如何讓番茄工作法和GTD更適合初學者？以下實踐方案如何改進？

前情提要：大學開始給自己列任務清單，就是簡單的Excel表格，用得很開心。畢業後，清單里的內容越來越多，把表格卡住了，刪除重做。表格被卡住幾次後，決定深入研究下時間管理。
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
這5個月來看了不少有關時間管理的東西。
階段一：GTD的中文版系列翻了好幾遍，感覺很牛，試了一段時間後發現太複雜。
階段二：接著又在褪墨看了簡單一些的「ZTD」，試了試，感覺仍然很複雜。
階段三：最後發現已經陷入了對工具和方法的迷思，看到戰隼的堅持100天號召後，決定讓自己更關注實際行動。
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
大家一起堅持100天來培養時間管理習慣

以下是對自己方案的疑問。
疑問1：專註番茄要符合番茄工作法標準么？番茄工作法的標準是什麼？
疑問2：專註25分鐘是一個標準，那中斷的標準是什麼？中斷不超過1分鐘或是中斷不超過3次？
疑問3：外部中斷很好識別，但如何應對內部中斷呢？
疑問4：不同標準下堅持的天數可以加在一起么？
疑問5：可以把夢想番茄作為每天的3件要事之一么？
疑問6：如果夢想番茄和要事番茄符合專註番茄標準的話，可以算入3個專註番茄中么？
疑問7：以安排工作為目的的活動可以作為3件要事之一么？例如GTD中文版提出的規劃項目、處理工作籃等等。

前幾個問題都是關於「標準」的，提出後幾個問題的原因是感覺3項規則有交叉的內容。
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PS：不管有沒有疑惑，都準備先試試看。就請不要吐槽我為什麼琢磨這麼多卻不去行動了。

---

我感覺在GTD模型的明確意義階段，最重要的習慣就是經常問自己「下一步行動是什麼？」

那麼，面對這個方案，下一步行動是什麼？

答案是「先放手一試，讓自己行動起來」。

一次就想出個「完美方案」是不可能的，關鍵在於行動，在行動的過程中可以更容易想到改進方法。參考《番茄工作法圖解》第3章提到的戴明循環，如果只停留在計劃階段，就不可能讓方案得到循環改進。

「方案抉擇應以滿意為標準，不必追求最佳。一方面因為人的理性是有限的，未來的情況有許多是不可知的；另一方面最佳方案往往也是難度最大、成本最高的方案。」（蕭宗六，《學校管理學》第3章。）

我感覺這一原則同樣適用於個人管理，陷入對方案、方法或工具的迷思，反倒會耽誤實際的執行。

--------------------------------------------------

基本行動就是為每個習慣都設定一些判定標準，然後每天晚上根據時間日誌總結自己的執行情況（時間日誌在下文會提到）。

如果達到所有標準，就判定為完成，記錄下實際的活動內容。

如果沒達到所有標準，就判定為未完成，針對未達到的標準，記錄下中斷的原因。

記錄中斷原因時要注意盡量客觀，避免過分的自我責備。

根據情況變化，可以定期為每種習慣添加更多標準，堅持天數可以繼續計算。

但是要注意，如果刪除了某項標準，那麼這個習慣的堅持天數就要重新計算了。

因為判定標準比較明確，所以每天的總結在標準這方面用不了多長時間，比較佔用時間的是如何避免不切實際的自我責備。

這裡參考積極心理學中的ABC分析法，簡單來講就是盡量把事件、想法和感受分開，詳細內容可以去看《活出最樂觀的自己》或是《讓你快樂起來的心理自助法》。

--------------------------------------------------

以下是專註、夢想和要事3種習慣的實際案例。

到2014年11月22日為止，此方案已經實踐17天。

專註番茄，每天至少完成3個番茄鍾，完成這3個番茄鍾時不離開辦公桌。

綠色表示達成了標準，紅色表示未達成標準，藍色表示完成全部標準，橙色表示未完成全部標準。

夢想番茄，每天至少完成1個番茄鍾，活動內容要符合預定的主題。這個番茄鐘的主題我個人限制為「有關積極心理學」。

需要注意如果夢想番茄的主題換了，那麼這個習慣堅持的天數也應該重新算起。

要事番茄，每天至少7個番茄，這7個番茄中至少3次達到預期並至少完成3件要事。

7個番茄鐘的主題限制為工作、學習或夢想，盡量保證在起床後5小時內完成。

每天起床後都試著去依次完成專註、夢想和要事的標準。

不要想著一口吃成胖子，首要目標是養成專註的習慣，夢想和要事的標準達成了更好，無法達成也不要太責備自己。

--------------------------------------------------

時間日誌，參考了《小強升職記》第1章，配合番茄鍾來記錄。

每天晚上可以為第二天的番茄鍾預先填寫日期，例如在19日晚上預先填寫16個「2014年11月20日」。

開始番茄鍾之前設定個大概的預期結果，然後記錄開始時間，最後啟動手機的倒計時。

不用真的拿個長得像番茄的鬧鐘，有個簡單的倒計時工具就可以了，現在是個手機就有這功能。

番茄鍾結束後，先填寫結束時間，然後在「實際結果」欄填寫自己實際上做了什麼，最後評估自己在這個番茄鐘的狀態和是否達到預期結果。填寫實際結果的關鍵是有一個回憶的過程，以便評估自己的狀態。

時間統計表，同樣參考了《小強升職記》第1章，根據時間日誌中番茄鐘的結束時間來填寫。

「有效」的定義：集中精力工作，心無雜念；進入忘我狀態；效率很高。

「無效」的定義：無意義浪費時間，打開瀏覽器漫無目的地亂逛；各種糾結；在辦公室侃大山；無法集中精力；煩躁不安。

「休息」的定義：真正的休息，打個小盹；到樓下散步。

右下角統計了每周「有效」、「無效」和「休息」的比例。

時間統計圖，每周結束後根據時間統計表的比例來填寫。

可以更直觀地看到自己每周「有效」、「無效」和「休息」的比例是如何變化的。

現在記錄時間日誌已經成了習慣，感覺優點是可以更清楚地知道自己每天的活動，專註、夢想和要事3種習慣的評估變得很方便。

缺點就是容易產生沒有必要的自我責備，偶爾在時間統計表中畫下一個「無效」時，會感到很懊悔。在某些「無效」時間段，我實際上是在處理一些緊急事件或是外出了，不方便記錄番茄鍾而已。

--------------------------------------------------

100天行動的統計到現在為止已經67天了，夢想番茄最長持續14天，專註番茄最長持續7天，要事番茄最長持續——1天。

因為一直沒做總結，每種習慣的連續中斷天數也都超過了1周，所以準備改進標準和統計方式後開始新計劃。

在這10周67天中「有效」、「無效」和「休息」三種狀態的比例。

開始的3周里「有效」的比例逐步上升，第3周「無效」的比例只差6%就可以低於「休息」了，相當於工作日每天多用心2個小時。第4周開始因為考試和工作的糾結，「有效」的比例又降了下來，接下來的幾周隨著考試日期越來越近，「無效」的比例創造了歷史新高（11月前是59%）。之所以會這樣，是因為我對考試和工作都保持著幾種「必須怎樣怎樣」的想法，給自己的壓力太大，反倒弄巧成拙。

--------------------------------------------------

夢想、專註和要事什麼的，僅僅是習慣的名稱，主要是為了方便自己記住為什麼要堅持這些習慣。

夢想、專註和要事三種習慣的簡單總結。

三種習慣的統計圖，14年11月6日開始，15年1月11日結束。

從圖表可以看出來了，夢想和專註兩個習慣的中斷很頻繁，要事基本上就沒完成過（或者說就沒有設定過，後面再分析）。後幾周的連續中斷，主要是因為自己不斷地在糾結考試和工作問題，過度的悲觀和自責，導致行動力不足。目測夢想和專註兩個習慣的持續是和每周的「精力曲線」基本吻合的，說白了就是一到休息日就只想玩，即便休息日沒玩，工作日也要玩回來。這涉及到看待工作和學習的心態，不想抱著「熬」的心態做事，如何實現「不熬」可以繼續探索。

--------------------------------------------------

要事習慣5個標準的簡單總結。

5個標準的統計圖，14年11月6日開始，15年1月11日結束。

從圖表可以看出，持續中斷天數最長的是「5小時」這個標準，一方面是因為前面4個標準不完成的話，這個標準也無法達到，另一方面就是因為每天起床後都需要比較長的時間來進入「狀態」。與其等著有「狀態」再做事，不如通過做事來找「狀態」，即便是面對那些需要「熬」的活動，後一種方式也更容易產生自我效能感。「7個番茄」和「3次達到預期」因為有每一個番茄鐘的流水賬，所以控制起來比較容易，不容易的是坦然接受中斷、無效和無法達到預期的情況。

最後，「3件要事」這條標準，因為什麼算是「要事」不好明確，所以每天都是憑感覺來。很多時候即便是達成了「7番茄」和「3預期」的標準，也會因為不是事先設定的要事而感到糾結，所以準備在新計劃中放棄「3件要事」的標準。我感覺通過「7番茄」保證工作量，再通過「3預期」保證做事的目的性，這樣就足夠了。至於活動的具體內容，從行動清單里選擇就行，以後還可以考慮進一步地添加情景、精力水平等篩選方式。

統計圖讀起來有些困難，考慮以周為單位來判定持續或中斷。

--------------------------------------------------

番茄鍾流水賬的總結：

我認為有些時候做出一些方向性的預期比量化的預期更有效，而對結果的評估使用量化的方法更好，尤其是目的和主題都比較明確的情況下。例如把開始閱讀某本書的某一章作為預期，評估結果就記錄為閱讀進度xxx/xxx頁。

通過實際行動使目的和主題明朗起來後，使用量化預期也許可以發揮一些作用，但很容易陷入為做事而做事的狀態。想要靈活的選擇定性方式和量化方式，還需要更多的實踐和體會。

自我管理的總結和想法：

首先是觀念問題，每天對中斷原因的解釋風格會直接影響接下來的行動，我感覺自己的解釋風格偏向悲觀和自責。雖然這兩種特質沒什麼不好，但不理性的悲觀和自責會對工作和學習產生消極的影響。改善的思路就是試著去坦然接受無法達到預期、結果無效的番茄時間，不因為這些情況而對自己的本性做出草率或泛化的判斷。

然後是理論問題，以上觀點基本來源於馬丁·塞利格曼的解釋風格理論和阿爾伯特·艾利斯的理性行為療法。為了更深入的了解這兩種理論和療法，可以去閱讀兩人的著作或其他心理學教科書，目測班杜拉的自我效能理論也和時間管理有很大聯繫。更具體的操作方法，可以讀一讀番茄工作法、搞定系列或是有關習慣的暢銷書。

最後是交流問題，根據個人的觀察，現在初、高中學校都開始提倡培養學生的自我管理能力了（北京十一中學這幾年的課改是個例子，甚至「高考工廠」式的學校也可以作為例子）。所以，我覺得不應該隨意地去使用「奢談時間管理」這個標籤，不管對人還是對己。

腦洞：可以把「遊戲化思維」融入自我管理方法，例如明確的目標、規則，還有即時反饋和豐富的統計信息。

--------------------------------------------------

實踐番茄工作法166天，即將達成1000個番茄的里程碑，是不是應該慶祝一下？

反思一下的話，這些記錄能直接證明的，僅僅是我堅持記錄這一行為。

就像日常支出的流水賬一樣，需要經過分析後才可以得到進一步的啟發。

直覺上會認為自己這近1000個番茄，大多數情況下是「瞎忙」（至少比什麼都不做好）。

改進途徑就是關注更高層次的目標或結果？

PS：察覺到即將達成1000個番茄，是因為Excel窗口的異常晃動。1000比999多了1位數，所以窗口自動加寬了。這也反映出我的統計和反饋系統可以有進一步的改進。

--------------------------------------------------

實踐番茄工作法278天，剛剛發現在2周前已經達成了2000個番茄的里程碑。

擔心這段時間的番茄鍾水分比較大，可以考慮提高番茄鐘的標準。

第三個100天計劃實行1個月，3項習慣中有2項已經超過2周，另1項習慣已經中斷12天。

第二個和第三個100天計劃中記錄了不少中斷原因，可以考慮總結後重新制定第四個100天計劃。

---

弱弱問下，這問題主題是關於番茄工作法，問題說明裡糾結的卻是GTD，你到底要怎樣…… ：）

番茄工作法
======

這個方法簡單到沒朋友了。我當年第一眼看見它，第一個番茄鍾就是用來學番茄工作法。後面幾十個是用來翻譯官方書。（什麼是官方書，參見 @杜牧 答案下的評論。）

因為太簡單，所以沒有初學者。我猜，你至今已經用番茄做了很多事情，有了相當多的記錄，那你和我一樣都是實踐者。你容易犯的錯，比如忘了記錄中斷、忘了停下來等等，我今天同樣會犯。

沒有初學者，只有實踐者。你只要刷番茄數量就好了——我看到你自己的領悟是一樣的，贊，go！ 這樣你下次問番茄工作法的問題，貼出來的就不是腦圖，而是番茄記錄。就像 @王浩然 的答案那樣。

GTD
======

GTD是一套相當複雜的方法。它是有初學者的。很多初學GTD的人都淪為做任務列表了，比如我自己。十年後重新讀，原來作者一開始就反對「只做列表」啊！GTD特別適合做成軟體，因為它需要一套提醒系統，加上鐵一般的紀律，每日回顧。

就拿我用過最符合GTD的OmniFucus軟體來說，它有若干個維度（可能比純GTD更複雜，但我想這有助於理解GTD的思考模式）——

- project，某件事可以歸入一個專案
- context，受環境制約，某件事只能在宿舍做，某件只能在打電話時間做
- forecast，任務預報，某件事有截止日期，或者是計劃在未來某天做的

再加上思考問題的維度

- horizon，GTD里有6個層面，某件事可能屬於某個層面，或者出於對某個層面的思考，例如：為了幾萬英尺的財務自由，今天就要開始儲蓄。

嚇！這就四維了！！實際上，只要用好一維，配合每日回顧，你就是實踐者。

我建議從forecast做起，為避免推銷軟體之嫌，就拿紙質的本子來說：在春夏秋冬不管什麼季節周日的午後（今天就可以），端著一杯不管什麼茶都好，把鉛筆削尖但也不必太尖，寫下未來7天的夢想——不是白日夢，是要完成的事情，想周一做的就寫到周一，想周五做的就寫到周五，用鉛筆是為了方便在周日塗改，但以後的幾天盡量別改它們。

然後，周一到周五，挽起袖子，使勁刷番茄。

---

疑問1：專註番茄要符合番茄工作法標準么？番茄工作法的標準是什麼？
番茄工作法的核心就是周期性工作-休息這樣的按時間切分法。
疑問2：專註25分鐘是一個標準，那中斷的標準是什麼？中斷不超過1分鐘或是中斷不超過3次？
印象中中斷3次標誌番茄失敗，這是提醒你專註於目標
疑問3：外部中斷很好識別，但如何應對內部中斷呢？
利用番茄失敗實現，你如果珍惜每天得到的番茄數，是會漸漸控制自己的。
疑問4：不同標準下堅持的天數可以加在一起么？
疑問5：可以把夢想番茄作為每天的3件要事之一么？
當然可以，重要而不緊迫的事情是需要耗費時間的。
疑問6：如果夢想番茄和要事番茄符合專註番茄標準的話，可以算入3個專註番茄中么？
不要糾結於不同的統計方法的細節，不確定的任選一種方案，引入反饋環節處理
疑問7：以安排工作為目的的活動可以作為3件要事之一么？例如GTD中文版提出的規劃項目、處理工作籃等等。
當然。

---

番茄工作法和GTD其實是有差別的，我在《稿定番茄工作法》連載中這樣描述過二者的差別：

1. 易學程度。番茄工作法簡單，易學易用，今天學習，明天就能開始實踐，是最適合時間管理初學者的工作法。而GTD，整套體系及應用較為複雜，僅是原著的一套書就有三本（指《搞定》系列，好吧，小編其實也只看了第一本）

2. 工具複雜程度。番茄工作法所需的工具極為簡單，一份清單、一支筆、一個計時器即可。而GTD，在了解其原理的基礎上，要找一款適合自己的工具，著實很難，於是，我們看到了一個小編也經歷過的現象：GTD使用者在很長一段時間裡，忽略了GTD的本質，而陷入尋找工具的泥沼，本末倒置！

以上對比似乎並不是在說明兩種工作法各自的特點，反倒是褒獎番茄工作法，而吐槽GTD？非也非也！如本章開頭所述，小編現在是兩種工作法的結合使用者，所以，在小編眼裡，GTD也是有極大優勢的：

番茄工作法長處在於任務的縱向執行，而GTD則在於多項任務的橫向管理。

什麼意思？即用GTD來管理任務，番茄工作法用於執行任務。

原文地址：【連載】《搞定番茄工作法》前言二 你適合番茄工作法嗎？

至於如何結合，會在後續文章中更新，可以關注我的公眾號：

---

抱歉，我讀書少，讓我憋著不噴人，奴家做不到呀。

算了，我不管提問題的小哥喜不喜歡看我的答案，但是至少代表了一類型時間管理初學者的問題，很典型，希望有不恥下問心的讀者可以看下去。

我仔細看了又看，首先發現，除了你提到自己看過gtd這本書，沒任何對gtd的疑問，不知道為什麼一定要放這個標籤。能很好的給問題歸類，問出一個好問題也是gtder必備的技能之一。

為了解答這1、2、3、4、5、6、7、8個問題，我又去翻了一下番茄工作法。竟然讓我赫然證實了自己的判斷，這是被人為修改過的番茄時間方法。就像褪墨修改了gtd，然後改名成為Ta自己的ZTD一個樣子。

這裡其實有個前提作為共識我們才能繼續往下談，就是你清楚明白的知道GTD與番茄時間方法的優缺點在哪裡。

首先，說一下GTD的優點在於非常系統化，將大部分的工作都前置於收集、處理、整理組織階段（collect、process、organize）；其實從第三個階段一個單詞被翻譯用兩個單詞進行解釋就能看得出來，中國人對於這種基督教（以清教徒為主）文化背景下的部分原生含義的不理解。如何組織利用清單進行任務、時間管理我們還沒做好，跳到gtd這個系統天生有些不適應。

其實，從前端「前情提要：大學開始給自己列任務清單，就是簡單的Excel表格，用得很開心。畢業後，清單里的內容越來越多，把表格卡住了，刪除重做。」這段敘述我的理解是，提問者並沒有理解他的這個系統崩潰，是因為他不知道如何進行分類，「清空工作籃」（GTD中原文），如何進行回顧，GTD恰恰是解決他的問題的系統。

其次，我們說說番茄時間的優勢在於：１。簡單易行；２。解決了注意力不集中的問題。
缺點是：書中最後有提供工具，將事件分成了待辦事件和活動清單，但這個意義並不大，尤其對工作事務複雜的經營管理層。其實這也不能怪作者，人家是學生，寫書的時候剛開始做程序員，並且人家也說了番茄時間不是萬能的。所以戰隼才將其變化了一下，什麼夢想番茄什麼的。

組織的要點在哪裡？
1.按照自己的有效時間片組織。也即，將大番茄都放到自己一天當中效率最高的時間段來完成。
2.將任務也要分組，統一整潔的進行處理。例如，作為一個領導，不能一會兒看會兒報告，一會兒又去巡查工作。需要定義好，哪個時間段就是看報告的，哪個時間段就是巡視工作進展的。當然，這點也正是番茄時間最差的地方。而GTD完全補足了此處。並且更有計劃性的提出了NA清單的利用。（Next Action）

這幾個問題我實在是沒辦法再吐槽了，為什麼？我上傳幾個《番茄工作法》的目錄截圖，各位看官就清楚了。貌似該提問者有自己的思考，其實呢……

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
你是奢談時間管理的人。

做時間管理的人需要清楚的一點是，即使你管理的時間再爛，你做了就有收穫，雖然多數可能是失敗的經驗。

對於很多時間管理初學者或者要進步的人，我都會說，執行力第一，做了再說。

---

時間管理的真義是專註。

GTD要幫你做到：
1.區分重要與不重要事項。
2.安排當下最適合的工作。

專心於最重要的事，拋棄其它所有的事。

---

推薦閱讀：