniFocus？

12-13

歡迎分享 OmniFocus 使用心得。

我運用Omnifocus的方式有點不同，不強調"上下文"(context)的運用，而是注重"項目"及"截止日期"，把Omnifocus當成是各個項目的收件匣，並有個搭配的系統方法，可以找出關鍵的行動及資料。以下是我的介紹

1）事前建立好項目名稱

我覺得這是Omnifocus的精華，項目類似檔案夾，可以無限層次的深入（建議最多三層）

命名時會利用日期＋任務名稱的方法命名
收動排序，讓項目依照截止日期排列，這樣子更加一目了然

2) 善用快捷鍵

要把Omnifocus作為項目的收件匣，熟練快捷鍵非常重要，只要一鍵，就可以送到自己想去的地方，有兩個簡單又好用的快捷鍵模式，請大家一定要練起來。

a. 建立完整的下一步行動

設定好Omnifocus快速輸入快捷鍵，我選擇"蘋果＋Shift+O"（到"預置.."裡面"通用預置"中可以設定），這個方式可以直接輸入項目下一步行動，並且分到合適的項目中。

b. 把影印資料當做下一步行動的備註

有時候我們要影印資料成為某個下一步行動的備註，這時全選要拷貝的區塊，按右鍵，選擇"服務"，接著選擇"Omnifocus：發送到收件箱"，這時候反白的地方變成這個行動的備註，而下一步行動的名稱成為這個網頁或資料的Title名稱。

設定快捷鍵非常有用，請大家一定要勤於練習，變成使用程式時的本能。

3）圖窮匕現，找到關鍵點

當我們重複以上兩點，就逐漸累積出項目的下一步行動及資料，這時候就需要整理，我整理Omnifocus項目方法的第一步很特別：印出來。

是的，我把項目所有的行動及資料印出在一張A4紙上（可以幾頁印在一頁），之後運用思維導圖加工，嘗試找出這個項目最關鍵的幾個項目。

例如我八月份要到深圳辦研習會，列了數十項行動及資料到該項目，印出後，我用思維導圖分析重要的事項，發現關鍵點有兩點，首先是增加營銷管道，其次是要重視助教及義工的人選，這會影響到未來聚會的品質，這樣就算找出項目的關鍵點，我也重新整理Omnifocus的項目，凸顯這兩個關鍵點，並繼續收集。

如果我們對重要的項目都能做到收集各種想到的點子，適當時間印出來用思維導圖整理，並找出關鍵點，之後並繼續收集，印出，整理，找出關鍵點，這樣反覆操作，就會讓我們對這個項目越來越了解。

結語

Omnifocus是個非常好用的工具，我覺得最強力的部份是在Omnifocus for Mac，也就是桌面端，還請大家可以好好運用喔。

今天我分享的只是Omnifocus的某個使用面相，也請大家多多分享：〉

2015年更新：
長期使用後，目前定格在OmniFocus+Due+日曆的組合，這是最適合我的方式，供參考：
所有可以作為項目的stuff都由OF來管理，所有提醒類(有截止日期的，或周期性的)的任務都由Due來管理，通過相應的設置後（參考前段時間寫的blog 巧用Due彌補GTD提醒缺陷），可用系統自帶日曆進行定期回顧。
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個人感覺Omnifocus要配合恰當的工具來使用，才能完整。以下摘自本人的一篇博文，供參考：
1. 收集：清空雜事，專註當下；深度收集，分類存放。

用到的工具：以Omnifocus為主線，整合Evernote、筆記本（紙）、電腦文件夾等。
具體做法：想法/任務/信息 →記錄到紙質筆記本/紙條中→空閑時間集中錄入到Omnifocus（簡稱OF）中的收件箱。

2. 處理：將OF收件箱中的雜事(stuff)分解成下一步行動(即具體可行的步驟)

用到的工具：Omnifocus、紙筆；
具體做法：思考收件箱中stuff的解決辦法（即一個或多個下一步行動），判斷該Stuff是否可行來確定繼續處理還是將其歸類到」將來也許「清單、」等待「清單或者直接刪掉。如果可行，則考慮預期目標並進行步驟分解。在這裡，處理的輸出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一個個具體的行動。

注意：分解的行動(Tasks)必須為動詞開頭（意即可執行）

3.組織：計劃每個＂下一步行動＂

用到的工具：Omnifocus 、Clear、Calendar（自帶）；
具體做法：找個相對完整的時間，打開OF的收件箱。逐條審視，並按照以下步驟判斷：是否」2分鐘「（泛指很短時間）能完成？如果是或者對於類似購物備忘、查檢表清單等，就交給Clear；有明確期限的單個任務放入神聖的日曆（Calendar）。最後一個步驟是賦予屬性：分配情景Context（OF里叫「上下文」）→分配項目（OF的將任務「下鑽」至另一任務或項目中的功能很不錯）→分批時間計劃。

以上內容適合每日有3~5個任務的情況，如果每天的任務數較多，就需要考慮一些技巧。
*每周一標註當周的重要日程（OF里有旗標功能）；
*每天早晨標註3件最重要的事。
這樣，在執行時就可以按照旗標的順序依次執行，有的放矢。
對於類似讀書清單類的任務直接用Single Action Group來代替新建一個Project以方便操作。
例如，我將每天早晨比做的幾個小任務打包成一個晨間序列（具體請參考Morning Rituals，I call it 「晨間序列」）
我的晨間序列中包含以下子任務：
背單詞
定計劃
閱讀RSS
確認員工安排
每執行完一個在OF中打一個鉤，同時自動生成了明天的任務。

4. 執行：按情景（上下文）批量處理任務，多使用小系統（小系統是指在日常工作生活中，積累下來的優秀操作模式），必要時用番茄時間防止分心。

用到的工具：Omnifocus
具體做法：根據當前所在的情景（比如辦公室）選擇對應的下一步行動去執行。因為這樣批量的去進行，效率會很高，避免了「換線」。其中OF有個有用的功能，可以通過視圖按鈕選擇「可用」，這樣過濾出的下一步行動都是當前可操作的內容。

*減少干擾源，小事集中處理，盡量保證每天有充足的免打擾時間段。
*開動前，準備好身、心、相關材料，哪怕是一小點的開始也很有價值。
*必要時使用番茄計時器/關閉網路/找「小黑屋」。

5. 回顧：（每周/每月/每年）確保整個系統運行正常，承先啟後，反思改進。

用到的工具：Omnifocus（如果有Mac或Ipad會好些，iPhone里回顧功能較弱）

1) 周回顧（每周六）

清空收件箱（Omnifocus、Evernote、筆記本）、收藏夾（foxmail、微博、Chrome）
查看日曆（擬定下周日程）
查看本周做的筆記（想法、記錄等）
查看Omnifocus所有的任務清單及行動清單

2) 月回顧（每月底）

從「六個高度」分別檢視本月內容；六個高度的內容在《搞定》中是指
- 宗旨和原則
- 願景
- 長短期目標
- 關注範圍
- 項目
- 下一步行動
初步擬訂下月計劃

*從六個高度，按照心智，健康，家庭，工作，社交，娛樂，理財7個類別進行回顧。這可幫助自己掌控方向，避免失衡。

完整文章請訪問本人博客
親，你管好自己的時間了嗎？_Thinkbond_新浪博客

OmniFocus 的強大在於它的高度定製性，藉助 OmniFocus 的「透視」功能，配合對每個動作設置的「項目」和「上下文」兩個標籤，可以非常方便地定製在工作流程中不同階段使用的不同界面，從而心無旁騖地處理當下的事務。

翻譯了一篇文章，希望可以幫助更多的人根據自己的情況來設置 OmniFocus。

Andrew 作為 OmniFocus 的資深用戶，在這篇文章中分享了他是如何通過自定義的文件夾、上下文和命名規範來設置自己的 OmniFocus 的。此文英文原文在許多 OmniFocus 的經典中文教程中被引用，我自己的 OmniFocus 工作流也高度參考了文中所提到的文件夾及透視設置。

在閱讀這篇文章之前，建議大家在有條件的情況下最好可以先閱讀戴維·艾倫的 GTD 經典書籍《搞定》的第一本和第三本。

註：OmniFocus 中的「上下文」其實對應英文中的 context，日常用到時通常會譯為「情境」。此文中將和 OmniFocus 應用中的官方翻譯保持一致使用「上下文」。

如何設置更適合你的 OmniFocus

正如我之前文章中提到過的，我通過戴維·艾倫的 GTD （Getting Things Done）方法論和 OmniFocus 來管理我的工作與生活。然而，OmniFocus 一直都算不上一個簡單易用的產品，它陡峭的學習曲線使得很多人始終不知道如何才能發揮這個工具的最大功效。

從 OmniFocus 發布第一個內測版本開始，我就一直在使用 OmniFocus 來踐行 GTD 理論。並且這些年，我一直在調優對 OmniFocus 的使用設置，如今終於有了下述的一套完整的設置方法。

每當我提到我在使用 OmniFocus 的時候，就經常會被詢問應該如何設置和使用 OmniFocus 。可惜的是，這並不是閑聊中一兩句話就可以講清楚的。所以這次我將會分享我獨有的一些 OmniFocus 設置方法，從而向大家說明我是怎麼使用 OmniFocus 來提高效率的。

一、文件夾

當 OmniFocus 中的項目列表越來越長的時候，最好把項目歸到不同的文件夾之中。但是，應該如何分類呢？

我的做法是（按照 GTD 中所描述的 2 萬英尺理論）為每一個「責任範圍」都創建一個新文件夾，然後把每一個項目都整理到這些文件夾中。一般情況下，這些文件夾會按照對我的重要性來排序。

這個分類方法有以下優點：

默認情況下，當你在上下文視圖中查看任務，OmniFocus 會按照項目視圖下的默認排序進行排序。這樣如果你按照重要性來對項目進行排序，那麼你在某個特定的上下文中看到的任務也會同樣按照重要性來排序了。*
在每周回顧的過程中，這麼設置文件夾會提醒你做一些小而快速的頭腦風暴，這樣就可以發現在每一個責任範圍中你可能忘記或者漏掉了的項目。
對你的責任範圍進行明確的分類和標記，可以幫助你想清楚你是否真的把每一寸光陰都花在了你真正想去做的那些事情上。

*當然，你始終應該根據個人當下情況來選擇「下一步行動」，但是我認為任務列表默認按照重要性排序是非常有意義的。

二、上下文

使用 GTD 這麼多年，挑選一系列正確有效的「上下文」仍然是我最為糾結的事情之一。

有一些上下文我從來一眼都沒有看過，也有一些上下文中總有著太多太多的任務，還有一些上下文的任務我從來都做不完——和另外的上下文有衝突導致我不能對這個上下文中的任務作出正確的判斷。

在不斷的試錯和優化後，我終於找到了正確設置所有「上下文」的方法。完美設置所有上下文之後，終於可以說使我的生活回到了正軌之上。下面是具體的設置方法：

設置「上下文」的最佳方法就是問自己一個問題：「通常在哪些情景下我才可以做事？」這個問題的答案正是我們所需要設置的「上下文」。

人員

我們通常會和一些人有著不同形式的定期會議。在工作中，這個會議可能是老闆和你每周的單聊時間。和伴侶的定期會議，則可能是你們每周的約會之夜。

關於「人員」這一系列上下文最重要的原則是，你只應該為那些和你有定期會議的人設置「上下文」。

我平常會和非常多的人打交道，如果一個人我必須特意去找他才能和他溝通，那我就不應該為他單獨建立一個「上下文」。對於這樣的情況，我會把這一類任務放到我的「辦公室」或者「家」的上下文中（或者其他我可能找到這個人的地方）。

如果為和我沒有定期會議的人員設置「上下文」，那麼我就會發現自己永遠不會處於這個「上下文」之中，從而這些任務也就再也無法被我處理了。

地點

當我想到以地點命名的上下文時，基本上都是指那些需要外出跑腿的雜事。所以，我覺得最靠譜的辦法就是建立一個叫做「外出」的上下文，並且為每一個我可能會需要去的地方建一個子上下文，例如「宜家」、「星巴克」、「7·11」。

在 OmniFocus 中，可以篩選僅顯示「可用」的上下文（即至少有一個可用任務的上下文），這樣你就可以在出門的時候快速獲得一個所有需要去的地點列表。

電腦/書桌

對我來說，最棘手的上下文設置就是處理我在電腦上的所有任務。作為一個計算機工程師，我大部分的工作時間（以及許多消遣時間）都在使用計算機。那麼我需要做的就是區分我在使用計算機時的不同的精神狀態及使用的具體設備。

計算機：全神貫註：必須在電腦上完成，並且需要我清醒有著充沛的創造力才可以完成的事情（例如寫博客、編程等）
計算機：離線：那些不需要互聯網連接就可以做的事情
計算機：筆記本電腦：必須在我的筆記本電腦上才可以做的事情（例如說不能在我的 iPad 上完成的工作）
計算機：所有：既可以在普通電腦也可以在 iPad 上完成的事情
工作：和我的專業工作相關的事情。我發現應該把所有和工作相關的事情放在同一個上下文中（即使有一些不是在電腦上完成）。因為工作是一個需要「儀式感」的事情，當我真正調整自己進入工作的狀態中不再處理其他事務，我才可以高效地工作並且持續工作儘可能長的時間。

情景化上下文

除了這些人員和地點相關的上下文，我在日常使用中還會使用一些基於活動或者每天的特定時間的上下文。

例如，我的「工作時間」上下文中有著所有必須在正常上班時間做的事情，不論這事情和誰有關或者我在哪裡。我的「閱讀清單」上下文中則是所有我想要閱讀的東西（例如文章、書籍等），不論我具體在哪裡閱讀這些內容。

另外一個例子是，我曾經有過一個名為「短時長」的上下文，用來放置那些不適合當下就做（按照 GTD 的原則，如果一件事情兩分鐘內可以完成，那就立即去做），但是也只需要不超過10-15分鐘時間的事情。當我在一個大公司從事管理工作時，經常在會議之間有那麼幾分鐘時間，這個列表就完美解決了我的需求。

特殊目的的上下文

最後，還有幾個我用到的上下文事實上並不算是「上下文」，但是可以幫助我更加輕鬆地使用 OmniFocus 。例如我的「等待」和「將來」上下文。我會在下述的章節中討論我試如何利用這些特殊目的的上下文的。

三、單個動作項目

在每一個文件夾中，我都使用了幾個特殊目的的「單個動作」項目來擴充我的項目列表。

一般這些項目是為了整理那些事實上不屬於任何項目的任務。換句話說，這些任務只要你完成了，就再沒有任何後續任務需要跟進了。

例如，「買釘子」肯定是一個項目多個任務中的一步——你不太可能買釘子只是為了置之高閣——而「做午餐」可能就是一個獨立的任務，不會再有後續任務了。

雜事

這是第一個特殊目的單個動作項目：將某個責任範圍文件夾中的所有一次性任務收集到一起。

在上圖中的例子里，我的「博客雜事」項目中放置了所有的寫博客相關的一次性任務。這些任務不會需要長期跟進，做完了就做完了。例如，我曾經把「配置谷歌分析」這個任務放置到「博客雜事」這個項目中。我通常都把這種項目命名為「「文件夾名雜事」。

創意

第二個特殊目的項目是用來放置每個文件夾中的「將來/也許」列表。

「將來/也許」功能是 GTD 中的一個常見概念，但是在 OmniFocus 的快速輸入功能里輸入這個詞比較麻煩，所以我就縮寫成了「文件夾名創意」。這個項目在具體用法上和《搞定》這本書（即戴維·艾倫的 GTD 經典教程）中介紹的用法是一樣的。

目標

最後，我把所有的目標也都放在了類似的特殊目的項目中。

實際操作中，我會將我的 1-2 年目標，3-5 年願景，以及終生的宗旨和原則（即 GTD 中的 3 萬英尺到 5 萬英尺高度的比喻內容）整理到這個項目中。

這個項目中有三個部分：宗旨和原則、願景和目標（即 5 萬英尺、4 萬英尺和 3 萬英尺）。

在「宗旨和原則」中，我會簡單描述為什麼我要對這個文件夾所代表的責任範圍負責，我又能從中獲得什麼。在「願景」中，我希望用儘可能多的細節來清楚說明對我而言，在這個責任範圍中取得成功指的是什麼。實際上，我會想像自己在未來已經完成了我這個責任範圍中的每一件事，然後寫下來我所看到的未來的我身上發生了什麼。最後，在「目標」這個項目中，我通常會一一列舉我未來一年左右的時間裡想去完成的具體事項。

在每周回顧中，我會通過瀏覽目標、願景以及宗旨和原則，來頭腦風暴出新的我應該執行的項目，或者來評估現有項目的進展。

下圖中就是這些單個動作項目的實際效果。

四、等待和備忘錄

戴維·艾倫在他的書中提議使用「等待」和「備忘錄」的概念，但是在 OmniFocus 中並沒有明確的功能來對應支持這兩個概念。下面就是我常用的設置方法：

等待

我綜合使用 OmniFocus 的多個功能來實現了「等待」列表。

每當我需要把一些事情放到「等待」列表中時，我都會在對應的項目中建立一個新的任務，並以「等待：」開頭為這個任務命名。然後在任務名稱中進一步描述這個任務具體是在等什麼事情發生。接下來，我會把這個任務分配給一個特殊的叫做「等待」的上下文。最後，把這個任務的起始日期（「推遲至」日期）設置為我需要再跟進這個任務的日期。

在實踐中，經常會有某些項目的下一步行動是交由其他人去執行了。「等待」清單就可以幫助我記錄下一步動作是什麼，誰在執行，並且給自己建立了一個跟進備忘。下圖就是包含「等待」列表中任務的項目的一個例子：

備忘錄

「備忘錄」主要可以滿足我三個需求：

首先，經常會有一些項目的下一步動作非常明確，但是我在特定的時間之前就是不能去執行；其二，有時我認為自己將來可能會做某件事情，但是我還沒有確定要不要做，這種情況下會給自己設定一個提醒；其三，有時我遇到一些暫時拿不定主意的問題，那麼我就會想提醒我自己幾天或者幾周後再做出決定。

為了滿足上述的需求，我通常會建立一個任務，把起始日期（「推遲至」日期）定在未來的某個合適的時間。

對於第一種有明確行動的任務，我通常會分配到合適的上下文中，這樣這個任務就會在對應的時間神奇般地出現在這個上下文中；對於第二種只是為了設一個提醒的任務，我就會在任務名稱前加上「提醒：」或者其他類似的文字，然後分配到「等待」這個上下文里；對於最後那種我想要為未來的潛在行動做決定的提醒，我通常會在任務名稱前加上「重新考慮：」的字，樣並且也分配到「等待」上下文中。

五、透視

你是否會遇到這種情況：在各種上下文列表之間翻來翻去，就是為了找到下一步你應該執行哪一個任務？或者有時只是想快速看一下哪些項目停滯不前了？又或者為了在 iPhone 的屏幕上更有效地瀏覽任務，恨不得刪掉一些上下文？

OmniFocus 的「透視」功能，正是為了解決所有這些問題以及更多個性化需求的神級功能。

首先，可能有人會問：「我們既然已經有了上下文功能，為什麼還會用到透視呢？難道這些不是一樣的么？」這是一個非常好的問題，我也在用了很久 OmniFocus 才靈活使用到下述這些透視具體可以幫助我解決的情況：

有時我發現我可以在多個上下文中任選其一，這個時候我需要透視來幫助我選擇我究竟開始做哪一方面的事情（例如，我是應該坐下來開始用電腦，還是應該去車庫裡）。
有時我發現我同時滿足多個上下文的條件（例如我在工作時間裡坐在家裡的電腦前）。
我的一些上下文可能在多個情形下都有效（例如我不管手邊是筆記本還是 iPad，我的「計算機：所有」上下文都是有效的）。

透視通過對你的 OmniFocus 窗口的不同狀態建立一系列的快照，來使得你可以輕鬆處理類似於上述的這些情況。

例如，當我用 OmniFocus 做我的每周回顧時，我都需要選擇「項目」模式，展示所有「可用」狀態的項目。我可以為這樣的一系列選項做一個快照，這樣每次我有同樣需求的時候，可以一鍵就設置好所有選項，而不是每次都重複操作 N 下。

在使用過程中，我設置了這六個不同的透視模式：

每周回顧

這是我每周回顧中用到的透視。

這個透視會使用「項目」層級，過濾只剩下所有「剩餘」的項目，按照「文件夾」進行分組，展示所有「剩餘」的動作，並且所有的文件夾、項目、動作都完全展開。換句話說，我可以在一個視圖中看到所有的未完成的文件夾、項目和動作。

停滯

我會每天都檢查這個透視（有時一天看數次）來了解是否有任何項目中缺少了明確的下一步動作。

這個透視會使用「項目」層級，並且過濾只剩下所有「停滯」的項目

即將到期

這通常會是我每天查看的第一個透視。

這個透視會不使用「項目」層級，過濾只展示所有「剩餘」的上下文，按照「到期」來分組和排序，並且設置狀態過濾器為「截止或已標記」。這樣我就可以看到我的 OmniFocus 中所有的有截止日期的項目，並且按照截止日期進行排序。

家工作

因為我在家裡工作，所以你可能會認為我的「家」和「工作」兩個透視其實是沒有區別的。但是我實際上會用這兩個透視來區分別人付費讓我做的事情，和我自己為我自己而做的事情。

這兩個透視都會不使用「項目」層級，過濾只展示所有「剩餘」的上下文，按照「到期」來分組，按照「項目」來排序，展示所有的「可用」的動作。這兩個透視的差別在於，「家」透視中默認聚焦在「等待」、「工作時間」、「電話」、「瑞秋」、「家」、「計算機」和「閱讀清單」這些上下文，而「工作」透視中則默認聚焦在「等待」、「工作時間」、「工作」這些上下文。這樣我可以在工作的時候更加集中精神，而在其他的時間裡也可以更加放鬆。

手機

當我在 iPhone 或者 iPad 上使用 OmniFocus 時，我會默認使用「手機」這個透視。

它的配置方式和我的「家」、「工作」透視類似，只不過聚焦了不同的上下文：「等待」、「工作時間」、「外出」、「計算機：全神貫注」、「計算機：離線」、「計算機：所有」。我的想法就是排除掉上面提到的兩個透視中所有隻有在家裡才可以執行的上下文，然後再加上一些出門才能做的事情（例如「外出」）。

六、命名規範

在你使用 GTD 和 OmniFocus 是否也會遇到過這樣的情況：回顧自己寫下的任務時，完全不記得當時自己寫的是什麼鬼了。

當我最開始使用 OmniFocus 時，我就常常會遇到這樣的問題。後來，我就開發了一套命名規範，既可以緩解這個問題，又可以使我更快地瀏覽屏幕上的所有信息。下列就是我在 OmniFocus 設置過程中會用到的一些規範：

動作

對於獨立的動作，我會努力使每一個動作的名稱都以動詞開頭，然後是賓語對象，（必要時）最後是一些詳細信息。當選擇動詞時，我總會選擇那些現實生活中實際看到的動作，而不是那些抽象的動詞（例如使用「打電話」而不是「聯繫」，因為前者更加具體、動作導向）。因為我們看到一個動作的時候也會同時看到動作所屬的項目信息，所以我只在一個動作在一個月後必須要提醒我自己某些細節的時候，才會在名稱中增加詳細信息。下面是我目前的動作列表中的一些例子：

介紹我的 OF 命名規範（在「如何設置更適合你的 OMNIFOCUS 」項目中）
發一封郵件給查德確定見面日期（在「和查德約一頓晚飯」項目中）
讀下一章（在「閱讀《餐巾紙的背面》」項目中）
等待：58 同城上的廣告過期（在「賣掉鋼琴」項目中）

我會儘可能統一使用常見的動詞（例如我有許多「發一封郵件給……」，「讀……」以及「等待……」類似的任務），這樣就更容易一目了然看清楚任務列表。同理，所有動作的名稱我都會盡量使用通用的結構。

項目

我對於項目的命名規範和我對於動作的命名規範類似，另外項目的名稱應該可以描述清楚項目的最終目標。也就是說，項目名稱是「 做什麼+對某某某+其他細節 」的形式的話，就很容易看明白「嗯，這個項目的產出會是他對某某某做什麼」。下列是一些例子：

還清 Windows 的賬單
用掉日料店代金券
組織整理所有的產品需求到 Lighthouse 中
更換 MINI Cooper 的前輪胎

一個好的項目標題，應該一目了然地說明白究竟什麼意味著「完成」了此項目，哪怕是我自己過了幾周後也應該非常容易看明白。

上下文

我會盡量選擇一個獨立的，可以清晰描述其所代表的情境，又和其他的上下文有足夠區隔的名詞（或者名詞短語）來作為「上下文」的名稱。或者，換一個角度想一下，這個情境下我可以做這些任務的條件究竟是什麼？這裡有一些例子：

家
計算機：筆記本（這是一個子上下文，「筆記本」嵌套在「計算機」里）
沃爾瑪
工作時間

文件夾

我使用文件夾來展示我的責任範圍（即 2 萬英尺視角）。

對於每一個文件夾，我都努力找到一個獨立的形容詞來描述人的某一種社會角色。然而，我發現這個方法並不總能奏效（畢竟，2 萬英尺視角同時包含著人所需要擔當的社會角色和需要負責的責任範圍）。所以當沒辦法找到一個合適的角色的時候，我就會嘗試找到一個最能描述清楚這個領域的獨立的名詞。這裡有一些例子：

財政
丈夫
負責人
朋友

因為我自己已經充分了解我內心的想法，並且每一個文件夾都會有一個名為「目標」的項目來幫助我更加具象地梳理這個責任範圍的定義。所以這些文件夾名稱還是越短越好。

所有這些命名規範的基本目標都還是為了讓自己幾周後甚至幾個月後仍然可以清晰地了解自己曾經的想法。

每當我在 OmniFocus 中寫一些東西的時候，我都會想像我其實是在為我的妻子或者密友寫一個備忘。這個思路會幫助我避免寫出任何的縮寫、模糊不清或者殘缺不全的文字。如果要讓其他人理解我的備忘，我就必須要寫得全面、直接和準確。這樣，不管幾周還是幾個月之後，即使是整整一屏的任務，我仍然可以一目十行。

七、每周回顧

GTD 理論中最關鍵的環節就是每周回顧，這也是最難有效執行的一個環節。

首先需要解決的就是日程規划上的挑戰：你如何在每周總能保證 1-2 個小時的固定時間？其次就是更加現實的挑戰：每周回顧的時候，究竟需要做些什麼？

第一個問題我可幫不上忙，但是我這裡打算分享一下我是如何解決第二個問題的。

回顧步驟

我把我的每周回顧分成了三個步驟：

清理
回顧我的日程
頭腦風暴出新的項目

有一些我需要明確不屬於回顧環節的事情：

清空收件箱（這是我日常基礎工作的一部分，而不應該屬於回顧環節）
在任何議題上花費超過兩分鐘的時間（如果腦暴出了有意義的事情，我會為其建立新的任務，而不是在當下尋根究底）
嘗試去完成任何的任務

堅持這幾點，可以避免我把每周回顧的時間拖長到數小時甚至整整一天。

清理

每周回顧的第一階段就是把一周來沒有時間整理的細碎問題都清理乾淨。

首先，我會切換到我的每周回顧透視，然後點擊我的第一個文件夾。對於每一個文件夾，我會依次進行下列這些快速檢查：

這些項目是否是按照優先順序排序？我通常會把「目標」項目放在第一位，然後是按照優先順序排序的所有常規項目，然後是「雜事」項目，最後是「創意」項目。需要提醒的是，在 OmniFocus 的右側主界面中拖拽項目是沒有用的，必須在左側邊欄中對項目進行排序。
是否每個項目都有一個下一步行動？如果沒有的話，我會評估這個項目是否已經完成了（那就標記完成）或者尚未完成（那就增加一個下一步行動）。
有沒有哪些項目是我不想在未來一周中推進的？如果有，我就會把這些項目標記為「暫停」。
有沒有哪些「暫停」的項目是我打算在未來一周中推進的？如果有，我就會把這些項目標記為「活躍」。
有沒有已經「暫停」了相當長一段時間的項目？如果有，我會幹脆直接丟棄這個項目，或者把它拖到「創意」項目中作為一個單獨的動作存在。

看上去這是一個特別長的檢查清單，但是實際執行中，你只需要挨個瀏覽文件夾中的每一個項目，很自然就會對每一個項目作出決策了。

在我完成了第一個文件夾的回顧之後，接下來我會按照同樣的順序對每一個文件夾進行回顧。如果我保持專註（即抵制一切誘惑，真正開始做事），我通常可以在 30-35 分鐘內完成所有的步驟。

回顧我的日程

在第二個階段中，我會打開我的日曆（一個包含我所有的個人日程、工作日程以及家庭事項的日曆）並且檢查每一個日曆項，問自己是否需要針對這個日程做些什麼。

我一般會從一周前的日程開始，一直看到整整一周後的事項。這個步驟通常會需要 5-10 分鐘的時間。

頭腦風暴出新的項目

這是最為困難的環節。

在這個環節中，我會重新瀏覽每一個文件夾（此時要忽略外界的所有干擾），來用心審視這一部分的人生是否會有新的項目。

可以嘗試重新閱讀一下每個文件夾中所標明的目標和願景；或者想一下這個領域中我最近做了些什麼；再或者想一下這個領域是在向好的方向進行，還是在向壞的方向進行。

只有大約四分之一的情況下我會真的可以新增一些項目，但是每次做完頭腦風暴，我都會充滿了成就感。

原文：http://andrewminer.tumblr.com/omnifocus

知乎專欄：【譯】如何設置更適合你的 OmniFocus - 不安靜的書桌 - 知乎專欄

原創翻譯，轉載請註明出處

用Applescript打造Omnifocus評分工具

7月24日更新

打造個性化GTD系統- 前傳：個人管理的理論架構

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從兩年前入手MacBook開始，我開始使用OF作為自己主力的GTD系統。不可否認，在mac+iphone的環境下，OF是一個非常強大的個人任務管理工具。無論是多層級的項目結構還是簡潔美觀的界面，都幫助我完成了不少事情。

但事情在今年年初變得糟糕，春節兩周長假的偷懶讓我OF上過期的事項越來越多，於是我不得不將過期任務不斷後延。日復一日的拖延症讓我難以提起興趣再打開OF了，OF的獨立GTD系統就此陣亡~~

不能讓自己再墮落下去，痛定思痛的我開始分析個人管理系統失效的原因。思考後我發現，任務管理最常見的問題在於沒有反饋機制，表現好了沒有獎勵，表現差了沒有懲罰，這導致自我惰性的產生--「反正完成和不完成都一樣」。

於是，我嘗試在OF中加入評分系統，對每日的任務完成情況進行評價和反饋，具體流程如下：

具體OF改造流程如下：

* 對每項任務進行重要性分類：重要且緊急（5分）、重要不緊急（3分）、緊急不重要（1分）、其他（0分）
* 在每項任務的note欄第一行寫入相應分值：+5、+3、+1
* 打開菜單欄-幫助-打開Applescript文件夾，將下面applescript放入該文件夾
* 自定義工具欄，將編寫好的Applescript拖入工具欄

* 點擊運行Applescript，彈出對話框提示當天的表現情況，同時自動在「日任務獎勵」或「日任務處罰」下新添任務，可以用來換取獎勵或接受處罰

* 具體賺取或處罰的分值也會自動寫入任務的備註欄中

例如，我今天完成了10個任務，晚上在回顧時點擊Applescript，自動評估今日得分6.5分（我在Applescript中設定的每日標準是10分，今天總分是16.5分，那獎勵分數就是6.5分），並自動新建獎勵計劃。我之後就可以用這6.5分的任務換取獎勵了。我在「願望清單」里為每一項禮物設定分值，從-2分到-200分不等，存夠了獎勵分才能兌換~~

今天暫時寫這麼多，看看大家的反饋再寫續集吧

歡迎大家關注我的專欄--Bingo紙牌 - 知乎專欄，後續都會在專欄更新的

打造個性化GTD系統-1.用Applescript打造Omnifocus評分工具 - 知乎專欄

打造個性化GTD系統- 前傳：個人管理的理論架構

OmniFocus用了幾年，有一點心得，不見得適用：
1、依據GTD理論，所有想做的事情通通塞進收件箱，確實很有用。好記性不如爛筆頭，所有東西放進去後，內心也不會一直惦記，身心得到徹底放鬆。
2、最喜歡預測這個功能，這是許多其他GTD軟體沒有或者設計得非常複雜的功能。每周一上午安排好一周的大概事項，可以根據突發事項逐步增加，非常好用。比較重要的事項進行標註處理，可以有效管理自己的時間。
3、視圖功能也比較好，很多其他軟體都沒有已處理事項的歸結查看，對於我這種要寫工作日誌的人來說，簡直就是神器，也可以讓自己更好的回顧一周工作。
4、新增的透視功能貌似很強大，還正在嘗試使用。不願打字的時候可以通過郵件將項目信息發到OminiFocus的自助郵箱，這個功能也很贊。
5、自帶伺服器同步功能很強大，是我唯一用過沒有丟失信息的軟體，用過一段Things，重裝後信息就木有啦。。。。木有。。。好痛。
6、OminiFocus僅僅只是聚焦GTD的事項管理而已，現在繁雜的信息很多，在聚焦處理具體事情上藉助番茄工具進行輔助效果比較好，推薦wind-up，也是ios的一款番茄工具利器，可以自己調整番茄時間，不必拘泥25分鐘，界面是個橙子，以前界面是番茄的而且名字叫Pomodoro，因為番茄工具的版權問題改名了。
7、其實任何的工具都無法替代自己的自覺，今日事今日畢靠的更多是自己，每周清理任務我自己也沒做到，現在還在努力，好的東西適合自己才更重要，當然，不好的習慣也要努力糾正。
PS:比較難過的就是Omni系列的軟體只能在ios或Mac上使用，完全沒有考慮windows和安卓。不過它一直專註蘋果生態圈，才讓其成為這類的頂尖軟體.

用著用著就知道了，這種東西很難用語言講清楚，而且每個人的使用習慣可能都不一樣。還是簡單說一下我的方法，就當拋磚引玉了。
首先建立一個context系統。我不是嚴格的GTDer，所以按照時間（when），地點（where），人物（who），事情（what）分，參考http://www.thesecretweapon.org/ . 因為我也用Evernote，things，gmail，所以儘可能都用同一個context系統，不過目前還未統一。
其次是項目分類，放在不同文件夾。但是常用的項目單獨取出。
第三是用來追蹤時間，例如讀一本書花了多少天，又或者記錄某年某日買了什麼東西，追蹤使用壽命。這些設定為inactive項目。
第四就是關於GTD了，怎樣收集，怎樣回顧，怎樣加context。回顧很重要！

在這裡複製一下omnifocus自帶幫助中的簡介，相信會對大家有幫助。

OmniFocus 簡介
OmniFocus 用於幫您保存您打算處理的所有對象，無論是辦公桌上馬上就截止的一疊文書工作，還是車庫裡您打算某年進行雕刻的大理石雕塑。
當然，您也可以使用紙張或普通的文本編輯應用程序來製作一個冗長的列表。但是，OmniFocus 會仔細巧妙地解讀任務列表：它會為您顯示眼下您需要注意的事項，以便讓眾多項目取得進展。它會記住您要推遲的項目、您認為重要卻數周沒有處理過的項目，以及如果不立即處理就可能會失敗的項目。
OmniFocus 特別酷的地方在於：一旦您熟悉它，就可以非常信任這個系統，因為任何資料都不會漏掉。它給您帶來的好處是，您現在所做的事情正是您眼下需要做的，您甚至根本就不需要做什麼事情。

看懂官方的 tutorials。加上 iPhone iPad 版，一共21個視頻呢。

最好的方式是拿一個項目來實踐，我就用OmniFocus管理了我申請留學的進程，也因此而上手。

其實對於90%的人來說，並沒有忙到需要藉助omnifocus這樣摧毀耐心的app來打理工作和生活。很多人使用它，無非是折騰app的一種樂趣。

2017.11.19更新已棄坑，現在用的是Todoist。

時不時被贊好羞愧，在這裡再加上幾個我搜到有關OF的比較好的文章吧。文章裡面的知識其實是通用的。

原文

看到omni家的說明書總是英文的，這點相當痛苦。

無數次尋找……終於找到了中文版

OmniFocus 2 for Mac User OmniFocus 2 for Mac User Manual 2 for Mac User Manual

新增OF相關文章

我的個人管理系統【理論篇】
Omnifocus使用心得總結Part 1【基礎設置】
Omnifocus使用心得總結Part 2【項目與情境】
Omnifocus使用心得總結 Part 3【透視】
Omnifocus使用心得總結 Part 4【Applescript】
Omnifocus使用心得總結 Part 5【External Support】
Omnifocus使用心得總結 Part 6【Workflow Case Study】

聲明：以上文章是我找到比較好的文章，不是我寫的。原作者是豆瓣的Oceannagirl。

官方有個pdf專門講怎麼用OF實踐GTD的，說的很詳細，推薦下?（全英文）

鏈接在omnifocus for ipad的support頁面，FAQ部分的最後一個問題。

隨手紀錄和查看，要有移動版本；
多版本利用雲同步；
處理任務有以下幾種方式，可以結合使用：

根據標記的任務處理優先問題；
根據情景處理問任務；比如：家裡、出差、逛街、XX會議；
根據預測，處理即將到期的任務；

根據項目定期回顧；

Omnifocus只是工具，要理解GTD的方法，其它工具也是類似的。

How I Use OmniFocus, Part I

How I Use OmniFocus, Part II

How I Use OmniFocus, Part III

How I Organize my Life with Evernote and OmniFocus

覺得很好的幾篇關於Omnifous的文章

試了幾天,現在還是有一些困惑的.

context設置的有點多了,看了官網和一些博客,好像說按照三類,place/people/tools設置比較好

另外發現action如果能細分的話還是細分的好,這樣更有成就感,而且思路更清晰

另外請教一下，OF可以和Busycal同步嗎？

剛入手，正在摸索中，這兩天，嘗試建立了透視，也新建了幾個手頭的工作項，但是並沒有很好的應用起來。
感覺更重要的是戰勝自己的惰性，這只是一個工具，可以幫助養成良好的習慣，相信上手後不失為一個時間管理的好工具。

跟Siri 配合使用，效率蠻高的 ~~ 可以快速創建任務

【我一直搞不明白為什麼有人會把David那本書當成是GTD解決方案的標準答案？】
+10086
我都無語了。。。。說實話，我真是完全不明白，還聽說過搞不懂GTD就別弄Omni這個說法
就一個工具而已，服務目標人群。總共價值幾百塊，有必要搞成這樣么。。。
李嘉誠發財的時候用了這個？
當然不是說這個不好，我認為挺好。

我也是Omnifocus+日曆，總體上感覺很方便。
不方便的一點就是Omnifocus的單條任務沒有子任務，不像奇妙清單。

這篇文章將GTD形容的很好，很形象:
8年GTD實踐——希望您少走點彎路（四總體來看GTD 原文：http://www.jianshu.com/p/c6cc852761c2
作者的omnifocus 2方案很好，我已經學習使用了一個多月了，從來沒覺得omnifocus2 竟然如此好用！！！
還有這篇：醒悟吧！OmniFocus2迷途的羔羊們——老鳥帶你GTD
http://www.jianshu.com/p/2e11684567df