怎樣寫一封得體的電子郵件？
工作郵件的書寫是否有一些規範可以遵循？
使用中文書寫和使用英文書寫電子郵件需要注意哪些問題？
以下內容不是規範，只是寫郵件時的總結，請務必根據自己公司、團隊的實際情況帶入思考
內容過長，手工碼字不易，為避免沒耐心的人誤以為我在寫申論，先提煉一下觀點
- 保證把事情說明白
- 在1的前提下，儘可能短
- 必要時可以羅嗦，不要為了短而短
- HTML格式與txt格式的選擇，跟團隊保持一致即可
- 寫完後考慮一下受眾的閱讀體驗
- 讓自己的郵件易於檢索
- 由簡入繁，後而化簡
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純工作性質電郵的書寫可以粗略分兩個部分，思路和修辭。
（這裡先做一個區分，有一部分電郵是用來搞關係、扯皮、劃分責任的，這些電郵的編寫可以按照傳統信的手法寫）
A-思路部分，有一些通用的原則可以作為書寫的指導。
1、「戰地記者」原則設想自己是一名戰地記者，在彈雨紛飛的時候要報道當前的戰況，在每說一句話都有可能有槍子兒找上腦門的時候，廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。比如說作為一個系統部署人員，要向一個主管技術的大領導彙報客戶現場的一個重大問題，可以用這樣的思路寫：
A系統B模塊目前無法運行，部署日誌見附件1，報錯信息見附件2，客戶端環境見附件3.客戶要求24h內解決，否則將延遲上線。
一句話將所有的重點信息濃縮起來，相關但冗長的技術信息用附件傳遞，可以保證對方在看到郵件後馬上理解事情的起因經過以及可能的結果，這種情況下如果顧慮太多，仍然用「尊敬的領導」一類的套話起頭和修辭的話，可能會導致對方遺漏重要信息。保證對方第一眼就能看到電郵的目的。
2、「金字塔」原理想像一下金字塔的典型構造。我認為所有電郵（甚至可以包括其他實用文章）都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。
關於金字塔原理的書籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入學習，這裡只講述一下我理解的具體概括法。
（《金字塔原理》http://book.douban.com/subject/1020644/）
a.先用戰地記者原理過濾一下自己所想表達的內容。找到少數的幾個重點，然後再逐一篩減直到找到有且只有一個的中心，先將這個「點」暫時列為自己所有表述的最終目的。
還是拿剛才的例子來解釋，客戶現場的重大問題，我需要告訴很多事情幫助對方判斷，比如日誌、報錯信息、環境等等，但實際上仔細分析，這些東西都只是為了解決「系統部署失敗」這個問題，而再仔細分析，解決「系統部署失敗」後可以避免「系統延遲上線」，並且可以避免項目的失敗、客戶的不信任，最終將所有蛛絲馬跡的問題都匯聚到一點「維持客戶的信任」。
b.分析郵件接受者對於這個中心點的理解程度。如果不言而喻，則降級到下一中心點，如果可能不甚理解，則保持這個中心點，圍繞著它展開描述。
對方是主管技術的大領導，對於「維持客戶的信任」這一點自然能有足夠的認識，因此降級，選擇「項目失敗」，同樣有足夠的共識，再降級「項目延遲上線」，在這一點上，大領導可能不會比現場人員有更清醒的認識，因為山高皇帝遠，他能看到的實況有限，而自己的任務就是將這一實況以足夠明顯而肯定的方式彙報給對方，讓他有足夠的資源進行判斷、協調資源，所以選定「項目延遲上線」這一點作為中心。
c.描述中心點最直接相關的一層信息。
項目延遲上線最直接相關的是「部署失敗」，但部署失敗只是個結果而不是過程，所以還需要繼續描述為什麼部署失敗。通常做一件事有這麼幾方面信息，「我有什麼資源做、怎麼做的、出現了什麼結果」，這三個方面就是部署失敗的直接相關的信息。
d.繼續描述「直接信息」的「直接信息」。這裡將進入一個循環，將自己認為需要說明的情況用逐層鋪開的方式附加到中心信息上，豐富中心信息的支撐體系。在電郵里需要根據實際情況採用不同的方式進行附加，例如圖片、圖表、附件文檔等。
日誌、操作記錄等信息雖然有價值，但因為信息過長、對中心點沒有直接幫助，而必須以一種不干擾閱讀的方式出現，掛附件是比較好的選擇，這可以保證對方在需要獲取的時候不難獲取、在不需要獲取的時候直接避開。
通常參考這兩項原則、經過不斷的書寫聯繫和概括，就能保證自己的電郵產出是思路得體的。
B-修辭部分，每個人都有自己的文字風格，但在工作性質的電郵中，需要適當約束自己的碼字習慣。
1.標點
這部分是最容易忽視的，不少工作N年的老同事在書寫電郵時要麼不加符號，要麼亂加符號。比如每句話都用問號結尾、到處亂跑的感嘆號、翻譯腔的破折號等等。我自己有一個電郵標點的心裡底線，就是「可以不規範，但一定要規律」。
比如有時因為輸入法等問題沒辦法使用標準的中文句號，我索性就直接用英文句號、甚至減號，但一定會有規律地用，比如所有減號都是句號的意思，避免對方看不明白符號的意義，另外日常聊天時我習慣以三個句號結尾，但在電郵中盡量避免這些個人習慣，就算不能規範地使用標點，但也至少不要成為潛在的閱讀障礙。
- 默認字體
如果公司有規範，嚴格執行，如果沒有規範，就保持默認字體，因為在不知道對方視力、閱讀場合、閱讀儀器的時候，默認字體是最安全的選擇。
- 粗體
僅限於刻意強調的文字，一般情況下在一段話內只出現一個粗體片語時，強調效果是最好的，而出現了三四個甚至更多的粗體時，效果反而降低，「都強調等於沒強調」，所以，找到自己最需要的那個點，然後再考慮是否值得加粗。
- 斜體
另外，無論如何都要謹慎對待「斜體」，盡量避免使用，目前win平台的斜體是粗暴的。
參考這個問題（http://www.zhihu.com/question/20120243）
- 安全色：紅色、綠色
除了紅色（代表強調或者危險）和綠色（代表通過和安全）可以適度使用外，其他顏色盡量避免使用。
- 多種顏色時，給出標註
如果一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標註，否則郵件幾經轉手後，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失、誤解信息。
4.對齊- 段首對齊
我見過不少同事在寫一個新段落的時候前面加了兩個空格，甚至一些程序員會加四個空格（因為一個英文空格是1/4個漢字長度），但是在電郵中，段落開始時應該避免加空格，這屬於「web時代新文字排版問題」，不在這裡鋪開討論。
（參考@梁海的這個回答：http://www.zhihu.com/question/19572531/answer/12254947）
- 段末對齊
不要用回車控制換行，因為在自己的客戶端設置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設備上將可能是一種視覺災難，參考這個圖片（左為原始屏幕，右為較小屏幕下的顯示效果）。
5.換行與行間距
- 手工空行
在表述完一個完整段落後，盡量手工空一行，因為在不同的閱讀設備中，沒有這個空行的話會導緻密密麻麻的文字牆，這種視覺壓力會直接影響閱讀者的理解能力，留白能讓人在閱讀的時候有喘息的機會和理解的間隙。
- 適當的間距
行間距可以用默認間距或1.5倍以內的間距，取決於篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。
6.文字描述手法概括一下我所推薦的電郵寫作手法，「選擇樸實準確的形容詞和副詞，多用具備一定意義的短句，避免複雜術語的堆砌」。
- 選擇樸實準確的形容詞和副詞
這裡主要針對偏愛小說式電郵的寫作方式，比如需要用「美觀」代替「美輪美奐」等等，工作電郵不是散文，需要確保務實。
- 多用具備一定意義的短句
將長句拆解為短句，可以讓閱讀者更容易理解，比如
本次項目延期上線是因為在客戶現場出現了一個由於安裝A程序失敗導致了冗餘的tmp文件丟失所引發的故障。
可以拆解為
項目延期上線，因為在現場出現了安裝故障，該故障由A程序安裝失敗所引發，具體原因為冗餘tmp文件丟失。
- 避免複雜術語的堆砌
這一條在技術同事來看，可能有不同意見，因為在大部分RD相互溝通的時候，術語是相當於世界語的。
不過大部分RD線以外的同事並不理解RD之間說的「我打算繼承你寫的A方法」或者「給我個介面」，所以在同事間互相電郵的時候，需要確保自己寫的東西是對方能看懂的，例如下面這種替換（閱讀者是財務同事）。
你打開瀏覽器，輸入1234，然後看系統控制台，把裡面的systemp參數copy給我。
可以替換成
你打開IE，或者360瀏覽器，在地址欄（上面那個有http:\字樣的）里輸入1234，然後看打開的頁面，左邊有一個菜單，靠中間的位置有一個功能叫「系統控制台」，點開它，再看彈出來的窗口，最上面有一排英文，把名字是systemp的後面的框內的東西複製下來發給我。
粗看起來廢話不少，但這種方式的電郵卻是最能保證效果的，因為同事間對於信息的理解不同，而信息不對等是造成溝通不暢的最主要障礙，說白了就是「你說的我不理解，我說的你不理解，雙方都要往複幾次才能理解對方」。
7.標題
電郵標題也是經常被忽視的一點，但這一點至關重要，可以說保證了自己和對方在今後查找相關信息時的準確性。
恰當的標題一般是最全面的概括、最開始的引子、最點睛的描述。
- 最全面的概括
《有關XX項目在XX客戶現場的部署故障及現場情況說明》
- 最開始的引子
《XX市XX客戶現場部署故障》
- 最點睛的描述
《XX客戶現場部署故障將可能導致延期上線》
這些都是可行的例子，根據實際情況作權衡。
8.其他
其他電郵的寫作內容還包括簽名檔、郵件重要度、郵件格式、閱讀者的環境預估等。
- 簽名檔
簽名檔主要用於讓對方獲取自己的其他聯繫方式，公司有統一要求的，需要嚴格執行，如果沒有統一要求的，需要設置一個固定的格式，包括個人姓名英文名、公司正式註冊名稱、部門項目組、手機、座機、MSN等必要信息。
- 重要度
除非是火燒屁股的事，千萬不要使用重要度這個設置，以免重寫狼來了的故事，《狼來了之現代電郵版》。
- 郵件格式
通常設置為html格式，如果有特殊要求也可以考慮txt純文本，但後者將沒有視覺格式可言，一般不推薦。
- 閱讀者的環境預估
這部分其實有一點投機，也可以看做是「電郵溝通中的用戶體驗」，例如對方經常使用12寸小本，就盡量把表格設置得緊湊一些，對方如果是出差在酒店裡，發郵件時就盡量避免發送大附件，而使用其他方式傳遞等等。
以上為個人觀點，供參考，歡迎討論指正。
關於如何寫郵件，這是一篇瀏覽量過十萬的短文，最早是發布在筆者自己的博客Denny"s Blog上。放在這裡，希望能給更多人帶去幫助。
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你一定曾經發過很多後來對方就鳥無音訊的郵件吧？你是不是也曾經覺得XXX看上去樂善好施的，怎麼發郵件給Ta，Ta就不回復了呢？95%的情況下，答案不是對方耍大牌，人們每天都在處理上百分郵件，多一封不多。真正的原因是，你發的方式錯了。所以這篇博客，就講講如何發Cold Email。三個核心原則，由淺入深。
原則一、越短的郵件越容易得到回復
這個最簡單易懂，因為每個人應該都有體會，但自己發郵件的時候往往就忘了。我自己的真實情況是，兩三句話的陌生郵件會立即回復，五句話以上的陌生郵件就會放一放。放一放的意思是，大部分放著放著就再也不會去回了。郵件字數越長，給對方造成的精神壓力越大，現代人平時壓力已經很大了，實在是心有餘而力不足，只能直接把你這份壓力拋之腦後了。這一點，你可以思考一下你自己的情況是什麼，就馬上能開悟了。所以，五句話以內的郵件是王道。
原則二、別說你自己的事兒，說這事兒跟Ta有什麼關係
這個世界上對方最在乎的人是誰？對了，Ta自己。太多人寫Cold Email的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——「我是誰啊、我在幹什麼啊、我的歷程啊、做的事兒的每個細節啊」。。。您等等，您寫這封郵件給對方做什麼來著，對方正在高效率地處理大量和自己密切相關的郵件，您這是給他插一個故事會么。
所以，你的郵件第一句話應該直入主題地告訴對方，這封郵件的目的是什麼。然後，如果你希望增加對方回復的慾望，那麼你接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關係。你可以花500個字來形容你自己有多牛B，但從吸引力上來講，這比不上你花50個字來闡述清楚你這事兒和對方有什麼關係。
原則三、讓Ta可以很容易地回復和幫助到你
這一條只有1%的人在做。
舉個例子吧。你在聽完一場創業講座後，和人脈頗廣的演講嘉賓在台下交流了10分鐘。他覺得你的項目不錯，答應可以將你的團隊信息介紹給天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C，讓你回去發詳細資料到他的郵箱。然後你開開心心地回去發了你的項目簡介到他的郵箱，內容大意是說：
「很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是Blahblahblah，怎麼怎麼Blahblahblah，已經獲得了Blahblahblah。附件中是詳細的項目資料。謝謝您的幫助！今後咱們Blahblahblah。」
後來，就沒有後來了。然後你就開始想，」XXX看上去樂善好施的，其實也不過如此」。如果你這樣想的話，請你站在這位可憐的演講嘉賓的角度想一想——
他在當天清理郵件的過程中，看到你的這封郵件以後，需要（1）先思考他當時究竟答應你要介紹給哪些個人，關聯點究竟是什麼（2）找到這三個聯繫人的郵箱（3）分別寫三封獨立的郵件給這三個人來介紹你的這個項目和他們的關係。這至少是半個小時的時間投入，你真以為人家是你乾爹啊。光在發郵件的時候說「我知道您是個大忙人」，其實只是停留在了一種被動懇求的口吻上，跟伸手要錢其實是同一種精神。
很多人其實都是願意幫助他人的，但前提是你必須要努力地讓對方可以更容易地幫助到你。所以你可以怎麼做呢？你回去以後，應該發四封郵件：
第一封：「很高興今天和你Blahblahblah。我們的項目是X，您提到了可以我們的項目可能會讓天使投資人A、投資機構B、和供應商合作方C感興趣。接下來我會發三封您獨立的郵件給您，分別是寫給A、B、C的。這三封郵件都是可以被直接轉發的格式。謝謝您的幫助！」
第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給A、B、C，簡潔闡述你的項目和他們的關係，並且保證格式完整，讓你的聯繫人可以直接轉發。
好了，就點到這裡。大而全的長郵件大家都會寫，也很容易寫，所以也不追求什麼回復率——很多人只是圖個不吐不快（我個人覺得真寫這樣就別發了，自己宣洩一下就好）。寫短郵件則需要更多努力。而寫能夠設身處地為對方思考的短郵件，則更是需要時刻努力保持這種意識。
不過這三個原則如果能發揚光大，一定能為整個人類社會節省大量浪費的時間和電力。
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來自作者微博@奶牛Denny 和微信博客（dennywx）。轉載請註明。
本文內容是小黃人科技入職培訓的常規課程之一：商務郵件禮儀。是根據我此前公關公司經歷、與500強等企業接觸再加上自己的歸納整理而成的。
由於現在也經常招人，與外界有頻繁的商務合作，發現大多數企業或者個人沒有這樣的入門級的商務禮儀培訓，導致發過來的郵件慘不忍睹，希望藉此機會讓大家了解一下一封正式的商務郵件應該長啥樣。熟練掌握之後，可以有效提升你的職場形象與職業素養。
現在開始：
一、商務郵件的基本宗旨
任何商業活動都是本著友好合作的原則來開展的，所以郵件首先要能夠體現出尊重人。
同時郵件也是一個效率工具，所以一定要能替對方節約時間。
郵件的三個基本宗旨：效率、清晰、禮貌。
商務郵件是什麼？
商務郵件不僅是你工作的記錄，還具有同時告知多人、傳遞附件的功效，更重要的是，在商業活動中，一旦發生糾紛，郵件是可以作為法庭證據使用的，所以養成良好的郵件習慣非常重要。
二、郵件的主題
我們就從一般郵件的寫作順序來講起，正常情況下要先寫郵件的主題：
1. 郵件不要使用無空白或無意義的主題，商務人士通常郵件繁多，需要能夠快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，所以無意義的郵件通常不會打開。就算打開事後再查找時也很難被發現；
2. 郵件主題要簡短明確，能夠突出內容的重要性，切忌冗長複雜；
3. 如果主題中有關鍵詞想突出，可以添加適當的符號加以著重，例如【】；如果確實很緊急，在郵件開頭註明【緊急】或【Urgent】；
4. 千萬不要把轉了N層的郵件發給別人，顯得非常業餘。
例如我們內部通常要求這樣寫主題：
【小黃人】關於客戶名+項目名+郵件主題+日期
【小黃人】關於3W孵化器DemoShow活動參展的說明0505
三、稱呼與問候
禮多人不怪，禮貌性稱呼是商務郵件不可或缺的內容。
開場一定要說「XX你好」，如果不熟悉的話，可以稱呼別人的職稱，例如「劉經理你好」，哪怕搞不清楚對方職位，叫聲「唐老師你好！」總是不會錯的。
結尾的時候不要偷懶，加幾句祝福的話顯得非常周到。
切忌：要搞清楚對方職位和性別再叫，否則慎用。而且不熟悉的人不要叫人家的昵稱，如果是三個字的名字盡量不要叫人家全稱。（你應該知道當你父母叫你全名的時候都沒啥好事吧，這麼叫通常都有些敵意。）
四、郵件正文
終於進入正文了，體現個人基本表達能力的時刻到了。
1.正文首先要求簡明扼要，多用短句，畢竟大家都習慣了短閱讀，內容一長可能沒耐心看完，也會容易遺漏裡面的重要信息；
2. 行文通順這是最基本的技能了，避免文字中出現歧義，如果覺得表達不清楚，可以通過圖片、表格、鏈接等形式加以說明，儘可能讓信息通暢；
3. 語氣盡量用論述的，少談及個人情感，而且盡量少用感嘆號。如果你看過杜拉拉升職記，裡面就有一個情節說杜拉拉的兩個手下吵起來了，一查原因是兩個都特別愛在郵件里用感嘆號，語氣越來越強硬，最後鬧得不可開交；
4. 盡量一次性交待清楚，如果反覆丟三落四，錯字連篇，就會給人非常不專業的印象，想要在客戶和老闆那裡得到尊重就更不太可能了；
5. 如果有重要的信息，適當用紅字或者大兩號字提醒，但一封郵件里的重要提醒不可多於3處，如果一封郵件里有10個重點，那跟沒有重點是一樣的。
五、附件
傳遞附件可能是許多郵件的主要目的，但附件也不是隨便加的。
1. 首先如果有附件的話，正文里一定要有提示，並且要對附件有一定的說明，如果附件是一個特殊格式的，必須說明一下附件用什麼工具打開，時間允許的話甚至可以提示對方去哪裡下載或如何打開；
2. 附件一定要有一個有意義的名字，我收到過大量的簡歷的名字就叫「簡歷」，麻煩請換位思考一下，這個簡歷在你電腦上是獨一無二的，但在我電腦上就沒有任何意義，請把名字命為「XXX應聘小黃人科技策劃運營職位的簡歷」這樣有意義的名字；
3. 如果附件超過5M，甚至20M以上，郵件傳遞就會特別慢，建議把文件放在網盤上，把鏈接和密碼附上，又快又貼心；
4. 附件的數量3個以內為宜，如果超過請用壓縮包傳輸，但不要用除了RARIP以外的格式，否則解壓又是個麻煩。
千萬別小看了附件哦！
六、對外顯示名稱
郵件發出前還要檢查一下，自己對外顯示的名稱是怎樣的。
發出去的郵件名也是一張名片，讓對方快速對你建立印象，公司、部門、所在地都是可以通過郵件名體現出來的，尤其是一些跨國、大型企業在這方面做得非常好。
例如師父此前與西門子合作的時候，發件人當中有一串字母：
「SLC AD PEK」
這段話的意思是：
SLC（SLC=SIEMENS Ltd.,China）
西門子中國有限公司
AD （AutomationDrive Group）
自動化與驅動集團
PEK（Peking）
辦公室在北京
如果下次我要給他們部門另外一位只知道名字但不知道郵件的同事寫信，我就可以按照這個規律推斷出來他的郵箱地址。
七、郵件簽名
簽名的重要性不言而喻，是別人找你聯繫方式的地方，所以這裡要清晰地標名你所在的公司、部門、職位、聯繫方式。
但是信息一定不要太多，許多人的簽名里有十幾行內容，甚至經常比郵件正文都長；還有一些不太重要的信息就不要放進來了，我到現在還能收到一些人的簽名裡帶有MSN號碼，真是上個世紀的人。
八、郵件的回復
如果你收到了一封收件人為自己的郵件，那麼意味著你有必要對此郵件進行回復。回復郵件也有一些要注意的：
1. 就是及時，對方肯定希望儘快得到你的回復，所以來不及正式回應或解決，在時間允許的情況下，可以先簡單回復一下「郵件已收到，我會儘快回復你的。」
2. 針對對方郵件里提到的問題進行回復，確保提到的問題都有對應的回復，這封郵件的使命才算完成，如果有未完成的可以說明以下，隨後再補充。但不要就一封郵件往返三次以上，否則郵件就變成一件沒有效率的工具；
3. 請學會區分「回復」「回復所有」
九、發送、抄送、密送的區分
這是基本常識，但還需要提一下：
1. 如果你看到你是郵件的收件人，就意味著你必須對郵件做出回應；
2. 如果你是被抄送人，只需要了解無需回復，但是如果有想補充的信息也可以參與；
3. 密送一般情況下不使用，所以師父一般把這個功能當作抄送自己的機會，這樣在收件箱里就完整保留了所有發出去的郵件，萬一Foxmail里的郵件丟失，至少在線郵箱里還有完整的備份。
錯誤案例
以上是錯誤示例
正確示例
以上是我的前Leader的一封相對比較規範的郵件：
1. 主題寫得很清楚：HRH公司的提案For雪佛龍世博項目；
2. 稱呼很親切：Dear，還有對方的性別：MS. ；
3. 開篇客套一下：a warm greeting 一個溫暖的問候；
4. 直入正文：條理清楚，多為短句，並且用紅色字體標出「有一封提案在附件中」；
5. 結尾有客套話和落款。
總結
以上就是小黃人公司對新員工入職培訓的關於商務郵件的部分，相信你掌握了以上內容一定可以在郵件上當一位合作的職業經理人。
同時也希望各位公司的創始人們，把對員工的基本職業培訓擺在非常重要的位置，因為在對外的一切商務活動中，每個員工都是公司的一張名片。
聲明：以上內容為北京小黃人科技有限公司內部文件，可以轉發本文，但請勿以任何形式轉載到自己的公眾平台或其他網路平台。
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有想做新媒體運營、營銷、策劃的，前端後台產品經理的，還有實習的，歡迎私信。
業餘時間給一家台灣公司打工，個人主要負責德國地區的詢價工作。公司有一整套的郵件寫作規範，非常詳盡具體。
商務郵件的寫作指導思想就是明晰易懂。同時儘可能的做到一封郵件只講一件事情。
通常來說可以把商務類郵件分成兩種：詢問和答覆。接著我拿詢問郵件中的詢價類郵件的寫作來舉例。
第一次寫作商務郵件的人往往都不知道自己應該表達什麼。在這個時候，有三個自問的問題很容易幫你理清思路。
第一，我需要的答覆是怎樣的？
第二，為了得到答覆我應該提供哪些信息？
第三，我提供的信息當中哪些是主要信息？
接著我以我們公司的詢價郵件寫作規範來舉例。僅供參考。
郵件開頭以黑體加粗關鍵詞的方式開頭。比如說我的詢價是關於某個機器的，那郵件的開頭就應該是：
ABC(機器名稱) 型號:123
這樣的開頭有兩個好處。對於對方公司來說，可以一開始就明白我的問題核心，而後準確的將我的詢價送到專門負責這類機器的銷售員手中。對於詢價方來說，可以方便自己歸檔，更快的檢索信息。比如我現在的工作郵箱當中有超過一千封的詢價郵件。但是當我同事需要的時候，我可以很快的檢索出相關的郵件提供給他。
而後是稱呼。在使用稱呼的時候要注意對方的郵件地址開頭。一般來說，以info@ 之類開頭的可以用統稱，但是以姓氏開頭的郵箱，比如zhang@之類的，就應該以張先生來做稱呼。還有就是要儘可能的注意一些風俗習慣。比如說張學友主任，國內慣用稱呼張主任，但是對台灣公司，稱呼學友主任更好。
接著就是郵件主體，用三句話寫明白三件事情。以簡單句為主。英文德文的詢價當中儘可能的用定語去替代從句。
比如詢價，就應該寫明白三件事：
第一，我們從何得知你的銷售信息。（網上搜索或者是合作公司推薦。）
第二，我們所關注的具體設備。
第三，我們需要的最核心的信息。
第三點額外解釋下，在郵件主體內容當中請不要詳細的寫出你需要的全部信息。選其中最關鍵的比如價格做詢問。其他的例如銷售條件和售後服務之類的細節詢問最好以PDF的形式作為附件附上。
結尾感謝對方的閱讀。而後署名，並提供電話聯繫方式。以簽名的方式附上公司的具體信息。
其他的郵件寫作大體都可以觸類旁通。額外需要注意的就是在商務答覆類的郵件當中最好以諸如：」感謝您在某月某日的詢價「之類的方式開頭。註明對方郵件的日期，在往來郵件多的情況下可以方便對方檢索。本文發自我的微信公眾號【史蒂芬的專欄】（ID: stehouse)和知乎專欄史蒂芬的專欄
我的工作每天需要通過郵件和美國總部溝通，為了減少不必要的誤解和溝通成本，必須努力追求一封郵件到位，讓別人一目了然看懂我在說什麼，不需要再發郵件來詢問某件事是什麼意思，並且最大限度減少別人在閱讀郵件上花的時間。以上是我平時採用的辦法，並且證明是有效的，大家的反饋是都喜歡看我的郵件，因為好懂易看。希望以下對大家有幫助。
（結尾有大號加粗乾貨）
一封糟糕的郵件，還不如不寫，浪費閱讀者的時間，到時候他看不懂又發郵件問你，又要你來來回回解釋幾遍，到頭來還是浪費你時間。我見過一個很簡單的事情，雙方溝通了一個星期還沒說清楚，失敗的地方就是郵件非常糟糕，別人根本得不到想要的信息，如果按照我下面的寫法，基本一兩次就能搞定。
郵件主題
先上例子
前後兩個例子，孰優孰劣，高下立判。可惜大多數人寫郵件時，默認看郵件的人知道他要發的內容是什麼，所以理所當然用自己的理解寫出了缺乏信息的主題。
這種缺乏信息的主題會給收件人帶來哪些不便呢？
- 不知道這封郵件的重點，從而忽略掉不看（經常有會有收件人說，我知道你發了郵件，但是我還沒看）。如果你把必要的信息寫在主題里，是不是一方面能夠吸引他打開的興趣，另一方面，哪怕他沒打開，但是他看到了主題就初步掌握了所需信息，是不是能夠幫他節省效率呢？
- 不方便日後查詢。時間一久，看到這樣的主題，完全不知道是幹什麼的，他會又來找你，要你再發一遍。
所以對於主題，我的基本建議是（所有郵件無非是三種目的，提供信息、需要決策、需要信息）
- 提供信息比如（測試報告、數據之類），直接把基本結果寫上去吧，外加這個信息的目的是什麼
- 需要收件人做決策的，把需要回復的時間寫進主題吧，比如（請星期五之前回復），提高緊迫感
- 需要收件人提供信息的，你在後面加個「諮詢」 兩個字，比如"XXX產品報價諮詢」
- 一封郵件反覆溝通來溝通去，到最後內容可能會和主題不符合，請主動把主題及時更改為合適的內容。
舉個最近的例子，我要休假三天，郵件主題有以下兩種寫法。高下立判。
- 休假通知
- 本人11月3日-11月6日休假，工作由張三代理，急事打我電話189XXXX.
郵件正文
一句話概括，就是開門見山、能夠用表格用表格、不能用表格的也要用項目符號。
- 正文第一句話，請說明你的結論或者你發這封郵件的目的，再解釋事情經過。
- 中國說話習慣卒章顯志：先解釋事情經過，最後才說明他想要幹什麼，在郵件里也常常有這種通病，別人看到長長的郵件，沒有耐心看到結尾，可能就不看了，所以，以下兩封郵件，高下立判（先忽略郵件的措辭）
- 一定要多用項目符號 用項目符號 用項目符號！重要的話說三遍（項目符號就是我這段話左邊的那個圓點）
- 大部分人發郵件都是眉毛鬍子一把抓，和平時說話一樣把所有內容全寫在一起而不分開（哪怕有分段，但是還是看不清）。這樣產生的問題是信息極其不清晰，沒有層次感，別人抓不住重點而錯過重要的信息。
- 項目符號的作用是拯救你郵件最強大的利器，能夠幫你理清思路，理清結構，看郵件的人也一清二楚，但是我很驚訝的是大多數人都不這麼用。試比較以下郵件。
- 項目符號在outlook就在下圖這個位置（word類似）。如果想要像上圖一樣添加次級項目符號（也就是「-」）請選擇「-」，並且按tab降級，如果是要做有順序的1、2、3這樣的結構，選項目符號右邊的「有序列表」。 哪怕有這個意識要做1、2、3有序列表的，大部分人都還在手工輸入（多少人躺槍請自覺舉手？）。
- 一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的話說三遍。道理和上面的項目符號一樣
- 能夠用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用項目符號
- 以下兩例子，哪個能夠讓人簡單省事閱讀呢？由於表格有對齊功能，更能夠讓人一眼看到所需要的信息。
- 如果正文有圖片，請務必在所有圖片上做文字標註說明，哪怕你正文中也有說明。
- 因為每個人看郵件習慣第一時間看圖片，如果圖片上什麼文字信息都沒有，收件人會很迷惑，還需要在正文中查找，這樣增加了收件人的閱讀成本。
- 圖片一定不放在正文中間（除非圖片比較小），一定要放在所有正文最後。因為圖片會佔用很大的面積，導致圖片下面的的正文常常被忽略。
- 強調! 如果發件人的郵件沒有思路，長長一段，而且N多問題夾雜在中間，回郵件時務必把所有問題整理一下列出來，附上答案寫在自己的回信里。
附件
附件也是大有講究，發附件不是說你把附件貼上去，然後發出去就這麼簡單的。
先上例子
如果是你老闆，你希望看到其中哪一封呢
- 附件的文件名：也和主題一樣重要！必須儘可能信息完整。
- 大部分人的附件只是很簡單的幾個關鍵字，有些人的甚至就是「新建文件」。
- 附件名之所以信息要完整，也為了方便收件人在不看長長正文的情況下，一眼也知道附件是什麼，更重要的是，收件人經常需要把附件保存在本地或者轉發給別人，如果附件名過於簡單，這兩種情況都會增加溝通成本。
- 正文里一定要把附件的的內容進行一個總結。正文總結 正文總結 正文總結！重要的事情說三遍。
- 很多人責怪別人不看他郵件，可是如果你就是單純的發附件，正文沒有任何comment，誰會有興趣打開附件仔細看所有的信息呢？
- 記住，誰都不想打開附件（太費時間）。為了"引誘」別人打開你的附件，在正文貼上總結信息是一種好辦法。別人收件人來說，看到正文，如果一切正常，知道了，不需要打開。如果有問題，並且感興趣，再去打開附件。
- 很多美國人發附件的時候，還會寫I also attached the soft copy below。附件內容如果比較少，就直直接把附件的文字全部copy出來，如果附件內容比較多，有以下兩種方法
- 對附件進行一個總結提煉
- 把附件的內容直接截圖貼在正文
舉個反面例子
（心裡千萬頭草泥馬呼嘯而過，靠，有問題直接貼在正文啊，這種附件，完全沒打開的慾望）
最後一個建議是，所有郵件必須當天回，當天回，當天回！當天沒辦法答覆也要回一個「我知道了，正在處理，明天再具體答覆你」
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史蒂芬，湖南人士，前某500強外企工程師，現某知名品牌外企工程師，對職場、管理、英語有些感悟 。
http://weixin.qq.com/r/ozqBmVnEIARfrR3692_x (二維碼自動識別)
謝謝邀請。
很久之前贊同過排名第一的@吳思揚 君的回答，前些天被邀請，又重新看了看，想法有些改變，而且很多東西現在看來我已經無法同意。所以還是回答一次。回答前聲明：不同單位的具體實踐肯定有差異，所以我的回答不是規範，只是參考。另外，我不打算就遣詞造句給建議。這是語文課就該完成的事。
大體上，我把郵件看作三種不同種類：私人郵件、內部交流、公務信函。不同類型要求不同。對我來說，我大概會使用如下原則：
原則一：禮貌原則。- 語句保持通順，標點無錯。這是起碼的要求，不只是郵件，所有類型的寫作都有這一條。當然，具體到微軟這樣的公司，大家來自全球各地，英文水平參差不齊，偶爾犯個小錯大家也會寬容，但絕對不意味著可以一直打馬虎眼。
- 公務環境請使用環境中通行的語言。這同樣是一種形式的禮貌。比如公司環境中通行英文，即便是整個郵件的閱讀者都是中國人，也請用英文。反過來也一樣，不要在中文郵件中突然冒出個說英文的，非常不禮貌。
- 學會區別To和Cc。如果確實希望對方讀到，請務必將其放入To欄，其他人可以放入Cc欄。儘管我自己會檢查所有To和Cc欄有我的郵件，但那只是個人習慣，很多人遇到自己只在Cc欄的情況時是不讀郵件的。Bcc有些特殊，據我所知，不同公司對這一欄的用法區別非常大，所以無法建議。
- 抬頭和落款。內部討論可以隨便，沒有開頭沒有落款都無妨。但正式一點的郵件就需要。我個人的做法是：如果是一對一的郵件且同事之間相熟，那麼我經常不寫開頭和落款；如果接收方是兩個人或以上，或者是上級或師長或合作部門同事，無論如何我都會寫好抬頭和落款。對師長，不僅落款抬頭不能缺少，而且我會始終使用敬語。
- 文件格式：@吳思揚 的說法是不對的。正確的做法是：跟隨你的社區。比如在微軟我們都使用 Outlook，所以HTML格式的郵件是標準。但我也曾經為 Linux 內核社區工作過一年多，在那裡，標準的做法是純文本。為什麼文件格式要單獨提出來說？因為很多開源社區對此並不寬容，Linux 內核社區就是其中之一。我不想評論這個決定好壞，但如果你需要融入工作/社區環境，請遵守這些習慣。
- 用詞。正式信函請使用規範用語，避免口語化。同事間私下討論可以稍微隨便一點，私人信函更隨便一些。不過我也確實看到前台的姐妹們發的幫助郵件里「親愛的~~」用得不少。對此我當是不同部門文化有差別，再說也挺可愛，不是么？
原則二：專註原則。
- 標題明確。@吳思揚的回答我完全贊同。標題的原則是一句話能表達主旨，能做到這一條，其他的就沒關係了。
- 長度。公務郵件和內部郵件請務必保持郵件簡短，多的內容請放進附件或打電話。我曾見過一些郵件特別喜愛長篇大論，而且表格、圖表、鏈接，什麼都往裡面塞，一封郵件看得人昏昏欲睡。但有一點例外：對外公務信函。這類信函往往有宣傳的目的，需要長篇大論的時候不少見。相應地，私人信函就沒必要如此講究。我和身處美國的老師之間通信聊聊近況討論最近身邊的趣聞，經常長篇大論的。
- 內容單一。似乎很少有朋友提到這個問題。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關。如果有兩個問題，請發兩封郵件，在兩個列表中討論。這是為了防止一件事被討論太久忘記了另一件。
- 合法性/政治正確。這個也是上面的答案很少提到的。商務/公務郵件不僅是通信工具，法律上也承認它們可以作為證據。所以郵件里不是什麼內容都可以說的，特別是和其他公司或外部媒體打交道的公務郵件。如果有任何不清楚的地方，發郵件前請務必和上司或法務討論。即使是內部郵件，出於安全考慮也不應破壞這個規則。
關於一些我不同意的點：
- 重要度。請容我說一句：真正火燒屁股的事情，是***絕對***不會寫郵件的，打電話，直接敲門才是正確的做法。在我們這裡，如果某人確實太久沒回郵件，有耽誤事的危險時，加個重要度是一個善意的提醒。與此相對地，還有Outlook的低重要度選項，一般我會在發一些工作無關的問候郵件時使用（比如祝在美國的老同事們節日快樂）。
- 簽名檔。很多時候，統一格式的簽名檔僅僅用於工作中有對外交流內容的同事當中，比如銷售部門、前台、IT等。技術部門的同事們很少有這種習慣。
- 術語堆砌。這不是郵件問題，而是寫作技巧問題。內部討論只要確實是為了說清問題，有時候堆砌術語難以避免也沒必要避免。但如果郵件讀者是管理層、銷售部門，那麼避免使用技術術語就是很自然的事情。
- 顏色、粗體、斜體……。我的說法是：如果是對有限聽眾，則一概不要用，即使是HTML郵件也不例外。我們是在寫郵件，不是在寫廣告，一份郵件花花綠綠的讓人看得頭腦發麻。除了一個例外：如果我的郵件是一封面向大量公司同事的、廣告性質的郵件（比如宣布某個活動開始），那麼就需要用大字體或粗體突出重點。
- Cut and Paste。在一些特定的狀況下是必須的。所謂特定狀況，主要是轉發給手下的時候，避開一些不適合公開的內容。當然，給上司的郵件不該這樣做。
大體上就這樣了。
包括郵件在內的商務寫作，首推匯豐的教程。
這是匯豐特地爲亞太地區員工量身打造的。
專爲亞太區非母語國家職員編撰。
請參閱 HSBC Writing Course —— "Writing for Results"
Chapter 1 Plan your writing
Chapter 2 Organise your writing
Chapter 3 Draft and revise your writing to make it complete
Chapter 4 Revise your writing to make it cohesive
Chapter 5 Revise your writing to make it clear and concise
Chapter 6 Revise your writing to make it courteous
Chapter 7 Structure difficult letters
Chapter 8 Edit your writing
在線版本已經找不到了。
電騾下載鏈接：http://www.verycd.com/topics/55890
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寫作的重要性，再怎麼強調都不過分。和閱讀同理。
http://weibo.com/2042259637/yd1672yfy
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補充一個網站 http://www.writing-skills.com
Emphasis is the UK"s leading business-writing training company, offering specialist business-writing training and consultancy services to private and public sector organisations all over the world.
They also run open writing-skills courses, which are suitable for individuals as well as organisations.作為一個外企高管，我手下的很多中國員工都需要經常和國外的經理和客戶打交道。我總是對他們不斷強調，在打交道的時候email有多麼的重要。
以下是我想強調的兩點，關於email的寫作。我是用英文發email的，不過即便你用中文發email，這些要點也是適用的。
第一點就是，我在郵件的標題中就點明郵件的主題。如果你不能吸引別人打開你的郵件，那你寫得再好也沒有任何意義。因此我經常跟我的員工講，你寫郵件不僅僅要告訴別人你的郵件是關於什麼的，還要能夠「吸引別人打開你的郵件」。
比如，與其把我的郵件命名成「勞務費後續」或者「我2017年的市場計劃」這種幾乎沒有說明情況的名字,我可能會這麼寫：「勞務費後續上我們需要你的幫助」，或者，「你能就我的2017年市場計劃給點意見嗎？」
最終，大多數郵件的目的就是為了讓別人能夠以某種方式回復你，而這樣的標題能夠清晰地告訴別人你的目的和緊迫感。
第二點就是關於你要如何在郵件中強調你要說的內容。最重要的一點就是，你要讓你的內容容易被理解並且方便用戶閱讀。比如說，在我發送我的郵件前，我總是問自己，如果別人只有十秒鐘看這封郵件，那哪些內容要凸顯出來？
我是通過劃重點和起小標題的方式，來突出我要表達的重點內容的，特別是，如果郵件里我只強調了一件事！我還會用字體加粗、標顏色（我一般用紅藍兩色）等方式突出我郵件中的主要內容或者關鍵詞句。郵件寫的越長，使用這些技巧越重要。以下是兩個例子：
這是使用了劃重點、起小標題、字體加粗、標顏色的例子：
這是用了字體大寫、標顏色的例子：
許多人都低估了書面交流在影響並鼓勵別人、讓別人回復你、弄清事實，以及建立友善、親密關係上的魔力。你的職位越高，變得更忙、要跟更多的人打交道的時候，高效的書面交流也就變得更加重要。所以看到這麼多人越來越重視這個基本卻很重要的技能，我覺得很開心啊。
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As a foreign executive who manages Chinese professionals who need to communicate often with foreign managers and clients, I emphasize to them the importance of emails. Here are two things that I highlight to them when writing emails to others. I email in English, but they apply if you』re writing emails in Chinese as well.
The first thing is what I write in the Subject title of my email. There』s no point in writing a great email if you can』t get others to even open or respond to it. So I tell our staff to not just say what your email is about, but to have a 「Call To Action.」
For instance, rather than titling my email, 「Follow up on our service fee payment,」 or 「My 2017 marketing plan」, which merely states the situation, I might write instead, 「We could use your help on our service fee payment」 or 「Can you give me your feedback on my 2017 marketing plan?」
Ultimately, the purpose of most of your emails is for others to respond in some way, and titles like these communicate clear purpose and greater urgency.
The second thing is regarding how you highlight what you』re saying in your email. The most important thing here is to make what you say easy to read and user friendly. Before I send out an email, I』ll always ask myself, 「If someone only had 10 seconds to look at this email, what would stand out to them in it?」
I use bullet points and brief subtitles to make what I』m saying simple and easy to read, especially if I』m mentioning more than one thing in my email. Using bold and colors (I use blue and red) also draws attention to key thoughts and sentences in my emails. The longer your email, the more important it becomes to do these things. Here are 2 examples:
Here』s an example of using bullets, subtitles, bold and color:
Here』s an example of using bold and color:
Many people underestimate the power of written communication to influence and motivate others, get others to respond to you, clarify things, and build goodwill and closer relationships. In addition, as you reach higher levels in your career, where you get busier and interact with more people, communicating effectively in writing becomes increasingly important, so glad many of you are paying attention to this basic skill.
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If you need help performing well in your job interviews in English, join my Zhihu Live tomorrow night (Thursday, 1/19)! I』ll have many very practical tips examples for you on this topic!
如果你需要幫助來在英語面試中表現得更加出色，加入我明天晚上的知乎live吧（星期四，1月19日）！我會分享很多關於這方面非常實用的技巧和案例！
詳情請點擊：如何拿下重要的英文面試
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格式方面的問題已經有知友說了，找幾封大公司發出的郵件模仿一下，也不是很困難。
內容和結構方面，推薦反覆讀讀巴菲特致股東的信 Shareholder Letters。可以說，這差不多是商業信函的最高境界了。雖然比 email 長的多，但寫作技巧是完全相通的。另外，有一本書叫《福布斯經典商務信函》，彙集了托馬斯·沃森、大衛·奧格威、比爾·蓋茨等一批商業巨頭寫的信，有興趣的話可以作為參考。當然這就不完全是「得體」的問題了，而是如何利用信函打動人、說服人。有關日常或商務電子郵件的注意事項, 我可以分享15個大家可以參考的重點, 把握這些原則之後, 相信你也可以成為email達人。
1. Make Your Reader the First Priority 把讀者擺在首位
Be organized and to the point. Stay focused in your writing and write briefly so you don"t waste the reader"s time.
要有組織且簡短扼要。專註於寫作上並寫得簡潔有力，這樣才不會浪費讀者的時間。
2. Write a Good Subject Line 撰寫好標題
Good subject lines are relevant, meaningful and let the recipient know quickly what the e-mail is about. Since people get so many e-mails on a daily basis, they often scan the subject line before they decide whether or not to open them or to simply junk them. Make sure yours doesn"t get trashed for lack of a good subject line.
好的標題會切題，富有意義，並可讓收件人迅速了解該封電子郵件的內容。由於大家每天都會收到非常多的電子郵件，他們通常會快速掃描標題，然後才決定是否要打開該信件或只是將它刪除。務必要確定你的電子郵件不會因為缺少好的標題而被對方刪除。
3. Use a Standard Greeting 使用標準問候語
Some people consider it a bit rude to ignore the salutation, even in an informal e-mail. Use "Dear," "Hello" or even "Hi" (informal) as a salutation and then the person"s name.
有些人認為即便是一封非正式的電子郵件，忽略稱呼語仍會顯得有些無禮。使用『親愛的』、『哈啰』、或甚至是『嗨』（非正式）作為稱呼語，然後接著才是該收件人的名字。
4. Specify Who You Are and Why You Are Writing 表明身份及來信理由
This is especially true if you are writing to the person for the first time. Don"t make the reader guess who the e-mail is from and your purpose in writing him or her. Confusion is uncomfortable.
如果你是第一次寫信給那個人，情況尤其如此。別讓那位讀者猜測寄信者是誰及其目的為何。因為困惑會讓人感到不舒服。
5. Don"t Make People Try to Read Your Mind 不要讓人去猜測你的想法
If you are vague and imprecise, the results you receive will very likely be less than satisfactory. You can save time and aggravation (on both your part and the other"s part) by being clear. The results will de?nitely be better if people don"t have to guess what you want or mean.
若你用詞含糊不精確，所收到的結果就很可能會不盡如人意。表達清楚可以省下時間並避免相互激怒（雙方都是如此）。假如人們不必猜測你想要什麼或你所指為何，結果一定會更好。
6. Avoid Long, Rambling Messages 避免冗長含糊的訊息
Your goal is to be concise, not impress people with your ability to string together ideas. In short, short is good, and long (usually) is bad. If you have many points that are not closely linked, think about splitting them up into different e-mails and sending them separately. Using bullet points also helps if a message is long.
你的目標是簡潔，而不是將眾多想法串在一起來讓人欽佩。總之，簡短為上策，冗長（通常）為下策。如果你有很多彼此並非緊密相連的要點，就要考慮將其分成不同的電子郵件分別寄出。假如訊息很長，使用要點符號同樣會有幫助。
7. Choose Between Formal and Casual 在正式與非正式間做選擇
Make sure the vocabulary you choose is appropriate to the situation. Use titles (Mr., Ms., Dr., etc.) in formal correspondence. Avoid slang and emoticons (such as "smilies") unless the e-mails are informal messages between co-workers or friends. In addition, the type of abbreviated vocabulary - e.g. "c u" (see you), "Gr8" (great) – shouldn"t be included in formal writing.
務必確保你所選用的字彙適合該情境。在正式書信使用（先生、女士、博士等）的稱謂。除非是同事或朋友之間的電子郵件，否則就要避免使用俚語或表情符號（如」笑臉符號」）。此外，縮寫辭彙如」c u」（音似see you 表」再見」），」Gr8」（音似 great 表」太棒了」）不應出現在正式的寫作中。
8. Copy and Paste If You Can 盡量使用復製貼上
If the information you want to send is not too long, consider copying it and then pasting it into your e-mail rather than attaching a document as an attachment. Attachments need to be opened in separate files, such as Word or Adobe Acrobat, and can be a bit time-consuming for the recipient to access. As well, attachments may be worrying for recipients if they don"t know the sender very well. In fact, some businesses refuse to accept attachments for fear of being infected by a virus.
如果你要發送的資訊不長，便可考慮將其復製，然後貼在電子郵件內，而不是附夾檔案作附件。附件需要個別用 Word 或 Adobe Acrobat 的檔案才能開啟，這可能會讓收件者在取得資料時花上一些時間。同樣地，如果收件者對寄件者不熟的話，附件也許會讓他擔心。事實上，一些企業因為害怕感染電腦病毒，所以拒絕接受附件。
9. Take the Time to Proofread 要花時間進行校對
Proofreading your e-mail before hitting the send button can save you from making many
careless and embarrassing mistakes, such as spelling the person"s name incorrectly. It"s good to get into the habit of re-reading your e-mails at least once before sending them. Correspondence that is riddled with typos and wrong information creates the impression you are sloppy and perhaps even lazy.
按下發送鍵之前先校對你的電子郵件，這能讓你免去許多粗心及令人難堪的錯誤，像是拼錯名字這樣的事。養成在寄出電子郵件前至少再重讀一遍的習慣是件好事。充滿拼字錯誤和錯誤資訊的信件會讓人對你產生草率甚至也許是懶惰的印象。
10. Watch What You Write 小心你所寫的內容
E-mailing may not be as private as you think. If you are at work, the boss might be secretly looking at the e-mails you are sending and receiving. Even if you are e-mailing at home, a hacker might have found a way to hack into your system and take a peek.
發送電子郵件可能不如你所想的那麼隱密。如果你正在工作，老闆可能會偷看你收發的電子郵件。即使你在家中發送電子郵件，電腦駭客也可能會有辦法侵入你的系統偷看信件內容。
11. Respect People"s Privacy 尊重他人隱私
When sending out a mass e-mail, it"s often a good idea to use the BCC (Blind Carbon Copy) function so that others can"t see all of the e-mail addresses of the people you sent the e-mail to. For one thing, using the BCC suggests that you are writing an e-mail to just one recipient, rather than firing off the same piece of correspondence to many people, therefore making it less impersonal. For another, some people may not want strangers to know their private e-mail
address.
寄發大量電子郵件時，使用 BCC （密件副本）功能通常會是個好主意，如此一來可以讓其他人看不到其他收件人的地址。一方面，使用密件副本功能暗示你只是要寫給一位收件者，而不是把同樣的信件寄給許多人，這樣一來可以讓這封電子郵件看起來不會那麼沒人情味。另一方面，有些人也許不想讓陌生人知道他們的私人電子郵件地址。
12. Be Careful with Those Buttons 小心那些按鍵
Don"t make the mistake of hitting the "Reply All" button if you only want one person to receive your e-mail. This is especially true if you are criticizing someone who happens to be on that "Reply All" list.
如果你只想要一個人收到你的電子郵件，不要犯下按到"回復全部"按鈕的錯誤。如果你在批評的那個人碰巧剛好在那份"回復全部"的名單上時，這個情況尤其如此。
13. Don"t Forget to Reply Without Delay 別忘了要迅速回復
Responding promptly sends a message of professionalism, while late replies (or none at all) create the impression you don"t care about the recipient. Think how it feels to have an e-mail ignored or to receive an e-mail reply much later than you sent your original message.
迅速回復代表專業，而延遲回復（或完全不回復）會給予對方你不在乎的印象。設想假如你的電子郵件被忽略，或是你原先的訊息過了很久才收到回復，你會有什麼感覺？
14. Don"t Write Anything You Will Regret Later不要寫下任何會讓你後悔的文字
Read over your e-mail before you send it, not just for typos but to see if you really mean what you"ve written. It"s usually a bad idea to fire off an angry e-mail while you"re still boiling mad. After re-reading your e-mail, you might decide it"s better to reword it or, in some cases, cancel it.
在寄出你的電子郵件之前要把它看過一遍，這不只是為了要檢查是否有拼字錯誤而已，同時也是要看你所寫的是否真的就是你所要表達的。當你仍非常憤怒時，發出一封憤怒的電子郵件通常不是個好主意。重新讀過你的電子郵件後，你也許會決定最好還是改寫，或是在某些情況下，決定將其刪除而不發送出去。
15. Manners Matter 態度很重要
Remember that the people whom you send e-mails to may have a different perception of
your messages than you do. They may see what you believe to be a simple request as a demanding order, for example. Also, they may see your joke as biting criticism directed at them. The problem is that writing lacks all of the non-verbal clues that exist in face-to-face communication. For that reason, it"s important to make sure you carefully and politely phrase your words. Here"s another tip: DON"T USE ALL CAPITAL LETTERS (it looks like you are
screaming!).
請記住，你寄發電子郵件的收件者對於你的訊息可能會有不同的看法。舉例來說，對你來說簡單的請求，他們可能視之為艱鉅的要求。此外，他們可能視你的笑話為針對他們所做的刺骨批評。問題就在於寫作時缺乏一切存在於面對面溝通才有的非語言線索。因為如此，確保你仔細且禮貌的用字是很重要的。這裡有另外一個訣竅：不要全用大寫字母。（那看起來很像你在尖叫！）
講幾個在法國上班寫郵件的要點把：
- 千萬要搞清楚收件人和抄送的關係。這個東西涉及辦公室政治，誰是收件人，抄送誰發之前一定要想清楚。一般往給其他部門員工發郵件最好抄送自己的上司和對方的上司，萬一有什麼問題也可以上司也可以出來抗。不抄送給上司的話，出了問題就是自己扛。收件人的位置，一定要放和郵件內容直接有關的人，比如向其他部門的人請求一個材料，收件人是相關的負責人，抄送自己和對方的上司。再補充一點，收件人擺放的位置也要注意，按照Titre的大小從先到後。
- 注意附件的大小，尤其是公司IT預算不足的情況下，對方收件人可能因為許可權低，郵箱容量不夠。注意附件的格式，我所在的企業工廠用的office是2003，總部用的是2010，注意用兼容模式保存，或轉成PDF。
- 回復郵件的時候，不要忘記回復所有人。
- 根據不同的收件人調整自己的」禮貌程度「 自己部門的同事發cordialement. 其他部門同事或者對外郵件加上Je suis à votre disposition pour toute info supplémentaire. 保險起見最好是說 xxx( 上司名字）et moi sommes à votre disposition pour...（還是那句話，做任何事情都要記得彙報上級，把上級的責任牽扯進去）。求人做事郵件最後要加Merci d"avance。叫人幫了個大忙之後要表達感謝說Je vous remercie beaucoup pour...
- 郵件的簽名一定要自己核對，不要忘記加自己的電話號碼。注意簽名上自己的titre，不要越俎代庖，對外也不要頂著一個stagiaire的titre之類的，具體細節要主動和上司商量。
- 對內郵件內容隨意點無所謂，對外郵件記得保持書寫工整內容清晰簡短，關於這點，上面的答案已經講到很多了。
- 下級部門發郵件上來記得回復收到並表示感謝。可以回復一個「c"est entendu. Merci." 表示」嗯，我知道了。"
說工作中英文郵件的注意事項。
1. 不要用Dear xxx 開頭。
小時候老師說信的開頭要用dear，工作以後發現極少有人這麼說 (謝@ jessica sun指正，歐洲公司貌似經常用dear，我做過的五家公司都是美國的，只能代表美國公司)。大家通常說Hi xxx，就算是發給老闆也一樣。
注意，xxx放收件人的first name。曾經收到一封北京office發來的郵件，開頭是 Hi Dears! (Hi，親們?) 中國同事看了都笑了，歪果仁們紛紛表示接受不能…
2. 有話直說。
大家都很忙的，請不要拐彎抹角。有人寫郵件一會兒一句 I wonder...各種繞，可能是想含蓄禮貌一點。結果收件人的心理活動通常是這樣的：你wonder來wonder去關我P事! 你到底要讓我幹什麼？求你了，告訴我吧！
3. 直接不代表沒有禮貌。
禁用不帶please的祈使句! 例：Check out whether anything is wrong on your side and get back to me. 隔空發號施令的感覺，有木有？最不濟，您在句首加個please。更好一點的，說Could you please check out ...
4. 縮減附件的size。
例：Excel表格附件，如果連去另外一個或幾個文件，一定要把vlookup一類的東西去掉，copy paste value，否則你表面上放了一個附件，其實size驚人。
雖然大多數人的收件箱直接連入本地硬碟，但還是有些童鞋喜歡把郵件留在server上，滿了再運走。所以把附件弄小一點，還是很有必要的。
關於電子郵件如何整理思路，如何組織語言，各位回答的都已經很全面了，我就不重複了。然而，關於電子郵件格式方面，我有很多需要補充的地方。在知乎音樂郵件列表中，我們對於電子郵件的格式有著非常嚴格的要求，裡面規定和其它幾位回答者給的答案里的原則是完全相反的。我想大概介紹一下知乎音樂郵件列表中規定的原則，以及這些規定背後的原因。
使用純文本收發郵件
在知乎音樂郵件列表中，我們規定郵件盡量使用純文本格式，沒有特殊理由的情況下嚴禁使用 HTML 郵件，這和另外一個答案給出的原則是完全相反的。
HTML 郵件的優點是什麼呢？它最大的優點就是有格式。郵件有格式，你就可以對文字設置字體、調整字型大小、改變顏色，通過格式來突出重點，表示強調，等等，我們甚至可以在文章中配圖。這些在純文本郵件里都是無法做到的。
那麼，我們為什麼嚴格限制使用 HTML 郵件呢？最大的原因是，HTML 郵件沒有標準。當初人們發明 HTML 郵件的時候，人們只是簡單地把 HTML 引入郵件里，規定可以用 HTML 寫郵件，而其它各種細節全都一概沒有指定。因此，在 HTML 郵件中，同樣的視覺效果，不同的 E-mail 客戶端會用千奇百怪的手段來實現，例如，光是段落之間的換行就有好多不同的處理方法，有的客戶端用 &
標籤，有的客戶端用 &
& 包裹段落，有的客戶端甚至用 && 來實現換行。一個郵件客戶端發出的郵件，在另外一個郵件客戶端里回復的時候，很容易引發格式混亂。譬如使用 QQ 郵箱發出的郵件，在網易 163 郵箱中回復的時候，就時常出現原文中所有換行全部丟失的問題。
HTML 郵件還有一個嚴重的問題是對引文的處理。Email 一項重要用途是開展討論，而討論，別人必然就需要回復你發出的郵件，在你的郵件中針對你說的部分內容進行批註，這就涉及到了「引文」的處理。電子郵件必須能夠使用特殊的符號來標註出哪句話是你原文中說的，哪句話是後來別人回復的。由於 HTML 對於引文沒有規定標準，因此不同郵件客戶端在處理引文的時候使用的方案更加千奇百怪。有直接在每個段落前方加大於號的，例如網易 163 郵箱；有使用圖層邊框染色的，例如 Gmail；還有對引文完全不加任何標註的，例如 QQ 郵箱。如果參與討論的用戶相互使用的郵箱都不一樣，每個人發出郵件後，另外一個人對他的郵件進行批註，下一個人再對這個人的郵件進行批註，來回幾趟之後，整個討論串將會亂成一鍋粥，完全分不清哪句話是哪個人說的，討論也將無法正常進行下去。
回車折行限定每行長度
當一個段落無法在一行之內寫下的時候，我們就需要折行。折行有兩種方式，一種是用戶不輸入回車，讓軟體在顯示的時候自動根據屏幕的寬度折行；另一種方式是用戶在每行適當的寬度下插入回車手動換行。在知乎音樂郵件列表，我們規定用戶需要插入回車手動換行，將每行的長度限定在 70 個字元 (或 35 個漢字之內)。
自動折行有什麼好處呢？好處是，屏幕寬度改變的時候，軟體在顯示的時候能夠重排文本，自動適應屏幕寬度，這樣在大屏幕和小窗口裡面都能取得非常不錯的效果。另外，自動折行可以減輕寫郵件時候手工排版的負擔，如果手工輸入回車來控制文本寬度的話，在我們修改部分內容之後，某些行的寬度就會發生改變，如果沒有折行軟體的幫助，手工重排一整個段落，工作量是比較大的。
那麼，我們為什麼要規定使用手工折行呢？最重要的原因還是：如果用 E-mail 來開展討論的話，針對別人的某句話進行批註是非常常見的一個操作。如果郵件原文已經按照比較短的行寬折行了的話，你可以非常容易地進行「行間批註」：將你想說的話直接插入到原文相應的行之間就行，別人閱讀起來也會非常清晰。而如果原文沒有手工折行，一個段落就是一整行的話，行間批註就沒那麼清晰易讀了。
另外，規定手工折行還有一個重要原因，就是有的郵件客戶端對於長行的支持有問題。古時候人們有規定 E-mail 每行的長度不能超過 1000 位元組，對於一個段落而言，1000 位元組是非常容易超出的，因此在那個年代，人們自然而然養成了手工折行排版的習慣。到了今天，E-mail 對於每行的長度仍然還有限制，但很多郵件客戶端已經通過 Quoted-Printable 編碼或 Base64 編碼繞開了這個限制，對於最終用戶而言，E-mail 傳輸過程中的行的限制已經不再存在，然而，仍然有很多客戶端是不對 E-mail 進行編碼的，譬如 Mutt。當這些客戶端對含有長行的郵件進行回復的時候，會出現行被強行截斷而造成各種亂碼的現象。為了照顧這些不爭氣的客戶端，Gmail 對於純文本郵件也會自動進行折行處理。可惜，Gmail 的自動折行僅僅只對英文處理得比較好，如果你的郵件是中文，被 Gmail 折行之後，整封郵件的排版會完全亂成一團，只能用慘不忍睹來形容。
總之，回車折行一方面是歷史局限造成的限制，但另一方面，也是為了開展討論的時候互相批註的方便。對於熱衷於使用 E-mail 討論嚴肅問題的朋友，一定要適應使用回車折行這種郵件編寫方式。這樣別人在收到你的郵件之後，只要把他的回復插入到你的原文中間進行批註，並把和他的批註無關的行全都裁剪掉，發出來的回複閱讀起來就非常清晰了。
公司內部郵件另當別論
之前提到的這些規則都是運用於郵件列表的，或者作為朋友之間展開討論的格式參考也非常合適，但如果把這些原則用到公司內部郵件中的話，反而就不合適了，那是由於公司內部郵件特殊的性質決定的。
首先，公司內部郵件不會有太多太複雜的爭論，不會出現一個主題在多人之間來回很多輪的情況。如果事情複雜到那樣的程度的話，公司就會召開會議討論，而不會把討論繼續放在郵件中。因此，公司郵件對於「討論」、「批註」的便利與否，是沒有太大要求的，這和完全通過網路進行的交流存在著很大的區別。
其次，公司內部郵件經常需要在一個主題底下加入新的參與者。譬如一個部門裡的員工使用 E-mail 討論一個問題，討論到某個點的時候，希望把上級領導加進來一起參加討論，於是會直接在回復中抄送上級領導。這個時候，領導收到的郵件只有最新的一封，之前的討論全都看不到。為了保證在出現這種情況的時候領導仍然能明白大家在討論什麼，公司內部郵件一般是不鼓勵回復別人的郵件的時候對引文進行裁剪的，因此當然也不推薦在別人的郵件正文中間進行批註——如果在正文當中批註，卻不把和批註的內容無關的其餘原文裁剪掉的話，整封郵件閱讀起來會很吃力。於是，公司內部郵件一般都使用頂端回復，即把回復內容寫在郵件最前方，引用內容全部放在底下。這樣的回復方式不適合開展複雜討論，但卻很適合公司內部的溝通交流。另外，公司郵件很多時候需要員工使用手持設備及時回復，而手持設備往往不具備很好的編輯和排版功能，很多時候也只能使用頂端回復。
再次，同一家公司內部使用的郵箱往往是統一的，不存在不同郵箱之間的兼容性問題，在同一家公司內部一個員工使用 QQ 郵箱，另一個員工使用網易 163 郵箱這樣的情況是很罕見的，絕大部分對於 E-mail 使用有一定需求量的公司，都會給員工提供統一的公司郵箱。因此 HTML 郵件造成的兼容性問題在這種情況下能夠得到很大緩解，使用 HTML 郵件的時候也就可以不那麼有顧慮了。
當然，如果使用 E-mail 和另外一家公司進行郵件交流的話，這種情況就相當複雜了，請根據前面提到的原則和每個原則背後的原因，對照自己的實際情況選擇格式要求。實習的時候MT姐姐批評過我好多次啊。。。關於這個。就把我犯過的錯拿出來講一下好了
1. 最基本的當你寫完in the attachment的時候仔細看看你的附件是不是真的附上去了，subject是不是寫好了。
2. 請直接告訴收件人，你需要他做什麼。這點特別特別重要，對方需要的不是一大通background，而是明確的指令。
3. 你希望採取行動的人，不能CC而應該直接作為receiver，同時在Dear後面也應該附加上他的名字。否則很大概率是看不到的。
4. 關於收件人姓名排序的問題也是有講究的，往往title越大的人，他的名字就應該排在最前面。這點很細，但外企也如此想必國內企業會更加註重。
5. 依舊很細節：兩件不同的事情盡量不要放在一個郵件里說，如果一定要的話最好分段並隔一行。
6. 第一次給某人發郵件的時候記得自我介紹：This is xxx from... or on behalf of someone
7. 諸如:) 這樣的表情是不應該出現在正式郵件里的。
8. 擅長用表格來講事情，尤其是遇到和數字相關的。表格可以告訴別人你最後的數字是怎麼來的，並且清晰而一目了然。
9. 在外企盡量用英文撰寫郵件，即使知道對方是中國人。原因是你永遠不知道這封郵件什麼時候會需要你的外國mgr或者d甚至vp參與進來，給所有人都能看懂這封郵件才行噢。
10. 周一周五或者假期前後需要進行一些禮儀上的問候，諸如hope you a happy weekend一類。不是小事噢，有些老闆很苛刻是不容許不寫的呢。
11. 兩句神句：For your information 和 For your reference 請視場合盡情使用～
12. reply to all比reply有優先權。
想到再補充。品經理每天做的最多的三件事，開會，打電話，寫郵件，不得不說寫郵件佔了很大部分，『
總的來說，電子郵件的目的：重要事宜的確認，包括會議、電話記錄，重要諮詢的提供等等，使得有據可查
另外一方面，處理一些重要但是不緊急的問題。當然還會包括一些文件的轉發等等
目前比較流行的郵箱軟體是outlook和foxmail，功能大差不差，foxmail更簡單些，outlook可以定會議室這個還蠻神奇的
寫一些寫郵件時遇到的悲劇吧：
1.收件人名字要寫對，要是外部的人寫郵件地址要寫對，這個還蠻容易錯的，內部的話，從通訊錄搜要注意人名選對，英文名字一樣的人太對，發錯人真的很囧==
2.放在Loop裡面的人要慎重，因為這個事經常被K：內部討論不要放外部的人，重要的事情要放leader，一些不重要的提醒要把不相關的人拿掉，慎用mail gruop。
3.郵件標題要明確，簡單明了。當郵件討論主題變更時，要記得更改標題
4.郵件開頭正文前要有稱呼，Dear XXX，Hi XXX，以示禮貌尊重，特別是同級同事或者客戶，不然看上去真的很不舒服==
5.正文要儘可能剪短，蘿莉啰唆的郵件沒有人看的。同時要有條理，1，2,3,4……
我們使用工作郵件的目的就在於——溝通。
首先，你需要知道本次溝通的目的在於什麼？
其次，本次使用郵件溝通時，你應該有哪些注意事項？
在確保郵件大方向上沒問題後，就到了展示自己職業素養和情商的時候——技巧。
清楚了目的+注意事項，可以讓你的郵件不出問題；
學會了寫郵件的技巧，可以讓你的郵件更出色。
- 目的：這封郵件是為了給同事分工還是外部合作？
- 注意事項：這封郵件寫給上級還是平級？昵稱需要變化；郵件里是否明確提到工作分配的負責人和工作完成的截止時間？留下交接清楚的證據，避免撕逼；主題、附件名字是否寫清楚？落款是否正式？
- 技巧：郵件正文是否有清楚的邏輯順序，方便別人簡單明了地獲取信息？推薦《金字塔原理》作者芭芭拉·明托，讀完能夠掌握一些思考、表達和解決問題的邏輯。
1、語言素養：包括職場措辭、標點、字體、格式、郵件名稱、著名等等，上面幾個回答已經有很詳細的描述了。
2、專業思維：心裡要清楚郵件是發給誰，我發這個郵件的目的是要幹嘛，我希望得到什麼樣的反饋。看見上面已有的回答都是說越短越好，其實是不對的。發給領導的郵件，寫完之後砍掉1/2，句子越精簡越好，再上級的就再砍掉1/2，給越是上級的領導郵件要越短。但是寫給下級的郵件要盡量詳細，句子要長，要說清楚讓他們幹嘛，不要讓他們得到糊裡糊塗的指示。因為要讓領導在最短的時間內get到你的重點，而要給下級學習的機會和明確的方向。領導需要結果，下級需要過程。
3、多講兩句：很多東西並不是靠別人教，而是自己去觀察和主動學習，無論是發郵件還是什麼。多去思考「這件事（這個郵件）應該這樣做（這樣命名）才對」，多學習周圍更專業的人的做法，你就會變得越來越得體。「本文共計1867字，建議閱讀4分鐘。
你可以收穫：郵件禮儀包括什麼，如何遵守郵件禮儀」。
參考：劉潤老師《這輩子，你們只會在郵件里「見字如面」》
我們在處理郵件的時候，經常會碰到這樣的郵件標題：「XX您好！」或者是：「XX給xx的一封信」。打開細看，才知道原來是某人的個人簡歷。十分有趣的是，郵件發件人的「顯示名」總會有千奇百怪的名字：「莉莉我愛你」，「靜靜的看著你裝x」等等。有的時候，明明郵件里寫到：「詳情參見附件」，但是附件里卻什麼都沒有。遇到這樣的郵件，你會有什麼感覺呢？
1.郵件禮儀的重要性
今天，我們就來講一講郵件禮儀。給老師發郵件，或許是你人生第一次以郵件的形式與陌生人建立聯繫。郵件已是人類生活中最基本的一種溝通方式，將來你使用郵件的場景只會越來越多。因此，了解最基本的郵件禮儀，嘗試進行正規的郵件書寫，不僅會消除保研時與老師的溝通障礙，還可以提前練習最基本的職業技能。一箭雙鵰，何樂而不為？
不知道你有沒有發現，隨著通訊手段的便捷，陌生人之間跨地域的協作愈發緊密。以後很多人你都不會和他們有「面對面」的交流或者是「即時通訊軟體」上的溝通。你們唯一交流的工具就是郵件。「見字如面」四字在此體現的淋漓盡致。想給別人留下好的第一印象？那你就需要在郵件里體現你的「教養」，展示你出「尊重」他的姿態。從這個角度來看，郵件禮儀本質是以下兩點：
- 讓收件方看得舒服（格式）
- 讓收件方快速的獲取信息，尊重他的時間成本（內容）
2.言簡意賅的標題與顯示名
那麼，一封好的郵件應該怎樣寫呢？
我們先從標題和顯示名說起。標題和顯示名就像是你的臉龐，乾淨整潔是最基本的要求。
首先，顯示名一定是你的真名，不要用昵稱。比如可以寫：清華大學-胡成洋，也可以寫：胡成洋。你用昵稱的話，會給人一種穿著睡衣去逛街的感覺。顯示名可以在郵箱中進行設置。
然後，標題這裡需要做的是：提煉郵件的核心內容。讓老師一眼就明白你的郵件是做什麼的。比如你可以寫：保研自薦-清華大學胡成洋。
3.邏輯清晰的正文
「讓收件方快速的獲取信息」的必要條件，是你的行文結構要邏輯清晰。
首先是對方的稱呼與問候：「陳老師，您好！」或者是：「王老師，見信好！」記得一定要加上老師的姓氏：陳老師，王老師，張老師。不要只稱呼「老師」，更不要寫全名。在使用模板的時候，檢查老師的姓氏是否進行了改正。經常有導師收到姓氏與本人不符的學生自薦郵件。
進而，是正文的內容。正文的內容一定要分段，每段只講一件事情。每段的書寫採用「總分結構」，第一句話說明本段主要內容。措辭越簡潔越好，不要使用任何修辭方法。用一個字能說清的，絕不用兩個字說；用短句能說清的，絕不用長句。寫完後，對通篇進行段落刪減，任何內容刪掉30%都不成問題。「一個」，「的」，「進行」刪掉，完全沒有問題的。各段可按如下邏輯結構編排：
第一段，講清「你是誰」以及「你的來意」。
第二段，進行「自我介紹」，挑最最最主要的說，150字以內。不要把你的個人陳述在這裡說一遍，也不要把簡歷翻譯成文字版說一遍，更不要把簡歷直接放在這裡。
第三段，簡單講一講「師從該老師」的原因。
第四段，表達感謝。並說明簡歷等內容在附件中，供老師查閱。
- 結尾的祝福語可以寫：「順頌研安」。
整封信件字數保持在350字以內即可。
4.簡潔的格式
簡潔的格式可以給老師非常好的「觀信體驗」，讓老師瞬間抓住你想要表達的重點。
簡潔就是風格統一，不花哨：
不用不同顏色、不同大小字體；
不用背景圖，更不用背景音樂；
只用「分段」、「縮進」、「加粗」三種方式進行排版。
分段起到的作用是區分內容邏輯，縮進負責層次關係，加粗負責突出重點。所有的排版風格，都可以通過這三種方式實現。
5.附件發什麼
對方打開你簡歷的場景有可能是在手機端，也有可能是在PC端。因此附件格式要保證老師不管何時何地用什麼電子設備都可以打開它，並且不會出現格式錯誤。
所以，所有的文件都要轉成PDF後再發給對方。
6.發信前的檢查及良好的回複習慣
你可以設置郵件」一分鐘後發送「，因為很多錯誤都是在你有了「這封信已被發出「的心理時，才會被發現的。你或許迫切的想要知道這封信對方看沒看，因此準備設置一個」發送回執「。千萬不要這樣做，不要給老師增添任何操作上的負擔。
如果老師看到你的郵件後，提出了一個問題，需要你解答。但你沒辦法當天回復。雖然你無法當天給出答案，但你也要回一封「收到郵件」：「我已收到您的郵件，明天/後天給您回復」。
7.小結
郵件作為你和他人聯繫的重要工具，禮儀十分重要。怎麼做才是一封好郵件？
做到以下幾點：
- 正式的顯示名和提煉性的標題
- 邏輯清晰的正文和簡潔的格式
- 可在任何場景下的打開的附件格式
http://weixin.qq.com/r/A0WnvwTE-1mArUDc9xAR (二維碼自動識別)
一點個人經驗，英文工作郵件的要點(「如何寫得體的郵件」其實是另外一個話題)：
1.to誰和cc誰最重要，發前務必仔細檢查2.主題簡明
3.英文不好永遠不是借口，盡量不要使用自己不熟悉的詞
4.give and take,注意表達，請別人幫忙不是那麼隨便和容易
5. 文字盡量簡潔，文字多的請用附件
6. 不要無原因地拖延回復郵件
7.被cc的人沒有義務回復
8.避免工作上用bcc
9.不要cut and paste自己或別人的郵件或截斷郵件
10.工作郵件避免談私事
11. 避免email war
12. 發前自己重讀郵件一遍
13.you are what you write and how you write. 記住，you are watched!
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