如何節省別人的時間？

12-01

你會做什麼來節省別人的時間呢？

8月24日增加：
還有一條非常重要的剛想到。發工作相關的快遞，一定在發完後立刻把快遞單號發給收件人。
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8月22日增加：
昨天簡單寫了下，沒想到有這麼多贊同。
昨天說的都是工作中聯繫、溝通時建議注意的。

此外，我認為對整體的工作流程有個統籌的考慮也很重要。
道理和《統籌方法》那篇中學課文是一樣的。
舉個例子，某公司總經理，在會議室和下屬進行簡單討論時，如果看到單位會計在門口站著，就會招招手問，是要簽字么，是要簽字就進來。
根據各個單位的流程，免不了會有很多簽字確認的環節，很多簽字環節只需要幾分鐘迅速確認一下就OK了，這樣的情形下，優先順序應該盡量提高。
同樣，對於別人的報告審查並提出修改意見、發送需要其他單位提供的資料清單，這些工作也應該盡量提高優先順序。因為所花費的時間不會特別多，但如果不完成，就會有很多人在等這一步。
當然，提高優先順序也要綜合考慮各方面的情況，肯定也有很多時候，不能很快就做。
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8月21日回答：
在工作中聯繫、溝通時建議注意：
1、電話打不通時，掛了電話給對方發一條簡訊概述一下要說什麼事。這樣對方就能第一時間明白是什麼事情。避免了對方可能數個小時後回電話時你又不方便接聽的尷尬。這種情形真的很正常，因為很多忙人閑下來回復你的時候，可能你已經下班車上吃飯睡覺了。

2、避免在qq等即時通訊工具上發「在么」、「？」這樣的東西。盡量有事直接說事。

3、重要的郵件發完之後應該發個簡訊，表示郵件已發。同樣，重要的郵件收到後應該發個簡訊，表示郵件已經收到。

4、發給別人的任何文件，都應該有一個和正文標題一致的文件名。例如」xxxx會議彙報ppt「、「xx項目xxxx報告」。絕對避免「報告」、「彙報」、「新建文本文檔」這樣的文件名。

5、發給別人的任何文件，文件名結尾都應該是「-日期-自己名字」。表明是哪天由誰發出的。否則真的很容易搞混。

6、word文件，給別人提意見時要用「審閱」模式，盡量避免在文件中用各種顏色、底紋標出來一段。

7、說話時要有條理有重點，無論對上、對下。這個很多人說了。補充一點，無論對上接受任務還是對下分派任務，最後都應該確認一下時間節點和成果形式，也就是xx時候應該提交什麼成果。

8、和人說話帶記事本。千萬別高估自己的記性。這一點非常重要。很多實習生沒這個習慣，我會直接說不帶筆和本子別和我談工作。

9、會議紀要不能過夜。只要是開會，一定要在當天整理會議紀要出來。這個習慣非常重要。常常一天過去後都忘記自己在記事本上記的是啥東西了。

10、接到陌生號碼打來的電話，如果對方在電話里說明了自己的單位、職位、聯繫事宜，一定要在掛電話後立刻存儲號碼。否則很容易忘記。

11、接到已存儲的號碼的來電，如果是不常聯繫的人，第一句應該說」xx您好「，表明自己記得對方的身份、單位，避免對方又來一遍自我介紹。

暫時想到這些。

1.打電話給別人說事情時，先問，「你現在方便嗎？」然後說「大概需要5分鐘/10分鐘/30分鐘。」讓對方心裡有數。

2.不遲到。知道要遲到的時候馬上聯繫對方，並且告知大概晚幾分鐘。

3.先說要拜託的事情，再說理由。
比如，能請你幫我查一下xx的電話號碼嗎？因為我要馬上跟她聯繫但是網路壞了，自己沒法查。

4.諮詢他人時，想好要問什麼問題，然後一二三點列在最後。
如果不是書面是口頭詢問，先告知對方大概要問幾件事情。大概即可。

5.當然自己能搞定，能查閱到的事情就別問。所以問別人的時候想想你為什麼非問他不可。這個信息只有他知道？他可以給你更好的答案？你臨時有困難無法獲得信息？

6.不要以沒完沒了的討論和冗長的會議為樂趣。制定一個時間，比如20分鐘。討論超過這個時間還沒有結果，說明判斷材料或者討論方式有問題，最好擇日另行討論。

以上，全部是在日本公司工作的基本素養的其中一部分。

不要在微信上問「在嗎」，直接說事。

1.從來不遲到。
2.如果是排隊點餐，一定要事先想好點餐內容，先把現金或者支付寶打開。
3.超市裡面人多，先把超市會員卡，信用卡全準備好。
4.需要排隊等位的餐廳一般吃好馬上結賬，聊天去咖啡館聊天。
5.和對方有約，文字發好時間地點必要路線都發過去。
6.和父母的：如果父母是做高鐵來看我，幫他們訂好高鐵票，怎麼做地鐵文字發過去，如果不知道可以直接問地鐵服務人員。總之要文字發過去，不會出錯。
7.過馬路快速走，從來不閑逛。如果綠燈快結束了，不冒險也不希望別人等我就等下個綠燈。
8.安檢的時候做好準備，難解的包帶子先處理好。不在隊伍中整理自己的東西不影響大家排隊。
9.不長時間佔用電梯。
10.過收費站或者停車場交費的地方，把卡和現金務必準備好，反正任何排隊，都要最大限度的保持隊伍暢通

其他想到再補充。

把自己該做的事情做好，不要讓別人給你擦屁股，這就夠了。

1. 和領導溝通的時候，把所有問題都想清楚，列出來，一次問清楚。切忌不要微信隔幾分鐘問一個問題，會非常打斷別人

2. 計劃改變，一定要在第一時間通知對方。不要因為不好意思，耽誤了事情，又影響了關係。

3. 永遠記住你的時間和別人一樣重要，不管是誰

4. 如果你太忙，學會在第一時間作出判斷，委婉的拒絕。如果把別人掛在那裡，不回復，很浪費時間

5. 不要太完美主義，有些東西改的差不多就好了。你的項目不是對每個人都和對你一樣重要。

6. 能在24小時內回復的微信、郵件，最好養成習慣

7. 帶著解決方案提問，有時候你給老闆拋出一個問題，老闆可能還沒你清楚細節；你最好準備A:B兩個選項，給老闆選擇。

之後再補充

其實有時候我們也不小心，成為別人時間的小偷。

上圖來自電影《鐘點戰/時間規劃局》，裡面對時間的設定很棒。

「借用你1分鐘」

真的只是「借用你1分鐘」這麼簡單嗎？

我有一位長期並肩作戰的同事老白，在做方案的時候我常常會問他：

這個功能我們先實現簡單的，然後後面再優化，你覺得怎麼樣？這樣如果總精力成本是2，我們可以先付出1，然後剩下的1有空再做嘛？

他會說：你要考慮到，過會撿起來再接著做，我重新回到那個平行宇宙也是需要時間的。

這個時候我才了解，對哦怪不得遊戲讀取進度都load半天。

在time hacking技巧上有一個2分鐘原則，就是說：如果在2分鐘裡面能處理完的事情，就不要放到以後。因為你下次從別的任務上切換過來，起碼要花5分鐘。

當我們打算「簡單問你個事兒，借用你1分鐘」的時候，有沒有想過別人的時間成本實際是什麼？

成本＝ 1分鐘 + 切換回原來狀態需要的時間

特別是對於各種需要腦力無比集中的專業人士，打斷在心流狀態里的他們，簡直就是「鄰居在快樂的啪啪啪時你過去敲門讓別人借你點兒醋」一樣的惹人煩啊（工作狂們懂）。

所以此時可以考慮幾個問題：

1. 我的問題有緊急到需要打斷他的思路嗎？（我是吃餃子缺醋還是家裡著火要去敲門？）

2. 有沒有更好的溝通辦法？（打電話還是發消息還是郵件更合適？）

3. Ta是不是in the middle of something，還是去上廁所、喝水、抽空玩手機中

當你們之間有了默契，就會知道：噢他竟然都給我打電話了那這事兒我得處理，亦或是郵件里的東西我一會仔細看。

2. 你給別人easy next step了嗎？

回顧在PG的工作生涯里，最令我受益的就是營銷部門的PSF大法，而裡面的「easy next step」則簡直是縱跨行業，從快消到互聯網行業都超級實用的絕招。

在香港PG的時候，有一個前輩P，她是從公司上下到客戶都喜愛的人物，性格活潑辦事專業，讓人簡直沒有不喜歡她的理由。

有一次我留意到，她給客戶催下單的郵件都與別不同。

作為一個新人，我能做到最貼心的就是把產品表格整理好發過去，怯怯的提醒客戶是該下單了。

而她不然，她會根據過往記錄算出某件商品似乎已經斷貨，在表格里標紅；
一般人只會發商品名稱和barcode，而她會指導我查出商品在客戶內部系統的對應6位數編號，放在第一列，這樣客戶只需要在系統輸入對應編號就可以下單；
當我準備將xls表發出的時候，她會讓我再截屏一份放到郵件正文，這樣客戶打開郵件就可以看到內容，看到標紅斷貨的商品是哪些可以更快處理。

打個比方，這就像在別人還在給客戶口頭說著方案的時候，她已經把整個計劃的3D效果圖做出來並且替客戶寫好給客戶老闆的郵件，客戶簡直只需要在心裡默默點贊然後點一下發送，需要做的工作就完事兒了。

於是她這種特別尊重別人時間的態度，也帶來了別人的尊重，偶爾遇到難搞的情況別人也不會介意。反過來在時間上肯先吃虧，給自己帶來了後面無數的時間回報。

這是我看到過的，投資時間最值的案例了。

時間就像錢一樣，每天拚命為自己節省，可能也就是省下一點半點；如果饋贈給有意義的人，說不定會得到更好的回報。

補充一條：在微信工作群里，如果是指定某位同事的事宜，最好@本人，同時不要用語音，否則會浪費其他無關的同事還要去聽

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先贊題主的好問題，真正體現知乎的價值所在！以下回答來自自身工作感悟：

（1）儘可能用文字（郵件、微信、簡訊）來聯繫：這樣的一個好處是，可以留存信息，便於以後查詢，省去反覆詢問浪費他人和自己的時間；

（2）注意文字表達和口語表達不同：用文字表達更加簡練，因此一定要注意表述清楚、簡練，尤其避免因為斷字、斷句可能帶來的歧義！

（3）尊重對方：需要佔用別人時間前，務必先確認別人此刻是否available，如果不是非常重要且緊急的問題，碰巧別人此刻正在忙其他事，那就請自覺停止打擾重新約定時間；

（4）確保相互間的溝通到位：如果是給別人交代任務，一定要表述清楚時間、對象、期望的效果、建議的途徑；反過來受領別人交代的任務，也要問清楚上述的要素，避免因為溝通不到位造成做大量無用功；

（5）能拜託一個人就盡量不動用第二個：委託別人辦一件事，如果確定別人能辦妥，就不要同時再求第二個人一起辦，浪費別人時間，也多欠別人人情；

（6）學會察言觀色：有時候別人雖然答應幫你，但明顯表現出來很急或者心中在顧慮其他更要緊的事，請注意觀察，發現這種現象時自覺離開。

想到再來補充

不要承諾做不到的事情

尤其是，幾點送達這種，
簡直是不作死就不會死的典範

1.做公眾演示類的。如演講，PPT,presentation,有時間限制的話，不要超時太久。
2.做學生時，老師叫你起來回答問題，不知道是可以想一下，但不要在那裡扭扭捏捏敷衍個個把分鐘，15秒內還沒想出來就說不知道吧，不要等別人等的無語了，老師只能尷尬的說句「好吧，坐下」對人對己都不好，咱不要這樣的曝光率啊！
3.在公眾講話前，就清嗓子，不要一上台就「咳咳咳」。
4.付錢時，特別在超市，當收銀員還在掃條形碼時，就把錢包準備好，不要等收銀員說多少錢時，才慢吞吞的拉開包，拿出錢包，再數錢。我倒是一般不拿錢包出門，
5.不要霸佔別人的私人時間！！大一時，哎，真的可憐，院里人少，偏偏什麼活動都要舉辦，又沒觀眾，經常要那時大一的我們去當觀眾，說不去就記名，缺多少次就貼黃榜通報批評，還真信了，我差不多都去了，我怎麼那麼傻啊，我寶貴的青春年華啊，我的大一啊，當觀眾去了，被人逼著去做沒意義的事，就是浪費時間。如果沒有這些無聊的事，時間還真節約不少了呢。
5.期末考試前那個考前動員大會可以省了吧，雖說只有20分鐘，走到那都要15分鐘，還有三天就要考試，動員什麼?_?不去還就真的上黃榜了，
6.說話說重點，不要太長的鋪墊。
7.某作家說過，她很忙，私信她請不要問「在嗎」。她說她還活著，有事直說。

其實要解決這個問題，第一步且最重要的是意識層面，而不是操作層面。

方法上面說了很多。我認為要想實踐這些方法，最重要的是你要先學會站在別人立場看問題。

在我看來，能夠真心在細節上想到些方法為別人節省時間的人，本質上都是能夠換位思考的人。
坦白的說，能為別人著想的人很少，不那麼的自私的人很少。

我可以就我經歷過的一些事情，說些不節省別人時間的例子：

發消息問在？而不直接說事情的。等你看到了回復在啊，對方影子都不見了。
會嚴重遲到卻不事先告知。
放別人鴿子。
明明可以發Excel表格，給你很多截圖，明知道你是要把截圖的數據進行錄入，核對等操作。
確認和反饋不及時。
出了錯就知道撕逼。
只考慮個人利益而不顧團體/集體利益，明知道二者相悖。
等等。

想想你遭遇了上述事情是什麼感受？如能感同身受，才可能以後真正逐步在工作和生活上為他人節省時間。

1.能自己做的事情不要麻煩別人，哪怕只是舉手之勞。別人的時間也是時間，不要高估了你們的關係，更不要消費善意。

2.守時。不管是和別人的約會還是約定期限上交的工作、作業，你永遠不知道你浪費的那段時間對別人的意義是什麼。尊重是相互的，你守時才值得別人對你守時。

3.保持社交網路和手機等通訊暢通，及時回複信息。不要讓別人耗費很長時間等待你的回復，更不要間歇性失聯，養成調手機震動的習慣，時不時檢查是否有收到重要信息。

4.工作或學習中有任何不清楚的地方，務必在提問時做到簡潔明了，爭取把問題一次性羅列清楚，省去中間頻繁的不必要交流。

5.在小細節處為別人考慮，從小事做起。如：
乘坐手動扶梯時主動靠右，不要兩人並排站。立，讓出左邊空間給有急事的人。

在點餐、買票等需要排隊的情況下，先在腦子裡想好自己想要的，PlanA PlanB等，節約服務人員和其他排隊人員的時間，不要讓別人因為你一個人等待。

和別人網上聊天不要沒完沒了，可能人家手頭有在做的事情，出於禮貌不想打斷你的話，你可以在聊天前問一句是否有空，聊天中也時不時問問對方是否有別的事要忙，對方會感激你的貼心。

想到再補充。

1.QQ以及微信上，我總是先發送「在嗎」給對方，等一分鐘後我在把要告知他的事情發給他。

以前的時候我也有給別人發「在嗎」直到他回復再說事情的習慣，直到有一次我跟同學說一件事情，用了2天才傳達給他，我才決定不要再浪費別人的時間了。

2.跟別人電話聊天的時候要會聽別人與你說話的態度，如果對方有點不耐煩、而且不再聽你講話的時候，自己要知趣找借口掛電話。

僅限於聊天。因為我碰到好多次又時候很忙，但是又不好意思掛別人電話的情形，所以我爭取做到。

3.轉告別人事情要簡單明了，別人一聽就知道事情的重點。

當面通知之前我一般都是在心裡默默排練幾次。電話通知我會把要傳達的內容寫在紙上。微信或者QQ的時候我會反覆斟酌我發的消息，力求簡單明了。

4.永遠不要遲到。

5.如果給一個不知道你電話號碼的人打電話有要事相告，當沒有接通的時候，一定一定要發個簡訊告知其內容。

我遇到過幾個例子，有時候漏接的電話是通訊錄上沒有的，我一定不會回撥。

6.點餐時在排隊的時候就想好要點什麼，不要在到你的時候猶豫。

7.坐計程車的時候在臨下車的時候準備好零錢，下車直接給錢走人。雙方都能節省時間。

8.在較窄的通道行走，永遠不要與你同行的人並排走！！

深有體會，如果走得快還好，兩人並排聊天就會放慢步伐，後面的人不好超過！！

9.語音消息在傳遞訊息時能不用就不用。

10.詢問別人事情時請把每一個細節都問清楚。

待補充。

1.盡量不說廢話，和做無用功的事情。
2.開車不加塞。
3.點餐時一次說明吃什麼，是否外賣，並把錢準備好。
4.在櫃員機提款時，請提前準備好你的卡，拿錢後如果有簡訊提醒，不用查詢餘額了。確定取的錢沒多沒少就直接按取卡鍵吧，能省很多時間的。
5.地鐵（廣州）刷卡進出閘時，不需要等到顯示恢復，別人刷完過後，你可以直接刷卡，我每次看到前面的人等顯示恢復再刷卡就感覺浪費生命。
6.在排隊的地方，盡量做好準備，不要認為到你了就產生優越感，然後就拖延時間，做人要懂換位思考。能給人方便又不麻煩自己的事為什麼不做呢。
7.你改變不了的，就好好的等，不要催，不要抱怨，不要圍觀（尤其是醫院）不要插隊。
8.不要在路中間、電梯口、樓梯，等妨礙他人的地方停留。走路突然要停下時，請看看後面，然後變道靠邊停。
9.多人行走不要並排，步速慢於他人時，請靠邊走。
10.乘坐扶手梯請自覺靠右，不堵塞左邊，靠不了右就麻煩扶穩然後向上或下走。
11.朋友圈發照片盡量一次九張滿吧，別一連串的小視頻，願意看的人真不多。
12.別占著公共資源不用，好像在圖書館，公園的健身器材、場地。
13.自己能做的事，絕對不要叫人舉手之勞。

1. 有事說事。別人身攻擊，別隨意評判，別帶著情緒，別曲解揣測。平和冷靜地溝通更容易達到既定效果。帶著情緒幹活質量效率都不會高。

2. 溝通前充分準備。包括與對方信息保持同步，雙方是在同樣的背景下說事；理清自己的邏輯，做到心裡大致有數。不然沒說幾句就問：「什麼時候的事？我不知道啊！」再解釋一遍真的很耽誤大家時間。

3. 雙方保持同步的心智、理解力。跟無法交流的人不要過多糾纏，互相節省時間。

1.文件命名好便於他人識別與搜索；

2.及時給答覆；

3.盡量把事情講明白；

4.確定人物，時間點，事件，地點等具體信息；

5.需要的時候，多準備一份；

6.少做不必要的事，因為任何事都要花時間

文件格式調整到能直接列印再發給對方。

1:微信留言盡量文字。因為有些人閱讀很快，一掃就能明白。聽語音如果聽不清楚還要從頭再一遍！
2:打電話沒人接，不管對方是熟人還是陌生人。掛掉電話發個簡訊，要說的事情大致說一下。別人看完就可以根據事件大小重要程度選擇馬上回電話或者回簡訊或者稍後抽空。

掃描文檔發給別人的話要記得重命名。

1. 能用錢解決的事情，千萬不要用人情。

不要為了省錢麻煩別人，
代購什麼的……

2.和別人聊正事之前，把自己的思路理清楚，需要的材料準備好。

「嗯……我覺得……大概……可能是……呃……」
「再見！」

3.不要有別人必須陪你的心理，別人不欠你。
一切的關係都建立在平等的人格之上。

「下午我們去看電影吧～」
「可是我想做作業啊」
「作業什麼時候都能做啦～陪我嘛～不然我就只能一個人去了（可憐臉）」

4.打電話的時候直奔主題。

5.聊微信的時候省去那麼多無意義的聯繫訴求。

想到再添……