作為一名經常需要收發郵件和信件的辦公室文員，有什麼好的建議么？

因為這個問題一個給領導罵，總是細節上不夠好

寫郵件這種事兒，是我現在比較煩的事情之一。如果真的說如何處理。。。這應該是整個公司一起施加規範的內部管理措施。我只能用我認為合適的辦法給一種解決方案。
郵件需要定義為正是聯絡方式。任何非正式的聯絡不可通過郵件傳達——公司應該有其他的渠道，比如即時通信的微信/skpye或者非正式會議/討論處理其他類別的溝通。
收發郵件必須明確目的，一般只應該有問詢、告知、求助、指令、跟蹤事件、建議和正式申訴/投訴六種類別。郵件內容必須歸類成六種中的一種。不能歸類的一般證明，它就不應該通過郵件溝通。
郵件必須明確接受各方的責任，發起/接受/監督/流程式控制制。任何一方不能明確責任，要麼就去明確一下，要麼乾脆就不應該進入收件人名單。
優先順序，高=即可做出回應，中=當日做出回應，一般=在正常工作流程中作出回應，低=告知或通知。幫助自己和其他工作夥伴完善時間管理這種事兒，其實並不高端，大家配合起來了就越來越好。
郵件內容需要整合到項目管理中，體現項目管理狀態，發起、進程、掛起、終止、完成什麼的最基本的時間狀態需要體現在郵件正文或者乾脆在郵件主題中表示。
郵件格式完整，尤其是第一封正式郵件：郵箱地址，抄送地址，密送地址，郵件主題，收件人稱呼，郵件正文，郵件結束語，電子簽名，日期。要麼就自動填入，要麼就手動填，沒有就太qq了。
字體統一。這個按照公司的VI走就行。沒有？沒有就先別管郵件了，讓老闆套點兒錢先設計個logo。
附件，無特別情況單個文件不超過1mb，總共不超過5mb，如果公司已經用了共享盤，用共享盤鏈接。附件這種東西，只有在完全互相不了解的時候才需要，不然總是有一個信息管理渠道能夠共享文件，而不是一郵箱的附件。
電子簽名。這個好好設計一下吧。這個不是事兒。順帶著設計一套郵件模板，更好。
語言表達，應該參照正常的商務禮儀。清楚簡練無歧義，少用口語，不用俚語，段落清晰，使用敬語，杜絕忌語，注意語氣與情緒，禁用感嘆號！！！！！！還好幾個！！！！！又不是要罵人。
郵件發送，轉發，注意是否引用全面，以免遺漏關鍵信息和附件；群發，一般來說沒授權的人不群發，授權了的人，他自己就知道發給誰了。
最後，按照以上規範後的郵件，就可以給主題進行編碼了。
編碼之後就可以設置過濾器了，協助你完成郵件自動管理。

信件，全部可以同上。

多說個事兒，其實從我的工作經驗看，只要你的老闆是中國人，大概這個事兒就辦不太成。涉及到企業信息管理和商務信息系統這種課題，中國老闆一般都沒有任何經驗。造成郵件或者內部溝通混亂的，不是你，往往是你不能控制的人。下效不上行，這種事兒就意思意思算了吧。如果你能改變你的老闆，你大概就能把郵件這種日常小事搞清楚了。

而一般來說，以上這種事情，應該放在公司的code of practice里在第一天就培訓。這個問題的發起，基本說明，問題不是沒有內部郵件制度，是沒有什麼內控和管理。跟老闆好好聊聊，請個專業的商務諮詢公司，給整個公司的內部運營上點兒檔次吧。好歹也得達到國外企業二戰後的水平啊。

回答完畢，敬請摺疊